Аванс на командировочные расходы проводка. Командировочные расходы сотрудника в бухгалтерских проводках

Операции по учету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами обычно включают в себя:

• учет командировочных расходов;
• учет расходов на проезд;
• учет расходов на проживание;
• выдачу денежных средств под отчет, проведение взаиморасчетов с подотчетным лицом, возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм и т.д.

Условие задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.

Продолжительность командировки 5 дней.

Продолжительность проживания в гостинице 5 дней. Стоимость проживания в гостинице 3 540 руб. в сутки в т.ч. НДС.

Расходы на проезд в обе стороны 5 900 руб. в т.ч. НДС.

Сотрудником по окончании командировки представлен авансовый отчет за командировку в связи с общехозяйственными целями.

Решение задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Оплата суточных

За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) сотруднику выплачиваются суточные. Днем начала командировки считаются полные календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другой транспорт из места постоянной работы командированного, а днем приезда - календарные сутки (также от 0 до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает назад. Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.

Выплата суточных освобождена и от обложения налогом на доходы физических лиц - НДФЛ в пределах нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей - за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения сотруднику необходимо уплачивать НДФЛ.

Таким образом, суточные по командировке составят 5 х 700 = 3 500 руб.

Расходы на проживание в командировке

Расходы по найму жилого помещения оплачиваются сотруднику в полном размере при наличии подтверждающих документов. Суммы расходов на проживание не относятся к доходам сотрудника, поэтому налог на доходы НДФЛ с них не начисляется. С этих выплат не начисляются страховые взносы (в Пенсионный фонд, ФСС, ФОМС).

Если по каким-то причинам сотрудник не смог документально подтвердить свои расходы на проживание, тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае нормативные значения также не облагаются налогом.

Расходы на проживании в гостинице по условию задачи составят 5 х 3 540 = 17 700 руб. В том числе НДС 2 700 руб.

Транспортные расходы

Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются сотруднику работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи, по государственному обязательному страхованию пассажиров, услуги предварительного бронирования, оплату постельных принадлежностей.

В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.

Транспортные расходы по условию задачи составляют 5 900 руб., в том числе НДС 900 руб.

Авансовый отчёт

При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают для бухгалтерии израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Бланк авансового отчета представляет собой двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре, как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии. Заполненный сотрудником авансовый отчет вместе с подтверждающими документами (билетами, чеками, документами из гостиницы и т.д.) сдается в бухгалтерию. Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов заполняет на оборотной стороне суммы расходов, принятых к учету с указанием бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

После утверждения документа бухгалтерия формирует проводки по списанию подотчетных средств и проводит окончательный расчет с подотчетным лицом. Если аванс, полученный сотрудником, использован не полностью, то остаток сдается им в кассу предприятия. И, наоборот, перерасходованная сумма должна быть выплачена сотруднику бухгалтерией.

Итоговый расчет по расходам на командировку приведен в таблице ниже.

Проводки по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерская проводка: из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.

Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 10 000 руб.

Кт 50 "Касса" 10 000 руб.

Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету начислены суточные.

Дт 26 "Общехозяйственные расходы" 3 500 руб.

Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 3 500 руб.

Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены расходы на проживание.

Дт 26 "Общехозяйственные расходы" 15 000 руб.

Дт 19 "НДС к возмещению по приобретенным ценностям" 2 700 руб.

Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 17 700 руб.

Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены транспортные расходы.

Дт 26 "Общехозяйственные расходы" 5 000 руб.

Дт 19 "НДС к возмещению по приобретенным ценностям" 900 руб.

Кт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 5 900 руб.

Произведен расчет с подотчетным лицом

Как вы уже знаете, для учета расчетов с подотчетными лицами используется бухгалтерский счет учета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". После выполнения приведенных выше бухгалтерских проводок данные по этому счету выглядят следующим образом.

Как видно из рисунка по счету 71, сотрудник потратил и отчитался за большую сумму, чем ему было выдано. Бухгалтерская проводка по расчетам с подотчетным лицом в этом случае будет выглядеть следующим образом:

Дт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 17 100 руб.

Кт 50 "Касса" 17 100 руб.

Если расчет произведен полностью, то остатка по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" быть не должно.

Командировка – это выезд работника в другой населенный пункт для выполнения определенного служебного задания по поручению руководства. Как правильно оформить командировку? Разберем последовательно этапы оформления командировки: документы, которые нужно заполнить, отражение необходимых бухгалтерских проводок, правильный учет командировочных расходов.

