Налогообложение оплаты командировочных расходов. Командировочные расходы и налог на доходы физических лиц

С 2017 года не облагают страховыми взносами суточные в размере, который установлен Налоговым кодексом. Суточные сверх такого лимита, даже если их размер прописан в локальных нормативных актах компании, облагают как взносами, так и НДФЛ.

При направлении в служебную командировку работнику гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе дополнительных расходов по проживанию вне постоянного места жительства (суточные) (ст. 167, 168 ТК РФ).

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения и ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, устанавливают в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании.

Страховые взносы с суточных

С 2017 года ФНС России администрирует порядок расчета и уплаты страховых взносов в ПФР, ФФОМС и ФСС России (за исключением взносов на травматизм). В связи с этим Налоговый кодекс пополнился новой главой 34 "Страховые взносы". В ней изложены правила начисления и уплаты взносов.

Так, установлено, что не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере:

не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;

не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

До 2017 года суточные не облагались страховыми взносами в пределах, установленных самой компанией в ее локальных нормативных актах.

Таким образом, с 2017 года суточные сверх данных норм следует облагать взносами вне зависимости от того, прописаны сверхлимитные суммы в локальных нормативных актах или нет.

По общему правилу дата осуществления выплат определяется как день их начисления (п. 1 ст. 424 НК РФ). Датой получения работником дохода в виде сверхнормативных суточных является день утверждения авансового отчета.

А значит, суточные, которые превышают нормы, включают в базу для исчисления страховых взносов в том календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет работника.

Напомним, что по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, в том числе суточных, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на (п. 26 Положения о командировках, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отметим, что суточные не облагают страховыми взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При этом размер суточных не имеет значения.

НДФЛ с суточных

Сверхнормативные суточные также облагают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Исчисление НДФЛ со сверхнормативных суточных производится в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. А удержание исчисленного налога производится, например, из суммы зарплаты. Удержанный НДФЛ должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (подп. 6 п. 1 ст. 223, пп. 3, 6 ст. 226 НК РФ).

Доходы в виде суточных, превышающих установленные законом нормативы, при заполнении раздела 3 справки по форме 2-НДФЛ отражают по коду дохода 4800 "Иные доходы" в месяце утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 21.06.2016 № 03-04-06/36099, от 06.10.2009 № 03-04-06-01/256, ФНС России от 19.09.2016 № БС-4-11/17537). А вот суточные в пределах норм не облагают НДФЛ и не отражают в справке 2-НДФЛ.

Сверхлимитные суточные также подлежат отражению в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@).

Пример

Суточные на командировку по России были выплачены 13.03.2017. Их размер установлен в локальном нормативном акте в сумме 1000 руб. в сутки. Авансовый отчет по итогам командировки был утвержден 25.03.2017, зарплата за март выплачена 05.04.2017. Перечисление НДФЛ произведено 06.04.2017.

Раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 г. следует заполнить следующим образом:

• строка 100 "Дата фактического получения дохода" - последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, - 31.03.2017;
• строка 110 "Дата удержания налога" - дата выплаты очередной зарплаты - 05.04.2017;
• строка 120 "Срок перечисления налога" - 06.04.2017;
• строка 130 "Сумма фактически полученного дохода" - сумма сверхлимитных суточных;
• строка 140 "Сумма удержанного налога" - удержанный НДФЛ (письмо ФНС России от 27.04.2016 № БС-4-11/7663).

Суточные в 6-НДФЛ

Суточные и

В 2017 году при расчете налога на прибыль суточные нормировать не нужно. Списывать их компания вправе в размере, предусмотренном внутренними документами: коллективным договором, положением о командировках и иными нормативно-правовыми актами компании.

Командировочные расходы, в том числе суточные, учитывают в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Признают их на дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как при методе начисления, так и при кассовом методе (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Страховые взносы, исчисленные с суммы сверхнормативных суточных, включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату начисления (подп. 1 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Учет суточных

Суточные, как часть командировочных, относят к расходам по обычным видам деятельности (пп. 5, 7 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).

Командировочные затраты принимают к учету на дату утверждения авансового отчета руководителем компании.

Пример

В коллективном договоре компания установила размер суточных - 1000 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Работник пробыл в командировке 6 дней. Было выплачено 6000 руб. суточных.

Не подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ сумма в размере 4200 руб. (6 дн. x 700 руб.). А вот сумма, превышающая норму, - 1800 руб., подлежит обложению.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

6000 руб. - подотчетному лицу выданы суточные;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

6000 руб. - признаны расходы в виде суточных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68

234 руб. (1800 руб. x 13%) - удержан НДФЛ со сверхлимитных суточных;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

540 руб. (1800 руб. x (22% + 2,9% + 5,1%)) - начислены с суммы сверхнормативных суточных.

Объясняется это так.

Сотрудника можно направить в командировку на любой срок, в том числе и на один день, то есть когда дата возврата из командировки совпадает с календарным днем выезда.

По общему правилу организация обязана возместить командированному:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные затраты, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя.

Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ. Причем данная норма не запрещает выплачивать суточные при однодневных командировках.

Сотруднику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и вернувшемуся в Россию в один и тот же день, суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50 процентов от установленной нормы. Такую норму прописывают в коллективном договоре или в отдельном локальном нормативном акте организации (например, в Положении о командировках). Это установлено пунктом 20 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Таким образом, при однодневных командировках за границу сотруднику полагаются суточные.

При этом суточные в пределах 2500 руб. за один день нахождения в загранкомандировке не облагаются НДФЛ (абз.10 п. 3 ст. 217 НК РФ). И подтверждать такие суммы первичными документами (чеками, квитанциями) не требуется.

Следовательно, с суточных для однодневной загранкомандировки не нужно удерживать НДФЛ, если их сумма не больше 2500 руб. и при этом не превышает половину нормы суточных для зарубежных командировок, установленной коллективным договором или локальным нормативным актом (например, Положением о командировках).

Пример выплаты суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку за границу. Размер суточных превышает 2500 руб.

