Ежеквартальные отчеты по выплатам подоходного налога, представляемые в ИФНЛ, нередко нуждаются в пояснениях. Поводы для подобных пояснительных писем могут быть различными. Рассмотрим, какие ситуации, связанные с новой формой отчетности, введенной в 2016 г., повлекут за собой обращение в налоговую инспекцию.

Отчетность по налогу на доходы физических лиц становится необязательной, если заработная плата не начислялась и не выплачивалась за текущий отчетный период. Ведь НК РФ (согласно п.2 ст. 230) обязывает подачу соответственных сведений работодателем, который исчисляет и удерживает налог на доходы своих работников.

Отсутствие данных для исчисления налога и, следовательно, для заполнения расчета 6-НДФЛ вполне понятно и оправданно, если за отчетный период:

• не началась трудовая деятельность;
• деятельность прекращена в году, предшествующему отчетному;
• организация исполняет сезонные работы, время для которых еще не наступило;
• в штате организации числится только директор, работающий без вознаграждения;

Об этих и подобных обстоятельствах необходимо своевременно уведомить ИФНС: выслать пояснительную записку или сдать форму нулевой отчетности, чтобы не вызывать лишних вопросов и не подвергнуться штрафному наказанию.

Оформление

Для оформления пояснительной записки нужен фирменный бланк организации с указанием ее главных реквизитов: полное наименование, почтовый адрес, номера телефонов, электронная почта, ИНН. Обязательны регистрационный номер, дата, подпись руководителя, печать предприятия. Текст записки кратко излагает причины, по которым организация свободна от обязанности предоставления отчета 6-НДФЛ за отчетный период.

Пояснение может выглядеть так, как представлено на образце по ссылке ниже. Также по ссылке ниже можно ознакомиться с другими образцами составления пояснений.

Случаи подачи отчётности с нулевыми показателями

В течении года могут возникнуть ситуации, когда при нулевых квартальных данных нельзя ограничиться подачей пояснительной записки по 6-НДФЛ, необходим именно отчет. Понятно, что если организация налог исчислила, но в отчетном периоде не выплатила (не был выплачен реальный доход работников), то расчет по налогу нулевым уже не будет. В этом случае отчитываемся перед контролирующим органом в обязательном порядке.

Как выполнить квартальный расчет по налогу, если заработная плата начислялась и выплачивалась один раз в течение всего года? Форма 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом, отражая всю начисленную и выплаченную сумму налога с начала текущего года. Поэтому:

• если выплаты производились только в 1 квартале, отчеты представляются ежеквартально.
• выплаты имели место во 2 квартале, значит, вместо отчета за первые 3 месяца в налоговую отправляется пояснительная записка, а за полугодие, 9 месяцев и за год — отчет.
• выплаты возникли в 3 квартале, следовательно, за 1квартал и полугодие нужен не отчет, а пояснительное письмо. А за следующие отчетные периоды необходимо представить отчеты.
• появление доходов и соответственных выплат только в 4 квартале освобождает от квартальных отчетов, (но не от пояснительных записок в налоговую), обязательным будет годовой отчет.

ВАЖНО: Налоговая не вправе отказаться от отчета с нулевыми показателями, о чем говорится в письме ФНС РФ от 4 мая 2016 г. Отметим еще один момент, когда стоит отправить в ИФНС не пояснение, а именно расчетный документ.

Тонкость заключается в том, что подача отчета с нулевыми данными иногда может оказаться уместной, если есть вероятность подготовки за этот период обновленной отчетности, содержащей сведения по выплате дохода. Тогда своевременно отправленный нулевой отчет можно будет дополнить уточненным, и он будет представлен как первичный. А это позволит уклониться от неизбежных штрафных санкций за непредставление отчета.

Многие считают не лишним застраховаться от возможной блокировки расчетного счета, отправляя в налоговую нулевые отчеты. Дело в том, что программа ИФНС не определяет причину непредставления отчета и блокирует счета автоматически.

