Перевозка сотрудников собственным транспортом. Расходы на доставку сотрудников к месту работы
В качестве бонуса работникам некоторые компании предусматривают в трудовом или коллективном договоре доставку до места работы и обратно. Риски признания расходов на нее при расчете налога на прибыль, нюансы начисления НДС и бухгалтерского учета рассматриваем в статье.
Компании по своей инициативе могут организовать доставку сотрудников до места работы и обратно. Хотя в случае вахтового метода работы доставка сотрудников предусмотрена Трудовым кодексом *(1). Чаще всего речь идет о промышленной зоне города, расположенной вне маршрутов следования общественного транспорта.
Более 70% респондентов считают, что усилия частных компаний по корпоративной ответственности помогают им создавать репутацию. 40% респондентов отмечают, прежде всего, то, что они работают для местных общин, 30% - действия, которые сводят к минимуму изменение климата. Кроме того, участие в добровольчестве имеет большое значение для молодых работников. Инициативы, такие как спонсирование спортивных мероприятий, не играют существенной роли.
Почти 70% частных компаний испытывают трудности с заполнением вакансий частично из-за квалификации кандидатов, а отчасти из-за того, как сектор воспринимается выпускниками. Мы предлагаем, чтобы при наборе средств связи не забывали о двух важных элементах.
Для доставки работников либо используют собственный транспорт предприятия, либо заключают договоры с транспортными компаниями. Чаще всего по указанным договорам оплату производят за единицу предоставляемого транспортного средства, а не за количество перевезенных работников. Кстати, в некоторых отраслевых соглашениях прописана обязательность доставки сотрудников на работу и обратно.
Покажите кандидатам, насколько компания приносит свои товары и услуги для более широкого благосостояния общества, и чтобы они знали, что Программа корпоративной ответственности также оказывает большое влияние на наше финансовое положение. Покажите в лучшем свете возможности для профессионального развития и заявите о поддержке, которую компания предоставит работнику на протяжении всей своей карьеры.
Это одна из самых забытых частей Лондона, где многие жители не могут использовать юридические консультации. И это в основном вопросы семейного и жилищного права и вопросы, связанные с задолженностью. Знания в другой области. Что мы узнали из этого, мы также будем использовать в бизнесе. Один из них, «Включенный в сообщества», начался в июле. Компания установила партнерство с местными благотворительными организациями. Совместная деятельность очень разнообразна. Сюда входит предоставление оборудования для людей с ограниченными возможностями и предоставление курсов для молодых бездомных.
Доставка как расход
При расчете налога на прибыль не учитывают расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. Затраты на доставку сотрудников к месту работы и обратно могут быть включены в состав расходов в случаях, когда такие расходы*(2):
1) обусловлены технологическими особенностями производства;
2) предусмотрены трудовыми или коллективными договорами.
Клэр Брайн, менеджер по корпоративной отчетности: Работа начинается в центре хорошего бизнеса. Участники принимают участие в обучении, учатся помогать своим младшим коллегам в школе, становятся их наставниками. С тех пор, как они начали проект, 325 сотрудников прошли обучение и поддержали 325 подростков. Но они предложили руку помощи более чем тысячам молодых учеников.
Благодаря ему они открыли новые таланты, а также приобрели или развили свои навыки межличностного общения. Майкл Моулсли из Технологического отдела говорит: Как менеджер проекта у меня есть возможность тренироваться и поддерживать очень разных людей. Это очень информативное упражнение, которое дает вам большое удовлетворение. Государственные закупки являются инструментом для достижения разумного, устойчивого и всеобъемлющего роста, обеспечивая при этом наиболее эффективное использование государственных средств.
По мнению Минфина России, фирма вправе отнести к налоговым расходам затраты, связанные с перевозкой работников, при выполнении обоих этих условий*(3). А по мнению автора, указанная норма статьи 270 Налогового кодекса предусматривает альтернативность (вариантность) условий, при которых допускают учет расходов на доставку. Данный вывод подтверждают и судьи*(4). При этом стоит помнить о том, что все расходы должны быть экономически обоснованы*(5).
Одним из основных способов «социальной интеграции» является содействие трудоустройству подрядчиков на основе трудового договора. На протяжении многих лет премьер-министр призвал к борьбе с «мусорными контрактами». Однако у договаривающихся властей всегда есть инструменты, которые могут служить этой цели, такие как условие участия в разбирательствах, относящихся к среднегодовому количеству сотрудников. Никто не ставил такие условия. Напротив, «стандарты» государственных закупок в значительной степени способствовали росту безработицы, сокращению рабочих мест и сокращению рабочих, а не серой экономике, по крайней мере, к самозанятости.
Фирмам удавалось в судах отстоять правомерность признания при расчете налога на прибыль расходов на доставку работников, даже если это не прописано в коллективных договорах*(6).
Кстати, в одном из своих разъяснений Минфин России*(7) решил, что все произведенные затраты по оплате проезда к месту работы и обратно учитывают в составе расходов при условии ведения в отношении каждого сотрудника персонифицированного учета.
