Налогообложение стимулирующих и компенсационных выплат. Компенсация работнику за использование личного транспорта

Каждому сотруднику, согласно действующему трудовому закону, положена обязательная компенсация за неиспользованный отпуск, которая оплачивается при увольнении с места работы, а также облагается налогами и взносами. Размер денежных выплат, а так же сроки и порядок их начисления зависят от рода деятельности работника, а также причины и способы расторжения трудового соглашения.

Принцип расчета

Официальное трудоустройство подлежит обязательному отображению в трудовой книге сотрудника, а срок общего стажа сказывается на размере положенных пенсионных выплат. Но с 2007 года обязательным стал дополнительный учет страхового стажа, какой подразумевает период выполнения служебных обязанностей, при котором с заработной платы сотрудника взимаются страховые взносы. И сотрудников предприятий, что столкнулись с необходимостью прекращения трудового контракта, интересует, облагается ли компенсация за неиспользованный отпуск, при увольнении на основании разных причин, налогами и страховыми взносами?

Согласно нормам трудового кодекса, каждому работнику, который увольняется с предприятия, положены компенсационные выплаты. В частности, начисляется денежная сумма за все дни очередного отпуска, которые не были использованы на момент подачи ходатайства об увольнении. Порядок возмещения подразумевает:

• расчет среднего дневного дохода за предыдущие календарные 12 месяцев выполнения труда;
• суммирование дней не использованного очередного отдыха.

Компенсация отпуска при увольнении облагается страховыми взносами в размере, исходящем из среднего заработка за каждый фиксированный рабочий день . В таком случае, в формуле вычета использованы такие величины:

Общий доход за полные 12 месяцев работы (в учет принимается период, предшествующий увольнению) / 12 (количество учетных месяцев) / количество дней в месяце (вычисляется среднее число) = суточный доход работника, то есть сумма, которую будут начислять за каждый отработанный день положенного отдыха.

Что касается вычета дней, предстоящих оплате, то за основу берется число 28. Это дни, которые на общем основании гарантируются для отдыха всем категориям граждан. Если работник отработал 11 полных месяцев, то сумма выплачивается в полной мере за все 28 дней. В противном случае используется такая формула:

28 (дни гарантированного отпуска) / 12 (количество месяцев) = 2,3 (дни в каждом месяце, которые подлежат оплате; цифра округляется согласно требованиям математики)

Читайте также Порядок исчисления расчетного периода для отпуска

2,3 * (на число полных месяцев работы) = полное количество дней, которые будут оплачены.

Не всегда увольнение происходит в начале месяца, потому за сотрудником еще остается несколько дней неполного месяца работы. Если таких дней в месяце менее 15, то период не учитывается. Если оформление расторжения соглашения началось после 17-го числа, то месяц считается как полный.

При оформлении расторжения трудового соглашения работник может ходатайствовать о предоставлении ему возможности отгулять очередной отпуск. Отказать в данном прошении работодатель не может. Но предоставление отпуска исключает компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. В такой ситуации увольняющемуся будут выплачены отпускные. Ежели работник желает расторгнуть соглашение, как можно скорее, то работодатель обязуется компенсировать дни неиспользованного отдыха, которые, в свою очередь, подлежат налогообложению.

Какими налогами облагается компенсация, и как происходят взносы, определяется налоговым законодательством. Согласно нормам налогового права, компенсация за неиспользованный отпуск облагается страховыми взносами в обязательном порядке.

Важно! Исключение составляют случаи, когда возмещенная сумма передается родственникам умершего работника на основании прав наследования.

• Взносы на компенсацию должны быть перечислены в фонд государственного бюджета в день их получения. Для негосударственных организаций обязательно перечисление налога не позже 15-го числа каждого месяца. В частности,
• службы социального страхования;
• сектора медицинского страхования;
• пенсионный фонд.

Подлежат ли налогообложению иные виды компенсаций страховыми взносами или другими налогами, зависит от суммы предполагаемых выплат. Так, когда размер компенсации не превышает трехкратного объема от среднего дохода в месяц, то она не будет облагаться государственными издержками. Для всех работ, выполняемых на Крайнем Севере, этот размер равен полугодовому доходу. Все финансовые обеспечения, свыше данной суммы, облагаются полным пакетом налогов НДФЛ.

Рабочим, занятым на работах с вредными условиями труда, в качестве компенсации полагается бесплатное получение молока. Некоторыми организациями допускается замена выдачи молока работникам денежной компенсацией, равной стоимости молока.
Например, организацией была выплачена работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, денежная компенсация стоимости молока. Сумма компенсации не была включена в облагаемый доход рабочих.

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Согласно ст. 222 ТК РФ на работах с вредными условиями труда работникам выдаются бесплатно по установленным нормам молоко или другие равноценные пищевые продукты.
Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.03.2003 № 13 «Об утверждении норм и условий бесплатной выдачи молока или других равноценных пищевых продуктов работникам, занятым на работах с вредными условиями труда» установлена обязанность организаций обеспечить выдачу 0,5 л бесплатного молока за смену, независимо от ее продолжительности. Бесплатная выдача молока или других равноценных пищевых продуктов производится работникам в дни фактической занятости на работах, связанных с наличием на рабочем месте производственных факторов, предусмотренных Перечнем вредных производственных факторов, при воздействии которых в профилактических целях рекомендуется употребление молока или других равноценных пищевых продуктов, утверждаемым Министерством здравоохранения Российской Федерации.

