Одним из наиболее удобных платежных средств в организации является корпоративная карта, проводки по которой имеют ряд особенностей. Использование корпоративных карт всегда сопряжено с риском возникновения проблем с налоговой службой, поэтому практикующие бухгалтеры должны уметь правильно оформить все операции. Оплата товаров или услуг с помощью карты должна иметь документальное подтверждение.

Нюансы использования корпоративных карт

• Карты выпускаются на имя конкретных работников, но деньги на них принадлежат организации и учитываются на отдельном субсчете счета 55 «Спецсчета в банках».
• Руководитель компании утверждает приказ, в котором перечислены сотрудники, имеющие право на получение корпоративных карт. Каждый сотрудник должен ознакомиться с порядком их использования. С держателями карт необходимо заключить договор материальной ответственности .
• Деньги, полученные сотрудниками компании через банкомат, не надо проводить через кассу. Это в частности, подтверждает постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 30.01.2013 по делу № А33-15574/2012.

Отражение в бухгалтерском учете

Бухгалтерские проводки по корпоративным картам зависят от их типа (дебетовые или кредитные). В любом случае для учета безналичных трат и снятия денег через банкомат рекомендуется применять счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В этом случае у контролеров не возникнут претензии.

В нормативных документах это не указано, но по экономическому смыслу расходование работником безналичных денежных средств является выдачей средств подотчет. Поэтому очень важно, чтобы лицо, снявшее деньги, своевременно отчиталось за них. Дебетовый остаток на счете будет числиться за работником до тех пор, пока он не предоставит авансовый отчет . Неоправданный расход средств с корпоративной карты надо отображать по дебету счета 94 «Недостача от потери и порчи ценностей» и кредиту счета 71. После установления вины сотрудника делается проводка Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К 94, а при погашении долга: Д 70 (50) К 73.

Пример 1

ООО «Фрегат» отправило главного механика Миронова В.Н. в командировку. Сотруднику была выдана корпоративная дебетовая карта, на которую было зачислено 75 тыс. руб. Вернувшись из командировки, Миронов В.Н. предоставил в бухгалтерию авансовый отчет. В соответствии с документом расходы подотчетного лица составили:

• 22 000 руб. – расходы на проезд;
• 47 000 руб. – проживание в гостинице;
• 8500 руб. – суточные ;
• 2000 руб. – представительские расходы .

Бухгалтерские проводки по корпоративной карте будут следующими:

• Д 55 К 51 – зачисление денег на безналичный счет (75 000 руб.);
• Д 71 К 55 – списание денежных средств с карты при осуществлении расчетов сотрудником (75 000 руб.);
• Д 26 К 71 – отображение расходов на командировку (77 500 руб.);
• Д 44 К 71 – списание представительских расходов (2000 руб.);
• Д 71 К 50 – произведен окончательный расчет с сотрудником (4500 руб.).

Пример 2

ООО «Камелия» работает на УСН с объектом «доходы минус расходы» . В декабре 2017 года организация оформила на начальника производственно-измерительной лаборатории Николаева И.И. корпоративную карту. Запись о выдаче карты была сделана в соответствующем журнале. Далее будут рассмотрены операции и проводки по корпоративной карте:

• На карту перечислены денежные средства в размере 50 000 руб.: Д 55 К 51.

10 января 2018 года Николаеву И.И. было поручено приобрести химические реактивы на сумму 8000 руб. Реактивы были закуплены 15 января. 16 января сотрудник отчитался в бухгалтерии о подотчетных средствах, предоставив авансовый отчет и накладные, подтверждающие факт покупки. 15 января бухгалтер на основании банковской выписки оформил следующую операцию:

• Подотчетному лицу выданы деньги на корпоративную карту безналичным способом в размере 8000 руб.: Д 71 К 55.

• Оприходованы закупленные Николаевым И.И. химические реактивы на сумму 8000 руб.: Д 10 К 71.

16 января в Книге учета доходов и расходов была отображена сумма расходов в размере 8000 руб. В этот же день Николаев И.И. вернул карту, данный факт был отражен бухгалтером в соответствующем журнале.

Е.В. Орлова,
заместитель генерального директора ЗАО "АСМ Аудит"

Корпоративные пластиковые карты класса Business предназначены для выдачи сотрудникам организации и могут принадлежать к разным платежным системам: VISA, Eurocard/MasterCard.

С их помощью максимально оптимизируется и упрощается учет представительских и командировочных расходов, а также расходов, связанных с хозяйственным обеспечением организации. Они могут использоваться для расчетов с партнерами по бизнесу, имеющими оборудование для приема карт международных платежных систем.

Корпоративные карты: роскошь или необходимость?

В международной бизнес-практике используются несколько видов корпоративных карт:

Корпоративные карты для оплаты командировочных и представительских расходов (T&E cards );

Корпоративные карты для оплаты издержек, связанных с обслуживанием корпоративного парка грузовых автомобилей (fleet cards );

Корпоративные закупочные карты (purchasing cards ), известные как procurement cards или p-cards , то есть карты материально-технического обеспечения для осуществления нерегулярных закупок канцелярских принадлежностей и других товаров для офиса.

Заметим, что в Российской Федерации около трех миллионов человек постоянно совершают деловые поездки. Тем не менее корпоративные карточки остаются своего рода эксклюзивом, поскольку они пока еще не получили большого распространения и не столь востребованы организациями, как того хотелось бы банкам. В основном корпоративные карты используются крупными организациями, занимающимися внешнеэкономической деятельностью. Большинство же организаций ограничивается зарплатными карточками для своих сотрудников. Это объясняется рядом причин.

О минусах…

Во-первых, многие организации не рассматривают новые схемы расчетов по учету командировочных и представительских расходов, предпочитая вести учет по старинке.

Во-вторых, если корпоративная карта используется для оплаты командировочных расходов за границей, то операции по ней подпадают под действие законодательства о валютном регулировании и контроле. И организации приходится особенно тщательно следить за оформлением всей отчетности по таким операциям с приложением большого количества соответствующих первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, поскольку данные операции являются предметом прис-тального контроля со стороны Банка России и налоговых органов.

В-третьих, банки довольно часто предъявляют высокие требования к надежности корпоративных клиентов и определяют более жесткие условия обслуживания корпоративных карт. Например, устанавливаются высокие тарифы за обслуживание таких карт; на держателей корпоративных карт могут не распространяться дополнительные услуги (бесплатные и льготные страховки, дисконтные карты и пр.); на счет корпоративной карты часто не начисляются проценты.

В-четвертых, в определенных случаях использование корпоративных карт международных платежных систем связано с существенными налоговыми рисками. Не случайно в Методических рекомендациях по применению главы 25 "Налог на прибыль организаций" части второй Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС России от 20.12.2002 N БГ-3-02/729, содержится следующее разъяснение: "Под экономически оправданными расходами следует понимать затраты, обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота". Несмотря на то что принцип рациональности законодательно не установлен, о нем надо помнить всегда - ведь, как говорится, "в булочную на такси не ездят"...

