Срок хранения кассовых документов отличается от подобных сроков, установленных для другой документации предприятия. Из данной статьи вы узнаете, сколько хранить кассовые документы.

Какие документы являются кассовыми

В 2019 году кассовые операции сопровождаются оформлением следующих документов:

• ПКО (приходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при поступлении денежных средств (ДС) в кассу. Возможно составление одного кассового ордера за день, если получение наличности оформляется кассовым чеком (при наличии кассы) или бланком строгой отчетности (БСО).
• РКО (расходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при расходовании ДС из кассы. Кассир после идентификации личности получателя наличных по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, выдает деньги по РКО, подписанному главным бухгалтером. Руководитель подписывает РКО только в случае, если в штате организации нет главного бухгалтера (бухгалтера). Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
• Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
• Книга учета — документ, который формируется лишь тогда, когда на предприятии существует несколько кассиров, и служит для отражения передачи ДС от старшего кассира младшему. Данные в книге отражаются в течение смены и заверяются подписями обеих сторон.
• Платежная и расчетно-платежная ведомости — они составляются для осуществления выплат сотрудникам (оплаты труда, стипендии и т. п.).

Все вышеперечисленные документы можно вести как на бумажных, так и на электронных носителях.

ВАЖНО! Строго говоря, из этого перечня к кассовым документам относятся только приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Остальные вышеперечисленные документы, к кассовым документам не относятся, хотя и применяются при оформлении кассовых операций.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

О необходимости соблюдения кассовой дисциплины читайте в статье «А ваша кассовая дисциплина в порядке?» .

Сколько лет хранить кассовые документы

Бухгалтерское и налоговое законодательство имеют разные точки зрения на сроки хранения кассовых документов.

Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) говорит о том, что документы с отражением данных бухгалтерского и налогового учета нужно хранить 4 года. Такие же сроки им установлены для документов, которыми отражаются доходы и расходы предприятия.

Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Сколько наличных оставить в кассе

Лимит остатка наличных в кассе все теперь устанавливают сами, но не какой захочется, а рассчитанный по формулам, утвержденным ЦБприложение к Положению ЦБ от 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение) . Несмотря на их кажущуюся простоту, расчет лимита вызывает много вопросов. На них мы и ответим, но прежде скажем, почему важно рассчитать лимит правильно.

Налоговики при проверке пересчитают лимит. Если вы допустили в его расчете ошибку, они сравнят суммы остатка в кассе с величиной «исправленного» ими лимита и за его превышение оштрафую тч. 1 ст. 15.1 , ч. 1 ст. 23.5 , ч. 1 ст. 28.3 КоАП РФ .

Штраф за накопление в кассе наличных сверх лимита составляе тч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ :

• для организаций - от 40 000 до 50 000 руб.;
• для руководителей и предпринимателе йпримечание к ст. 2.4 КоАП РФ - от 4000 до 5000 руб.

Штрафа не будет, если лимит превыше нп. 1.4 Положения :

• в дни выдачи зарплаты, пособий и других подобных выплат (точный срок выплаты устанавливает директор в пределах 5 рабочих дней, включая день получения наличных в банк еп. 4.6 Положения );
• в те выходные и праздники, когда у вас были кассовые операции.

Оштрафовать вас могут в течение 2 месяцев со дня, когда был превышен лими тст. 4.5 КоАП РФ .

Выбираем расчетный период и способ расчета лимита

Рассчитывают лимит исходя из движения наличных за какой-либо период в прошлом. Этот период называется расчетным, и его вы выбираете сами. Ограничена только его продолжительность - максимум 92 рабочих дня вашей организации, так что при желании можно взять и 1 день. А давность периода никак не ограничена - хоть несколько лет назад.

Можно взять такой период, в котором ситуация с движением наличных у вас аналогична текущей. Если же у вас задача установить лимит как можно больший, подберите 1 день с максимальными показателями.

Есть два способа расчета:

• <или> исходя из вашей наличной выручки за расчетный перио дч. I приложения к Положению ;
• <или> исходя из ваших наличных расходов за расчетный перио дч. II приложения к Положению .

Вновь созданные организации берут для расчета ожидаемый объем поступления или расходования наличных.

Как видим, в отношении расчетного периода все оставлено на ваше усмотрение. А вот по другим показателям, участвующим в расчете лимита, проверяющие вполне могут найти повод придраться. И, как показывают письма наших читателей, именно с ними связано большинство вопросов.

Рассчитываем лимит исходя из наличной выручки

Напомним формул уч. I приложения к Положению :

Период между инкассациями - в рабочих днях вашей организации

В. А. Холмина, г. Москва

Количество каких рабочих дней учитывает показатель Nс: самой организации или по общему производственному календарю (с выходными в субботу и воскресенье)? Работаем 7 дней в неделю, по договору с инкассаторами выручку в банк сдаем раз в неделю по средам. Не скажет ли налоговая, что Nc в расчете лимита должен быть 5 дней, а не 7?

: Nc нужно посчитать в рабочих днях вашей организации. При ином подходе получится, что при обычных для вас объемах выручки, учтенных при расчете лимита, он каждый раз будет оказываться превышенным уже во вторник. И тогда реальное количество дней между сдачами выручки в банк будет меньше того, исходя из которого рассчитан лимит.

Не имеет значения, как часто вы сдавали выручку раньше

К.Б. Тропарева, г. Клин

Мы всегда сдавали выручку с разной периодичностью: то раз в 3 дня, то каждый день, то раз в 10 дней, то ни разу за целый месяц. Как определить Nc?

: Для расчета лимита совсем не важно, как часто вы сдавали выручку раньше и сдавали ли ее вообще (не секрет, что многие постоянно «выдают» сверхлимитный остаток под отчет директору). Ведь Положение не обязывает брать показатель периодичности сдачи выручки в банк за какой-то период в прошлом. Руководитель может установить любой интервал в пределах 7 (14) рабочих дней.

Nc может не совпадать с реальным интервалом между инкассациями

Н.В. Хромская, г. Тверь

Мы сдаем выручку ежедневно, это указано и в нашем с банком договоре на расчетно-кассовое обслуживание. А Nс мы взяли 3 дня - директор хочет, чтобы была возможность оставлять иногда в кассе побольше денег. Наш лимит рассчитан неправильно и нас могут оштрафовать?

: В такой ситуации штрафа не должно быть. Как мы уже сказали, Положение позволяет директору установить специально для расчета лимита такую периодичность сдачи денег в банк, какую он считает нужной с учетом разных факторов, список которых открыты йч. I приложения к Положению . Среди них режим рабочего времени, организационная структура, ваше местонахождение, а также специфика вашей деятельности, к которой можно отнести все что угодно. Пример такого фактора - 24-ча -совой режим работы. Ведь в круглосуточных магазинах с момента сдачи денег банку до конца суток порой набирается приличный объем выручки, который может и не поместиться в лимит, рассчитанный исходя из однодневного интервала.