В соответствии с п. 5 Постановления № 13 не допускается замена молока денежной компенсацией, замена его другими продуктами, кроме равноценных, предусмотренных нормами бесплатной выдачи равноценных пищевых продуктов, которые могут выдаваться работникам вместо молока, перечень которых согласован с Министерством здравоохранения Российской Федерации, а также выдача молока за одну или несколько смен вперед, равно как и за прошедшие смены, и отпуск его на дом.

Таким образом, замена выдачи молока денежной компенсацией противоречит требованиям законодательства РФ. Освобождение от обложения НДФЛ денежной компенсации взамен выдачи молока главой 23 НК РФ не предусмотрено. Эта компенсация подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.
На предприятии была занижена сумма НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет. Ответственность за неполную уплату налога налоговым агентом установлена ст. 123 НК РФ.

Работник организации получил травму на производстве, был выдан больничный лист. Затем встал вопрос об определении степени утраты его трудоспособности. Проведенная специальная медицинская экспертиза была оплачена за счет средств предприятия. Сумма оплаты медицинской экспертизы была включена в базу для исчисления НДФЛ пострадавшего работника.

Обратите внимание на следующее:

В соответствии со ст.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний является видом социального страхования и предусматривает обеспечение социальной защиты застрахованных и экономической заинтересованности субъектов страхования в снижении профессионального риска; возмещение вреда, причиненного жизни и здоровью застрахованного при исполнении им обязанностей по трудовому договору (контракту) и в иных установленных этим Федеральным законом случаях путем предоставления застрахованному в полном объеме всех необходимых видов обеспечения по страхованию, в том числе оплаты расходов на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию; обеспечение предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний.

Федеральный закон № 125-ФЗ не ограничивает права застрахованных на возмещение вреда, осуществляемое в соответствии с законодательством Российской Федерации, в части, превышающей обеспечение по страхованию, осуществляемое в соответствии с указанным Федеральным законом.

Работодатель (страхователь) представляет в учреждение медико-социальной экспертизы заключение органа государственной экспертизы условий труда о характере и об условиях труда пострадавших, которые предшествовали несчастному случаю на производстве и профессиональному заболеванию.

Учреждение здравоохранения осуществляет необходимые диагностические, лечебные и реабилитационные мероприятия и по их результатам оформляет пострадавшему направление в учреждение медико-социальной экспертизы на освидетельствование для установления степени утраты профессиональной трудоспособности.

В направлении указываются данные о состоянии здоровья пострадавшего, отражающие степень нарушения функций органов и систем, состояние компенсаторных возможностей его организма и результаты проведенных лечебных и реабилитационных мероприятий.

В отдельных случаях до выявления признаков стойкой утраты профессиональной трудоспособности у пострадавшего учреждение здравоохранения может направить его в учреждение медико-социальной экспертизы для определения необходимости в отдельных видах реабилитации.

При необходимости обследования с использованием специальных методик или оборудования, получения дополнительных данных учреждение медико-социальной экспертизы направляет пострадавшего на дополнительное обследование в медицинское, реабилитационное или иное учреждение, запрашивает необходимые сведения, осуществляет обследование условий труда пострадавшего, его социально-бытовых условий и принимает другие меры.

Таким образом, Федеральным законом № 125-ФЗ установлено, что работодатель обязан в полном объеме представить все необходимые материалы и документы о степени утраты трудоспособности пострадавшего на производстве работника, в том числе обеспечить специальную экспертизу.

Согласно п.3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с возмещением вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья.

Следовательно, оплата проведения специальной медицинской экспертизы пострадавшего на производстве работника за счет средств организации относится к компенсационным выплатам и не подлежит налогообложению.
В организации был излишне удержан НДФЛ с доходов пострадавшего работника.

Е.В. Виговский,
советник налоговой службы III ранга

1. Общие положения

Одной из форм стимулирования труда является предоставление работникам компенсаций, поощрений и премий.

Таковыми могут быть премии и надбавки, оплата питания и обучения работников, компенсации за проезд работников на городском транспорте и пользование личным имуществом, оплата стоимости жилья и разговоров по мобильным телефонам, а также многое другое.

В ст. 191 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) перечислены следующие виды стимулирующих поощрений работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности: благодарность, премия, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию "Лучший по профессии". Другие виды поощрений работников за добросовестный труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также иными локальными актами.

2. Налогообложение премий и надбавок

Премия является стимулирующей денежной выплатой, которая дополняет основной заработок.

Для работников бюджетных организаций рекомендации по установлению систем оплаты труда, в том числе премий и надбавок, ежегодно разрабатываются Российской трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений, которые учитываются Правительством РФ, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления при определении объемов финансирования бюджетных организаций.

Согласно ст. 135 ТК РФ премирование работников может быть предусмотрено локальным актом организации - положением о премировании, в котором должна раскрываться следующая информация:

Условия премирования;

Источники премирования;

Шкала и размеры премирования;

Показатели премирования;

Информация о премируемых сотрудниках.

Премии выплачиваются работникам организации на основании приказа, составленного по форме N Т-11 или N Т-11а (в случае премирования группы работников), утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Решение о разовых поощрительных премиях принимается руководством организации.

