Как с помощью чек-листов для кассиров сократить ошибки в бухгалтерских документах. Как заполнять кассовую книгу в бумажном и электронном виде

Несмотря на то, что сейчас многие бизнесмены осуществляют свою деятельность по безналичным расчетам, вместе с тем, еще используются операции с финансовыми средствами в наличной форме.

Как следствие предпринимателям требуется кассовая книга. Поэтому возникает необходимость разобраться, что это такое и как правильно ее заполнять.

Основные моменты

Кассовая книга является специализированным журналом (регистром), куда вносятся все сведения об осуществляемых компанией операциях сопровождающихся наличными расчетами.

Журнал входит в бухгалтерскую отчетность ИП. Ведение кассовой книги является обязательным. Составляется и оформляется регистр по правилам налогового законодательства.

С 2019 года кассовая книга обязательна для всех предпринимателей, включая тех, кто работает по упрощенной налоговой системе. Журнал составляется строго по .

К ведению книги кассового учета нужно относиться серьезно, потому что во время налоговой проверки ее тщательно изучают сотрудники ФНС .

В случае неправильного оформления кассовой книги или по причине совершенных ошибок, внесения недостоверной информации с предпринимателя взимается штраф.

Ведется журнал кассового учета с начала и до конца текущего года. Как вести кассовую книгу должно быть известно каждому бизнесмену.

Что это такое

Книга кассового учета – документ, в котором собраны все кассовые операции, проводимые предпринимателем на протяжении дня. Кассовая книга ведется каждодневно, за исключением выходных.

В ней должно отражаться движение наличных денег, которое подтверждается приходной и расходной кассовой документацией. В конце дня в нее вписываются итоговые данные, которые включают обороты и расчеты лимита кассы.

В журнале регистрируются все приходно-расходные операции, включая расчеты сумм, корреспондирующих счетов и характер проведенных транзакций. Благодаря регистру фиксируются все финансовые потоки в наличной форме в работе фирмы.

Кассовая книга является обязательным документом, в который руководство фирмы может включать самостоятельно разработанную первичную документацию.

Кассовая книга как собственно и любое обращение наличности должна соответствовать нормативным актам Центробанка .

Какова роль документа

Каждый бизнесмен, осуществляя предпринимательскую деятельность должен вести ее в соответствии с законодательством России.

Тем более если это касается расчетов по оплате налогов, составлению и оформлению отчетности и другой аналогичной документации.

К числу таких обязательных документов можно отнести кассовую книгу, наличие которой является обязательной для тех, чья деятельность связана с наличными деньгами.

В отдельных случаях ИП может обойтись без кассовой книги. Однако если зарплата выплачивается работникам в наличной форме через кассу фирмы, то потребуется кассовая книга.

При этом если заработная плата сотрудникам компании начисляется безналичным платежом на платежные карточки, то предприниматель обязательно должен знать, что собой представляет кассовая книга, и какую информацию надо в нее вносить.

ИП должен уметь правильно ее вести, оформлять разбираться в нюансах ее заполнения. Поэтому иногда лучше воспользоваться услугами бухгалтера, который знает, как нужно вести .

Законодательная база

Основанием для заполнения кассовой книги является . В журнале должны учитываться все денежные поступления/ отчисления.

В организации по закону должна быть одна книга кассового учета. На листах обязательно должна быть нумерация. Журнал также должен быть прошнурован, а в конце книги ставится сургучная или мастичная печать.

Прошитые листы заверяются подписью руководителя или уполномоченного лица. Опечатка производится мастичной печатью с использованием клея в составе, которого есть жидкое стекло.

Листы журнала должны быть сделаны из папиросной бумаги, краска штемпельная. При этом бумагу с оттиском печати нужно смазать с обеих сторон клеем, а после того как она будет опечатана, следует нанести повторно слой клея.

Все записи в книге кассового учета осуществляются в 2-х экземплярах. Для этого можно использовать обычную копирку.

Копия должна быть отрывной, так как она является частью отчета кассира.Оригинал сохраняется в кассовой книге. Нумерация оригинала и копии должна быть идентичной.

В кассовой книге нельзя подчищать и исправлять записи, за исключением исправлений, подтвержденных подписями кассира и главбуха.

Допускается автоматизированное ведение кассовой книги. В этом случае листы должны быть созданы в форме машинограмм, а нумерация листов осуществляется автоматически.