Вместе с тем не исключено, что инспекторы станут ориентироваться на промежуток, указанный в договоре с банком, и пересчитают лимит исходя из него.

Сдаете выручку неравномерно? Возьмите максимальный интервал

Т.Г. Белочкина, г. Санкт-Петербург

Мы работаем 7 дней в неделю, инкассируем выручку в понедельник и в четверг, то есть с интервалами 3 и 4 рабочих дня попеременно. Нужно определить лимит исходя из среднего Nс = 3,5 дня?

: Лучше в таких ситуациях взять максимальный из интервалов - у вас это 4 дня. Иначе вы можете столкнуться с постоянным превышением лимита на четвертый день. Кстати, количество дней между сдачами наличных в банк введено в формулу как раз для того, чтобы при обычных для вас объемах выручки лимит не оказывался превышенным до сдачи денег по установленному у вас графику.

Так же лучше поступить, если у вас есть обособленные подразделения без банковских счетов, выручка из которых инкассируется с разными промежутками: например, из одного магазина - раз в 2 дня, а из второго - раз в 7 дней. Лучше взять для расчета лимита самый длинный из промежутков, в нашем примере - 7 дней. Ведь если вы посчитаете лимит исходя из двухдневного интервала, то уже на третий или четвертый день он может оказаться превышенным за счет наличных, накопившихся за эти дни во втором магазине. И тогда их придется досрочно везти в банк.

Новым ОП - лимит исходя из ожидаемых поступлений

К.Д. Полетаев, г. Самара

Раньше была возможность установить лимит исходя из планируемого увеличения выручки. Например, предполагаем открыть два новых магазина и банк по нашей просьбе мог включить в расчет лимита ожидаемую от них выручку. А теперь так можно делать?

: Все зависит от того, какими обособленными подразделениями будут новые магазины:

• <или> имеющими свои банковские счета. Лимит для таких подразделений устанавливают по тем же правилам, что и для организаци йп. 1.2 Положения . А поскольку вновь созданные организации рассчитывают лимит исходя из ожидаемой выручк ич. I приложения к Положению , то и новому подразделению нужно установить лимит так же;

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Новый лимит можно устанавливать так часто, как захочется - хоть каждый день. Поэтому периодически его можно корректировать, если размер наличной выручки будет меняться.

• <или> не имеющими своих расчетных счетов. Тогда своего отдельного лимита у них не буде тп. 1.3 Положения и ожидаемую от них выручку не получится включить в расчет общего лимита, который нужно определить исходя из прошлых поступлений. Но как только у новых магазинов появится первая выручка, вы можете с ее учетом установить лимит для организации в целом - хоть со дня, следующего за первым днем их работы. И затем, с ростом выручки, устанавливать новый лимит так часто, как это потребуется.

Все, что не выручка, в расчет не идет

М.Е. Звонкин, г. Липецк

У нас хоть и не новая организация, но выручки до сих пор не было, зато учредитель вносил крупные суммы наличных на покупку оргтехники. Можно исходя из этих сумм рассчитать лимит?

: Нельзя. Положение позволяет рассчитать лимит исходя только из тех наличных поступлений, которые являются выручкой от реализации товаров, работ или услуг. Также в расчет лимита не входят авансы в счет будущих поставок, безвозмездно полученные деньги, займы и проценты по ним, возврат подотчетных денег, членские взносы (у некоммерческих организаций), вклады в имущество ООО, дивиденды и т. д.

Поэтому раз выручки у вас ни разу не было, вы должны определить лимит исходя из объема наличных расходов за выбранный вами расчетный перио дч. II приложения к Положению .

Рассчитываем лимит исходя из наличных расходов

Напомним формул уч. II приложения к Положению :

На частоту сдачи наличных в расчетном периоде не смотрим

М.К. Ревякина, г. Воронеж

Считаем лимит исходя из расходуемых наличными сумм. За расчетный период берем май и июнь 2011 г. Но в мае деньги получали в банке с разными интервалами: бывало, каждый день, бывало, через день и через два, а в июне вообще ни разу! Как мне вычислить Nn?

: Реальные интервалы между получением денег в расчетном периоде тут не имеют значения. Показатель Nn устанавливает руководитель по своему усмотрению. Но если у вас установлена какая-то определенная периодичность получения денег, лучше ориентироваться на нее.

«Подотчет» на корпоративные карты - тоже выдача наличных

В.Л. Коляда, г. Владимир

У нас вся выручка - безналичная, по чеку в банке ничего не получаем. Деньги под отчет выдаем через карты, а неиспользованный остаток работники вносят в кассу наличными. Неужели лимит - ноль и придется чуть ли не каждый день возить сдаваемые подотчетниками деньги в банк?

: Все зависит от того, что за карты вы используете для выдачи денег под отчет:

• <если> зарплатные карты работников, то суммы, выданные под отчет через них, увы, включить в расчет лимита не получится. Ведь в этом случае вы выдаете их путем безналичного перевода работнику;
• <если> корпоративные (открытые к карточному счету вашей организации), то безналичного перевода денег работнику не происходит - он фактически получает наличные со счета организации. Можно рассматривать это как выдачу наличных ему под отчет и включить такие суммы в расчет лимита. Ведь в Положении не указано, что при расчете лимита учитываются только те суммы наличных, которые выданы именно из кассы, - в формулу нужно подставлять «объем выдач наличных денег »ч. II приложения к Положению .

Все «незарплатные» выплаты работникам - в расчет лимита

Д.М. Карпенина, г. Тюмень

При расчете лимита исходя из объема выданных денег нужно исключить из него зарплату, стипендии и другие выплаты работникам. Относится ли к этим «другим» арендная плата за автомобиль, выплачиваемая сотруднику организации?

: Эти выплаты нужно включить в расчет лимита (если они были в расчетном периоде, конечно). Ведь в Положении расшифровано, что считать другими выплатами работникам, помимо зарплаты и стипендий, - это выплаты, «включаемые в фонд заработной платы», и выплаты социального характера (то есть пособия)п. 1.4 Положения . Выплаты по любым гражданско-правовым договорам не относятся ни к тому ни к другому.

Нужны деньги в кассе, а лимит посчитать не из чего? Все в ваших руках

Л.Н. Будинская, г. Москва

Наличной выручки не было, из кассы выдаем только зарплату, больничные, отпускные и т. п., а они в расчет лимита не входят. Получается, что лимит нулевой. Но у нас каждую неделю кто-то уходит в отпуск, а бывает, и внезапно увольняется. Неужели по каждой расчетной ведомости мне ездить в банк за деньгами? Можем ли мы постоянно держать в кассе сумму на случай таких выплат? Как нам установить ненулевой лимит?

