Общая система налогообложения

Причины списания бсо. Списание бсо

В приведенной ниже статье будет представлена подробная расшифровка БСО. Все организации, в том числе и индивидуальные предприниматели, осуществляющие операции с наличными средствами или расчеты при помощи банковских карт, должны владеть контрольно-кассовой техникой (ККТ).

Но разрешается не пользоваться ККТ при выполнении некоторых операций. В этом случае, при осуществлении денежных наличных расчетов с населением должны выдаваться соответствующие бланки строгой отчетности

Нужно понимать, что ФЗ предусматривает оказание услуг и продажу товаров именно физическим лицам. Иными словами, если заключается договор между ИП и юридическим лицом, который предусматривает оплату наличными деньгами, ККТ в таком случае обязательна.

Правительством РФ установлен порядок учета, хранения и утилизации бланков в случае проведения расчетов с их помощью.

Вид деятельности предпринимателя определяет и количество БСО, которые он должен применять в своей работе. Чаще всего это оказание определенных услуг. Предприниматель может заниматься транспортными, жилищно-коммунальными, бытовыми, туристическими услугами, у них может быть правовой характер, также ИП может трудиться в сфере образования, общественного питания и торговли. Бланки используются только при расчетах с физлицами лицами и индивидуальными предпринимателями. При взаимодействии с организациями кассовый аппарат обязателен, а вот БСО не применяется.

Виды БСО

Что такое БСО? По значимости и бухгалтерскому учету являются кассовым чеками:

квитанции (например, квитанции ателье);
билеты (железнодорожные, авиабилеты, театральные, концертные);
проездные;
талоны (на питание);
путевки (санаторные, на отдых);
абонементы (в фитнесс-залы, посещение косметических кабинетов).

Все формы утверждаются Минфином РФ. Бланки строгой отчетности также можно предлагать на рассмотрение путем подачи обращения.

Что указать в обращении?

В нем должно быть указано:

подробное описание бланка;
печатный эскиз;
предложения по защите бланка от подделок;
образец заполненного бланка с инструкцией;
перечень услуг, для которых может применяться этот бланк.

Все утвержденные формы могут использоваться всеми организациями. Сюда же относят и индивидуальных предпринимателей, которые оказывают услуги по согласованным бланкам. Перечень БСО для ИП индивидуален, в зависимости от вида деятельности.

А вот в случае, когда бланки не утверждены для каких-либо видов деятельности, для расчетов должна использоваться кассовая техника.

Сроки действия БСО, которые утверждены Минфином, устанавливаются этим же ведомством. Определенные сроки могут быть продлены, но при условии, что бланк будет действовать на момент обращения.

Если образцы разработаны, но еще не вступили в действие, то работать следует по старым. Что такое БСО, знают далеко не все.

Обязательные пункты в бланках строгой отчетности

Утверждены следующие реквизиты в БСО:

сведения о том, кем и когда был утвержден бланк;
наименование бланка, серия и шестизначный номер;
код формы бланков строгой отчетности по ОКУД;
наименование предприятия или индивидуального предпринимателя, выдавшего бланк;
ИНН юр. лица или ИП;
виды оказываемых услуг;
количественная единица измерения услуг;
общая цена услуг в рублевом выражении;
дата расчета;
должность, Ф. И. О. лица, уполномоченного на совершение операции;
место личной подписи;
штамп организации или ИП для БСО.

Реквизиты билетов

Для билетов установлены менее строгие правила. В них должно быть прописано не так много реквизитов, которые являются обязательными. Безоговорочно в нем должны присутствовать: наименование, серия, 6-значный номер, код бланка по ОКУД, наименование организации или ИП, выдавшего бланк, вид услуги или транспорта, стоимость в денежном выражении.

Отмечено, что бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографическим способом, т. к. на них обязательно должно быть название изготовителя бланка, ИНН, адрес. Также в обязательном порядке проставляются тираж, номер заказа, год исполнения. Хотя в Положении № 171 прямого указания к этому пункту нет.

Рассмотрим, что такое БСО и как их изготавливают.

Выпуск защищенных БСО

Что касается процесса производства бланков строгой отчетности, то они могут изготавливаться обычным типографским способом. Лицензированию подлежат только защищенные от подделок БСО. Что это значит?