Чтобы получить открытый контракт, вы должны предлагать откровенно низкую цену, которую вы не можете позволить себе нормально работать. Чтобы обеспечить прибыльность, вы должны увольнять сотрудников и нанимать их только «по проекту», чтобы выполнять определенную работу и, следовательно, на работу.
Результаты видны невооруженным глазом; Проекты несогласованы и полны ошибок. Два года назад в Законе о государственных закупках было указано, что организация-заказчик может потребовать от подрядчика и субподрядчиков нанимать на основании договора найма лиц, осуществляющих определенные виды деятельности, в рамках выполнения публичного контракта. Некоторые из них ранее высказывали некоторые сомнения относительно возможности определения таких требований и были удалены.
Что такое технологическая особенность производства?
В законодательстве не прописано, что следует понимать под технологической особенностью производства. Исходя из разъяснений чиновников, достаточным будет выполнение одного из следующих условий:
— производственная и офисная территория расположена вне маршрутов следования общественного транспорта*(8);
— недостаточность рейсов общественного транспорта*(9);
— время работы общественного транспорта не совпадает со временем, к которому сотрудникам необходимо явиться на работу*(10).
Новое правительство переформулировало это правило в императив: организация-заказчик указывает в описании объекта договора на услуги или требования к строительству работ подрядчиком или субподрядчиком на основании договора найма подрядчика, указанного заказчиком при исполнении договора, указанных в ст. 22 § 1 Трудового кодекса.
Должность главного инспектора по защите персональных данных
Интересно, откуда этот оппортунизм. Мнение, в котором говорилось, что организация-заказчик не может требовать, даже для инспекции, трудовых договоров с лицами, выполняющими работу для подрядчика или его субподрядчиков в объеме, связанном с выполнением контракта.
В общем, это все те случаи, когда сотрудники компании не имеют нормальной возможности добраться до места работы. К технологическим особенностям производства относят и многосменный режим работы предприятий, в этом случае транспортом развозят работников ночных смен.
Важно! Согласно СНиП *(11) дальность пешеходных подходов до ближайшей остановки общественного пассажирского транспорта составляет от 300 м до 500 м в зависимости от климатической зоны.
Доступ к информации, составляющей персональные данные, не требуется для проверки выполнения определенными условиями подрядчиком. По мнению Генерального инспектора, подрядчику было бы достаточно представить соответствующие декларации или аттестации или анонимные документы. Для организации-заказчика не важно, кто конкретно нанят подрядчиком на основании трудового договора, а только факт найма людей в такой форме. В этом контексте принцип адекватности, изложенный в ст. 26 с. 1 п. 3 Закона о защите данных, согласно которому администратор должен обрабатывать только такие данные и только контент, необходимый для сбора данных.
Документооборот
Для того чтобы признать расходы на доставку сотрудников в учете, данные затраты должны быть документально подтверждены*(12). Такими документами могут быть: правила внутреннего трудового распорядка , документы, подтверждающие фактический адрес компании, справки местных автопредприятий о наличии маршрутов в конкретном районе, договоры перевозки и т.д.
Личные данные не могут быть сохранены «для любой аварии», т.е. без указания цели их получения и необходимости для задачи контроллера данных, которая после приобретения данных будет стороной-заказчиком. Как «не нужно» и «на всякий случай»? И как еще вы можете проверить, работают ли люди, выполняющие контракт, на основании трудового договора?
Как это: «Неважно, кто подрядчик конкретно нанят подрядчиком»? В конце концов, это условие относится к конкретному человеку, который выполняет заказ, а не кому. Как это «просто факт использования людей в такой форме»? Это может быть справедливо для условий, относящихся к среднегодовому количеству сотрудников, но, конечно же, не для найма людей для выполнения заказа. Это интересно, потому что это не особо сложно определить.
Как правило, все нюансы определения производственной необходимости, а также время и организация доставки работников оговаривают в соглашениях и коллективных (трудовых) договорах.
Поездка на такси
Налоговики считают*(13), что оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно на такси не следует включать в состав расходов, вне зависимости от наличия такого обязательства работодателя в трудовом или коллективном договоре. Чиновники объясняют*(14) это тем, что в Налоговом кодексе речь идет только о транспорте общего пользования, специальных маршрутах и ведомственном транспорте.
Мнение Управления государственных закупок
По мнению этих лиц, мнение Управления государственных закупок гласит: Обязательство указывать требования к трудоустройству по трудовому договору в описании контракта выражает волю законодателя гарантировать соблюдение трудового законодательства при исполнении государственных контрактов и нарушать практику договоров о гражданском праве, когда это необоснованно. характер отношений. Кроме того, в обосновании правительственного проекта поправки к Закону о государственных закупках и некоторых других законов законодатель подчеркнул, что, помимо регулирования статуса сотрудника в государственных закупках, важно учитывать социальные аспекты, например, поощряя использование социальными статьями награждающими организациями. на основании трудового договора в случае контрактов на обслуживание и контрактов на работу, где критерии для 22 § 1 Трудового кодекса.