В коллективном договоре ООО «Альфа» предусмотрена норма суточных при направлении сотрудников в командировку за границу в размере 6000 руб. в день.

Сотрудник организации Беспалов А.С. находился в зарубежной командировке один день. Организация выплатила ему суточные в размере 3000 руб. (6000 руб. × 50%). Подтверждающие документы на эту сумму требовать с сотрудника не обязательно.

При этом с суммы 2500 руб. удерживать НДФЛ не нужно. А с 500 руб. (3000 руб. - 2500 руб.) - нужно.

Таким образом, бухгалтер «Альфы» рассчитал НДФЛ в размере 65 руб. (500 руб. × 13%).

Есть еще один вариант - оформить компенсацию дополнительных расходов, связанных с командировкой, не как суточные, а как иные затраты, выплаченные взамен суточных.

Компенсационные выплаты взамен суточных в полном объеме не облагаются НДФЛ, при условии что они подтверждены первичными документами (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если же подтверждающих документов не будет, то выплаты взамен суточных не будут облагаться НДФЛ только в пределах 2500 руб. в день. А все, что свыше этой суммы, облагается налогом.

Пример выплаты денежных средств взамен суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку за границу. Сумма выплат взамен суточных превышает 2500 руб.

В коллективном договоре ООО «Альфа» закреплено, что при однодневных командировках за рубеж сотрудникам возмещаются затраты, вызванные необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (взамен суточных).

Сотрудник организации Кондратьев В.П. находился в зарубежной командировке один день. Компенсационная выплата взамен суточных составила 4000 руб. Вернувшись из командировки, сотрудник представил подтверждающие документы (чеки, квитанции) на всю сумму. Поэтому компенсация, выданная взамен суточных, не облагается НДФЛ в полном объеме (4000 руб.).

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916, от 7 октября 2013 г. № 03-03-06/1/41508. Подтверждает такой подход и постановление Президиума ВАС РФ от 11 сентября 2012 г. № 4357/12.

Совет: вариантом, когда организация выплачивает сотруднику компенсацию взамен суточных, лучше не злоупотреблять.

Да, такой подход очевидно выгоден и для организации, и для сотрудника (можно не удерживать НДФЛ со всей документально подтвержденной суммы, а не только в пределах ), но он рискован.

Ведь пунктом 20 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, прямо установлено, что сотруднику, выехавшему в командировку за границу и вернувшемуся в Россию в тот же день, надо выплатить именно суточные.

В связи с этим налоговые инспекторы при проверке могут признать выплату компенсаций взамен суточных неправомерной. И оштрафовать организацию за неуплату НДФЛ с суммы, превышающей установленный норматив (2500 руб.).

Таким образом, безопаснее всего при однодневных командировках за границу выдавать именно суточные, как того и требует пункт 20 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. А вариант с выплатой компенсаций взамен суточных использовать, только если вы уверены, что налоговые инспекторы вашего региона придерживаются по данному вопросу позиции Минфина России и Президиума ВАС РФ.

Страховые взносы

Суточные представляют собой частичную компенсацию расходов, которые сотрудник несет в связи с исполнением своих трудовых обязанностей во время командировки. При расчете взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний такие компенсации не учитываются, если они:

• предусмотрены действующим законодательством;

• выплачиваются в пределах норм, которые установлены в соответствии с действующим законодательством.

Обязанность организации выплачивать суточные предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Эта же статья обязывает организацию закрепить порядок и размеры (нормы) суточных в коллективном договоре или других внутренних документах.

Таким образом, суточные в размере, предусмотренном внутренними документами организации, освобождаются от обложения страховыми взносами. С суточных, размер которых превышает установленные нормы, взносы нужно начислить.

Исключением из этого правила являются выплаты членам экипажей судов загранплавания взамен суточных. С таких сумм нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний вне зависимости от того, предусмотрены они внутренними документами организации или нет.

Это следует из положений подпункта «и» пункта 2 части 1, части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 2 части 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ и письма Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19.

Ситуация: нужно ли начислять страховые взносы на сумму суточных, если сотрудника направили в командировку по России на один день?

Нет, не нужно. Но только если выплаты оформлены как компенсация затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции, и подтверждены первичными документами.

По общему правилу законодательно установленные компенсационные выплаты, связанные с выполнением сотрудником трудовых обязанностей (в т. ч. суточные), не подлежат обложению взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Это следует из положений:

• подпункта «и» пункта 2 части 1, части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ - в отношении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;

• абзаца 10 подпункта 2 пункта 1, пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ - в отношении взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Обязанность организации оплачивать командированным сотрудникам дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Однако при командировках в местность, откуда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Это предусмотрено пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Аналогичное правило содержит пункт 15 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62.

Таким образом, формально получается, что при однодневной командировке суточные сотруднику не положены.

В то же время статьей 168 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что при направлении сотрудника в командировку организация обязана возмещать ему не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Таким образом, выплаты взамен суточных при однодневной командировке можно рассматривать как компенсацию иных расходов командированного сотрудника. А именно как возмещение его затрат, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Такие суммы можно считать законодательно установленными компенсационными выплатами. И не начислять на них страховые взносы, если одновременно выполняются следующие условия:

• выплаты оформлены не как суточные, а как иные расходы командированного;

• расходы сотрудника подтверждены первичными документами (чеками, квитанциями и т. п.);

• размер и порядок их выплаты установлены локальными документами организации (трудовым или коллективным договором, приказом руководителя).

Данные выводы следуют из подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минтруда России от 6 ноября 2013 г. № 17-4/10/2-6751.

Подтверждает такой подход и арбитражная практика (cм. определение ВАС РФ от 14 июня 2013 г. № ВАС-7017/13, постановления ФАС Поволжского округа от 22 января 2013 г. № А65-27465/2011, Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 7 августа 2014 г. № Ф04-7426/2014, Уральского округа от 22 сентября 2014 г. № Ф09-6539/14 и др.).