… И о плюсах!

Тем не менее для крупных организаций корпоративная карта является не только незаменимым средством расчетов при частых командировках сотрудников за пределы страны, оплате представительских и хозяйственных расходов, но и выгодной альтернативой чековой книжки.

Корпоративная карта класса Business является универсальной, то есть может использоваться как для операций по получению наличных денежных средств, так и для расчетов в точках торгово-сервисной сети. Причем, оплачивать покупки для организации можно на любую сумму, в том числе и на сумму, превышающую 60 000 руб., не опасаясь, что организацию обвинят в нарушении установленного лимита наличных расчетов с юридическими лицами за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги. Это связано с тем, что установленный Банком России лимит расчета наличными деньгами по одной сделке на безналичные расчеты по корпоративным картам не распространяется.

Напомним, что расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут также осуществляться наличными деньгами, если иное не установлено законом [п. 2 ст. 861 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ)]. Правила осуществления расчетов устанавливаются Банком России [п. 4 ст. 4 Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)"].

Согласно п. 1 Указаний Банка России от 14.11.2001 N 1050-У предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке составляет 60 000 руб. При этом указанный предельный размер относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами. Об этом говорится в совместном письме Банка России от 02.07.2002 N 85-Т и МНС России от 01.07.2002 N 24-2-02/252 "По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами".

Перечисления с корпоративных карт признаются безналичными платежами. В перечне форм безналичных расчетов, приведенных в ст. 862 ГК РФ, платежи с использованием платежных карт не указаны, но этот перечень является открытым. Согласно ст. 1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" наличные денежные расчеты - это произведенные с использованием средств наличного платежа расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Отнесение расчетов с использованием платежных карт к безналичным платежам подтверждается также и мнением контролирующих ведомств, изложенным в письме Минфина России от 03.06.2003 N 04-05-12/60 и письме МНС России от 27.02.2003 N 22-1-15/453-3133.

Корпоративные карты, открытые организациями для своих сотрудников, выезжающих в заграничные командировки, избавляют от необходимости открытия валютного счета и покупки иностранной валюты на командировочные расходы. Сотрудники организации имеют возможность получить наличную иностранную валюту на командировочные расходы непосредственно в стране командирования, причем денежные средства будут списываться с карточного счета организации с автоматической конвертацией командировочных расходов в валюту той страны, в которой находится держатель корпоративной карты.

Кроме того, в отличие от традиционных расчетов наличными при использовании корпоративных карт отсутствует риск, связанный с невыдачей сотруднику аванса на командировку, что является нарушением трудового законодательства и чревато наложением на должностных лиц организации административного штрафа в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ) [ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ)]. Как известно, при направлении сотрудника в командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой [ст. 167 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ)]. Порядок возмещения вышеуказанных расходов установлен инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", действующей в части, не противоречащей ТК РФ. Согласно п. 19 данной инструкции перед отъездом командированному сотруднику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных, за который он должен отчитаться в течение трех дней по возвращении из командировки.

Несомненным преимуществом корпоративных карт является и то, что, даже если они открыты к рублевому счету организации, ими можно расплачиваться в валюте, будучи в зарубежной командировке (п. 4.6 Положения Банка России от 09.04.1998 N 23-П "О порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием", далее - Положение N 23-П). В этом случае деньги не зачисляются на текущий валютный счет организации - владельца рублевого счета. Это выгодно для организаций, направляющих сотрудников в загранкомандировки и не желающих открывать валютные счета.

Помимо возможности круглосуточного доступа к своему счету практически в любой точке мира, использование корпоративных карт класса Business дает существенную экономию наличных денежных средств организаций.

Корпоративные карты являются инструментом эффективного бюджетирования (budgeting ).

Система бюджетирования (budgeting) организации представляет собой совокупность взаимосвязанных видов бюджетов: операционного, инвестиционного и финансового.

Операционный бюджет состоит из бюджетов продаж, производства, закупок и др.

Инвестиционный бюджет включает бюджеты капитальных вложений, реализации внеоборотных активов, инвестиционных поступлений и др.

Финансовый бюджет - это совокупность бюджетов движения денежных средств, доходов и расходов и др.

Использование корпоративных карт предоставляет организации возможность контролировать процесс авторизации хозяйственных операций в части корпоративных расходов сотрудников благодаря ежемесячным выпискам по корпоративным платежам, дающим руководству организации исчерпывающую информацию относительно того, где и как часто сотрудники расходуют средства на корпоративные цели, а также точные суммы таких расходов, что, в свою очередь, позволяет устанавливать лимит активности корпоративных карт.

О чем говорят нормативные документы?

Основным документом, регламентирующим обращение корпоративных карт, является Положение N 23-П, согласно которому корпоративной картой признается банковская карта, позволяющая ее держателю проводить операции по счету юридического лица.

Таким образом, корпоративная карта открывается юридическим лицам и предназначена для управления счетом юридического лица.

Организации предоставляют корпоративные карты своим сотрудникам для оплаты командировочных, представительских или других служебных расходов. Поэтому корпоративная карта - это фактически персонифицированное средство платежа , использование которого поз-воляет сотруднику, уполномоченному юридическим лицом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете организации.

Денежные средства на таких картах являются собственностью организации, а сами корпоративные карты оформляются на конкретных сотрудников , занимающихся закупкой материалов для основной деятельности и хозяйственных нужд либо часто выезжающих в командировки. Поэтому на корпоративной карте, кроме названия организации, выбивается имя держателя, так что применять ее может только один человек, которому при оплате товаров, работ или услуг придется подтвердить свою личность.

Корпоративными могут быть как расчетная (дебетовая), так и кредитная карты. В зависимости от этого различается и их учет.

Карточный портфель: ключевые термины

Таким образом, эти два вида корпоративных карт отличаются тем, что в первом случае организация для получения расчетной банковской карты должна заранее перечислить денежные средства на специальный карточный счет в банке; во втором же случае банк фактически предоставляет организации кредит.

Для получения расчетной (дебетовой) корпоративной карты организация заранее перечисляет денежные средства на специальный карточный счет в банке. Это означает, что использование такой корпоративной карты позволяет распоряжаться денежными средствами, уже находящимися на специальном карточном счете (СКС).

В случае оформления кредитной корпоративной карты банк-эмитент предоставляет организации кредит. Следовательно, эта карта позволяет ее держателю производить операции в размере предоставленной банком кредитной линии.

Корпоративная карта оформляется непосредственно на имя материально-ответственного лица организации - держателя карты.