: Во-первых, вы можете создать движение наличных, необходимое вам для установления лимита. Ведь расчетным периодом может быть и 1 день. То есть на нужную вам сумму выдайте «незарплатные» наличные из кассы. Лучше на приобретение товаров, работ или услуг, а не просто с последующим возвратом неиспользованных подотчетных сумм. Ведь налоговики могут заявить, что деньги не были потрачены и поэтому их нельзя учитывать при расчете лимита. Помните о лимите расчетов наличными с юрлицами и ИП - 100 000 руб. по одной сделк еУказание ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У .

Во-вторых, сверхлимитные деньги на прогнозируемые «зарплатные» выплаты работникам, в частности на отпускные, вы можете получить заранее и держать в кассе до 5 рабочих дней, включая день получени япп. 4.6 , 1.4 Положения .

Пересчет лимита

Лимит вместе с выручкой не уменьшается

К.О. Залеская, г. Ярославль

Если у нас существенно упал объем выручки по сравнению с тем, исходя из которого был установлен лимит, обязаны ли мы его пересчитать и установить новый, уменьшенный?

: Такой обязанности у вас нет, и вы можете продолжать работать с прежним лимитом. Это подтвердил и ЦБПисьмо ЦБ от 15.02.2012 № 36-3/25 .

Кстати, нет обязанности пересчитывать лимит и в других ситуациях:

• лимит установлен исходя из объемов наличной выручки, а потом все расчеты с покупателями перевели на безналичную форму и остались только наличные расходы;
• лимит рассчитали исходя из наличных расходов, поскольку до этого не было наличной выручки, но потом она появилась;
• при создании организации лимит был установлен исходя из ожидаемой выручки либо расходов, которые в действительности оказались намного меньше;
• при создании организации установили лимит исходя из ожидаемых расходов, а потом у нее появилась наличная выручка.

Во всех этих ситуациях вы вправе пользоваться установленным лимитом до тех пор, пока сами не захотите его изменить.

Соблюдаем формальности

Нулевой лимит тоже требует приказа

Р.П. Бездорожная, г. Ростов-на-Дону

Утверждение лимита - это обязанность или право организации? У нас деньги в кассе не остаются, все сдаем в конце дня в банк, и лимит получается нулевым. Директор все равно должен написать приказ?

: Без лимита могут обойтись только те, у кого вовсе не бывает кассовых операций, то есть поступления наличных в кассу и/или выдачи из не еп. 1.1 Положения . Для всех остальных лучше установить лимит.

Вместе с тем имейте в виду: инспекторы вправе требовать документ об установлении лимита при кассовых проверка хподп. «х» п. 29 Регламента, утв. Приказом Минфина от 17.10.2011 № 133н . И если вы его не представите, могут попытаться оштрафовать вас за непредставление сведени йст. 19.7 КоАП РФ . Штраф, конечно, можно попытаться оспорить (ведь нельзя представить то, чего у вас нет), но проще все-таки сделать приказ хотя бы о нулевом лимите.

Обязанности сдавать наличные в банк каждые 7 (14) дней нет

Г.С. Крымова, г. Краснодар

Мы до сих пор деньги в банк не сдавали, а выдавали все сверхлимитные средства под отчет. А в новом Положении черным по белому написано, что промежуток между сдачами выручки в банк не может быть больше 7 рабочих дней. Получается, что теперь мы каждые 7 дней обязаны возить наличные в банк, даже если остаток меньше лимита?

: Спешим вас успокоить - такой обязанности у вас нет. Ограничение в 7 рабочих дней существует исключительно в целях расчета лимита.

А сдавать наличные в банк нужно только в одном случае: если остаток в кассе превысил лими тп. 1.4 Положения (сдать можно только превышающую лимит сумму). И неважно, сколько к этому моменту прошло дней с предыдущей сдачи денег в банк.

Что указать в приказе о лимите

О.Т. Краснова, г. Брянск

Нужно ли расчет лимита по формуле приводить в распорядительном документе о его утверждении или достаточно указать в нем величину лимита?

: Положение оставляет это на ваше усмотрение. Мы советуем сделать расчет лимита приложением к такому приказу (распоряжению). Тогда проверяющим сразу будет ясно, как получился ваш лимит. В ином случае они потребуют у вас пояснени яп. 7 Регламента, утв. Приказом Минфина от 17.10.2011 № 133н и вам все равно придется составлять для них расчет.

Тем же приказом лучше установить показатель Nc или Nn. Если использованный в расчете лимита промежуток между инкассациями не совпадает с фактическим либо закрепленным в договоре с банком, то лучше в приказе обосновать, почему вы выбрали интервал, не совпадающий с фактическим.

Ваш банк за городом? Проверьте, есть ли в черте города другие банки

П.Ф. Шаинская, г. Химки

Наша организация находится в Московской области, и, хотя в нашем городке есть один банк, мы пользуемся услугами другого банка, в Москве. Сдаем в него выручку раз в 2 недели. Можем ли мы для расчета лимита взять интервал в 14 дней?

: Налоговики будут читать Положение буквально. А по Положению расчет лимита исходя из 14 дней допустим в единственном случае: когда в вашем населенном пункте вообще нет ни одного банка. И если вы не готовы спорить с ними в суде, лучше рассчитать лимит исходя из 7 дней. Чтобы он получился побольше, примите за расчетный период 1 день - тот, за который выручка у вас была максимальная.

Как установить лимит фирме, не работающей с момента создания

С.Ю. Петракова, г. Москва

Организация была создана в сентябре 2011 г., но никакой деятельности до сих пор не вела. Сейчас начинаем работать. Могу ли я установить лимит исходя из ожидаемой выручки?

: Нет, ведь так рассчитывать лимит позволено только вновь созданным организация мч. I приложения к Положению . Это означает, что лимит исходя из ожидаемой выручки может быть установлен лишь со дня регистрации юрлица. Поскольку ни наличных поступлений, ни наличных расходов у вас до сих пор не было, то на данный момент лимит у вас равен нулю.

В приказе о лимите не нужны цели расходования

С.А. Пинченко, г. Солнечногорск

Нужно ли при утверждении лимита указать и цели расходования наличных из кассы, как это раньше делал банк?

: Не нужно. Достаточно того, что все возможные направления расходования наличной выручки закреплены в Указании ЦБ № 1843-У. И обратите внимание: эти ограничения касаются только выручки. Все остальные наличные (к примеру, снятые с расчетного счета, полученные в качестве займа) вы можете расходовать, как сочтете нужным.

Как такового штрафа за нецелевое расходование наличной выручки (например, на погашение займа) нет. Однако если величина остатка в кассе вместе с выданной в этот день «нецелевой» суммой превышает лимит, налоговики могут оштрафовать вас за нарушение порядка хранения свободных наличных дене гст. 15.1 КоАП РФ ; п. 1.4 Положения . Они рассудят, что вы обязаны были сдать сверхлимитную сумму в банк, поскольку не имели права выдавать ее в погашение займа. И суд может занять их сторон уПостановление ФАС ЦО от 29.08.2008 № А09-1519/08-20 .