Выдачу средств из кассы, без подтверждения в виде росписи поставленной получателем в расходном кассовом ордере или при остатке наличных денег в кассе делать категорически запрещено.

Вся выданная денежная сумма будет отнесена к недостаче, затем взыскана с кассира. Все денежные средства в наличной форме, без подтверждения соответствующими кассовыми документами, считаются излишком и зачисляются в прибыль фирмы.

Руководство предприятия обязано оборудовать помещение надлежащим образом и создать условия для хранения денег в помещении кассы.

Это правило распространяется также на период транспортировки денег из финансовых учреждений и вовремя сдачи их в отделение банка. Иначе руководство компании будет нести административную или уголовную ответственность.

Требования, касающиеся технической оснащенности, а также установки сигнализации в помещении кассы компании распорядительным документов не установлены.

До того, как открыть помещение и несгораемый шкаф кассиру надо убедиться в сохранности замков, решеток на окнах, дверях и печатей, а также в исправности сигнализации.

При обнаружении повреждений кассир должен сообщить об этом инциденте руководству фирмы и в полицию.

Если на предприятии работает только один кассир, то при необходимости его временной замены нужно заключить договор с другим сотрудником. Это поможет избежать возможных недоразумений в будущем.

Порядок ведения кассовой книги

Имеются готовые формы, по которым заполняется кассовая книга. Все операции, которые проходят в кассе в течение суток, должны отображаться на одной странице регистра.

По истечении рабочего дня нужно свести остатки и подвести итоги. Далее кассир по результатам своей работы составляет отчет, а всю наличность сдает в отдел бухгалтерии.

В кассовой книге все листы отрываются, так как одна часть сделана для того, чтобы отрывать, а другая остается в ней. Чтобы оторвать лист можно согнуть его по специальной линии и писать под копирку.

Журнал заполняется так:

Строение документа

Внешне регистр выглядит как 50-100 страничный журнал. В ней должен быть бланк титульного листа, который заполняется сведениями о периоде действия регистра. Для книги учета финансовый лимит не устанавливается.

Необходимые данные для оформления

Титульный лист журнала отображает:

1. ОКПО компании.
2. ФИО предпринимателя.
3. Год ведения книги учета.
4. Название структурного подразделения.

Общие правила составления вручную (инструкция)

Если журнал ведется вручную, то следует все листы пронумеровать, прошнуровать и опечатать на последнем листе. Все записи производить в 2-х экземплярах.

Для этого используется копировальная бумага. Обязанности кассира:

• просчитывать итоговые операции за сутки;
• высчитывать остаток наличности в кассе на начало будущего дня;
• передавать отчет в бухгалтерию (отрывную копию страницы), приход/расход в ордере.

Все записи в регистре должны проверяться бухгалтером и соотносится с числом ордеров. После чего он обязан подтвердить документ, поставив подпись в регистре.

В кассовой книге, составленной вручную можно делать исправления, перечеркивая неправильные данные и вписывая достоверные.

А вот подчистки в журнале недопустимы. Если же происходят какие-то исправления, то необходимо подтвердить их подписью главбуха и кассира.

Пример заполнения

Любое поступление и расход наличности на протяжении дня занесутся в книгу кассового учета. Также операции должны подтверждаться / .

В журнал записи вносятся каждый день, за исключением выходных. Под конец дня кассир должен проверить все записи, которые были внесены в книгу, потом все подсчитать и поставить подпись.

Бухгалтеру следует отдать отрывной лист и документы, подтверждающие операции. Дальше он заносит в кассовую книгу число переданных документов и скрепляет все своей подписью.

Затем бухгалтер все еще раз перепроверяет. Кассовая книга состоит из 2 частей. Они заполняются параллельно:

• отрывной лист, который передается в бухгалтерию;
• кассовая книга.

Каждый день журнал начинается с нового листа, где указывается:

• дата и номер листа;
• все операции и обороты на протяжении суток;
• остаток наличности за прошлый день.

Кассовую книгу нужно открывать ежегодно. В конце года журнал прошнуровывается, а на последнем листе ставиться печать и вносится следующая запись «прошнуровано и пронумеровано столько-то листов».

Образец документа

Оформление титульного листа журнала:

• название организации (юридическое лицо);
• ФИО (ИП);
• временной промежуток действия регистра (1 год);
• название подразделения;
• ОКПО.

В книге учета записи вносятся в готовый формуляр. Приходные/расходные операции, проведенные в течение одних суток, делаются на одном листе.