Оформление документов

Одним из важных моментов правильного оформления командировки – это заполнение необходимых командировочных документов. К ним относятся:

• приказ на командировку Т-9, Т-9а – скачать образец заполнения можно ;

Изменения с 2015 год: оформлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не нужно. Подробности читайте .

Первым делом нужно заполнить служебное задание, в котором необходимо отразить информацию о сотруднике, направляемом в поездку, о задачах, которые ему поставлены. Разработана унифицированная форма Т-10а, которой и стоит воспользоваться при оформлении служебного задания. Заполняет его, как правило, непосредственный руководитель командируемого сотрудника.

Далее на основании этого задания должен быть составлен приказ на командировку, на основании которого уже будут заполняться остальные документы. Для заполнения можно воспользоваться существующими формами Т-9 для одного работника и Т-9а, если в командировку направляется несколько работников. Данный приказ утверждает, кто отправляется на выполнение служебного задания, дату отъезда командируемого из организации, продолжительность поездки, а также место назначение.

Также в обязательном порядке оформляются авансовый отчет по форме АО-1 и командировочное удостоверение Т-10. Первый позволит отчитаться сотруднику по произведенным в связи с командировкой расходам, при этом к заполненному авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие затраты командируемого. Второй документ позволит подтвердить нахождение работника по месту назначения, так как содержит подписи и печати тех организаций, в которых командируемый побывал.

Ответственно подойдите к оформлению командировочных документов, особенно последних двух, ведь именно они помогут принять к учету произведенные затраты и учесть их при расчете налога на прибыль.

На период командировки за работником сохранятся средний заработок – .

Продолжительность командировки

Продолжительность командировки может быть от одного дня и до тех пор, пока не будет выполнена работником поставленная задача. Существующие нормативные документы на сегодняшний день никаким образом не ограничивают длительность командировки. При этом первый день командировки – это день выезда за пределы территории нахождения работодателя до 00.00 местного времени. Последний день командировки – это день возвращения до 00.00 местного времени. То есть если работник уехал 5 ноября в 23.00, а вернулся 7 ноября в час ночи, то длительность командировки принимается равной 3-м дням.

Учет расходов

К командировочным расходам относятся:

• суточные;
• оплата за проживание;
• транспортные расходы;
• прочие расходы, связанные с командировкой и разрешенные работодателем.

Выезжая из организации, работник получает определенную сумму денег на расходы. Эта сумма отражается в авансовом отчете, после своего возвращения работник должен будет отчитаться о реальных своих тратах и вернуть остатки выданной суммы в кассу (если деньги останутся), либо, если расходы превысят выданную сумму, то получить деньги, потраченные сверх выданной суммы, из кассы организации.

Суточные

Суточные – это фиксированная величина, которая выдается работнику в сутки, в связи с нахождение вне места его проживания и позволяет компенсировать дополнительные расходы.

Максимальный и минимальный размер суточных нормативными документами не ограничен. Организация самостоятельно устанавливает величину суточных, которую планирует выплачивать работника при направлении в командировку, и фиксирует ее в коллективном договоре, образец которого можно скачать , или в локальных актах организации.

В законодательных документах по поводу суточных расходов устанавливается только допустимые нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ. Для командировок по России не облагаются подоходным налогом суточные в пределах 700 руб., для командировок за пределы РФ – 2500 руб. Зачастую именно эти величины и используют организации для выплаты суточных своим работникам. О командировке за границу читайте в .

На самом деле, заплатить можно и больше, только с величины суточных сверх предельных сумм придется удержать НДФЛ.

Документом, на основании которого выплачиваются суточные, выступает командировочное удостоверение, в котором указано, когда работник покинул организацию и когда вернулся.

Проживание

Работник для проживания может снять номер в гостинице либо же снять квартиру. В любом случае свои расходы на проживания он должен подтвердить соответствующими документами.

Если номер в гостинице оплачивается наличными, то должен присутствовать гостиничный или фискальный чек, если безналичными – акт, счет-фактура, гостиничный чек. Если номер бронируется заранее, то стоимость брони также включается в расходы на проживание. Дополнительные расходы, произведенные работником в гостинице (сауна, бассейн, массаж, обслуживание номера, питание в ресторане и т.д.), в качестве затрат на проживание не принимаются.

Если для проживания снимается квартира, то должен быть заключен договор аренды жилого помещения, если эта квартира снимается организацией для работника. Если же сотрудник самостоятельно снимает квартиру, то следует заключать договор найма жилья. Чем отличается договор аренды от договора найма?

Транспорт

Командировочные расходы - это расходы, оплачиваемые работнику за время его нахождения в командировке.