Обратите внимание: из-за высокой конкуренции на рынке пластиковых карт банки-эмитенты предлагают своим корпоративным клиентам все более низкие ставки за пользование кредитом по кредитным карточкам, например ниже 9,75 % годовых в рублях (то есть ниже, чем 3/4 действующей в настоящее время ставки рефинансирования Банка России) или ниже 9 % годовых в валюте . Согласно Указанию Банка России от 11.06.2004 N 1443-У с 15 июня 2004 года ставка рефинансирования Банка России установлена в размере 13 % годовых. Сотрудник организации, использующий корпоративную карту, может не беспокоиться об объяснениях с налоговой инспекцией по поводу исчисления налога с полученной материальной выгоды от супернизкой ставки за пользование кредитом [п. 2 ст. 212 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ)], поскольку, как было уже сказано выше, денежные средства на корпоративной карте - это собственность организации. Соответственно, ни о каком начислении налога на доходы физических лиц на разницу ставок не может быть и речи при условии, что сотрудник организации тратит деньги на служебные расходы в соответствии с действующим порядком.

Обычно организации заказывают корпоративные карты в том же банке, через который ведут основные свои расчеты. Некоторые банки ставят условием выпуска корпоративных карт наличие у себя расчетного счета организации.

Корпоративные карты организации связаны с каким-либо одним ее специальным карточным счетом. На карточном счете может находиться любая сумма, но это не значит, что сотрудник организации, на чье имя оформлена корпоративная карта, может расходовать ее безлимитно. Поэтому корпоративные карты могут иметь разделенный и неразделенный лимиты, устанавливаемые, например, ежемесячно по согласованию с банком-эмитентом. В первом случае каждому держателю корпоративной карты устанавливается индивидуальный лимит. Второй вариант больше подходит небольшим организациям и не предполагает разграничение лимита. Таким образом, держатель корпоративной карты может распоряжаться согласно условиям договора, заключенного между эмитентом и клиентом, денежными средствами, находящимися на его счете, в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг и/или получения наличных денежных средств.

Возможен выпуск нескольких корпоративных карт к одному карточному счету либо открытие индивидуального карточного счета для каждой корпоративной карты. Но обычно не допускается выпуск одной корпоративной карты на несколько человек.

Карточный счет может быть рублевым или валютным. Соответственно, корпоративные карты могут выпускаться как в рублях, так и в иностранной валюте.

Ограничений на количество открываемых внутри одной организации карт не существует.

Корпоративные карты позволяют руководству организации детально отслеживать служебные расходы сотрудника.

Ответственность перед банком-эмитентом за ненадлежащее использование корпоративной карты несет юридическое лицо, на имя которого открыт специальный карточный счет, а физическое лицо - уполномоченный держатель карты отчитывается, в свою очередь, перед бухгалтерией организации за все расходы, произведенные по корпоративной карте, и составляет авансовый отчет. Поэтому снять деньги с корпоративной карты означает взять их под отчет.

В соответствии с Положением N 23-П юридическим лицам, открывшим специальные карточные счета, предоставлена возможность расходования обеспеченных корпоративной картой средств на проведение лишь ограниченного круга операций в зависимости от того, где используется корпоративная карта - на территории Российской Федерации или за ее пределами.

Так, юридические лица - резиденты Российской Федерации могут осуществлять с использованием корпоративных карт безналичные операции на предприятиях торговли (услуг), а также операции получения наличных денежных средств в следующих случаях:

- при осуществлении операций в рублях (общехозяйственные, командировочные и представительские расходы):

1) получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью юридического лица на территории Российской Федерации, а также для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в пределах Российской Федерации, в валюте Российской Федерации;

2) безналичная оплата в валюте Российской Федерации расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц, в пределах Российской Федерации;

3) безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с основной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;

4) безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с хозяйственной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;

5) безналичная оплата в валюте Российской Федерации расходов представительского характера на территории Российской Федерации;

- при осуществлении операций в валюте (только командировочные и представительские расходы):

1) безналичная оплата расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте;

2) безналичная оплата расходов представительского характера в иностранной валюте за пределами Российской Федерации;

3) получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства.

Это означает, что за границей валютные корпоративные карты можно использовать только для оплаты командировочных и представительских расходов, а оплачивать товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд организации не разрешается.

При совершении всех вышеперечисленных операций (кроме последних трех операций в валюте) в валюте Российской Федерации допускается списание средств со счетов юридических лиц - резидентов в иностранной валюте.

Если расчеты в иностранной валюте разрешены юридическим лицам валютным законодательством, то при совершении операций в иностранной валюте, приведенных в последних трех пунктах, допускается списание средств со счетов юридических лиц - резидентов в валюте Российской Федерации. В этом случае иностранная валюта, приобретаемая эмитентом за счет средств рублевых счетов клиента для последующего осуществления расчетов по операциям, совершенным в иностранной валюте, не зачисляется на текущий валютный счет клиента - владельца рублевого счета.

Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций, указанных в п. 1, 2, 4-8, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. При этом возврат неизрасходованных средств осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Юридические лица - нерезиденты могут осуществлять вышеперечисленные операции с использованием корпоративных карт, приобретенных у российских эмитентов, со счетов нерезидентов в валюте Российской Федерации, открытых в соответствии с инструкцией Банка России от 12.10.2000 N 93-И "О порядке открытия уполномоченными банками банковских счетов нерезидентов в валюте Российской Федерации и проведения операций по этим счетам", за исключением:

1) безналичной оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте;

2) получения наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства.

При совершении операций с использованием корпоративных карт в случае отсутствия денежных средств на счете клиента осуществление расчетов по таким операциям производится посредством предоставления клиенту кредита на соответствующую сумму на условиях договора между банком-эмитентом и клиентом.

Основные документы, регулирующие использование организациями корпоративных карт

ГК РФ - глава 45 "Банковский счет", глава 46 "Расчеты";

ТК РФ - ст. 56, 166-168;

НК РФ - п. 7 ст. 171, п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 238, п. 2 ст. 250, п. 1 ст. 252, подпункты 12, 22 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 264, подпункт 6 п. 1 ст. 265, п. 42 ст. 270, подпункт 7 п. 4 ст. 271, подпункты 5, 6 п. 7 ст. 272;

Федеральный закон от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле";

Федеральный закон от 02.12.1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности";

Закон РФ от 07.02.1992 N 2300-1 "О защите прав потребителей" - ст. 10 и 12;

Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт";

Положение Банка России от 03.10.2002 N 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации";

Положение Банка России от 09.04.1998 N 23-П "О порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием";

Инструкция Банка России от 28.04.2004 N 113-И "О порядке открытия, закрытия, организации работы обменных пунктов и порядке осуществления уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц";

Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденное приказом Минфина России от 10.01.2000 N 2н;

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";

Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденное приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н;

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", применяемая в части, не противоречащей ТК РФ.