В то же время представители ФСС России считают иначе. По их мнению, выплаты взамен суточных при однодневной командировке не являются компенсациями, установленными законодательством. Это доход сотрудника. Соответственно, на сумму такого дохода необходимо начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Аналогичные выводы есть в письме ФСС России от 2 июля 2013 г. № 15-03-14/05-6357.

С учетом более поздних разъяснений Минтруда России данная позиция представляется неактуальной. И даже если проверяющие из фондов предъявят претензии, суд будет на стороне организации.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какой режим налогообложения применяет организация.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41). Включайте их в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Размер можно установить как фиксированный, так и по фактическим расходам.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль суточные, если сотрудник отправлен в однодневную командировку по России?

Да, можно. Но не в составе командировочных, а в составе других расходов, связанных с производством и реализацией.

Перечень расходов на командировки, которые можно учесть при налогообложении прибыли, приведен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. К ним относятся:

Суточные не выплачиваются, если сотрудник командирован в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). А раз суточные при однодневной командировке не положены, квалифицировать выплаченные сотруднику суммы в качестве командировочных расходов при расчете налога на прибыль нельзя.

В то же время организация обязана возмещать командированному не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ.

То есть указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Следовательно, их можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ - в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией. Но при условии, что они закреплены локальным нормативным актом организации (например, коллективным договором) и подтверждены документально (ст. 252 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916, от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005.

Внимание: если у организации не будет первичных документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы, могут возникнуть претензии проверяющих к признанию данных затрат. Соответствующие документы (чеки, квитанции и т. п.) потребуйте от командированного сотрудника.

Суммы, выплаченные сотруднику взамен суточных при однодневной командировке, не получится подтвердить теми же командировочными документами, что и обычные суточные. То есть, в отличие от суточных при командировках в несколько дней, в данном случае понадобятся первичные документы, отражающие фактические расходы командированного.

Объясняется это тем, что специалисты финансового ведомства квалифицируют данные затраты не как суточные, а как другие расходы, связанные с производством и реализацией. А такие расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (чеками, квитанциями и т. п.) в общем порядке (ст. 252 НК РФ).

Документальное оформление

Расходы в виде суточных подтвердите авансовым отчетом и документами , которые оформляют при направлении в командировку. Чеки и квитанции о том, на какие цели сотрудник потратил деньги во время поездки, не нужны.

Правильность данного подхода подтверждает Минфин России в письме от 11 декабря 2015 г. № 03-03-06/2/72711.

Дата признания расходов

По общему правилу при методе начисления суточные признавайте в составе расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). При использовании кассового метода для признания затрат необходимо подтвердить факт их оплаты. Однако при выдаче сотруднику аванса на командировку (с учетом приблизительного размера суточных) расхода не возникает. Определить сумму суточных можно только после того, как сотрудник представит авансовый расчет. А значит, расходы нужно признавать не ранее даты утверждения авансового расчета. Такой вывод следует из пункта 3 статьи 273 и статьи 252 Налогового кодекса РФ.

С суточными при загранкомандировке сложнее, поскольку речь идет о валюте. Возможны два варианта.

Вариант 2. Сотрудник сам покупает валюту. Изначально сотруднику выдали суточные в рублях, и он после самостоятельно купил нужную сумму валюты. При данных обстоятельствах все зависит от того, может сотрудник документально подтвердить факт покупки валюты или нет .

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог с доходов, суточные не уменьшат. При расчете единого налога такие организации вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут учесть суточные в составе расходов, уменьшающих налоговую базу (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Включайте их в состав расходов в размере (как фиксированном, так и по фактическим расходам), предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Аналогичной позиции придерживается Минфин России в письме от 17 августа 2009 г. № 03-11-09/283.

Пример отражения при налогообложении суточных. Организация применяет упрощенку. Объект налогообложения - разница между доходами и расходами

ООО «Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами. Менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев в период с 16 по 18 января находился в служебной командировке в Чехии.

Приказом руководителя организации суточные по командировкам в Чехию установлены в размере 800 чешских крон в день. Суточные при командировках по России организация выплачивает из расчета 700 руб. в день.

21 января руководитель «Альфы» утвердил представленный Кондратьевым авансовый отчет.

За время командировки Кондратьеву начислили суточные:

• за 2 дня пребывания в Чехии - в размере 1600 крон (800 CZK/дн. × 2 дн.);
• за 1 день возврата в Россию - 700 руб.

Всю сумму суточных бухгалтер включил в расходы при расчете единого налога. Размер суточных, который бухгалтер «Альфы» учел при начислении единого налога за I квартал, составляет:
1600 CZK × 2,7143 руб./CZK + 700 руб. = 5042,88 руб.

При расчете налоговой базы по НДФЛ за январь бухгалтер не учитывал суточные, так как их размер не превышает:

• по командировкам по России - 700 руб. в день (700 руб. = 700 руб.);
• по командировкам в Чехию - 2500 руб. в день ((800 CZK × 2,7143 руб./CZK) < 2500 руб.).

При этом предельный размер суточных по загранкомандировкам бухгалтер рассчитал, исходя из курса, действующего на дату оплаты суточных.

Бухгалтер не включил суточные в облагаемую базу по взносам на обязательное пенсионное страхование и взносам и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Ситуация: можно ли учесть в расходах при упрощенке суточные за однодневную командировку

Нет, нельзя, если сотрудника направили в служебную поездку по России. При загранкомандировках суточные учтите в расходах в размере 50 процентов от нормы, которая закреплена в локальном нормативном акте организации (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Перечень командировочных расходов, которые можно учесть при расчете единого налога при упрощенке, приведен в подпункте 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. В него входят:

• расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

• расходы на наем жилого помещения;

• суточные или полевое довольствие;

• расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

• консульские, аэродромные сборы и иные аналогичные платежи и сборы.

При однодневных командировках по России суточные сотруднику не полагаются вовсе (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). А раз так, квалифицировать при упрощенке эти суммы как командировочные расходы нельзя.