Премии могут начисляться и выплачиваться за счет нераспределенной прибыли, а также включаться в состав расходов по обычным видам деятельности или в состав прочих расходов, что подразумевает их различное налогообложение.

1. Премии выплачиваются за счет нераспределенной прибыли на основании решения собрания учредителей и облагаются налогом на доходы физических лиц и взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Единый социальный налог на премии согласно п. 3 ст. 236 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) не начисляется, так как они не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации.

2. Премии, начисленные работникам за достижение хороших производственных результатов, включаются в расходы по обычным видам деятельности и начисляются так же, как и заработная плата. Точно так же они облагаются и налогами, а именно налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом и взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Данные премии включаются в состав расходов на оплату труда и учитываются при расчете налога на прибыль на основании ст. 255 НК РФ.

3. Премии, выплачиваемые работникам организации в связи с непроизводственными результатами трудовой деятельности, например за организацию разного рода мероприятий, не связанных с основной деятельностью (выставок, показов и пр.), включаются в состав прочих расходов. На суммы таких премий начисляются только налог на доходы физических лиц и взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Данный вид премий не уменьшает налогооблагаемую прибыль организации, а следовательно, единым социальным налогом такие выплаты не облагаются.

Помимо заработной платы, руководство организации может выплачивать работникам надбавки различного характера. При этом надбавки за работу вахтовым методом и за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях установлены законодательством и выплачиваются в обязательном порядке. Кроме того, работодатель может установить по своей инициативе и другие надбавки, например связанные с особыми условиями труда (за разъездной характер работы) или с выслугой лет (за работу в организации долгое время).

Размер таких надбавок законодательно не ограничен, и организация может установить их самостоятельно. Единственное условие - размер надбавок должен быть экономически обоснован. Обычно надбавки к заработной плате устанавливают в процентах от дневной ставки или месячного оклада сотрудника. Порядок начисления и выплаты надбавок к заработной плате должен быть закреплен в трудовых договорах с работниками.

На выплаченные суммы надбавок начисляются налог на доходы физических лиц, единый социальный налог и взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Исключение составляют надбавки за вахтовый метод работы: они не облагаются налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом на основании письма ФНС России от 27.06.2005 N 05-1-03/590.

Если надбавки, которые выплачиваются организацией, предусмотрены законом или отражены в коллективном трудовом договоре (трудовых договорах с сотрудниками), то их сумма включается в состав расходов на оплату труда, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (ст. 255 НК РФ).

3. Налогообложение компенсаций

Согласно ст. 164 ТК РФ компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные для возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами. Законодательством установлено много случаев выплаты компенсаций и гарантий, которые перечислены в ст. 165 ТК РФ.

Рассмотрим наиболее распространенные из них: компенсации за использование личного автотранспорта и другого личного имущества работника в служебных целях, а также компенсации за проезд работника на общественном транспорте и компенсации в виде оплаты услуг мобильной связи, которые носят поощрительный характер.

Компенсации за пользование личным автомобилем в служебных целях. Размер компенсации за использование личного автомобиля работника для служебных поездок устанавливается руководителем организации в локальном акте (приказе, распоряжении), в который включаются расходы работника, понесенные в связи с эксплуатацией автотранспорта в служебных целях (расходы на топливо и на ремонт автомобиля).

Для получения компенсации работник должен предъявить нотариально заверенные документы, подтверждающие, что автотранспорт находится в его собственности, или доверенность, если он управляет автомобилем по доверенности.

Для целей налогообложения данных компенсаций применяются нормы постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией", которые установлены в зависимости от объема двигателя автомобиля. Так, компенсация в размере 1200 руб. в месяц выплачивается при использовании автомобиля, объем двигателя которого не превышает 2000 куб.см. Если же объем двигателя больше 2000 куб.см, компенсация составляет 1500 руб. в месяц.

Если работник, использующий личный автомобиль в служебных целях, находился в отпуске или болел, то за этот период компенсацию он не получает, ведь в этом случае он не мог использовать автомобиль для служебных поездок.

Порядок налогообложения компенсаций за использование личного автотранспорта следующий:

Компенсация в пределах нормы уменьшает налогооблагаемую прибыль организации и не облагается налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, а также взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

Компенсация, превышающая установленные нормы, не уменьшает налогооблагаемую прибыль и не облагается единым социальным налогом, но подлежит обложению налогом на доходы физических лиц и взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Использование личного имущества в служебных целях. Встречаются ситуации, при которых работник вынужден использовать личное имущество в служебных целях, например компьютеры, принтеры, мобильный телефон, инструменты.

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником личного имущества в интересах работодателя работнику должна выплачиваться компенсация.

Основанием для выплаты такой компенсации является соглашение об использовании личного имущества работника в интересах работодателя. Такое соглашение должно быть оформ-лено письменно в виде приложения к трудовому договору. В этом случае компенсацию можно считать выплатой по трудовому договору и учитывать в расходах при исчислении налога на прибыль.

В данном соглашении должно быть подробно описано используемое имущество: вид, на-именование, марка, модель, год выпуска, технические характеристики и т.д., срок использования данного имущества. Если такой срок в соглашении не указан, то он считается равным сроку действия соглашения.

