Для нужны учетные регистры. Учетные регистры, их виды и классификация

Учетные регистры являются бланками или счетными таблицами определенной формы, предназначенными для группировки и регистрации данных бухучета о наличии средств и проводимых с ними операциях. Они построены в соответствии с принципом бухгалтерской группировки данных и отражают сведения о находящемся в собственности предприятия имуществе и источниках его формирования. Предприятия, уплачивающие налог на прибыль, должны также вести налоговые регистры.

Данные этих документов необходимы для получения информации о ведении предприятием своей хозяйственной деятельности. Именно регистры обеспечивают эту задачу наилучшим образом, поскольку в них все сведения экономического характера сгруппированы по содержанию.

Учетные регистры различают по многим признакам.

По внешнему виду делят учетные регистры на карточки (учета средств, инвентарные), книги (главная, кассовая), ведомости (по учету амортизации средств), машинные и цифровые носители (диски, дискеты).

Карточки - это бланки, разделенные на графы; необходимы для создания картотеки. Они удобны для группировки учетных данных. Бывают контокоррентные (например, о дебиторской задолженности), многографные (например, производственных расходов), инвентарные (учета основных средств), количественно-суммовые (учета материальных ценностей),

Ведомости (или свободные листы) применяются для учета всех видов записей, они являются основой современного бухучета.

Бухгалтерские книги - пронумерованные и прошнурованные одноформатные листы с подписью главного бухгалтера. Они имеют двусторонне строение (дебет/кредит).

По объему информации бывают аналитическими, в которых записи ведутся по счетам, с кратким описанием содержания операций (учет активов, карточки, ведомости, книги); синтетическими, в которых учет ведут в денежном выражении, не поясняя текстом (главная книга); комбинированными.

По строению разделяют учетные регистры на параллельные графы последовательные графы журналы-ордера), комбинированные (ордера, журналы).

По порядку записи документы бывают ручными (карточки) и машинными (компьютерными).

По характеру записи регистры бухгалтерского учета выделяют хронологические (фиксируют операции по времени их совершения, без группировки по счетам), систематические (группируются по определенной системе, отражают однородные по характеру операции: главная книга, ведомость учета складских остатков) и комбинированные (журналы-ордера).

По строению бывают односторонними, двусторонними, многографными, шахматными и линейными. В односторонних объединены графы дебетовых записей и кредитовых (учетные карточки). Двусторонние имеют две развернутые страницы (слева - дебет, справа - кредит), они используются для учета в книгах. Многографные регистры необходимы для возможности отражения дополнительных показателей при ведении (по предприятию в целом, подразделениям и т.д.). Шахматные - отражают дебет одного счета, кредит - другого (журналы, Главная книга). Линейные - показывают каждый аналитический счет на одной строке.

Вестись учетные регистры должны аккуратно, без исправлений и подчисток. Записи, вносимые в них, должны перепроверяться сравнением данных аналитических и синтетических учетных регистров, поскольку по ним составляется отчетность.

Сверка данных может проводиться сплошным или выборочным методом. Все выявленные ошибки должны исправляться до составления итоговой бухгалтерской отчетности. Обнаруженные ошибки допускается исправлять такими способами: корректурным, дополнительной записи и отрицательных чисел. Исправления можно делать как до подсчёта итогов, так и после него, обязательно составляя специальные справки с занесением данных в Главную книгу.

Ведение бухгалтерского учета основано на сборе и оформлении документов, фиксирующих факты и явления хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому любая официальная бумага, поступившая в бухгалтерию, не только должна быть проверена по форме и содержанию, но и в обязательном порядке зарегистрирована и подшита для сдачи в архив. А все финансовые данные, отраженные в счетах, договорах, актах, накладных заносятся финансовым работником предприятия в специальную бухгалтерскую программу, которая автоматически их группирует в системе аналитических и синтетических счетов. Таким образом формируются сведения о движении финансовых и материальных ресурсов, фиксируется источник их поступления, а также отражается информация о дебиторской, кредиторской задолженности и об остатках имущества на счетах предприятия. Иными словами, все данные из первичных и внутренних документов предприятия заносятся в специальные счетные таблицы, которые называются учетными регистрами.

Что относится к регистрам бухгалтерского учета

Регистры бухгалтерского учета – это важные элементы бухгалтерского учета, которые помогают сохранить и упорядочить информацию, отраженную в первичных финансовых и налоговых документах. Он предназначен для систематизации хозяйственных операций на бухгалтерских счетах. Регистры могут иметь разное внешнее оформление, содержаться в специальных журналах, на листах, а также ведение реестров может осуществляться с помощью вычислительной техники. Если для ведения учетных регистров используются компьютеры, то необходимо предусмотреть, чтобы информацию можно было представить на бумажных носителях.