Организационные особенности взаимоотношений с банком эмитентом

Для осуществления обслуживания корпоративной карты организация заключает договор с банком-эмитентом, который открывает для нее специальный карточный счет. Это может быть:

Договор на обслуживание счета для расчетов по операциям с использованием международных корпоративных карт; или

Генеральное соглашение о предоставлении в пользование корпоративной карты, например VISA (EUROCARD/MASTERCARD) (дебетовая или кредитная); или

Договор на выпуск или обслуживание корпоративной карты.

К договору прикладывается список сотрудников организации на выдачу корпоративных карт с указанием (в случае необходимости) расходного лимита в рублях или в иностранной валюте, а также заявление-обязательство на получение международной корпоративной карты.

Если российская организация не имеет расчетного счета в банке-эмитенте, она должна представить следующий комплект документов для открытия специального карточного счета:

1) копия устава, заверенная нотариально или органом, осуществляющим регистрацию;

2) нотариально заверенная копия учредительного договора;

3) нотариально заверенная копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица;

4) копия решения о создании юридического лица (решение учредителя, протокол N 1 и т.д.), заверенная печатью организации;

5) нотариально заверенная карточка с образцами подписей - на каждый счет;

6) заверенные печатью организации копии документов, подтверждающих полномочия лиц, указанных в карточке с образцами подписей (решение, протокол, приказ, доверенность и т.п.);

7) нотариально заверенная копия свидетельства о постановке на учет юридического лица в налоговом органе;

8) копия кодов Госкомстата России, заверенная печатью организации;

9) список сотрудников на выдачу корпоративных карт с указанием расходного лимита (установленного формата) на электронном носителе и в бумажном виде, заверенный печатью и подписями ответственных лиц;

10) анкета клиента (установленного формата), подписанная руководителем, главным бухгалтером и заверенная печатью организации;

11) заявление на открытие счета - на каждый счет;

12) договор банковского счета;

13) доверенность на открытие счета и получение соответствующих документов - при открытии счета третьим лицом (кроме лиц, указанных в карточке с образцами подписей);

14) заявление-обязательство (установленного формата) с указанием имени каждого сотрудника организации, на имя которого выпускается карта;

15) копия паспорта каждого сотрудника организации, на имя которого выпускается карта, подписанная руководителем и скрепленная печатью организации;

16) нотариально заверенная копия лицензии на занятие соответствующим видом деятельности для юридических лиц, являющихся финансовыми организациями (то есть предоставляющими услуги финансового характера - инвестиционные фонды, факторинговые компании, товарные и валютные биржи, брокерские организации, оперирующие на фондовом рынке, страховые компании, негосударственные пенсионные фонды и т.д.).

На основании представленных документов банк-эмитент и организация заключают договор на обслуживание счета для расчетов по операциям с использованием международных корпоративных карт.

Особенности учета операций с корпоративными картами

Итак, как мы уже выяснили, корпоративной картой признается банковская карта, позволяющая ее держателю проводить операции по счету юридического лица. Поэтому снятие держателем корпоративной карты - сотрудником организации денежных средств с карты приравнивается к выдаче денег под отчет.

Денежные средства, списанные со специального карточного счета, считаются выданными под отчет материально-ответственному лицу и учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Целесообразность списания денежных средств с корпоративной карты подтверждается руководителем организации при утверждении авансового отчета.

По окончании срока выдачи денежных средств под отчет или по возвращении из командировки держатель корпоративной карты должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет со всеми необходимыми оправдательными документами, в том числе оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов, чеки ККТ или квитанций банкоматов.

Слип заполняется в трех экземплярах под копирку: первый - вручается покупателю, второй - сдается инкассатору, третий - передается в бухгалтерию вместе с кассовым отчетом. Покупатель расписывается в слипе, подлинность его подписи проверяет кассир-операционист предприятия торговли (услуг).

Карточный портфель: пополнение знаний

Обратите внимание: согласно п. 5.11 Положения N 23-П банк имеет право требовать у организации подтверждение всех операций, совершенных с использованием корпоративных карт. Причем если корпоративная карта используется за пределами Российской Федерации, то в течение одного месяца с даты совершения операций по ней организация обязана представить в уполномоченный банк оправдательные документы по каждой операции (п. 6.2 Положения N 23-П).

Для обслуживания корпоративной карты открывается СКС, деньги на который по распоряжению организации зачисляются с ее расчетного или ссудного счета. СКС относится к специальным счетам в банках и учитывается на отдельном субсчете счета 55 "Специальные счета в банках".

Эти операции отражаются в бухгалтерском учете следующими проводками:

Д-т 55, субсчет "СКС", К-т 51 "Расчетные счета" - отражено зачисление денежных средств в рублях на специальный карточный счет при использовании расчетной (дебетовой) корпоративной карты;

Д-т 55, субсчет "СКС", К-т 52 "Валютные счета" - отражено зачисление денежных средств в иностранной валюте на специальный карточный счет при использовании расчетной (дебетовой) корпоративной карты. Валютные операции по специальным карточным счетам в иностранной валюте должны осуществляться в соответствии с требованиями валютного законодательства и ПБУ 3/2000;

Д-т 55, субсчет "СКС", К-т 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", субсчет "Кредитная линия по кредитной карте", - отражено зачисление кредита на специальный карточный счет при использовании кредитной корпоративной карты;

Д-т 66, субсчет "Кредитная линия по кредитной карте", К-т 51 - отражены суммы погашения задолженности банку по кредитной линии, открытой в соответствии с договором о выпуске и обслуживании кредитной банковской карты, и процентов по этой кредитной линии.

Аналитический учет в случае оформления кредитной банковской карты целесообразно вести в разрезе держателей карт;

Д-т 91-2 "Прочие расходы" К-т 51 "Расчетные счета" - отражены расходы по оплате услуг банка, связанных с открытием и обслуживанием специального карточного счета.

Для целей бухгалтерского учета комиссии банка за открытие и обслуживание карточных счетов признаются в составе операционных расходов организации (п. 11 ПБУ 10/99), а для целей налогового учета - в составе внереализационных расходов (подпункт 15 п. ст. 265 НК РФ).

В бухгалтерском учете снятие денежных средств с корпоративной карты отражается следующими записями:

Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" К-т 55, субсчет "СКС", - отражена сумма денежных средств, снятая держателем карты для оплаты товаров, работ, услуг;

Д-т 71 К-т 55, субсчет "СКС", - отражено снятие наличных держателем корпоративной карты.

В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" если покупатель расплачивается с помощью корпоративной банковской карты, то продавец должен пробить кассовый чек. При этом деньги за товары, оплаченные корпоративными картами, в кассу продавца фактически не вносятся, поскольку они сразу попадают на расчетный счет предприятия торговли (услуг).