Пояснительная записка в связи с ошибочным отчетом

Если налоговая инспекция обнаружила какие-либо несоответствия или противоречия в полученном отчете 6-НДФЛ, она потребует пояснений или внесения исправлений в расчетную форму. Необходимо будет представить исправленный отчет в течение 5 дней.

ВАЖНО: Ответ на требование инспекции имеет свои сроки, нарушение которых обернется начислением штрафных сумм.

Если налогоплательщик промедлил с объяснительным письмом более 5 дней, то его ожидает наказание в размере 5000 руб. Эта мера введена с 01.01.2017 г. (ст. 129.01 НК). Проигнорировали повторный запрос налоговой – сумма может вырасти до 20000 руб.

Когда проверка производится автоматически и формально, у налоговой инспекции могут возникнуть различные вопросы к налогоплательщику, если в результате обнаружилось, что:

• суммы начисленного, удержанного и перечисленного налога не совпадают;
• доход сотрудника значительно снизился по сравнению с предыдущим периодом
• расходятся показатели в форме 6-НДФЛ и 2-НДФЛ;
• произведенные вычеты необоснованны.

ВАЖНО: Поскольку установленного стандарта пояснительного письма не существует и содержание излагается произвольно, важно, чтобы оно было убедительным и мотивированным.

Причины для направления пояснительного письма

Назовем три наиболее распространенных повода для возникновения запросов со стороны налоговой инспекции, которые потребуют направления пояснительного письма:

1. Расхождение между суммами уплаченного и начисленного налога. Оно может возникнуть в результате ошибки в платежке или в самом расчете.
2. Неправильно указано КПП или ОКТМО в отчетном документе. Это зачастую происходит, когда подразделение ошибочно проставляет коды головной организации на своей отчетности.
3. Противоречия в датах расчета 6-НДФЛ (строки 100, 110,120).

Кроме того, камеральная проверка может обратить внимание на несоответствие между отчетностью предприятия (2-НДФЛ и 6-НДФЛ) и декларацией о доходах, предоставляемой самим работником – 3-НДФЛ.

Самостоятельное уточнение и исправление допущенных неточностей и технических ошибок до того, как они будут обнаружены инспектором, следовало бы взять за правило. В соответствии с Письмом ФНС от 12.08.2016 это оградит вас от штрафных санкций. Не медлите с пояснениями!

Конкретные примеры

Что только не случается в практике предоставления отчетности. Рассмотрим возможные конкретные случаи. Например, форма 6-НДФЛ составлена безукоризненно и вовремя сдана. При этом, как указывают Контрольные соотношения для проверки этой формы, исчисленный налог (строка 070), уменьшенная на сумму возвращенного налога (строка 090), не должен превышать сумму уплаченного налога, показанного в Карточке расчетов с бюджетом. Если ваша отчетность показывает обратное, инспектор будет иметь основания считать, что удержанная сумма лишь частично поступила в бюджет.

Еще одна допустимая ситуация: при уплате налога в платежном поручении неверно проставлен код ОКТМО. В результате автоматическая проверка обнаружила недоимку. Тут возникает необходимость пояснительной записки в ИФНС.

При ее составлении необходимо указать реквизиты платежного поручения, точное и полное наименование получателя и цифровой код, сообщить, что предприятие отправило заявление на уточнение платежа, сославшись на соответственную статью НК. Указать, что состоявшийся платеж должен быть учтен в Карточке расчетов налогоплательщика с бюджетом. Обязательно надо подчеркнуть, что номер счета Федерального казначейства и реквизиты банка были верно внесены в платежку. Следовательно, платеж фактически осуществлен, что исключает необходимость внесения исправлений в Расчет НДФЛ.

Ответственность

Вспомним, какие же нарушения установленных правил рассматриваются налоговой как непредставление отчета?

• сдача отчета позже установленного срока в отсутствие непреодолимых к тому препятствий;
• включение в отчет ошибочных, недостоверных данных в том случае, если отчитывающаяся организация не исправила ошибку до ее обнаружения налоговой инспекцией;
• ненадлежащий способ предоставления отчета на бумажном носителе, если число работников организации превышает 25.