До 2013 года информация, которая содержалась в реестрах бухгалтерского учета на различных предприятиях, являлась коммерческой тайной. Регистры играют две основные роли в хозяйственной деятельности предприятия. Во-первых, на них отображается итоговая информация на бухгалтерских счетах. Во-вторых, благодаря данным документам формируется бухгалтерская отчетность, отображающая результаты деятельности предприятия за определенный период.

Формы регистров

До 2013 года форма реестров бухучета имела единый образец для всех субъектов хозяйственной деятельности. Соблюдение общепринятой формы являлось обязательным для всех юридических лиц. Однако на сегодняшний день все кардинально изменилось. Формы регистров бухгалтерского учета принимаются руководителями предприятий. Несмотря на серьезные изменения, в регистрах должна быть отображена определенная информация, а именно:

• заголовок;
• название предприятия, на котором заполняется соответствующий реестр;
• период, в течение которого проводилось ведение данного реестра бухучета;
• классификация учетных объектов по определенному виду;
• валюта операции;
• должность лиц, которые являются ответственными за ведение соответствующего реестра;
• реквизиты ответственных лиц.

Классификация бухгалтерских регистров

Существуют три основные классификации регистров бухгалтерского учета. Первая классификация отображает назначение определенных реестров бухучета. Бывают:

1. Хронологические. События, которые имели место в хозяйственной деятельности, отображаются в хронологическом порядке с течением времени (регистрационные журналы).
2. Систематические . Заполнение происходит в соответствии с определенными бухгалтерскими счетами. Получается некая систематизация хозяйственной деятельности (сальдовая ведомость).
3. Комбинированные регистры бухучета – это регистры, которые объединяют два предыдущих вида. Использование различных способов записи операций хозяйственной деятельности делает представление более наглядным. Таким образом, запись систематических и хронологических списков носит название комбинированных и предлагает более наглядное представление информации.

Классификация учетных регистров

Реестры могут различаться по обобщению информации:

• Синтетический регистр в бухгалтерском учете – это регистр, при регистрации операции в котором указывается только дата и сумма.
• Аналитические. Кроме информации, которая относится к реквизитам операции, отображается определенное описание данной хозяйственной операции.

Для более полной информации, как и в случае с комбинированными регистрами, могут производить объединение синтетических регистров с аналитическими. В результате такого отображения итоги по каждому из регистров совпадают, что позволят освободить себя от дополнительной проверки правильности расчетов.

Последняя классификация реестров является по внешнему виду:

• Книжное представление. Реестр имеет вид книги, листы которой подшиваются специальным образом, а также пронумеровываются. В конце ставится соответствующая печать и подписи лиц, которые являются ответственными за данный регистр.
• В виде карточки. Данный регистр – это машинописная таблица.
• На свободном листе. Таблица, которая так же, как и книга, впоследствии подшивается. Для регистров на свободных листах ведется специальный реестр, чтобы избежать подмен и других противоправных действий с любой стороны.
• На машинном носителе. Документ электронного образца, который подтверждается специальной электронной подписью и хранится на магнитном носителе. Главным назначением является своевременная печать электронной информации на бумажных носителях.

Защита учетных реестров и исправление ошибок

Лица, которые заполняют и подписывают учетные реестры, отвечают за правильность отражения тех или иных бухгалтерских операций. Они также несут ответственность за достоверное отображение информации на счетах бухгалтерского документа. Хранение регистров должно сопровождаться надежной защитой от неправомерного доступа посторонних лиц, не имеющих соответствующих полномочий для совершения подобных действий. Несанкционированные исправления могут повлечь за собой ответственность.

Исправление ошибок же должно проходить в надлежащей форме, быть обоснованным, а также подтверждаться подписью лиц, которые вносят изменения в регистры. В конце обязательно указывается дата проведения исправление. Разглашение информации, которая содержится в реестрах и не может быть публично озвучена, несет за собой ответственность в соответствии с действующим российским законодательством.

Если вдруг была обнаружена ошибка в документе, то ответственное лицо имеет право внести свои коррективы, подтвержденные личной подписью. Элемент, который является неверным, зачеркивается одной линией для того, чтобы его можно было распознать. Сверху исправления пишется верная информация. Более того, ответственное лицо должно в регистре дать письменное разъяснение той или иной корректировке.

Пример бухгалтерского реестра

Для тех, кто хочет конкретно узнать, что такое регистры бухгалтерского учета, пример будет представлен дальше. Оборотно-сальдовая ведомость является едва ли не самым распространенным регистром в синтетическом учете. Данная ведомость имеет широкое применение при составлении учетного баланса.

