Документальное оформление результатов ревизии. Реализация результатов ревизии
Результаты ревизии отражаются в акте ревизии. Акт ревизии считается документом, обобщающим результаты ее проведения и имеющим юридическую силу, т.е. принимаемые в качестве источников доказательства.
Акт ревизии состоит из вводной (общей) и описательной (основной) частей.
Вводная часть акта ревизии должна содержать следующую информацию:
Наименование темы ревизии;
Дату и место составления акта ревизии;
Кем и на каком основании проведена ревизия (номер и дату удостоверения, а также указание на плановый характер ревизии или ссылку на задание);
Проверяемый период и сроки проведения ревизии;
Полное наименование и реквизиты организации, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
Ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации;
Сведения об учредителях;
- основные цели и виды деятельности организации;
Имеющиеся у организации лицензии на осуществление отдельных видов деятельности;
Перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях;
Кто в проверяемый период имел право первой подписи в организации и кто является главным бухгалтером;
Кем и когда проводилась предыдущая ревизия, что сделано в организации за прошедший период по устранению выявленных недостатков и нарушений. Вводная часть акта ревизии может содержать и иную необходимую информацию, относящуюся к предмету ревизии.
Описательная часть акта ревизии должна состоять из разделов в соответствии с вопросами, указанными в программе ревизии. В описательной части акта ревизии могут быть выделены следующие разделы (построение этой части строго не регламентируется):
Денежные средства, кассовые и банковские операции. Расчетные и кредитные операции.
Производство и реализация продукции.
Основные средства.
Товарно-материальные ценности.
Труд и заработная плата.
Затраты производства и себестоимость.
Прибыль, фонды и резервы.
Инвестиции.
Бухгалтерский учет, отчетность и внутрихозяйственный контроль.
Выполнение решений по результатам предыдущей ревизии.
Приложения к акту.
В акт ревизии должны включаться всесторонне проверенные и документально обоснованные факты нарушений, злоупотреблений, бесхозяйственности, порчи и недостач, излишнего списания материальных ценностей и т.д. Все записи в акте должны быть бесспорными, точными и неопровержимыми.
Акт составляется, как правило, в трех экземплярах. Один экземпляр оформленного акта ревизии вручается руководителю ревизуемой организации или лицу, им уполномоченному, под роспись в получении с указанием даты получения. Другой - направляется руководителю организации, назначившей ревизию, а третий - остается в делах контрольно-ревизионного отдела. Все приложения к основному акту ревизии нумеруются: в конце акта необходимо перечислить все приложения к нему.
Для ознакомления с актом ревизии отводится, как правило, 5 рабочих дней. При наличии возражений или замечаний по акту подписывающие его должностные лица ревизуемой организации делают об этом оговорку перед своей подписью и одновременно представляют руководителю ревизионной группы письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам ревизии.
Руководитель ревизионной группы в срок до 5 рабочих дней обязан проверить обоснованность изложенных возражений или замечаний и дать по ним письменные замечания.
В случае отказа должностных лиц ревизуемой организации подписать или получить акт ревизии руководитель ревизуемой группы в конце акта проводит запись об их ознакомлении с актом и отказе от подписи или получения акта.
В этом случае акт ревизии может быть направлен ревизуемой организации по почте (заказным письмом) или иным способом, свидетельствующим о дате его получения. При этом к экземпляру акта, остающемуся на хранении в контрольно-ревизионном органе, прилагаются документы, подтверждающие факт отправления акта.
В акте ревизии не должна даваться правовая и морально-этическая оценка действий должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации квалифицировать их поступки, намерения и цели (в частности «расхитил денежные средства», «присвоил государственное имущество»).
Вскрытые ревизией факты злоупотреблений, незаконного расходования средств и другие нарушения, включенные в акт ревизии, должны подтверждаться подлинными документами, копиями документов и бухгалтерских записей, промежуточными актами, справками, расчетами, ведомостями, объяснениями и т.д. При изъятии подлинных документов на место изъятого помещают копию с указанием на обороте основания и даты изъятия подлинника или изъятые подлинные документы оформляют описью, подписанной ревизором и главным бухгалтером ревизуемого предприятия. Подлинные документы прилагаются к акту ревизии в тех случаях, когда они являются и средством преступления и доказательством совершенного злоупотребления. Прежде всего к таким документам будут относиться подложные документы, содержащие материальный и интелектульный подлог, сохранность которых на ревизуемом предприятии вызывает опасение.