В то же время сумма покупки должна быть указана в Z-отчете (итоговом чеке, пробиваемом кассиром-операционистом в конце каждого рабочего дня). Это означает, что данные Z-отчета не совпадут с суммой наличных денежных средств, поступивших в кассу предприятия торговли (услуг). Согласно действующему порядку кассир-операционист ежедневно составляет справку-отчет кассира-операциониста по форме N КМ-6, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, и вместе с дневной выручкой должен сдать ее по приходному ордеру в кассу предприятия торговли (услуг) или непосредственно инкассатору банка. В такой ситуации приходный ордер должен быть выписан на фактическую сумму наличных денежных средств, находящихся в кассовом аппарате на основании п. 22 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, ут-вержденного Решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, и письма УМНС России по г. Москве от 25.10.2002 N 29-12/51251. Соответственно, в журнале кассира-операциониста (форма N КМ-4, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132) сумма покупки, оплаченной корпоративной картой, должна быть отражена по графе 13 (Сдано/оплачено по документам).

При расчетах банка с предприятием торговли (услуг) по операциям, совершаемым с использованием банковских карт (эквайринг), в бухгалтерском учете предприятия торговли (услуг) производятся следующие записи:

Д-т 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" К-т 90 "Выручка", субсчет "Выручка от безналичных продаж", - отражена задолженность за товары, оплаченные корпоративными банковскими картами;

Д-т 57 "Переводы в пути" К-т 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" - отражена передача банку по электронной почте реестра слипов;

Д-т 51 К-т 57 - отражено зачисление на расчетный счет денежных средств, числившихся в пути (на основании Положения Банка России N 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации").

Бухгалтерский учет оплаты товаров, работ или услуг с помощью корпоративной карты отличается от традиционного учета подотчетных сумм. Рассмотрим его подробнее.

Как учитывать деньги на корпоративной карте

Специальный карточный счет (СКС) — самостоятельный счет компании в отдельный от ее счета. Бухгалтерский учет всех операций по этому счету с применением корпоративных карт необходимо вести на синтетическом счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к синтетическому счету открывают субсчет первого порядка «Специальный счет корпоративной карты». Но на этом детализация объекта учета не останавливается.

Если открыто несколько карточных счетов (по каждой корпоративной карте), то субсчет открывается по каждому карточному счету.

Возможно, что к одному карточному счету оформлены несколько корпоративных карт. Их используют разные сотрудники, имеющие право осуществлять платежи в рамках общего платежного лимита. В этом случае имеет смысл открыть субсчета второго порядка в разрезе работников.

Рабочий план счетов является элементом учетной (п. 4 ПБУ 1/2008). В ней нужно описать и систему субсчетов, открытых к счету 55. Рабочий план счетов, как правило, приводят в приложении к приказу об утверждении учетной политики.

При переводе денежных средств с расчетного счета на специальный счет корпоративной карты нужно сделать такую проводку:

— перечислена сумма в рублях с основного расчетного счета компании на счет корпоративной карты.

Основанием для этой записи является и выписка с карточного счета, подтверждающая зачисление денег.

На основании банковской выписки, содержащей информацию о реквизитах карты, бухгалтер делает запись по списанию денег. В данном случае списание — это выдача подотчетных сумм держателю корпоративной карты. Проводка такая:

— списаны денежные средства со специального карточного счета под отчет.

Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику. В срок, положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты.

На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер спишет задолженность подотчетного лица, оприходует приобретенные им товарно-материальные ценности, отнесет на счета учета затрат суммы оплаченных командировочных или хозяйственных расходов:
ДЕБЕТ 10, 20, 26, 44, 60 КРЕДИТ 71
—списаны на расходы на хознужды (командировку работника).

Пример
ООО «Лунный камень» направляет инженера Р.А. Озерова в командировку с 13 по 14 мая. Работнику выдана корпоративная карта. 12 мая платежным поручением на карту переведено 50 000 руб.

В период командировки сотрудник:
— 13 мая оплатил картой авиабилеты на сумму 15 000 руб.;
— 14 мая заплатил за проживание в гостинице 5600 руб.;
— 14 мая снял наличными 1400 руб. (причитающиеся ему суточные).

В бухгалтерском учете компании эти проводки по корпоративной карте будут отражены следующим образом.

12 мая:
ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 51
— 50 000 руб. — отражена сумма, перечисленная с расчетного счета компании на карточный счет;
13 мая:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
— 15 000 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату авиабилетов;
14 мая
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
— 5600 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату проживания в гостинице;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
—1400 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову (суточные).

После того как сотрудник подтвердит расходы и передаст в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет по корпоративной карте с приложенными к нему документами, бухгалтер сделает следующие проводки:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
— 22 000 руб. (15 000 руб. + 5600 руб. + 1400 руб.) — списаны на расходы командировочные траты работника (проезд, проживание, суточные).

После этой записи счет 71 автоматически закроется, а остаток по счету 55 субсчету «Специальный счет корпоративной карты» будет соответствовать не использованной работником сумме — 28 000 руб. (50 000 руб. - 22 000 руб.).

Если работник не представит в срок авансовый отчет с подтверждающими документами, нужно сделать проводку:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
— своевременно не возвращенная сумма отнесена в состав недостач и потерь от порчи ценностей.

Когда компания установит вину работника и сумму причиненного им ущерба, нужно сделать проводку:
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
— отражена задолженность виновного работника по возмещению недостачи.

После того как деньги будут внесены им наличными в кассу бухгалтер сделает проводку:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73
— возмещена недостача наличными в кассу.

Когда используют счет 57 «Переводы в пути»

Выписки из банка по счетам могут поступать не каждый день. В некоторых случаях о движении денег на карте бухгалтер может раньше узнать из авансового отчета работника. Подотчетные лица должны сохранять и прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и квитанции банкоматов и терминалов о снятии или взносе наличных денег.

В ситуации, когда выписки еще нет, а авансовый отчет уже утвержден, движение денег целесообразно отражать с использованием счета 57 «Переводы в пути». То есть на основании авансового отчета делаем следующие записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
— выданы деньги под отчет;

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 71
— внесены деньги подотчетным лицом для зачисления на корпоративную банковскую карту.

После получения выписки:

— отражено списание денежных средств со счета;

ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 57
— отражено поступление денежных средств на счет корпоративной карты.

Задолженность подотчетного лица списываем на основании утвержденного авансового отчета.

В зависимости от вида расходов выбираем дебетуемый счет, а корреспондирующим всегда будет счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:
ДЕБЕТ 20 (10, 26, 44, 60) КРЕДИТ 71
— списаны расходы подотчетного лица.

Пример
12 мая бухгалтерия ЗАО «Сладости Востока» перечислила на корпоративную карту В.С. Ватрушкина 100 000 руб. 13 мая В.С. Ватрушкин приобрел товары для нужд компании в пункте розничной торговли стоимостью 85 000 руб. (в том числе НДС — 12 966,10 руб.). В этот же день он снял наличные — 1000 руб. Но деньги ему не понадобились. Утром следующего дня работник внес их обратно на карту через терминал банкомата.

14 мая В.С. Ватрушкин представил в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами:
— счет, счет-фактура и товарная накладная на приобретенные товары;
— квитанция банкомата о снятии наличных;
— квитанция банкомата о зачислении наличных на корпоративную карту.

