Предпринимательская деятельность

Большая дебиторская задолженность чем грозит. Управление дебиторской задолженностью. Построение системы контроля дебиторской задолженности

Оборотной стороной роста объема продаж практически всегда является увеличение дебиторской задолженности. В современной посткризисной ситуации увеличение производства, сбыта уже не являeтся ключевым фактором развития компании. Основным показателем стабильности становится грамотный контроль, планирование и управление дебиторской задолженностью.

Кроме того, граждане должны также предлагать поправки к европейским договорам по инициативе граждан. В долгосрочной перспективе инициатива граждан должна быть дополнена другими прямыми демократическими элементами, которые также дают гражданам конкретное право на совместное законодательное регулирование и изменение европейских договоров. Комиссия и Парламент могли бы теперь взять на себя обязательство начать процедуру законодательной инициативы по просьбе определенного числа граждан. Европейские выборы в Европейский парламент.

На выборах в Европейский парламент до сих пор регулировались 28 различных положений национального законодательства в области выборов. В ряде государств-членов тот факт, что доля избирательного права фактически применяется во всей Европе, фактически подорвана образованием узких региональных избирательных округов. Европейское право голоса могло также сделать выборы более демократичными и европейскими.

На этапе принятия решения о предоставлении кредита покупателю первоочередное значение имеют:

срок действия договора на отсрочку платежа (как правило, используются типовые договоры с заранее предусмотренным сроком кредитования);
уровень платежеспособности и надежности клиента, при этом особое внимание при сборе информации уделяется не только открытым источникам, но и неофициальным (например, личные связи в контролирующих и правоохранительных органах);
создание системы резервов на случай возникновения безнадежной задолженности. Самый надежный и честный клиент на основании любого типового договора освобождается от ответственности в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств, и хотя обстоятельства непреодолимой силы достаточно редко являются настоящей причиной неплатежей, сбрасывать со счетов их не стоит;
создание надежного механизма работы с проблемными плательщиками. Как правило, эта обязанность возлагается на службу безопасности предприятия. Кроме того, используются финансовые инструменты, такие как начисление пени за каждый день просрочки, включая день оплаты, пересмотр условий договора в целом;
предоставление скидки, размер которой обратно пропорционален сроку кредитования. Тем самым у клиента возникает заинтересованность, как можно быстрее погасить задолженность.

Однако, как показывает практика, самая совершенная система фильтрации заказчиков, покупающих товар на договорных условиях, не способна обеспечить стопроцентный результат. Дебиторская задолженность сама по себе не является злом для компании, хотя при этом надо точно знать, какие размер, качество и период задолженности приемлемы или неприемлемы для поставщика. Для этого разработан определенный механизм.

Вначале анализируются уровень и динамика задолженности в предшествующем периоде с помощью формулы:

Лоббисты более эффективно

С введением регистра прозрачности был сделан первый важный шаг, чтобы лучше контролировать лоббистов в Брюсселе. Однако: запись в регистр до сих пор является добровольной. Поэтому, по оценкам, в лучшем случае в регистре вошли от 60 до 75% лоббистов, работающих в Брюсселе. Сделайте привязку регистра прозрачности для всех лоббистов. Регистр транспарентности должен стать обязательным как можно скорее и должен включать прямое лоббирование в Совете. В настоящее время Совет по-прежнему отказывается предоставить большую прозрачность лоббированию в Брюсселе.

Кдз = З/А,

где Кдз - коэффициент, показывающий уровень вовлеченности оборотных средств в дебиторскую задолженность;

З - сумма задолженности;

А - общая сумма оборотных средств.

Важным показателем качества дебиторской задолженности является скорость обращения оборотных средств, вложенных в ДЗ, которая рассчитывается по следующей формуле:

Пока этот новый законопроект не вступит в силу, Европейская комиссия должна добровольно взять на себя обязательство отказаться от любых контактов с незарегистрированными лоббистами. Внедрение законодательного следа Следующий законодательный период касается введения законодательной базы - списка всех контактов с лоббистами, а также всех их формулировок, которые были включены в законодательный текст. На практике это должно выглядеть так, что к каждому законопроекту будет прилагаться протокол с соответствующим списком.

Увеличить контрольные права Европейского парламента

Европейский парламент находится в центре европейской демократии. Это единственное прямое представительство более 500 миллионов европейцев. С другой стороны, в ходе мер по спасению евро многие положения были приняты за пределами европейских договоров и, таким образом, прошли Европейский парламент. Меры по спасению без достаточного парламентского контроля ослабили европейскую демократию.

КО = ОР/З,

где КО - количество оборотов ДЗ в рассматриваемом периоде;

ОР - сумма оборота в рассматриваемом периоде;

После этого определяется уровень безнадежной задолженности по формуле:

Кпр = Зпр/З,

где Кпр - коэффициент, выражающий уровень просроченной задолженности;

Зпр - задолженность, не оплаченная в рамках договора в рассматриваемом периоде;

Для того чтобы бюджетное право Европейского парламента было полностью реализовано, необходимое большинство для принятия бюджета в Совете должно быть сокращено от единогласия до квалифицированного большинства. В противном случае одна страна может всегда блокировать это решение и, таким образом, принимать демократическое большинство Народных Защитников в нарушение. Для этого требуется реформа контракта.