Представляется информация в специальной таблице, которая делится на три блока. В первом блоке отображается остаток, который имел место на начало периода. Второй блок содержит оборот хозяйственной деятельности. В третьем блоке записывается сальдо, которое получается в конце периода. В каждом блоке данные записываются по дебету и по кредиту, в результате чего сумма по каждому столбцу должна совпадать. Тех, кого интересует вопрос, что такое учетные регистры в бухгалтерском учете на примере оборотно-сальдовой ведомости, ниже представлена таблица.

В учетной политике, ведя бухгалтерский учет в специально разработанных программах, может учитываться тот факт, что реестры ведутся в формах специального назначения как в электронном формате, так и на бумаге, в основе которых заложены программные реестры. Регистрами, которые формируются на бумаге и в компьютере, может быть Главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, которая была представлена выше.

Любое предприятие во время своей хозяйственной деятельности обязано применять учетные регистры согласно российскому законодательству. На основании данных документов в будущем формируется отчетность за определенный период деятельности компании. Также наличие реестров необходимо для систематизации важных данных бухгалтерского учета, в которых учитываются все хозяйственные операции данного предприятия.

Разработка форм регистров коммерческих юридических лиц ложится на административный аппарат предприятия с последующим утверждением со стороны руководителя. На основе утверждения глава компании издает приказ. На предприятиях государственной формы собственности данный аспект утверждается вышестоящим органом в лице Министерства финансов Российской Федерации.

1. В комментируемом положении Закона сформулировано назначение :
систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах;
отражение на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Далее в Законе определены основные виды носителей регистров бухгалтерского учета :
специальные книги (журналы);
отдельные листы и карточки;
машинограммы, полученные при использовании вычислительной техники;
магнитные ленты, диски, дискеты и иные машинные носители.
Согласно п. 3.1 Положения о документах и документообороте содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.
Для консолидации и обобщения информации, содержащейся в , используются различные регистры бухгалтерского учета: журналы регистрации хозяйственных операций, журналы-ордера, вспомогательные ведомости, шахматные ведомости, оборотно-сальдовые ведомости и др.
Состав регистров бухгалтерского учета Законом не конкретизирован. Встречаются разногласия при отнесении книги покупок, книги продаж и главной книги к регистрам бухгалтерского учета.
По одному из споров суд указал, что книги покупок и продаж, главная книга в соответствии со ст. 10 ФЗ "О бухгалтерском учете" не являются регистрами бухгалтерского учета (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 30.06.2006 по делу N А79-15564/2005).

При разрешении другого дела окружной арбитражный суд обосновал свою позицию тем, что главная книга организации на основании ст. 10 ФЗ "О бухгалтерском учете" является одной из форм ведения регистров бухгалтерского учета (Постановление ФАС Поволжского округа от 16.03.2006 по делу N А06-2783У/3-18/04).

Иногда возникает вопрос об отнесении журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур к регистрам бухгалтерского учета. Выводы судов противоречивы. По мнению одного из федеральных арбитражных судов округа, журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур являются регистрами бухгалтерского учета и налогоплательщик обязан представлять их по требованию налоговой инспекции при проведении камеральной налоговой проверки (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.08.2003 по делу N А33-2180/03-С3-Ф02-2556/03-С1).

Аргументация другого суда кассационной инстанции приводит к тому, что указанный журнал не является регистром бухгалтерского учета, следовательно, его отсутствие не может повлиять на расчет пропорции сумм НДС, осуществляемый по ст. 170 НК РФ; согласно ст. 10 ФЗ "О бухгалтерском учете" в регистрах бухгалтерского учета отражаются хозяйственные операции в их хронологической последовательности, результаты хозяйственной операции; они включают информацию о хозяйственной операции, отраженную в первичных документах. Вместе с тем журнал учета полученных счетов-фактур этим требованиям не отвечает, поскольку, во-первых, отражает не хозяйственную операцию, а факт поступления документа (счета-фактуры), относящегося к этой операции, а во-вторых, не содержит данных о хозяйственной операции (цене реализации и пр.) (Постановление ФАС Московского округа от 26.12.2006 по делу N КА-А40/12463-06-П).