Выявленные факты однородных массовых нарушений (например, по результатам проверки авансовых отчетов подотчетных лиц и т.п.) группируются в ведомостях, прилагаемых к акту ревизии, а в акте приводятся только итоговые данные и содержание этих нарушений со ссылкой на соответствующее приложение. В этих случаях в прилагаемом к акту ревизии перечне нарушений указываются: проверяемый период, дата и номер документа, наименование нарушенного законоположения, содержание нарушения, фамилия, инициалы и должность виновного лица, сумма ущерба.
Промежуточные акты необходимы в тех случаях, когда факты, установленные в момент проверки, не могут быть подтверждены документами. Их составляют по результатам инвентаризации кассы, материальных ценностей, готовой продукции, основных средств, состояния расчетов и по другим операциям. Промежуточные акты подписываются членами ревизионной группы и должностными лицами. В основном акте кратко излагается сущность нарушений, отмеченных в промежуточных актах, и делается ссылка на них.
Объем акта ревизии не ограничивается, но ревизующие должны стремиться к разумной краткости изложения при обстоятельном отражении в нем ясных и полных ответов на все вопросы программы ревизии.
Материалы каждой ревизии представляются руководителю ревизионного органа в срок не позднее 3 рабочих дней после подписания его в ревизуемой организации. На последней странице акта ревизии руководителем контрольно-ревизионного органа либо уполномоченным им на то лицом делается отметка: «Материалы ревизии приняты», указывается дата и им подписывается.
Материалы каждой ревизии в делопроизводстве контрольно-ревизионного органа должны составлять отдельное дело с сооветствующим индексом, номером, наименованием и количеством томов этого дела.
Руководитель контрольно-ревизионного органа по представленным материалам ревизии в срок не более 10 календарных дней определяет порядок реализации материалов ревизии. Основная задача на этом этапе состоит в оказании реальной помощи в устранении вскрытых ревизией недостатков и нарушений и в улучшении работы данной организации.
Реализация одного из основных принципов экономического контроля такого, как действенность, обеспечивается своевременным принятием необходимых решений по результатам его осуществления.
Основными формами такой реализации являются:
Устранение недостатков по мере их выявления обеспечивается указаниями должностных лиц непосредственно тем должностным лицам ревизуемой организации, в деятельности которых вскрыты те или иные недостатки. Ревизор ставит вопрос о мере ответственности виновных, а при необходимости и об освобождении от должности материально ответственных лиц.
Ввиду оперативности эта форма реализации результатов ревизий и проверок является одной из наиболее действенных, в связи, с чем ее следует, как можно шире использовать в контрольно-ревизионной работе.
Обсуждение результатов ревизии позволяет вовлечь в дело их реализации сотрудников организации, что способствует значительному повышению действенности экономического контроля. Должностные лица, осуществлявшие ревизию, подготавливают на основе акта ревизии, отчета или справки проверки сообщение об ее основных результатах и совместно с работниками ре визуемой организации разрабатывают мероприятия по устранению недостатков и улучшению ее деятельности.
Принятые в ходе обсуждения решения оформляются протоколом с приложением в необходимых случаях перечня мероприятий, подлежащих выполнению по результатам проведенной ревизии.
осуществляется при выявлении случаев хищений ценностей в крупных размерах и других уголовно наказуемых действий, требующих принятия срочных мер. Такие факты должны быть оформлены промежуточными актами, которые прилагаются затем к материалам передаваемым в судебно-следственные органы.
По результатам ревизии руководитель ревизионной группы разрабатывает выводы и предложения. Выводы должны основываться только на фактах, изложенных в акте ревизии, а предложения вытекать из этих выводов.
Выводы не должны повторять содержания акта. В них дают оценку основных нарушений, установленных ревизией, и излагают, в чем конкретно состоит вина должностных лиц.
Выводы должны вскрыть причины и следствия основных фактов нарушений и злоупотреблений.
Предложения по результатам ревизии должны основываться на выводах, быть конкретными и четкими, в них следует указывать, что должно быть сделано и каким путем, кто является ответственным и сроки выполнения.
Выводы и предложения по результатам ревизии представляются руководителю организации, назначившей ревизию. Он рассматривает результаты ревизии и принимает решения по устранению недостатков и нарушений, возмещению материального ущерба, привлечению к ответственности виновных лиц.