Лимит меньше расчетного устанавливать можно, но не нужно

К.Б. Светлова, г. Орел

Рассчитала по формуле лимит - получилось 90 130 руб. Но нам столько денег в кассе не нужно. Можем ли мы установить меньший лимит?

: По правилам вы должны установить лимит, равный 90 130 руб. Но если установите меньший, вам ничего не будет. Ведь штраф возможен только за превышение лимита, причем именно того, который получается по формуле. Но мы так поступать не советуем. Ведь запас лимита в случае непредвиденных ситуаций не помешает. А наличку, которая на данный момент в кассе не нужна, вы всегда можете сдать в банк, даже если ее сумма значительно меньше лимита.

Как видим, в расчете лимита многое оставлено на усмотрение самих организаций. Но некоторые неоднозначные формулировки Положения могут вызвать споры. Как будут понимать их налоговики на местах, сейчас предсказать сложно. Поэтому, когда острой потребности в наличных нет и не предвидится, лучше при очередной сдаче денег в банк не оставлять в кассе лишнего.

К работе фирмы с наличностью и кассовым операциям законодатель предъявляет особые требования. Поэтому и кассиры, и бухгалтеры должны тщательно их соблюдать, чтобы визит милиции или налоговиков не обернулся неприятным сюрпризом.

Сколько денег хранить в кассе

Фирма может хранить деньги в кассе в пределах лимита, который установил ей банк. Причем согласно Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 г. № 14-П (далее - Положение № 14-П) лимит кассы необходимо согласовывать с банком ежегодно. Если к концу рабочего дня у компании оказалось денег больше, чем установлено, то «лишние» деньги фирма обязана сдать в банк.

Сверх установленного лимита фирма может хранить только деньги на заработную плату и выплаты социального характера. Однако срок хранения не должен превышать трех дней, включая день, когда деньги были получены в банке (п. 2.6. Положения № 14-П, п. 9 Порядка ведения кассовых операций утв. ЦБ 22 сентября 1993 г. № 40). Фирмы не имеют права накапливать в кассе наличность сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда (п. 7 Порядка ведения кассовых операций). Таким образом, если к вам поступила наличная выручка, и тем самым лимит кассы оказался превышен, то излишки средств необходимо сдать в банк - даже если на следующий день предстоит выплачивать зарплату.

Разделение обязанностей

Проверку кассовой дисциплины производят банки, а укомплектованность и защищенность помещения кассы - милиция. Протоколы же об административной ответственности составляют только сотрудники милиции и налоговые органы (по сообщениям банков). Правда, налоговики могут счесть, что они тоже вправе производить подобные проверки, но с этим можно поспорить в суде.

Кто проверяет кассу

Согласно Порядку ведения кассовых операций контроль за ними ведут банки (п. 41 Порядка). Однако его сотрудники не могут составлять протоколы о нарушениях - таким правом располагают только органы милиции и налоговики (п. 1, 2 ст. 28.3 КоАП). Они же должны рассматривать материалы проверки и выносить постановление о штрафах (ст. ст. 23.5, 23.3 КоАП).

Следует отметить, что сотрудники милиции тоже имеют право прийти в компанию с проверкой. Но проверять они могут только то, что входит в сферу их компетентности: «техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей» (п. 42 Порядка).

Существуют так называемые «Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий» (Приложение № 3 к Порядку ведения кассовых операций). Согласно этому документу руководитель фирмы обязан обеспечить следующие условия хранения денег в кассе:

• помещение кассы должно быть изолированным;
• кассу следует располагать на промежуточных этажах (если здание многоэтажное);
• касса должна закрываться на две двери: «...внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы»;
• необходимо оборудовать специальное окошко для выдачи денег;
• помещение должно располагать сейфом или металлическим шкафом для хранения денег, «...в обязательном порядке прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами»;
• необходимое условие - наличие огнетушителей.

Как видно из этого списка, найти нарушения в порядке хранения денег несложно. Поэтому шансы на то, что посещение фирмы сотрудниками милиции приведет к штрафу, очень высоки.

Проблема личных денег

Многие фирмы считают, что личные деньги можно хранить в сейфе фирмы. Достаточно только заключить договор хранения между фирмой и владельцем наличности, прописать в нем переданную сумму, оговорить срок хранения и брать с поклажедателя (того, кто хранит деньги) оплату. Конечно, с точки зрения Гражданского кодекса так поступить можно, ведь договор хранения - один из видов гражданско-правовых договоров, и стороны свободны в его заключении.

Но нужно учитывать и то, что фирма, которая ведет кассу, должна исполнять Порядок ведения кассовых операций. Пункт 29 Порядка разъясняет, что касса - это изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.

В кассе деньги должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Таким образом, кассой считается не просто сейф, а именно помещение, где он расположен. Далее, в пункте 30 Центральный банк указывает, что хранить в кассе личные деньги и другие ценности, которые не принадлежат фирме, запрещено.

Тогда встает вопрос, а можно ли хранить деньги в другом помещении - например, в кабинете директора. Теоретически ни Порядок ведения кассовых операций, ни Положение № 14-П этого делать не запрещают. Однако на практике деньги скорее всего изымут и в дальнейшем придадут им статус «неоприходованных». Так что доказывать, что эти деньги личные, а не принадлежат фирме, придется в суде.

Каков предел расчета наличными

Фирмы должны соблюдать не только лимит кассы, но и предельный расчет наличными с другими фирмами или индивидуальными предпринимателями. С 22 июля 2007 г. Центральный банк установил новый предел расчетов наличными, который составляет 100 000 рублей (Указание ЦБ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Следует напомнить бухгалтеру, что ограничение на 100 000 рублей распространяется не на один день, а на всю сделку. Допустим, если сегодня фирма рассчиталась с партнером 40 000 рублями, то завтра она может доплатить еще 60 000 рублей по тому же договору.

О штрафах

Помимо лимита кассы, Положением № 14-П оговорено, что фирмы должны еще и согласовывать с банком, на какие конкретные цели фирма собирается тратить наличность из кассы (п. 2.7 Положения). Причем компания должна подать заявление в банк, в котором указать цели расходования. После этого тот составляет предписание о том, на какие нужды фирме можно направлять свою наличность.

За нарушение кассовой дисциплины Кодексом об административных правонарушениях установлен ряд штрафов (статья 15.1 КоАП). В этот список входят:

• расчеты наличными деньгами с другими фирмами сверх установленных размеров;
• неоприходование денег в кассу;
• несоблюдение порядка хранения наличности;
• накопление в кассе средств сверх установленных лимитов.

Как видно из этого перечня, ответственность за нецелевые расходы из кассы на нынешний момент административным законодательством не установлена.

Ответственность за нецелевые расходы из кассы на нынешний момент не установлена.

