Порядок и правила проведения инвентаризации в бюджетных учреждениях Учебно-методическое пособие - Василенко О.Ю.

Достоверность бухгалтерского учета обеспечивает инвентаризация имущественных ценностей и финансовых обязательств. В процессе проверки ревизуется действительное наличие имущества. Как часто следует инвентаризовать активы?

В Законе «О бухучете», в ст.12, сказано о необходимости проведения инвентаризации с целью подтверждения достоверности бухгалтерского учета организации и составляемой отчетности.

При этом упомянуто только несколько обязательных случаев выполнения инвентаризационной поверки.

Относительно иных ситуаций определено, что порядок и сроки инвентаризации устанавливаются руководителем. В какие сроки требуется проводить инвентаризацию?

Важные аспекты

Численность инвентаризационных проверок в отчетном периоде, даты их осуществления, перечень инвентаризуемых объектов определяется самой организацией, кроме случаев обязательной инвентаризации.

В обязательном порядке инвентаризуются имущественные объекты при:

Что касается прочих случаев проведения инвентаризации, то закон никак не ограничивает количество оных. Организация вправе назначить инвентаризационную проверку в любое время, руководствуясь собственной учетной политикой.

Периодичность инвентаризаций утверждается руководителем в учетных положениях ежегодно. Кроме того, возможно проведение внеплановых инвентаризаций, на основании приказа руководящего лица.

Что это такое

Инвентаризация представляет собой способ проверки фактического наличия имущества на соответствие количества учетным показателям.

Основная схема инвентаризации всегда одинакова – объекты проверки пересчитываются, и полученные показатели сравниваются с данными бухучета.

Но при этом различают разные виды инвентаризационных проверок, что оказывает влияние на сроки проведения. Инвентаризация полная предполагает проверку всех имеющихся у организации активов, имущества, обязательств.

Проводят такую проверку в преддверии создания годового отчета. Иногда полная проверка осуществляется при документальной ревизии, осуществляемой по требованию следственных или финансовых органов.

Инвентаризация периодического типа проводится в конкретные сроки, обусловленные положениями . При этом по отдельным группам имущества могут устанавливаться различные сроки инвентаризации.

Частичную инвентаризацию проводят раз в год для всякого объекта. Такой метод контроля не требует особых затрат и не мешает производственным процессам.

Допускается частично инвентаризовать различные группы объектов одного предприятия, а затем проанализировать совокупный итог всех частичных инвентаризаций для получения информации о предприятии в целом.

Выборочная инвентаризация применяется на отдельных производственных участках либо при проверке работы .

При этом процедура может проводиться с самой разной периодичностью. Если итог выборочной проверки выявляет расхождение, проводится инвентаризация полного характера.

С какой целью проводится

В определении «инвентаризации» говорится о цели ее проведения как о возможности выявления фактических остатков. Но на самом деле задачи инвентаризации гораздо обширнее.

Среди них особо выделить можно следующие:

Действующие нормативы

Сроки проведения инвентаризации кассы

Инвентаризация кассы может быть плановой и внеплановой (внезапной). Сроки определяются законодательством и учетной политикой.

То есть инвентаризация проводится во всех обязательных случаях и по заранее утвержденному графику. Внезапная проверка может проводиться в любое время.

Ее целью становится установление компетентности и ответственности сотрудника. Также внезапной инвентаризацией может выявляться обнаруженная в учете ошибка или усиливаться система внутреннего контроля.

Сроки внезапных проверок не требуют утверждения в составе учетной политике. Они проводятся в силу текущих обстоятельств на основании приказа руководителя о проведении внеплановой инвентаризации с указанием причины проверки.

В бюджетном учреждении

В п.9 Инструкции об отчетности, принятой сказано, что показатели бухгалтерской годовой отчетности бюджетных учреждений должны подтверждаться данными инвентаризации.

Сроки и случаи инвентаризации оговариваются в локальном нормативном акте в рамках формирования учетной политики учреждения.

То есть обязательной считается только годовая инвентаризация. Все прочие случаи могут перечисляться в локальном акте.

При этом закон допускает дублирование перечня случаев, приведенных в и учет требований вышестоящих структур.

Подводя итог можно отметить, что законодательно сроки инвентаризации определены лишь в отношении проверки в преддверии подготовки годового бухгалтерского отчета.

Все прочие случаи и сроки проведения проверки определяет исключительно руководство организации, основываясь на потребностях производства и наличествующих обстоятельствах.

Как и в любой коммерческой организации, в бюджетном учреждении имеются материальные средства, являющиеся собственностью юридического лица или находящиеся у него по договору аренды. С целью их сохранности и правильности учета необходимо проводить инвентаризацию, с помощью которой можно определить ошибки неправильного учета и принять соответствующие меры по их исправлению и предотвращению в будущем. В статье мы рассмотрим как проводится инвентаризация в бюджетном учреждении, какие необходимы документы.

Сущность инвентаризации в бюджетном учреждении

Инвентаризация предполагает проверку наличия и состояния имущества на установленную дату и соответствие такой информации данным проводимого в бюджетном учреждении бухучета. Сущность инвентаризации заключается в том, чтобы сравнить фактическую и учетную информацию между собой и выявить ошибки бухгалтеров или материально-ответственных лиц, исправить их в отчетном периоде и в последующем не допускать. Также инвентаризация необходима в том случае, когда предполагается факт хищения и присвоения государственного имущества виновной стороной.