В подобной ситуации для организаций на общей системе налогообложения Минфин России разрешил учитывать такие расходы как другие, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005). Однако перечень расходов, которые можно учесть при упрощенке, является закрытым. И в этом перечне не поименованы другие расходы, связанные с производством и реализацией. Таким образом, суточные за однодневную командировку по России учесть в расходах при упрощенке нельзя.

Когда же речь идет об однодневной загранкомандировке, организация обязана выплатить сотруднику суточные. Их размер равен половине нормы, определенной локальным нормативным актом организации (например, коллективным договором). Об этом сказано в п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Следовательно, квалифицировать такие расходы как командировочные можно (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Но и учитывать их при расчете единого налога надо в пределах половины нормы.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы размер выплаченных суточных не влияет.

ОСНО и ЕНВД

Суточные могут быть выплачены сотруднику, который одновременно занят в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и в деятельности организации на общей системе налогообложения. В такой ситуации суточные, выплаченные сотруднику, нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Суточные, которые выплачены сотрудникам, занятым только в одном виде деятельности организации, распределять не надо.

Пример распределения суточных. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

Организация продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.

Налог на прибыль организация начисляет ежемесячно. В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

Сумма доходов, полученная организацией от различных видов деятельности в январе, составляет:

• по оптовой торговле (без учета НДС) - 4 700 000 руб.;
• по розничной торговле - 1 800 000 руб.

Других доходов у организации не было.

Директор организации А.В. Львов с 21 по 23 января находился в служебной командировке. Цель командировки - заключение договора поставки товаров, предназначенных для продажи оптом и в розницу.

Суточные при командировках по России организация выплачивает по норме, установленной коллективным договором, в размере 700 руб. в день.

За время нахождения в командировке Львову выплачены суточные в размере 2100 руб.

Чтобы распределить эту сумму между расходами по разным видам деятельности организации, бухгалтер сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов организации.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за январь составляет:
4 700 000 руб. : (4 700 000 руб. + 1 800 000 руб.) = 0,723.

Сумма суточных, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за январь, равна:
2100 руб. × 0,723 = 1518,30 руб.

Сумма суточных, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, составляет:
2100 руб. - 1518,30 руб. = 581,70 руб.

Организация или ИП, нанимающие сотрудников, вправе отправить их в служебные поездки, связанные с решением рабочих задач. Это создает для специалистов дополнительные траты, не учтенные в составе заработной платы. Ст. 167-168 НК РФ обязывают нанимателя их возместить. НДФЛ с командировочных расходов 2017 не выплачивается, если они не больше установленных законом лимитов. Из величины превышения бухгалтер обязан удержать подоходный налог.

Существует два типа расходов, связанных со служебными поездками и подлежащих материальной компенсации:

1.Суточные

Это карманные деньги, на которые работник живет за пределами родного города (страны). Согласно п. 1 ст. 346.16 в 2017 году организация или ИП вправе прописать во внутренних документах (коллективном договоре, трудовых контрактах, Положении о командировка и т.д.) любую форму суточных для внутрироссийских и международных командировок. Нормирование не применяется, верхний лимит отсутствует. Такой подход вполне оправдан: крупные коммерческие структуры могут позволить большие траты на деловые поездки, маленькие вынуждены экономить.

Для компенсации суточных не требуется подтверждающих документов, роль которых ранее выполняли служебные задания и командировочные отчеты. Достаточно представления сотрудником авансового отчета и служебной записки. Эти документы должны быть переданы в бухгалтерию работодателя в течение трех дней после возвращения специалиста из деловой поездки.

2.Прочие расходы

Иные типы трат, необходимые для организации деловой поездки: приобретение билетов на самолет или поезд, бронирование гостиницы, аренда квартиры и т.д. Компания обязана выдать сотруднику материальную компенсацию по факту представления подтверждающих документов: чеков, выписок по счету и т.д.

Облагаются ли суточные НДФЛ?

Согласно нормам законодательства, суточные, выплачиваемые работникам, не облагаются подоходным налогом, если их размер не превышает:

• 700 рублей – для поездок по территории России;
• 2 500 рублей – для выездов по служебным целям за границу.

Выплаты, произведенные сверх установленных размеров, облагаются НДФЛ, на них начисляются страховые взносы. Базой для исчисления подоходного налога служит не весь объем командировочных расходов, а та их часть, которая превышает законодательные лимиты.

В компании «Интеграция» размер суточных для внутрироссийских поездок установлен на уровне 1 100 рублей в день. Бухгалтер фирмы должен рассчитывать НДФЛ с суммы 400 рублей (1 100 – 700) за каждый день служебной командировки сотрудников. На эту разницу необходимо начислить страховые взносы.

С 2017 года у компаний и ИП появилась новая обязанность – уплачивать со сверхнормативных суточных страховые взносы. Речь идет о социальном, медицинском и пенсионном страховании. Взносы на «травматизм» не присутствуют в законодательном перечне, а потому не рассчитываются и не перечисляются.

Облагаются ли НДФЛ прочие расходы?

Служебная поездка предполагает широкий перечень дополнительных расходов:

• авиа и ж/д билеты;
• такси и общественный транспорт;
• транспортировка багажа;
• комиссии (если билеты покупаются у посредников);
• проживание в гостинице;
• сбор за услуги аэропорта;
• связь с деловыми партнерами;
• оформление документов (загранпаспорта, визы и т.д.);
• иные траты.

Все перечисленные расходы не облагаются НДФЛ согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, если по ним представлены подтверждающие документы: чеки, бланки строгой отчетности, договоры посуточной аренды жилого помещения и т.д. При отсутствии документации величина компенсации трат подлежит обложению подоходным налогом.

Командировки – неотъемлемая часть деятельности многих современных компаний. А затраты, так или иначе связанные с их проведением, в большинстве случаев можно признать в расходах при исчислении налога на прибыль. О каких случаях речь – читайте в статье.

Правовые и финансовые основы направления в командировку

Прежде всего, следует отметить, что такое мероприятие как командировка проводится исключительно в рамках трудовых отношений (ст. 166 ТК РФ).

Командировками не считаются поездки тех сотрудников, чья работа носит разъездной характер и осуществляется в пути (например, стюардесс, водителей или курьеров).