Решения по результатам ревизий по линии вышестоящих органов принимаются в тех случаях, когда принятые в ходе ревизии меры не обеспечивают устранение всех недостатков и осуществляются в следующих формах:
Письмо содержит перечень основных недостатков в деятельности ревизуемой организации, вскрытых ревизией, и необходимые меры для их устранения меры, которые надлежит принять этой организации. Письмо относится к документам переписки и адресуется только ревизуемой организации (до сведения подведомственных организаций не доводится).
Распоряжение составляется в тех случаях, когда выявлены незначителъные недостатки и нарушения в деятельности организации, не связанные с корыстными целями отдельных работников и не являются причиной материального ущерба. Распоряжение в отличие от письма содержит меры, обязательные к выполнению. Распоряжение подписывает только руководитель вышестоящего органа или его заместитель. По юридическому значению оно приравнивается к приказу. Оно состоит из констатирующей части, в которой излагаются основные недостатки, выявленные ревизией, и распорядительной части, содержащей обязательные для выполнения меры.
Приказ издается в случаях выявления серьезных нарушений и злоупотреблений, требующих наложения на виновных дисциплинарных взысканий или привлечения их к ответственности.
Состоит из констатирующей и приказной частей. В констатирующей части излагается содержание результатов ревизии, отмечаются положительные и отрицательные стороны деятельности ревизуемой организации. Приказная часть состоит из двух разделов: в первом - налагается дисциплинарное взыскание на виновников; во втором - излагаются конкретные мероприятия, направленные на ликвидацию выявленных нарушений и предупреждение повторения их в дальнейшем.
Приказ подписывается руководителем вышестоящего органа или его заместителем и обязательно доводится до сведения всех подведомственных предприятий и организаций.
Постановление содержит принципиальные направления дальнейшего улучшения постановки контрольно-ревизионной работы и сохранности ресурсов. Эта форма решения присуща для министерств, ведомств и общественных организаций.
Передача дел в судебно-следственные органы имеет целью возмещение причиненного ущерба и привлечения к уголовной ответственности лиц, допустивших те или иные преступления.
Эффективность ревизии зависит не только от качества ее проведения, но и от организации контроля за выполнением решения, принятого по ее результатам.
В практической работе применяются различные способы контроля за выполнением решения по результатам ревизии. К ним относятся:
Получение письменных отчетов о выполнении предложений по итогам ревизии или оперативной информации по средством технических средств связи (телефона, факса);
Проверка выполнения решения, принятого по результатам ревизии, по данным отчетности и другим материалам представляемым в ревизующий орган;
Вызов руководителя и специалистов организации с отчетом о выполнении решения, принятого по материалам ревизии;
Проверка на месте, осуществляемая работниками ревизующей организации;
Проверка в ходе следующей ревизии и отражение ее результатов в основном акте ревизии.
Особому контролю следует подвергать ход рассмотрения переданных в судебно-следственные органы дел, для чего практикуется взаимная сверка дел, при необходимости представляются дополнительные материалы, помогающие ускорить рассмотрение представленных материалов.
Формы реагирования контролирующих органов и организаций на выявленные нарушения в результате ревизии весьма многообразны. Они включают в себя полномочия, направленные на:
Пресечение выявленных нарушений;
Устранение причиненного ими вреда;
Восстановление установленного порядка и условий деятельности;
Привлечение нарушителей к ответственности – дисциплинарной, административной, гражданско-правовой, уголовно-правовой;
Устранение причин и обстоятельств, способствующих нарушениям.
Оформление результатов ревизии. В соответствии с установленным порядком каждая документальная проверка должна заканчиваться составлением акта ревизии. Этот акт должны подписать все проверяющие, а также руководитель проверяемого предприятия и главный бухгалтер. В случае, если руководитель проверяемого предприятия и главный бухгалтер не согласны с выводом, то они перед своей подписью должны сделать приписку: “С выводами комиссии в целом (по каким-то пунктам) не согласен. Письменное объяснение прилагаю.” При этом бухгалтер должен в письменном виде изложить суть своего несогласия с выводами, и аргументы подтверждающие его позицию.
Акт составляется по достаточно стандартной форме. В нем выделяется 4 части:
· основная часть;
· степень устранения недостатков, выявленных прошлой ревизией;
Текст акта должен быть записан грамотно, мысли - выражены четко; при этом не рекомендуется использовать термины, содержащие юридическую квалификацию каких-либо событий (злоупотребление служебным положением, хищение и т.п.).