Инвентаризация обязательна к проведению при наступлении определенных ситуаций, к которым относятся:

• реорганизация учреждения;
• смена или увольнение материально-ответственных лиц;
• составление годовой финансовой и бухгалтерской отчетности;
• подозрения по факту хищения или кражи;
• чрезвычайная ситуация вследствие стихийного бедствия.

Цель и задачи инвентаризации

Главная цель инвентаризации в бюджетном учреждении сводится к тому, чтобы определить, правильно ли ведется бухгалтерский учет в организации, соответствует ли он нормативному законодательству и совершаются ли противоправные действия ответственными лицами.

В соответствии с указанной целью можно выявить задачи, решаемые при помощи инвентаризации:

1. фактическая перепись и пересчет имущества бюджетного учреждения;
2. сличение полученных данных с информацией по бухгалтерскому учету;
3. составление документации по инвентаризации, в том числе выделение объектов, по которым данные фактического и бухгалтерского учета расходятся;
4. определение факторов, повлиявших на расхождение информации.

Все задачи в обязательном порядке должны быть осуществлены, поскольку они являются важными этапами в формировании результатов, а потому пропуск или неправильное осуществление одной из них влечет за собой формирование неверной итоговой информации. При этом ответственными за результирующие показатели инвентаризации считаются все сотрудники, которых касается данное мероприятие, будь то руководитель бюджетного учреждения, председатель или члены инвентаризационной комиссии, сотрудники бухгалтерии или материально-ответственные лица.

Подготовка к проверке в бюджетном учреждении

Перед тем как осуществлять инвентаризацию в бюджетном учреждении, необходимо определиться с объектами, которые будут подвержены проверке. При этом ревизия может быть сплошной (переписываются и подсчитываются абсолютно все активы организации) или выборочной (анализируется какой-то определенный участок учета).

К объектам, которые могут быть инвентаризированы в бюджетном учреждении, следует относить:

При обязательной ежегодной проверке инвентаризации подвергаются абсолютно все объекты, а при внеплановой – только те объекты, которые требуют более пристального и тщательного анализа.

До проведения ревизии руководитель бюджетного учреждения обязан издать приказ, в котором будут освещаться все основные моменты данного мероприятия, в том числе:

• состав и председатель инвентаризационной комиссии;
• объекты ревизии;
• причина проведения инвентаризации;
• сроки осуществления данной процедуры.

Кроме того, бухгалтерия обязана провести в бухгалтерском учете все первичные документы по приходу и списанию товарно-материальных ценностей и денежных средств, чтобы он в полной мере отражал реальную картину финансового положения бюджетного учреждения. Это касается и материально-ответственных лиц – они также должны подготовить всю необходимую документацию и представить ее в бухгалтерию для обработки.

Документы до и после проведения инвентаризации

К основным документам, которые составляются до инвентаризации и после ее непосредственного проведения, следует относить:

Функции инвентаризационной комиссии

Как было сказано ранее, в приказе прописывается, кто именно входит в состав инвентаризационной комиссии и кто является ее председателем. Как правило, такая группа является постоянно действующей, то есть избирается на длительный срок. В инвентаризационную комиссию входят сотрудники из разных отделов, но ни одно материально-ответственное лицо не может быть привлечено к проведению данного мероприятия.

Председатель инвентаризационной комиссии перед непосредственным осуществлением мероприятия обязан проставить свою подпись на всех приходных и расходных документах, которые прикладываются к отчетам материально-ответственных лиц в качестве доказательства правомерности проведения операции.

Основными функциями, возложенными на инвентаризационную комиссию, следует считать следующие:

1. фактическая перепись и пересчет всех товарно-материальных ценностей;
2. проверка документации на основные средства и иные ценности, принятые к учету;
3. составление инвентаризационных описей с непосредственным поименным указанием всех объектов ревизии и их количества;
4. сопоставление данных фактического и бухгалтерского учета;
5. составление сличительных ведомостей при выявлении расхождений;
6. выявление причин появления таких отклонений;
7. подготовка предложений по изменению учета или устранению операций, влекущих за собой ошибки и неточности.

4 Этапа проведения инвентаризации

Всю процедуру проведения инвентаризации можно условно разделить на несколько взаимосвязанных этапов, к которым относятся:

Каждый из этих этапов важен, поскольку от него зависят результаты инвентаризации, поэтому к каждому из них должен быть организован тщательный и аккуратный подход. Нужно учитывать, что для получения максимально достоверных данных необходимо проконтролировать, чтобы бухгалтеры и материально-ответственные лица в полной мере выполнили поставленные перед ними задачи, а также в состав комиссии входили только ответственные сотрудники. Кроме того, при проведении фактического этапа инвентаризации при перерывах в данном процессе помещения должны быть опечатаны, а документы спрятаны в сейфах, закрываемых на ключ.

Оформление результатов инвентаризации

При наличии расхождений между данными, предоставленными бухгалтерией и инвентаризационной комиссией, необходимо их отразить на счетах бухгалтерского учета. При этом, как и для коммерческих организаций, в бюджетном учете используется принцип двойной записи, когда одна и та же сумма отражается и по дебету, и по кредиту соответствующих счетов.

Пять практических вопросов по инвентаризации в бюджетном учреждении

Вопрос №1. Необходимо ли осуществлять инвентаризацию, если бюджетное учреждение реорганизовано?