Состав командировочных расходов

Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан оплатить работнику связанные с этим расходы, а именно:

Выплатить заработную плату за все время командировки (т.е. оплатить все рабочие дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути);

Оплатить проезд к месту прибытия и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров);

Оплатить расходы работника на жилье (стоимость гостиничного номера или аренды квартиры);

Оплатить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно);

Компенсировать дополнительные расходы, которые командированный сотрудник произвел по согласованию с руководством.

Например, стоимость участия в деловых мероприятиях (), добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходов на оформление визы при загранкомандировках.

Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН.

По каким нормам возмещаются командировочные расходы

Нормативы и порядок возмещения работнику командировочных расходов как при командировках по РФ, так и за границу организация устанавливает сама в локальном нормативном акте, например в «Положении о служебных командировках».

Законодательством установлен норматив только по размеру суточных, не облагаемых НДФЛ, а именно не облагаются НДФЛ суточные:

За каждый день командировки по России в размере 700 руб.;

За каждый день загранкомандировки в размере 2500 руб.

Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН в том размере, в котором они установлены в локальном нормативном акте организации.

Командировочные документы

Оплата командировочных расходов производится на основании полного, надлежащим образом оформленного комплекта документов в соответствии с требованиями действующего законодательства.

До начала командировки и выезда сотрудника в командировку работодатель должен оформить следующие документы:

Служебное задание;

Приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;

Командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.

Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок следующие документы:

Командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращения на работу;

Командировочные расходы: подробности для бухгалтера

• Новшества в учете командировочных расходов

  Правила применения КОСГУ в части командировочных расходов изменились. Для наглядности приведем... банкомат. Согласно учетной политике учреждения командировочные расходы включаются в себестоимость оказываемых услуг... 000 Приняты к учету произведенные командировочные расходы на основании утвержденного авансового... бухгалтерском учете с 2019 года командировочных расходов учреждениям спорта необходимо учитывать... разрешения работодателя); 2) при выплате командировочных расходов (суточных, расходов на проезд, ...

• Командировочные расходы в 2019 году: КВР и КОСГУ

  Аванса или выдаче перерасхода на командировочные расходы необходимо принимать во внимание следующие...

• Возмещение командировочных расходов на оплату услуг спортсооружений

  КОСГУ отражается возмещение указанным лицам командировочных расходов на оплату услуг спортсооружений (использование... КОСГУ отражается возмещение указанным лицам командировочных расходов на оплату услуг спортсооружений (использование... отношении выплат, связанных с возмещением командировочных расходов: Код ВР Вид расходов Код...

• Расходы на командировку при УСН: особенности их признания

  Уменьшение налоговой базы на командировочные расходы в момент начала командировки... признать командировочные расходы? В данном случае компания должна признать командировочные расходы на дату... признания доходов и расходов, командировочные расходы учитываются при расчете «упрощенного» ... размере работодатель будет производить возмещение командировочных расходов своим работникам – он... внимание: При документальном подтверждении командировочных расходов на приобретение авиабилета необходимо учитывать...

• Командирование работников в 2019 году: какие новшества учесть?

  А также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений... , а также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений... заключением. Нормы возмещения командировочных расходов. Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой... следует руководствоваться при определении размера командировочных расходов, подлежащих компенсации (см., например, Постановление...

• Командировка на один день: как оформить и учесть?

  Выданному ему денежному авансу на командировочные расходы. Фактический срок пребывания в командировке... (п. 3 Постановления № 729). Учет командировочных расходов. Согласно Указаниям № 65н возмещение... зависимости от способа получения (возмещения) командировочных расходов в учете учреждений в соответствии... (перечислены) денежные средства на оплату командировочных расходов… …из кассы учреждения 1 208 ... сумм, выданных (перечисленных) для оплаты командировочных расходов… …в кассу учреждения 1 201 ...

• Особенности служебных поездок работников-совместителей

  Можно распределить и итоговую сумму командировочных расходов. Причем соотношение может быть любым... в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения). В данном... и средний заработок и оплачивает командировочные расходы, а работодатель по совместительству предоставляет... средний заработок сохраняется и компенсация командировочных расходов осуществляется по основному месту работы...). Внутреннему совместителю, как и внешнему, командировочные расходы на проезд, проживание и т...

• Верховный Суд разъяснил нюансы привлечения работников к материальной ответственности

  ТК РФ гарантирует возмещение работодателем командировочных расходов работникам, направляемым на профессиональное обучение... основан на том, что командировочные расходы, понесенные работодателем в связи... предоставленных ему работодателем компенсаций (командировочных расходов) в связи с направлением... .; требование общества о возмещении командировочных расходов (стоимость проезда к месту... работодатель не вправе требовать возмещения командировочных расходов, поскольку такое требование противоречит...