Для получения компенсации работник должен подтвердить свои имущественные права на используемое имущество. Это, на первый взгляд, просто, но на практике трудновыполнимо - такие документы у работников, как правило, отсутствуют. Однако согласно п. 1 ст. 209 Гражданского кодекса Российской Федерации собственнику принадлежат права владения, пользования и распоряжения своим имуществом. Таким образом, тот, кто фактически владеет имуществом, и является его собственником. Доказать обратное и лишить имущества можно только в судебном порядке в соответствии со ст. 35 Конституции Российской Федерации.

Компенсация за использование личного имущества может выплачиваться только в случае, если доказано, что работнику необходимо использовать данное имущество при исполнении трудовых обязанностей. Доказательством могут служить локальные нормативные акты организации, например должностная инструкция.

Размер компенсации не ограничен ни трудовым, ни налоговым законодательством, поэтому работодатель вправе самостоятельно устанавливать ее величину в локальных актах организации.

Выплаченная компенсация освобождается от обложения налогом на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ) и единым социальным налогом (подпункт 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Это также подтверждено Минфином России в письме от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43.

Сумма выплаченной компенсации включается в состав расходов при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в соответствии с подпунктом 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом должны соблюдаться условия, установленные ст. 252 НК РФ, а именно: расходы должны быть экономически оправданны, подтверждены документами и должны производиться в рамках деятельности, направленной на получение дохода.

Оплата услуг мобильной связи. Руководители организаций могут оплачивать услуги мобильной связи за своих работников, если в этом имеется производственная необходимость.

Возможность установления компенсации за использование личного мобильного телефона подтверждается письмом Минфина России от 03.09.2004 N 03-05-01-04/9.

Оплата услуг мобильной связи может иметь компенсационный характер, если она предусмотрена в трудовом договоре или в дополнительном соглашении с работником.

При этом организациям следует иметь в виду, что компенсации подлежит только стоимость телефонных разговоров, вызванных производственной необходимостью. Доказательством фактического использования мобильного телефона в производственной деятельности служит счет оператора сотовой связи с детализацией вызовов, на основе которого работник и работодатель ежемесячно составляют акт о размерах расходов, подлежащих возмещению.

Данные компенсационные выплаты, если они оформлены надлежащим образом (а переговоры являются производственной необходимостью), относятся к расходам при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Такие выплаты не облагаются налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом на основании ст. 217 и 238 НК РФ.

Если же работники организации ведут телефонные разговоры, не связанные с производственной деятельностью, то выплачиваемые им компенсации расцениваются налоговыми органами как доходы работников, полученные в натуральной форме, подлежащие обложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом.

Оплата проезда работников на общественном транспорте . Оплата проездных билетов работников организации может быть признана компенсационной выплатой, если будет доказано, что работники организации используют общественный транспорт при исполнении трудовых обязанностей. Для этого руководитель организации должен издать приказ, в котором должны быть перечислены должности работников, которые дают право на получение оплаченных проездных документов.

Стоимость билетов, компенсированная работникам, занимающим вышеуказанные должности, не подлежит обложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом (ст. 217 и подпункт 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Во всех остальных случаях организации следует включать оплату проезда работников в их доход и начислять на нее налог на доходы физических лиц и единый социальный налог.

Данные выплаты, если они закреплены в локальном акте организации, уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на основании ст. 255 НК РФ.

4. Налогообложение поощрений в нематериальной форме

Бесплатное питание. Во многих организациях работникам предоставляют так называемый социальный пакет в виде определенных льгот, который является важным фактором стимулирования труда. Данный социальный пакет может включать оплату питания, обучения, коммунальных услуг, аренды жилых помещений и многое другое.

Обеспечивая сотрудников питанием, организация не только проявляет заботу по отношению к ним, но и сокращает время, затрачиваемое на обеды.

Бесплатное питание может быть установлено законодательством, а также может предусматриваться в трудовом (коллективном) договоре или вводиться по решению работодателя.

Статья 222 ТК РФ требует от работодателей предоставлять работникам бесплатное лечебно-профилактическое питание за работу во вредных и опасных условиях. Перечень опасных для здоровья работников профессий, нормы предоставления питания и критерии вредности труда определяются нормативными актами Минздравсоцразвития России.

Предоставление лечебно-профилактического питания работникам является в данном случае компенсацией за работу во вредных условиях. Расходы на предоставление такого питания должны учитываться в составе расходов на оплату труда при расчете налоговой базы по налогу на прибыль (п. 4 ст. 255 НК РФ). В данном случае стоимость предоставляемого работникам лечебно-профилактического бесплатного питания не облагается налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Если бесплатное питание, выплата компенсации за питание или обеспечение сотрудников питьевой водой предусмотрены в коллективном или индивидуальных трудовых договорах, то расходы на это учитываются при расчете налога на прибыль (п. 25 ст. 270 НК РФ). Эта норма НК РФ подтверждена письмами УМНС России по г. Москве от 30.09.2002 N 26-12/45789, от 13.03.2003 N 26-08/13973.

Что касается единого социального налога, то согласно п. 1 ст. 237 НК РФ в налоговую базу по этому налогу включаются любые выплаты и вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг. Оплата питания признается выплатой по трудовому (коллективному) договору и, следовательно, должна быть включена в налоговую базу, облагаемую единым социальным налогом (письмо Минфина России от 20.02.2002 N 04-04-04/24).

Получая бесплатное питание, сотрудник получает доход в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК РФ), поэтому на стоимость питания должен начисляться налог на доходы физических лиц.