Да, в обязательном порядке. Этот пункт указан на законодательном уровне, а потому, если, к примеру, обычная средняя школа реорганизуется в гимназию или лицей, все ее материальные ценности и денежные средства должны быть проинвентаризированы для передачи новому руководству.

Вопрос №2. Должна ли инвентаризационная комиссия самостоятельно переписывать наименования объектов учета, или эту процедуру можно упростить?

Да, работу инвентаризационной комиссии можно упростить, для чего бухгалтер распечатывает из автоматизированной программы перечень ревизуемого имущества. Кроме того, это удобно, поскольку члены комиссии могут не знать всех наименований, а предоставленный список поможет наилучшим образом обработать полученные результаты. Таким образом можно избежать пересортицы, особенно часто возникающей при наличии большого перечня наименований материальных ценностей.

Вопрос №3. Имеем ли мы право удержать из зарплаты материально-ответственного лица сумму недостачи, выявленной при инвентаризации имущества?

Безусловно, это действие можно совершить. Однако необходимо помнить, что вина ответственного сотрудника должна быть полностью доказана. Кроме того, с него необходимо взять объяснение по поводу того, каким образом могла произойти недостача, и согласен ли он возмещать ущерб. Также руководитель в обязательном порядке должен издать приказ, в котором отражаются результаты инвентаризации и ответственность, которую должен понести виновник недостачи.

Вопрос №4. При инвентаризации выявлена недостача, и виновный сотрудник согласился, чтобы ее удерживали из его заработной платы. В каком размере мы имеем право производить удержания? Можно ли удержать сразу всю сумму, если размер зарплаты позволяет?

Согласно законодательству РФ удержания из заработной платы должны производиться в размере не более 20 % от ее размера. Это необходимо учитывать, если, к примеру, необходимо удержать достаточно большую сумму денежных средств. Тогда такую процедуру необходимо совершать в течение нескольких периодов по 20 % до тех пор, пока вся сумма не будет погашена полностью.