• Гарантии и компенсации работникам, выполняющим государственные и общественные обязанности

  Компенсационное вознаграждение, а также возмещаются командировочные расходы. Все эти выплаты осуществляются за... Кроме того, таким заседателям возмещаются командировочные расходы при командировании в пределах РФ... компенсационное вознаграждение, а также возмещаются командировочные расходы в порядке и размерах, ... что суд возмещает присяжному заседателю командировочные расходы, а также транспортные расходы на... работы, учебы) и обратно, и командировочные расходы; прохождения военных сборов – освобождение от...

• Налоговый учет расходов на зарубежную командировку

  В командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы... в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов... сведению: Порядок отражения в учете командировочных расходов зависит от того, может ли... целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из... 8 175 Для целей налогобложения командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из...

• Анализ судебной практики по кадровым вопросам учреждений

  Договоре. Должен ли он возместить командировочные расходы? Работник отозвал заявление об увольнении... договоре. Должен ли он возместить командировочные расходы? Оспариваемая норма На учеников распространяется... не стал взыскивать с женщины командировочные расходы. Он отметил, что перечень затрат...

• К чему приведет невозврат аванса, выданного перед командировкой?

  В командировку денежному авансу на командировочные расходы. Эта норма, очевидно, призвана прежде... задолженности работника перед ним по командировочным расходам. Работник должен представить документы, подтверждающие... , поскольку данные суммы не являются командировочными расходами, к ним не применяются п...

• Расчет по страховым взносам: сдаем без ошибок

  Не отражает в расчете командировочные расходы и компенсацию за использование личного... фактически произведенных и документально подтвержденных командировочных расходов, а также вышеназванных компенсационных... в пользу работников, включая оплату командировочных расходов и упомянутые компенсационные выплаты, ... облагаемые страховыми взносами суммы оплаты командировочных расходов и компенсационных выплат необходимо... за вычетом упомянутых выплат по командировочным расходам и компенсационных выплат. Такие...

• Разрабатываем положение о командировках

  Производится расчет суточных; наличие возмещения командировочных расходов за счет клиента. При этом... все условия компенсации командировочных расходов должны быть прописаны в договоре... , организации, в которое он командирован. Командировочные расходы Работодателю необходимо определить и зафиксировать...

• Вычет НДС по электронным билетам. Примеры

  Могут заменить счет-фактуру по командировочным расходам. При этом согласно п. 18 ... по НДС; - учитываются в составе командировочных расходов при определении налоговой базы по... выдан под отчет аванс на командировочные расходы в сумме 50 000 руб... средств Выдан работнику аванс на командировочные расходы 71 «Расчеты с подотчетными лицами... утверждения авансового отчета работника Отражены командировочные расходы в виде стоимости авиабилетов до...

Командировочные расходы - проводки по ним мы приведем далее в статье - могут рассматриваться по-разному в контексте бухгалтерского и налогового учета. Играет роль содержание поездки по существу, поскольку на этом основании подбираются конкретные проводки для отражения операций в регистрах бухгалтерского учета.

Учет командировок: основные процедуры

Участие сотрудника в командировке — процесс, который состоит из следующих основных процедур:

1. Выдача сотруднику авансов и суточных.

Точный срок выдачи авансовых средств, как и порядок их расчета, законодательно не установлен. Но они в любом случае выдаются перед командировкой. Если аванс не выдан, сотрудник вправе отказаться от поездки, и это не будет нарушением трудовых обязанностей.

2. Проверка авансового отчета и установление конкретных статей командировочных расходов.

Данная процедура осуществляется после командировки по факту представления авансового отчета работником. В зависимости от результатов проверки осуществляется классификация денежных сумм по тем или иным категориям (далее мы изучим, как именно).

3. Возмещение перерасхода, осуществленного за счет личных средств сотрудника, или, наоборот, удержание с него недостачи (при наличии перерасхода либо недостачи).

Неподтвержденные расходы, а также расходы, превышающие лимит суточных, подлежат возврату предприятию. В свою очередь, если работник совершает какие-либо траты в командировке за свой счет, фирма должна возместить их.

4. Выплата зарплаты сотруднику, находящемуся в командировке.

Во время командировки сотрудник продолжает числиться в штате фирмы и получает зарплату. Но начисляется она по особой схеме (ее особенности рассмотрим далее).

