Бухгалтерия

Как правильно переводить деньги с ООО на ИП? Как перевести деньги на расчетный счет ип.

На банковских форумах пишут, что пополнять карту с расчетного счета ИП опасно — это грозит штрафами и судом. Неприятностей можно избежать, если знать закон. Разбираемся, как переводить деньги так, чтобы не бояться.

Как сделать перевод денег со счета ИП на карту

По закону все доходы граждан облагаются налогом на доходы физических лиц — НДФЛ. Когда вам переводят деньги на личную карту, налоговая вправе поинтересоваться, за что вы получили деньги. Если окажется, что эти деньги — доход, с них придется заплатить налог. В случае с деньгами со счета ИП, получится, что вы заплатили налог дважды: как ИП и как физлицо.

Чтобы этого не случилось, указывайте в назначении платежа одну из формулировок: «Перевод собственных средств», «Пополнение личной карты», «Внесение денег на личный счет». Если будет проверка, инспектор увидит назначение платежа и сверит данные владельца счета и карты. Если они совпадают, вам не придется платить подоходный налог — вы уже заплатили его как ИП.

Как переводить деньги на карту другого человека

Закон разрешает индивидуальным предпринимателям переводить деньги физлицам в двух случаях: когда вы платите зарплату сотрудникам, и когда оплачиваете услуги по гражданско-правовому договору. Гражданско-правовой договор — это когда вы платите не ежемесячную зарплату, а вознаграждение за конкретную работу.

Если работаете по трудовому договору, то указываете, что это перечисление зарплаты за определенный месяц. Так банк и налоговая поймут, что вы рассчитались с сотрудником. При выплате зарплаты вы также платите за сотрудника подоходный налог и страховые взносы.

Если работаете по гражданско-правовому договору, то в назначении платежа указываете номер и дату договора и название услуги. Подоходный налог платит предприниматель — вы рассчитываете его сами и отправляете платеж в налоговую.

Платить или не платить страховые взносы — зависит от вида договора. Если у вас договор займа, аренды или купли-продажи, платить страховые взносы не надо. А вот по договорам подряда, оказания услуг и выполнения работ — придется.

Если банк видит перевод с расчетного счета ИП на карту без назначения платежа, он может подумать, что вы уклоняетесь от налогов. В таком случае служба финмониторинга банка заблокирует перевод и попросит объяснить, кому и за что вы платите.

Корпоративная карта для переводов со счета ИП

Вместе с расчетным счетом в банке вы можете открыть корпоративную карту. Если вы платите налог с доходов, то можете пользоваться корпоративной картой, как личной: покупать продукты в магазине, снимать наличные и платить за квартиру. Отчитываться за эти расходы не придется.

Кроме того, с картой вы можете оплачивать расходы ИП: закупать канцелярские товары, рассчитываться с поставщиками и оплачивать сервисы в интернете.

Запомнить

Если вы переводите деньги на свою карту, укажите это в назначении платежа, чтобы избежать проблем с налоговой.
Если вы переводите зарплату сотруднику, обязательно напишите, за какой месяц эта зарплата и перечислите подоходный налог и страховые взносы в налоговую.
Если вы платите за услуги по гражданско-правовому договору, укажите его номер и дату, а также объем и вид выполненных работ. Подоходный налог считаете и перечисляете сами.

Согласно действующему законодательству, индивидуальному предпринимателю для работы вовсе не обязательно открывать расчетный счет. Но большинство ИП все же заводят этот финансовый инструмент, поскольку он обеспечивает им удобство расчетов с контрагентами и в целом облегчает ведение работы. Одним из преимуществ р/с является возможность быстрого вывода средств на банковские карты частных лиц. Для примера рассмотрим, как перевести деньги с расчетного счета ИП на карту Сбербанка.