В конце рабочего дня сводится остаток, который подтверждается отчетом кассира. Затем деньги передаются в бухгалтерию.

Каждый лист журнала делиться на 2 части благодаря линии отрыва. Одна из них является страницей книги с показателями о совершаемых операциях, другая – отчет кассира.

Свернув лист по линии отрыва, и подложив его под копирку можно одновременно внести записи в обе части. Графы книги. В верхней части листа вписывается дата, месяц, год и номер страницы.

Незаполненные строки нужно перечеркнуть ручкой, так чтобы невозможно было что-то дописывать в пустые поля. Это можно делать символом Z. Внизу записывается фамилия бухгалтера и кассира. Там же ставятся их подписи.

Часто задаваемые вопросы

Ведение кассовой книги сопровождается следующими вопросами:

1. Кто контролирует ведение КО-4.
2. Какие нюансы возникают в обособленных подразделениях.
3. Какое количество журналов должно быть на предприятии.

Также налогоплательщиков волнует вопрос о том, какой штраф ожидает предприятие в случае несвоевременных или не полностью внесенных операции с наличными деньгами?

Представители налоговой службы могут оштрафовать предприятие за неведение кассовой книги в соответствии с КоАП РФ. Сумма штрафа составляет от 40 до 50 тыс. руб.

На кого возлагается контроль за ведением КО-4

Как уже говорилось, что кассовая книга – это документ, который разработан для каждодневной фиксации всех кассовых операций компании.

Унифицированная форма журнала была утверждена . Следовательно, вопрос, кто осуществляет контроль над ведением кассовой книги, отпадает сам собой.

Так как согласно этому документу обязанность контролировать правильность ведения журнала возложена на главного бухгалтера.
Порядок проведения контроля утверждается приказом руководителя или отображается в учетной политике предприятия.

Обычно методы ведения контроля предусматривают следующие аспекты:

• проверка нумерации кассовой книги;
• изучение ведения журнала;
• сверка кодов по фирме;
• проверка списка документов, которые должны быть переданы специальными подразделениями в головное управление.

Нюансы в обособленных подразделениях

Каждое специальное подразделение предприятия, когда проводятся операции с наличной денежной массой, должно отмечать это в кассовой книге. Правила ее оформления такие же, как и в головном предприятии.

Вместе с тем в обособленных подразделениях есть некоторые особенности:

Сколько книг должно вести предприятие

В компании разрешается ведение нескольких журналов, если:

Подбивая итог нужно выделить несколько ключевых моментов. Ведение кассовой книги является обязательным, если субъект хозяйствования осуществляет операции с наличными деньгами.

Ответственным за ведение журнала является главный бухгалтер предприятия или предприниматель. Нарушение порядка ведения кассовой книги предусматривает наложение штрафных санкций на налогоплательщика.

Инструкция

Отчет по кассе организации должен составлять кассир или другое уполномоченное на это лицо. Документ оформляется в дни, когда были осуществлены какие-либо операции с наличными денежными средствами предприятия.

Вы можете заполнить отчет при помощи автоматизированной программы, а можете сделать это вручную. В первую очередь укажите дату документа. В табличную часть внесите информацию о движении денежных средств.

Укажите наименование операции, например, принято от Иванова Ивана Ивановича. После этого проставьте номер корреспондирующего счета. Например, если средства выданы подотчет, укажите счет 71; если из кассы выдана заработная плата – 70. Впишите сумму, например, если выдано из кассы – укажите сумму в графе «Расход», если получено – «Приход». Ниже подведите итог, подпишите документ.

К отчету кассира подшейте все документы, на основании которых вносились сведения. Допустим, сотрудник возвращает неиспользованные подотчетные средства. Оформите приходный кассовый ордер (форма №КО-1). Укажите порядковый номер документа и дату составления. Впишите наименование организации и название структурного подразделения.

По дебету укажите тот счет, откуда пришли денежные средства. Допустим, это возврат . По дебету проставьте счет 50, а по кредиту – 71. Впишите сумму. Ниже напишите, от кого приняты средства (Ф.И.О. подотчетного лица). Далее укажите сумму прописью.

Заполните квитанцию. Укажите номер и дату ПРО, Ф.И.О. сотрудника, основание и сумму. Подпишите документы у главного бухгалтера и кассира.

Если вы выдаете денежные средства из кассы предприятия, оформите расходный кассовый ордер (форма №КО-2). Укажите номер и дату составления документа, наименование организации и название структурного подразделения.

