Для чего необходим контроль дебиторской и кредиторской задолженности. Управление дебиторской задолженностью – текущий контроль дебиторки

Посредников Михаил Руководитель проекта по управлению дебиторской задолженностью и финансовым потокам Kontakt East Holding

Совсем недавно менеджеры использовали любые средства в борьбе за увеличение объема продаж. В кризис приходится больше заботиться о безопасности предприятия, его платежеспособности, поддержании текущей ликвидности.

В такой ситуации сбор дебиторской задолженности, с которой уже уплачены НДС и налог на прибыль, становится приоритетной задачей. Бухгалтерам, финансовым и руководящим работникам предприятия необходимо научиться управлять долгами дебиторов, чтобы не утратить полученной прибыли и уменьшить риск финансовых потерь.

Дебиторская задолженность — это всегда проблема для фирмы. Но в реалиях дня сегодняшнего нередки случаи, когда оплачивать счета не могут (или не хотят) даже старые и надежные партнеры.

Для того чтобы минимизировать риски, связанные с дебиторской задолженностью, фирме необходимо постоянно держать ее под контролем. Но превентивные меры (оценка контрагентов, работа с авансами, страхование задолженности и др.) далеко не всегда позволяют уберечься от «повиснувшей» дебиторки.

Секрет эффективности здесь кроется в комплексном подходе. Так, своевременный контроль и анализ позволят вовремя выявить просроченную задолженность и оперативно принять меры по ее взысканию. Воздействие на дебитора может быть жестким или мягким: можно сразу подать в суд, а можно и поддержать контрагента, предложив ему более доступные методы погашения обязательств, например бартер или отсрочку платежа.

Работа с дебиторской задолженностью требует планирования и четко выстроенного процесса управления риском неплатежей. Она начинается с организации правильного и своевременного документооборота внутри компании и с контрагентами. Определяется круг сотрудников, которые отвечают за работу с дебиторами. Проводится регулярный анализ дебиторской задолженности, права изменения условий поставки, составляются регламентирующие документы с описанием порядка действий по возврату долгов. Нужно обязательно рассмотреть меры поощрения, мотивирования сотрудников на достижение минимальных установленных показателей задолженности.

Изначальное построение системы управления дебиторской задолженностью подразумевает ряд последовательных действий, направленных на скорейшее выявление и устранение возможных рисков невозврата задолженностей, в рамках которых с должниками работают соответствующие внутренние службы кредитора (юридическая, финансовая, служба безопасности). Такая система строится в зависимости от содержания и структуры задолженностей, что определяет круг ее участников, возможность привлечения административного ресурса, проведения PR-кампаний и т.д.

Построение системы состоит из следующих этапов.

1. Анализ структуры ДЗ (дебиторской задолженности)

На данном этапе основное внимание уделяется общим подходам к анализу ДЗ организации, общему разделению ДЗ по структуре для понимания «состояния» ДЗ и принятия решения по дальнейшей работе.

Основные данные для анализа:

А) Общий анализ «величины» ДЗ: общая сумма задолженности, количество клиентов

Б) Доля ДЗ в финансовом портфеле организации

В) Сегментация ДЗ по срокам: «свежая» ДЗ, «рабочая» ДЗ, просроченная ДЗ

Г) Сегментация ДЗ по размеру: малая, средняя, крупная

Работа по управлению долговым портфелем внутри компании включает расчет предельных размеров дебиторской задолженности — критической и рабочей (допустимой). Эти показатели являются индикаторами, которые сигнализируют о необходимости усилить (либо, наоборот, ослабить) работу с должниками.

Возникновение значительной дебиторской задолженности обычно связано с предоставлением заказчикам отсрочки платежа за поставленные товары, то есть поставщики кредитуют своих заказчиков. Предприятие-поставщик должно объективно оценивать свои возможности и кредитовать заказчиков в таких размерах, которые не приведут к хроническому недостатку средств для собственных нужд. Необходимо разработать обоснованную политику предоставления товарного кредита и инкассации задолженностей для различных видов продукции и групп покупателей.

Кроме того, нужно ранжировать покупателей в зависимости от объема закупок, истории кредитных отношений и предлагаемых условий оплаты и впоследствии своевременно их пересматривать с учетом мониторинга спроса на продукцию.

Управлять дебиторской задолженностью можно, стимулируя покупателей к досрочной оплате счетов. Обычно для этого предоставляются скидки с цены продажи или стоимости поставки, если платеж осуществлен ранее договорного срока. Преимущество поставщика заключается в том, что, получив выручку раньше условленного срока и используя ее в денежном обороте, он возмещает предоставленную скидку.

При определении политики продаж необходим предварительный расчет и сопоставление дополнительных расходов от продаж в долг и расходов, связанных с риском неоплаты в установленный договором срок или превращения дебиторской задолженности в безнадежную к взысканию.

С установленной периодичностью специалисты компании должны анализировать дебиторскую задолженность по персональному списку контрагентов, срокам образования и размерам; контролировать расчеты по отсроченной или просроченной задолженности, оценивать реальность наличия дебиторской задолженности; определять приемы и способы ускорения востребования долгов и уменьшения безнадежных долгов.

Анализ может включать оценку абсолютных и относительных показателей состояния, структуры и движения дебиторской задолженности. Для этого определяются доли конкретных дебиторов, а также каждого вида дебиторской задолженности (краткосрочной, долгосрочной, просроченной свыше трех месяцев) в общей совокупности долгов, рассматривается динамика изменений каждой составляющей, темп роста остатка и т.п.

Увеличение доли долгосрочной дебиторской задолженности в динамике может привести к снижению уровня платежеспособности организации, уменьшению ликвидности активов.

Превышение темпов роста дебиторской задолженности над темпом увеличения выручки от продаж свидетельствует о снижении уровня управления дебиторской задолженностью, о «замораживании» части выручки, необходимой для финансирования текущей деятельности.

Кредитная политика по своей сути — один из элементов коммерческой политики, поэтому для более эффективной работы с дебиторской задолженностью и установления адекватных кредитных лимитов для клиентов первоначально необходимо оценить именно ситуацию на рынке путем мониторинга первичного спроса в том сегменте, где работает компания.

Если аналитические данные говорят о том, что конечный потребительский спрос в условиях кризиса снижается на 30-40 процентов, то вряд ли можно считать рациональным сохранение кредитных лимитов на прежнем, докризисном уровне. Поэтому, прежде чем определить клиенту новый кредитный лимит на следующий год, необходимо предпринять ряд практических шагов.

Если клиент находится в небольшом регионе, где основная масса населения работает на нескольких градообразующих предприятиях, то необходимо четко понимать: если на них начнутся (или уже начались) сокращения персонала или уменьшение заработной платы, то это сразу же скажется на покупательской активности. Поэтому стоит очень серьезно подумать — предоставлять ли данному контрагенту товарный кредит, так как риск его невозврата весьма высок.