Для чего необходим счет ИП

Чаще всего индивидуальные предприниматели заводят р/с для дистанционной оплаты налоговых взносов. Согласно НК РФ, поступления в бюджет от лиц, ведущих предпринимательскую деятельность, возможны только в без наличной форме. Второе преимущество использования счета касается, по большей части, ИП, деятельность которых связана с продажей товаров в розницу или предоставлением услуг. Наличие р/с дает им возможность принимать платежи от клиентов через банковский терминал. В качестве прочих причин, побуждающих представителей малого бизнеса открывать счета в банке, можно назвать:

возможность заключать сделки на крупные суммы, игнорируя установленные ограничения на объем наличных платежей;
возможность участия в тендерах;
простота оформления расчетов с контрагентами;
повышение шансов на получение банковских кредитов;
улучшение реноме собственной компании.

Кроме прочего, р/с позволяет предпринимателю упростить расчеты с собственными сотрудниками. Также в случае необходимости есть возможность быстро изымать денежные средства из оборота на собственные нужды.

Разрешается ли переводить деньги с счета ИП на свою карту

Ни один законодательный акт не содержит запретов на вывод денег с «рабочего» счета предпринимателя в адрес частного лица. Более того, большинство банковских организаций включают в тарифы для представителей малого бизнеса бесплатный перевод со счета ИП на карту физ лица. Сбербанк, к примеру, разрешает в течение месяца совершать без комиссии переводы такого типа на сумму от 150 000 до 300 000 рублей.

Важно! После превышения установленного лимита операция вывода средств по-прежнему будет доступна, но будет облагаться комиссионными.

Как правильно провести такую операцию

Как и обычный банковский перевод, вывод денег со счета ИП можно провести через отделение банка или с помощью его веб-кабинета. В последнем случае важно правильно заполнить все сопутствующие формы, чтобы в дальнейшем не иметь проблем с налоговой службой.

Требуемые условия для перевода

Для проведения операции, как правило, будет необходим только номер карточки физлица-получателя. Но это при условии, что счет ИП и карта открыты в одном банке. Чтобы перечислить деньги на карту другого эмитента (что часто требуется при перечислении заработной платы сотрудникам) необходимо будет знать название банка, реквизиты карточного счета и имя владельца карты. Ну и конечно, необходимым условием для проведения операции является наличие средств на счете в количестве, достаточном не только для перевода, но и для оплаты комиссионных за его выполнение.

Оформление транзакции

При выполнении рассматриваемой нами операции очень важно правильно заполнить графу «Назначение платежа» . Это позволит в дальнейшем избежать недоразумений с налоговой службой и Сбербанком. Да и самому предпринимателю будет намного удобнее ориентироваться в истории операций, если каждая из них была оформлена правильно. Следует запомнить несколько правил.

Перевод предпринимателем денег на собственную карточку помечается комментарием «На личные нужды» или «Вывод собственных средств».
Перевод заработной платы сотруднику помечается комментарием, содержащим фамилию работника и указание месяца, за который выплачена з/п. Кроме того, сразу вслед за этой операцией необходимо будет перечислить соответствующие ей суммы в адрес ФНС и социальных фондов. Расчет взносов и совершение перевода производятся вручную.
При оплате с предпринимательского счета товаров или услуг необходимо в комментарии к операции указать название товара/услуги, а также номер и дату договора, сопровождавшего их получение. Налог в данном случае выплачивает получатель платежа, но перечисляет его отправитель.

ИП-шник имеет право снимать с расчетного счета наличные для всех перечисленных выше нужд. Но обналичивать в течение месяца, согласно закону, можно не более 100 000 рублей.

Разновидности переводов такого уровня

Все рассматриваемые нами операции можно классифицировать по их назначению. Основные типы мы уже перечислили в предыдущем разделе статьи, это вывод собственных средств, расчеты с контрагентами и выплата з/п сотрудникам.

Существующие комиссионные

Перед тем как вывести деньги с расчетного счета ИП на карту Сбербанка, необходимо учитывать размер комиссионных за эту операцию. В настоящее время банк дает возможность в течение месяца вывести на личную карту от 150 до 300 тыс. руб. (в зависимости от тарифа счета) бесплатно. После превышения этого лимита комиссионные составят не менее:

1,5% - для пользователей ТП «Большие возможности»;
1% - для владельцев прочих пакетов услуг.