В табличной части проставьте счет по дебету и кредиту, впишите сумму. Под таблицей укажите, кому выдаются средства. Также впишите наименование документа-основания и сумму прописью. Если имеются приложения, укажите их реквизиты, например, при выплате заработной платы по этой строке указывается платежная ведомость.

Подпишите документ у главного бухгалтера, самого сотрудника и кассира. Поставьте печать организации.

Источники:

• Документальное оформление кассовых операций в 2017 году

Любое движение денег в кассе организации непременно должно быть правильно оформлено. Для этого кассиру нужно составить отчет , который в последующем передается в бухгалтерию для дальнейшего учета. В некоторых небольших организациях в штатном расписании нет должности «кассир», поэтому ответственным лицом по ведению и оформлению кассовых документов является главный бухгалтер. Для соблюдения кассовой дисциплины очень важно правильно оформлять все документы.

Инструкция

Неправильное заполнение расходного кассового ордер а, может служить основание для привлечения организации или к по статье 15.1 КоАП РФ, предусматривающей штраф в размере до 50000 р. для юридических лиц и до 5000 р. для ответственных должностных лиц. Также по данному виду нарушения грозит ответственность по статье 120 НК РФ, предусматривающей штраф в размере до 10000 р.

Обратите внимание

Расходный кассовый ордер не допускает никаких исправлений, т.к. является официальным документом. Испорченные бланки должны быть уничтожены.

Нормативно-правовая база операций с наличными денежными средствами весьма обширна, поэтому на практике нередко возникают сложности с оформлением тех или иных нетипичных хозяйственных операций. Например, как оформить возврат денежных средств по кассе ?

Инструкция

Для грамотного оформления а средств по кассе необходимо отлично ориентироваться в нормативно-правовой базе. Изучите правила и рекомендации по учету оформления операций приема, хранения и товаров в торговли, а также Порядок ведения кассовых операций в РФ (Решение № 40 Совета директоров ЦБ России 22.09.93 г.)Помните о том, что два вида возврат а по кассе : возврат в день покупки и возврат не в день покупки.

Проведите возврат в день покупки следующим образом: по кассе проведите возврат ный чек, после чего оставьте акт возврат а денежных средств (КМ 3).

К акту КМ 3 необходимо приложить кассовый продажный и возврат ный чеки. Если покупатель отказывается продажный чек, то он должен составить объяснительную записку на имя директора с указанием причин невозврат а продажного чека. Чтобы обезопасить себя на случай возможной кассовой проверки, посоветуйте покупателю указать в качестве причины невозврат а чека его утерю. Кроме того, к акту необходимо приложить товарный ЧК или корешок приходного кассового .

Источники:

• http://www.as-audit.ru/consulting/book_keeper/account/return/

Кассир – это материально ответственное лицо, с которым при трудоустройстве заключается трудовой договор и дополнительный о материальной ответственности. Основным мотивом увольнения по инициативе работодателя может служить пункт 7 статьи 81 ТК РФ. В соответствии с данной статьей трудовой договор можно расторгнуть в одностороннем порядке по причине недоверия, связанного с растратой денежных средств предприятия.

Вам понадобится

• - акт проверки;
• - письменное объяснение;
• - письменное наказание;
• - приказ об увольнении;
• - заявление в арбитражный суд.

Инструкция

Чтобы произвести увольнение по причине растраты и недоверия, создайте комиссию вверенных ценностей. Комиссия должна проверить все поступившие и израсходованные денежные средства по имеющимся документам и по книге , в которой указаны все суммы выручки, переданной старшему кассиру или инкассаторам.

После проверки напишите акт ее результатов. Укажите всю сумму растраты, поставьте под актом подпись руководителя предприятия, главного бухгалтера и всех членов комиссии.

Попросите кассира дать письменное объяснение недостачи денежных средств. Если кассир отказывается давать объяснение или совсем не хочет вступать в конструктивный диалог, то составьте дополнительный акт отказа, подписанный всеми членами комиссии, которые проверку документов. Со всеми актами ознакомьте кассира под расписку.

Составьте письменное вынесение наказания за совершенную недостачу или растрату. С этим документом также ознакомьте кассира под расписку. Документ об обвинении и наказании составляйте в течение 30 дней со дня проверки и обнаружения недостачи и растраты. Если после составления акта о недостаче вы не вынесли письменное обвинение и наказание, то сроки считаются пропущенными, то есть увольнение применить нельзя.