При этом читателям журнала следует учитывать п. 8 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21.06.1999 N 42 "Обзор практики рассмотрения споров, связанных с взиманием подоходного налога", где говорится о том, что доход в виде материального блага подлежит включению в совокупный доход физического лица, если можно определить конкретный размер дохода, относящийся к данному лицу.

Таким образом, для правильного расчета, начисления и уплаты налога на доходы физических лиц при предоставлении работникам бесплатного питания в организации должен вестись точный персонифицированный учет. Если такой учет невозможен, то оснований для начисления налога на доходы физических лиц не имеется.

Если питание сотрудникам предоставляется на основании приказа или распоряжения руководителя организации, но не отражено в трудовом (коллективном) договоре, то расходы на питание не могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

На основании п. 3 ст. 236 НК РФ оплата питания не является в этом случае выплатой по трудовым договорам, и, следовательно, на нее не начисляются единый социальный налог и взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Однако стоимость полученного питания долж-на включаться в доход работников, если можно определить точную сумму дохода, приходящуюся на каждого конкретного сотрудника.

Иногда у организаций возникает вопрос: куда относить расходы, связанные с питанием участников совещаний? Ответ на данный вопрос можно найти в судебно-арбитражной практике, в частности в постановлении ФАС Центрального округа от 18.08.2004 N А64-1002/04-13, в котором сделан следующий вывод: такие расходы по своей сути являются представительскими. Представительские же расходы не являются выплатами и вознаграждениями, начисляемыми в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам и включаемыми в фонд оплаты труда, а относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией продукции.

Следовательно, данные расходы единым социальным налогом не облагаются.

Оплата обучения. Многие организации оплачивают обучение своих сотрудников в учебных заведениях различного уровня.

Обучение может производиться по инициативе работодателя исходя из производственной необходимости и по инициативе работника - исходя из его личных интересов. Различная мотивация влечет различный подход к налогообложению.

В соответствии со ст. 196 ТК РФ работодатель может проводить профессиональную подготовку, переподготовку или повышение квалификации своих работников. К формам обучения работников организации могут быть отнесены их участие в семинарах, конференциях, получение специального и дополнительного образования, проведение стажировки. Главное - чтобы обучение было вызвано производственной необходимостью.

Обучение работника должно быть предусмотрено в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Кроме того, работодателю необходимо издать приказ или распоряжение, указав в нем формы профессиональной подготовки (переподготовки), специальности, по которым повышается уровень квалификации работников, и т.д. Данные документы могут понадобиться, чтобы подтвердить производственную необходимость обучения и обоснованность расходов.

Стоимость обучения работников должна учитываться в составе расходов на подготовку и переподготовку кадров, находящихся в штате налогоплательщика на договорной основе (подпункт 23 п. 2 ст. 264 НК РФ). Если доказать производственную необходимость обучения невозможно, то организация не может уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль на произведенные расходы на обучение.

Оплата обучения не относится к выплатам, поэтому единый социальный налог не начисляется независимо от того, учтены данные расходы при расчете налога на прибыль или нет.

Оснований для начисления налога на доходы физических лиц также не возникает. Ведь обучение проводилось по инициативе работодателя и имело целью повысить эффективность выполнения работником своих обязанностей. В этом случае оплата обучения не считается доходом работника. Такая точка зрения высказана в постановлении Президиума ВАС РФ от 18.07.2000 N 355/00.

Согласно ст. 197 ТК РФ работник может заниматься профессиональной подготовкой, переподготовкой и повышать свою квалификацию по собственной инициативе.

Как правило, по своей инициативе сотрудник получает образование (среднее, высшее или дополнительное), не связанное с его трудовой деятельностью.

Работодатель вправе оплатить такое обучение, но учесть данные расходы при расчете налога на прибыль не может.

Единый социальный налог на оплату обучения по инициативе работника не начисляется по тем же причинам, что и в случае оплаты обучения по инициативе работодателя.

Если обучение проводится в личных целях работника, а оплачивает такое обучение работодатель, то у работника возникает доход в натуральной форме, на который должен быть начислен налог на доходы физических лиц.

Оплата жилья и коммунальных услуг. Организации могут бесплатно предоставлять своим сотрудникам жилые помещения и оплачивать за работников коммунальные услуги. Конкретный размер возмещения данных расходов должен быть определен в соглашении сторон трудового договора.

Как должны облагаться налогами подобные выплаты, разъяснено в письме Минфина России от 18.12.2007 N 03-03-06/1/874.

Налог на прибыль. В соответствии со ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда могут быть включены любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме. К ним можно отнести и расходы, связанные с проживанием работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации и трудовыми договорами.

Согласно ст. 131 ТК РФ оплата труда может производиться и в иных формах, кроме денежной, если они не противоречат законодательству. Такая оплата должна быть установлена в трудовом договоре или производиться по письменному заявлению работника. При этом в неденежной форме может выплачиваться не более 20% начисленной месячной заработной платы.

Таким образом, стоимость найма жилого помещения или коммунальных услуг, возмещаемую работнику, организация вправе учесть для целей налогообложения прибыли в размере, не превышающем 20% от суммы заработной платы, установленной работнику.

Единый социальный налог. Как уже говорилось, не подлежат обложению единым социальным налогом компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, если они выплачиваются в пределах норм, установленных законодательством (подпункт 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).