Важно! Итоговый размер комиссионных будет зависеть от параметров платежа, а также региона, в котором открыт счет. Выше представлены расценки для клиентов из Москвы и области.

Причины отказа банка в проведении транзакции

Даже при правильном оформлении Сбер может отказать в проведении перевода. Чаще всего причины этого таковы:

на р/с недостаточно средств для совершения операции (например, не учтена комиссия за перевод со счета ИП на карту Сбербанка);
счета предпринимателя арестованы и расходные операции по ним невозможны;
превышен установленный по счету лимит расходов.

Ну а наиболее частая причина – банальный сбой в системе веб-банкинга. Если с балансом счета и ограничениями по расходным операциям все в норме, а банк отклоняет перевод, рекомендуем обратиться в службу его клиентской поддержки для прояснения ситуации.

Перечислим несколько важных моментов, о которых стоит помнить при выводе средств на личные нужды. Во-первых, данные операции для ИП не ограничены по сумме. Можно снять с рабочего счета хоть все денежные средства. Главное, правильно указать назначение перевода при его свершении.

Важно! Некоторые ИП-шники, выводя деньги на личную карту, маркируют эту операцию как выплату з/п самому себе. Это неправильно. Начисление заработной платы предпринимателю не предусмотрено ни одним законом.

Во-вторых, вывод личных средств не облагается никакими налогами. НДС при совершении перевода указывать не нужно. И последнее – пользоваться услугами Сбера в рамках установленного им лимита бесплатно можно только в том случае, если и карта, и р/с предпринимателя были открыты в пределах одного региона. В противном случае комиссионные будут сопровождать каждый платеж, и будут выше обычного.

Выводы

У индивидуальных предпринимателей есть возможность перечислять деньги с рабочего счета на карточки частных лиц. Чаще всего это делается для выплаты з/п сотрудникам, расчета за товары или услуги, а также вывода сумм на личные нужды. Операцию можно провести как в отделении банка, так и с помощью его дистанционных инструментов. Главное – это правильно указывать назначение платежа, чтобы в дальнейшем не иметь проблем с ФНС.

Банковский счет давно уже перестал быть синонимом состоятельности. Сегодня это просто удобный способ вести дела, без которого в большинстве случаев не обойтись. К пластиковой карте, которая есть практически у любого человека, привязан и счет в банке. Может ли индивидуальный предприниматель использовать ее вместо или параллельно с расчетным счетом? Допускается ли сочетание «личных» и «рабочих» средств?

В этой статье разберемся с вопросами расчетного счета и личной карты физлица ИП. Ответим, допустимо ли для ИП получать или переводить средства на обычную пластиковую карту, свою или третьего лица, и чем это может быть чревато.

Можно ли вообще без расчетного счета?

Индивидуальный предприниматель – это физическое лицо, и он может завести себе пластиковую карту того или иного банка, на остаток средств которой банк будет начислять проценты. Может показаться, что это удобнее, чем платить за обслуживание расчетного счета. Тем более что закон не обязывает ИП проводить операции через банк, если лимит по наличным расчетам не превышает порога в 100 тыс. руб.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Речь идет только об ИП, для юридических лиц наличие расчетного счета строго обязательно.

Рассмотрим причины, почему для ИП все же удобнее пользоваться расчетным счетом.

При сотрудничестве с юридическими лицами могут возникнуть затруднения при проведении оплаты как с одной, так и с другой стороны. Либо можно потерять потенциального партнера – фирма не захочет иметь дело с контрагентом без расчетного счета.
При ведении всех расчетов в «кэше» придется тратить время на доставку наличности и внесение ее в кассу, беспокоиться об охране денежных средств во время транспортировки и т.п.
Операции с наличностью предусматривают соблюдение правил кассовой дисциплины – это дополнительные сложности и контроль.
100 тыс. руб. наличного лимита в рамках одного договора – это совсем не так много, как может показаться даже мелкому предпринимателю. Например, снимая на год помещение по цене за аренду 10 тыс. руб. в месяц, ИП вынужден будет заплатить в рамках одного договора 120 тыс. руб., что уже превышает лимит.