Для более четкого и действительно реального понимания положения дел у клиента сейчас следует оценивать ситуацию на месте, «в полях», а не довольствоваться только кабинетными исследованиями и данными бухгалтерской отчетности, которые уже представляют собой «посмертную фотографию».

Необходимо получить ответы на следующие вопросы:

1. Покупательская активность. Если розница, то проходимость в магазинах, сумма товарного чека (насколько он уменьшился по сравнению с предыдущим периодом). Заполнены ли полки, нет ли там пустых мест. Если оптовая компания, то наблюдается ли активность в офисе, какое настроение у персонала, есть ли факты сокращения работающих или перевода их на неполную рабочую неделю.

2. Очень полезен будет честный разговор с собственниками или первыми лицами компании: как они видят развитие своего бизнеса, насколько оно реалистично и есть ли понимание, за счет чего компания будет достигать стратегических планов.

3. Оценка финансового состояния клиента. Необходимо дать понять своим партнерам, что текущая кризисная ситуация требует от всех участников максимальной открытости. Если ваша компания идет на предоставление клиенту товарного кредита, то взамен следует получить максимум информации и данных.

Дополнительную информацию даст ранжирование дебиторской задолженности по срокам ее возникновения, например с 30-дневным интервалом, и анализ ее изменения. Для этого нужно выделить долю сомнительной задолженности и рассмотреть ее динамику. Рост свидетельствует о повышении риска невозврата дебиторской задолженности и возможности образования просроченных долгов. Поэтому предприятие должно стремиться к минимизации этого показателя.

Анализ динамики просроченной дебиторской задолженности по торговым операциям позволяет определить ненадежных контрагентов, сократить им объем кредитных отгрузок либо работать с ними на условиях полной предоплаты или коммерческого кредитования.

Важна оперативная информация о текущей задолженности, включая период просроченной задолженности, история отношений с клиентом, объем и регулярность осуществляемых им закупок, его доля в структуре доходов и валовой прибыли, количество нарушений условий оплаты в прошлые периоды.

И, наконец, производится расчет реальной дебиторской задолженности с учетом темпов инфляции и обесценения за время просрочки платежа, периода взыскания, рассчитываются потери от невзыскания и списания.

Результаты анализа дебиторской задолженности должны учитываться при планировании дальнейшей деятельности предприятия.

Для примера приведем несколько типов злостных должников:

Первый — контрагент специально «тянет» долг и ждет, пока закончится срок исковой давности.

И, наконец, третий — он игнорирует ваши попытки «достучаться» до него.

Еще один распространенный тип долговых ситуаций, на который стоит обратить внимание, — невозврат долга организацией, в которой учредитель и генеральный директор являются номинальными, то есть реально не исполняют своих функций. С «номиналами» организации создаются даже при отсутствии цели мошенничества. Это своего рода пример постсоветской модели бизнеса, когда в сложных и меняющихся условиях для обеспечения безопасности используются все возможные способы. Взыскание в подобной ситуации часто основано на том, что репутационные и уголовно-правовые методы позволяют мотивировать именно реального руководителя к исполнению обязательств.

2. Выбор ответственных лиц (отдел) за работу с ДЗ в рамках компании

На данном этапе основное внимание уделяется вопросам выбора организационной структуры в организации для работы с ДЗ:

А) Описываются «+» и «-» работы различных ответственных лиц.

• Бухгалтерия
• Юридическая служба
• Сотрудники (линейные руководители, менеджеры по продажам, менеджеры проектов, специалисты по внедрению, консультанты и т.д.)
• Коллекторская группа

Б) Рассматривается вопрос мотивации к действию.

В) Вопрос «единого» центра контроля за работу с ДЗ

В настоящее время наиболее распространенным вариантом развития событий является поручение данной работы своему сотруднику, а при больших объемах взыскания — целой службе (как правило, юридической, финансовой или службе безопасности).

Безусловно, первое, с чем сталкиваются подобные службы — это необходимость их специального позиционирования в системе организации предприятия. Практика показывает, что разброс функций по отдельным подразделениям одной организации чреват тем, что большая часть времени уходит на выяснение отношений между отделами и разделение компетенции, обусловленное банальным желанием не выполнять неблагодарную работу при сохранении прежнего твердого оклада, который выплачивался за выполнение гораздо более «комфортных» функций.

Организация специальной службы по работе с дебиторской задолженностью может быть сопряжена для субъекта хозяйствования с проблемами определения наименования должностей сотрудников данного отдела — справочник должностей и служащих не содержит должности, наименование которой в полной мере бы отражала сферу деятельности сотрудников. Конечно, это не самая большая проблема в организации подобной службы, тем не менее, и она имеет место.

Тем не менее, создание отдельного структурного подразделения в данном случае позволит устранить возможные конфликты между отдельными службами и обеспечить более скоординированную работу в сфере работы с потоковой дебиторской задолженностью.

3. Выстраивание работы с ДЗ в рамках компании

На данном этапе основное внимание уделяется вопросам перехода от вопросов принятия решения о том, кто работает с ДЗ к тому, как будет происходить работа на уровне организации, механизмы, правила взаимодействия, методы регулирования и контроля:

А) Проектирование организационной структуры отдела

Б) Создание бизнес-процессов, политик и процедур по управлению ДЗ

В) Формирование системы сбалансированных показателей деятельности подразделения (KPI)

Г) Разработка схем мотивации на базе KPI, создание должностных инструкций, обучение сотрудников, ответственных за работу с ДЗ

Д) Создание системы контроля и внутренней управленческой отчетности в CRM для анализа финансового положения и оценки эффективности работы специалистов:

1) Выбор показателей эффективности для анализа работы с ДЗ ответственных сотрудников:

- «результативность звонков»,

Количество звонков, встреч, написанных писем, оплаченных счетов,

Взаимозачеты авансов и ДЗ клиентов,

- «списанная» ДЗ

2) Контроль величины и структуры ДЗ за период:

Рост ДЗ в суммах и количестве клиентов

3) Выполнение показателей эффективности работы с ДЗ

Идеальным вариантом является ситуация, когда контроль за работой сотрудников-коллекторов и показателями ДЗ можно осуществлять в автоматическом режиме при помощи отчетов в CRM-системах.

4. Методы работы с ДЗ

Данный этап является основным, так как происходит непосредственное создание прикладных методов работы с ДЗ, а именно действиями, которые приводят к возврату задолженности, что и является основной целью:

А) Звонки клиентам (подготовка к звонку клиенту, выбор времени звонка)

Б) Написание писем:

Перечень документов для клиента,

Для подтверждения ДЗ,

Взаимодействие с бухгалтерией компании для подготовки документов клиенту

В) Встречи с клиентами

Г) Ведение переговоров:

Общие правила,

Определение ответственного лица у клиента за оплату задолженности,

Варианты договоренностей с клиентом при невозможности немедленной оплаты с его стороны,

Варианты действий при отказе клиента платить или грубости со стороны клиента при общении,

Определение периодичности звонков

Д) Фиксирование информации о работе с ДЗ (CRM/автоматизация процесса сбора и фиксирования информации)

Если долг не погашен в срок, есть всего два способа его вернуть: договориться с должником о добровольном возврате или взыскать его в принудительном порядке.