Кроме того, в целях соблюдения полномочий Комиссии надзора, документы парламента должны быть усилены или, если нет, установлены. Наконец, парламент должен иметь право назначать следственные комитеты, которые заслуживают этого имени. Затем их следует запустить с квалифицированным меньшинством. В межинституциональном соглашении Европейская комиссия, как ожидается, возьмет на себя более четкие требования к отчетности. Кроме того, это соглашение должно обеспечить полный доступ к документам, таким как мандаты на переговоры по международным соглашениям, для всех делегатов ЕС.

З - сумма задолженности в рассматриваемом периоде.

Затем определяется коэффициент эффективности вложения оборотных средств в дебиторскую задолженность:

Эдз = Пдз - Здз - Пдз,

где Эдз - коэффициент эффективности вложенных средств в дебиторскую задолженность;

Пдз - прибыль, полученная благодаря реализации на договорных условиях;

Это может быть реализовано на основании условия прекращения контракта. Решите выборы Председателя Комиссии и голос недоверия. Инновация в том, что все главные европейские партии, у которых есть главный кандидат на пост Председателя Комиссии, являются важным и правильным шагом. В будущем парламент будет вправе избирать Председателя Европейской комиссии в любое время, включая введение конструктивного недоверия.

В целях обеспечения демократического контроля в будущем Комиссия должна представить рамочное положение для всех учреждений, Соучастие в выборах или лишение доверия директоров, прямые допросы и консультации, а также более эффективное участие в их надзоре.

Здз - затраты, связанные с осуществлением кредитования (проверка, работа с должниками и пр.);

Пдз - сумма финансовых потерь от невозврата долгов.

Сдз = Ор + Кс х (Пдн + Ппр),

где Сдз - сумма средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность;

Ор - запланированный объем сбыта в кредит;

Кс - соотношение себестоимости и цены продукции;

Реформирование европейского законодательного процесса

Научная служба Европейского парламента. Должна быть возможность сделать индивидуальный опыт для членов парламента и политических групп. Подавляющему большинству депутатов, национальных парламентов и общественности предоставляется возможность в этом процессе. У Р. нет никакой информации о том, на каких переговорных позициях занимают соответствующие правительства. Меньше и более прозрачные трилогии В будущем более прозрачная и более демократичная обычная законодательная процедура снова должна стать правилом, и триалог станет исключением.

Пдн - средневзвешенный показатель количества дней, на которые товар отгружается в долг;

Пдр - период просрочки платежей, дней.

Когда компания не может инвестировать необходимые средства в дебиторскую задолженность, необходимо произвести корректировку планируемой выручки и прибыли, получаемых от реализации в долг.

Одним из новых методов управления задолженностью является рефинансирование дебиторской задолженности, основными формами которой являются факторинг, форфейтинг, вексельный учет.

Судебные процессы сами по себе должны быть более прозрачными и более понятными для всех депутатов и широкой общественности. Для этого документы для переговоров должны публиковаться последовательно. В будущем голосование по голосованию в комитетах Европейского парламента будет столь же само собой разумеющимся, как и на пленарном заседании, и, таким образом, будет полностью понятным. Последовательно дайте парламенту полное право на инициативу. Парламент должен уметь реагировать на потребности и пожелания электората.

Вот почему Европейский парламент должен иметь возможность предлагать и внедрять законодательство во всех областях. Комиссия обязана всегда отвечать полным предложением на существующий документ о законодательной инициативе. В долгосрочной перспективе ничто, согласованное в Европе, не должно обсуждаться за закрытыми дверями. Все должно публично обсуждаться и решаться палатой граждан.

Особый интерес для компании представляет факторинг как инструмент, покрывающий значительное количество рисков поставщика. К тому же увеличивается срок оборачиваемости капитала, за сравнительно небольшой процент компания оптимизирует структуру финансов, не несет дополнительных расходов по работе с проблемными заказчиками.

Совет и Комиссия

Эта поправка не требует каких-либо поправок к Договору и может быть немедленно решена Советом. Это обратно связано с его реальной силой. Заседания Совета Европейского союза обнародуют. Поэтому следующим шагом должно стать проведение всех заседаний Совета, в частности подготовительных совещаний и заседаний рабочих групп. Только таким образом европейский законодательный процесс прослеживается для всех вовлеченных сторон. МООС, средства массовой информации и широкая общественность имеют право знать, как и кем их интересы будут представлены в Брюсселе.

Одним из ключевых условий предоставления кредита является определение срока действия договора. Благодаря увеличению срока действия договора растут объем реализации и выручка, однако вырастает количество средств, которые необходимо инвестировать в дебиторскую задолженность, и увеличивается финансовый цикл компании. Устанавливая лимит кредитного договора, необходимо учитывать все изложенные моменты.