При проведении командировок работодатель обязан осуществлять в пользу своего сотрудника следующие выплаты (ст. 167 ТК РФ):

· оплата нахождения в командировке, исходя из среднего заработка;

· возмещение командировочных расходов, связанных с выполнением служебного поручения.

Имейте в виду: при расчете среднего заработка компания должна руководствоваться статьей 139 Трудового кодекса , а также профильным положением . Одновременно суммы среднего заработка, начисленные за время пребывания в командировке, должны учитываться в составе расходов на оплату труда.

К возмещаемым работодателем затратам относятся (ст. 168 ТК РФ):

· расходы на проезд;

· расходы по найму жилого помещения;

· дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

· другие расходы, которые были произведены работником с разрешения или ведома работодателя (например, затраты на оплату мобильной связи).

Работодатель имеет право на самостоятельное определение размера и порядка возмещения командировочных расходов. Однако указанные нормативы должны быть закреплены коллективным договором или локальным актом предприятия (ст. 168 ТК РФ).

Документальное оформление командировки

Как правило, командировка должна быть оформлена следующими документами:

· служебным заданием;

· приказом или распоряжением о направлении одного или нескольких работников в командировку;

· командировочным удостоверением (выписывается в одном экземпляре и выдается на руки командированному работнику).

Обратите внимание: командировочным удостоверением подтверждается фактическое время пребывания в служебной поездке. В каждом пункте назначения должны проставляться отметки о времени прибытия и выбытия сотрудника. Причем эта информация должна быть заверена подписью ответственного должностного лица, а также печатью.

При загранкомандировках хватит и одного приказа – пункт 15 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» .

В большинстве случаев служебная командировка оформляется первичными документами по следующим формам (утв. постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1):

После того, как работник вернется из командировки, он должен в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию соответствующий авансовый отчет с подтверждающими расходы документами. При этом можно воспользоваться формой отчета № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 .

К отчету прилагается пакет документов. В него входят:

· командировочное удостоверение;

· проездные документы;

· документы о найме жилых помещений;

· документы о других расходах, произведенных в командировке.

Снижаем налог на прибыль

Признать командировочные расходы в налоговом учете можно только в том случае, если они отвечают условиям статьи 252 Налогового кодекса . То есть затраты должны быть, во-первых, экономически оправданы, а, во-вторых, документально подтверждены.

Обратите внимание: расходы по проезду и проживанию, а также суточные за время участия в мероприятиях «нетрудового» характера (например, при проведении спортивных и корпоративных мероприятий на фирме) не учитываются при расчете налога на прибыль (см., например, письмо Минфина России от 22 ноября 2010 г. № 03-04-06/6-272).

Затраты на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией по правилам, предусмотренным подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса .

Налогоплательщики, которые применяют метод начисления, должны признавать командировочные расходы на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Расходы, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли:

· проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

· наем жилого помещения;

· суточные или полевое довольствие;

· оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

· консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Имейте в виду: указанный перечень расходов не является закрытым. На практике это означает, что командировочными могут признаваться и некоторые другие затраты, которые были осуществлены в поездке.

Интересно, что для целей налогообложения прибыли не имеет значения, какой именно категорией комфортности воспользовался пассажир в командировке (см., например, письма Минфина России от 24 июля 2008 г. № 03-03-06/2/93 и от 21 апреля 2006 г. № 03-03-04/2/114).

Нередко работники используют в командировках личный автотранспорт. В подобных ситуациях должны применяться нормы, которые установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 .

Следует обратить внимание также на следующий момент. Если организация командировок компании отдана на внешнее обслуживание сторонней фирме, то возникающие расходы на оплату ее услуг не относятся к командировочным. В целях налогообложения указанные затраты можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Командировочные расходы (в т.ч. суммы суточных) можно учесть в размере фактически произведенных затрат.

Обратите внимание: по однодневным командировкам сумма суточных не может быть учтена при исчислении налога на прибыль (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 10 февраля 2006 г. № 20-12/11312 и постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 марта 2006 г. по делу № А05-5899/2005-12).

Таким образом, мы осветили главные моменты налогового учета командировочных расходов на предприятии.

Резюме:

1. Командировки могут осуществляться исключительно в рамках трудовых отношений. Люди, которые работают (или оформлены) по гражданско-правовым договорам и направляются в поездки, не считаются командированными.
2. Работодатель имеет право на самостоятельное определение размера и порядка возмещения командировочных расходов.
3. После того, как работник вернется из командировки, он должен в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию соответствующий авансовый отчет с подтверждающими расходы документами.
4. Командировочные расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены.
5. Затраты на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
6. Если организация командировок компании отдана на внешнее обслуживание сторонней фирме, то возникающие расходы на оплату ее услуг не относятся к командировочным.
7. Командировочные расходы (в т.ч. суммы суточных) можно учесть в размере фактически произведенных затрат.
8. По однодневным командировкам сумма суточных не может быть учтена при исчислении налога на прибыль.

Мурова Е.Ю.
ведущий эксперт ООО "ФБК", кандидат экономических наук
Опубликовано: Российский налоговый курьер. - 2002 N 10
http://www.rnk.ru

С вступлением в силу с 1 января 2002 года главы 25 "налог на прибыль организаций" НК РФ изменился порядок учета командировочных расходов для целей налогообложения прибыли организаций. В связи с этим в 2002 году расходы на командировки для целей уплаты налога на прибыль организаций и налога на доходы физических лиц, единого социального налога и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование нормируются по-разному.

В данной статье на конкретных примерах автор рассматривает вопросы, которыми должен владеть каждый бухгалтер, чтобы правильно отражать в учете суммы возмещения командировочных расходов работников, а также исчислять налоги, связанные с возмещением расходов на командировки, в 2002 году.

Понятие служебной командировки и расходов на нее

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерацииљ служебная командировка -- это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разЪездной характер, служебными командировками не признаются.