Теперь изучим подробнее специфику указанных учетных операций, а также то, какие бухгалтерские проводки применяются в целях отражения данных операций в регистрах учета.

Бухгалтерский учет при командировках: выдача авансов и суточных

Сотрудник перед выездом в командировку получает:

Данную сумму командируемый использует для покрытия плановых, наиболее вероятных (и чаще всего хорошо просчитываемых) расходов, например: на проезд, проживание. Расчет авансовых сумм к выдаче осуществляется на основании приказа руководителя о направлении в командировку.

2. Суточные.

Сотрудник получает суточные в целях покрытия повседневных, не всегда плановых и рассчитываемых расходов. Так или иначе, суточные работник в любом случае тратит по своему усмотрению, и отчитываться по ним он не обязан.

Минимальный и максимальный размеры суточных (лимит расходов, которые командируемый совершает за счет предприятия) устанавливаются работодателем в локальных нормативах. Суточные в размере 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей в день при поездках за рубеж не облагаются НДФЛ и соцвзносами.

Несмотря на то что аванс и суточные — разные по существу выплаты с точки зрения налогового учета, в бухгалтерских регистрах их выдача прописывается с применением одной и той же проводки:

• Дт 71 Кт 50 — если аванс и суточные выдаются из кассы;
• Дт 71 Кт 51 — если выплаты перечисляются сотруднику на карту.

Сотрудник, таким образом, получает на руки или на свой банковский счет сумму, по которой он обязан отчитаться с приложением документов. Бухгалтерия, изучив отчет и документы, примет решение по возмещению работнику тех или иных сумм или, наоборот, истребованию недостачи с него.

Проводки по командировочным расходам: возврат неизрасходованных сумм и возмещение перерасхода

В течение 3 рабочих дней после завершения командировки работник направляет работодателю авансовый отчет и дополняющие его документы, по которым будут сверяться расходы, выданные сотруднику в рамках аванса (п. 26 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749).

По итогам изучения отчета и документов, которые сданы с ним, бухгалтерия определит 3 типа денежных сумм:

1. Израсходованные работником и подтвержденные авансовым отчетом и дополняющими его документами.

2. Суммы, соответствующие лимитам по суточным.

3. Сумма, изначально выданная работнику перед командировкой.

Если результат будет положительным, то соответствующую ему сумму работник должен будет вернуть в кассу предприятия.

В бухгалтерских регистрах фиксируется следующая проводка:

• Дт 50 Кт 71 — при возврате денежных средств в кассу; или
• Дт 51 Кт 71 — при возврате денежных средств на расчетный счет предприятия.

Если результат отрицательный, предприятие должно возместить эту сумму, поскольку будет считаться, что работник потратил свои денежные средства.

В данном случае транзакция будет отнесена к командировочным расходам - проводки по ней такие же, как и в случае с выплатой авансов и суточных: Дт 71 Кт 50.

Проверка авансового отчета: проводки по расходам

Процедура, рассмотренная выше (когда бухгалтер определяет, должен ли сотрудник что-то вернуть предприятию или, наоборот, обязана ли фирма ему выплатить компенсацию), тесно связана с определением сумм, соответствующих конкретным разновидностям расходов командированного. В этих целях используются тот же авансовый отчет и дополняющие его документы.

Основные виды командировочных расходов:

1. Суточные.

Для их списания в командировочные расходы применяется следующая проводка:

• Дт 26 Кт 71.

При этом в зависимости от целей поездки операция может проводиться по дебету таких счетов, как:

• 20 (23, 25, 28) — если сотрудник направлен в командировку по производственной необходимости;
• 08 — если поездка связана с приобретением основных средств;
• 44 — если командировка осуществлялась в связке с покупкой/продажей товаров.

При этом если лимит суточных, утвержденный работодателем, превышает нормы, установленные в Налоговом кодексе, то сверхлимитные суммы облагаются НДФЛ и взносами. Факт их начисления отражается проводками:

• Дт 70 Кт 68;
• Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69.

2. Проезд, проживание и т. д.

По соответствующим командировочным расходам проводки применяются по тому же принципу, что и в случае с затратами на оплату суточных:

• Дт 26 Кт 71 (в общем случае) либо корреспонденций по дебету счетов 08, 20, 23 и т. д.

Если расходы подтверждены первичными документами и счетом-фактурой, то входящий НДС принимается к вычету, что фиксируется проводками:

• Дт 19 Кт 71 — зафиксирован входящий НДС;
• Дт 68 Кт 19 — входящий НДС принят к вычету.

Изучим порядок бухучета зарплаты командированного сотрудника.