С этой целью внутренние запросы к законодательному процессу в государствах-членах, а также документы с четырьмя колоннами должны быть опубликованы в будущем. Расширить период ожидания комиссаров. Многие комиссары Европейской комиссии меняются вскоре после их ухода в свободную экономику и их ассоциации. В будущем период, в течение которого они не могут заниматься деятельностью в области, связанной с их предыдущей областью компетенции, следует продлить до трех лет. Аналогичные правила должны также применяться к старшим должностным лицам и сотрудникам или агентствам Комиссии.

Определяя для себя важность каждого из факторов, взвешивая все потенциальные риски, компания выстраивает свою кредитную политику, которая и определяет кредитный лимит для каждого отдельно взятого периода.

В сочетании со сроком, на который предоставляется кредит, особое значение имеет его стоимость. Определяется системой ценовых скидок при немедленных расчетах за поставку продукции. Исходя из этих показателей, рассчитывается норма процентной ставки за предоставленный кредит:

Во избежание конфликта интересов в Европейском Союзе

В результате скандала с наличными в скандал в Европейском парламенте, в котором несколько европейских депутатов могли быть оплачены за подачу заявлений, был введен кодекс поведения для европейских комиссаров. К сожалению, впоследствии было показано, что этих более строгих правил недостаточно, с другой стороны, не привели к применению санкций на практике. Разработайте текущий поведенческий код. Поэтому первым важным шагом является публикация в будущем всех рекомендаций Консультативного комитета по поведению членов Европейского парламента.

Пг = Цс х 360/Сп,

где Пг - норма процентной ставки на предоставляемый кредит;

Цс - скидка при немедленной оплате без отсрочки;

Сп - срок действия кредитного договора.

Особенностью установления названной нормы является ее привязка к процентной ставке по банковскому кредиту. В любых ситуациях она должна быть ниже, чем в финансовых организациях. В противном случае контрагенту выгоднее брать кредит в банке и рассчитываться за поставку на условиях предоплаты.

Кроме того, члены Консультативного комитета должны избираться членами их парламентской группы и больше не назначаться президентом Парламента. Декларация независимости докладчиками. Нам нужна обязательная процедура, которая гарантирует, что все потенциальные конфликты интересов должны быть раскрыты до того, как они займут важный офис в законодательном процессе. Возможные конфликты интересов, а также их утаивание, но сразу же приводят к потере таких офисов. Более того, такие заявления о независимости должны быть лучше изучены, чем раньше, парламентской администрацией.

Основываясь на опыте работы отечественных компаний, можно составить некий алгоритм, показывающий степень ответственности каждого сотрудника в процессе управления дебиторской задолженностью. Как правило, коммерческое подразделение компании (отдел сбыта) курирует вопросы продаж и поступления денежных средств, финансовая служба отвечает за информационную и аналитическую работу. Юридическая служба несет ответственность за безупречное состояние документооборота по проблемным отгрузкам (необходимое условие в случае судебного разбирательства). Если задолженность становится проблемной, то к работе подключается служба безопасности компании.

Он-лайн база данных о дополнительном доходе. Нам нужна четкая и удобная онлайн-база данных с функцией поиска, которая делает проверяемые, доступные и сопоставимые данные с другими членами парламентской системы, а также принятыми подарками и приглашениями всех членов парламента. Существует также место для маневра в смысле предоставленной информации. В четвертой категории самые высокие доходы депутатов остаются в тумане.

Коррупция и взяточничество

Комиссия и, в гораздо меньшей степени, государства-члены должны будут улучшить свои обязанности по контролю и надзору в этой области. Коррумпированные организации в Европе исключены из приглашений на участие в тендере. Однако до сих пор Комиссия исключила только одну компанию из приглашений на участие в тендере в Европе, и только шесть организаций были занесены в черный список. Поэтому Комиссии следует опубликовать свой черный список в будущем и значительно улучшить обмен информацией с национальными органами.

Кроме того, важно, чтобы функции исполнителей при работе с клиентом не дублировались. В противном случае возникает несогласованность действий между отделами, приводящая к снижению эффективности деятельности. Поэтому необходимо не только четко распределять функции между подразделениями, но и ясно описать их действия на всех этапах работы с проблемным клиентом (см. таблицу).

Информационный бюллетень лучше защищает осведомителей, обладающих знаниями в области инсайдеров и указывающих на незаконную деятельность, которые зачастую являются единственными, кто может внести эффективный вклад в борьбу с коррупцией. Но для того, чтобы люди доверяли звонкам тревожных звонков, для них должно быть достаточно механизмов защиты. Обеспечение независимости европейских политических партий. То, что на самом деле должно быть само собой разумеющимся в будущем, должно быть единообразно определено в Европе: избирательные списки обычно должны составляться путем свободного, равного и тайного голосования всеми членами или избранными делегатами на партийной конвенции.