Согласно ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

Расходы по проезду;

Расходы по найму жилого помещения;

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета. В настоящее время действует постановление Правительства Российской Федерации от 26.02.92 N 122 "О нормах возмещения командировочных расходов". В соответствии с п. 4 данного постановления Минфину России предоставлено право вносить по согласованию с Минтрудом России изменения в нормы возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен. Последнее изменение, вступившее в силу с 1 января 2002 года, внесено приказом Минфина России от 06.07.2001 N 49н "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации" (далее -- приказ N 49н).

Командировочные расходы для целей налогообложения прибыли организации

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций к прочим расходам налогоплательщика, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности:

--љ на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

Наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходовљ на обслуживание в барах и ресторанах, обслуживание в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными обЪектами);

Суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее -- постановление N 93);

Оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

Консульские, аэродромные сборы, сборы за право вЪезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Таким образом, для целей налогообложения прибыли организации в расходах на командировки нормируемыми затратами являются только суточные и (или) полевое довольствие.

Нормы суточных и полевого довольствия

За каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации -- суточные в размере 100 руб.;

За каждый день нахождения в заграничной командировке -- суточные в размере согласно приложению к постановлению N 93 ;

Ежедневное полевое довольствие, выплачиваемое работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и топографо-геодезические работы на территории Российской Федерации, работникам лесоустроительных организаций, а также старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до семи лет, эксплуатируемых в полевых условиях:

За работу на обЪектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, -- в размере 200 руб.;

За работу на обЪектах полевых работ, расположенных в других районах, -- в размере 150 руб.;

За работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, -- в размере 75 руб.;

За работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других районах, -- в размере 50 руб.

Условия принятия расходов на командировки для целей налогообложения

Расходы должны быть обоснованными. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме;

Расходы должны быть документально подтверждены. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;

Расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, в 2002 году организации должны уделять особое внимание оформлению первичных документов, подтверждающих командировочные расходы.

Командировочное удостоверение

В соответствии с п. 2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее -- Инструкция N 62) направление работников организаций в командировку производится руководителями этих организаций и оформляется выдачей командировочного удостоверения по форме N Т-10 "Командировочное удостоверение", утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее -- постановление N 26).

Согласно п. 6 Инструкции N 62 фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которая обычно используется вљ хозяйственной деятельностиљ организации для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица. Срок командировки работников определяется руководителем, однакољ согласно п. 4 Инструкции N 62 он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

В соответствии с п. 7 Инструкции N 62 днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда -- день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отЪезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее -- последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных предприятием расходов, а для работника -- подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

По усмотрению руководителя организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом, унифицированная форма которого N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку" утверждена постановлением N 26. В приказе указываются место назначения (страна, город, организация), цель и сроки командировки. Кроме того, в нем могут быть указаны повышенные нормы суточных, если они отличаются от минимальных норм, установленных в соответствии с законодательством.

Авансовый отчет

Следующим очень важным документом, подтверждающим расходы предприятия на командировку работника, является авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами. С 1 января 2002 года введена в действие унифицированная форма N АО-1 "Авансовый отчет", утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет"" .

Авансовый отчет должен быть сдан работником в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения из командировки на территории Российской Федерации и в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы Российской Федерации.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение и документы, подтверждающие фактически произведенные расходы. На авансовом отчете о произведенных командировочных расходах руководитель организации ставит свою подпись, подтверждая таким образом обоснованность произведенных расходов.

Для определения характера произведенных расходов желательно, чтобы сотрудник, вернувшийся из командировки, кроме авансового отчета представил также краткий отчет о проделанной работе с приложением документов, подтверждающих результат работы. Например, если заключение договора поставки являлось целью командировки, но по каким-либо причинам договор не был заключен, желательно представить соглашение о намерениях сторон, на котором руководитель организации должен поставить подпись, утверждая таким образом соответствие проделанной работы цели командировки.

Порядок возмещения расходов по проезду и найму жилого помещения

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному лицу в размере стоимости проезда воздушным, водным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями (квитанция МД-4). Также оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы по добровольному страхованию пассажиров от несчастных случаев возмещению не подлежат.

Согласно п. 18 Инструкции N 62 расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по I--IV группам тарифных ставок на судах морского флота, в каютах I и II категорий на судах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету I класса возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации при представлении проездных документов.

Часто бывают ситуации, когда командированному работнику приходится из гостиничного номера осуществлять телефонные звонки, связанные с выполнением поставленного задания. Производственная направленность таких звонков должна быть подтверждена документально (например, предоставлена распечатка телефонных номеров вызываемого абонента), а их целесообразность -- письменным заключением руководителя предприятия.

В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ суммы НДС, уплаченные по командировочным расходам (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), учитываемым при исчислении налога на прибыль организаций в составе прочих расходов, подлежат вычету из общей суммы НДС, причитающейся к уплате в бюджет.

Счета-фактуры в гостиницах и при пользовании транспортом общего пользования командированным работникам, как правило, не выписываются. Поэтому автор предлагает для соблюдения соответствия данных, используемых для целей бухгалтерского учета иљ исчисления НДС, в конце налогового периода по НДС составить реестр первичных документов, на основании которых был определен НДС по командировочным расходам, и отразить итоговую сумму НДС по реестру в книге покупок* . Реестр подшивается в журнал учета полученных счетов-фактур.

Учет и налогообложение при командировках работников на примерах

Рассмотрим, как расходы на командировки учитываются для целей обложения налогом на прибыль организаций, отражаются в бухгалтерском учете, а также как с оплаты командировочных расходов следует исчислять , на конкретных примерах.

Если документы по найму жилого помещения утеряны:

Пример 1

Согласно приказу руководителя организации работник был направлен в служебную командировку с 1љ по 11 апреля 2002 года (включительно) в другой город (на территории Российской Федерации). На командировочные расходы ему было выдано под отчет из кассы 10 000 руб., в том числе суточные в размере 1000 руб. (100 руб. х 10 дн.). 15 апреля 2002 года работник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением следующихљ оправдательных документов:

-- авиабилеты до пункта назначения и обратно на сумму 6720 руб., в том числе налог с продаж 320 руб., НДС;

-- служебная записка обутере документов, подтверждающих расходы об утрате работника по найму жилого помещения;

-- приказ руководителя организации о возмещении работнику расходов по найму жилого помещения в сумме 3000 руб. (300 руб. х 10 дн.).