Если вы составили все документы, в соответствии с требованиями указанной статьи, то вы имеете право уволить кассира , не выплачивая текущую зарплату и компенсацию за неиспользованные дни отпуска. Всю сумму внесите в счет недостачи.

Подайте заявление в арбитражный суд, чтобы в законном порядке получить всю недостающую сумму растраченных денежных средств. После постановления суда вы получите все долги , так как высчитывать с доходов можно не более 50%. Только в случае возникновения задолженности по алиментам с должника могут высчитывать 75% от суммы ежемесячного дохода.

Видео по теме

Все денежные операции по приходным и расходным ордерам должны заноситься кассиром в кассовую книгу, на основе которой ежедневно формируется отчет кассира . Данный документ позволяет отследить и проверить правильность оформления документации и количество денежных средств в кассе на начало и конец рабочего дня. Как и любой бухгалтерский отчет ный документ, отчет кассира должен быть пронумерован и сшит по установленным правилам.

Инструкция

Сформируйте кассовую книгу, которая заполняется по форме КО-4. Предприятие обязано вести только одну книгу, поэтому ее необходимо пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя и печатью предприятия. После этого она опечатывается и регистрируется в налоговой декларации. Каждый лист кассовой книги представлен двумя одинаковыми листами, при этом данные по движению наличных денег вносятся кассиром на первый экземпляр, которые переносятся на второй посредством копировальной бумаги.

Отрежьте в конце рабочего дня второй экземпляр листа кассовой книги, из которого будет формироваться отчет кассира . Соберите все приходные и расходные ордера, а также подтверждающие документы, которые соответствуют указанным в течение дня операциям по кассе. Сложите оторванные листы кассовой книги и документы по порядку, чтобы сформировать отчет кассира .

Передайте отчет кассира главному бухгалтеру на проверку. Если были допущены ошибки, то исправления вносятся в этот документ и в кассовую книгу. При этом аккуратно зачеркивается ошибка, записывается верная информация, после чего «Исправленному верить», ставится текущая дата и заверяется подписью кассира и главного бухгалтера. Во время проверки бухгалтер подсчитывает число листов и полученных документов, после чего делает соответствующую запись на титульном листе.

Сшейте отчет кассира по итогам отчет ного периода. Для этого воспользуйтесь обычной ниткой и иголкой. Аккуратно пришейте листы и документы друг к другу. Оставьте примерно 10 см нитки и отрежьте. Поверх нее наклейте небольшой лист бумаги, на котором указывается текущая дата, количество листов и ставится подпись кассира , главного бухгалтера и руководителя предприятия. После этого заверьте документ печатью предприятия так, чтобы часть ее находилась на приклеенном листе, а часть на отчет е кассира .

Через кассу предприятия проходят определенные суммы наличных денежных средств, которые поступают из различных источников и расходуются на нужды компании. При этом все кассовые операции должны быть документально оформлены и отражены в бухгалтерском учете. Оформление производится первичными документами, форма которых устанавливается постановлениями Госкомстата РФ.

Инструкция

Оформите поступление наличных сумм в кассу предприятия при помощи приходного кассового ордера по форме №КО-1. Данный документ может формироваться вручную или посредством различного программного обеспечения. Он выписывается в одном экземпляре и утверждается главным бухгалтером или уполномоченным лицом, после чего заверяется печатью кассира. В строке «Основании» расходного кассового ордера указывается содержание хозяйственной операции , а в строке «В том числе» отмечается сумма НДС или ставится запись «без налога».

Используйте расходный кассовый ордер по форме №КО-2 для отражения выдачи наличных денег из кассы предприятия. Оформляется он по аналогии с приходным ордером. При этом к нему прилагается заявление или счет на выдачу денежных средств, на котором ставится разрешительная подпись руководителя компании.

Отчет. Этот документ утвержден приказом Министерства финансов РФ и имеет номер 5-Г. Также вы можете разработать бланк самостоятельно, утвердив его в учетной политике организации. День театрального кассира - профессиональный праздник этих сотрудников театра, работа которых на первый взгляд кажется незаметной, однако является такой необходимой в деятельности этого храма искусств.

История праздника

День театрального кассира - один из самых молодых профессиональных праздников, который отмечается лишь с 2009 года. В том году Александр Березовиков, заместителя руководителя театра «Приют комедианта», работающего в Санкт-Петербурге, предложил обратить внимание на деятельность людей, которые по сути являются ключевым звеном в обеспечении финансового благополучия любого учреждения искусства - театральных кассиров.