Итак, работать с одной только банковской картой без расчетного счета для ИП неудобно и невыгодно. Значит, встает вопрос, можно ли их сочетать и как именно.

Личный счет вместо расчетного — зачем?

Предприниматель, который задается вопросом, можно ли вести расчеты не через р/с, а через личную карту физического лица, хочет обеспечить себе некоторые выгоды:

не нужно проходить процедуру открытия расчетного счета;
некоторая часть клиентов предпочитает делать оплату с карты на карту;
экономически выгоднее: обслуживание банковской карты значительно дешевле, чем р/с.

Законно ли такое желание с точки зрения налогового законодательства и правил кредитных организаций?

Мнение налоговой

Проанализировав НК РФ, можно сделать выводы относительно позиции фискальных органов относительно использования личной банковской карты для предпринимательской деятельности физлица:

для ИП нет законодательного требования открывать расчетный счет;
закон не разделяет личное имущество и средства самого ИП и его бизнеса;
Налоговый кодекс прямо не запрещает применять личные счета в предпринимательской деятельности физлиц;
не имеет значения, какой именно вид счета используется для зачисления или перечисления средств (п. 2 ст. 11 НК РФ);
сообщать налоговой об открытии р/с предприниматель не обязан, хотя сделать это рекомендуется.

ВЫВОД: прямо не запрещено – значит, допускается. Налоговое законодательство формально не возражает против применения личной карты в целях предпринимательства, конечно, с учетом рисков, которые мы рассмотрим ниже.

Мнение банка

Получение личной банковской карты – это тоже договор с банком, и следует изучить его положения, чтобы не нарушать их, хотя они и не являются подзаконными актами.

Если налоговая не разделяет текущие и расчетные счета, то банк делает это достаточно четко – Инструкция ЦБ РФ №153-И от 30 мая 2014 г. разрешает физлицам открывать текущие счета для операций, не имеющих целью предпринимательство, а для этой деятельности ИП либо юрлицу должен быть открыт расчетный счет (это оговаривается в п.2 данной Инструкции).

В договоре прямо может быть прописан запрет использования текущего счета для предпринимательства, либо такой запрет значится в регламенте банка, с которым вы автоматически соглашаетесь, заключая договор.

ВЫВОД: банк, как кредитная организация, против использования личных карт для предпринимательских целей, поскольку открытие и обслуживание р/с стоит дороже, а значит, выгоднее для банка.

Чего хотят и чем рискуют индивидуальные предприниматели

Предпринимателей интересует возможность производить следующие виды операций:

оплата на личную банковскую карту со стороны клиентов;
вывод денег со своего расчетного счета на свою банковскую карту;
перевод денег со своего р/с на банковские карты третьих лиц.

Рассмотрим подробнее возможность и риски каждой из них.

Зачисление чужих средств на личную карту ИП

Можно ли получать на свой текущий счет оплату от клиентов, особенно регулярно? Иными словами, это будет использование личной карты в целях предпринимательства. Исходя из позиций налоговой и банка, ответы будут разные: налоговая прямо не возражает, банк запрещает, но не всегда может проконтролировать.

Возможные риски от налоговой

Инспекция может счесть налогооблагаемыми все поступления на карту, а не только те, что проводились «по бизнесу». В результате налоговики вправе доначислить налог, выписать штраф за недоимку и пеню за несвоевременную уплату. ИП придется доказывать, какая часть из поступлений является доходами, а какая нет, причем подтверждать это документально. Если доказать это не удастся, то могут вменить «систематическое уклонение от уплаты налогов», что чревато серьезными санкциями.