Вопросы, связанные с проведением инвентаризации основных средств бюджетных учреждений, приобретают особую актуальность в конце календарного года - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. При этом, несмотря на унифицированность процедуры проведения инвентаризации, на практике возникает много вопросов, связанных с документальным оформлением ее результатов.
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом самостоятельно, за исключением случаев обязательного проведения инвентаризации (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"), установленных законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами.
С учетом положений Налогового кодекса РФ (НК РФ) в учетной политике организации следует прописать обязательное проведение инвентаризации в следующих случаях:
- при передаче имущества организации в аренду, выкупа, продажи, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных российским законодательством или нормативными актами Минфина России;
- при смене руководителя коллектива, при выбытии из коллектива более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (при наличии в организации установленной коллективной материальной ответственности).
Отражение выявленных при инвентаризации расхождений между фактическим наличием единиц основных средств и данными регистра бухгалтерского учета проводится в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.
Для проведения инвентаризации в обязательном порядке создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации.
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации учреждения, специалисты бухгалтерской службы и др. Специалисты других организаций, например аудиторы, включаются в нее на основании договора об оказании услуг. Численность комиссии также определяется объемами работы, но количество членов комиссии по общему правилу должно быть нечетным. Членами инвентаризационной комиссии не могут быть материально ответственные лица, руководитель экономического субъекта.
Инвентаризационную комиссию возглавляет председатель, который осуществляет общее руководство. Поскольку решение комиссии принимается всеми членами, то отсутствие хотя бы одного из них при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Следовательно, работа комиссии должна актироваться с указанием поименного списка присутствующих и ставящих подписи членов комиссии.
Инвентаризация проводится на основании приказа (распоряжения) руководителя учреждения при наступлении случаев, указанных выше, а также при наступлении случаев, дополнительно установленных в учетной политике. С приказом должны быть ознакомлены все без исключения члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица под личную подпись.
Если в организации отсутствует положение о единой постоянно действующей инвентаризационной комиссии или регламент проведения инвентаризации, то приказ может быть достаточно объемным.
В приказе необходимо отразить:
- сроки представления бухгалтером инвентаризационной комиссии рабочих документов;
- когда материально ответственное лицо и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества, дают расписки;
- каким образом и в какие сроки материально ответственное лицо сдает материальные ценности и кому;
- порядок работы инвентаризационной комиссии вплоть до установления приемов опечатывания помещений, в которых хранятся материальные ценности;
- сколько времени отводится на экспертизу материальных ценностей (если таковая потребуется);
- какие формы заполняются при выявлении расхождений;
- каким образом запрашиваются объяснения у материально ответственного лица;
- как проводятся заседания инвентаризационной комиссии и т.д.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи (акты инвентаризации), составленные не менее чем в двух экземплярах.
Фактическое наличие имущества определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может быть определено на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей.
Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. Выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к описи.
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Члены инвентаризационной комиссии имеют право непосредственно запрашивать разъяснения. В случае невыясненных обстоятельств у материально ответственного лица запрашиваются письменные объяснения.
Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны. Не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей зачеркиванием одной чертой неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц сдавший имущество дает расписку в описи в сдаче инвентаризационной комиссии, а принявший имущество расписывается в описи в получении по окончании сверки фактического наличия. Такое действие не исключает оформления бухгалтерией накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. ОС-2).
В случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны незамедлительно (до открытия места хранения) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия обязана проверить указанные факты и в случае их подтверждения исправить выявленные ошибки.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, в которых хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий описи должны храниться в закрывающемся ящике или отсеке в закрытом помещении, в котором проводится инвентаризация.
Для контроля работы инвентаризационной комиссии по окончании инвентаризации могут быть проведены и контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Они проводятся исключительно до открытия помещений, в которых проводилась инвентаризация. В этих проверках в обязательном порядке участвуют члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей по унифицированной форме (ф. ИНВ-24), подлежащим регистрации в книге учета контрольных проверок (ф. ИНВ-25).
Унифицированные формы инвентаризационных документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Также необходимо учитывать формы, утвержденные Постановлениями Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств" и от 27.03.2000 N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией". Унифицированные формы можно дополнять графами и строками, другой информацией, но не изменять имеющуюся в них структуру и текст.
В целях подготовки годового отчета рекомендуется также проверить:
- наличие и состояние инвентарных карточек (ф. ОС-6), инвентарных книг (ф. ОС-6б), описей (ф. ИНВ-1) и других регистров аналитического учета;
- наличие и состояние технических паспортов или другой технической эксплуатационной документации;
- наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду или на ответственное хранение.
На практике инвентаризационной комиссии наиболее удобно использовать распечатанные бухгалтерией инвентаризационные описи (ф. ИНВ-1) с данными бухгалтерского учета. Результаты осмотра объектов основных средств комиссия заносит в описи. При этом для выяснения возможных расхождений комиссия сверяется с подготовленными инвентарными карточками, техническими паспортами, а при необходимости и с товарными накладными.
При наличии выявленных комиссией расхождений бухгалтерия на основании описей составляет сличительную ведомость (ф. ИНВ-18 и ИНВ-19).
При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь, число этажей, год постройки.
Если в процессе инвентаризации выявлены неучтенные объекты движимого и недвижимого имущества, то комиссия с привлечением специалистов и экспертов проводит оценку объектов по рыночным ценам на момент обследования с учетом степени износа по действительному техническому состоянию. В этом случае к инвентаризационной описи прилагается оценочный акт с подписями всех членов комиссии.
В случае когда комиссия при осмотре установила, что работы капитального характера или частичная ликвидация строений и сооружений не отражены в бухгалтерском учете, необходимо обратиться к исполненным договорам на произведенные работы (либо к проектно-сметной документации, актам приема выполненных работ, приема в эксплуатацию) и по ним определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.
В случае отсутствия основного средства в месте нахождения организации в период проведения инвентаризации, обусловленного спецификой основной деятельности экономического субъекта (судна, автомобили и т.п.), такие основные средства инвентаризуются по состоянию на дату выхода в рейс.
При обнаружении основных средств, не пригодных к эксплуатации и не подлежащих восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности:
- порча;
- полный износ.
К описи прилагается обоснование непригодного для эксплуатации состояния в виде акта (заключения) технической экспертизы и письмо-ходатайство материально ответственного лица о списании. Опись и приложенные к ней документы обоснования будут являться основанием для принятия решения и оформления акта о списании.
Документальное оформление инвентаризации находящихся на ответственном хранении или арендованных основных средств проводится в том же порядке с использованием тех же форм, что и для собственных основных средств. Однако по ним ведется отдельный учет, поэтому и инвентаризационная опись, и акт результатов для них составляются отдельно. На титульном листе описи указывается не только то, что они находятся на ответственном хранении или арендованы, но и делается письменная ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.
Подписанные всеми членами инвентаризационной комиссии описи на последнем листе должно подписать материально ответственное лицо. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества обратно на ответственное хранение.
При обнаружении недостач основных средств председатель инвентаризационной комиссии должен запросить объяснения у материально ответственного лица. Если причина недостачи не проясняется, председатель инвентаризационной комиссии должен инициировать проведение служебной проверки не позднее 1 мес. после дня установления факта недостачи. Если объяснения материально ответственного лица не получены в предложенный срок или материально ответственное лицо отказывается представить их, то инвентаризационная комиссия должна составить акт о непредставлении объяснений или об отказе дачи объяснений.
В заключительном акте инвентаризационной комиссии должны быть предложения по обращению в следственные или судебные органы при выявлении виновных лиц. Это относится к случаям, когда недостачи выявлены в процессе текущей инвентаризации.
После оформления заключительного акта инвентаризационной комиссии председатель комиссии должен оформить ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (ф. ИНВ-26). В ней отражаются все результаты работы комиссии с основными средствами и предложения по списанию или взысканию ущерба (с указанием количества и сумм) согласно заключительному акту инвентаризационной комиссии. Оба документа направляются в бухгалтерию для подписи главным бухгалтером, а затем руководителю организации для принятия окончательного решения и утверждения заключительного акта и подписи ведомости учета.

Список литературы

1. Беспалов М.В. Особенности бухгалтерского и налогового учета основных средств при применении упрощенной системы налогообложения // Все для бухгалтера. 2010. N 8. С. 2 - 9.
2. Беспалов М.В. Особенности бухгалтерского учета денежных средств в автономных, бюджетных и казенных учреждениях // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2013. N 14. С. 2 - 9.
3. Беспалов М.В. Особенности бухгалтерского учета общепроизводственных и общехозяйственных расходов организации // Все для бухгалтера. 2010. N 5. С. 12 - 15.
4. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ.
5. О некоммерческих организациях: Федеральный закон от 12.01.1996 N 7-ФЗ.
6. URL:http://www.consultant.ru.
7. URL:http://www.garant.ru.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ - ДОКУМЕНТЫ И УЧЕТ РЕЗУЛЬТАТОВ

Бюджетные учреждения, как и коммерческие фирмы, обязаны инвентаризировать свои активы и обязательства. Причем с точки зрения закона все инвентаризации можно условно разделить на добровольные и обязательные. Об инвентаризации в бюджетном учреждении, документальном оформлении и учете ее результатов мы и поговорим в настоящем материале.