Зарплата в командировке: проводки

Находясь в командировке, работник получает и заработную плату. Правда, рассчитывается она не как обычно, а по среднему заработку (п. 9 Положения). Кроме того, выходные дни в период нахождения человека в командировке оплачиваются в двойном размере либо в одинарном при последующем предоставлении отгула, при условии корректно заполненных учетных документов (п. 5 Положения, ст. 153 ТК РФ).

О нюансах оплаты командировки в выходные дни узнайте .

Начисление зарплаты командированному сотруднику осуществляется с применением проводок:

• Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 70 — начисление зарплаты, исчисленной по среднему заработку;
• Дт 70 Кт 68 — удержание НДФЛ;
• Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69 — начисление страхвзносов.

Перечисление зарплаты работнику производится с применением корреспонденции счетов:

• Дт 70 Кт 50 — если сотрудник получает зарплату в кассе;
• Дт 70 Кт 51 — если зарплата перечисляется на карточку.

Итоги

Бухгалтерский учет операций, характеризующих отправку работника в командировку, осуществляется в несколько этапов. Сначала работнику выдается сумма аванса и суточных, а после его возвращения из командировки определяются — на основании отчета и дополняющих его документов — взаимные финансовые обязательства сотрудника и работодателя. Любые движения денежных средств между кассой (расчетным счетом) предприятия и работником (его банковским аккаунтом) фиксируются в проводках, содержание которых определяется целью командировки.

Узнать больше о порядке ведения бухгалтерского и налогового учета при командировках вы можете в статьях:

• .

Если в фирме сотрудники выезжают из своего города для выполнения служебных заданий, то получают в кассе деньги на командировочные расходы. Затем бухгалтерия получает отчёт командированного. Бухгалтерам полезно узнать, как этот отчёт проверить, провести по бухгалтерскому учёту и не заплатить лишних налогов, все ли расходы считать обоснованными и оплачивать сотруднику.

Что относим к командировочным расходам

Работникам зачастую приходится отправляться в другие населённые пункты по служебной надобности. Такие поездки (командировки) предусмотрены законом (ст. 166 ТК РФ) и предполагают выполнение конкретных заданий. Понятие командировки не относится к наёмным работникам, у которых вид деятельности предполагает постоянную работу в дороге (водители междугородного транспорта, проводники и т. п.).

Ст. 167 ТК РФ гарантирует сотруднику возмещение работодателем тех расходов, которые связаны со служебной командировкой.

Согласно трудовому законодательству (ст. 168 ТК РФ) работнику, направленному в командировку, необходимо оплатить:

• расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• расходы по найму жилого помещения, например, оплату проживания в гостинице;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя.

К дополнительным расходам можно отнести, например, расходы на питание в кафе, проезд на городском транспорте в населённом пункте, куда сотрудник был командирован, оплату услуг такси. Сюда же относятся и расходы на услуги связи. Особенное внимание следует уделить согласованию между командированным сотрудником и работодателем представительских расходов.

Законодательство обязывает выдать из кассы сотруднику, направленному в командировку, аванс на оплату расходов в поездке. Важно, что все расходы сотрудника будут оплачиваться бухгалтерией на основании представленных им чеков и квитанций.

Вернувшись из командировки, сотрудник в течение трёх рабочих дней составляет отчёт, по которому работодатель проведёт по бухгалтерскому учёту расходы командированного сотрудника. Если на обоснованные и документально подтверждённые командировочные расходы сотрудник потратил личные средства, бухгалтерия возвратит человеку эти деньги. А если документально подтверждена не вся выданная из кассы сумма командировочного аванса, то неизрасходованный остаток сотрудник возвращает в кассу или эту сумму удержат из его ближайшей зарплаты.

Величина суточных при командировках устанавливается работодателем самостоятельно. Очевидно, что такая сумма должна быть экономически обоснована.

Единой нормы суточных командировочных расходов, которая была бы обязательна для всех организаций в 2018 году, не установлено. Однако законом установлен максимальный размер суточных, который для сотрудника не будет облагаться НДФЛ: для командировок по России 700 рублей в сутки, а для командировок за границу - 2500 рублей.

Видео: командировочные расходы

Какие бухгалтерские счета используются в проводках при отражении командировочных расходов

По установленному порядку сотрудник перед отъездом в командировку получает в кассе сумму на оплату командировочных расходов по расходному ордеру формы № КО-2 (). Бухгалтер работодателя подготавливает документ, а сотрудник расписывается в получении денежных средств.