Во всех этих случаях штрафные санкции, введенные с 01.01.2016, составят до 1 тыс. руб. за каждый месяц, считая от последней даты сдачи. Но если период просрочки составил более 10 дней, уже возможно применение такой меры как блокировка расчетного счета предприятия (согласно НК РФ ст.76 п.3.2). Кроме того, должностные лица также могут быть подвергнуты административному наказанию: штраф составит от 300 до 500 руб. на человека. С начала 2017 года нарушители могут понести еще более значительные убытки.

Обращение в ИФНС с пояснительной запиской может быть вызвано запросом инспектора, или быть самостоятельным решением исполнителя отчетности. Своевременная подача такого документа исключает осложнения в отношениях с налоговым органом и позволит целиком сосредоточиться на текущей работе.

В соответствии с действующим законодательством, фискальные службы не вправе устраивать камеральные проверки по отчетам 2-НДФЛ, поскольку последние не имеют статуса декларации. Они внимательно изучают содержимое представленных форм и при обнаружении спорных моментов и неточностей просят организацию представить письменное пояснение в налоговую по НДФЛ, образец которого находится ниже. Невыполнение требования грозит компании штрафами и проблемами с контролирующими органами.

Когда нужны письменные разъяснения?

Ситуации, в которых налоговики вправе требовать у организации пояснения, перечислены в статьях НК РФ: 88, 105.29, 25.14. На практике фискальные службы требуют письменного ответа по иным причинам. Если они не указаны в налоговом законодательстве, компания может проигнорировать запрос, не опасаясь штрафных санкций. Однако специалисты рекомендуют не делать этого: не получив нужных сведений, сотрудники ИФНС могут посетить предприятие с выездной проверкой.

Причиной для потребности в разъяснениях служит следующее:

• обнаружение несоответствия между трудовыми заработками работников и величинами совершаемых фискальных платежей;
• нестыковки между формой 2-НДФЛ, созданной организацией, и декларацией 3-НДФЛ, заполненной специалистом самостоятельно для получения вычета;
• несоответствие информации в справках и данных о среднем количестве персонала в организации, подаваемых компанией ежегодно;
• несовпадение показателей в формах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ;
• неправомерное использование работником налогового вычета;
• уменьшение фискальных поступлений от персонала конкретной фирмы, если масштаб снижения по сравнению с предыдущим периодом превышает 10%.

Основание для запроса – любые нестыковки между отчетами, отмеченные неточности и противоречия. Игнорировать обращение фискальных служб не следует: с начала января 2017 года в Налоговый Кодекс внесены правки (ст. 129.1), вводящие материальную ответственность за недачу пояснений. Первый прецедент карается штрафом в 5 тыс. рублей, повторное «молчание» – в 20 тыс. рублей.

Как написать пояснение в налоговую по НДФЛ

Законодательство дает налоговому агенту на написание пояснений пять дней с даты отправки запроса. Унифицированной формы для ответа не существует, он пишется в произвольном содержании. Главное – чтобы ответ был убедительным и обоснованным, давал исчерпывающую информацию по заданному вопросу.

Допустим, в фискальной отчетности обнаружена неточность, вызванная человеческим фактором: неверно указана величина начисленного НДФЛ или произведенного фискального платежа, размер вычета, величина оклада трудоустроенного специалиста. В пояснительном документе необходимо указать, что причиной неточности оказалась банальная описка. К нему прилагается новый отчет с внесенными коррективами.

Пояснения в налоговую по НДФЛ: образец:

Главе налоговой службы №3 по г. Москве

От ПАО «Спецторг»

7701518772/ 770112155

Рег. № 56781457895211

В ответ на требование №… от дд.мм.гггг сообщаем следующее:

В представленной справке 2-НДФЛ на Петрова А.А. была допущена техническая ошибка, в результате которой возникла разница между суммами начисленного и уплаченного за 2016 год налога. НДФЛ с дохода Петрова А.А. был перечислен в государственный бюджет своевременно и в полном объеме.