Бюджетные учреждения, деятельность которых регулирует Гражданский кодекс Российской Федерации и Федеральный закон от 12.01.1996 г. N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях", обязаны вести бухгалтерский учет, на что указывают положения статьи 6 Федерального Закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ).
Инвентаризация активов и обязательств бюджетного учреждения является одним из важнейших элементов такого учета. Ведь именно при ее проведении выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета ( Закона N 402-ФЗ).
Закон N 402-ФЗ разделяет инвентаризации на два вида - на обязательные и добровольные. Добровольные инвентаризации являются элементом учетной политики бюджетного учреждения, так как случаи, сроки и порядок их проведения, а также перечень объектов, подлежащих ревизии, определяются учреждением самостоятельно. Причем добровольные инвентаризации могут быть плановыми и внеплановыми, первые проводятся в соответствии с утвержденным руководством учреждения графиком, а вторые, организуемые в целях дополнительного контроля над сохранностью имущества, - внезапно.
Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами и здесь все регламентировано. Например, инвентаризация драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них должна производиться в соответствии с правилами, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.09.2000 г. N 731 "Об утверждении Правил учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них, а также ведения соответствующей отчетности".
Программа разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета для организаций государственного сектора на 2017 - 2019 г. утверждена Приказом Минфина России от 31.10.2017 г. N 170н. Согласно программе, предстоит разработать и утвердить более двух десятков новых стандартов, а также внести изменения в действующие нормативные правовые акты.
До утверждения федеральных и отраслевых стандартов, предусмотренных Законом N 402-ФЗ , применяются правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти и ЦБ РФ до дня вступления в силу Закона N 402-ФЗ, в частности:
- Приказ Минфина России от 01.12.2010 г. N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 157н);
- Приказ Минфина России

Введение

инвентаризац ия учет иимущество обязательств

Учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. При этом, существует риск искажения данных бух учета и отчетности. Для минимизации данного риска используют разные методы. В том числе инвентаризация.

Инвентаризация - один из элементов метода бюджетного учета, который помогает обеспечивать сохранность хозяйственных ресурсов, а также контролирует их целевое и рациональное использование, по средствам сопоставления данных бухгалтерского учета с фактическим наличием ценностей.

Инвентаризация устанавливает достоверность всех статей баланса и отчетности учреждения, поэтому в соответствии с Российским законодательством все организации перед составлением годового отчета обязаны проводить сплошную инвентаризацию.

Но также в течение года могут проводиться выборочные и контрольные проверки, которые позволяют своевременно выявлять несоответствия данных, устанавливать их причины и содействовать сохранности имущества учреждения, а также дисциплинировать работников.

Целью данной курсовой работы является изучение требований российского законодательства к проведению инвентаризации в бюджетных учреждениях, сам процесс проведения инвентаризации и отражения её итогов в бухгалтерском учете.

Глава 1. Основы проведения инвентаризации

1. 1 Сущность инвентаризации

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация проводится в соответствии с положением по бухгалтерскому учету и отчетности в РФ и основными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов.

Основными целями инвентаризации являются:

1. выявление фактического наличия имущества;

2. сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

3. проверка полноты отражения в учете обязательств.

Основными задачами инвентаризации являются:

· Выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств, ценных бумаг, а также объема незавершенного производства в натуре

· Контроль за сохранностью денежными средствами и товарно-материальные ценностями путем сопоставления фактического наличия данным бух учета

· Выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество или не отвечающих стандартам качества техническим условиям и т.п.

· Выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации

· Проверка соблюдений правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, денежных средств, а также проверка эксплуатации машин, оборудования и других основных средств.

· Проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном счете, на валютном счете, других счетах, денежных средств в пути, незавершенные производства, расходов будущих периодов, резервы предстоящих расходов и платежей, дебиторская и кредиторская задолженности (поставщикам материалов, банкам по векселям, по налогам финансовым органам и другие) и других статей баланса.

1.2 Периодичность и сроки проведения инвентаризации

Инвентаризация должна проводиться в конкретные сроки, установленные в зависимости от вида и характера имущества эти сроки предусмотрены положением о бух учете и отчетности в РФ:

1. Основные средства не менее 1 раза в 2-3 года

2. Библиотечных фондов не реже 1 раза в 5 лет

3. Сырья и прочих материальных ценностей не реже 1 раза в год

4. Расчетов по платежам в бюджет не менее 1 раза в квартал

5. Расчетов с дебиторами и кредиторами не менее 2-х раз в год

Инвентаризация проводится в обязательном порядке:

1. При передаче имущества предприятию в аренду

2. При выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество

3. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1-го октября отчетного года

4. При смене материально ответственного лица и на день приемки-передачи дел

5. При установлении фактов хищений или злоупотреблении, а также порчи ценностей

6. При установлении фактов краж, ограблений - немедленно при установлении таких фактов

7. После пожара или стихийных бедствий - немедленно по окончании пожара или бедствия

8. При переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей, если иное не установлено в сроки, определенные соответствующими документа.