С данной точкой зрения можно поспорить. Ведь если указанные затраты продиктованы производственной необходимостью, документально подтверждены и включены в трудовой или коллективный договор, то этого уже достаточно для включения стоимости поездки в расходы, и судьи поддерживают эту позицию*(15).
Постановление ФАС Московского округа от 1 апреля 2009 г. N КА-А40/2218-09
<...> правомерно включил в состав расходов затраты на оплату услуг по перевозке работников на такси <...> расходы на поездки от станций метро до места работы и обратно обусловлены выполнением заявителем своих обязательств перед работниками; обеспечение заявителем своих работников проездом к месту работы и обратно автобусами и такси обусловлено технологическими особенностями производства, что подтверждается удаленностью фабрики от жилого массива и остановок транспорта общего пользования, отсутствием общественного транспорта в месте нахождения фабрики. <...> условие о предоставлении транспорта для проезда к месту работы и обратно является неотъемлемой частью заключаемых заявителем трудовых договоров.
Трудно удержаться от впечатления, что это какой-то сговор темных сил, которые решили «наверху», что государство должно быть обогащено за счет граждан, служащих компаний, выполняющих заказы для этой страны. Польское государство имеет хорошие возможности для частных компаний и их сотрудников. Без помилования, поправляя основные принципы честности торговцев, польское государство ведет к краху своих подрядчиков и к обнищанию их сотрудников.
Как вы ожидаете, что заказывающие стороны будут применять дальнейшие, неочевидные социальные оговорки в этой ситуации? Давайте попробуем, однако, потому, что есть люди, которые смотрят дальше, чем кончик своего носа, и думают о чем-то большем, чем о собственном мире и безопасности.
Стоимость доставки, произведенной транспортом предприятия либо арендованными автомобилями, НДС не облагают. Дело в том, что объектом налогообложения признают оказание услуг для собственных нужд, расходы на которые не принимают к вычету (в т.ч. через амортизационные отчисления) при исчислении налога на прибыль организаций*(16). А доставка сотрудников до места работы и обратно не будет являться оказанием услуг работникам, поскольку обусловлена производственной необходимостью, технологическими особенностями и т.д.
В статье 30 содержатся подробные пункты описания предмета договора, которые не добавляют нового содержания, кроме одной формулировки. Как с точки зрения строительных работ, так и поставок и услуг, на всех этапах жизненного цикла можно требовать процессы и методы производства. Одним из наиболее важных терминов, определяющих работу как частных, так и государственных покупателей на Западе: цепочка поставок.
При заказе на поставку офисной мебели польские подрядные организации даже не спрашивают о изготовителе стола. С другой стороны, заказ «на западе» спрашивает.
- Кто создал стол?
- Где производитель взял полуфабрикаты?
- Кто изготовил полуфабрикаты?
- Какие материалы были изготовлены из полуфабрикатов?
- Где сырье для их производства?
В случае оказания транспортных услуг по перевозке работников сторонней фирмой указанные услуги предоставляются самой компании-работодателю. Так что и в этом случае в отношениях компания — сотрудник объект обложения НДС отсутствует*(17).
Страховые взносы
Есть точка зрения, что раз доставка сотрудников до работы и обратно прямо не прописана в составе сумм, не подлежащих обложению налогом на прибыль, то стоимость проезда необходимо облагать страховыми взносами*(18).
Они не покупают ничего, что на любой стадии производства, использования или последующей утилизации приводит к загрязнению или за счет работников. Жаль, что в Законе о государственных закупках проблема управления цепочками поставок только припаркована. Между тем в директивах четко указано, что это такое.
Кроме того, чтобы лучше решать социальные и экологические проблемы в процедурах закупок, договаривающиеся органы должны иметь возможность применять критерии вознаграждения или условия выполнения контракта для работ, поставок или услуг, которые должны выполняться на основе публичных контрактов, во всех аспекты и на каждом этапе жизненного цикла этих работ, поставок или услуг - от добычи сырья для соответствующего продукта до стадии его удаления, включая факторы, связанные с конкретным производственным процессом, предложение или оборот и его условия в отношении этих работ, поставок или услуг или с конкретным процессом на более позднем этапе их жизненного цикла, даже если эти факторы не являются их существенным элементом.
По мнению автора, если доставка сотрудников на работу и обратно вызвана производственной необходимостью, то страховые взносы на стоимость поездки начислять не нужно*(19). Ведь данные расходы не являются выплатами в пользу конкретных лиц, а связаны с производственной необходимостью в целях обеспечения работникам надлежащих условий труда. Такие выплаты не зависят от квалификации сотрудников, сложности, качества, количества, условий выполнения работы, не являются стимулирующей или компенсирующей выплатой, вознаграждением, элементами оплаты труда*(20).