Распределение функций исполнителей при работе с клиентами

Этап управления дебиторской задолженностью	Действия подразделений по управлению дебиторской задолженностью	Ответственное подразделение
Установление срока оплаты в пределах действия договора	Подписание договора	Финансовый директор
	Выписывание счета на оплату	Отдел сбыта
	Отгрузка товара и сопровождение отгрузки (выписывание расходных накладных, получение подтверждения от клиента о получении товара в надлежащих количестве и качестве)	Отдел сбыта
	Напоминание о дате платежа (за три рабочих дня до окончания срока действия договора)	Отдел сбыта
Контроль за просроченными платежами до 7 рабочих дней	Выяснение причин задержки платежа	Отдел сбыта
	Согласование графика погашения просроченной задолженности	Финансовый отдел
	Прекращение дальнейших отгрузок	Коммерческий директор
	Письменное уведомление о начале применения штрафных санкций	Финансовый директор
от 7 до 30 рабочих дней	Начисление штрафа	Финансовый директор
	Ежедневные звонки с напоминанием о необходимости уплаты	Отдел сбыта
	Личная встреча с руководителем или собственником компании должника	Коммерческий директор, отдел сбыта
	Письменное уведомление о подготовке к судебному разбирательству	Юридическая служба
от 30 до 60 рабочих дней	Повторная личная встреча с руководителем или собственником компании должника, принятие всех возможных мер к поиску компромиссного решения	Начальник службы безопасности, отдел сбыта
от 30 до 60 рабочих дней	Официальная претензия (письменно)	Юридическая служба
более 60 рабочих дней	Подача иска в суд	Юридическая служба

Дополнительным стимулом, который может снизить количество проблемных задолженностей, является такая непопулярная мера, как установление зависимости между премиальными выплатами сотрудникам отдела сбыта и состоянием общей дебиторской задолженности в компании. Несмотря на то что в процессе оценки платежеспособности потенциального клиента, его надежности принимают участие все без исключения подразделения компании, именно специалисты отдела сбыта являются первым звеном в цепочке начала договорных отношений, они всегда обладают более достоверной и оперативной информацией о состоянии рынка, платежеспособности тех или иных контрагентов. Именно на основании информации, переданной отделом сбыта в иные подразделения компании, принимаются решения подписывать или не подписывать договоры на отсрочку платежа.

Неменьшую ответственность несет финансовый отдел компании, в обязанности которого входит проведение безошибочного анализа состояния общей дебиторской задолженности в целом по компании. Системные ошибки, которые могут быть допущены при этом, не менее опасны для деятельности компании, чем возникновение безнадежной задолженности из-за сбора неверной информации о потенциальных клиентах.

Только те, кто был явно избран гражданами в этом офисе, могут стать членами Европейского парламента. Для того, чтобы определенные интересы не могли быть приобретены сторонами, запреты на участие в компаниях должны быть запрещены компаниями, и их сумма должна быть явно ограничена частными лицами.

Роль национальных парламентов через «союз парламентов»

Лиссабонский договор дает национальным парламентам возможность вмешиваться, если они нарушают свои собственные компетенции и ответственность посредством европейского акта. В то же время они, разумеется, ответственны за демократический контроль над своими правительствами. Германский Бундестаг, часто приходится бороться за многие из его вполне респектабельно европейскими правами контроля стандартов под руководством Партии зеленых и неоднократно предстал перед Федеральным конституционным судом. Сопоставимые права должны соблюдаться всеми парламентами и в то же время быть намного лучше в сети.

Учет и своевременный анализ состояния дебиторской задолженности в настоящее время невозможны без использования специальных компьютерных программ и автоматизации учета денежных поступлений. Связано это с ростом объемов отгрузок, количества выписываемых счетов и договоров на отсрочку платежа. При этом возможно делать анализ не только по контрагентам и периодам, но и выявлять, по каким именно товарным группам, в каком ценовом сегменте наиболее часто возникают безнадежная и проблемная задолженности. Это в свою очередь позволяет более точно оценивать риски при принятии решения о подписании договора с тем или иным покупателем.

В заключение добавим, что в процессе управления дебиторской задолженностью большое значение имеют профессионализм и высокая степень мотивации персонала, вовлеченного в этот процесс. Оформление всех необходимых документов, подтверждающих факт отгрузки, возложение на контрагента обязательств должны быть выполнены точно в установленные сроки и надлежащим образом. Практика знает немало примеров, когда должник в ходе судебного разбирательства освобождался от платежей из-за того, что истец не представил все необходимые, правильно оформленные документы, подтверждающие факт отгрузки и предоставление кредита.

2826

Темы:
Управление денежными потоками
Управление дебиторской задолженностью

В условиях кризиса, да и не только, контроль дебиторской задолженности сохраняет свою актуальность. Ведь предоставление отсрочки платежа – хорошее конкурентное преимущество в реализации товаров, услуг.

В этой статье вы узнаете:

Дебиторская задолженность ведет к неконтролируемым потерям. Чтобы этого не произошло, нужно выстроить систему взаимосвязанных мер по контролю дебиторки, способствующих грамотному управлению величиной и сроками отсрочки платежа.