1.3 Порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации на предприятии предполагает создание постоянно действующих инвентаризационных комиссии, в составе: руководителя предприятия или его заместителя (представителя комиссии); главного бухгалтера; начальников структурных подразделений (служб); представителей общественности.

Для непосредственного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие комиссии в составе: представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию; (председатель комиссии); специалистов (экономиста, работника бухгалтерской службы, инженера, технолога, товароведа, кладовщика и др.).

В состав комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризуемое имущество, порядок формирования цен, первичный учет.

В межинвентаризационный период на предприятиях должны проводиться систематические проверки и выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Эти проверки и инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя работников инвентаризационных групп, состоящих в штате организации, или специальными комиссиями, в состав которых включаются должностные лица, хорошо знающие товарно-материальные ценности, бухгалтерский учет и отчетность, а также представители общественности.

Персональный состав постоянно действующих инвентаризационных комиссий, рабочих инвентаризационных комиссий и комиссий, осуществляющих проверки и выборочные инвентаризации. Утверждаются приказом руководителя организации (приложение 1), который регистрируют в книге контроля над выполнением приказов о проведении инвентаризации (приложение 2).

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Рабочие инвентаризационные комиссии:

1. Осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения и производства;

2. Совместно с бухгалтерией предприятия участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах естественной убыли;

3. Вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения и контроля над их сохранностью, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых ценностей;

4. Несут за ответственность за:

· Своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя;

· Полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и средств в расчетах;

· Правильность указания в описи отличительных приказов товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, цены…);

· Правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в установленном порядке.

Члены инвентаризационных комиссий за внесении в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей с целью сокрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

Основной задачей проверок и выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является осуществление контроля над сохранностью товарно-материальных ценностей, выполнения правил их хранения, соблюдение материально ответственными лицами установленного порядка первичного учета.

Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям - контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации. Ко дню начала снятия фактических остатков должна быть закончена обработка всех документов по оприходованию и расходу ценностей, проведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки на день инвентаризации.

Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись.

Складские операции в период инвентаризации не производятся, заведующий складом в данной описи дает расписку о том, что все документы склада записаны в карточку складского учета материалов и сданы в бухгалтерию организации.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, рабочая инвентаризационная группа обязана:

ь опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;

ь проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;

ь получить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, а в остальных случаях - заблаговременно.

Инвентаризация основных средств, сырья, материалов, готовой продукции, товаров, денежных средств и других ценностей производится по каждому местонахождению их и ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.

Проверка фактических остатков производится путем обязательного пересчета, взвешивания, обмера при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров, заведующих хозяйством, кладовых, секций, торговых предприятий и т.п.)

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Наименование инвентаризуемых ценностей и объектов и их количество показываются в инвентаризационных описях по номенклатуре и в единицах измерениях, принятых в учете.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом (приложение 3) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (приложение 4).

Глава 2. Правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств

2.1 Инвентаризация основных средств

До начала инвентаризации основных средств рекомендуется проверить наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета, наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение. Инвентарные номера, основные технические или эксплуатационные показатели.

Машины, оборудование, транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно, и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета в описях проводится по наименованиям с указанием количества этих предметов. (Приложение 5)

На основные средства не пригодные к эксплуатации и неподлежащие восстановлению составляются отдельная опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин приведших эти объекты к непригодности. (порча, полный износ…)

При выявлении объектов не принятых на учет по объектам с неправильными данными или их отсутствии комиссия должна включать в опись правильные сведения о технических показателях по этим объектам.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ начисляется по фактически действительному состоянию объекта. Составляется акт.

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Инвентаризация нематериальных активов производится в аналогичном порядке. Необходимо проверить:

· наличие документов, подтверждающих права организации на его использование;

· правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

2.2 Инвентаризация товарно-материальных ценностей

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (опломбирование), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.

В инвентаризационной описи ценности должны быть расположены по наименованиям и артикулам. В описи указываются: полное наименование товара, номенклатурные прейскурантные номера, артикулы, сорта, количество мест, единица измерения, количество, цена за единицу, суммы.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации»

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей - накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

2.3 Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности

Проведение инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 и сообщенным письмом Банка России от 4 октября 1993 г. N 18.

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Глава 3. Заключительный этап проведения инвентаризации

3.1 Составление сличительных ведомостей по инвентаризации

Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

По каждому факту выявления несоответствия между фактическими и учётными данными материально ответственное лицо пишет на имя председателя инвентаризационной комиссии объяснительные записки.

Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

3. 2 Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете

Составленная ведомость расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета является основанием для составления инвентаризационной комиссией Ведомости учета результатов инвентаризации (приложение 6), которая подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на расходы, а сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на уменьшение финансирования (фондов). Выявленные суммы недостач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Выявленные при инвентаризации излишки отражаются в бухгалтерском учете следующей проводкой:

Дебет счетов 101 00 000 "Основные средства", 102 00 000 "Нематериальные активы", 103 00 000 "Непроизведенные активы", 105 00 000 "Материальные запасы"

Кредит счета 401 01 180 "Прочие доходы".

Учет расчетов по суммам выявленных в ходе инвентаризации недостач, хищений, потерь от порчи материальных ценностей ведется на счете 209 00 000 "Расчеты по недостачам".