Преимущества досудебного урегулирования долга — это отсутствие дополнительных издержек, связанных с обращением в суд, и взаимовыгодное разрешение потенциально конфликтной ситуации без ущерба для деловой репутации и взаимоотношений партнеров.

С должниками следует постоянно поддерживать контакт:

Высылать напоминания о приближении сроков погашения задолженности (по обычной или электронной почте),

Вести телефонные переговоры

Личные встречи с руководством должника,

Предъявлять претензии.

К финансовым способам воздействия на дебиторов, допустивших просрочку платежа, относятся:

Применение штрафных санкций,

Предложения о проведении взаимозачетов,

Реструктуризации долга,

Продажа задолженности,

Инициация процедуры банкротства и др.

Выбор того или иного метода зависит от:

Особенностей должника,

Суммы задолженности,

Количества дней просрочки,

Готовности должника к погашению долга и других факторов.

В этом смысле хотелось бы сразу оговориться, что коллекторская деятельность не подразумевает выполнения однозначно негативной функции в отношении должника. На первоначальном этапе возникновения задолженности принимаются попытки возможной ее реструктуризации и создания реальных условий надлежащего исполнения обязательства — составление специальных графиков погашения задолженности в случае резкого ухудшения финансового состояния добросовестного должника и т.д. В некоторых случаях это скорее даже «антиколлекторская» деятельность в классическом ее понимании, так как такие действия направлены на исключение последнего судебного этапа взыскания дебиторской задолженности.

Любая организация, имеющая необходимость взыскания большого количества дебиторской задолженности, рано или поздно встанет перед выбором, каким путем ей пойти для того, чтобы вернуть вложенные средства.

Несмотря на различие типов долговых ситуаций, можно выделить общие особенности:

Обеспечение баланса между конвейерностью взыскания и разработкой уникальных программ действий для сложных случаев;

Использование инновационных методов взыскания;

Эффективное применение уголовного преследования должников, в том числе и по редким составам (ст. ст. 177, 315 УК РФ и др.), за счет информационной и научно-консультационной поддержки.

Обеспечение баланса между конвейерностью взыскания и разработкой уникальных программ действий для сложных случаев особо важно при взыскании большого объема задолженности (более 300-500 ежемесячно).

При этом важно, чтобы присутствовала централизация деятельности по взысканию долгов, то есть общее руководство, и сотрудники занимались бы только взысканием долгов, а не совмещали эту работу с выполнением других задач, так как иначе у них всегда будет возможность оправдать низкую эффективность своего труда необходимостью делать что-то другое.

Повышение эффективности работы по взысканию задолженности возможно при введении в эту схему разделения труда элемента, ответственного за подготовку материалов для PR-сопровождения взыскания: проектов уведомлений, обращений, пресс-релизов и статей. Опыт показывает, что именно PR-сопровождение взыскания для многих крупных покупателей (дебиторов) является решающим фактором для принятия решения о погашении долга. Репутационное воздействие может подготавливаться на базе взаимодействия обычных коллекторских отделов с PR-подразделением, обязанности которого расширяются, либо навыкам организации PR.

Дебиторскую задолженность продают при острой потребности в денежных средствах. Ее покупают предприятия, которые являются должниками дебитора. Приобретая дебиторскую задолженность с дисконтной скидкой, они предъявляют ее должнику к погашению по полной стоимости. Купить долг может также компания, которая входит в ту же финансовую группу, что и должник, и заинтересована в скупке всех долгов организаций холдинга. Кроме того, перепродать долг можно лицу, заинтересованному в обладании правами требования именно к этому должнику. Например, так бывает, когда дебитор находится на стадии банкротства (или его «подводят» к банкротству) и среди кредиторов идет борьба за максимальное количество голосов на собрании кредиторов.

При исчерпании всех разумных мер кредитор может взыскать долг через суд. Обычно обращение в суд ведет к разрыву партнерских отношений, но также может послужить началом конструктивного диалога с должником. В дальнейшем новые должники, зная о том, что долговые споры поставщик всегда решает через суд, стараются не допускать просрочки погашения задолженности.

Обращаются в суд в следующих ситуациях:

Должник не признает долг или имеет встречные претензии к кредитору;

Должник признает долг, не имеет претензий к кредитору, обладает активами, достаточными для погашения обязательства, но не желает платить или требует от кредитора льготных условий поставок;

Дебитор находится в предбанкротном состоянии.

В последнем случае наличие исполнительного листа позволяет в случае банкротства попасть во вторую очередь требований, что, как правило, существенно повышает шансы кредитора на погашение долга.

До обращения в суд кредитору важно оценить:

Законность своих требований,

Надежность доказательной документальной базы,

Наличие у должника имущества или денежных средств, которые обеспечат реальную возможность исполнения положительного для кредитора судебного решения.

Методика работы с должниками — юридическими лицами:

Коллектор – сотрудник компании, ответственный за сбор задолженности.

Источники информации по компании, сотрудникам, владельцам:

1. Внутренние ресурсы системы:

База данных о ранее проверявшихся объектах, результатах их проверки и дальнейшего взаимодействия;

База данных об объектах, по которым имеется информация о нецелесообразности установления с ними деловых отношений (стоп-лист) и т.п.;

2. массивы справочной информации

Телефонные книги,

Адресные справочники и др;

3. базы данных с онлайн-доступом (ресурсы государственных структур):

Пенсионного фонда РФ,

Федеральной налоговой службы,

Федеральной миграционной службы,

Арбитражных судов,

Поисковики (Google, Yandex, Yahoo и др.)

Сайты по поиску работы (HH.ru, Job.ru, Superjob.ru, работа.mail.ru и др.)

- «месседжеры» (icq, quip, skype, sipnet и др.)

Технические средства контакта с должником:

1. Телефонные звонки (вручную: городской, мобильный, робот-напоминание)

6. Cообщения в интернете (сайтах, форумах, чатах, социальных сетях, skype, icq)

1. Необходимо выяснить, насколько целесообразно проведение розыскных мероприятий, поскольку на розыск должника может уйти от нескольких дней до нескольких недель, а в результате выяснится, что должник неплатежеспособен.

2. При осуществлении «PR» деятельности необходимо проводить сбор и оценку обратной связи: реакции оппонентов, общественности, правоохранительных органов. При распространении соответствующих действительности сведений юридические риски минимальны, равно как и риски симметричного PR-ответа.

3. Эффективных методов возврата долга в досудебном порядке, не идущих вразрез с действующим законодательством, не так много, и все они сводятся к единому принципу: создание для клиента, ставшего должником, максимально неблагоприятных условий для его дальнейшего благополучного проживания. Безусловно, все действия осуществляются только в рамках законодательства. Это:

1. назойливость,

2. убеждение,

3. давление

4. хитрость.