Штраф выписывается на должностное лицо, и его сумма составляет от четырех до пяти тысяч рублей. Как говорится в Кодексе об административных правонарушениях, должностное лицо может быть наказано в случае совершения им «правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей» (ст. 2.4 Кодекса). Причем должностными лицами фирмы в данном случае считаются, помимо директора, также и лица, которые осуществляют «организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции».

Так что теоретически, если на бухгалтера или кассира возложена обязанность оприходовать деньги или отслеживать лимит кассы, то его могут оштрафовать, причем на вполне законных основаниях. Однако такие случаи крайне редки. Ведь у налоговиков и милиционеров совсем нет желания устанавливать, кто именно нарушил нормы кассовой дисциплины. Штраф на директора - вариант беспроигрышный. При этом следует помнить, что штраф, наложенный на директора, не отменяет штрафа фирмы, и размер последнего в десять раз больше - от сорока до пятидесяти тысяч рублей (ст. 15.1. КоАП).

Итак, из всего вышеизложенного следует, что соблюдение всех требований, предъявляемых к кассе фирмы, - дело непростое и ответственное, связанное с многочисленными тонкостями. Впрочем, в профессии бухгалтера подобное положение дел вполне обыденно.

Алина Домкина

С полным текстом использованных документов можно ознакомиться в СПС КонсультантПлюс.

Выясняем, что такое кассовая дисциплина, кто может брать наличные из кассы, на что их можно тратить, какими документами нужно оформлять,пример расчета лимита.Рассмотрим отличия для ИП и ООО в 2015 году, порядок проверки ИФНС и штрафные санкции за нарушения.

Немало вопросов возникает по поводу того, как должна быть организована кассовая дисциплина у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в 2015 году, ведь последние Указания Центробанка предусматривают разные требования к организациям и индивидуальным предпринимателям. Как таковой, этот термин в нормативных документах, отсутствует. Под ним понимается исполнение двух документов, которые регулируют порядок:

• осуществления наличных расчетов в рублях и валюте (№ 3073-У от 07.10.2013);
• проведения и оформления кассовых операций (№ 3210-У от 14.03.2014).

Они охватывают все, что касается оборота наличности, и обязательны для исполнения на территории РФ. Ограничения по расчетам одинаковы для всех, а порядок ведения кассовых операций имеет отличия, которые рассмотрим ниже.Большинство юристов оценили изменения как положительные.

Расчеты наличными

Оборот наличных денег контролируется с помощью ограничения:

• направлений расходования;
• суммы расчетов по сделкам.

Выручку, поступившую в кассу, без предварительной сдачи в банк, разрешается тратить на следующие нужды:

1. выплату зарплаты и пособий;
2. оплату услуг, работ, товаров (исключая ценные бумаги);
3. выдачу подотчетным лицам;
4. совершение операций платежного агента;
5. возврат денег за не оказанные услуги, не поставленный товар (только оплаченных ранее наличными).

Индивидуальный предприниматель может оставить кассовую выручку себе - на потребительские, личные нужды,не связанные с предпринимательской деятельностью. При этом сумма ничем не ограничивается. В других случаях, предприниматель, не желающий выводить деньги из кассы, обязан положить их на счет, а затем снять на конкретные цели.

Рассчитаться за аренду недвижимости, по операциям, связанным с азартными играми, с ценными бумагами, займами, кредитами можно только деньгами, снятыми со счета. Это относится ко всем видам перечисленных сделок, независимо от того, кто является контрагентом: ООО, ИП, физические лица. Следовательно, открыть счет индивидуальному предпринимателю все равно придется. Ограничение на расчеты наличными установлено в размере 100 000 рублей по одному договору (сделке).Это не касается расчетов с физическими лицами.

Кассовые операции

"Касса"— это весь объем наличных денег, имеющихся на предприятии или в организации, в том числе полученных с применением контрольно-кассовой техники , включая операции по их приему, пересчету, выдаче. Соответственно, все они должны быть документально оформлены.

Правила проведения

1. Приказом руководителя устанавливается ежедневный максимальный остаток наличных в кассе предприятия (лимит денежного остатка).
2. Свободные денежные средства (сверх установленного лимита) должны быть переданы в банк, для помещения на открытый лицевой счет.
3. Разрешается хранение суммы денег, превышающей размер лимита: в рабочие выходные, дни выплаты зарплаты (стипендии).
4. Средства на выплату зарплаты составляют сумму в соответствии с расчетно-платежной (РПВ) или платежной (ПВ) ведомостью. Продолжительность их хранения — не свыше 5-ти дней.
5. Выдача денег подотчетному лицу на производственные расходы производится по письменному заявлению, заверенному руководителем, и только при отсутствии задолженности по ранее полученным суммам.
6. Проводить кассовые операции может только работник, на которого возложены эти функции должностной инструкцией (кассир или бухгалтер) и руководитель.Используемая контрольно-кассовая техника должна быть зарегистрирована в ИФНС.
7. Все операции оформляются кассовыми документами: приходными (ПКО) и расходными (РКО) ордерами, фиксируются в кассовой книге (КК).
8. Заполнять документы имеют право: главный бухгалтер, кассир или бухгалтер, в том числе работающий по договору подряда. Руководитель — при отсутствии перечисленных работников.
9. Документы могут создаваться и храниться в электронном виде (подписываются ЭЦП) или бумажном носителе. Исправления после подписания допускаются только на бумажных документах, за исключением ПКО и РКО.

Для индивидуальных предпринимателей и предприятий малого бизнеса - предусмотрены исключения, которые отражены в таблице 1.

На практике, это означает, что в кассе СМП или ИП может храниться какое угодно количество денег. Поскольку не нужно устанавливать лимит, то нет и необходимости сдавать их в банк.

Ответ: да. При условии, что предприятие относится к СМП, а ранее действующий лимит отменен приказом.

Кассовые документы

В действующем законе "О бухгалтерском учете" (№ 402-ФЗ) отсутствует требование использовать для первичного учета только унифицированные бланки. Означает ли это, что кассовая дисциплина в 2015 году допускает использование собственных форм? Нет, это грубое нарушение.

Таким образом, вся документация оформляется, как и раньше в соответствии с постановлением от 18 августа 1998 г. N 88 .

Приказ и учетная политика

Из Указания следует, что организация (индивидуальный предприниматель) самостоятельно, своим распорядительным документом устанавливает:

• место хранения наличных средств (касса);
• ежедневный лимит остатка после передачи в банк;
• лиц, ответственных за прием и выдачу денег;
• лиц, отвечающих за оформление кассовых документов;
• меры по сохранности средств во время приема, передачи, транспортировки.

Если организация ведет бухгалтерский учет , то можно отразить все это в учетной политике . В других случаях — это должностные инструкции и приказ по кассовой дисциплине,примерный образец можно скачать по ссылке.

Лимит может быть установлен на любой срок квартал, год - тогда документы придется периодически менять.Поэтому практичнее сделать по нему отдельный документ. Если срок не указан —распоряжение действительно до его замены (отмены). Если приказа — значит, остаток равен нулю. Ниже приведем формулы расчета и приказ об установлении лимита по кассе.