Защищенная полиграфическая продукция - это бумажная продукция, в том числе ценные бумаги, которые должны быть защищены нормативно-правовыми актами президента РФ, правительства РФ, постановлениями органов местного самоуправления, коллегиальными решениями лиц, сделанная с использованием типографических, голографических, микропроцессорных, информационных и иных способов защиты бумажной продукции, предотвращающих подделку таких бланков строгой отчетности.

БСО, изготовленные с различными степенями защиты, должны выпускаться только на полиграфических предприятиях или, возможно, на любых других предприятиях, имеющих лицензию Минфина РФ и соблюдающих соответствующие технические требования.

Производство бланков строгой отчетности, не защищенных от подделок

Деятельность по торговле такими бланками в соответствии с ФЗ № 128-ФЗ обязательной лицензии не требует. Бланки строгой отчетности - это продукция полиграфической отрасли. Поэтому серия и нумерация проставляются соответствующим способом.

Производство защищенной бумажной продукции - это полный цикл полиграфических работ, поэтому изготовление на других предприятиях подобной продукции не допускается. Более того, продажу защищенной документации может осуществлять только изготовитель без каких-либо посредников для заказчика или его представителя.

Самостоятельное изготовление подобных бланков строгой отчетности с помощью известной компьютерной техники противоречит законодательным актам. Поэтому БСО с обязательными защитными составляющими допускаются к изготовлению только на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию. При этом серию бланкам самостоятельно присваивает юридическое лицо или индивидуальный предприниматель при оформлении заказа на изготовление бланк строгой отчетности (БСО) в типографии. А как насчет других данных? Номер же внутри соответствующей серии конкретного очередного бланка проставляется типографией.

При изготовлении допускается вносить изменения в документацию, которые касаются расширения или сужения некоторых граф с учетом внесения в них реквизитов.

Заполнение документов

Рассмотрим правильное применение БСО.

Бланк строгой отчетности обязателен к заполнению под копирку с не менее чем 1 копией. Также допускается наличие отрывных частей. Должны быть заполнены абсолютно все пункты, содержащиеся в бланке. Если по каким-либо причинам у юридического лица или ИП отсутствуют те или иные сведения, проставляется прочерк в соответствующей строке.

БСО должны заполняться четко, грамотно и разборчиво. Применение копировальной или самокопировальной бумаги обязательно, если в бланке не предусмотрено отрывной части. Исправления, подчистки, поправки при заполнении документов категорически не допускаются.

Учет испорченных бланков

Ранее отмечалось, что все бланки строгой отчетности пронумеровываются в полиграфической организации. Поэтому все испорченные или с ошибками в заполнении бумаги должны быть сохранены, обязательно перечеркнуты и приложены к отчетности за прошедший рабочий день, в котором их использовали.

Бланк - это первичным бухгалтерским документом только со всеми заполненными строками, со всеми реквизитами, подписанный указанным в нем должностным лицом. Иными словами, он должен иметь юридическую силу. Исключение - билеты за проезд в городском транспорте любого вида общего пользования. Чек в таких случаях можно не использовать. К нему приравниваются БСО с нумерацией.

Учет

Учет бланков обязано вести юридическое лицо и ИП по наименованию, номеру и серии документа. С этой целью открывается специальная книга по аналогии с кассовой. Называется она «Журнал учета БСО». Листы должны быть прошнурованы, пронумерованы, скреплены печатью, подписаны всеми главными лицами юридического лица или ИП. Форму книги обычно разрабатывают самостоятельно и закрепляют в учетной политике организации, так как унифицированной формы такой книги нет.

Что такое БСО в бухгалтерии?

Отражение в бухгалтерском и налоговом учете

На то, чтобы осуществить какую-либо услугу, организации или индивидуальному предпринимателю потребуется сделать некоторые затраты. Так вот, на эти же расходы и приходится приобретение бланков строгой отчетности. Пример приведем ниже.

В бухгалтерии эти затраты отражают в ПБУ 10/99. Их относят на расходы по обычным видам деятельности.

У забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности» в Плане счетов специальное предназначение - учет всей информации о наличии и движении БСО, выдаваемых под отчет или находящихся на хранении.

Все бланки, в том числе приобретенные подотчетными лицами, отражаются в оценке, например, 1 руб., которая является условной, по дебету счета 006. Это дает возможность учитывать их все, вплоть до последнего, находящегося на хранении. Точно также списание идет в условной единице, к примеру 1 рубль. Отражают эту операцию на забалансовом счете 006. Обязательно предоставление документов об использованных или испорченных бланках. Весь учет и перемещение ведут по каждому из них и по каждому месту хранения.