Вопрос об отнесении тех или иных форм систематизации документов к регистрам бухгалтерского учета в судах разрешается неоднозначно.
Тем не менее не все способы систематизации и накопления информации о совершенных организацией хозяйственных операциях могут считаться регистрами бухгалтерского учета. Так, по одному из споров суд установил, что изъятый в ходе мероприятий налогового контроля налоговым органом при проведении осмотра системного блока распечатанный реестр документов по всем клиентам при отпуске товаров из складских помещений за весь 2006 г. был положен в основу определения дохода, полученного от реализации товаров. Однако данный реестр не является регистром бухгалтерского учета, поскольку его содержание не соответствует требованиям ст. 10 ФЗ "О бухгалтерском учете": он не содержит ссылок на первичные документы, в результате систематизации которых он был определен, и, следовательно, он не может быть положен в основу определения дохода, полученного от реализации товаров. В связи с этим суд признал незаконным доначисление налогов исходя из суммы дохода, установленной указанным путем (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12.02.2009 по делу N Ф04-742/2009(245-А45-27)).

Кроме того, не следует смешивать регистры и первичные учетные документы. В практике правоприменения существуют различные подходы.
В судебной практике встречаются споры, при разрешении которых суд обосновал свое решение тем, что согласно ст. 9 ФЗ "О бухгалтерском учете" регистры бухгалтерского учета не являются первичными учетными документами , подтверждающими наряду со счетами-фактурами правомерность применения налоговых вычетов, поэтому налоговый орган не вправе запрашивать их у налогоплательщика при проведении камеральной проверки. Поэтому привлечение налогоплательщика к ответственности по ст. 126 НК РФ за непредставление регистров бухгалтерского учета неправомерно (Постановления ФАС Уральского округа от 25.03.2004 по делу N Ф09-1141/04-АК; ФАС Западно-Сибирского округа от 22.03.2006 по делу N Ф04-414/2006(19386-А46-26); ФАС Северо-Западного округа от 05.05.2006 по делу N А26-6775/2005-216; ФАС Уральского округа от 19.08.2009 N Ф09-5930/09-С2 по делу N А47-7756/2008).

По иным делам окружные арбитражные суды не считают отказ налогоплательщика предоставить регистры бухгалтерского учета основанием для освобождения его от ответственности по ст. 126 НК РФ (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24.05.2006 по делу N Ф04-2963/2006(22784-А27-35); ФАС Московского округа от 12.10.2009 по делу N КА-А40/10665-09).

Не вносит в указанный вопрос ясности и Постановление Президиума ВАС РФ от 23 мая 2006 г. N 14766/05, согласно которому налоговый орган при необходимости вправе затребовать у налогоплательщика дополнительные документы, в том числе первичные документы, нужные для подтверждения правомерности применения налоговых вычетов. Очевидно, единообразная практика применения ст. 126 НК РФ пока еще не сформировалась.

Следует отметить, что существующая формулировка комментируемого Закона уже устарела. Использование машинограмм, магнитных лент и иных машинных носителей для ведения регистров бухгалтерского учета практически не встречается.
2. В пункте 2 комментируемой статьи указаны требования к ведению регистров : хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологическом порядке. Группировка хозяйственных операций осуществляется по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
Исходя из положений абз. 2 п. 2 ПБУ 1/2008 к способам ведения бухгалтерского учета относятся способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, применения счетов бухгалтерского учета, организации регистров бухгалтерского учета, обработки информации. В соответствии с п. 4 ПБУ 1/2008 при утверждении учетной политики организации утверждаются в том числе регистры бухгалтерского учета.
Согласно абз. 3 п. 19 Положения по ведению бухгалтерского учета, формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Минфином России, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.
В настоящее время наиболее распространенными вариантами форм ведения бухгалтерского учета являются:
мемориально-ордерная форма - обычно используется в бюджетных организациях;
журнально-ордерная форма, утв. письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. N 63 (применяется с учетом рекомендаций, приложенных к письму Минфина России от 24 июля 1992 г. N 59 "О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях");