Критерии и условия для таких процессов производства или доставки могут, например, предполагать, что в приобретенных продуктах не использовались токсичные химикаты или что приобретенные услуги осуществлялись с использованием энергоэффективного оборудования.
Все поставщики, выполняющие заказы для города Осло, должны соблюдать конвенции МОТ о свободе ассоциации, принудительном труде, дискриминации, детском труде или, в более широком смысле, Глобальном договоре Организации Объединенных Наций. Несоблюдение этих рекомендаций может привести к расторжению контракта по вине исполнителя и выплате штрафов.
Если доставку работников обеспечивает сторонняя фирма, то говорить о начислении страховых взносов и вовсе не приходится. Транспортные услуги оказываются самой компании*(21).
По мнению автора, даже если причина доставки работников не связана с производственной необходимостью (т.е. сотрудники имеют возможность добираться до работы самостоятельно), то страховые взносы на стоимость доставки также не начисляют. Дело в том, что указанные выплаты в натуральной форме невозможно персонифицировать, то есть определить объект обложения страховыми взносами в отношении каждого из работников*(22). В данном случае табелей учета рабочего времени явно недостаточно. Ведь факт присутствия сотрудника на рабочем месте не свидетельствует, что он действительно воспользовался транспортом предприятия. Отметим, что указанная позиция может не понравиться налоговикам и привести компанию в суд.
НДФЛ
Если сотрудники компании не имеют иной возможности добраться до места работы и обратно, как транспортом компании, то предоставление такой бесплатной доставки не может рассматриваться для целей НДФЛ как оплата услуг, предназначенных для работников*(23). Когда доставка является обоснованной, то организация проезда не приводит к возникновению у работников экономической выгоды (дохода). А значит, и стоимость такого проезда не является объектом обложения НДФЛ*(24).
По мнению Минфина России*(25), услуги работодателя по доставке инвалидов на работу и обратно могут быть отнесены к системе реабилитации инвалидов. Следовательно, суммы расходов работодателя на такие услуги, оказываемые своим работникам, не имеющим возможности самостоятельно добираться на работу и обратно, не подлежат обложению НДФЛ*(26).
В свою очередь, оплата проезда работников при условии, что они имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, подлежит обложению НДФЛ *(27). Минфин России считает, что доход каждого работника можно рассчитать на основе общей стоимости проезда и данных из табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов*(28). По мнению автора, сделать это не так просто. Как правило, доставка производится обезличенно, то есть безотносительно к каждому конкретному сотруднику. А значит, установить стоимость поездок на каждого работника затруднительно.
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете затраты на доставку сотрудников до работы и обратно являются расходами по обычным видам деятельности*(29). Отражают их по дебету счетов учета затрат*(30) в зависимости от особенностей производства (счета 23, 25, 26, 44 и т.д.).
Если сотрудников фирма доставляет на работу собственным транспортом, то затраты отражают в корреспонденции со счетами 10 «Материалы», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и т.д.
Если доставка работников осуществляется сторонней организацией, то в учете производится запись по счетам учета затрат в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
ПримерФирма доставляет сотрудников на работу и с работы в связи с тем, что производственная территория расположена за городом вне маршрутов следования общественного транспорта. Доставка работников прописана в коллективном договоре и проводится сторонней транспортной компанией. Стоимость транспортных услуг за август составила 59 000 руб. (в т.ч. НДС — 9000 руб.).
В бухгалтерском учете надо сделать следующие проводки:
Дебет 26 Кредит 60
— 50 000 руб. — стоимость оказанных услуг;
Дебет 19 Кредит 60
— 9000 руб. — сумма предъявленного НДС;
Дебет 68 субсчет «НДС» Кредит 19
— 9000 руб. — НДС принят к вычету;
Дебет 90 субсчет «Себестоимость продаж» Кредит 26
— 50 000 руб. — стоимость оказанных услуг отнесена на себестоимость продаж.
Одной из составляющих соцпакета может быть доставка сотрудников до места работы. Организация процесса доставки сотрудников до места работы имеет плюсы как для работника, так и для работодателя: работники прибывают на работу вовремя, что положительно сказывается на производственном процессе.Такая доставка может быть организована как силами самого предприятия, так и с привлечением сторонних организаций. Как учитываются такие расходы при расчете налога на прибыль? Что служит документальным подтверждением данных расходов?
Бухгалтерский учет
Расходы по доставке работников, в случаях когда такая доставка обусловлена технологическими особенностями производства, в бухгалтерском учете признаются расходами по обычным видам деятельности и отражаются по дебету счетов (в зависимости от вида деятельности организации и категории персонала, доставка которого осуществляется): 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу», - в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в размере договорной стоимости (без учета НДС) на дату подписания акта приемки-сдачи оказанных услуг (п. 5 , 6.1 , 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 , Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций ).
Пример 1.
В организации осуществляется доставка работников ночной смены к месту работы от места жительства в связи с тем, что общественный транспорт не работает.