4. Ни в коем случае нельзя забывать про должника. Воздействие должно быть постоянным. Начиная с момента выпадения договора в просрочку должен быть установлен четкий тотальный контроль за должником вплоть до погашения долга. В противном случае может возникнуть абсурдная ситуация: должник «заряжен» на оплату и ждет денег, но если вы не напоминаете ему о долге, то он, получив долгожданную сумму, вместо оплаты потратит деньги на собственные нужды. Чтобы избежать данной ситуации, коллектор обязан систематически напоминать должнику о его нерешенной проблеме и подталкивать к оплате.

5. Задача — развеять миф о безнаказанности неоплаты. С его вмешательством покой в жизни должника должен закончиться. Клиент, ставший должником, должен четко понимать: про него не забыли и не забудут. И будут беспокоить до тех пор, пока проблема не будет решена.

6. Рычагом воздействия на должника может быть один из трех компонентов:

Заинтересованность: коллектор создает условия, при которых клиент прямо заинтересован в скорейшей оплате своего долга. Когда коллектор предлагает должнику заплатить сумму ниже указанной, убирая штрафы. Должник воспринимает это как выгодное с финансовой точки зрения предложение и оплачивает свой долг.

Зависимость: коллектор находит болевую точку клиента и методично на нее давит. В случае погашения долга эта зависимость исчезнет. Поэтому оплата поступает в указанный коллектором срок.

Компрометирующие материалы: в ходе своей работы коллектор выявляет сведения, которые могут скомпрометировать должника или угрожает их опубликовать.

Меры воздействия для должников:

1. Угроза использования связей агентства для инициации проверок служб:

Налоговой,

Антимонопольной,

По контролю за легальным ПО,

Трудовой,

Миграционной и.т.д.

Информирования соответствующих общественных, саморегулируемых организаций о совершенных действиях

2. Угроза вскрытия имущественного положения должника, выявление прав на:

Объекты недвижимости

Автотранспортные средства,

Личные счета или счета родственников в коммерческих банках и т.п.

Принятия превентивных мер по предотвращению перевода должником своего имущества на других лиц.

В соответствии со ст. 58 ФЗ «Об исполнительном производстве» в случае отсутствия у должника-организации денежных средств, достаточных для погашения задолженности, взыскание обращается на иное имущество, принадлежащее ему на праве собственности, праве хозяйственного ведения или праве оперативного управления (за исключением имущества, изъятого из оборота либо ограничиваемого в обороте), независимо от того, где и в чьем фактическом пользовании оно находится.

3. Угроза воздействия в рамках уголовного преследования, в том числе обращение в правоохранительные органы в целях проверки действий должника на предмет мошенничества и применения УК РФ (ст. 177 «Злостное уклонение от погашения кредиторской задолженности»).

Использования правовых способов обеспечения взыскания по долгу,

Контроля за ходом исполнительного производства,

Привлечение судебных приставов и ОБЭП,

Заявления гражданского иска в уголовном процессе, за счет которого задолженность организации может превратиться в личный долг руководителя

Использования процедуры обеспечения исковых требований

Информационного освещения юридического процесса: размещение новостей о совершенных действиях в СМИ, информирование общественности о позиции заинтересованных лиц.

Наложить арест на имущество, принадлежащее ответчику и находящееся у него или других лиц, арест денежных средств на расчетных счетах

4. Создание угрозы репутации:

1. угрозы распространения соответствующей действительности информации о сложившейся ситуации в СМИ путем рассылки статей и комментариев

2. угроза внесения в черные списки в Интернете, содержащие сведения о неплательщиках с указаниями имен руководителей таких компаний,

3. написание обращений, пресс-релизов и статей о должнике на сайтах, блогах, форумах, социальных сетях.

Партнерам,

Конкурентам

Госорганам,

Клиентам, в том числе потенциальным,

Партнерам,

Конкурентам

Поставщикам,

Собственникам,

Госорганам,

Потенциальным покупателям организации и ее имущества.

К управлению дебиторской задолженностью необходим грамотный подход. Часть руководителей четко выстраивают все бизнес-процессы, связанные с предоставлением контрагентам отсрочки платежа, другие предпочитают пустить все на «самотек». Если организация, как свидетельствует практика, не уделяется должного внимания работе с дебиторской задолженностью, она очень часто приходит к печальному финалу.

Дебиторская задолженность (Accounts receivable) является составной частью оборотного капитала и характеризует отвлечение средств из оборота предприятия и использование их дебиторами. С юридической точки зрения, под дебиторской задолженностью понимаются имущественные права, представляющие собой один из объектов гражданских прав (ст. 128 ГК РФ). Имущественные требования организации к контрагентам, которые своевременно не оплатили товары, выполненные работы, оказанные услуги и т.п., являются типичными и самыми распространенными примерами дебиторской задолженности. В значительно меньших объемах дебиторская задолженность возникает в рамках недоговорных обязательств: из причинения вреда или неосновательного обогащения. В сфере вертикальных правоотношений дебиторская задолженность возникает, когда по каким-либо основаниям государственные органы обязаны произвести организации компенсационные выплаты. Таким образом, дебиторская задолженность — это входящие в состав имущества организации ее имущественные требования к другим лицам.

Доводы в пользу необходимости контроля

Вопрос управления дебиторской задолженностью требует тщательной проработки, поскольку, прежде всего, это вопрос финансовой устойчивости и, следовательно, безопасности бизнеса.

Позволяя вопросам дебиторской задолженности решаться «самим собой», собственники и руководители компаний тем самым ограждают себя от траты времени и сил, необходимых для наведения порядка в данной сфере (разработки документов, анализа «дебиторки», контроля действий сотрудников и т.п.). И вроде бы все хорошо. Вот только, готовы ли собственники потерять бизнес, в который они вложили столько сил и времени? Готовы ли топ-менеджеры потерять работу и лишиться репутации по причине краха бизнеса, не выдержавшего проблем с дебиторской задолженностью...?