упрощенная форма, утв. Приказом Минфина России от 21 декабря 1998 г. N 64н "О Типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства";
автоматизированная форма, применяющаяся во всех организациях, ведущих учет с помощью программных средств обеспечения.
Обеспечение правильности отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета возложено на лиц, составивших и подписавших эти регистры.
3. Согласно п. 3 комментируемой статьи при хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита . Цель осуществления защиты регистров бухгалтерского учета - обеспечение сохранности и исключение случаев внесения в них несанкционированных исправлений. Однако указанное не означает невозможность внесения корректировок в данные регистров бухгалтерского учета. Поскольку хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов, на этом этапе возможны ошибки и неточности, которые требуют исключения. При этом исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обоснованно. Подтверждением обоснованности внесения исправления ошибки в регистре бухгалтерского учета выступает подпись лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Порядок исправления ошибок, допущенных в бухгалтерском учете, установлен:
п. 11 указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утв. Приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. N 67н;
п. 39 Положения по ведению бухгалтерского учета.
В случаях выявления неправильного отражения хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного года исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда искажения выявлены. При выявлении неправильного отражения хозяйственных операций в отчетном году после его завершения, но за который годовая бухгалтерская отчетность не утверждена в установленном порядке, исправления производятся записями декабря года, за который подготавливается к утверждению и представлению в соответствующие адреса годовая бухгалтерская отчетность.
В случаях выявления организацией в текущем отчетном периоде неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета в прошлом году исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год (после утверждения в установленном порядке годовой бухгалтерской отчетности) не вносятся.
Изменения в бухгалтерской отчетности, относящиеся как к отчетному году, так и к предшествовавшим периодам (после ее утверждения), производятся в отчетности, составляемой за отчетный период, в котором были обнаружены искажения ее данных.
Правила, аналогичные указанным в комментируемой статье, изложены также в Положении о Правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 26 марта 2007 г. N 302-П, с небольшими уточнениями. В случае если законодательством РФ или договором предусмотрено предоставление регистра бухгалтерского учета, хранение которого осуществляется в электронном виде, лицу, в том числе органу государственной власти, на бумажном носителе, кредитная организация обязана по требованию указанного лица, в том числе органа государственной власти, распечатать на бумажном носителе регистр бухгалтерского учета (за исключением выписок из лицевых счетов, предоставляемых клиенту) по форме и содержанию, действовавшим на момент его создания и помещения на хранение в электронном виде. Копия регистра бухгалтерского учета на бумажном носителе удостоверяется подписью уполномоченного лица кредитной организации и заверяется ее печатью (штампом).
Согласно п. 3.4 Положения о Правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, исправление ошибочных записей в зависимости от времени их выявления и бухгалтерских регистров производится в определенном порядке.
Ошибки в записях, выявленные бухгалтерскими работниками и контролерами при текущей, до заключения баланса, проверке лицевых счетов, исправляются в документах, составленных на бумажном носителе, путем зачеркивания неправильно записанных сумм и надписания над ними правильных сумм. Эти записи заверяются подписью бухгалтерского работника. Если запись подлежит аннулированию как ошибочная, то бухгалтерский работник вычеркивает тонкой чертой всю запись и рядом с зачеркнутой суммой делается надпись "Не считать", заверяя эту надпись своей подписью. Одновременно вносятся исправления во все взаимосвязанные регистры бухгалтерского учета.
Если по условиям обработки таким способом исправления внести нельзя, то ошибочные записи исправляются путем сторнирования (обратным сторно) ошибочной записи и проводки новой правильной записи. Сторнированная запись в регистрах помечается отличительным знаком. Для проводки составляются текущим днем два ордера - сторнированный и правильный. Ордера подписываются кроме бухгалтерского работника контролирующим работником.
Ошибочные записи, выявленные после составления баланса, должны исправляться обратными записями по счетам, по которым сделаны неправильные записи (обратное сторно). Исправление производится в день выявления. Порядок оформления исправления в указанном случае детализирован в п. 3.4.2 Положения о Правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации.
Следует учитывать, что в настоящее время в Министерстве финансов России в стадии разработки находится проект Положения по бухгалтерскому учету "Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности" (ПБУ 22/2009). В случае его принятия, порядок исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета может быть уточнен.

4. Согласно комментируемому положению Закона режим коммерческой тайны распространяется на сведения, составляющие содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности.
Комментируемая норма возлагает на лиц, получивших доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязанность сохранять коммерческую тайну. В случае ее разглашения они несут ответственность, установленную законодательством РФ.
На самом деле тайны как самостоятельного объекта права не существует.

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации, определяет ее руководитель с учетом требований Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" и п. 5 Перечня сведений конфиденциального характера, утв. Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188. Тайна - это режим закрытости к тем или иным сведениям.

Для признания информации коммерческой тайной она должна отвечать определенным признакам:
а) действительная или потенциальная ценность;
б) неизвестность третьим лицам;
в) недоступность;
г) охраняемость.
По мнению некоторых авторов, режим коммерческой тайны распространяется также и на первичные учетные документы бухгалтерского учета. Однако в силу прямого указания Закона под режим коммерческой тайны подпадают информация регистров бухгалтерского учета и сведения внутренней бухгалтерской отчетности. В свою очередь, нормативно понятие внутренней бухгалтерской отчетности не раскрывается. При системном толковании указанной нормы следует учитывать, что согласно п. 3 ст. 6 ФЗ "О бухгалтерском учете" принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета. При этом утверждаются формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности. Таким образом, в Законе первичные учетные документы отграничены от документов внутренней бухгалтерской отчетности.