Эта инициатива была поддержана руководителями других театров, сначала в Санкт-Петербурге, а затем и по всей стране. В результате первый понедельник марта стал днем, когда театральные кассиры получают от коллег и зрителей заслуженное признание значимости своей деятельности и поздравления с профессиональным праздником. Однако эта памятная дата пока не стала международной: ее отмечают только в России. Одним из ближайших аналогов этого праздника в мировом календаре памятных дат можно, пожалуй, назвать Всемирный день театра, который принято праздновать 27 марта.

Празднование Дня театрального кассира

При этом то, что День театрального кассира не приходится на выходной, было сознательным решением организаторов профессионального праздника: ведь этот день им важно провести не дома у телевизора, а в кругу коллег, которые смогут поздравить их с наступлением этой памятной даты, пожелать долгой и плодотворной работы на благо родного театра и преподнести букет цветов. Ведь театральному кассиру как никому другому важно знать, что коллеги любят его как самостоятельную личность и члена коллектива, а также ценят его деятельность и понимают его вклад в повседневную работу и выдающиеся успехи театра.

Видео по теме

Главбух одного краснодарского холдинга разработал чек-листы для кассиров. В результате число ошибок в кассовых документах снизилось, а обрабатывать их кассиры начали быстрее. Мы попросили вашего коллегу рассказать подробнее о своей разработке.

В 2016 году руководство нашего холдинга задалось целью повысить управляемость бизнеса. Перед бухгалтерией поставили задачу оптимизировать работу — увеличить скорость выполнения трудовых функций и снизить количество ошибок. Расскажу, как мы решили эту задачу, на примере участка «Касса».

• Важная статья:

Почему кассиры делали много ошибок

В нашем холдинге под торговлю было отведено две кассы — основная и на складе. В среднем за день по двум кассам проходило 250 документов: 200 приходников, 30 расходников и 20 авансовых отчетов. Занимались этими документами три кассира.

Время обработки приходника с поштучным пересчетом наличных денег в среднем составляло у сотрудников 4 минуты, расходника — 5 минут, авансового отчета — 12 минут. В итоге ежедневно кассиры тратили на всю эту работу 20 часов (200 шт. × 4 мин. + 30 шт. × 5 мин. + 20 шт. × 12 мин.). То есть каждый из них был занят оформлением кассовых документов почти по 7 часов в день (20 ч: 3 чел.). И это без учета времени, которое сотрудники тратили на исправление своих ошибок.

Понятно, что сотрудники не машины и не могут ежедневно работать в авральном режиме. Поэтому качество их работы было крайне низким. Порядка 37 процентов документов содержали ошибки. Это отражалось на качестве работы сотрудников, отвечающих за другие участки учета — сверку, материалы, НДС.

Какие способы не помогли решить проблему

Сначала мы решили, что проблема в квалификации кассиров. Нашли организацию, которая провела обучающие занятия. Сотрудникам показали, как работать в учетной программе, объяснили, как устроен участок учета «Касса» (откуда в цене НДС, на каких счетах отражают выручку и т. д.). Сотрудникам учеба понравилась. Обучающая фирма выставила солидный счет. Только вот работать быстрее и качественнее кассиры после этого не стали.

Может быть, проблема в неправильном распределении полномочий? Мы перевели одного из трех сотрудников на должность старшего кассира. Он получил административные полномочия — проверял работу других кассиров, указывал им на ошибки, следил, чтобы они были исправлены. Процент ошибок снизился с 37 до 9 процентов. Но достигалось это за счет «ручного управления», поэтому время обработки документов увеличилось в 2,5 раза.

Таблица. Как изменилось качество работы кассиров благодаря чек-листам

По какому алгоритму разработали чек-листы для кассиров

Через полгода поисков мы нашли альтернативное решение проб-лемы — применять чек-листы. Чек-лист — это краткий перечень шагов, которые должен сделать кассир, чтобы успешно завершить операцию. Он не учит специалиста выполнять работу, а показывает, что нужно сделать. Основной принцип чек-листов — не «прочитал и сделал», а «сделал и отметил». Чек-листы хороши также тем, что для их создания не нужны особые знания или технологии. Достаточно посмотреть на работу специалиста со стороны.