К таким выплатам относятся, в частности, оплата переезда на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов. Однако расходы по найму жилых помещений и оплата коммунальных услуг в случае, о котором идет речь, не связаны ни с переездами, ни с командировками.

Статья 169 ТК РФ также регулирует возмещение расходов только при переезде работника на работу в другую местность по предварительной договоренности с работодателем.

Таким образом, расходы организации по найму для работников жилых помещений или оплате за них коммунальных услуг не являются компенсационными выплатами, установленными законодательством Российской Федерации.

Следовательно, они подлежат обложению единым социальным налогом в общеустановленном порядке с учетом п. 3 ст. 236 НК РФ.

Налог на доходы физических лиц. Предположим, что сотрудник организации получает 80% заработка в денежной форме и 20% - в форме платы за наем жилого помещения. При этом налог на доходы физических лиц должен быть начислен на всю сумму заработка работника.

Возможно, 20% заработка, предусмотренные на оплату жилья (коммунальных услуг), не полностью покрывают расходы сотрудника, и организация производит доплату. В этом случае сотрудник получает дополнительный доход в натуральной форме, который также облагается налогом на доходы физических лиц.

При этом читателям следует иметь в виду, что если договор найма заключен с физическим лицом - владельцем жилого помещения, то получателем дохода будет и это лицо, и с него организации также необходимо удержать налог. Согласно ст. 226 НК РФ организация будет выступать в данной ситуации в роли налогового агента, обязанного исчислить, удержать и уплатить сумму налога на доходы физических лиц.

При увольнении сотрудника, ему причитаются компенсационные выплаты, среди которых, компенсация за отпуск, который не был использован работником. Такие компенсации подлежат обязательному налогообложению. Налоговый кодекс и специальные законы устанавливают, какими налогами облагается компенсация за отпуск при увольнении.

Соответственно, если сотрудник увольняется с работы в текущем году, и отпуск свой он не использовал, то ему необходимо сделать расчет, с учетом компенсации за неиспользованный отпуск. Трудовой кодекс РФ устанавливает, что работодатель обязан предоставить работающему сотруднику отпуск, который оплачивается в обязательном порядке, не менее 28 дней каждый год. Компенсация за неиспользованный отпуск не приравнивается к необлагаемым доходам граждан, который установлены статьей 217 Налогового кодекса РФ.

Налоги с компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Когда работник уходит с занимаемой должности в текущем году, после того, как отбыл в отпуске, компенсационные выплаты за неиспользованный отпуск ему не насчитываются. И, соответственно, не выплачиваются. Во всех других случаях, в расчет берется не только основной, но и отпуск, предоставляемый дополнительно, как разновидность гарантий для некоторых лиц. Он может предоставляться отдельным категориям сотрудников. Например, лица, работающие в опасных или вредоносных рабочих местах, имеют больше дополнительных дней отпуска, чем клерк из офиса. В соответствии с этим, и насчитываются компенсации, в случае увольнения такого сотрудника, если отпуск свой он не использовал.

Важный нюанс: если сотрудник увольняется с работы по переводу, ему также следует сделать компенсационные выплаты за отпуск, который он не использовал. Это касается не перевода из одного филиала в другой, так как работодатель остается один и тот же. Данное правило применимо к сотрудникам, которых переводят в рамках одного холдинга. Выплачивая компенсацию, работодатель обязан провести обязательные налоговые отчисления.

Для того, чтобы определить налоговую базу при выплате компенсации, нужно правильно провести расчет дней неиспользованного отпуска. Полное количество дней (не менее 28) насчитываются работнику, который проработал на предприятии 11 месяцев. В остальных случаях, происходит расчет дней отпуска в соответствии с количеством отработанных месяцев. Получается, в среднем, 2 дня отпуска на каждый месяц труда. Количество дней отпуска устанавливается в организации для каждой должности отдельно, но не должно быть меньше, чем установленный законом минимум.

Какие налоги начисляются на компенсацию при увольнении за неиспользуемый отпуск

В налоговую базу отчислений входит налог на доход физических лиц, который составляет 13% от суммы всех доходов граждан, а также следующие обязательные платежи – взносы:

1. в Пенсионный фонд Российской Федерации;
2. в Фонд соцстрахования;
3. взнос в Фонд обязательного медицинского страхования;
4. взнос в территориальные фонды обязательного медицинского страхования.

То есть, следует проводить вычеты и удержания при начислении компенсации за неиспользованный отпуск по всем указанным статьям на взносы и налоги. Налоговый кодекс дает четкий ответ, какие налоги платить за компенсацию отпуска при увольнении. Не нужно начислять на сумму компенсации за неиспользованный отпуск, взносы на обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве.

Поскольку в 2010 году был отменен единый социальный налог, вместо него оплачиваются вышеперечисленные взносы предприятием, которое выплачивает увольняющемуся сотруднику компенсацию.

На основании норм, установленных законодателем – ст. 217 НК РФ, ст. 9 ФЗ № 212, не нужно уплачивать налог с начисленных выплат и платежей для увольняющегося сотрудника, кроме компенсации за неиспользованный отпуск. Поэтому, работодатель должен оплатить и налог на доходы, и обязательные взносы.