В судебной практике по одному из споров суд решил, что отнесение квартальной отчетности к внутренней бухгалтерской отчетности и, как следствие, к документам бухгалтерского учета неправомерно (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.03.2007 по делу N А56-60502/2005).

Положениями п. 3 ст. 55 Конституции РФ установлено, что ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.
Отношения, возникающие при обеспечении защиты информации, включены в сферу правового регулирования Федерального закона "Об информации". Указанный нормативный акт регулирует отношения, возникающие при: осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации (п. 1 ст. 1).
В пункте 1 ст. 9 названного Закона сформулированы цели допустимого ограничения доступа к информации, а в соответствии с п. 4 федеральными законами устанавливаются условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую тайну, служебную тайну и иную тайну, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение.
Необходимо отметить, что согласно п. 1 ст. 17 Закона "Об информации" нарушение требований названного Закона может повлечь (в соответствии с законодательством РФ) не только гражданско-правовую, но и дисциплинарную, административную или уголовную ответственность.
В гражданском праве универсальной формой гражданско-правовой ответственности выступает возмещение причиненных убытков. Убытки, причиненные организации разглашением сведений, составляющих коммерческую тайну, подлежат возмещению в соответствии с гражданским законодательством РФ. В соответствии со ст. 12 ГК РФ возмещение убытка является одним из способов защиты гражданских прав. Согласно п. 1 ст. 15 ГК РФ лицо, право которого нарушено, может требовать полного возмещения причиненных ему убытков, если законом или договором не предусмотрено возмещение убытков в меньшем размере.
В соответствии с п. 2 ст. 15 ГК РФ под убытками понимаются расходы, которые лицо, чье право нарушено, произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права, утрата или повреждение его имущества (реальный ущерб), а также неполученные доходы, которые это лицо получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его право не было нарушено (упущенная выгода). Если лицо, нарушившее право, получило вследствие этого доходы, лицо, право которого нарушено, вправе требовать возмещения наряду с другими убытками упущенной выгоды в размере не меньшем, чем такие доходы.
Одной из мер дисциплинарной ответственности может явиться мера воздействия, предусмотренная подп. "в" п. 6 ст. 81 ТК РФ, при однократном грубом нарушении работником трудовых обязанностей. В соответствии с указанной нормой основанием для расторжения трудового договора работодателем является разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашение персональных данных другого работника. За нарушения, допущенные в ходе использования тайной информации, помимо увольнения возможно применение к работнику и других дисциплинарных взысканий (замечание, выговор).
Административная ответственность предусмотрена ст. 13.14 КоАП РФ. Согласно названой норме разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом (за исключением случаев, если разглашение такой информации влечет уголовную ответственность), лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, за исключением случаев, предусмотренных ч. 1 ст. 14.33 КоАП, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от пятисот до одной тысячи рублей; на должностных лиц - от четырех тысяч до пяти тысяч рублей.
За разглашение коммерческой тайны предусмотрена уголовная ответственность. В частности, согласно п. 2 ст. 183 УК РФ незаконные разглашение или использование сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, без согласия их владельца лицом, которому она была доверена или стала известна по службе или работе, наказываются штрафом в размере до ста двадцати тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного года с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет либо лишением свободы на срок до трех лет (Уголовный кодекс Российской Федерации от 13 июня 1996 г. N 63-ФЗ).

В практике федеральных арбитражных судов встречаются споры, связанные с отказами хозяйственных обществ предоставить запрашиваемые участниками (акционерами) бухгалтерские документы со ссылкой на комментируемое положение Закона. По одному из споров суд удовлетворил кассационную жалобу участника общества с ограниченной ответственностью об обязании исполнительного органа общества представить участнику бухгалтерские документы по перечню (в том числе регистры бухгалтерского учета) и указал, что возможность разглашения участником общества предоставленной ему конфиденциальной информации о деятельности общества третьим лицам в нарушение п. 4 ст. 10 ФЗ "О бухгалтерском учете" не может служить основанием для отказа в удовлетворении законных требований (Постановление ФАС Московского округа от 18.07.2006 по делу N КГ-А40/6280-05).

Первичная документация, поступившая в бухгалтерию, обязательно подвергается проверке и по форме, и по содержанию. Оцениваются правильность и полнота оформления, наличие обязательных реквизитов, законность зафиксированных операций, логическая связь показателей. После этого проводится регистрация и группировка данных. Сведения фиксируются в системе аналитических и синтетических счетов. Для этой цели предусмотрены учетные регистры: формы бухгалтерского учета. Рассмотрим далее, какими они могут быть.