Ответ, казалось бы, очевиден. Тем не менее, в подавляющем большинстве организаций контролем дебиторской задолженности пренебрегают, что приводит к таким негативным последствиям, как:

1. Потеря денежных средств. Она обусловлена проблемой компаний-однодневок, получивших без каких-либо разумных оснований отсрочку платежа и не вернувших долг. С такой компании взять нечего, и поэтому даже наличие решения суда не гарантирует бизнесу кредитора возврат своих денежных средств.
2. Потеря финансовой устойчивости компании. Если дебиторская задолженность не погашается, компании нечем будет оплачивать имеющиеся у нее обязательные платежи (налоги, заработная плата персонала и т.п.).
3. 3. Низкая эффективность использования ресурсов компании. Возвратом долгов, как правило, занимаются в компании многие сотрудники: менеджеры, юристы, директор. На это тратится время, которое можно было бы использовать более эффективно, например, на развитие и новые проекты. Кроме того, стоит помнить и про судебные издержки при взыскании долгов, которые могут также составлять значительные суммы.
4. Потеря или ухудшение деловой репутации. В бизнесе важно всё, однако репутация и отношения с клиентами имеют особое значение. Если компания отгрузила продукцию одному клиенту, значит, продукция не досталась другому. Либо другая компания получила продукцию гораздо позже. В итоге ухудшение отношений с покупателями. Но, скорее всего, помимо репутационных проблем возникнут и финансовые. Клиент, заинтересованный в совершении сделки не будет ждать, а закажет аналогичную продукцию у конкурентов. Конечно, речь не идет о продукции, которой затоварен склад, и которую компания вынуждена продавать на любых условиях.
5. Потеря конкурентных преимуществ. Любая дебиторская задолженность — это замороженные денежные средства. Причем они либо заемные, либо собственные. Собственные деньги можно вложить в бизнес и получать с этого доходы. За заемные деньги нужно платить проценты. В любом случае возникают дополнительные расходы, которые в микроэкономике называются альтернативными.

Тщательный анализ может выявить наличие и других проблем. При этом необходимо каждую организацию рассматривать комплексно. Очевидно одно — дебиторская задолженность всегда дополнительная нагрузка на бизнес, и, как показывает практика, не каждый бизнес способен вынести такую нагрузку.

Одно из ключевых правил менеджмента гласит: «хочешь управлять, начни измерять». Именно поэтому при управлении «дебиторкой» так важно проводить периодический анализ ее показателей.

Методы и мероприятия контроля

Эффективный контроль дебиторской задолженности предполагает отдельный учет двух основных ее видов: непросроченной и просроченной. Непросроченная дебиторская задолженность — это долги любых третьих лиц по обязательствам, сроки исполнения которых на момент составления баланса не наступили. Они, в принципе, могут быть получены при надлежащем исполнении должником своих обязанностей. Следовательно, эта задолженность реальна к взысканию.

Просроченная дебиторская задолженность — это долги любых третьих лиц по обязательствам, сроки исполнения которых на момент составления баланса наступили и нарушены дебиторами.

Выявлению дебиторской задолженности способствует инвентаризация расчетов с контрагентами, которая в обязательном порядке проводится перед составлением годового отчета. Однако для получения достоверной информации о состоянии расчетов этого недостаточно, поскольку проблемы с контрагентами могут возникать и в течение отчетного года. Поэтому основным способом контроля состояния дебиторской задолженности должна быть регулярная (лучше — ежемесячная) сверка расчетов с контрагентами. Если позволяют трудовые ресурсы, то желательно такой контроль осуществлять не менее двух раз в месяц. Это связано, прежде всего, с человеческим фактором. Мотивация менеджеров по продажам часто «завязана» на собираемости денежных средств, что, несомненно, правильно. Но менеджеры используют для этого много разных способов, и не все они в интересах компании. Поэтому нужен комплексный подход, который наравне с используемыми способами и методами мотивации персонала включает также организационные мероприятия, связанные с финансовым контролем.

В понимании подавляющего большинства руководителей финансово-экономическая служба только мешает и тормозит развитие бизнеса. Но с объективной точки зрения, она — якорь, который необходим каждому кораблю. В данном случае контрольные мероприятия, проводимые этой службой по работе с дебиторской задолженностью, позволяют вернуть в компанию немалое количество денежных средств. Даже сам факт введения контрольных мероприятий дисциплинирует менеджеров по продажам.

Мероприятия по управлению дебиторской задолженностью можно условно разделить на мероприятия организационного характера и мероприятия, направленные на оценку различных показателей дебиторской задолженности.

Для реализации организационных мероприятий, как минимум, требуется:

• назначить ответственного за контроль дебиторской задолженности в компании, это может быть ревизор или внутренний аудитор;
• установить контрольные точки, в какие именно даты будет контролироваться дебиторская задолженность;
• ввести четкий регламент по отгрузке товаров (работ, услуг) на условиях отсрочки платежа и оформлению документов. Исполнение регламента после его введения в действие нужно в обязательном порядке контролировать;
• учесть величину дебиторской задолженности (показатели дебиторской задолженности) в системе мотивации сотрудников компании, занимающихся продажами;
• установить кредитные лимиты для всех контрагентов по длительности и сумме предоставляемой отсрочки платежа. Сформировать кредитный комитет, ввести и соблюдать его регламент работы. На основании решений кредитного комитета контрагентам будет предоставляться отсрочка платежа;
• назначить ответственным лицом за состояние дебиторской задолженности коммерческого директора, а контролировать её должен ревизор либо внутренний аудитор, причем важно, чтобы ревизор подчинялся напрямую руководителю (генеральному директору).

Для оценки различных показателей дебиторской задолженности необходимо:

• организовать подготовку бюджета дебиторской задолженности в разрезе контрагентов — покупателей и направлений их деятельности. Такая классификация позволяет лучше понять клиентов, использовать дифференцированные методики оценки их различного статуса и условий кредитования. Составление такого бюджета поможет прогнозировать уровень дебиторской задолженности на будущий период и вовремя его скорректировать;
• для планирования дебиторской задолженности на конец каждого месяца рекомендуется рассчитывать коэффициент инкассации, который показывает долю оплаты ранее отгруженной продукции в текущем периоде. Например, если по условиям договоров покупатели оплачивают 80% стоимости приобретенных товаров в момент покупки, а оставшиеся 20% — в следующем месяце, то коэффициент инкассации текущего месяца (по этим договорам) будет составлять 80%, а следующего — 20%.

С помощью коэффициента инкассации составляется план погашения дебиторской задолженности , на основе которого можно спрогнозировать ее остаток на конец каждого месяца, а также сроки поступления денежных средств;

• отслеживать динамику изменения такого показателя деловой активности компании как коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности. По этому коэффициенту можно судить о том, сколько раз в среднем в течение отчетного периода дебиторская задолженность превращается в денежные средства, т.е. погашается. Этот коэффициент сравнивают со среднеотраслевыми коэффициентами, со значениями коэффициента компании за предыдущие периоды.
  Кроме того, коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности полезно сравнивать с коэффициентом оборачиваемости кредиторской задолженности. Такой подход позволяет сопоставить условия коммерческого кредитования, которыми компания пользуется у других фирм, с теми условиями кредитования, которые предприятие предоставляет другим компаниям.
• использовать для анализа оборачиваемости дебиторской задолженности также показатель длительности ее оборота, который часто называют «сроком кредитования». Он дает расчетное количество дней для погашения кредита, взятого дебиторами.

Для оценки степени деловой активности компании можно сравнивать сроки погашения дебиторской задолженности с фактическими сроками, на которые предоставляется кредит покупателям.

Таким образом, можно определить эффективность механизмов кредитного контроля, а также получить представление о надежности дебиторов.