Примеры расчета

Расчет лимитного остатка сделать несложно, формулы простые, они приводятся в приложении к Указанию ЦБР . Предлагается два варианта:

• из объема поступающей денежной выручки (рис.1);
• из объема произведенной выдачи денег (рис.2).

Что в них важно?

• Период для расчета берется реальный, по выбору (92 дня - это квартал) за прошлое время, за любой год. Количество рабочих дней должно соответствовать графику работы.
• Сумма выручки берется чистая, выдачи на хозяйственные нужды - без учета зарплаты, пособий.
• Количество дней между сдачей (получением) наличных не менее 7.

Пример.

ООО «Сантехник», занимающееся продажей мелких бытовых товаров, имеет 6-ти дневный график работы, воскресенье - выходной. Деньги сдаются еженедельно, в пятницу. Устанавливая лимит денежного остатка на 3 квартал 2015 года, за основу был принят аналогичный период 2013 года. Выручка составляла 360 000 рублей, количество рабочих дней в планируемом квартале - 72.

Лимит = (360 000 / 72) × 6 = 30 000 рублей.

При этом неважно, как часто сдавались деньги раньше. Это максимальная величина, которая может находиться в кассе при средней ежедневной выручке 5 000 рублей.

Вторая формула аналогична первой. Но если раньше она была предназначена только для организаций, не имеющих выручки, то сейчас ею могут пользоваться все.

Если по договору период сдачи денег в банк - 6 дней, это не значит, что вы не можете делать это чаще или реже. Главное, чтобы количество наличных денег в кассе на конец рабочего дня не превышало лимит. Если вы ошиблись с расчетом, или поменялась ситуация, нужно просто определить новую величину и закрепить ее приказом.

Проверки ИФНС

Что понимается под проверкой кассовой дисциплины? Налоговые органы по закону обязаны контролировать правильность учета выручки и соблюдение требований при использовании ККТ. Поэтому они вправе проверять все документы, связанные с наличностью, кассовыми операциями и налагать штрафы за нарушение правил. Минфином были утверждены два специальных Регламента для проверки:

• учета выручки (Приказ Минфина № 133 н от 17.10.2011)
• использования ККТ (Приказ Минфина № 132 нн от 17.10.2011)

Они оформляются отдельными актами, даже если совпадают по времени.Что нужно знать о порядке их проведения?

• Периодичность — не установлена законом. Могут проводиться в любое время, не ограничен и проверяемый период.
• Основания — решение руководителя ИФНС. Проверка может быть проведена в отсутствие ИП, директора предприятия.
• Порядок— документы (заверенные руководством копии) могут быть затребованы в инспекцию, так как они не относятся к выездным.
• Срок проведения-для проверки ККТ установлен максимальный срок в 5, а полноты учета выручки - 20 дней.

Список проверяемых документов приведен в Регламентах.Подробнее этот вопрос рассматривался на вебинаре консалтинговой фирмы "Нормы права"в марте этого года.

Задумываясь о том, что лучше открыть ООО или ИП , стоит вспомнить, что у индивидуального предпринимателя, не ведущего бухгалтерский учет и не использующего ККМ — проверять практически нечего. Разве что, сумму и форму оплаты по отдельным видам сделок, чего не скажешь об организациях. По результатам проверки составляется акт, если выявлены нарушения кассовой дисциплины— составляется протокол о привлечении к административной ответственности, налагается штраф.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

Прежде всего, нужно заметить, что все, что связано с КоАП - трудно, практически невозможно, оспорить. Даже, если не соблюдался Регламент, инспекторы вели себя некорректно, документы составлены с ошибками, но факт нарушения доказан и виновное лицо выявлено - суд признает наказание правомерным. Размеры штрафов по действующему законодательству сведены в таблицу 2.

Таблица 2. Размер установленных штрафов.

Дополнение

Остались вопросы по особенностям заполнения кассовой книги для ИП или ООО, или вам требуется развернутая консультация эксперта? Рекомендуем воспользоваться онлайн-сервисом "Правовед" для получения развернутых ответов на ваши вопросов с учетом имеющихся нюансов.

Штрафы, ответственность за несоблюдение порядка кассовых операций

За несоблюдение порядка ведения кассовых операций организацию или предпринимателя могут оштрафовать. Ответственность предусмотрена для таких нарушений, как:

• наличные расчеты сверх установленных размеров;
• накопление в кассе денежных средств сверх установленных лимитов;
• нецелевое использование наличной выручки;
• неоприходование или неполное оприходование в кассу наличных денежных средств;
• несоблюдение порядка хранения денежных средств.

Штраф за нарушение кассовых операций составит согласно :

• 4000–5000 руб. – для виновного должностного лица, например руководителя организации, предпринимателя ();
• 40 000–50 000 руб. – для организации.

Что касается нецелевого использования наличной выручки, оно в указанной норме прямо не поименовано, но налоговые инспекторы будут ссылаться именно на него. Ведь, по мнению арбитров, нецелевое использование выручки – это нарушение порядка хранения наличных. Именно такая позиция выражена в определении ВАС РФ от 13 октября 2011 г. № ВАС-11521/11 (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 1 июня 2011 г. № 09АП-10389/2011-АК). Кроме того, санкции зачастую могут быть предусмотрены и в договоре на расчетно-кассовое обслуживание с банком. Поэтому деньги необходимо тратить только на согласованные, целевые нужды.

Важно: срок исковой давности по административным правонарушениям в области кассовой дисциплины составляет два месяца с момента совершения правонарушения (ч. 1 , постановление Президиума ВАС РФ от 31 января 2006 г. № 10196/05).

В выходные и праздники компания принимает от покупателей наличную выручку. Накопленные за это время деньги превышают установленный лимит. По общему правилу наличные сверх предельной величины организации и индивидуальные предприниматели должны хранить в банке (п. 2 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, далее - Указание № 3210-У).

Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее - другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.

Но инкассировать выручку получается не всегда. Ведь отделения банков в выходные дни и праздники, как правило, не работают.

Однако нарушения в этом нет. Действующий порядок допускает превышение лимита остатка наличных, если в выходные и нерабочие дни компания ведет кассовые операции. В данном случае сверхлимитную выручку инкассируйте не позднее первого рабочего дня. То есть если наличные накопились за субботу и воскресенье, то их надо сдать в понедельник, не позже.

Выход. Если и в этот день не будет возможности отправить деньги в банк, то можно оформить выдачу подотчетных средств. Позже, когда компания будет сдавать выручку, подотчетник просто вернет аванс в полной сумме. Еще вариант - можно выплатить зарплату или аванс работникам немного раньше установленной даты.