Скорректированная справка 2-НДФЛ была предоставлена в ИФНС дд.мм.гггг.

Приложение: Копия справки 2-НДФЛ на Петрова А.А.

Главный бухгалтер Иванов Б.Б.

Иная ситуация – расхождение между данными формы 2-НДФЛ и декларации, поданной самим гражданином. При создании последней работник может указать поступления из иных источников, помимо заработной платы. Работодатель не обязан знать всю «подноготную» сотрудника. В пояснениях он указывает, что сведения, направленные в ИФНС ранее, верны, а информация о иных поступлениях специалиста у компании-нанимателя отсутствует.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Пояснение по страховым взносам необходимо писать в том случае, если из налоговой структуры в адрес компании поступил соответствующий запрос.

В каких ситуациях приходят требования о даче пояснений

Письма из налогового ведомства о пояснениях по начисленным и оплаченным страховым взносам – не такая уж и редкость. Обычно они бывают вызваны тем, что инспекторам налоговой что-то не понравилось в переданной им отчетности, например, они нашли в поданных организацией документах несоответствия с собственными данными, или же обнаружили каких-либо ошибочные или недостоверные сведения. В частности, сомнения могут вызвать ситуации, когда произошло заметное понижение заработной платы работника в сравнении с прошлыми годами, когда в справке 2-НДФЛ сумма не тождественна «ушедшей» в бюджет налоговой выплате или же обнаружилось несовпадение показателей в справках 2-НДФЛ и форме 6-НДФЛ и т.д.

При этом главные параметры, на которые обращают внимание налоговики при контроле за страховыми взносами – это общая сумма выплат, осуществленных организацией за своих работников.

В какие сроки нужно дать пояснение

Пояснительную записку, по закону, необходимо предоставить в налоговую службу не позже, чем через пять дней после получения соответствующего требования. Отправить ее нужно именно в ту налоговую инспекцию, из которой пришел запрос.

Разрешенные способы отправки

Передать в налоговую пояснение можно двумя путями. Если компания использует электронную форму отчетности, то и пояснение нужно передавать таким способом, в противном случае оно не будет даже рассматриваться.

А вот если предприятие пользуется правом подачи отчетности на бумажных носителях, то сформировать пояснение можно на бумаге и затем отнести в налоговую лично. Не получается лично – не проблема, можно отправить документ через доверенное лицо (при условии, что у того будет на руках нотариально заверенная доверенность) или же по обычной почте – датой подачи пояснения в этом случае будет считаться то число, когда письмо было принято работником почтовой службы.

Что будет, если не отвечать на требование о пояснениях

Иногда работники организаций по каким-то своим соображениям не считают нужным отвечать на письма из налогового органа или же по рассеянности просто забывают это сделать. Ранее никаких санкций за это законодательством предусмотрено не было, но с 1 января 2017 года налоговики получили право штрафовать предприятия за непредоставление пояснений.

При этом штраф достаточно крупный: на первый раз он составляет 5 тыс. рублей, а вот если налоговый агент повторно допустит такое нарушение, сумма возрастет уже до 20 тыс. рублей.

Кроме того, не следует забывать и о том, что работники надзорного ведомства могут по-своему истолковать молчание налогоплательщика, вследствие чего может произойти постановка предприятия в график ближайших выездных налоговых проверок. А это уже более серьезная опасность, ведь по итогам таких контрольных мероприятия, компании нередко подвергаются более серьезному административному наказанию (особенно актуально, учитывая, что некоторые огрехи есть в работе практически любой организации).

Как писать пояснение

Пояснение по страховым взносам можно писать в произвольном виде – унифицированного его стандарта нет. При этом рекомендуется, чтобы его структура и содержание соответствовали нормам и правилам, принятым для деловых бумаг.

Очень важно, чтобы в пояснении были четко описаны причины проблемы, в связи с которой представители налоговой службы обратились в компанию. Их нужно не только обозначить, но и аргументировать. При этом доказательная база должна заключаться не только в словах, но и наличии соответствующих подтверждающих бумаг.