Во вводной части акта указывается:
Название документа;
Документ и его номер, на основании которого проводилась проверка, объект ревизии, ревизуемый период, дата начала и окончания ревизии, состав ревизорской бригады, ее руководитель, руководитель и главный бухгалтер проверяемого предприятия, лица, имеющие право подписи банковских документов, краткая характеристика проверяемого объекта (в том числе когда и кем создано предприятие), какова его структура (имеются ли у предприятия филиалы, цеха, базы, и подвергались ли они проверке), основные методы, используемые в процессе ревизии (в т.ч. - что проверялось сплошным, а что - выборочным методом).
В основной части в соответствии с программой проверки приводятся результаты по каждому участку, причем эти результаты и выявленные нарушения должны быть обязательно аргументированы с указанием, какой пункт соответствующей инструкции был нарушен, должны быть приведены бухгалтерские документы, из которых были бы видны эти нарушения. Не допускается включение в акт различных версий, догадок, ссылок на объяснение должностных лиц.
В третьей части акта - степень устранения недостатков, выявленных прошлой ревизией - указывается полностью ли, либо частично были устранены или совсем не устранены недостатки, выявленные прошлой ревизией.
Акт ревизии, как правило, доводится до членов коллектива проверяемого предприятия, а затем докладывается руководству органа, назначившего ревизию. По этому документу (акту) принимаются меры и разрабатываются соответствующие планы мероприятий, направленные на устранение недостатков.
К основному акту ревизии могут прилагаться промежуточные акты. Промежуточные акты составляют после проверок наиболее сложных или объемных участков, либо когда имеется необходимость принять безотлагательные меры. Содержание промежуточных актов не воспроизводится в тексте основного акта (дается ссылка, что была проведена проверка такого-то участка и приводятся основные результаты).
При выполнении проверки ревизоры имеют право знакомиться со всей документацией, относящейся к проверяемому участку (кроме сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия), осматривать любые помещения, проводить инвентаризации ценностей, запрашивать информацию о проверяемом предприятии у третьих организаций (устраивать встречные проверки), получать письменные и устные объяснения от работников предприятия по интересующим вопросам. При это ревизор обязан строго руководствоваться действующим законодательством и нормативными документами по проведению ревизий, давать рекомендации по устранению недостатков. В случае обнаружения серьезных нарушений ревизор обязан поставить в известность об этом вышестоящее руководство, и принять меры по обеспечению сохранности имущества и документов. В случае выявленного нанесенного ущерба ревизор обязан количественно оценить его и принять меры к взысканию его с виновных лиц. Ревизор не должен вступать в неделовые (личные) отношения с работниками проверяемого предприятия. Ревизор несет ответственность за качество проведенной проверки, за обоснованность выводов и предложений, сделанных в акте. В случае умышленного сокрытия фактов (либо если будет установлено злоупотребление служебным положением) ревизор несет административную и уголовную ответственность. Имущественной же ответственности ревизор не несет.
Тема:
“История развития и становления аудита”
Тема:
“Правовые основы регулирования и осуществления
аудиторской деятельности в РФ”
Контроль и ревизия: конспект лекций Иванова Елена Леонидовна
10. Реализация результатов ревизии
Руководитель контрольно-ревизионного органа по представленным материалам ревизии в срок не более 10 календарных дней определяет порядок реализации материалов ревизии.
По результатам проведенной ревизии руководитель контрольно-ревизионного органа направляет руководителю проверенной организации представление для принятия мер по пресечению выявленных нарушений, возмещению причиненного государству ущерба и привлечению к ответственности виновных лиц.
Результаты ревизии, проведенной в соответствии с Планом основных вопросов экономической и контрольной работы Министерства финансов РФ, решениями коллегии и приказами Министерства финансов РФ, поручениями руководства Министерства финансов РФ, обобщаются Департаментом государственного финансового контроля и аудита и письменно докладываются руководству Министерства финансов РФ вместе с предложениями по принятию мер, входящих в компетенцию Министерства финансов РФ, направленных на устранение выявленных нарушений и возмещение выявленного ущерба.