Если компания не устанавливала лимит остатка наличных, как правило не утверждают кассовый лимит те организации, у которых совсем нет операций с наличными деньгами, то в таком случае лимит равен нулю. Значит, деньги всегда надо сдавать в тот же день, когда они появились в кассе. Но если покупатель расплатился в субботу или воскресенье, то отвезти выручку в банк надо будет в понедельник.

Опасно выдавать бесконечный подотчет

Некоторые компании, чтобы уложиться в лимит остатка в кассе и не сдавать излишки наличных в банк выдают директору или другому сотруднику деньги под отчет. Затем на следующий день эти деньги возвращаются, а потом получает сумму еще больше. И так ежедневно.

Теоретически, в такой бесконечной выдаче и возврате подотчетных нарушения нет. Но на практике это рискованно. Налоговики на местах могут решить, что компания выдала новый аванс работнику, который еще не отчитался за предыдущую сумму. А значит, нарушила кассовые правила (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № ). В это случае налоговики прибавят незаконно выданную сумму к остатку в кассе на конец дня. И если окажется, что общий итог превышает лимит наличных, оштрафуют компанию на сумму от 40 000 до 50 000 руб., директора - от 4000 до 5000 руб. ().

Часто судьи соглашаются с тем, что закон не предусматривает ответственности за нарушение правил выдачи подотчетных (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 26 марта 2014 г. по делу № А67-5875/2013). Но есть и решения в пользу налоговиков. Они обращают внимание судей на то, что руководитель не составляет авансовые отчеты и не расходует подотчетные средства. Компания просто периодически оформляет , а потом расходник на выдачу новой суммы. По мнению инспекторов, это значит, что фактически организация хранит сверхлимитные суммы у директора. Хотя по закону должна сдавать их в банк. В такой ситуации судьи иногда признают штраф правомерным (решение Московского городского суда от 14 августа 2013 г. по делу № 7–1920/2013).

Действительно, существенные суммы подотчетных, которые работник не тратит, а только наращивает, инспекторы могут посчитать его доходом. И исчислить с него НДФЛ, штраф. А проверяющие из фондов с этой же суммы, вполне возможно, начислят взносы.

Малая компания имеет право издать приказ о том, что она больше не устанавливает . Тогда можно будет хранить в ней сколько угодно наличных.

Другие организации могут чаще , устанавливая его в максимально возможной сумме. Для этого в расчет надо взять периоды с самой большой наличной выручкой или самыми крупными расходами. Тогда выдавать лишние деньги под отчет понадобится реже.

У предпринимателей не будут проверять наличную выручку

ФНС РФ в письме от 09.07.2014 г. № ЕД-4-2/13338 рассказали, что именно они будут проверять у предпринимателей в связи с новым кассовым порядком, вступившим в силу с 1 июня 2014 года. Так как предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу, инспекторы не станут проводить контрольные мероприятия по выявлению неоприходованной наличной выручки. Этот вывод касается и предпринимателей на упрощенке, и на ЕНВД.

Однако инспекторы могут проверить, соблюдает ли предприниматель лимит расчетов наличными с другими компаниями и предпринимателями.

Лимит остатка денежных средств в кассе

Если превышен лимит кассы к концу дня?

Действующий порядок хранения наличных в кассе не всегда удобен, кроме предприятий малого бизнеса, где лимита кассы нет. Зачастую в кассе накапливается денег больше, чем позволяет закон. Штрафы за сверхлимитную наличность весьма внушительны. Они составляют от 40 000 до 50 000 руб.

Можно обойти ограничение по лимиту денежных средств в кассе, если выдать излишек в подотчет. Это позволит избежать штрафа в 50 000 руб. за нарушение порядка работы с наличными (). Сумма, которая может быть выдана, законом не ограничена. Не забудьте оформить заявление подотчетника о выдаче наличных денег.

В кассе малой компании можно хранить любое количество налички

Малые предприятия могут хранить в кассе наличность без ограничений по сумме. Нужно лишь отменить приказ о лимите наличных.

То есть если малая компания не установила лимит, то руководитель может сам решить, сколько наличных будет храниться в кассе до следующего дня.

В приказе руководителя стоит четко прописать, что с такой-то даты компания как субъект малого предпринимательства не устанавливает лимит наличных. Это обезопасит ее на случай кассовой проверки. Если же компания не отменит лимит кассы, то его нужно будет соблюдать. Иначе инспекторы могут взыскать штраф в размере до 50 000 руб. (ч. 1 ).

На малом предприятии установлен лимит остатка денежных средств в кассе на 2014 год в размере 6600 руб. В июне купили ККМ. Можно ли поменять лимит кассы сейчас?

Да, можно. Руководитель может устанавливать и пересматривать лимит остатка кассы на месяц, квартал, год или другой разумный срок.

В настоящее время на малом предприятии установлен кассовый лимит. Каким документом с 1 июня отменить приказ об установленном лимите на 2014 год.

Другим приказом руководителя.

Как рассчитать лимит кассы для вновь созданного предприятия?

Если организация создана недавно, то лимит определяйте по формуле исходя из ожидаемой наличной выручки, а при ее отсутствии – ожидаемого объема выдачи наличных денег.

Формула расчета лимита остатка в кассе по указанию № 3210-У по сравнению с № 373-п не изменилась. Нужно ли составлять новый расчет и утверждать новый лимит с 1 июня 2014 года?

Лимит кассового остатка должны соблюдать организации (за исключением субъектов малого предпринимательства). При этом организационно-правовая форма и применяемая система налогообложения значения не имеют. Такой порядок установлен пунктом 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. , пунктом 4 и пунктом 5 с Налогового кодекса РФ.

Малое предприятие воспользовалось своим правом и не устанавливает лимит остатка наличных в кассе. Действуют ли обязательные сроки сдачи наличной выручки в банк (не более семи дней)?

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Организация вправе установить самостоятельно, периодичность сдачи сверхлимитной выручки. Инкассировать наличные деньги в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит. Например, если сдается выручка раз в пять дней, то эта цифра (5 ) используется в . Она не должна превышать семи рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка – 14 рабочих дней. Но если сдаете деньги в банк каждые пять дней, а лимит был превышен раньше, то сдать наличность нужно, не дожидаясь этого срока. Если лимит не превышен, посещать банк не нужно.

Малое предприятие не обязано устанавливать и соблюдать лимит кассы, а значит, обязанности по сдаче выручки в банк у нее также нет.

Филиалам и представительствам надо вести кассовую книгу

Организация и все ее обособленные подразделения обязаны учитывать поступающие наличные средства в кассовой книге. Об этом ФНС предупредила в письме от 17.05.13 № АС-4-2/8827. Филиалу или представительству необходимо вывести остаток наличных в конце рабочего дня и передать лист кассовой книги за этот день в головной офис. Сделать это нужно не позднее следующего рабочего дня.