Возможные риски от банка

Если предприниматель нарушает условие пользования услугой банка, а проведение через личную карточку предпринимательских денег – это нарушение, банк вправе прекратить поставлять услугу, то есть заблокировать карту, причем не только данную, но и другие, принадлежащие этому лицу. Кроме того, в рамках борьбы с легализацией незаконных доходов, регламентированной ФЗ №115, банки обязаны сообщать в налоговую и в правоохранительные органы о подозрительных движениях средств. Таковыми вполне могут счесть регулярные поступления на карту физлица, особенно в крупных размерах. ИП придется решать вопрос не только с банком – объяснять и подтверждать источники получения средств.

Вывод своих средств с расчетного счета на свою карту

С точки зрения закона, и на расчетном, и на личном счете индивидуальный предприниматель держит свои собственные средства. Распоряжаться ими он вправе по своему усмотрению. Доход от предпринимательской деятельности может быть использован предпринимателем так, как ему угодно, без ограничений, в том числе и выведен на личную карту для любых нужд. В назначении перевода следует указать «Доход от предпринимательской деятельности, без НДС» или просто «Материальная помощь» (во избежание возможного конфликта с банком).

Возможные риски

Как указывалось выше, банки не приветствуют «смешивание» личных и предпринимательских средств. Нередки случаи, когда они присылают таким клиентам предупреждение и рекомендацию. Однако это именно рекомендация, а не запрет, на который они не имеют законодательного права. В ответ на такое требование можно указать на его неправомерность и ошибочность, ведь имущество ИП и физлица – это одно и то же. Если реакции банка не последует, можно обжаловать его действия в ЦБ РФ, а также в Антимонопольном комитете.

Если в рамках этой операции регулярно проходят большие суммы, придется объяснять их происхождение и назначение в налоговой, чтобы не получить обвинения в уклонении от уплаты налогов.

К СВЕДЕНИЮ! Пополнение собственного р/с со своей карты можно производить без рисков и ограничений.

ИТОГ: данная операция разрешена, но злоупотреблять ею не стоит. Если будет доказано, что переведенные средства вы используете для бизнеса, с них придется заплатить налог. Для личных целей – переводите на здоровье.

Перевод средств со своего р/с на чужие пластиковые карты

Такой способ расчета может иметь место в двух ситуациях:

оплата услуг партнеров или заработной платы своих сотрудников, минуя расчетный счет;
личные переводы средств (например, родственникам).

В первом случае это формально ведение предпринимательской деятельности, то есть применимы те же положения и риски, что и при зачислении «хозяйственных» денег на личную карту, то есть делать это не рекомендуется.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Заработную плату сотрудникам платить на их пластиковые карты вполне можно, но при этом с каждого платежа будет обязательно удержан соответствующий налог (НДФЛ и страховые отчисления).

Второй случай, по логике, не должен быть крамольным. Теоретически разве не может предприниматель оплатить заработанными в бизнесе деньгами покупки жены, лечение родственника и т.п.? Однако закон говорит о том, что расчетный счет предназначен именно для предпринимательской деятельности. Поэтому ситуация неоднозначная.

Возможные риски

Они, как всегда, заключаются в том, что налоговая должна контролировать движение ваших денег и следить, чтобы все налоги с доходов были уплачены. Перевод с р/с в пользу третьих лиц должен производиться только в личных целях, а если это оплата, то с нее платятся налоги. Таким образом, если вы совершаете такие платежи, то должны быть готовы в любой момент объяснить их цель, а также прояснить отношения с получателем средств – личные, а не деловые. До выяснения этих обстоятельств банк может заблокировать карту как ИП, так и получателя средств.

ИТОГ: на личные цели средства лучше переводить с предназначенного для этого текущего счета. Сначала выведите деньги с р/с на свою личную карту физлица, а затем совершайте переводы в пользу третьих лиц. Для бизнес-расчетов используйте расчетный счет. При переводах, не имеющих отношение к предпринимательству, всегда указывайте корректное назначение платежа: «Перевод личных средств».