Результаты ревизии, проведенной по мотивированным постановлениям, требованиям правоохранительных органов либо по обращениям органов государственной власти субъектов РФ или органов местного самоуправления в соответствии с Инструкцией, докладываются этим органам руководителем контрольно-ревизионного органа вместе с предложениями по принятию мер, направленных на устранение выявленных нарушений и возмещение ущерба. При необходимости этим органам направляются также и материалы ревизии. Материалы ревизии, проведенной по мотивированным постановлениям, требованиям правоохранительных органов, передаются им в установленном порядке. При этом в делах контрольно-ревизионного органа должны быть оставлены копии акта ревизии, объяснений должностных лиц проверенной организации, виновных в выявленных ревизией нарушениях, документов, подтверждающих эти нарушения.
В правоохранительные органы могут быть направлены также и материалы ревизий, проведенных без предварительно вынесенных ими мотивированных постановлений, в ходе которых были выявлены нарушения финансовой дисциплины, недостачи денежных средств и материальных ценностей, являющиеся в соответствии с действующим законодательством РФ основанием для реализации материалов ревизии в установленном порядке.
Результаты ревизии руководителем контрольно-ревизионного органа в необходимых случаях сообщаются вышестоящей организации либо органу, осуществляющему общее руководство деятельностью ревизуемой организации, для принятия мер.
Контрольно-ревизионный орган обеспечивает контроль над ходом реализации материалов ревизии и при необходимости принимает другие предусмотренные законодательством РФ меры для устранения выявленных нарушений и возмещения причиненного ущерба. Если организация подчиняется вышестоящим органам, то реализация результатов ревизии вышестоящим органом производится в виде письма или распоряжения, направленного проверяемому предприятию. В письме указываются недостатки и меры по их устранению. Распоряжение отличается от письма, оно содержит констатирующую и распорядительную части. Распорядительная часть содержит обязательный перечень распоряжений. Распоряжение при необходимости может рассылаться в другие подведомственные организации. В случае серьезных нарушений, требующих наложения взыскания на виновных лиц вышестоящая организация издает приказ, который состоит из констатирующей части и приказной (содержит либо дисциплинарную часть, либо привлечение к суду). Приказ также рассылается в подведомственные организации.
Вышестоящие органы также организуют контроль над исполнением данных решений в подведомственных организациях.
Из книги Налоговые преступники эпохи Путина. Кто они? автора Виткина Юлия Владимировна19.4. Ревизии подразделений и малых предприятий В Налоговом кодексе осталось много причин для суда. Например, инспекторам не запрещено проверять подразделения отдельно от ревизии самой организации. Контролеры выполняют такие проверки, а потом часто проигрывают суды
Из книги Контроль и ревизия: конспект лекций автора Иванова Елена ЛеонидовнаЛЕКЦИЯ № 6. Сущность и понятие ревизии 1. Понятие, цель и задачи ревизии Наиболее глубоким методом финансового контроля является ревизия. Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и
Из книги Контроль и ревизия автора Иванова Елена Леонидовна1. Понятие, цель и задачи ревизии Наиболее глубоким методом финансового контроля является ревизия. Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом
Из книги Формирование финансового результата в бухгалтерском учете автора Бердышев Сергей Николаевич3. Организация проведения ревизии Ревизии финансово-хозяйственной деятельности органов и учреждений могут быть вневедомственными, ведомственными, внутрихозяйственными, плановыми и внеплановыми, комплексными, некомплексными и тематическими, сплошными, выборочными и
Из книги Практика управления человеческими ресурсами автора Армстронг Майкл4. Основания и периодичность проведения ревизии Государство использует и управляет большими ресурсами и средствами, нежели те, что мобилизуются в его бюджете. Поэтому оно должно иметь правовую базу и соответствующий механизм обеспечения целевого и эффективного
Из книги автора6. Подготовка и планирование проведения ревизии По организационному признаку ревизии делятся на плановые и внеплановые. Ревизия организаций любых форм собственности по мотивированным постановлениям, требованиям правоохранительных органов осуществляется в
Из книги автора8. Документирование ревизии Материалы ревизии состоят из акта ревизии и надлежаще оформленных приложений к нему, на которые имеются ссылки в акте ревизии (документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально ответственных лиц и т. п.).Акт
Из книги автора9. Выводы и предложения по материалам ревизии Материалы ревизии представляются руководителю ревизионного органа в срок не позднее 3 рабочих дней после подписания его в ревизуемой организации. На последней странице акта ревизии руководителем контрольно-ревизионного
Из книги автора11. Подготовительный этап ревизии Составлению программы ревизии и ее проведению должен предшествовать подготовительный период, в ходе которого участники ревизии обязаны изучить необходимые законодательные и другие нормативные правовые акты, отчетные и статистические