Сначала мы разработали основной чек-лист для всей бухгалтерии. Конечно, он был неидеален. За полгода мы исправляли его 20 раз. К основному чек-листу составили чек-листы по участкам учета: денежные средства, взаиморасчеты, материалы, производство и т. д. Эти листы тоже много раз переделывались. Наконец, разработали чек-листы для конкретных специалистов.

Алгоритм создания чек-листов был такой. Мы создавали справочник трудовых функций. Например, у кассира это прием денежных средств, выдача денежных средств и т. д. На основе справочника фиксировали правильную последовательность действий, которая нужна для качественного выполнения функции. Действия в такой последовательности и попадали в итоге в чек-лист.

Как внедряли чек-листы для кассиров

Внедряли чек-листы постепенно. Выбирали трудовую функцию и настаивали, чтобы бухгалтер при любых обстоятельствах действовал в точном соответствии с чек-листом. А когда это оказывалось невозможным, сообщал руководителю.

Сотрудники бухгалтерии с недоверием отнеслись к затее, при любой возможности пытались ее саботировать. С некоторыми даже пришлось попрощаться. Самыми популярными возражениями были: «Зачем это нужно, у нас и так времени не хватает» и «Зачем мне напоминание, я и так знаю, как работать».

Чтобы приучить кассиров работать по чек-листам, мы изменили функционал старшего кассира. Теперь он мог сам остановить работу тех, кто не использовал чек-листы для кассиров.

Чек-лист для кассира «Поступление наличных в кассу»

Какие результаты получили, используя чек-листы для кассиров

На первых порах время оформления кассовых операций увеличилось. В первый месяц на 250 документов у кассиров стало уходить 30 часов вместо прежних 20. Но по мере того как сотрудники привыкали к чек-листам, ситуация улучшилась. Кассиры больше не тратили время на лишние операции, реже «прыгали» между окнами в программе, перестали формировать ошибочные документы.

Через 4 месяца общее время обработки кассовых документов составило уже 16 часов. Кассиры стали обрабатывать приходники за 3,5 минуты, расходники — за 4 минуты, авансовые отчеты — за 8 минут. Количество непроведенных документов в учетной программе снизилось практически до нуля. А объем ошибок в операциях — до 5 процентов.

Четыре часа, которые высвободились у кассиров, они используют теперь для архивной работы и обучения. Так как кассиры стали ошибаться реже, качество работы повысилось и на других участках (взаи-морасчеты с покупателями и поставщиками, учет НДС, выданных и полученных авансов, бухгалтерская отчетность).

Сергей Шелудешев,
главбух группы компаний (товары повседневного спроса, производство, строительство).

Одним из основных документов при ведении кассы является кассовая книга. Ее должна вести каждая компания, имеющая оборот «налички»: получение денег с расчетного счета, выдача зарплаты, подотчетных средств и т.п. На каком бланке заполняется кассовая книга, как правильно вести ее – об этом наша статья.

Что такое «Кассовая книга КО-4»

Кассовая книга – документ, фиксирующий поступление и выдачу наличных денег по кассе фирмы. Заполнение кассовой книги обязательно для всех, независимо от организационной формы и применяемой налоговой системы. Исключение сделано для индивидуальных предпринимателей, ведущих учет своих доходов и расходов – им можно не оформлять кассовые приходные и расходные документы, а, следовательно, и кассовая книга им не требуется (п. 4.1 указания ЦБ № 3210-У от 11.03.2014).

Заполняется кассовая книга (образец см. ниже) на актуальном бланке формы № КО-4, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 03.05.2000). Бумажный бланк включает: обложку, титульный лист и листы кассовой книги.

Порядок ведения кассовой книги прописан в постановлении № 88 лишь в общих чертах, подробной инструкции по ее заполнению не разработано. Также, при заполнении следует ориентироваться на положения Указания ЦБ РФ № 3210-У.

Как заполнять кассовую книгу: алгоритм

Сотрудник, ответственный за заполнение кассовых документов, в том числе и кассовой книги, назначается приказом руководителя. Это может быть кассир, бухгалтер, главный бухгалтер, иное должностное лицо, а при отсутствии таковых заниматься ведением кассовой книги и других кассовых документов может сам руководитель, или физлицо, оказывающее услуги по бухучету.

Основанием для внесения записей в кассовую книгу являются приходные и расходные кассовые ордера. Ордера имеют сквозную нумерацию, ими оформляется каждое поступление или выдача наличности. Записи в кассовую книгу вносятся только за дни, когда по кассе было движение.