Таким образом, общая сумма возмещения командировочных расходов работника составила 11 320 руб. (1000 руб. + 6720 руб. + 600 руб. + 3000 руб.).

НДС и налог на прибыль

В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ сумма НДС, уплаченная по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, подлежащая вычету, исчисляется по расчетной налоговой ставке 16,67% суммы указанных расходов без учета налога с продаж. Следовательно, сумма НДС, уплаченная по расходам работника на проезд, принимаемая к вычету, составляет 1066,88 руб. [(6720 руб. - 320 руб.) х 16,67%], расходы на проезд без НДС -- 6253,12 руб. (7320 руб. - 1066,88 руб.).

Расходы по найму жилого помещения работник документально не подтвердил, поэтому согласно п. 1 ст. 252 НК РФ эти расходы не принимаются к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

Суточные были выплачены по нормам.

Таким образом, сумма командировочных расходов, которая включается в состав прочих расходов для целей налогообложения прибыли, составляет 7253,12 руб. (6253,12 руб. + 1000 руб.). Сумма расходов по найму жилого помещения, возмещенная работнику в соответствии с приказом руководителя организации в размере 3000 руб., относится на прибыль, остающуюся в распоряжении организации после уплаты налога на прибыль.

Отражение в учете

Дебет 71 Кредит 50 -- 10 000 руб. -- выданы денежные средства под отчет из кассы на командировочные расходы;

Дебет 26 Кредит 71 -- 10 253,12 руб. (1000 руб. + 6253,12 руб. + 3000 руб.) -- отражена сумма расходов работника на командировку;

Дебет 19 Кредит 71 -- 1066,88 руб. -- отражена сумма НДС по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно (со стоимости авиабилетов);

Дебет 68 Кредит 19 -- 1066,88 руб. -- принята к вычету сумма НДС по командировочным расходам;

Дебет 71 Кредит 50 - 1320 руб. (11 320 руб. - 10 000 руб.) -- работнику возмещен перерасход выданных под отчет денежных средств на командировочные расходы.

Таблица 1

Налог на доходы физических лиц, ЕСН и страховые взносы

Согласно п. 1 приказа N 49н при отсутствии подтверждающих документов норма возмещения расходов по найму жилого помещения установлена в размере 12 руб. в сутки. Таким образом, в налоговую базу работника по налогу на доходы физических лиц должна быть включена сумма возмещения расходов по найму жилого помещения в размере 2880 руб. (3000 руб. -.12 руб. х 10 дн.).

Что касается ЕСН, то в соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ, так же как и по налогу на доходы физических лиц, при оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат обложению ЕСН суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы по найму жилого помещения. Поэтому при наличии подтверждающих документов любые расходы по найму жилого помещения в полном обЪеме (независимо от установленных Минфином России норм) не включаются в налоговую базу для исчисления ЕСН.

В нашем примере расходы по найму жилого помещения документально не подтверждены. Однако они также в полном обЪеме не включаются в налоговую базу для исчисления ЕСН, но уже на основании п. 3 ст. 236 НК РФ, поскольку не могут быть отнесены на затраты при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Согласно п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" базой для начисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование является налоговая база по ЕСН, установленная главой 24 "Единый социальный налог" НК РФ.

Таким образом, обЪектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются обЪект налогообложения и налоговая база по ЕСН, установленные статьями 236, 237 и 238 НК РФ. Следовательно, в нашем примере страховые взносы на сумму возмещения работнику командировочных расходов также не начисляются.

Пример 2

Согласно приказу руководителя организации работник был направлен в служебную командировку с 1љ по 11 апреля 2002 года (включительно) в другой город (на территории Российской Федерации). На командировочные расходы ему было выдано под отчет из кассы 20 000 руб., в том числе суточные согласно приказу руководителя организации в размере 2000 руб. (200 руб. х 10 дн.). 16 апреля 2002 года работник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением следующих оправдательных документов:

-- командировочное удостоверение;

-- авиабилеты до места командировки и обратно на сумму 6720 руб., в том числе налог с продаж 320 руб., НДС;

-- квитанция сборов при авиаперелете на сумму 600 руб.;

-- счет гостиницы за проживание на сумму 7200 руб. (800 руб. х 9 дн.), в том числе НДС 1200 руб. (налог с продаж не выделен);

-- приказ руководителя организации о возмещении суточных в размере 2000 руб. (200 руб. х 10 дн.).

Таким образом, общая сумма командировочных расходов работника составила 16 520 руб. (2000 руб. + 6720 руб. + 600 руб. + 7200 руб.).

Организация применяет для признания доходов и расходов метод начисления.

Условно примем, что других командировок в апреле 2002 года не было.

НДС и налог на прибыль

В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ сумма НДС, уплаченная по расходам работника на проезд, принимаемая к вычету, составляет 1066,88 руб. [(6720 руб. - 320 руб.) х 16,67%], расходы на проезд без НДС -- 6253,12 руб. (7320 руб. - 1066,88 руб.).

Документально подтвержденные расходы работника по найму жилого помещения составляют 7200 руб., в том числе НДС -- 1200 руб., расходы на проживание в гостинице без учета НДС -- 6000 руб. (7200 руб. - 1200 руб.).

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы работника на наем жилого помещения в месте командировки в сумме 6000 руб. учитываются при исчислении налога на прибыль. При этом в соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ НДС по этим расходам в размере 1200 руб. принимается к вычету.

Суточные, выплаченные в пределах норм, установленных п. 1 постановления N 93, уменьшающие налогооблагаемую прибыль организации, составляют 1000 руб. (100 руб. х 10 дн.); суточные сверх норм, которые не учитываются при налогообложении прибыли, -- 1000 руб. (2000 руб. - 1000 руб.).