Скачайте полезные документы:

Политика управления дебиторской задолженностью

Распоряжение о контроле дебиторской задолженности

Положение о порядке предоставления товарного кредита контрагентам

Инструкция по расчету лимита дебиторской задолженности

Первый этап создания системы контроля дебиторской задолженности – ABC-анализ клиентской базы

Прежде чем говорить о том, как контролировать дебиторскую задолженность, необходимо рассмотреть механизмы предоставления коммерческих или товарных кредитов в сбытовой стратегии компании. То есть нужно рассчитать, на какой срок, и на каких условиях может быть предоставлена отсрочка платежа для разных категорий покупателей.

При этом следует воспользоваться ABC-анализом клиентской базы предприятия. Рассмотрим применение данного метода на примере завода, выпускающего, строительные смеси.

Для выстраивания системы контроля дебиторской задолженности , прежде всего, ранжируем всех покупателей по месячной (квартальной) выручке. Для этого используем данные оборотно-сальдовой ведомости по счету 62 «Расчеты с покупателями» в помесячной (поквартальной) разбивке. Показатели выстроим в динамике. У нас таких клиентов более 120.
В группе «А» выделим постоянных оптовые покупатели со среднемесячными покупками от 1 млн рублей. У нас таких покупателей 44. На долю их покупок приходится почти 85% выручки, т.е. нужно изучить эту группу очень внимательно.
Разделим группу «А» на несколько подгрупп:

А1 – дилеры завода, на долю которых приходится около 40% оптовых продаж;
А2 – покупатели, приобретающие продукцию на сумму более 5 млн руб. в месяц, это крупные оптовые покупатели, на их долю приходится около 15% оптовых продаж;
А3 – покупатели, приобретающие продукцию завода на сумму от 1 до 5 млн рублей в месяц. Это значительное число покупателей, формирующих почти 30% выручки.

Группа «В» – покупатели, приобретающие продукцию завода в сумме менее 1 млн рублей в месяц, но являющиеся постоянными. В эту категорию входит 17 покупателей, но так как сумма покупок небольшая, то они приносят лишь 4 – 5% выручки.
Группа «С» – все прочие покупатели, их около половины от общего числа, но они обеспечивают лишь 10% доходов.

Чтобы система контроля дебиторки работала, определите в сбытовой политике, каким из перечисленных покупателей может предоставляться отсрочка платежа и на каких условиях.

Выделенные группы «А» и «В» обеспечивают большую долю выручки (более 90%). Наиболее активной группой являются дилеры завода. Крупные покупатели, не являющиеся дилерами, но приобретающие продукцию завода на сумму более 5 млн. руб. в месяц являются наиболее привлекательной категорией покупателей. Однако таких покупателей – единицы. И стимулируя лишь крупные закупки, завод не сможет обеспечить бесперебойных продаж.

Определите, кому предоставлять отсрочку платежа

На нашем примере отмечено, что ряд дилеров не выполняют условий обеспечения крупных закупок, но при этом претендуют на скидки в соответствии с условиями дилерского соглашения. Дилеры могут получать продукцию с отсрочкой платежа до 14 календарных дней. Но при этом учитывается, что эти деньги на две недели изымаются из оборота, поэтому отсрочка должна компенсироваться за счет снижения дилерской скидки. Для дилеров, не выполняющих условия крупной закупки, может предусматриваться обязательная частичная предоплата, не менее 50%.

Сформируйте условия предоставления отсрочки

На этом этапе построения системы контроля дебиторской задолженности, после проведенного анализа формируются условия предоставления отсрочки платежа, которые закрепляются условиями договора для каждой категории покупателей.

Каждое предприятие самостоятельно определяет максимальные сроки предоставляемой отсрочки платежа. На нашем примере, завод работал с организациями оптовой и розничной торговли строительными материалами. Поэтому отсрочка на 2 недели, при высокой оборачиваемости товаров у покупателей является оптимальной.

Но если предприятие производит минеральные удобрения, то покупателями являются сельскохозяйственные производители, рассчитывающие оплатить задолженность после сбора и реализации урожая. Поэтому сроки оплаты привязываются ко времени проведения уборочных работ.

Самые выгодные условия – самым надежным клиентам

Основной целевой группой, на которую должны распространяться выгодные условия сотрудничества, должна быть многочисленная группа покупателей в категории А3, обеспечивающая средний объем закупок в диапазоне от 1 до 5 млн руб. Это группа постоянных покупателей, предоставление продукции на условиях не менее 30%ной предоплаты и отсрочки на оставшуюся сумму на срок до 14 календарных дней после совершения третьей покупки. Такие условия будут служить хорошим стимулом для этой группы покупателей.

Группы «В» и «С» – тоже не должны остаться без внимания. Отсрочка в данном случае не предоставляется, но используется накопительная скидка для постоянных покупателей.

Отсрочка платежа на две недели при высокой оборачиваемости товаров у покупателей является оптимальной.