Общие сведения

Регистры бухгалтерского учета - это специальные счетные таблицы. Они формируются согласно экономической группировке сведений об имуществе и источниках. Формы регистров бухгалтерского учета необходимы для отражения проводимых хозяйственных операций на соответствующих счетах.

Классификация

Существующие виды регистров бухгалтерского учета подразделяются по назначению, внешнему виду и способу обобщения данных. По первому критерию выделяют документы:

1. Систематические.
2. Хронологические.
3. Комбинированные синхронистические.

Хронологические регистры бухгалтерского учета - это документы, в которых записи о фактах хозяйственной деятельности вносятся по мере их осуществления, без прочей систематизации. К ним, например, относят реестры. В систематические таблицы записи вносят по группировочным признакам - счетам. Сведения из этих двух видов регистров должны друг друга дополнять. Поэтому сумма оборотов по хронологическим документам всегда равна сумме кредитовых/дебетовых показателей из систематических таблиц. Когда в один регистр заносят и хронологические, и систематические записи, то он считается комбинированным (синхронистическим).

Обобщение сведений

По этому признаку регистры бухгалтерского учета подразделяются на дифференцированные и интегрированные. Рассмотрение данных может осуществляться индуктивно, то есть к общему от частного. В этом случае имеет место интеграция информации. Также обобщение может проводиться дедуктивно: к частному от общего (от отчетности к первичной документации). В этом случае имеет место дифференциация сведений.

Внешний вид

По этому критерию выделяют следующие регистры бухгалтерского учета:

1. Книги. Они представляют собой разграфленный особым образом документ, прошнурованный, переплетенный и подписанный ответственным лицом (гл. бухгалтером).
2. Карточки. В качестве них выступают бланки, отпечатанные как таблицы.
3. Свободные листы. Такие регистры бухгалтерского учета представляют собой таблицы, размещенные на бланках, подлежащих брошюровке. Такие листы считаются альтернативным вариантом книгам и карточкам. Эти бумаги хранятся в папках. Для них, как и для карточек, должны вестись реестры.
4. Машинные носители. Эти регистры бухгалтерского учета имеют технические особенности. Данные размещаются в этом случае не на бумаге, а на электронном носителе (накопителе).

Рассмотрим основные регистры бухгалтерского учета отдельно.

Книги

В этих регистрах содержится информация о фактах хозяйственной деятельности (операциях). Она распределяется в соответствии со спецификой объектов. Книги должны быть оформлены согласно требованиям правил. Кроме того что они должны быть переплетены, прошнурованы и пронумерованы, на обратной стороне последнего листа должно указываться количество страниц. Под указанным числом проставляются подписи руководителя предприятия и гл. бухгалтера, ставится печать. Обычно книги применяются в тех случаях, когда объекты наблюдения находятся в незначительном количестве. Но по ряду категорий (к примеру, по кассовым операциям) предприятия ведут учет в кассовой книге, куда заносят все события. В главной книге осуществляется обобщение всех объектов.

Карточки

Это достаточно удобная форма регистров. Их можно сортировать, они отличаются наглядностью и доступностью при обращении. Внешне карточки могут быть разными. К наиболее распространенным видам относят: контокоррентные, многоколончатые и инвентарные. Первые заполняются с одной стороны, поскольку колонки по дебету и кредиту располагаются рядом. Наличие параллельных столбцов позволяет увидеть состояние расчетных операций предприятия. Материальные ценности учитываются в инвентарных карточках. В них вводится графа "Остаток". В ней отражены объемы средств, оставшиеся после регистрации хозяйственной операции. Поэтому в каждом счете есть графы для поступлений, расхода и остатка. В заголовке проставляется норматив (лимит) по запасу. Его наличие позволяет без труда определить, не присутствуют ли на предприятии данные средства в большем количестве, чем полагается. Если выясняется, что их меньше, то устанавливается разница с лимитом. В многоколончатых карточках учитываются операции хозяйственной жизни фирмы с выделением составляющих в колонках. Это, например, актуально для случаев, когда какой-либо факт фиксируется комплексными суммами, то есть отражается оплата разных расходов компании.

Свободные листы

Они отличаются большим, чем карточки, размером. Соответственно, увеличивается и объем сведений, которые в них отражаются. В практике бухучета свободные листы представляют собой разные ведомости. Они применяются для обобщения однородных данных. К примеру, в них отражается амортизационное начисление по основным средствам, отпуск (отгрузка) товара и так далее.