В бухгалтерском учете компании указанные операции по приобретению товара будут отражены следующим образом:
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 71
— 72 033,90 руб. (85 000 руб. - 12 966,10 руб.) — принят к учету товар на основании авансового отчета и товарной накладной;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
— 12 966,10 руб. — отражен НДС, предъявленный поставщиком (счет-фактура);

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
— 1000 руб. — сняты наличные подотчетным лицом со счета корпоративной карты;

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 71
— 1000 руб. — внесены подотчетным лицом наличные на карту. В результате этих записей сформировалось сальдо по счету 71 в сумме 85 000 руб.;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— 12 966,10 руб. — поставлен к вычету НДС по приобретенному товару.

До получения банковской выписки бухгалтер сделает следующие записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
— 85 000 руб. — отражена дебиторская задолженность подотчетного лица, которая в этот момент не подтверждена выпиской банка по специальному карточному счету компании.

Записи после получения банковской выписки:
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
— 85 000 руб. — списаны денежные средства со специального карточного счета на оплату товаров;

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55
— 1000 руб. — сняты наличные денежные средства с корпоративной карты;

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 57
— 1000 руб. — внесены наличные денежные средства на карту.

После этих записей счет 71 автоматически закроется, как и счет 57, а остаток по счету 55 субсчету «Специальный счет корпоративной карты» будет соответствовать неиспользованной работником сумме — 15 000 руб. (100 000 руб. - 85 000 руб. - 1000 руб. + 1000 руб.).

НДФЛ с сумм, перечисленных на корпоративные карты

Деньги, перечисленные на корпоративные карты, являются подотчетными средствами. Их можно использовать для оплаты товаров (работ, услуг), которые производятся в интересах компании (покупателя, заказчика). Денежные средства на корпоративных картах принадлежат компании, а не работникам (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2011 № А05-11476/2010). Следовательно, у подотчетного лица не возникает экономической и полученные им суммы не признаются объектом налогообложения НДФЛ (ст. 41 и п. 1 ст. 209 НК РФ). Такие суммы являются задолженностью подотчетного лица перед компанией.

Обратите внимание: многократное повторение операций по снятию и возврату одинаковых сумм по корпоративной карте без траты денег на цели, согласованные с работодателем, может свидетельствовать об использовании работником подотчетных сумм в личных целях. В Положении об использовании корпоративных карт можно записать, что такие операции будут приравниваться к займу с соответствующим оформлением документов и уплатой процентов. В этом случае операции по снятию и взносу наличных будут отражаться с использованием счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

И.Сукочева ,
эксперт по бухучету и налогообложению

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

7 правил для корпоративной карты

Как учитывать движение денег по банковской карте и их расходование работником

Корпоративная банковская карта - хороший выход, если работникам надо самим что-то оплачивать. Деньги на счете принадлежат организации, но карта выпускается на конкретного работник ап. 1.5 Положения, утв. ЦБ 24.12.2004 № 266-П (далее - Положение № 266-П) . О правилах использования корпоративной карты и учета операций, с ней связанных, мы и расскажем.

ПРАВИЛО 1. О карточном счете надо информировать налоговую и внебюджетные фонды

Для корпоративной карты открывается отдельный банковский сче тп. 2 ст. 11 НК РФ . Об этом счете (как о его открытии, так и о его закрытии) надо сообщить и в ИФНС, и в ПФР, и в ФСС по месту нахождения организации.

Сделать это нужно в течение 7 рабочих дней со дня открытия такого счет ап. 2 ст. 23 , п. 6 ст. 6.1 НК РФ ; п. 1 ч. 3 ст. 28 , ч. 6 ст. 4 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ); Постановление Президиума ВАС от 21.09.2010 № 2942/10 . Для этого следует направить:

• в налоговую - сообщение по форме № С-09-1утв. Приказом ФНС от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@ . Заполняя эту форму, информируйте именно об открытии счета в банке, а не о возникновении прав на использование корпоративного электронного средства платежа (КЭСП). Ведь КЭСП и корпоративная банковская карта - не одно и то же.

Сообщает

• в ФСС - сообщение по рекомендованной им форм еПисьмо ФСС от 28.12.2009 № 02-10/05-13656 ;
• в ПФР - сообщение по рекомендованной форме, которую можно найти на сайте Фонда.

Кстати, к одному карточному счету может быть выпущено несколько карт - основная и дополнительны еп. 2.1 Положения № 266-П . Причем к одному и тому же счету могут быть выпущены карты на разных работников вашей организации. О выпуске каждой из дополнительных карт сообщать в инспекцию и фонды не нужно.

ПРАВИЛО 2. Выдача корпоративной карты на счетах бухучета не отражается

Сама карта принадлежит банку, поэтому в учете она никак не отражается. Если банковская карта именная и работник сам будет получать ее в банке, то вести журнал учета банковских корпоративных карт необязательно. Хотя иногда бухгалтеру приходится заполнять доверенность на получение конкретным работником в банке корпоративной карты (образец доверенности, как правило, предоставляет сам банк).

О том, кому из работников выданы карты, банк может сообщить вашей организации в реестре на выпуск международных корпоративных карт или в ином документе (это зависит от принятой в банке системы документооборота и условий, прописанных в вашем с ним договоре).

ПРАВИЛО 3. Через кассу не надо проводить деньги, полученные работником через банкомат

В последнее время бухгалтеры жалуются на то, что инспекторы при проверках делают им замечания: в кассовой книге не отражены операции по снятию работниками денег с банковской карты. Якобы эти деньги в день их снятия надо оформить как поступившие в кассу и тут же - как выданные под отчет. Если же через кассу такие деньги не прошли, то штрафуют организацию за неоприходование в кассу наличност ист. 15.1 КоАП РФ .

Мнение читателя

“ Когда мы только открыли банковскую корпоративную карту, то боялись, что будут сложности с расчетом кассового остатка. Ведь закрываемся мы в 18.00, а работник может снять наличные через банкомат даже глубокой ночью. Но оказалось, что эти деньги по кассе вообще не надо проводит ь” .

Зухра,
г. Уфа

Однако понятно, что деньги в кассу физически «не попадали». Так что бухгалтерия не может ни оприходовать их, ни выдать под отчет. Поэтому в кассовой книге такие операции отражаться не должны. И суды поддерживают именно такую позицию, отказывая налоговикам во взыскании штрафов с организаци йПостановления 7 ААС от 20.12.2012 № А03-6142/2012 ; 3 ААС от 30.01.2013 № А33-15574/2012 .

Из этого также следует, что деньги, снятые с карты наличными, не нужно учитывать при расчете кассового остатка на конец дня.