Общий алгоритм заполнения кассовой книги:

• на начало дня указывается остаток по кассе, который должен быть равен остатку на конец предыдущего дня;
• в книгу вносятся записи по каждому приходному и расходному ордеру, оформленному за день;
• в конце рабочего дня в кассовой книге суммируются обороты по приходу и расходу «налички» и выводится остаток на конец дня.

Как вести кассовую книгу, если в течение дня никакого движения по кассе не было? В кассовой книге такой день отражать не нужно.

Сверив сумму наличных денег, оставшуюся в кассе на конец дня, обороты и остаток, выведенный в кассовой книге, кассир заверяет сделанные в книге записи своей подписью, а затем передает их вместе с кассовыми документами на проверку главному бухгалтеру, или руководителю.

В кассовую книгу, в отличие от кассовых ордеров, допускается вносить исправления, но только если они будут заверены подписями лиц, внесших эти изменения, и их расшифровками, а также будет указана дата исправления.

Кассовая книга, наряду с остальными кассовыми документами, должна храниться в организации не менее 5 лет.

Как заполнять кассовую книгу: образец заполнения на бумаге

Оформлять кассовую книгу можно как на бумажном бланке, так и электронно. Каждый из этих вариантов имеет свои особенности заполнения.

Бумажный бланк КО-4 – это журнал, отпечатанный в типографии, заполняемый вручную, или заполненные на компьютере, и затем распечатанные, листы кассовой книги.

Если книга будет заполняться от руки, перед началом работы в ней нужно пронумеровать и прошить все листы. На обратной стороне обложки на шнуровку приклеивается бумажный лист с указанием количества пронумерованных листов, ставится печать и подписи руководителя и главного бухгалтера. На титульном листе указывается наименование фирмы и период использования книги.

Лист кассовой книги состоит из двух частей: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира, которые нумеруются одинаковыми номерами. Для заполнения листа вручную необходима копировальная бумага. Лист сгибается по линии отреза пополам, в середину закладывается «копирка», и кассир заполняет его неотрывную часть (первый экземпляр) шариковой ручкой, а отрывная часть (второй экземпляр) получается скопированной.

Кассовая книга: образец заполнения вручную

В конце дня, после заполнения кассовой книги, второй экземпляр отрывается и является отчетом кассира, к которому прикладывают все кассовые документы за этот день. Кассовая книга и отчет с приложенными кассовыми ордерами передается для сверки главному бухгалтеру, который прописью указывает количество полученных приходников и расходников, и подписывает оба экземпляра. Все подписи на вкладном листе и отчете кассира должны быть только подлинными, а не «под копирку».

Вот так выглядит лист кассовой книги (бланк)

Скачать чистую КО-4 можно ниже. Если кассовая книга оформляется на компьютере, например в формате word или excel, то заполненный лист в конце дня распечатывается в двух экземплярах, подписывается кассиром и проверяется главным бухгалтером. В конце отчетного периода (ежегодно или ежеквартально) распечатанные листы прошиваются и заверяются печатью и подписями точно также, как при рукописном варианте.

Электронная кассовая книга: как правильно вести 2017

Еще один вариант ведения кассовой книги – электронно при помощи бухгалтерской программы, где ведется бухучет предприятия. При внесении в программу бухгалтерских проводок по счету 50 «Касса» , кассовая книга формируется автоматически. Листы такой кассовой книги можно распечатывать в конце дня и оформлять по аналогии с предыдущим вариантом, а можно не распечатывать, но тогда необходимо обеспечить дополнительную защиту документа от несанкционированного доступа и внесения исправлений после подписания. Электронная кассовая книга подписывается электронными подписями главного бухгалтера и кассира, согласно положениям закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Ответственность за нарушения при ведении кассовой книги

Если кассовая книга в организации ведется неправильно, или не ведется вовсе, это является нарушением порядка ведения кассовых операций и работы с «наличкой». За подобные действия предусмотрена административная ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ, а именно:

• штраф на должностных лиц – от 4 тыс. до 5 тыс. руб.,
• штраф на организацию – от 40 тыс. до 50 тыс. руб.

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
• для ее должностных лиц и ИП - от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы - допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС .

Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания , п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).

Кассовые операции: кто подписывает документы

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
• соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
• наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии - подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
• соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

• подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
• записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
• сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
• проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии - руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость - можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании , написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

• соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
• соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате - оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.