Пример.

Проведенное Министерством Торговли США исследование показало, что доля безнадежных долгов находится в прямой зависимости от продолжительности периода, в течение которого дебитор обязуется погасить свою задолженность. При этом зависимость такова: в общей сумме дебиторской задолженности по срокам погашения до 30 дней около 4% относится к разряду безнадежной; 31—60 дней — 10%; 61-90 дней — 17%; 91-120 дней — 26%; при дальнейшем увеличении срока погашения на очередные 30 дней доля безнадежных долгов повышается на 3 — 4%.

Кроме этого, для оценки различных показателей дебиторской задолженности рекомендуется устанавливать критический срок оплаты, который представляет собой дату, не позднее которой должен быть осуществлен платеж по коммерческому кредиту. В общем виде критический срок оплаты определяется, как дата возникновения дебиторской задолженности плюс установленное количество дней отсрочки. При этом момент возникновения дебиторской задолженности каждая компания определяет самостоятельно.

Учитывать данные о компаниях, имеющих задолженность перед дебитором, весьма полезно, так как иногда можно произвести взаимозачет и погасить свои кредиторские обязательства под дебиторскую задолженность.

Среди мероприятий, направленных на оценку различных показателей дебиторской задолженности, рекомендуется проводить оценку её реального состояния.

Взвешенное «старение» счетов дебиторов — довольно распространенный в мировой учетно-аналитической практике прием. В этой фазе анализа подробно рассматривается состав просроченной задолженности, выделяются сомнительная и безнадежная задолженности, то есть оценивается качество дебиторской задолженности. Исходной информацией для анализа служат данные бухгалтерского учета по задолженности конкретных контрагентов, при этом важно получить информацию не только о сумме задолженности, но и о сроках ее возникновения.

Для получения информации о просроченности задолженности следует провести анализ договоров с контрагентами.

Когда такая информация получена, составляется реестр «старения» счетов дебиторов , где все дебиторы ранжируются на 12 групп по убыванию величины задолженности. Такая группировка позволяет прогнозировать появление безнадежных долгов.

Ну и, наконец, рекомендуется создавать резерв на списание безнадежных долгов. Предоставляя товар в кредит, компания рано или поздно столкнется с ситуацией, когда покупатели не оплатят поставленные товары или услуги. К сожалению, по российскому законодательству списанные безнадежные долги непосредственно не уменьшают налогооблагаемую базу. Бухгалтер должен исходить из того, что резерв на списание безнадежных долгов должен быть достаточно большим, чтобы покрыть всю дебиторскую задолженность, которая просрочена, например, более чем на 180 дней, и определенную небольшую часть просрочки в других временных интервалах.

Предложенная система комплексного подхода с указанием современных методов контроля дебиторской задолженности может помочь выработать логику принятия решений в области её эффективного управления.

Сопутствующие риски

Образование сомнительной к взысканию дебиторской задолженности из-за «неблагонадежных» контрагентов сопряжено с рядом рисков.

Среди «неблагонадёжных» могут быть организации, которые фактически находятся и ведут деятельность в регионе действия компании, но при этом имеют регистрационные данные (ОРГН, ИНН) другого региона. Очень часто подобные контрагенты оказываются фирмами-однодневками.

Имеется также высокий риск при работе с компаниями, которые только что организованы. В данном случае не понятно, насколько успешно они будут развиваться. Или с компаниями, которые не имеют на балансе никакого имущества. В случае образования задолженности взять с дебитора, несмотря на решение суда и исполнительный лист, будет нечего.

Риск возникает, если компания имеет в качестве директора некое номинальное лицо, встретиться и пообщаться с которым не представляется возможным. Если руководителем представляется один человек, а в договоре указан другой, то это повод задуматься и получить больше информации о контрагенте перед тем, как заключать с ним сделку.

Если компании находятся в разных регионах, важно понять, насколько их сотрудничество удобно с точки зрения логистики. В случае отсутствия выгоды от логистики встает вопрос, почему компания не работает с поставщиками своего региона. Речь, конечно же, не идет о компаниях, имеющих филиалы в различных регионах и ведущих через них свою деятельность.

Чтобы определить «серость» контрагента, надо проверить факт занесения сведений о компании в ЕГРЮЛ, запросить копии учредительных документов, а также ксерокопии свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.
Бывает также, что проблемы с «дебиторкой» возникают в компании из-за отступлений работников от установленных в компании правил предоставления отсрочки платежа контрагентам, а порой из-за откровенных мошеннических действий сотрудников.

Примеры.

1. Профессиональный менеджер по продажам может «играть» с цифрами не хуже высококлассного финансового сотрудника, но в своих личных интересах.
2. Обычно для получения премии нужно до первого числа собрать денежные средства за месяц. При этом срок оплаты первые числа месяца. Чтобы сотруднику отдела продаж не «портить отношения» с клиентом, проще попросить покупателя заплатить до конца месяца. В итоге он получит свою премию, а компания — покупатель лишний месяц попользуется чужими деньгами. И премию менеджер может получить в таком случае не только от своего руководства. Откаты, увы, устоявшиеся практика во многих российских компаниях. Таким образом, в описанной ситуации, менеджер компании — поставщика и клиент будут довольны друг другом, а компания — поставщик будет терять свои деньги.
3. Реализация товара или оказание услуги не всегда проводятся в бухгалтерской базе данных. За проведение документов обычно отвечают операторы, которые часто не понимают важности своей работы, и поэтому сотрудники отдела продаж могут, как показывает практика, с ними легко договориться. При этом «продажника» не наказывают за просрочку, а поставщик формально выполняет условия контракта. Вот только у компании в таком случае нет документальных оснований для взыскания задолженности.
4. Часто у сотрудника отдела продаж бывают «карманные» фирмы, через которые он проводит реализацию конечным потребителям. Проблема в том, что поставщик продает «карманной» фирме с отсрочкой и по минимальной цене, а она, в свою очередь, продает полученное уже по другой цене и, как правило, с предоплатой. Потери компании-поставщика, в которой трудится такой менеджер по продажам, не нуждаются в дополнительном описании. И таких примеров, к сожалению, множество.

Проводя регулярный контроль дебиторской задолженности, факты, перечисленные выше и им подобные, можно выявить. Разумеется, для этого требуется грамотный аналитик, услуги которого стоят определенных денег. Многие компании решают сэкономить и обойтись без него. В результате, сэкономив на аналитике, компании регулярно теряют значительные суммы от злоупотреблений сотрудников, аферы которых остаются незаметными для компании.

Таким образом, наличие у компании дебиторская задолженность не грозит ей гарантированными финансовыми потерями и окончательно упущенной выгодой. Напротив, грамотно построенная система управления дебиторской задолженностью позволит менеджерам выбирать «правильных» дебиторов, а предприятию — увеличить портфель заказов и величину операционной прибыли.