ПРАВИЛО 4. О «карточных» деньгах работник должен отчитаться

Работник, на имя которого выпущена карта, может расплачиваться с ее помощью за покупки или снимать наличные через банкома тп. 2.5 Положения № 266-П . Деньги, которые находятся на счете корпоративной банковской карты, - это деньги, которые работник еще не получил и которыми он еще никак не воспользовался. Отчитываться за них работнику будет нужно, только когда он либо снимет с карты наличные, либо что-нибудь оплатит картой.

Полученные через банкомат деньги по сути сродни деньгам, выданным работнику под отчет. Ведь, прежде всего, это деньги организации. Разумеется, работник не должен после каждой покупки сразу бежать в бухгалтерию и писать отчет. Достаточно делать это раз в несколько дней - порядок должен утвердить руководитель организации. Сумма, которую работник может потратить, ограничена остатком денег на корпоративной карте (если, конечно, на карте не установлен кредитный лимит и не предусмотрена возможность овердрафта). Обратившись в банк, организация может установить и дополнительные ограничения для каждой из карт.

ОБСУЖДАЕМ С РУКОВОДИТЕЛЕМ

Чтобы контролировать расходование денег компании, лучше издать приказ о правилах использования корпоративных банковских карт. В нем важно закрепить срок, в течение которого работник обязан отчитаться о деньгах, потраченных посредством карты или снятых с нее.

Отчет работник может составлять или по унифицированной форме № АО-1, или по форме, самостоятельно разработанной вашей организацией. К примеру, вместо строки «получен аванс из кассы» можно предусмотреть строки «получены деньги через банкомат по корпоративной карте» и «использованы деньги с корпоративной карты для безналичных расчетов».

Есть мнение, что, когда работник приобрел что-либо для компании, оплатив это картой в безналичном порядке, составлять полноценный авансовый отчет необязательно. Несомненно, работник все равно должен представить в бухгалтерию подтверждающие документы и сроки для этого также должны быть регламентированы руководством вашей организации (к примеру, в том же приказе). Только вот приложить такие документы (чеки ККТ, накладные, товарные чеки) работник может к служебной записке.

Но надо сказать, что большинству бухгалтеров привычнее, когда все отчеты составляются по форме № АО-1. К тому же название «авансовый отчет» поможет избежать споров с инспекторами при проверке правильности расчета налога на прибыль. Ведь «датой осуществления» представительских расходов, расходов на командировки, содержание служебного транспорта, иных подобных затрат считается дата утверждения авансового отчета о потраченных работником деньга хподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ .

Раз в месяц банк, как правило, предоставляет организации отчет по каждой корпоративной карте. Получив его, можно проверить полноту авансовых отчетов работников. Проще всего тем организациям, у которых подключен интернет-банк.

ПРАВИЛО 5. Если работник не отчитался за «карточные» деньги, их можно удержать из его зарплаты

Если работник в установленный в вашей организации срок не представил документы, оправдывающие расход списанных с карты денег, то по распоряжению руководства бухгалтерия может удержать их из зарплаты работника. То же самое можно сделать, если сотрудник истратил деньги не по назначению, к примеру на какие-то свои личные цел истатьи 238 , 241 ТК РФ .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Нельзя никому сообщать ПИН-код банковской карты. А если ее украли или она потеряна, надо как можно скорее позвонить в банк, выдавший карту, и заблокировать ее.

Однако учтите, что одного приказа руководства для такого удержания не достаточно. Нужно доказать размер ущерба и вину работника. Сумма причиненного организации ущерба может быть взыскана с работника по распоряжению руководителя, есл истатьи 238 , , 246, 247, 248 ТК РФ :

• такое распоряжение сделано не позднее 1 месяца со дня установления организацией размера причиненного работником ущерба;
• сумма ущерба не превышает средний месячный заработок работника.

Если хотя бы одно из этих условий у вас не соблюдается, удержание из зарплаты работника незаконно.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ Ответственность за расходование средств по корпоративной банковской карте в пределах установленных расходных лимитов несет держатель такой карты (то есть работник, на чье имя она выпущена).

В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты, использованная не по назначению сумма взыскивается с виновного работника в соответствии со статьями 238, 241 и 248 ТК РФ. То есть нужно:

• доказать, что причиненный организации ущерб явился следствием виновных действий работника;
• определить сумму этого ущерба;
• соблюсти порядок взыскания такого ущерба, предусмотренный Трудовым кодексом. В частности, это означает, что по распоряжению работодателя с него можно взыскать ущерб только в пределах среднемесячного заработк а” .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Не исключено, что работник использует деньги с корпоративной карты не по назначению. Чтобы обезопасить фирму, лучше ограничить возможность использования им денег на карте определенным лимитом. Если такой лимит будет меньше среднемесячного заработка работника, взыскать с него деньги, использованные не по назначению, будет проще.

Учтите, что не всегда получится за один раз взыскать с работника сумму причиненного им ущерба, даже если его размер не превышает среднемесячного заработка работника - держателя карты. Ведь в данном случае общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%ст. 138 ТК РФ . Причем предельный размер удержаний нужно считать от суммы, которая осталась после удержания НДФЛПисьмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852 .

Правда, работник может и добровольно возместить причиненный им ущерб, даже если сумма такого ущерба больше его среднемесячного заработка.

Если же работник против того, чтобы из его зарплаты что-то удерживали, эти деньги для вашей организации еще не потеряны. Можно обратиться в суд.

ПРАВИЛО 6. Безналичные траты работника и снятие им наличных проводим через счет 71

Проводки, которыми должны отражаться операции с использованием корпоративной банковской карты, зависят от типа этой карты. Она бывает:

• <или> дебетовая - когда списания с карты по общему правилу возможны только в пределах имеющихся на ней денежных средств;
• <или> кредитная - когда можно расходовать и деньги организации, имеющиеся на карте, и деньги банка, предоставляемые в рамках утвержденного кредитного лимита.

Но и в том и в другом случае списание денег с карты, которое происходит по инициативе работника (ее держателя), привычнее проводить через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Согласны с этим и аудиторы.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

“ Расходование средств работником с корпоративной банковской карты нормативными документами (включая План счетов) специально не оговаривается, но по экономическому смыслу - это подотчетные средства. Поэтому на практике организации используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Очень важно, чтобы именно тот, кто выполнял платежи по банковской карте или снимал с нее наличные, отчитался за эти деньги.

Пока работник не представит авансовый отчет, за ним будет числиться дебетовый остаток на счете 71. При этом не имеет значения, как расходовались средства с карты - путем оплаты в магазинах или путем снятия наличных.

Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» менее логично применять для отражения расходования денег с корпоративной банковской карты. Ведь его смысловая нагрузка несколько иная - на нем, как правило, отражаются разовые операции, отличные от регулярного расходования средств в рамках должностных обязанностей работников (займы работникам, компенсация материального ущерба, приобретение путевок и т. п.)” .

Приведем проводки по операциям по дебетовой карте (будем рассматривать на примере рублевых карт).