Начисление налогов при начислении компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

В соответствии со ст. 223 НК РФ, налоговые отчисления в бюджет подлежат оплате не после окончания трудового месяца, как при выплате заработной платы, а в момент получения компенсации уволившимся работником. Датой получения работником дохода, считается:

• день выплаты дохода, путем перечисления на банковский счет физического лица;
• день выплаты денежных средств бывшему сотруднику в кассе предприятия;
• день получения сотрудником денежной суммы в кассе банка, с расчетного счета предприятия, по платежному поручению.

На основании этого, перечисление предприятием налогов на выплаченную компенсацию, происходят в этот же день. В случае получения работником денежных средств в наличной форме, оплатить налоги работодатель должен не позднее следующего дня, за днем фактической выплаты.

Налоги и взносы за компенсацию при увольнении, в случае неиспользования ежегодного отпуска, начисляются и выплачиваются организациями и предприятиями в пользу сотрудника, который оформлен в соответствии с нормами законодательства – по трудовому договору или по гражданскому (на выполнение работ или оказание услуг).

Компенсация за использование личного транспорта выплачивается работнику, если он эксплуатирует таковой в служебных целях. Возместить расходы сотруднику можно либо путем оформления выплат в рамках трудовых взаимоотношений, либо путем заключения гражданско-правового договора аренды автотранспорта. Обо всех нюансах, связанных с этим вопросом, расскажем далее.

Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

Российское трудовое законодательство гарантирует работникам денежные выплаты за эксплуатацию их личных вещей в интересах хозяйствующих субъектов.

Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ работник вправе рассчитывать на выплаты, только если работодатель позволил эксплуатировать личное имущество в служебных целях (или просто был в курсе). В этом случае сотруднику выплачиваются:

• компенсация за эксплуатацию, износ (амортизацию) имущества;
• фактические денежные расходы, связанные с эксплуатацией.

Данный вопрос стороны должны согласовать письменно. Сделать это можно как при заключении трудового контракта, так и позднее в качестве дополнительного соглашения к нему.

И в том и в другом случае сторонам необходимо определить:

• имущество, которое будет эксплуатироваться, и его характеристики;
• основания владения имуществом (в собственности, на основании доверенности, договора и др.);
• порядок эксплуатации;
• срок эксплуатации;
• величину компенсации за эксплуатацию имущества;
• величину реальных затрат, связанных с такой эксплуатацией;
• документы, обосновывающие эксплуатационные затраты;
• порядок и сроки платежей.

Расчет размера компенсации за пользование личным автомобилем

При наличии необходимости в эксплуатации автотранспорта работника в хозяйственной деятельности компании работник и работодатель самостоятельно определяют величину компенсации и фактических денежных расходов, связанных с такой эксплуатацией.

Соглашением могут быть закреплены любые размеры компенсации за использование личного автомобиля. Как правило, это зависит:

• от степени износа автотранспортного средства;
• срока его полезной эксплуатации, который определяется на основании технической документации;
• активности эксплуатации (письмо Минфина РФ от 16.11.2006 № 03-03-02/275).

Расходы по эксплуатации автотранспортного средства (на приобретение горюче-смазочных материалов, топлива, комплектующих и расходных материалов, ремонт, обновление и т. п.) определяются и возмещаются на основании документов, обосновывающих эти затраты. Это могут быть:

• Путевой лист — документ, подтверждающий эксплуатацию автотранспорта в интересах компании. Форму документа компания вправе разработать самостоятельно с учетом положений закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
• Кассовые чеки АЗС.
• Отчеты сотрудника с приложенными чеками (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328).
• Журнал регистрации служебных передвижений.

ВАЖНО! Расходы работника как владельца автотранспорта (например, на техосмотр, уплату транспортного налога) работодатель не компенсирует.

Налогообложение компенсационных выплат

Подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) определено, что расходы компании на содержание служебного автотранспорта снижают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль. Освобождение от налогообложения возможно только при наличии документального подтверждения:

• служебной направленности передвижений;
• реально произведенных трат (ст. 252 НК РФ).

Однако величина расходов не должна быть больше норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Нормируется в этом случае общая сумма — компенсация и реальные эксплуатационные расходы (на горюче-смазочные материалы и т. д.).

Если размер компенсации за использование личного транспорта превышает нормативы, то сумма превышения в вышеназванные расходы не входит (письмо Минфина России от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050).

Выплаты, согласованные сторонами, не облагаются:

• НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 30.04.2015 № 03-04-05/25434);
• страховыми взносами (ст. 9 закона «О страховых взносах...» от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

При этом не имеет значения, что величина компенсации может быть больше установленных нормативов (постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06).

ВАЖНО! Компенсация за использование личного транспорта, если она выплачивается за периоды пребывания работника в отпуске, командировке или за периоды временной нетрудоспособности, не входит в расходы, снижающие налогооблагаемую прибыль компании (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).

Компенсация за автомобиль: нормы - 2018 — 2019

Предельные нормы компенсации за автомобиль в 2018 — 2019 году, применяемые для целей налогообложения, определяются, как и прежде, постановлением Правительства РФ «Об установлении норм...» от 08.02.2002 (в ред. от 09.02.2004) № 92. Зависят они от объема двигателя автотранспортного средства:

• до 2 000 куб. сантиметров — 1 200 руб. в месяц;
• более 2 000 куб. сантиметров — 1 500 руб. в месяц.

В эту сумму включаются фактические эксплуатационные расходы (ГСМ и т. д.).