Выданный аванс на командировочные расходы оформлен расходным кассовым ордером

Все более широкое распространение получают безналичные расчёты организаций со своими сотрудниками. Это относится не только к зарплате, но и к перечислению подотчётных сумм, в том числе командировочных, на зарплатные карты сотрудников (письмо Минфина РФ, Казначейства РФ от 10.09.2013 № 02–03–10/37209 № 42–7.4–05/5.2–554).

На имя сотрудника разумно открыть корпоративную банковскую карту, на которую можно зачислить аванс на командировочные расходы. Это особенно удобно для сотрудников, часто выезжающих в командировку.

Вернувшийся из командировки, сотрудник составляет и предъявляет авансовый отчёт (форма № АО-1). На оборотной стороне его должны быть отображены все расходы командированного. Суточные отражают отдельной строкой. Остальные расходы (оплата за билет, плата за номер в гостинице или съёмное жильё и т. п.) отражают на основании приложенных билетов, чеков, квитанций, оформленных надлежащим образом. Эти документы должны соответствовать положениям ст. 252 НК РФ . Иначе подтвердить расходы командированному сотруднику будет невозможно. Хотя в особых случаях (например, при утере железнодорожного билета) такое возмещение производят на практике по отдельному алгоритму с составлением актов, приложением справок от транспортной организации, являющихся обоснованием расходов.

Авансовый отчёт при сдаче в бухгалтерию подписывает командированный (подотчётное лицо), затем на документе появляется подпись бухгалтера, который проверил отчёт. После этого отчёт подписывает главный бухгалтер и утверждает директор.

Если сотрудник, вернувшийся из командировки, не использовал часть выданного аванса, он обязан вернуть оставшуюся сумму в кассу. Эта сумма может быть удержана из ближайшей зарплаты сотрудника. Если сотруднику в командировке не хватило полученного аванса на обоснованные расходы и он потратил собственные деньги, ему возмещаются работодателем такие расходы.

Для учёта расчётов по командировкам используют счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», где по дебету отражают выданные суммы командировочного аванса, а по кредиту - расходы командированного сотрудника.

Таблица: проводки по компенсации командировочных расходов

Отдельные расходы, отражённые в авансовом отчёте, работодатель может не признать обоснованными. Эти суммы удерживают из зарплаты сотрудника, либо сотрудник самостоятельно возмещает сумму непризнанных расходов.

Таблица: проводки по суммам необоснованных затрат

В бухгалтерии проверка отчёта командированного начинается с подтверждения правильности расчёта суточных. Дневную сумму суточных умножают на количество дней командировки. В эти дни всегда входят день отъезда и день приезда. Эти даты проверяют по билетам, приложенным к отчёту.

Не имеет значения время отправления и прибытия транспорта.

Если поезд отправился 17 января в 23 часа 50 минут, то 17 января следует считать днём отъезда в командировку с платой за этот день суточных (даже если днём сотрудник находился на рабочем месте). И также днём приезда из командировки (с оплатой суточных) будем считать день, в который поезд командированного прибыл, например, в 2 часа ночи.

Командированному работнику оплачиваются все дни нахождения в пути

Суточные положено выплачивать также за выходные и праздничные дни, приходящие на срок командировки, а также за дни в пути. На выплату суточных не влияет включение стоимости питания в стоимость билета (Письмо Минфина от 02.03.2017 № 03–03–07/11901).

Расходы относят на те счета учёта, которые отражают цель работы сотрудника в командировке.

Если в приложенных к авансовому отчёту документах НДС выделен надлежащим образом (в счетах-фактурах, на бланках строгой отчётности), НДС по таким документам относим на счёт 19 и предъявляем в бюджет к вычету.

Стоимость проездного документа (билета на самолёт, автобус или поезд) возмещается работодателем. Обычно выбор категории транспорта согласовывается командируемым сотрудником с руководством, поскольку от категории транспорта зависит и стоимость билета.

Длительность командировки согласовывается работодателем и сотрудником самостоятельно и обосновывается приказом руководителя, а командировочное удостоверение оформлять с 2015 года не нужно (Постановление Правительства от 29.12.2014).

Таблица: проводки по учёту расходов командированного сотрудника

Если проезд командированного оплачивает напрямую работодатель, то билет нужно приходовать на счёте 50.3 «Касса. Денежные документы».

Таблица: проводки по оплате проездных документов

Налоговый учёт командировочных расходов

Российское налоговое законодательство не относит суммы, полученные от работодателя на расходы в командировке, к доходам командированного работника, поэтому такие суммы не входят в базу обложения по НДФЛ и по страховым взносам (п. 2 ст. 422 НК РФ и п. 3 ст. 217 НК РФ).