Для доставки работников организация заключила договор с автотранспортной компанией. Стоимость оказанных услуг в текущем месяце составила 11 800 руб. (в том числе НДС - 1 800 руб.). В этом же месяце подписан акт приемки-сдачи оказанных услуг.
В бухгалтерском учете составлены следующие проводки:
Налог на прибыль организаций
Налоговое законодательство о расходах на доставку сотрудников
Учесть расходы на доставку сотрудников организации при расчете налога на прибыль можно на основании п. 26 ст. 270 НК РФ . Так, согласно данной норме организации учитывают в расходах при расчете налога на прибыль расходы на оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, если:
Данные расходы осуществляются в силу технологических особенностей производства (сотрудники не могут добираться до места работы общественным транспортом);
Оплата проезда к месту работы и обратно предусмотрена трудовыми и (или) коллективным договорами.
При этом прочтение данного пункта вызывает разногласия: необходимо ли для принятия расходов при расчете налога на прибыль одновременное выполнение обоих условий или достаточно выполнения хотя бы одного из них?
Минфин, суды и ФНС: многообразие мнений
К единому мнению по данному вопросу финансисты, налоговики и судьи не пришли и по сей день. Каждый из них по-своему трактует данную норму, причем единого мнения порой нет даже внутри одного ведомства.
Можно выделить несколько позиций по данному вопросу.
1. Расходы должны быть предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором . Данная позиция финансового ведомства представлена в Письме от 07.11.2007 № 03-03-06/1/777 . Ссылаясь на нормы ст. 255 НК РФ , п. 26 ст. 270 НК РФ , а также пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ , финансисты приходят к выводу, что расходы, связанные с перевозкой рабочих к месту работы и обратно, учитываются в составе расходов в случае, когда они предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
2. Расходы должны быть экономически обоснованны, то есть осуществляться в силу особенностей производства (удаленность от города и т. д.) .
Данная позиция представлена сразу в нескольких письмах главного финансового ведомства. Правда, следует отметить, что наряду с технологическими особенностями производства в данных ответах на письма налогоплательщиков у всех обязанность работодателя по доставке сотрудников до места работы находила отражение в трудовых и (или) коллективных договорах. По нашему мнению, в данном случае наличие такой обязанности в трудовых договорах является дополнительным условием, позволяющим учесть расходы при расчете налога на прибыль. А основным условием является наличие технологических особенностей производства. Такая позиция в полной мере соответствует законодательству. В соответствии с нормами ст. 252 НК РФ расходы налогоплательщика должны быть экономически обоснованны. А наличие технологических особенностей и является экономическим обоснованием, позволяющим учесть расходы в целях исчисления налога на прибыль. В качестве иллюстрации данной позиции можно привести следующие письма Минфина:
- Письмо от 14.12.2005 № 03-03-04/1/426 : поскольку доставка работников к месту работы возможна только ведомственным транспортом по причине отсутствия городских маршрутов, а также предусмотрена коллективным договором ОАО, расходы по перевозке работников к месту работы и обратно организация вправе учесть для целей налогообложения прибыли в том объеме, в котором это предусмотрено коллективным договором. То есть в этом случае наличие данных обязанностей работодателя в трудовом договоре рассматривается как дополнительное условие. И коллективный договор нужен для определения размера данных затрат;
- Письмо от 02.08.2005 № 03-03-02/43 : экономически оправданными затратами можно признать расходы на оплату проезда к месту работы и обратно в силу технологических особенностей производства, особенно в тех случаях, когда другим транспортом (кроме служебного) доехать до предприятия невозможно, и учесть их в составе расходов на оплату труда в случае, если это будет отражено в трудовых (коллективных) договорах. То есть можно сделать вывод, что отражение в трудовом договоре - это дополнительное условие. Причем если есть соответствующее указание в трудовом договоре, то можно учесть в составе расходов на оплату труда, иначе - на основании других норм НК РФ (п. 11 ст. 264 , п. 49 ст. 264 , пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ ), в зависимости от того, каким образом осуществляется данная доставка;
- Письмо от 05.07.2005 № 03-03-04/1/54 : учитывая тот факт, что доставка работников к месту работы возможна только специальным транспортом по причине отсутствия городских маршрутов (т. е. эти расходы являются обоснованными), а также то, что подобная доставка предусмотрена коллективным договором, считаем возможным относить расходы, возникающие у налогоплательщика по договорам, заключенным с транспортными организациями, по доставке работников к месту работы и обратно к расходам, уменьшающим полученные доходы.
3. Для признания расходов необходимо и наличие технологических особенностей производства, и отражение обязанностей по доставке сотрудников в трудовых и (или) коллективных договорах. Данную позицию помимо специалистов Минфина разделяют и налоговики:
- Письмо Минфина РФ от 11.05.2006 № 03-03-04/1/435 : несмотря на то, что доставка работников к месту работы и обратно возможна только специальным транспортом и может рассматриваться как технологическая особенность производства, однако, в связи с тем, что она не предусмотрена трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами, расходы по договорам, заключенным с транспортными организациями по доставке работников, не могут быть отнесены к расходам, учитываемым при налогообложении прибыли. Также данная позиция представлена в Письме Минфина РФ от 04.12.2006 № 03-03-05/21 ;
- Письмо УФНС по г. Москве от 23.03.2005 № 21-18/98 : поскольку доставка сотрудников к месту работы возможна только транспортом сторонней организации по причине отсутствия маршрутов транспорта общего пользования, но доставка не предусмотрена коллективным или трудовым договором, то расходы по перевозке работников к месту работы и обратно не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли.