Законодательство России не обязывает ИП открыть расчётный счет, но ввиду удобства проведения расчётных операций и комфорта ведения деятельности предприниматели предпочитают идти на этот шаг. При этом не все осведомлены, как снимать с расчетных счетов деньги наличными, или выводить некоторое их количество на карточку физлица. В статье будет описана инструкция выполнения данной транзакции на примере одного из ведущих банков России Сбербанка.

Порядок перевода денег с расчетного счета ИП на карточку физического лица

Вначале нужно разобраться, кто такой ИП с точки зрения закона.

ИП – физлицо, имеющее законное право вести предпринимательскую деятельность и получать с неё прибыль, не являясь юрлицом.

Процесс обналичивания денег с расчетного счета ИП и/или перевода на карту физлица упрощается в сравнении с такой же операцией для юрлиц (ООО, ОАО и пр.), которые обязаны все транзакции проводить по приходным и расходным ордерам. ИП также могут их оформлять, но это актуально, если речь идёт о расходе по своей деятельности: оплата услуг, закупка товаров и пр. В остальных вариациях оформление бланков — не обязательное условие.

Комиссия за вывод средств с расчетного счета ИП отсутствует, если транзакции проводятся с расчетного счета Сбербанка на карту Сбербанка, выпущенные в одном филиале. Если карта оформлена в другом отделении банка — комиссия 1,1%. Если в другой финансовой организации процент зависит от банка получателя денег.

Сэкономить на комиссии при выводе средств с расчетного счета можно, если открыть зарплатную (дебетовую) карту в том же филиале, что и счет ИП.

Важное условие – многие ИП совершают ошибку при указании назначения транзакции «Зарплата». Нужно указывать «На личные нужды», поскольку все деньги ИП с точки зрения закона — его личные средства. Максимальная сумма перевода лимитирована – 100 000 рублей за сутки. Сбербанк предоставляет пять способов перечисления денег с расчетного счета ИП на карту с последующим снятием (пластиковая карта может быть корпоративной, дебетовой и пр.):

через отделение по платёжному поручению или чеку — актуальный, но не востребованный способ;
по телефону горячей линии — понадобится идентификация клиента;
систему Сбербанк Онлайн – понадобится регистрация и ;
мобильный телефон – нужно ;
банкомат или терминал.

Алгоритм проводки транзакции через банкомат прост:

вставить пластик в АТМ;
набрать ПИН;
«Мои платежи»;
«Реквизиты» (выбрать актуальные);
«Перевести»;
«Подтвердить».

Аналогичным образом происходит перечисление денег посредством терминала. Для экономии комиссионного сбора рекомендуется выбирать терминалы фин. учреждения, которому принадлежит карточка. (адреса банкоматов Сбербанка )

Перевод со счета ИП через Сбербанк Онлайн на карту Сбербанка

Инструкция:

выбор меню «Карты и счета»;
вписать требуемые реквизиты в списке и нажать «Детальная информация»;
определить корреспонденский номер и БИК в списке на домашней страничке;
кликнуть «Перевести»;
после получения СМС-кода подтвердить транзакцию.

Через телефон посредством СМС можно перевести деньги на карточку?

Перевод с расчетного счета ИП этим методом доступен клиентам Сбербанка, подключившим услугу : отправка СМС-сообщения на номер 900 в формате «Перевод, 1234, 5678, сумма», где 1234 — последние цифры счета отправителя, а 5678 — последние номера карточки получателя. Запятые не проставляются, после каждого значения ставится пробел.

Если карта получателя зарегистрирована в системе мобильного банка можно упростить формат СМС: «Перевод телефон получателя сумма». Подходит, когда владелец счета и пластика — одно лицо, так как точно можно знать, что Мобильный банк активирован.

Если зарегистрировано несколько карточек — перед номером телефона вписываются последние цифры карточки получателя (всегда четыре).