При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения недостачи и хищения. Аналитический учет недостач ведется в карточке учета средств и расчетов по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи.

На сумму выявленных недостач, хищений и потерь по рыночной стоимости делается проводка:

Кредит счета 401 01 172 "Доходы от реализации активов"

На сумму выявленных недостач, хищений денежных средств делается запись:

Дебет счета 209 00 000 "Расчеты по недостачам"

Кредит счета 201 04 610 "Выбытия из кассы"

Суммы, поступившие в возмещение причиненного учреждению ущерба, отражаются следующей проводкой:

Дебет счетов 201 01 510 "Поступления денежных средств учреждения на счета", 201 04 510 "Поступления в кассу", 210 02 000 "Расчеты по поступлениям в бюджет с финансовыми органами"

Списанные с баланса из-за неустановления виновных лиц или уточнения по решению суда суммы недостач отражаются следующим образом:

Дебет счета 401 01 172 "Доходы от реализации активов"

Кредит счета 209 00 000 "Расчеты по недостачам"

Списание материальных запасов в пределах норм естественной убыли отражается в бухгалтерском учете следующей проводкой:

Дебет счетов 401 01 272 "Расходование материальных запасов", 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)"

Кредит счета 105 00 000 "Материальные запасы"

Рассмотрим на примере отражение операций по выявленным в ходе инвентаризации суммам излишков и недостач.

В учреждении после проведения инвентаризации на основании акта о результатах инвентаризации были выявлены:

а) излишки - телефакс стоимостью 7000 руб. Услуги оценщика - 295 руб. (в том числе НДС - 45 руб.);

б) недостачи от приносящей доход деятельности, не подлежащей обложению НДС:

Продуктов питания в пределах норм естественной убыли на сумму 150 руб.;

Специальной одежды, балансовая стоимость которой составляет 800 руб., а рыночная - 1000 руб. (в том числе НДС - 152,54 руб.). Услуги оценщика - 300 руб. (в том числе НДС - 45,76 руб.).

Согласно приказу руководителя выявленные при инвентаризации недостачи подлежат возмещению за счет виновного лица путем внесения им наличных денежных средств в кассу учреждения.

Как видно из примера, излишки имущества, выявленные при проведении инвентаризации, независимо от источника финансирования, за счет которого это имущество было ранее приобретено, ставятся на учет с кодом вида деятельности "1" (Письмо Минфина России от 15.06.2007 N 03-03-05/161).

3.3 Признание сумм излишков и недостач при расчете налога на прибыль

Согласно п. 20 ст. 250 НК РФ стоимость излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом.

В Письме Минфина России от 29.06.2009 N 03-03-06/4/53 при ответе на вопрос о порядке учета в целях исчисления налога на прибыль стоимости излишков основных средств, выявленных бюджетным учреждением в результате инвентаризации, финансовым органом также было указано, что их стоимость подлежит учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций в составе внереализационных доходов.

В Письме Минфина России от 15.06.2007 N 03-03-05/161 приведена корреспонденция счетов бюджетного учета в целях правильного отражения операций по оприходованию излишков материальных ценностей.

Из рекомендаций финансового органа следует, что учреждениям нужно начислить налог на прибыль, уплатить его за счет средств бюджета и при этом сделать следующие бухгалтерские записи:

- начислен налог на прибыль:

Дебет счета 1 401 01 180 "Прочие доходы"

Кредит счета 1 303 03 730 "Увеличение кредиторской задолженности по налогу на прибыль"

- перечислен налог на прибыль в бюджет:

Дебет счета 1 303 03 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на прибыль"

Кредит счета 1 304 05 290 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по прочим расходам"

Таким образом, согласно положениям п. 20 ст. 250 НК РФ и рекомендациям вышеуказанного Письма сумму излишков следует учесть при формировании налоговой базы по налогу на прибыль в составе внереализационных доходов.

Необходимо отметить, что если выявленные в ходе инвентаризации объекты не будут признаваться амортизируемым имуществом в соответствии с п. 1 ст. 256 НК РФ (срок их полезного использования менее 12 месяцев, а первоначальная стоимость не более 20 000 руб.), то списать в расходы учреждение сможет только сумму налога, уплаченного с дохода, который образовался при их выявлении (п. 2 ст. 254 НК РФ).

Пример 2. Используя условия примера 1, отразим в бюджетном учете начисление налога на прибыль со стоимости телефакса.

В бухгалтерском учете учреждения указанные операции будут отражены следующим образом:

В налоговую базу по налогу на прибыль в составе внереализационных доходов будет включена сумма 7000 руб. (рыночная стоимость телефакса). В составе материальных расходов будет учтена сумма 1400 руб. (7000 руб. x 20%).

Затраты, понесенные учреждением (оценка материальных ценностей) и не связанные с производством и реализацией, единовременно включаются в состав внереализационных расходов (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ) при условии, что они экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Согласно пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ расходы в виде недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, подлежат включению в состав внереализационных расходов. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Кто и каким документом должен подтвердить факт неустановления виновных лиц, разъяснено в Письме Минфина России от 02.05.2006 N 03-03-04/1/412. В нем, в частности, указано, что в ст. 151 УПК РФ перечислены органы государственной власти, которые уполномочены в зависимости от рода преступления производить предварительное следствие. В отношении хищения имущества ст. 151 УПК РФ предусмотрено, что предварительное следствие производится следователями органов внутренних дел РФ. В случае неустановления лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого, предварительное следствие по уголовному делу приостанавливается. Следователем выносится соответствующее постановление, копия которого направляется прокурору (пп. 1 п. 1 ст. 208 УПК РФ).