Из книги автора22. Понятие, цель и задачи ревизии Наиболее глубоким методом финансового контроля является ревизия.Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом
Из книги автора24. Организация проведения ревизии Ревизии финансово-хозяйственной деятельности органов и учреждений могут быть вневедомственными, ведомственными, внутрихозяйственными, плановыми и внеплановыми, комплексными, некомплексными и тематическими, сплошными, выборочными и
Из книги автора25. Подготовка и планирование проведения ревизии По организационному признаку ревизии делятся на плановые и внеплановые.Контрольно-ревизионные органы разрабатывают перспективные (на 5 лет) и текущие (на предстоящий календарный год) планы проведения ревизий.При
Из книги автора26. Основные этапы и последовательность ревизии В ревизионной работе следует выделить следующие этапы:1) подготовительный;2) проведение ревизии;3) оформление результатов ревизии;4) реализация результатов ревизии;5) контроль над выполнением решений, принятых по
Из книги автора27. Документирование ревизии Материалы ревизии состоят из акта ревизии и надлежаще оформленных приложений к нему.Записи в акте необходимо излагать на основе проверенных фактов, вытекающих из имеющихся документов, материалов встречных проверок, инвентаризаций и других
Из книги автора3.2. Понятие финансовых результатов. Порядок формирования финансовых результатов в бухгалтерском учете В соответствии с планом счетов показатели «чистая прибыль» и «нераспределенная прибыль» формируются на разных счетах бухгалтерского учета. Чтобы узнать величину
Из книги автораПРОВЕДЕНИЕ РЕВИЗИИ ОРГАНИЗАЦИИ Ревизия организации проводится в четыре этапа:1. Анализ существующего устройства и тех факторов, которые могут повлиять на организацию в настоящем или будущем.2. Оценка того, что необходимо сделать для усовершенствования структурирования
В данной статье мы рассмотрим: организация проведения ревизии. Разберемся чем отличается ревизия от инвентаризации. Поговорим о понятиях и видах ревизии.
Для чего проводится ревизия, как ее организовать, какие документы следует оформить – сегодня мы ответим на эти и многие другие вопросы, касающиеся ревизии хозяйственной деятельности коммерческой компании.
Ревизия: понятие и виды
Под понятием ревизии подразумевают проверку финансово-экономических и хозяйственных показателей деятельности предприятия. В зависимости от цели проведения проверки ревизия может быть:
- комплексной. В таком случае проверке подлежат все показатели деятельности организации (доходы, расходы, остатки ТМЦ и ОС, наличность в кассе и т.п.);
- тематической. Такие проверки проводятся в направлении какой-либо деятельности (например, ревизия наличности в кассе, проверка наличия ТМЦ на складе и т.п.). Тематические ревизии проводятся, как правило, в случае необходимости проверки достоверности фактов хищения, укрытия доходов, фальсификации расходов и т.п.;
- плановой. Компания вправе проводить регулярные ревизии (как комплексные, так и тематические). Регламент проведения проверок, их периодичность и порядок документирования должен быть закреплен в учетной политике компании;
- внеплановой. Как правило, внеплановые ревизий проводятся с целью проверки одного из направлений деятельности. В данном случае ревизор не обязан уведомлять проверяемого о ревизии заранее.
Отличие ревизии от инвентаризации
Начинающие бухгалтера часто путают понятия ревизии и инвентаризации. Читайте также статью: → “ ” Для прояснения ситуации разберемся в этих двух понятиях.
Ревизия | Инвентаризация | |
Понятие | Проверка, осуществляемая с целью получения достоверной информации о показателях деятельности компании | Проверка наличия имущества компании и его состояния, а также активов и обязательств фирмы на определенную дату. |
Периодичность осуществления | По необходимости. Дата и период проведения ревизии утверждается приказом. | Ежегодно на определенную дату, зафиксированную в учетной политике (например, на 01 ноября каждого года), а также в случаях, предусмотренных законодательством (смена МОЛа, главного бухгалтера, руководителя и т.п.). |
Оформления результатов | По факту проведения проверки оформляется акт с результатами, в качестве дополнения – рекомендации по устранению существующих проблем, улучшению основных показателей и т.п. | По завершению инвентаризации оформляется ведомость с полным перечнем проверяемого имущества, активов, суммами остатков на счетах и т.п. Ведомость утверждается актом инвентаризации. |
Как видим, основным отличием между инвентаризацией и ревизией является цель проведения мероприятий. Инвентаризация проводится для контроля наличия и состояния ОС, НМА, прочих активов и обязательств на определенную дату, в то время как цель ревизии – проверка основных показателей компании, а также достоверности фактов хищений и злоупотреблений для дальнейшего их устранения. Кроме того, организации обязаны проводить инвентаризацию не реже 1 раза в год. Периодичность проведения ревизий коммерческими фирмами, их частота не закреплена в положениях законодательных актов, поэтому субъекты хозяйствования вправе проводить контрольные проверки по необходимости или не проводить вообще.