В эти необлагаемые суммы входят подтверждённые документами расходы на проезд от места расположения компании в пункт выполнения командировочного задания и обратно, а также все сопутствующие этому проезду обоснованные расходы (посадочные талоны, услуги аэропортов, оплата провоза багажа).

В состав необлагаемых сумм включены также расходы в населённом пункте, куда сотрудник был командирован. Сюда относят чеки гостиниц, чеки на оплату услуг связи.

Не облагаются налогом и суточные, но здесь установлен необлагаемый максимум: 700 рублей за день в РФ и 2500 рублей для командировки за пределы РФ. Это ограничение относится и к НДФЛ, и к страховым взносам (п. 2 ст. 422 НК РФ). Исключение для такого ограничения суточных составляют взносы по соцстраху «на трав­ма­тизм» - для них необлагаемой считается вся сумма суточных, установленных в организации (Пись­мо ФСС от 17.11.2011 № 14–03–11/08–13985).

Аналогично суточным производится налогообложение НДФЛ оплаты за наём жилого помещения в случае, когда не представлены документы (не более 700 рублей за день в РФ и не более 2 500 рублей за границей). Стра­хо­выми взно­сами здесь не облагается вся сумма.

В составе рас­хо­дов для расчёта на­ло­га на при­быль учитывают в полном объёме фактические командировочные расходы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), включая суточные. Эти затраты следует относить к общим расходам.

Исключение составляют оплата обслуживания в ресторане, дополнительное обслуживание в номере гостиницы и т. п. Такие расходы либо не признаются работодателем и оплачиваются за счёт личных средств командированного, либо (при согласовании с работодателем) списываются на расходы фирмы, но облагаются налогом на прибыль.

Общим основанием для приёма НДС к вычету является наличие счёта-фактуры. Для командировочных расходов можно принимать другие документы с выделенной суммой НДС, например, железнодорожные билеты (п. 1 ст. 172 НК РФ).

С 01.01.2017 услуги железной дороги по перевозке пассажиров облагаются по ставке НДС 0% (пп. 9.3 п. 1 ст. 164 НК РФ), поэтому к вычету по НДС может быть принят с оплаты за пользованию постельными принадлежностями.

Если в билете НДС выделен одной суммой с платы за пользование постельными принадлежностями и за услуги питания, НДС нельзя принять к вычету (Письмо Минфина от 06.10.2016 № 03–07–11/58108). Эта сумма будет отражена в расходах компании, не облагаемых налогом на прибыль.

Видео: подтверждение командировочных расходов

Пример бухгалтерского и налогового учёта командировочных расходов

Менеджер Д.В. Петров работает в ООО «Альфа» в Саратове. Петров был приказом директора ООО «Альфа» от 15.01.2018 направлен в командировку в Москву для переговоров и подписания договора с поставщиком.

В ООО «Альфа» установлена приказом директора сумма суточных для командировок сотрудников в размере 1000 рублей в день.

Петрову выдали под отчёт аванс в сумме 13400 рублей из расчёта на следующие расходы:

• оплата проезда из Саратова в Москву и обратно - 5200 * 2 = 10400 рублей;

19 января Д.В. Петров сдал в бухгалтерию ООО «Альфа» авансовый отчёт, в котором отражены следующие расходы:

• билет на проезд из Саратова в Москву 5145 рублей, в т. ч. дополнительные услуги (постельное белье) 218 рублей;
• билет на проезд из Москву в Саратов 5145 рублей, в т. ч. дополнительные услуги (постельное белье) 218 рублей;
• суточные за три дня 1000 * 3 = 3000 рублей.

Итоговая сумма фактических расходов Д.В. Петрова по авансовому отчёту составила 13290 рублей.

Авансовый отчёт Петрова содержит бухгалтерские проводки по учёту расходов, сделанных им в командировке

Оборотная сторона авансового отчёта Д.В. Петрова отражает каждый вид расходов со ссылкой на приложенные документы (два железнодорожных билета).

Авансовый отчёт Петрова (оборотная сторона) детализирует сумму расходов

Налогооблагаемой суммой по НДС в расходах Петрова является только стоимость пользования постельным бельём в поездах в сумме 218 * 2 = 436 рублей. Сумма НДС составляет 436 /118 * 18 = 66,51 рублей.

По командировочным расходам Д.В. Петрова бухгалтером сделаны проводки в учёте.

Таблица: проводки по учёту расходов командированного работника

После возвращения из командировки сотрудник отчитывается перед работодателем в своих расходах. Бухгалтер должен знать, какой отчёт считать правильно составленным, как отразить расходы в бухгалтерии и в налоговом учёте.