Как оформить пояснение на бумажном носителе

Для пояснений можно взять обычный лист бумаги или же бланк с фирменными реквизитами, при этом лучше не писать их от руки, а напечатать на компьютере. После окончательного формирования документ нужно обязательно подписать – хорошо, если в документе будет два автографа: директора и главного бухгалтера. Делать пояснение следует в двух идентичных экземплярах, один из которых надо отправить по месту требования, а второй оставить у себя. Если в учетной политике предприятия есть указание на использование печати в его текущей деятельности, письмо следует завизировать с ее помощью. В журнале исходящей документации надо поставить отметку об отправленном пояснении (указав его номер и дату).

Образец пояснения в налоговую

Если вам пришло требование от налоговой дать пояснение по поводу страховых взносов, а вы никогда раньше таких документов не делали, посмотрите приведенный ниже пример и прочитайте комментарии к нему – с их помощью у вас наверняка получится сформировать нужное вам письмо.

1. Первым делом укажите в пояснении адресата, т.е. ту налоговую инспекцию, для которой предназначено пояснение. Затем более подробно внесите сведения об организации: напишите ее название, реквизиты, контактные данные (адрес, телефон), обязательно отметьте исходящий номер послания. После этого можете переходить к основному разделу.
2. Сначала дайте тут ссылку на номер и дату требования, которое пришло из надзорного органа, затем начинайте формулировать собственно пояснения. В каждой конкретной ситуации они зависят от того, какие именно обстоятельства привели к вопросам специалистов налоговой службы. Но в любом случае дайте объяснение как описательно, (например, если к ошибке привели технические проблемы или неправильная работа бухгалтера, так и напишите), так и документально.
3. Ссылаясь на документы, укажите их номера и дату создания. Если причина, в связи с которой у налоговиков возникли вопросы, уже была исправлена, обязательно это отметьте, как и то, что в дальнейшем примете все меры по недопущению подобных ситуаций.
4. В заключение обязательно подпишите бланк.

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей.

Счет-фактура: строку «идентификатор госконтракта» можно не заполнять

С 01.07.2017 года в счетах-фактурах появилась новая строка 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)». Естественно, заполнять этот реквизит нужно лишь при его наличии. В противном случае эту строку можно просто оставить пустой.

Штраф за представление пояснений по НДС не по установленной форме можно оспорить

Налогоплательщики, обязанные сдавать НДС-декларацию в электронном виде, и пояснения к ней в ответ на требования налоговиков должны направлять по ТКС. Существует утвержденный формат для таких электронных пояснений. Но как следует из недавнего решения ФНС, даже если пренебречь установленным форматом, штрафа быть не должно.

Пояснение в налоговую по 6-НДФЛ: образец

Пояснение по ошибочному отчету

Налоговый агент может получить от своей инспекции требование представить пояснения или внести исправления в форму 6-НДФЛ в связи с выявленными ошибками, противоречиями или несоответствиями. Если налоговый агент обнаружил, что в сданном Расчете действительно содержатся ошибки, в течение 5 рабочих дней он должен сдать уточненный Расчет (п. 3 ст. 88 НК РФ). Дополнительные пояснения в налоговую инспекцию при этом представлять не обязательно.

Пояснение по другим причинам

Возможна ситуация, что форма 6-НДФЛ составлена без ошибок, но по результатам камеральной налоговой проверки инспекция выявила какие-либо несоответствия. К примеру, в соответствии с сумма удержанного налога (строка 070 Расчета), уменьшенная на сумму налога, возвращенную налоговым агентом (строка 090 Расчета), не должна быть больше суммы уплаченного налога, отраженного в Карточке расчетов с бюджетом налогового агента. Иначе налоговая инспекция посчитает, что удержанный НДФЛ был не полностью уплачен в бюджет.

Но возможна ситуация, когда налоговый агент, к примеру, в платежном поручении неверно указал ОКТМО и автоматическая проверка своевременности уплаты налога налоговым агентом выявила недоимку. В этом случае пояснение в налоговую инспекцию может выглядеть