Организации или ИП с безналичной системой оплаты зачастую недоумевают: «Что такое: дебиторская задолженность ежемесячно становится все больше, растет как снежный ком?» Кто-то скажет, что это хорошо - продукция (услуги) имеет спрос, а с расчетом можно некоторое время и подождать. Но не стоит обольщаться - в основном такое увеличение является сигналом того, что фирма в скором будущем понесет убытки. Вы никогда не задумывались о том, что некоторые постоянные должники используют вас как банк? Те средства, которые не выплачены вам в срок - это свободные деньги для ваших клиентов. Они направляют их на другие нужды, дескать, с платежами вам можно и подождать (никто ж не требует). А что делают кредитные организации в таком случае? Естественно, штрафуют за несвоевременную оплату или начисляют проценты. Так что пришла пора понять, что такое и как ее уменьшить, взяв под строгий контроль!

Советы, которые помогают снизить дебиторскую задолженность

В принципе, вся «дебиторка» делится на следующие виды: нормальная (период между отгрузкой (оказанием услуг) и сроком расчета по договору); просроченная (сумма не поступила в оговоренную контрактом дату) и безнадежная (когда нет возможности вернуть денежные средства). И чтобы не оказаться во второй и третьей ситуациях, необходимо придерживаться следующих советов. Постоянная работа с дебиторской задолженностьюимеет несколько этапов.

Зачем нужен аудит долгов?

При правильном управлении эффективно срабатывает постоянное наблюдение за долгами. Большинство клиентов, как правило, платят своевременно. Кроме того, желательно делать проверку состояния счетов, проводя аудит дебиторской и По его результатам выявляются слабые и сильные стороны деятельности фирмы, а также предлагаются соответствующие меры, направленные на улучшение ее финансового состояния. Основные шаги следующие:

1. Изучение учредительных документов,
2. Анализ увязка финансовой документации с условиями договоров и расценок, действующих на тот момент.
3. Оценка расчетных документов, сравнение с отчетными формами.
4. Определение достоверности данных в бухгалтерском балансе и его приложениях.
5. Разработка рекомендаций.

В принципе, область работы с дебиторской и кредиторской задолженностью требует лишь отлаженной системы организации и контроля. Устанавливайте свои правила, а затем следуйте им.

Оборотной стороной роста объема продаж практически всегда является увеличение дебиторской задолженности. В современной посткризисной ситуации увеличение производства, сбыта уже не являeтся ключевым фактором развития компании. Основным показателем стабильности становится грамотный контроль, планирование и управление дебиторской задолженностью.

На этапе принятия решения о предоставлении кредита покупателю первоочередное значение имеют:

• срок действия договора на отсрочку платежа (как правило, используются типовые договоры с заранее предусмотренным сроком кредитования);
• уровень платежеспособности и надежности клиента, при этом особое внимание при сборе информации уделяется не только открытым источникам, но и неофициальным (например, личные связи в контролирующих и правоохранительных органах);
• создание системы резервов на случай возникновения безнадежной задолженности. Самый надежный и честный клиент на основании любого типового договора освобождается от ответственности в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств, и хотя обстоятельства непреодолимой силы достаточно редко являются настоящей причиной неплатежей, сбрасывать со счетов их не стоит;
• создание надежного механизма работы с проблемными плательщиками. Как правило, эта обязанность возлагается на службу безопасности предприятия. Кроме того, используются финансовые инструменты, такие как начисление пени за каждый день просрочки, включая день оплаты, пересмотр условий договора в целом;
• предоставление скидки, размер которой обратно пропорционален сроку кредитования. Тем самым у клиента возникает заинтересованность, как можно быстрее погасить задолженность.

Вначале анализируются уровень и динамика задолженности в предшествующем периоде с помощью формулы:

Кдз = З/А,

где Кдз - коэффициент, показывающий уровень вовлеченности оборотных средств в дебиторскую задолженность;

З - сумма задолженности;

А - общая сумма оборотных средств.

Важным показателем качества дебиторской задолженности является скорость обращения оборотных средств, вложенных в ДЗ, которая рассчитывается по следующей формуле:

КО = ОР/З,

где КО - количество оборотов ДЗ в рассматриваемом периоде;

ОР - сумма оборота в рассматриваемом периоде;

После этого определяется уровень безнадежной задолженности по формуле:

Кпр = Зпр/З,

где Кпр - коэффициент, выражающий уровень просроченной задолженности;

Зпр - задолженность, не оплаченная в рамках договора в рассматриваемом периоде;

З - сумма задолженности в рассматриваемом периоде.

Затем определяется коэффициент эффективности вложения оборотных средств в дебиторскую задолженность:

Эдз = Пдз - Здз - Пдз,

где Эдз - коэффициент эффективности вложенных средств в дебиторскую задолженность;

Пдз - прибыль, полученная благодаря реализации на договорных условиях;

Здз - затраты, связанные с осуществлением кредитования (проверка, работа с должниками и пр.);

Пдз - сумма финансовых потерь от невозврата долгов.

Сдз = Ор + Кс х (Пдн + Ппр),

где Сдз - сумма средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность;

Ор - запланированный объем сбыта в кредит;

Кс - соотношение себестоимости и цены продукции;

Пдн - средневзвешенный показатель количества дней, на которые товар отгружается в долг;

Пдр - период просрочки платежей, дней.

Когда компания не может инвестировать необходимые средства в дебиторскую задолженность, необходимо произвести корректировку планируемой выручки и прибыли, получаемых от реализации в долг.

Одним из новых методов управления задолженностью является рефинансирование дебиторской задолженности, основными формами которой являются факторинг, форфейтинг, вексельный учет.

Особый интерес для компании представляет факторинг как инструмент, покрывающий значительное количество рисков поставщика. К тому же увеличивается срок оборачиваемости капитала, за сравнительно небольшой процент компания оптимизирует структуру финансов, не несет дополнительных расходов по работе с проблемными заказчиками.

Одним из ключевых условий предоставления кредита является определение срока действия договора. Благодаря увеличению срока действия договора растут объем реализации и выручка, однако вырастает количество средств, которые необходимо инвестировать в дебиторскую задолженность, и увеличивается финансовый цикл компании. Устанавливая лимит кредитного договора, необходимо учитывать все изложенные моменты.

Определяя для себя важность каждого из факторов, взвешивая все потенциальные риски, компания выстраивает свою кредитную политику, которая и определяет кредитный лимит для каждого отдельно взятого периода.

В сочетании со сроком, на который предоставляется кредит, особое значение имеет его стоимость. Определяется системой ценовых скидок при немедленных расчетах за поставку продукции. Исходя из этих показателей, рассчитывается норма процентной ставки за предоставленный кредит:

Пг = Цс х 360/Сп,

где Пг - норма процентной ставки на предоставляемый кредит;

Цс - скидка при немедленной оплате без отсрочки;

Сп - срок действия кредитного договора.