ВИДЕО. Как определить кредитный лимит для клиента

Работа с новым клиентом, как правило, начинается на условиях предоплаты. После того, как будет накоплена статистика платежей и поставок по контрагенту, ему может быть предоставлен кредитный лимит. Кредитный лимит – это максимально допустимый размер дебиторской задолженности. Он может быть установлен как для компании в целом, так и по отдельным подразделениям и контрагентам. Как это сделать, рассказывает Дмитрий Гинкулов, заместитель генерального директора по экономике и финансам компании «Артпласт»

Введите санкции за нарушение сроков оплаты

Важным моментом контроля дебиторской задолженности является определение санкций за нарушение сроков оплаты. Предоставление отсрочки, не гарантирует своевременного поступления выручки. Поэтому может предусматриваться несколько категорий цен, для разных сроков оплаты. Т.е., чем больше отсрочка, тем больше будет итоговая цена контракта.

На предприятии, производящем минеральные удобрения, сельскохозяйственный производитель в период проведения посевной (в мае) купил удобрения с максимальной отсрочкой платежа до ноября текущего года. Удобрения предоставлялись на условиях 30%-ной предоплаты. При погашении всей задолженности в течение 1 месяца с момента покупки, применялась первоначальная договорная цена. Если платеж получилось произвести по истечении месяца, но до 1 октября, действовала другая шкала цен, закрепленная в этом же договоре. На платеж, совершенный в последний месяц действия отсрочки, закреплялась третья повышенная шкала цен.

Таким образом, если платеж не будет произведен в срок, то сумма контракта увеличится (будет применяться третья шкала цен), могут быть взысканы штрафные санкции, определенные условиями договора за каждый день просрочки выполнения обязательств. Такой договор является привлекательным для покупателя, так как предоставляет необходимую ему отсрочку, но также защищает продавца, вынужденного замораживать средства в низколиквидных активах в виде дебиторской задолженности.

Механизмы контроля дебиторской задолженности

На следующем этапе используются механизмы отслеживания дебиторской задолженности. В оперативном бухгалтерском учете и в анализе используют:

Анализ по срокам возникновения и составление реестра «старения» дебиторской задолженности, который позволяет оперативно выявлять просроченную задолженность и соответствующим образом на нее реагировать.
Вертикальный и горизонтальный анализ просроченной и безнадежной задолженности, который дает возможность отметить негативные тенденции в работе с покупателями и заказчиками, организовать работы с сомнительными долгами, а также списать на финансовый результат долги, уже безнадежные к взысканию.
Оценку оборачиваемости дебиторской задолженности в выручке, активах, оборотных активах , дающую представление об эффективности предпринимаемых мер контроля за состоянием дебиторской задолженности и их влияния на финансовый результат.

ВИДЕО. Как организовать оперативный контроль дебиторской задолженности

Для оперативного контроля дебиторской задолженности следует использовать:

регламент разнесения платежей в учетной системе;
проверку условий выполнения договора перед отгрузкой;
принятие решений при нарушении договоренностей;
рассылку – напоминания.

Подробнее об этом на видео рассказывает Дмитрий Гинкулов, заместитель генерального директора по экономике и финансам компании «Артпласт»

Последний элемент системы контроля дебиторки – работа с дебиторами, допустившими просрочку выполнения обязательств.

Отчетность для отслеживания дебиторской задолженности

Взгляните на дебиторку, оставив в стороне формулы расчета оборачиваемости и разработку . Предлагаю воспользоваться алгоритмом обработки данных по долгам, который поможет контролировать дебиторку. Важно понимать, что отчет по контрагентам, договорам, валютам консолидирует только ту информацию, которая есть в системе. Например, если ваша учетная система не отражает договор, по которому прошла операция, валюту операции и курс привязки к рублю РФ, отчет эти данные не покажет. Обеспечьте возможность их собирать и обрабатывать. В случае необходимости проведите проект мини-автоматизации и изменения регламентов ввода данных.

Шаг первый. Подготовьте отчет по дебиторской задолженности в разбивке контрагентам

Первый этап – отчет по дебиторке на последнюю актуальную дату в разбивке по контрагентам, а внутри них - по договорам. Обычно это список контрагентов с итоговыми сальдо взаиморасчетов. Данные возьмите из вашей системы учета.

В отчете нужно учесть данные по счетам 60, 62, 76 или аналогичным учетным регистрам (счетам 71, 73 и т. д.). Если отчет не настроен, обратитесь к администратору базы данных или программисту и проведите первичную настройку системы.

Шаг второй. Разбейте контрагентов на три блока

Важно понять особенности работы с каждым . Для этого разделите их на три блока:

покупатели;
поставщики;
должники по дебиторке, не вошедшие в два первых блока.

Если в силу специфики вашего бизнеса у вас есть контрагенты, которые одновременно являются вашими покупателями и поставщиками, отнесите их к одному из блоков, в зависимости от того, какое направление является основным в бизнес-отношениях. Если оба направления существенны для вашей компании, отражайте контрагента и там, и там, в разбивке по соответствующим договорам (покупки и продажи), либо ведите по нему отдельный единый подреестр дебиторской и кредиторской задолженности.