Можно предположить, что требование о необходимости выполнения одновременно двух условий, предусмотренных п. 26 ст. 270 НК РФ , высказываемое специалистами Минфина и ФНС, берет начало из пп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ , в котором предусмотрено, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на доставку от места жительства (сбора) до места работы и обратно работников, занятых в организациях, которые осуществляют свою деятельность вахтовым способом или в полевых (экспедиционных) условиях. Указанные расходы должны быть предусмотрены коллективными договорами. Данные выводы представлены в Письме Минфина РФ от 30.11.2005 № 03-05-02-04/206 . Однако ссылка на нормы пп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ при учете расходов на доставку сотрудников в целях исчисления налога на прибыль является, на наш взгляд, несостоятельной, поскольку в указанном подпункте идет речь о расходах на доставку работников, но в определенных случаях - когда организации осуществляют деятельность вахтовым способом или в полевых условиях.
Также можно предположить, что финансисты, занимая данную позицию, исходили из норм п. 21 ст. 270 НК РФ , согласно которому при расчете налога на прибыль не учитываются любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов). В случае когда имеются технологические особенности производства, расходы на доставку сотрудников нельзя признать выплатой (вознаграждением) в их пользу, поскольку конечной целью, на достижение которой направлены данные расходы, будет улучшение производственного процесса и результата. Поэтому требование об отражении обязанности по доставке работников до места работы и обратно в трудовых и (или) коллективных договорах в случае, когда существуют технологические особенности производства, на наш взгляд, является избыточным.
По мнению автора, учитывать расходы на доставку сотрудников до места работы и обратно можно в случае, если выполняется хотя одно из двух условий, указанных в п. 26 ст. 270 НК РФ
. Если есть технологические особенности, то расходы на доставку сотрудников являются экономически обоснованными и удовлетворяют требованиям ст. 252 НК РФ
, а в случае, если доставка является желанием работодателя и предусмотрена в трудовых договорах, заключенных с сотрудниками, -
такие расходы удовлетворяют требованиям ст. 255 НК РФ
.
Данной точки зрения придерживаются и суды при рассмотрении дел, принимая решения в пользу налогоплательщиков.
Например, судьи ФАС ВВО в Постановлении от 28.01.2008 № А11-12900/2006-К2-23/842 указали, что из нормы п. 26 ст. 270 НК РФ не следует, что для отнесения в состав расходов при исчислении налога на прибыль оплаты проезда к месту работы и обратно необходимо одновременное соблюдение двух условий: обусловленность технологическими особенностями производства и когда такие расходы предусмотрены в трудовых договорах (контрактах) и (или) коллективном договоре. Суд установил, что расходы на транспортные услуги, оказываемые обществу, соответствуют критериям, учитываемым при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Имеют место технологические особенности производства, обусловленные удаленностью местонахождения организации от места жительства работников, сменным характером работы, а также отсутствием маршрутов общественного транспорта до места работы. Аналогичную точку зрения высказали судьи ФАС ПО в Постановлении от 17.08.2006 № А65-23970/2005 .
Арбитры ФАС ВВО в Постановлении от 19.11.2007 № А29-549/2007 указали, что расходы на оплату проезда к месту работы и обратно учитываются при исчислении налога на прибыль, поскольку предусмотрены коллективным договором общества.
Судьи ФАС ЗСО в Постановлении от 12.03.2008 №
Ф04-1658/2008(1915-А27-40)
приняли решение о включении спорных затрат в расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль, поскольку доставка работников Общества к месту работы и обратно наемным автотранспортом соответствует оптимальной организации производственной деятельности Общества. Принимая такое решение, суд исходил из того, что обязанность по доставке сотрудников до места работы была предусмотрена в коллективном договоре, необходимость доставки работников общества наемным транспортом была связана с тем, что работники аппарата управления проживали в соседних городах, расстояние до которых составляет более 100 км (время пути -
более двух часов), добраться до работы и обратно работники могли лишь на междугороднем автотранспорте либо электропоездом. Используя транспорт общего пользования, работники общества не имели возможности доехать до места работы к началу рабочего дня. В постановлении судьи ссылаются на нормы ст. 252
, пп. 49 п. 1 ст. 264
, п. 26 ст. 270 НК РФ
. Рассматривая схожую ситуацию, судьи ФАС ПО пришли к аналогичному выводу (Постановление от 06.03.2007 №
А57-24993/05-25
).