Особенностью установления названной нормы является ее привязка к процентной ставке по банковскому кредиту. В любых ситуациях она должна быть ниже, чем в финансовых организациях. В противном случае контрагенту выгоднее брать кредит в банке и рассчитываться за поставку на условиях предоплаты.

Основываясь на опыте работы отечественных компаний, можно составить некий алгоритм, показывающий степень ответственности каждого сотрудника в процессе управления дебиторской задолженностью. Как правило, коммерческое подразделение компании (отдел сбыта) курирует вопросы продаж и поступления денежных средств, финансовая служба отвечает за информационную и аналитическую работу. Юридическая служба несет ответственность за безупречное состояние документооборота по проблемным отгрузкам (необходимое условие в случае судебного разбирательства). Если задолженность становится проблемной, то к работе подключается служба безопасности компании.

Кроме того, важно, чтобы функции исполнителей при работе с клиентом не дублировались. В противном случае возникает несогласованность действий между отделами, приводящая к снижению эффективности деятельности. Поэтому необходимо не только четко распределять функции между подразделениями, но и ясно описать их действия на всех этапах работы с проблемным клиентом (см. таблицу).

Распределение функций исполнителей при работе с клиентами

Дополнительным стимулом, который может снизить количество проблемных задолженностей, является такая непопулярная мера, как установление зависимости между премиальными выплатами сотрудникам отдела сбыта и состоянием общей дебиторской задолженности в компании. Несмотря на то что в процессе оценки платежеспособности потенциального клиента, его надежности принимают участие все без исключения подразделения компании, именно специалисты отдела сбыта являются первым звеном в цепочке начала договорных отношений, они всегда обладают более достоверной и оперативной информацией о состоянии рынка, платежеспособности тех или иных контрагентов. Именно на основании информации, переданной отделом сбыта в иные подразделения компании, принимаются решения подписывать или не подписывать договоры на отсрочку платежа.

Неменьшую ответственность несет финансовый отдел компании, в обязанности которого входит проведение безошибочного анализа состояния общей дебиторской задолженности в целом по компании. Системные ошибки, которые могут быть допущены при этом, не менее опасны для деятельности компании, чем возникновение безнадежной задолженности из-за сбора неверной информации о потенциальных клиентах.

Учет и своевременный анализ состояния дебиторской задолженности в настоящее время невозможны без использования специальных компьютерных программ и автоматизации учета денежных поступлений. Связано это с ростом объемов отгрузок, количества выписываемых счетов и договоров на отсрочку платежа. При этом возможно делать анализ не только по контрагентам и периодам, но и выявлять, по каким именно товарным группам, в каком ценовом сегменте наиболее часто возникают безнадежная и проблемная задолженности. Это в свою очередь позволяет более точно оценивать риски при принятии решения о подписании договора с тем или иным покупателем.

В заключение добавим, что в процессе управления дебиторской задолженностью большое значение имеют профессионализм и высокая степень мотивации персонала, вовлеченного в этот процесс. Оформление всех необходимых документов, подтверждающих факт отгрузки, возложение на контрагента обязательств должны быть выполнены точно в установленные сроки и надлежащим образом. Практика знает немало примеров, когда должник в ходе судебного разбирательства освобождался от платежей из-за того, что истец не представил все необходимые, правильно оформленные документы, подтверждающие факт отгрузки и предоставление кредита.

Факторы, определяющие допустимый уровень дебиторской задолженности

Образование дебиторской задолженности является объективным фактом процесса функционирования предприятия: отгружая произведенную продукцию или оказывая некоторые услуги, предприятие, как правило, не получает деньги в оплату немедленно, т. е. оно, по сути, кредитует покупателей. При этом, с одной стороны, возникающая дебиторская задолженность отвлекает средства из сферы производства, что приводит к снижению эффективности использования оборотных средств в целом, отражается на показателях выполнения плана поставок по договорам, планов по прибыли и рентабельности. Но с другой стороны, увеличивая продажи в кредит (и соответственно размер дебиторской задолженности), предприятие может привлечь новых покупателей, увеличить объем продаж и получаемую прибыль. На величину дебиторской задолженности предприятия влияют внешние факторы: ♦ состояние экономики в стране (спад производства увеличивает размеры дебиторской задолженности); ♦ состояние расчетов в стране (кризис неплатежей приводит к росту дебиторской задолженности); ♦ уровень инфляции (при высокой инфляции не торопятся расстаться с долгами – чем позже срок уплаты долга, тем меньше его сумма); ♦ эффективность денежно-кредитной политики ЦБ РФ (ограничение эмиссии вызывает «денежный голод» и затрудняет расчеты); ♦ вид продукции (если это сезонная продукция, то дебиторская задолженность возрастает); ♦ емкость рынка и степень его насыщенности (если рынок мал и насыщен данным видом продукции, то возникают трудности с реализацией продукции). Внутренние факторы, определяющие уровень дебиторской задолженности: ♦ общий объем продаж и доля в нем реализации на условиях последующей оплаты (с ростом объема продаж растут и остатки дебиторской задолженности); ♦ условия расчетов с покупателями и заказчиками (увеличение сроков, снижение требований по оценке надежности дебиторов ведут к росту дебиторской задолженности); ♦ политика взыскания дебиторской задолженности (чем активнее предприятие во взыскании дебиторской задолженности, тем меньше ее остатки и тем выше «качество» дебиторской задолженности); ♦ платежная дисциплина покупателей и общее экономическое состояние тех отраслей, к которым они относятся.

Мониторинг состояния дебиторской задолженности рекомендуется начинать с запроса учетной информации и проверки ее достоверности.

Для управления дебиторской задолженностью нужна следующая информация : данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на текущий момент; время просрочки платежа по каждому из счетов должников; размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности; кредитная история контрагента (сумма долга, период просрочки и пр.). Мониторинг расчетов заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах ООО «РЭМЗ». Устанавливаются причины образования дебиторской задолженности, давность ее возникновения, реальность получения; выясняется, не пропущены ли сроки исковой давности, и какие меры принимались для взыскания задолженности. При мониторинге состояния расчетов ООО «РЭМЗ» необходимо изучить качество и ликвидность дебиторской задолженности. Графики инкассации средств в расчетах ООО «РЭМЗ» можно сопоставить за ряд смежных лет и по результатам сопоставления выявить общие тенденции в оборачиваемости долговых обязательств и отклонения от них в отдельные периоды.

В ходе выполнения мониторинга ООО «РЭМЗ» целесообразно сформировать развертку дебиторской задолженности по периодам просрочек, что позволит аналитику пред­ставить четкую картину состояния расчетов завода с разными дебиторами, а также выявить просроченную задолженность. Для определения оптимального размера дебиторской задолженности можно использовать ряд методов. Например, метод ранжирования дебиторов в зависимости от суммы задолженности. Кроме того, можно рекомендовать ранжирование контрагентов по значению кредитных рейтингов (таблица 1).

Таблица 1 – Ранжирование кредиторов по кредитным рейтингам