Организация проведения ревизии: пошаговая инструкция и документы
Законодательством не закреплены нормы, согласно которых необходимо проводить ревизии на коммерческих предприятиях. Регламент ревизионной проверки каждая компания разрабатывает самостоятельно, после чего утверждает его в учетной политике, либо издает его отдельным документом в виде Порядка, Положения, Инструкции и т.п. При оформлении Порядка проведения ревизии коммерческие компании, как правило, берут за основы инструкции, применяемые государственными учреждениями, модифицируя документ в соответствие с собственными требованиями и возможностями.
Внутренний документ, регламентирующий порядок проведения ревизии, должен содержать положения, касающиеся:
- целей и задач проводимых проверок (обеспечение сохранности наличности, контроль состояния учета и достоверности отчетности и т.п.);
- подготовительных этапов ревизии (составление плана, утверждение ревизионной группы, сбор и анализ данных, касающихся проверяемых показателей);
- методов, используемых при проведении проверки (документальные, встречные и прочие проверки, их оформление);
- обязанности и права членов ревизионной группы;
- подведение итогов ревизии, утверждение ее результатов (формы, используемые для описания результатов проверки, порядок составление ревизионного акта, оформление предложений по устранению нарушений и т.п.).
Если речь идет о Порядке проведения ревизии на коммерческом предприятии, то в данном случае ответственность за составление документа целесообразно возложить на главного бухгалтера, с последующим утверждением Порядка руководителем.
Этап 1. Подготовка к проведению проверки
Проверка деятельности предприятия начинается с ответа на вопрос: «Как подготовить ревизию?». Любая ревизия начинается с издания приказа о ее проведении. В тексте приказа следует указать:
- график проведения проверки. В данном пункте необходимо указать дату начала проведения ревизии, день ее окончания, а также подробный график ревизионных мероприятий;
- состав ревизионной комиссии. Если на предприятии имеется специальное подразделение, занимающиеся проверкой деятельности компании (внутренний аудит, мониторинговый отдел и т.п.), то членами ревизионной группы могут быть сотрудники данного подразделения (см. → ). В случае, если на фирме нет специального «проверяющего» отдела, то в ревизионную комиссию могут входить сотрудники других подразделений. Важно соблюдать следующее условия: не могут проводить ревизии сотрудники, которые работают в проверяемом отделе или подразделениях, взаимозависимых с тем, в котором проводится ревизия. Например, сотрудники бухгалтерии не могут проводить ревизию ведения учета и контролировать достоверность отчетности, сотрудники склада не вправе проводить ревизию наличия и состоянию материальных ценностей на кладе, и т.п.;
- порядок утверждения результатов проверки. В приказе следует указать документы, обязательные для оформления результатов ревизии. Основным документом в данном случае выступает акт результатов ревизии. В приказе также можно предусмотреть дополнительные документы, такие как отчеты с показателями деятельности, в которых обнаружены отклонения или нарушения, а также приложение, в котором ревизор рекомендует действия в целях устранения обнаруженных нарушений.
После издания приказа о проведении ревизии, проверяющие могут приступать к подготовительной работе, которая может содержать следующие действия:
- Запрос документов для анализа. В зависимости от задач проверки данными документами могут быть отчетность (бухгалтерская или налоговая), результаты предыдущей инвентаризации, ведомости начисления амортизации, отчеты о независимой оценке ОС и НМА, ведомость переоценки, данные об обязательствах компании и т.п.;
- Анализ документов. Получив необходимые бумаги, ревизоры консолидируют информацию и проводят предварительный анализ деятельности проверяемого подразделения или направления, в котором проводится проверка;
- Составления плана ревизии . После предварительного анализа документов ревизоры принимают решения о конкретных действиях, которые будут проводиться во время проверки. Данные действия включаются в программу ревизии, которая утверждается руководителем проверяющей группы.