Пример

У нашей компании был контрагент, который с периодичностью раз в две недели привозил нам товар на склад согласно нашему заказу. Чтобы не гнать машину обратно пустой, он после разгрузки закупался у нас и уезжал обратно. Поставка товара и продажа были юридически оформлены на разные компании, принадлежащие одному собственнику. Соответственно, каждая компания имела свои долги, которые юридически не пересекались. Привозил контрагент по предоплате, и поэтому отслеживался долг поставщика. Закупал он частично с отсрочкой платежа, и срок по покупателю также был на контроле. Основным учредителем в обоих случаях был один и тот же человек. Поэтому действовало правило: если очередная поставка товара покрывала предоплату не полностью и оставался долг, то сумма закупки, по которой можно было получить отсрочку платежа, также уменьшалась.

Для оперативного контроля дебиторки, когда клиент приезжал, данные в систему по поставке вводились сразу и запускался отчет по долгам. А оператор, который обслуживал клиента, после обработки отчета на выписке товара узнавал сумму лимита, на которую этот клиент мог получить отсрочку по оплате.

В третий блок контрагентов попадают:

долги финансовых институтов, например депозиты в банках;
долги сотрудников, например по договорам материальной ответственности;
долги налоговых инспекций - авансы по налогам или возврат НДС;
долги государственных фондов или институтов (государственное субсидирование, компенсации и т. п.), других аналогичных по сути организаций;
прочие долги.

рублевых;
в у.е, привязанных к доллару США;
в у.е., привязанных к евро, юаню и т. д. - в зависимости от особенностей вашего бизнеса.

В каждом из трех блоков сформируйте классический реестр старения дебиторской задолженности в любой удобной форме. Отразите суммы, даты, контрагентов и договоры. Выделите долги, которые в сумме дают 80 процентов от суммы всей задолженности в подгруппе. Согласно закону Паретто, обычно это 20 процентов всех дебиторов в подгруппе.

Назначьте сотрудника, который на регулярной основе будет отслеживать ситуацию и готовить регулярные отчеты по состоянию дебиторки вашей компании на текущую дату. Определите ключевые моменты бизнес-процесса по контролю уровня долгов. Формат, сроки подготовки отчета, периодичность.

Шаг 3. Составьте список значимых долгов

Сделайте отдельный список , которые нужно контролировать в еженедельном режиме. Вы, как финансовый директор, должны знать все о каждой сумме этого списка, о договоре и контрагенте. Это крайне важно для эффективного контроля дебиторки.

Если сроки оплаты срываются и дебитор попадает в «красную зону», принимайте управленческое решение ( ).

Незначительную дебиторку поручите контролировать вашему подчиненному. В зависимости от структуры компании это может быть заместитель главного бухгалтера, экономист или финансовый менеджер. Обозначьте этому сотруднику алгоритм действий:

звонок;
письмо-напоминание неофициальное;
письмо-напоминание официальное;
доклад руководству, исполнение принятого им решения.

Поясните, что, если контрагент не возвращает долг, эту сумму надо отметить в отчете красным цветом. В примечании указать, какие действия он предпринял. Обычно хватает неофициального письма, чтобы клиент оплатил.

Пример

Я использую несколько форм отчета по дебиторской задолженности. Руководству могут быть интересны только данные из «красной зоны» или только по ключевым клиентам. А финансовому директору нужна более полная информация. Мы утвердили для руководства отчет в формате «зеленая зона» - непроблемные долги, все согласно срокам; «красная зона» - проблемные долги и пояснения к ним. Для финансовой службы разработали алгоритм, описанный в таблице. При формировании отчета система компоновала данные Клиент/Договор в одной валюте по дате последней отгрузки (более ранние - «выше», более поздние - «ниже»). Далее по внутреннему курсу пересчитывались валютные долги в рубли и в конце выводился итог. Так же формировались отчеты по поставщикам и прочим должникам. Они выгружались в Excel, где уже основные суммы выделялись и анализировались. Добавлялись пояснения по срокам оплаты и другая необходимая информация.

Шаг 4. Не забывайте про устные договоренности с контрагентами

Учитывайте временной лаг между изменением статуса долга и отражением в учетной системе. Не забывайте про джентльменские соглашения сторон, которые не прописаны в юридических документах. Если это не конфиденциально, их можно отразить в пояснении к отчету.