* Некоторые организации делают так. Когда работники приносят в бухгалтерию отчеты с приложенными к ним подтверждающими документами, делается проводка по дебету счета 71 и кредиту счета 57 «Переводы в пути». Когда из банка приходят ежемесячные отчеты по картам, оформляется проводка по дебету счета 57 и кредиту счета 55.

Отражать в учете суммы, за которые работник не отчитался, надо так.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Начальник отдела методологии и внутреннего аудита ООО «ПРОДО Менеджмент»

“ Средства, списанные с банковского счета организации в результате совершения операции с использованием корпоративной банковской карты, считаются выданными под отчет работнику. Если он не представит в срок, установленный руководством организации, авансовый отчет с подтверждающими документами, то надо сделать проводку по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 71.

Когда организация установит вину и сумму ущерба, причиненного работником, надо сделать проводку по дебету счета 73 и кредиту счета 94.

После того как деньги будут удержаны из зарплаты работника или внесены им наличными в кассу, это надо отразить по кредиту счета 73 и дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или счета 50 «Касса »” .

Операции по кредитной карте за счет собственных средств отражаются так же, как и операции по дебетовой карте. А операции по использованию кредитного лимита и возврат денег банку будут отражаться следующим образом.

Деньги банка увеличивают платежный лимит карты. Однако кредит считается полученным только после того, как компания воспользуется им. То есть после того, как с карты будут списаны (наличными или в безналичном порядке) деньги за счет кредитного лимита. Поэтому нет необходимости отражать в учете получение кредита (делать проводку по счету 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам») сразу после установления банком кредитного лимита.

ПРАВИЛО 7. Если корпоративная карта - кредитная, с льготным беспроцентным периодом, то экономию на процентах считать не нужно

Как правило, за несколько дней пользования кредитными деньгами, потраченными с такой карты, банк не берет никаких процентов. Конкретные условия закрепляются в договоре с банком. В Налоговом кодексе нет каких-либо правил оценки материальной выгоды по беспроцентным займам. Поэтому, даже если такая выгода у организации и есть, с нее не надо платить налог на прибыль. Такой позиции придерживается Высший арбитражный судПостановление Президиума ВАС от 03.08.2004 № 3009/04 . Согласен с ней и Минфи нПисьмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38 .

Часто бухгалтеры спрашивают, можно ли через корпоративную банковскую карту обналичивать деньги для выдачи зарплаты работникам. В принципе, никаких ограничений для этого сейчас нет. Главное - все правильно оформить:

• пусть работник снимет деньги с карты, напишет авансовый отчет и вернет в кассу неизрасходованную сумму;
• кассир должен выписать приходный ордер 0310001п. 3.1 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П ;
• в бухучете на возвращенные в кассу деньги надо сделать проводку по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Как вести учет расчетов по корпоративной карте в 1С: Бухгалтерия?

Сегодня практически все компании используют корпоративные карты. Их использование очень удобный процесс и универсальный. Например, очень удобно применять такие карты в командировках или при осуществлении хозяйственных и представительских расходов. А также при необходимости снять наличные средства.

Для движения денег по корпоративной карте в банке открывается специальный счет, который в последствии привязывается к ней.

Для ведения учета денег по корпоративной карте используется счет 55 «Специальные счета в банках», субсчет 55.04 «Прочие специальные счета».

Как отражаются операции по пополнению корпоративной карты?

С расчетного счета компании денежные средства перечисляются на специальный карточный счет. Эта операция отражается проводкой ДТ 55.04 КТ 51.

В программе 1С такую операцию можно осуществить в разделе «Банк и касса», во вкладке «Банковские выписки».

Для этого нужно списать средства с расчетного счета на карту при помощи кнопки «Списание».

В графе «Вид операции» необходимо указать операцию «Перевод на другой счет организации». Затем, необходимо выбрать наименование организации и банковский счет по корпоративной карте. Также нужно расставить счета учета, а именно по дебету должен стоять счет 55.04, а по кредиту - 51.

После того как документ будет правильно заполнен, необходимо нажать кнопку «Провести». Операция будет проведена и автоматически сформируются проводки. Их можно посмотреть на вкладке «ДтКт».

После просмотра «Записать и закрыть» все операции.

Как происходит снятие денег с корпоративной карты?

Корпоративная карта - это карта организации и все деньги, которые снимаются с нее являются подотчетными. То есть фактически сотрудник, снимая деньги с карты обязан отчитаться за них.

Например, сотрудник организации получил корпоративную карту для покупки канцелярских товаров. Он снял наличные средства в банкомате и расплатился ими в магазине за канцелярские товары.

Снятие денег в банкомате, в программе 1С необходимо отразить операцией на вкладке «Банк и касса» — «Банковские выписки» — «Списание с расчетного счета».

Во вкладке «Вид операции» необходимо указать «Перечисление подотчетному лицу».

В счете учета указать счет 55.04 и привязать его к счёту корпоративной карты. В графе «Подотчетное лицо» необходимо указать сотрудника, который снимал деньги с карты и который впоследствии будет отчитываться по этим суммам перед бухгалтерией.

После проведения этого документа автоматически сформируется проводка ДТ 71.01 Кт 55.04. Ее можно посмотреть на вкладке «ДтКт».

Как отразить комиссию банка при снятии наличных денежных средств с корпоративной карты?

Банк при снятии наличных денег с карты взимает с компании комиссию. В программе 1С, снятие комиссии также производится через функцию «Списание с расчетного счета».

В графе «Вид операции» необходимо выбрать «Прочее списание». В графе «Счет учета» указать нужно счет 55.04 и привязать его к банковскому счет корпоративной карты. В дебете указать счет 91.02, на котором происходит учет банковских комиссий. В графе «Прочие доходы и расходы» необходимо указать статью «Расходы на услуги банков».

После проведения этой операции автоматически сформируется проводка: ДТ 91.02 - КТ 55.04.

Очень часто компании работают с Банк-клиентом. И все выписки автоматически загружаются в программу. То есть никакого списания с расчетного счета делать не надо. Они будут оформлены автоматически. Бухгалтеру нужно будет только проверить и по необходимости исправить «Вид операции» и «Счет учета».

Как подтвердить расходы по корпоративной карте?

После того как подотчетным лицом будут совершены операции по корпоративной карте, необходимо составить авансовый отчет.

В программе 1С этот документ формируется во вкладке «Банк и касса» — «Касса» — «Авансовые отчеты».

Для того чтобы отразить расходы по корпоративной карте, необходимо создать авансовый отчет и заполнить все необходимые графы.

В графе «Авансы» нужно отразить «Списание с расчетного счета» именно той суммы, которая была сформирована ранее.

Затем переходим на вкладку «Товары». В этой вкладке заполняется информация о приобретении всех канцелярских товаров, указываются счет учета и выделяется или не выделяется НДС.

После проведения документа программа автоматически сформирует проводки: ДТ 26 КТ 71.01.