Для федеральных государственных служащих предусмотрен иной подход (Правила выплаты компенсаций…, утв. постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563). Госслужащим, работа которых связана с регулярными рабочими поездками, назначение ежемесячной компенсации за использование личного транспорта осуществляется в размере, установленном решением работодателя на заявление конкретного работника, но в пределах, определенных в приложении к указанным Правилам.

Возмещение денежных расходов на приобретение ГСМ для госслужащих — это отдельные выплаты, которые должны подтверждаться соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Приказ на компенсацию за использование личного автомобиля

Назначение компенсации за использование личного транспорта в хозяйственной деятельности компании работникам производится приказом лица, руководящего этой компанией.

Допустимо закрепление правил выплаты компенсации в локальных нормативных актах компании.

Форму приказа каждая компания разрабатывает самостоятельно. Как правило, в нем указывают:

• фамилию, имя, отчество сотрудника, которому назначается компенсация;
• его должность;
• наименование и характеристики транспортного средства;
• условия выплаты компенсации (например, компенсация выплачивается в конце каждого месяца в твердой денежной сумме, фактические расходы — после представления необходимых документов).

Документами, обосновывающими издание приказа, являются:

• соответствующий пункт трудового контракта или дополнительное соглашение к нему;
• копия техпаспорта автотранспортного средства, заверенная в установленном порядке.

Налогообложение компенсационных выплат работнику при управлении транспортным средством по доверенности

Согласно пояснению контролирующих органов компенсация за использование работником личного транспорта в деятельности компании подлежит освобождению от налогов, только если речь идет об имуществе, принадлежащем работнику на праве собственности. Автотранспорт, которым работник пользуется по доверенности, к такому имуществу не относится.

В этом случае компенсационные выплаты:

• Не снижают налогооблагаемую прибыль компании.
• Облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Исключение: сотрудник использует транспорт, находящийся в собственности супруга (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49).
• Облагаются страховыми взносами (письмо Минтруда России от 26.02.2014 № 17-3/В-92).

Судебные органы придерживаются другого мнения на этот счет. Суды считают имущество личным, если оно принадлежит работнику на любом законном основании, в том числе на основании доверенности (постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2013 № А76-15748/2012, постановление 13-го ААС от 22.09.2014 по делу № А56-74147/2013). Такой же вывод содержится в определении ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14.

Компенсация за аренду автомобиля у сотрудника

Для того чтобы компания не была привязана к упомянутым выше нормам, эксплуатацию личного автотранспорта сотрудника можно оформить путем заключения договора аренды автомобиля.

Гражданское законодательство предусматривает 2 вида аренды транспортных средств:

• с экипажем (ст. 632 ГК РФ) — управляет и обслуживает автомобиль работник;
• без экипажа (ст. 642 ГК РФ) — управляют автомобилем и обслуживают его иные уполномоченные компанией лица.

Соглашение заключается письменно и не требует никакого удостоверения, регистрации (ст. 633, 643 ГК РФ).

Предмет соглашения (существенное условие) должен содержать сведения, однозначно идентифицирующие объект. Они зафиксированы в свидетельстве о регистрации ТС и паспорте ТС.

Если работник — не собственник автомобиля, то к соглашению надо приложить доверенность собственника, которая предоставляет возможность сдавать доверенное имущество в аренду.

К договору аренды без экипажа следует приложить также полис ОСАГО с изменениями (перечень конкретных лиц либо без ограничений).

Оба вида договора аренды являются реальными, поскольку условием их заключения, помимо согласования существенных условий, является передача арендодателем арендатору автотранспортного средства. Передача автомобиля осуществляется путем оформления акта приема-передачи. В нем должны были перечислены и совпадать с указанными в договоре основные характеристики автомобиля, а также описано его техническое состояние по результатам осмотра.

Налогообложение выплат по договору аренды

Руководствуясь подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, компания может отнести всю сумму арендных платежей к расходам, снижающим ее налогооблагаемую прибыль. Для этого, как и в случае с компенсацией, денежные расходы должны быть обоснованы и задокументированы.

Для работника-арендодателя выплаты по договору аренды являются доходом физического лица по гражданско-правовому договору. С этих доходов должен быть удержан НДФЛ по ставке:

• 13% — для налоговых резидентов;
• 30% — для нерезидентов (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Причем компания в данном случае выступает как налоговый агент (ст. 228 НК РФ) и обязана произвести все соответствующие перечисления в бюджет.

Страховые взносы на сумму арендных платежей не начисляются, как и на любые выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (ч. 2 п. 3 ст. 9 закона № 212-ФЗ, постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № А65-16395/2012).

Исключение — оплата услуг по управлению транспортом в договоре аренды с экипажем. В этом соглашении выплаты лучше разбить на составляющие:

• Арендные платежи.
• Оплата услуг по вождению. На эту сумму следует начислить страховые взносы, но только в ПФ РФ и ФФОМС. Взносы в ФСС России не начисляются на основании п. 3 ст. 9 закона № 212-ФЗ.

Транспортный налог платит собственник автотранспорта (ст. 357 НК РФ), однако стороны могут определить условие о частичном или полном участии компании в таких расходах.

Таким образом, законодательство РФ предусматривает различные варианты выплаты компенсации за использование личного транспорта работника в деятельности компании. В случае если расходы работника не выше законодательно установленных нормативов, то экономически оправданна будет компенсация в рамках трудовых правоотношений. В противном случае целесообразно заключить соглашение об аренде автотранспорта.