Налоговая база по налогу на прибыль уменьшается соразмерно расходам юридических лиц на приобретение бланков строгой отчетности. Также нужно учитывать, что суммы, потраченные на покупку БСО, должны быть сразу отнесены на расходы, не дожидаясь их постепенного использования.

По индивидуальным предпринимателям существует налоговый вычет, и он равен сумме расходов, понесенных при приобретении бланков.

Хранение и списание БСО

Хранение, получение, выдача бланков строгой отчетности должно возлагаться на работника юридического лица или ИП, с которым необходимо заключать договор, согласно нормативно-правовому законодательству Российской Федерации. Обычно это соглашение о материальной ответственности. Полностью весь учет возлагается на материальное лицо по договору. На кассире остаются обязанности по выдаче бланков строгой отчетности. Это касается и их приема, хранения.

В день поступления бланков строгой отчетности руководитель организации или индивидуальный предприниматель должен назначить своим приказом комиссию по приемке БСО, а ответственный по договору работник должен их принять. Задача всех членов комиссии - проверить, насколько соответствует фактическое количество бланков строгой отчетности, их серии и номерам внутри серий. Сверить данные приемки с данными в документах изготовителя. После приемки коллегиально составляют акт, утверждаемый и подписываемый руководителем или ИП. Затем на основании этого акта лицо, ответственное за бланки по договору о материальной ответственности, ставит на учет принятые бланки.

Обеспечение сохранности

На предприятиях у индивидуального предпринимателя для работника, у которого имеется ответственность за хранение, приемку и выдачу бланков строгой отчетности, непременно должны быть созданы максимально возможные условия для обеспечения сохранности бланков. Обычно специально для этих целей закупаются особые металлические шкафы и (или) сейфы, в которых они хранятся. При этом ключи находятся у материально ответственного за бланки лица и у главного бухгалтера.

В некоторых случаях есть и специально оборудованные помещения. Здесь бланки хранятся в больших количествах, и сейфов недостаточно. Соблюдаются и другие правила. Если бланки хранятся в сейфах или металлических шкафах, то они должны быть опечатаны в конце рабочего дня. Если же выделены специальные помещения, то они должны быть еще и опломбированы.

При проведении строго по графику контроля за использованием бланков по назначению, в первую очередь проверяют наличие копий (через копировальную бумагу) и корешков бланков. Также обращают внимание на отсутствие исправлений и подчисток. Комиссионно проверяют, чтобы суммы, указанные в копиях и корешках, строго соответствовали суммам, учтенным в реестрах и ведомостях, которые сдают в бухгалтерию организации или передают бухгалтеру индивидуального предпринимателя.

Стоит отметить, что нельзя возложить контролирование использования бланков строгой отчетности на лиц, которые выдают эти бланки. Исключение - ответственное лицо: индивидуальный предприниматель, главный бухгалтер или директор организации.

Сроки хранения

5 лет - таков срок хранения корешков и копий использованных бланков. Здесь также есть свои нюансы. Перед сдачей в архив на хранение все корешки от бланков хорошо упаковывают в мешки, которые впоследствии опечатывают. По истечении месяца (минимальный срок хранения), но обязательно должна предшествовать инвентаризация, корешки от бланков и сами бланки уничтожаются. Документация списывается на основании акта о списании (уничтожении) бланков с истекшим сроком хранения. Акт составляется и подписывается комиссией. Точно также в неиспользованном виде уничтожаются некомплектные бланки или те, что уже испорчены.

Итак, что такое БСО? Это документ, который выписывается, если организации или индивидуальному предпринимателю разрешается не использовать контрольно-кассовую технику. Он может быть как в обычном виде, так и в защищенном. Учитывается на 006 забалансовом счете. Для учета и хранения по договору назначается лицо. Оно будет являться материально ответственным. Ведется строгий учет и списание в установленном коллегиальном порядке всех бланков строгой отчетности.

Учет бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении отличается от учета прочей печатной продукции. Из этой статьи вы узнаете особенности учета бланков строгой отчетности (БСО), какие НПА его регулируют, а также найдете бухгалтерские проводки.