Этап 2. Ревизионные процедуры
После утверждения плана действий проверяющие переходят непосредственно к ревизионным процедурам. Проверка и порядок ее проведения зависит от того, что именно подлежит ревизии. Если речь идет о контроле состояния имущества на складе, то в ходе ревизии проверяющие запрашивают отчетные документы (ведомости инвентаризации, приходные накладные и т.п.). После анализа документов наступает черед непосредственной проверки имущества: член ревизионной группы в присутствии завкладом проверяет наличие имущества, его состояние. Если проверке подлежит большое количество ТМЦ, то ревизор проводит проверку выборочно. Данные о состоянии имущества и его наличии фиксируются в ревизионном акте.
При ревизии наличности в кассе проверяющий предварительно анализирует документы о движении средств и остатках за предыдущие периоды. В день проверки ревизор запрашивает у заведующего кассой:
- ведомость о движении и остатках денежных средств;
- кассовую книгу и первичные документы, на основании которых делались записи в книге;
- приходные и расходные ордера.
В ходе проверки записи в книге сверяются с первичными документами и ордерами, наличность в кассе пересчитывается на соответствие сумме, указанной в ведомости об остатках. Ревизором в организации может выступать бухгалтер (см. → ).
Ревизия хозяйственной деятельности
Отдельно стоит поговорить о ревизии хозяйственной деятельности предприятия. Данное мероприятия может включать себя как комплексную проверку всех финансовых показателей фирмы, так и быть направленной на контроль одного из направлений деятельности компании, в частности::
- контроль за поступлением и расходованием наличности в кассе, а также безналичных средств на банковских счетах;
- анализ наличия ОС и ТМЦ, его состояния;
- ревизия сделок, заключенных с контрагентами.
Пример №1 . В приказе на проведение ревизии хоздеятельности АО «Спартак» указаны следующие мероприятия по сплошной ревизия сделок «Спартака» за прошедший год.
На подготовительном этапе ревизоры проанализировали финансовую отчетность «Спартака» за последние 2 года (отчет о финрезультатах, баланс). На основании проведенного анализа была составлена программа ревизии, в ходе которой проверяющие:
- запросили копии договоров, заключенных «Спартаком» с контрагентами в течение года, предшествующего ревизии. В пакет запрашиваемых документов также входили копии первичных документов в рамках соглашений (акты, накладные, счета);
- провели анализ корректности оформления документов (наличие всех необходимых реквизитов, подписей и т.п.);
- сверили данные, отраженные в учете, с первичными документами;
- провели контроль лимитов договоров. Сумма оборотов, проведенных в рамках каждого из договоров, была сверена с лимитом, указанном в соглашении;
- проанализировали цену договоров на предмет соответствия рыночным показателям.
По результатам проведенной проверки не было выявлено каких-либо нарушений, о чем и было указано в акте ревизии.
Этап 3. Оформление результатов
Завершающий этап проведения ревизии – составление акта о ее результатах. В документ следует включить:
- Общую информацию о целях ревизии, данные об ответственных лицах проверяемого подразделения;
- Список документов, которые были предварительно обработаны ревизионной группой, также бумаги, которые были запрошены и проверены в ходе ревизии;
- Описание результатов проверки. В данном пункте необходимо указать выявленные нарушения и злоупотребления, а также ошибки, влияющие на проверяемые показатели и деятельность фирмы в целом. Если в ходе ревизии подлежало несколько направлений деятельности, то результат проверки следует оформлять отдельным пунктом по каждому из направлений (например, отдельно результаты ревизии наличности в кассе, отдельно – проверка сохранности ТМЦ на складе);
- Заключение. При отсутствии нарушений, ревизионная группа, в зависимости от направления проверки, подтверждает достоверность данных отчетности, корректность ведения учета, отсутствие злоупотреблений в части подписания контрактов, невыявление фактов растрат денежных средств и т.п. Если нарушения все же были выявлены и описаны в основной части ревизионного акта, то в заключении документа следует сделать выводы о результатах нарушений и злоупотреблений, их влиянии на финансовые показатели компании.
После подписания акта проверки членами ревизионной группы, его подают на ознакомление и подпись начальнику проверяемого подразделений, после чего передают главному бухгалтеру и руководителю компании.