Комиссия за транзакцию

Сбербанк при любом из описанных вариантов перевода денег снимает банковский процент в 1,1% от переведённой суммы. Дополнительный налог придётся заплатить если деньги переводятся другому человеку – считается получением дохода. Перечисление средств со своего расчетного счета на собственную карту для ИП никаким налогом не облагается (налоговый сбор уже учтён). Время перевода описанными методами – мгновенно, через кассу банка – 1-3 дня.

Как пополнить расчетный счет?

Пополняется расчетный счет несколькими способами:

перевод с карты Сбербанка/другого банка;
отделение/касса банка (наличными);
банкомат;
по телефону;
с расчетного счета другого лица.

Алгоритм действий идентичен описанным, например, в онлайн системе Сбербанка выбирается меню, затем «перевод между своими счетами» и выставляются нужные реквизиты. Если пополняется расчетный счёт другого человека выбирается меню «транзакции с другими банковскими учреждениями». Каждая транзакция обязательно подтверждается СМС-кодом.

Подотчет на карту сотрудника с расчетного счета можно перечислять только после надлежащего оформления документации. О подробностях читайте далее.

Можно ли осуществлять выдачу подотчета на карту сотрудника?

В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника. Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.

Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:

письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.

В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):

оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.

Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника

Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.

В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:

«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.

При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.

Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».

Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.

С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах - образец 2018-2019» .

Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.

Подробнее о действующих правилах выдачи денег под отчет читайте .

К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:

цель получения подотчетных денег;
сумма запрашиваемого подотчета;
банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
период, на который предоставляются подотчетные деньги;
разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
подпись подотчетного лица;
дата составления.

Ниже представлены готовые образцы заявления и приказа на выдачу подотчета на карту.

Срок представления авансового отчета по подотчету, выданному на карту сотрудника, в отличие от подотчета, выданного наличными, законодательством РФ не установлен. Чтобы сотрудники, получившие безналичный подотчет, своевременно сдавали авансовые отчеты, в приказе на выдачу подотчета или инструкции для подотчетных лиц добавьте положение:

«По денежным средствам, полученным под отчет безналичным способом, авансовый отчет предоставляется в срок не позднее 3 рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчетные средства».

Для доказательства того, что произведенные расходы были оплачены за счет полученных на карту подотчетных сумм, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте. Это могут быть как чеки, выданные продавцом при оплате картой товаров или услуг, так и чеки, распечатанные банкоматом при получении с карты наличных денег.

С порядком составления авансового отчета ознакомьтесь в этой статье .

Что указывать в назначении платежа при выдаче подотчета на карту сотрудника?

При перечислении подотчетных денег на карту сотрудника в поле (24) платежного поручения наиболее емко указывайте их назначение. Тогда при получении налоговых запросов будет легче найти все подтверждающие документы (заявления, приказы, авансовые отчеты). К примеру:

«Выдача под отчет на покупку проездных билетов по заявлению от 28.02.2019 № 124».

Все остальные реквизиты заполняются в обычном порядке.

С правилами и образцом заполнения платежных поручений ознакомьтесь в этой статье .

Проводки по перечислению денежных средств на карту сотрудника в подотчет

Выдача подотчетных средств на карту сотрудника в бухучете фиксируется следующей проводкой:

Дт 71 Кт 51 (52).

При возврате неиспользованных подотчетных средств наличными через кассу делается запись:

Дт 50 Кт 71.

При перечислении неиспользованного подотчета безналичным способом — с карты сотрудника на расчетный счет фирмы — вносится запись:

Дт 51 (52) Кт 71.

Полный перечень проводок при выдаче подотчетных сумм, в том числе если они требуются для командировки, читайте в этом материале .

Итоги

В законодательстве РФ нет ни запретов, ни четких инструкций по предоставлению подотчета на карту сотрудника. Поэтому организации и ИП должны сами определять порядок выдачи подотчета на карту. Основная цель этого порядка — документальное подтверждение правомерности выдачи и надлежащего использования подотчетных сумм. Иначе выданный на карту подотчет будет отнесен проверяющими органами к налогооблагаемому доходу сотрудника.