Что такое бланк строгой отчетности

Бюджетные организации часто работают со специально разработанными документами, которые имеют уникальные опознавательные данные и используются для подтверждения какой-либо хозяйственной операции (например, продажи) или подтверждают какую-либо информацию о человеке (например, свидетельство о чем-либо, диплом и т. д.). Законодатель разработал множество видов БСО для организаций, занимающихся разнообразными видами деятельности.

Эти БСО зафиксированы в приказах и письмах Минфина. Кроме того, существует возможность самостоятельной разработки бланка организации при соблюдении условий его оформления, оговоренных в п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. Также существуют и требования по обращению с БСО для разных отраслей.

Примерами БСО являются:

квитанция на прием вещей в камеру хранения;
абонементная книжка для расчетов за питание учащихся;
туристическая путевка;
сертификат;
диплом;
больничный лист.

Каждое учреждение должно установить в учетной политике применяемые им БСО.

Бухучет бланков строгой отчетности

Бухучет в бюджетном учреждении регулируется Единым планом счетов и инструкцией, утвержденными приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н, а также частным планом счетов, утвержденным приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н. Для учета БСО предусмотрен забалансовый счет 03 «Бланки строгой отчетности». Таким образом, БСО не приходуются привычным образом как остальные материальные запасы. Учетная политика учреждения должна предусмотреть, по какой стоимости они принимаются к учету:

1 рубль за 1 бланк;
по реальной стоимости закупки.

Забалансовые счета для бюджетных учреждений работают так же, как для коммерческих, то есть приход отражается только по дебету, а выбытие только по кредиту, без корреспонденций. Кроме того, на счете 03 организуется аналитика в разрезе материально ответственных лиц, а также мест, предназначенных для хранения БСО. Такой учет необходим для контроля сохранности бланков.

Учреждение должно вести специально разработанный регистр учета — книгу учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045). Также важной процедурой внутреннего контроля является инвентаризация, которая проводится по имуществу и обязательствам, учитываемым на балансовых счетах, в соответствии с учетной политикой. Результаты пересчета и данные о наличии БСО согласно бухучету фиксируются в инвентаризационной описи (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). Если найдены несоответствия, оформляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). При недостачах, обнаружении испорченных БСО на основании согласия специальной комиссии оформляется акт о списании БСО (ф. 0504816).

Указанные документы утверждены приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! БСО нельзя путать с денежными документами, хранящимися в кассе и учитываемыми на счете 0020135000 «Денежные документы». Учреждение оплачивает товары (услуги) и получает документ, по которому эти товары (услуги) могут быть получены в будущем. К денежным документам относятся марки, оплаченные талоны на получение каких-либо товаров (топливо, обеды), оплаченные путевки и т. д.

Бухучет расходов на бланки строгой отчетности

Поскольку БСО учитываются за балансом, встает вопрос, куда отнести расходы на их приобретение. Указания о порядке применения бюджетной классификации, утвержденные приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н, говорят о том, что такие расходы учитываются по аналитическому коду КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги», то есть 3 последние цифры бюджетного счета расходов будут 226. Перечислим такие счета:

0010960226 «Затраты на прочие работы, услуги в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»;
0010970226 «Накладные расходы производства готовой продукции в части прочих работ, услуг»;
0010980226 «Общехозяйственные расходы в части прочих работ, услуг»;
0010990226 «Издержки обращения в части прочих работ, услуг».

Пример:

Учреждение приобрело 10 трудовых книжек по 230 руб. БСО учитываются по фактической стоимости покупки. Из них 4 были выданы работникам, служащим в аппарате управления, в текущем месяце.

Расходы на приобретение БСО приняты к учету на сумму 2 300 руб.:

Дт 0010980226 «Общехозяйственные расходы в части прочих работ, услуг»;
Кт 0030226730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам».

Отражены БСО за балансом на сумму 2 300 руб.:

Дт 03 «Бланки строгой отчетности».

Списана стоимость 4 трудовых книжек на сумму 920 руб.:

Кт 03 «Бланки строгой отчетности».

Итоги

В государственных учреждениях, часто работающих с БСО, должен вестись строгий учет и контроль сохранности БСО. Этих целей помогает добиться своевременное и корректное отражение поступлений и выбытий БСО на счетах бухучета.

Бланком строгой отчетности называют первичный документ , который подтверждает произведение оплаты денежных средств. Воспользоваться БСО могут не все категории налогоплательщиков. Формуляр строгой отчетности выдается приобретателю услуги или какой-либо продукции.