Таблица. Отчет по дебиторской задолженности покупателей

Покупатели		Долг в валюте договора	Долг в рублях	Срок оплаты	Пояснения
«Региональный оптовик» ООО	Договор № 01/$/Пр	50 000 долл.			По курсу 70 руб./долл.
«Региональный оптовик» ООО	Договор № 02/$/Пр	60 000 долл.			По курсу 70 руб./долл.
«Региональный оптовик» ООО	Договор № 03/R/Пр	2 000 000 руб.			В рамках утвержденного лимита
«Региональный оптовик» ООО	Договор № 04/R/Пр	1 400 000 руб.			В рамках утвержденного лимита
«Все для хозяйки» ООО	Договор № 05/R/Пр	5 000 000 руб.			Текущий остаток долга по договору, обещали закрыть в конце февраля
Итого сумма в рублях

Для контроля дебиторской задолженности важно правильно оформлять операции с контрагентами

Порой дебиторку невозможно вернуть просто потому, что документы не в порядке. Важно, чтобы у продавца были правильно составленные:

1. Правоустанавливающие документы на сделку (договор, акты выполненных работ или оказанных услуг, накладные и другие), оформленные в соответствии с действующим законодательством РФ и подтверждающие факт совершения операции. Необходимо, чтобы они были подписаны уполномоченными контрагентом лицами (доверенности должны прилагаться). Если подписант контрагента - генеральный директор, стоит проверить соответствие его полномочий уставу;

2. Документы обеспечения по сделке (если оно предусмотрено договором). Они также должны быть оформлены в соответствии с действующим законодательством и иметь юридическую силу. Например, банковская гарантия может быть недействительна без документа, подтверждающего ее оплату, - платежного поручения с отметкой банка о проведении платежа или кассового документа о приеме наличных;

3. Акты сверок. Со всеми дебиторами необходимо периодически проводить сверку взаиморасчетов и оформлять акты. Может быть, достаточно раза в год в процессе инвентаризации дебиторки. Однако если операций по дебиторам много - лучше ежеквартально или даже ежемесячно.

Есть «особенные» клиенты, которые придираются к документам, тянут до последнего и регулярно срывают сроки оплаты. При этом компания не может отказаться от сотрудничества с ними в силу различных причин. Возьмите их на отдельный контроль. Как только приходит срок платежа - запускайте процесс напоминаний: звонок, тут же письмо-напоминание, через два дня официальное письмо. Не сработало - доклад руководству и согласование мер воздействия.

Собирайте статистику задолженности, анализируйте изменения ее структуры по всем должникам. Это важно и для контроля дебиторки и для ее своевременного возврата.

Пример

У нас был контрагент, который очень аккуратно оплачивал рублевые долги и регулярно срывал сроки оплаты валютных. Клиент был крупный, и поскольку валютные долги оплачивались по курсу на день оплаты, то руководство не видело в этом большой проблемы. К юридическому сроку оплаты по факту добавляли еще неделю и только потом просили сделать «звонок вежливости» - напомнить о долге. Когда такая практика устоялась, что подтверждалось отчетами, стало понятно, что клиент по факту добавил себе еще неделю отсрочки. Руководство компании использовало информацию при обсуждении условий очередного договора.

Обращайте внимание на условия по срокам оплаты. Момент начала отсчета этого срока может быть описан как выполнение нескольких условий одновременно. Если не выполнено хотя бы одно из них, то обязательство по оплате еще не наступило. Чтобы оценивать сроки «рождения» долгов, заведите подреестр будущих долгов по ключевым договорам - клиентам, проектам, направлениям.

Смотрите на реакцию руководителя, собственника - потребителя отчетности. Если отчет востребован, то он будет часто подвергаться корректировкам и изменениям со стороны пользователей. Если вас постоянно просят доработать форму отчета по дебиторской задолженности, значит ею пользуются.

Если ваша компания реализует отдельные крупные проекты, нужно понимать, что это - будущая дебиторская задолженность, фактической она станет, только когда проекты завершатся. Если основной бизнес - продажа товаров или услуг, то долги возникают после закрытия сделки - подписания акта выполненных работ или счета-фактуры. Вы можете быстро определить «маркеры», которые требуется отслеживать для контроля будущих долгов. В этом вам поможет файл Excel с записями, личный рабочий дневник или ответственный сотрудник.

Пример

У нашей компании было небольшое направление - мы отгружали товар покупателям контейнерами и использовали модальных перевозчиков. Они отвечали за доставку груза. Часть постоянных клиентов имели отсрочку при оплате товара. Срок начинался с момента доставки контейнера покупателю. Появлялся временной лаг между фактической отгрузкой товара и юридическим возникновением долга покупателя. Такие отгрузки имели свой тип договоров и код и попадали в отчет по дебиторской задолженности с отметкой в пояснениях «дата отгрузки/товар в пути». Когда от перевозчика поступала информация о дате доставки груза покупателю, то в документ в системе вносились изменения и в новом отчете отгрузка числилась в разделе «обычных» долгов. Это позволяло контролировать будущую дебиторку и «сводить сальдо» по движению товара в пути при проверке сумм.

Шаг 5. Создавайте востребованную отчетность по дебиторской задолженности

Формат отчетности по контролю дебиторской задолженности должен быть удобен руководству, отражать важную информацию и позволять принимать управленческие решения. То есть важен не только состав данных, но и их оформление, вплоть до корпоративного стиля, принятого в компании. Это может быть и подробная таблица Excel, и мини-презентация на пяти слайдах. Периодичность отчетности задается внутренними регламентами компании - обычно неделя. Но бывает и чаще.