Машинные носители

В качестве них могут выступать дискеты, диски и проч. При использовании таких регистров предприятие должно изготавливать бумажные копии документов. Это делается в том числе и по требованию инстанций, уполномоченных на осуществление контроля, а также суда и прокуратуры. Особенности носителей определяют порядок расположения информации. Их применение обуславливается массовостью проводимых операций, спецификой и объемом объектов учета и прочими факторами.

Заключение

Правильность фиксации хозяйственных операций в учетных регистрах обеспечивается лицами, их составившими и подписавшими. В процессе хранения такой документации необходимо обеспечить защиту информации от несанкционированного исправления. Корректировки ошибок в регистрах бухучета должны быть обоснованы и подтверждены подписью служащего, который внес изменения. При этом обязательно указывается дата исправления. В соответствии с ФЗ "О бухучете", сведения, содержащиеся в регистрах, относятся к коммерческой тайне. Лица, получившие доступ к такой документации, обязаны ее сохранить. За разглашение сведений нарушители несут ответственность в соответствии с нормами отечественного законодательства.

Формы регистров бухгалтерского учета (образец 2017 года можно найти в этой статье), предназначены для систематизации и обобщения данных из первичной документации. Используются, как в целях отражения хозяйственных операций путем выполнения проводок, так и для последующего составления бухгалтерской и/или финансовой отчетности компании. Рассмотрим, как производится формирование регистров бухгалтерского учета согласно законодательным требованиям.

Что требуется отражать в регистрах бухгалтерского учета

Формы регистров бухгалтерского учета в 2017 году составляются по образцам, которые каждый хозяйствующий субъект коммерческого типа утверждает самостоятельно. Эту позицию подтверждает Минфин в разъяснениях: информация № ПЗ-10/2012 от 04.12.12 г. Исключение – формы регистров бухгалтерского учета, установленные уполномоченными госорганами. Требования к оформлению приведены в стат. 10 Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г. Так, при самостоятельной разработке образцов регистров бухгалтерского учета необходимо указывать следующие реквизиты:

1. Наименование документа.
2. Наименование предприятия-составителя.
3. Дата периода составления или даты начала/окончания ведения регистра.
4. Денежный измеритель объекта бухучета с приведением вида единицы измерения.
5. Систематическая и/или хронологическая группировка.
6. Должностное ответственное лицо с расшифровкой ФИО и указанием должности, а также подписью.

Обратите внимание! Ответ на вопрос: «кто подписывает бухгалтерские регистры?» зависит от способа составления форм. В общем случае правильность ведения обеспечивают ответственные сотрудники, они же и подписывают формы, выполненные на бумажных носителях. В случае использования документов в электронном виде, применяется ЭЦП, но такой порядок следует предусмотреть в учетной политике предприятия.

Аналитические регистры бухгалтерского учета – образец

Формы регистров бухгалтерского учета классифицируются на синтетические и аналитические в зависимости от степени обобщения данных. Отражение информации в первом случае производится на счетах синтетического учета общими суммами (пример – главная книга, журналы-ордера, оборотно-сальдовые ведомости). А во втором случае применяются субсчета аналитического учета с приведением подробной аналитики по видам/группам документов (пример – аналитические карточки и ведомости по МПЗ , банковским счетам, контрагентам и пр.).

Важно! Перечень всех применяемых организацией регистров и ответственных за их ведение лиц необходимо закрепить в приложении к учетной политике для подтверждения достоверности информации. При этом образцы регистров бухгалтерского и налогового учета составляет главный бухгалтер компании, а утверждает непосредственно руководитель.

Примеры синтетического и аналитического регистров

Разъясним, что такое синтетические и аналитические регистры на примерах. В качестве синтетической формы возьмем оборотно-сальдовую ведомость с обобщенными оборотами за период и остатками по счетам.

Вид синтетического регистра – оборотно-сальдовая ведомость за квартал.

Для примера аналитического регистра приведена оборотно-сальдовая ведомость по сч. 71 по подотчетным работникам.

Вид аналитического регистра – оборотно-сальдовая ведомость по сч. 71.

Какие регистры используются для формирования бухгалтерской отчетности

Для формирования баланса, формы-2 и других видов отчетности компания использует данные бухгалтерского учета, которые собираются в регистрах. Основными из них являются журналы-ордера , где с помощью проводок накапливается информация за отчетный период. Данные обобщаются в конце месяца с помощью закрытия периода и переносятся в главную книгу с отображение остатков по счетам. Непосредственно составление отчетов ведется на основе сведений из главной книги, оборотно-сальдовой ведомости, журналов-ордеров.