На основании пп. 13 п. 2 ст. 42 УПК РФ потерпевший вправе получить копию указанного постановления, которым и подтверждается факт отсутствия виновных лиц.

Следовательно, учреждение вправе включить убытки от хищения имущества в состав внереализационных расходов на основании копии постановления о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением виновных лиц. При этом убытки учитываются в составе расходов того отчетного (налогового) периода, в котором вынесено постановление.

Заключение

Инвентаризация в учреждениях представляет собой сложный и обширный спектр работы, который можно разделить на три этапа:

1. Подготовительный этап (приказ руководителя, проверка технических паспортов, инвентарных каточек, передача всех документов в бухгалтерию, выведение остатков по счетам).

2. Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете (Оценка всех объектов, пересчет, инвентаризационные описи, составление сличительных ведомостей)

3. Заключительный этап (Акт выявления результатов, протокол комиссии, Учет пересортиц, недостач и излишков.)

Чтобы облегчить процесс проведения инвентаризации необходимо широко использовать современные технологии, один их которых - система штрихкодирования и идентификации. Эта система существенно сокращает трудозатраты при проведении инвентаризации, особенно при больших объемах основных средств.

Для получения наилучшего результата нужно проанализировать существующую практику проведения инвентаризации, наметить пути оптимизации, составить план внедрения, провести обучение сотрудников бухгалтерии.

Впоследствии это поможет быстро проводить ежегодную инвентаризацию с наименьшими трудозатратами.

Список используемой литературы

1. Федеральный закон о бухгалтерском учете от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ.

2. Бюджетный кодекс РФ

3. Налоговый кодекс РФ

4. Уголовно-процессуальный кодекс

5. Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях №148Н

6. Приказ от 1 декабря 2010 г. N 157н «Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти, органов местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных и муниципальных учреждений и инструкции по его применению »

7. Постановление Госкомстата РФ от 27 марта 2000 г. N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией"

8. Приложение к Приказу Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. N 49 Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств

9. Журнал «Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», 2009, N 11 Обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета. Эксперт журнала Л.П. Воробьева

10. Издательский Дом "Советник бухгалтера" Недостачи: порядок учета. К. э. н., Профессор кафедры "Экономика и управление в социальной сфере" ВПО ГОУ МГИУ, И.Шиндер

11. Журнал "Клуб главных бухгалтеров", 2010, N 12 А.Герасимова Аудитор, Методолог ООО "ФинЭкспертиза"

Подобные документы

Понятие инвентаризации, ее основные принципы и виды. Классификация материальных ценностей по функциональной роли и назначению в процессе производства. Составление сличительных ведомостей. Понятие естественной убыли. Расчет сверхлимитного остатка кассы.

контрольная работа , добавлен 27.03.2012


Сущность, порядок и сроки проведения инвентаризации в учете. Порядок документооборота. Правила и стандарты составления описей и сличительных ведомостей на предприятии. Учет на ФГУП "МГЛК "Мордовлеспром" и отражение ее результатов в бухгалтерском учете.

курсовая работа , добавлен 10.12.2008


Инвентаризация имущества организации и цели ее проведения. Правила, порядок и сроки проведения. Передача инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) в бухгалтерию. Выявление расхождений – излишков и недостач. Виды инвентаризации, их признаки.

реферат , добавлен 20.09.2009


Виды, сроки проведения инвентаризации в организации. Проверка отдельных видов имущества и финансовых обязательств. Порядок проведения и отражения в учете результатов инвентаризации. Технико-экономическая характеристика Талгарского экономического колледжа.

курсовая работа , добавлен 01.02.2015


Понятие, виды и сроки проведения инвентаризации в организациях России. Инвентаризация отдельных видов имущества и финансовых обязательств. Правила отражения ее данных в бухгалтерском учете. Недостатки в порядке проведения инвентаризации в организациях.

курсовая работа , добавлен 24.03.2015


Понятие, виды и сроки проведения инвентаризации в организации. Порядок проведения и отражения в учете результатов инвентаризации имущества и обязательств. Техника проведения инвентаризации. Бухгалтерский учет результатов инвентаризации и их оформление.

курсовая работа , добавлен 14.12.2008


Сроки, цели и этапы проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации. Состав и обязанности инвентаризационной комиссии. Место инвентаризации материальных ценностей в учетной политике. Исправление ошибок, выявленных в отчетности.

курсовая работа , добавлен 20.03.2013


Задачи, периодичность и порядок проведения инвентаризации. Оформление и учет результатов, их отражение в бухучете. Особенности инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств. Учет результатов ревизии наличных денежных средств на ООО "Апельсин".

курсовая работа , добавлен 06.10.2011


Понятие и виды инвентаризации имущества. Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации. Подготовка к проведению инвентаризации. Порядок пересчёта имущества, инвентаризационная опись. Инвентаризация финансовых обязательств.

контрольная работа , добавлен 27.03.2013


Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете, цели и сроки ее проведения. Понятие и состав имущества. Порядок проведения инвентаризации имущества, находящегося на ответственном хранении организации на примере предприятия ООО "Металлург".