Документальное оформление расходов
Как известно, расходы должны быть документально подтверждены (ст. 272 НК РФ ). Какие документы может использовать предприятие для документального подтверждения расходов на организацию проезда сотрудников к месту работы и обратно? Исходя из анализа арбитражной практики и разъяснений специалистов Минфина в качестве подтверждающих документов можно привести следующие:
Коллективный договор (постановления ФАС ВВО от 02.07.2008 № А43-5017/2007-34-107 , от 19.11.2007 № А29-549/2007 , ФАС ЗСО от 12.03.2008 № Ф04-1658/2008(1915-А27-40) , ФАС ПО от 06.03.2007 № А57-24993/05-25 );
Трудовые договоры с сотрудниками;
Приказ руководителя об организации доставки сотрудников до места работы и обратно (Постановление ФАС ВВО от 02.07.2008 № А43-5017/2007-34-107 ). В данном приказе можно указать, каким образом организована доставка - силами организации или с помощью сторонней организации, для каких категорий работников организуется доставка, отразить причины необходимости организации доставки сотрудников и т. д., а также обосновать экономическую оправданность произведенных расходов. Разъяснения Минфина по данному вопросу противоречивы. Например, в Письме от 04.12.2006 № 03-03-05/21 Минфин указывает, что расходы организации по доставке работников на работу и оплате проезда от места работы до дома в черте города не уменьшают налогооблагаемую прибыль, а Письме от 02.08.2005 № 03-03-02/43 чиновники разъясняют, что экономически оправданными затратами можно признать расходы на оплату проезда к месту работы и обратно в силу технологических особенностей производства, особенно в тех случаях, когда другим транспортом (кроме служебного) доехать до предприятия невозможно;
Правила внутреннего трудового распорядка (в которых отражен график работы сотрудников, для которых организована доставка);
Должностные инструкции сотрудников;
Расписание движения междугородних автобусов и пригородных поездов для подтверждения того, что сотрудники не могут самостоятельно добраться до места работы либо прибыть к началу рабочего дня (Постановление ФАС ЗСО от 12.03.2008 № Ф04-1658/2008(1915-А27-40) );
В случае если доставка осуществляется силами сторонней организации, - договор, заключенный с транспортной организацией, счет-фактура, акт выполненных работ (с указанием того, какие конкретно работы выполнены, а не просто «оказаны услуги по договору… от…»), проездные билеты сотрудников, путевые листы, иные документы (постановления ФАС ВВО от 28.01.2008 № А11-12900/2006-К2-23/842 , ФАС ЗСО от 12.03.2008 № Ф04-1658/2008(1915-А27-40) , ФАС ПО от 06.03.2007 № А57-24993/05-25 );
В случае, если доставка осуществляется силами организации, -
приказ руководителя о назначении ответственного за организацию доставки сотрудников до работы и обратно, путевые листы, утвержденный маршрут.
ЕСН и взносы в ПФР
В соответствии с п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ» объектом обложения страховыми взносами и базой для их начисления являются объект налогообложения и налоговая база по единому социальному налогу, установленные гл. 24 «Единый социальный налог» НК РФ , следовательно, порядок обложения в одном случае - налогом, а в другом - взносами будет одинаковым.
Так, в п. 1 ст. 236 НК РФ установлено, что объектом обложения ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по авторским договорам. В пункте 1 ст. 238 НК РФ приведен перечень выплат, не подлежащих обложению ЕСН.
В соответствии с п. 1 ст. 237 НК РФ при определении налоговой базы налогоплательщиками, производящими выплаты физическим лицам, учитываются любые выплаты и вознаграждения, вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты, в частности полная или частичная оплата товаров (работ, услуг), предназначенных для физического лица - работника.
Стоимость проезда работников до места работы и обратно на транспорте организации при условии, что работники имеют возможность добираться до места работы и обратно на общественном транспорте самостоятельно, является налоговой базой для исчисления ЕСН в общеустановленном порядке с учетом п. 3 ст. 236 НК РФ , а следовательно, подлежит включению в базу по взносам на ОПС.
В случае если сотрудники организации не имеют иной возможности добраться до места работы и обратно, предоставление такой бесплатной доставки не может рассматриваться как оплата услуг, предназначенных для работника, и, следовательно, стоимость такого проезда подлежит включению в базу по ЕСН (взносам в ПФР).
Данная позиция в отношении включения в базу по ЕСН, а следовательно, и в базу по взносам в ПФР оплаты стоимости доставки сотрудников к месту работы находит отражение в письмах Минфина РФ от 17.07.2007 № 03-04-06-01/247 , от 04.12.2006 № 03-03-05/21 , от 18.05.2006 № 03-05-01-04/110 .
К тому же следует организовать персонифицированный учет данных выплат. По мнению Минфина, рассчитать доход каждого сотрудника можно на основании общей стоимости проезда и данных табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов (Письмо от 17.07.2007 № 03-04-06-01/247 ).