Такое требование подтверждают и судьи (постановлением Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.03.13 № А56-59643/2012). Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в том числе и в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на юридических лиц от 40 000 до 50 000 рублей, а для ИП от 4 000 до 5 000 руб. (ч. 1 - Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Организация совмещает УСН и ЕНВД. У нее два магазина. Нужно ли вести две отдельных кассовых книги?

Да, нужно. В рассматриваемой ситуации у организации есть обособленные подразделения. А по ним нужно вести отдельные кассовые книги.

Лимит наличных расчетов и Расходование наличной выручки

Мы часто выдаем в подотчет значительные суммы (от 200 000 до 300 000 руб.). Есть ли ограничения по сумме, выдаваемой подотчетникам, для оплаты товаров и услуг наличными? Действует ли 100 тысячное ограничение в этой ситуации?

Ограничений по суммам, которые организация вправе выдать в подотчет, нет. Подотчетные лица вправе получать в кассе организации деньги в любых размерах. При выдаче подотчетных лимит в 100 000 руб. не действует (абз. 4 п. 6 Указания № ). Потому что, когда речь идет о расчетах между компанией и подотчетником, последний является не участником расчетов, а обычным физическим лицом. Ведь участники наличных расчетов - это организации и предприниматели (п. 2 Указания № 3073-У). Так что даже если работник возьмет или вернет в кассу больше 100 000 руб. подотчетных, это не нарушение.

Другое дело, что подотчетник не вправе внести в кассу другой организации (например поставщика или арендодателя) сумму превышающую 100 000 руб. по одному договору. В этом случае нарушение на лицо, потому что подотчетник является уже представителем юридического лица.

Распространяется ли ограничение максимального размера наличных расчетов по договору, если он долгосрочный и сумма в нем не указана?

Да, распространяется на любые типы договоров не зависимо от срока действия договора.

Может ли учредитель выдать беспроцентный заем наличными деньгами?

Да, может. Однако лимит наличных расчетов будет действовать на такую операцию. То есть если учредитель – гражданин, то сумма займа значения не имеет. А если учредитель – организация, то заем не должен превышать 100 000 руб.

Управляющая компания принимает наличные за коммунальные услуги от населения. С поставщиками газа, электроэнергии и воды рассчитываются наличными. Сумма оплаты примерно 120 000 руб. в месяц. Как быть сейчас, неужели на каждый платеж необходимо заключать новый договор?

Да, нужно. Причем прежнее указание также устанавливало предел расчета наличными в размере 100 000 руб. по одному договору.

Может ли предприниматель платить деньги за аренду недвижимости у гражданина из наличной выручки?

К сожалению, нет. С 1 июня 2014 года организации и должны снимать деньги с банковских счетов, если хотят рассчитываться наличной по договорам аренды недвижимого имущества. Оплата аренды из кассы с физическим лицом или организацией.

Может ли подотчетное лицо оплатить аренду недвижимости наличными денежными средствами, а потом отчитаться по авансовому отчету?

Нет, так сделать нельзя. Для оплаты аренды наличными необходимо снять деньги с расчетного счета.

Можно ли выплатить дивиденды из наличной выручки?

Нет, нельзя. Перечень целей, на которые можно потратить средства из кассы, ограничен, и дивиденды в нем не предусмотрены.

Можно ли выдавать подотчетные суммы из наличной выручки?

Можно ли выплачивать из наличной выручки возврат гражданам за невыполненные услуги, которые ранее были оплачены наличными?

Да, можно. Главное, чтобы выручка в кассе была от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Можно ли расходовать наличную выручку на предоставление займов?

Для организаций его сумма составляет от 40 000 до 50 000 руб. Для ответственного работника (кассира) - от 4000 до 5000 руб. Но привлечь организацию к ответственности инспекторы вправе в течение двух месяцев с момента нарушения (ч. 1 и подп. 6 ч. 1 ).

Указание № 3210 -У никак не ограничивает период действия кассового лимита. И если компания не установила конкретный срок, то надо ориентироваться на последний утвержденный лимит до тех пор, пока руководитель не подпишет новый .

Кроме того, изменять сумму установленного лимита можно сколь угодно часто. То есть компания вправе повысить предельную величину в любой момент, если объем наличных поступлений резко увеличился. Можно пересчитать лимит и в сторону уменьшения также в любое время.

Какие нарушения по кассе являются длящимися? Какой срок длящихся нарушений по кассе?

За несоблюдение кассовой дисциплины компанию могут оштрафовать по . То есть ответственность административная. Согласно , срок исковой давности - два месяца, а при длящихся нарушениях - с момента обнаружения. Нарушения, которые можно отнести к длящимся поименованы в п. 1 ст.4.5 КоАП РФ. Согласно нормам данной статьи, нарушение работы с наличностью длящимся правонарушением признаваться не должно.

Какой штраф за работу ККМ не по месту регистрации?

Например, ККМ используется не в самом офисе организации, а, например, на складе, откуда производится отпуск товаров за наличный расчет (допустим, склад находится в другом районе города). В данном случае ККМ должна находится именно на складе, а не в офисе, так как именно здесь осуществляется наличный расчет с покупателем (чек должен выдаваться покупателю в момент оплаты). Соответственное, никакого нарушения здесь нет.

Возможна иная ситуация: ККМ находится в обособленном подразделении (именно здесь ведется с покупателями наличный расчет), которое не находится на отдельном балансе. ККМ зарегистрирована по месту учета организации в качестве налогоплательщика. Соответственно, здесь также нельзя говорить о нарушениях.

Микропредприятие (розничная торговля) УСН «доходы минут расходы». Остаток в кассе на 31.12.2014 - 950 000 руб. Лимит остатка наличности в кассе отменен. Могут ли к организации быть предъявлены претензии при проверке (в кассе большая сумма)?

Согласно п. 2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У, организации - субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимит остатка наличных денег и хранить их в полном объеме в кассе, не сдавая в банк. Соответственно, претензий в данном случае быть не должно.

Кто сейчас проверяет кассу? Есть ли срок исковой давности по проверке кассы? За какой период может быть проверена касса?

Кассовую дисциплину организации проверяет ИФНС. В письме ФНС России от 12.09.2012 № АС-4-2/15195 говорится, что действующими нормативными правовыми актами периодичность проведения проверок за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей не ограничена.

Соответственно, инспекция может проверить организацию несколько раз в год. За несоблюдение кассовой дисциплины организация может быть оштрафована по на сумму до 50 000 рублей. Срок исковой давности по административным правонарушениям составляет два месяца.

Если приходный ордер был выписан на одну сумму (бОльшую), а кассовый чек на другую (меньшую), обнаружено это только через год, после закрытия баланса, что можно предпринять?

В данной ситуации предпринимать ничего не нужно. Если кассовый чек пробит на сумму меньше, чем стоимость покупки, инспекция может привлечь к ответственности только в течение двух месяцев со дня, когда это произошло (п. 8 постановления Пленума ВАС РФ от 31 июля 2003 г. № 16). Если срок давности 2 месяца прошел, значит "поезд ушел".