Таким образом, сумма командировочных расходов, которая включается в состав прочих расходов для целей исчисления и уплаты налога на прибыль, составляет 13 253,12 руб. (6253,12 руб. + 6000 руб. + 1000 руб.).

Отражение в учете

Дебет 71 Кредит 50 -- 20 000 руб. -- выданы денежные средства под отчет из кассы на командировочные расходы;

Дебет 26 Кредит 71 -- 14 253,12 руб. (2000 руб. + 6253,12 руб. + 6000 руб.) -- отражена сумма расходов работника на командировку;

Дебет 19 Кредит 71 -- 2266,88 руб. (1066,88 руб. + 1200 руб.) -- отражена сумма НДС по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно (со стоимости авиабилетов) и на проживание в гостинице;

Дебет 68 Кредит 19 -- 2266,88 руб. -- принята к вычету сумма НДС по командировочным расходам;

Дебет 50 Кредит 71 -- 3480 руб. (20 000 руб. - 16 520 руб.) -- работником внесен в кассу остаток неиспользованной суммы.

Ред. врезка

В соответствии с подходом к ведению налогового учета, рассмотренном в статье "Как совместить бухгалтерский и налоговый учет", "РНК", 2002, N 8, в данном примере организации необходимо сделать следующие проводки по налоговым счетам.

16 апреля 2002 года (согласно пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ на дату утверждения авансового отчета)

Дебет Н90.2.14 "Расходы на командировки" -- 13 253,12 руб. -- отражены командировочные расходы.

Кредит Н90.2.14 "Расходы на командировки" -- 13 253,12 руб. -- отражены командировочные расходы, признанные в апреле 2002 года и уменьшающие налоговую базу.

Регистр по счету Н90.2.14 представлен в табл. 2.

Таблица 2

Регистр по счету Н90.2.14 "Расходы на командировки"

Налог на доходы физических лиц, ЕСН и страховые взносы

В налоговую базу для исчисления ЕСН расходы работника на проезд до места командировки и обратно, по найму жилого помещения, суточные в пределах норм, установленных приказом N 49н, не включаются на основании пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ, а суточные сверх норм не включаются на основании п. 3 ст. 236 НК РФ (поскольку суточные сверх норм не относятся на затраты при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций). Соответственно страховые взносы на сумму возмещения работнику командировочных расходов также не начисляются.

Пример 3

Согласно приказу руководителя организации работник был направлен в служебную командировку с 12љ по 22 марта 2002 года (включительно) в г. Караганду (Республика Казахстан). На командировочные расходы ему было выдано под отчет из кассы 60 000 руб., в том числе суточные согласно приказу руководителя организации в размере 15 000 руб. (1500 руб. х 10 дн.). 25 марта 2002 года работник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложениемљ следующих оправдательных документов:

-- командировочное удостоверение;

-- авиабилеты к месту командировки и обратно на сумму 12 400 руб. без учета НДС (приобретались по безналичному расчету);

-- документ из гостиницы г. Караганды, подтверждающий расходы работника на проживаниељ на сумму 120 000 казахских тенге;

-- приказ руководителя организации о возмещении суточных в размере 15 000 руб. (1500 руб. х 10 дн.).

Организация применяет для признания доходов и расходов метод начисления.

Условно примем, что других командировок в марте 2002 года не было.

НДС и налог на прибыль

Документально подтвержденные расходы на проезд, произведенные работником, в размере 12 400 руб. учитываются при налогообложении прибыли. В соответствии с пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ для целей налогообложения прибыли датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета командированного работника. Отметим, что в бухгалтерском учете датой признания командировочных расходов также является дата утверждения авансового отчета. Таким образом, расходы работника наљ командировку за границу, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу иностранной валюты к рублю Российской Федерации, установленному ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета, то есть в нашем примере -- на 26 марта 2002 года.

100 казахских тенге -- 20,4612 руб.;

1 долл. США -- 31,1510 руб.

Следовательно, расходы работника по найму жилого помещения в г. Караганде составляют 24 553,44 руб. (120 000 казахских тенге: 100 казахских тенге х 20,4612 руб.). Эти расходы в полном обЪеме относятся к прочим расходам при исчислении налога на прибыль.

Согласно приложению к постановлению N 93 норма суточных при направлении в командировку на срок до 60 дней включительно в Казахстан установлена в размере 41 долл. США за каждый день нахождения в командировке. Таким образом, суточные за 10 дней пребывания в командировке в пределах норм составляют 12 771,91 руб. (41 долл. США х 31,1510 руб. х 10 дн.), соответственно сверх норм -- 2228,09 руб. (15 000 руб. - 12 771,91 руб.).

При исчислении налога на прибыль учитывается не вся сумма суточных, выплаченных работнику, а только 12 771,91 руб.

Отражение в учете

Дебет 71 Кредит 50 -- 60 000 руб. -- выданы денежные средства под отчет из кассы на командировочные расходы;

Дебет 26 Кредит 71 -- 51 953,44 руб. (15 000 руб. + 12 400 руб. + 24 553,44 руб.) -- отражена сумма расходов работника на командировку;

Дебет 50 Кредит 71 -- 8046,56 руб. (60 000 руб. - 51 953,44 руб.) -- работником внесен в кассу остаток неиспользованной суммы.

Таблица 3

Регистр по счету Н90.2.14 "Расходы на командировки"

Налог на доходы физических лиц, ЕСН и страховые взносы

Таким образом, в налоговую базу работника по налогу на доходы физических лиц включается сумма суточных в размере 2228,09 руб.

В налоговую базу для исчисления ЕСН расходы работника на проезд до места командировки и обратно, по найму жилого помещения, суточные в пределах норм, установленных приказом N 92н, не включаются на основании пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ, а суточные сверх норм не включаются на основании п. 3 ст. 236 НК РФ, поскольку они не относятся на затраты при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций. Соответственно страховые взносы на сумму возмещения работнику командировочных расходов также не начисляются.