Налог на доходы физических лиц
Порядок обложения НДФЛ стоимости проезда работников до места работы и обратно аналогичен порядку обложения указанных выплат ЕСН (взносами в ПФР).
Статья 41 НК РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ .
Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах.
Оплата за налогоплательщика (полностью или частично) организациями товаров (работ, услуг) в его интересах в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ признается доходом, полученным налогоплательщиком в натуральной форме.
Таким образом, доставка работников до места работы и обратно на транспорте организации при условии, что работники имеют возможность добираться до места работы и обратно на общественном транспорте самостоятельно, признается доходом работников, полученным в натуральной форме. Соответственно, стоимость указанной доставки подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке.
В случае если работники не имеют возможности добираться до места работы и обратно общественным транспортом, доставка работников на транспорте организации не может быть признана экономической выгодой (доходом) работника. Соответственно, стоимость проезда работников на транспорте организации к месту работы и обратно при отсутствии общественного транспорта не подлежит обложению НДФЛ.
Такая позиция находит отражение в письмах Минфина РФ от 17.07.2007 № 03-04-06-01/247 , от 04.12.2006 № 03-05-01-04/110 , от 18.05.2006 № 03-05-01-04/110 .
При этом следует помнить о необходимости ведения персонифицированного учета для обоснования обложения НДФЛ таких выплат.
Единый налог при УСНО
Организации, применяющие УСНО, в отличие от плательщиков налога на прибыль не могут воспользоваться нормами п. 26 ст. 270 НК РФ , так как список расходов, установленный ст. 346.16 НК РФ , является закрытым и расходы, поименованные в пп. 5 , 6 , 7 , 9 - 21 , 34 п. 1 ст. 346.16 НК РФ , принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль ст. 254 , 255 , 263 , 264 , 265 , 269 НК РФ . Таким образом, ссылка на нормы ст. 270 НК РФ для «упрощенцев» не предусмотрена. Возникает вопрос: как учесть данные расходы организации-«упрощенцу»?
Порядок налогообложения данных операций у «упрощенцев» будет отличаться в зависимости от того, каким именно способом организована доставка сотрудников. Рассмотрим возможные варианты.
1. Расходы на доставку обусловлены особенностями производства и осуществляются силами самой организации . На наш взгляд, в данном случае организация-«упрощенец» может учесть данные расходы в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ в качестве расходов на содержание служебного транспорта. Ведь в данном случае организации придется либо приобрести, либо взять в аренду транспортное средство, утвердить маршрут, использовать ГСМ и т. д., то есть нести расходы по содержанию служебного транспорта. Расходы на использование служебного транспорта «упрощенцы» принимают в соответствии с нормами пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ . Давая разъяснения по данному вопросу для организаций, применяющих общий режим налогообложения, Минфин РФ в письмах от 07.11.2007 № 03-03-06/1/777 , от 04.12.2006 № 03-03-05/21 говорит, что, учитывая положения ст. 255 , п. 26 ст. 270 , пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ , расходы, связанные с перевозкой рабочих к месту работы и обратно, учитываются в составе расходов в случае, когда они предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Таким образом, во избежание разногласий с контролирующими органами «упрощенцам» следует еще и предусмотреть соответствующие пункты в трудовых (коллективных) договорах.
2. Расходы на доставку обусловлены особенностями производства и осуществляются сторонней организацией .На наш взгляд, в данном случае организация-«упрощенец» может учесть данные расходы при расчете единого налога на основании пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ в качестве материальных расходов. Материальные расходы «упрощенцы» учитывают в порядке, предусмотренном ст. 254 НК РФ . Данная статья к материальным расходам относит, в частности, расходы организации на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых и оказываемых сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями. При этом специалисты Минфина настаивают, что в данном случае обязанность работодателя обеспечить доставку сотрудников до места работы также должна быть закреплена в трудовом и (или) коллективном договоре (Письмо от 11.05.2006 № 03-03-04/1/435 ).
3. Расходы на доставку сотрудников являются инициативой организации .В данномслучае организация-«упрощенец» может учесть данные расходы в составе расходов на оплату труда. Для этого снова обратимся к ст. 255 НК РФ . По нашему мнению, организация-«упрощенец» может учесть в расходах при исчислении единого налога расходы на организацию доставки сотрудников до места работы на основании п. 25 ст. 255 НК РФ ст. 252 НК РФ , а также предусмотреть данные выплаты в трудовом и (или) коллективном договоре. Во избежание разногласий с контролирующими органами, по нашему мнению, целесообразно прописать данный вид выплат в пользу работников в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка и, кроме того, сделать ссылку на данные положения в трудовых договорах, заключенных с работниками. Эта излишняя, на первый взгляд, трата времени впоследствии может сослужить хорошую службу для организации, ведь нередко налоговые органы настаивают на включении условий коллективного договора, положения о премировании в трудовые договоры, заключенные с сотрудниками. в качестве других видов расходов, произведенных в пользу работников, предусмотренных трудовым и (или) коллективным договором. При этом следует помнить про положения