На производствах юридических и физических лиц БСО заменяет товарный чек, талон или квитанцию об оплате. Такой вид документации может иметь применение только при оказании услуг или продаже продукции населению. При ведении наличного расчета между руководителями предприятий в сфере предпринимательской деятельности форма строгого учета категорически не может быть использована.

Основы законодательства

Основным объектом для учета бланков являются услуги, указанные в классификаторе услуг для организаций и предприятий (ОК002-93) . Начиная с января 2017 года, был введен новый классификатор видов для ведения экономической деятельности под редакцией первого классификатора.

В связи с таким введением ОК002-93 потерял юридическое действие. Законодательный документ, который регулирует учет БСО на сегодняшний день – это Правительственное Постановление №359 от 06.05.2008 г.

В связи с изменениями в законодательной базе в 2018 году формы строго учета будут переведены в электронный вид . Бланки, которые используются в данный момент, утратят юридическую силу, а следовательно, прекратят соответствовать нормам и требованиям законодательства. После 01.07.2018 г. предприниматель обязан перевести БСО в электронный вид с установкой специального программного обеспечения для проводок операций с потребителями и налоговыми органами.

Нюансы и реквизиты для заполнения

На основе Положения каждый БСО обязан содержать установленный перечень реквизитов:

наименование БСО, где указывается номер и серия;
форма собственности (для юридических – наименование предприятия, для индивидуального предпринимателя – ФИО);
юридический и фактический адрес предприятия;
идентификационный номер налогоплательщика организации или предпринимателя;
разновидность оказываемых услуг;
стоимость услуги в целом (цифрой и прописью);
дата предоставления услуги, т.е. фактическая дата заполнения бланка и, соответственно, прием денежных средств;
личные данные лица, которое осуществило операцию принятия денежных средств (ФИО, должность).

До изменения Положения в формах СО ставилась печать предприятия, которая отображала название и коды, но при законодательном установлении №82-ФЗ такая функция отменилась . Разработкой с правом подписи ФСО занимается сотрудник предприятия, который назначен письменным приказом, утвержденным руководителем.

Форма считается недействительной, если произведены исправления стоимости услуги или ее вида. При выполнении такого исправления документ перечеркивается и подлежит утилизации в порядке, предусмотренном законом.

Печать можно произвести в типографии и самостоятельно . Если печать производится самостоятельно, лист должен быть распечатан при помощи базы данных, созданной в ПК. Регистрация такого бланка в налоговой службе не обязательна.

При создании документа в стандартных программах Windows и распечатке его на стационарном принтере лист не подлежит применению (недействителен) . Бланк БСО замещает кассовый чек, поэтому необходимо соблюдение нормативной дисциплины.

Порядок регистрации документации при изготовлении бланков в типографии:

Определение и назначение лица, ответственного за учет, хранение, получение и реализацию БСО.
Распечатанные типовые листы предприятия принимаются на реализацию подотчетным лицом при комиссии. Факт передачи письменно фиксируется и подтверждается актом приемки бланков.

Порядок такой сложной процедуры необходимо соблюдать по причине того, что БСО – важный документ строгой отчетности организации. При проведении проверки налоговой службой количество формуляров должно соответствовать количеству прошедших печать, а также сумма выручки должна соответствовать сумме, вписанной в отрывные корешки.

Непосредственный учет ведется в книге регистрации (типовой пример можно использовать по форме 448 ОКУД). Данные, которые должна содержать книга:

Количество поступивших из типографии (дата, название бланка, количество отпечатанных штук, серия и номер начального и конечного бланков).
Формуляры, поступившие в использование ответственного лица (должность и подпись ОЛ).
Остаток форм по каждому из наименований (серия, номер при проведении инвентаризации).

Инвентаризация документов проводится с подсчетом наличных денежных средств в кассе предприятия. Результат такого подсчета отражается в форме ИНВ-16.

При печати листов самостоятельно, специальная автоматизированная система проводит учет и подсчет бланков, требуемые сведения отражаются в памяти системы, поэтому книга регистрации на таких производствах не ведется.

Способы учета бланков налоговыми службами, а также проведение операций при принятии и списании напрямую зависят от дальнейшего применения БСО . В данном случае учет ведется, если бланки используются собственником либо в качестве перепродажи.

Большинство организаций и лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью, используют формуляры для расчета с клиентами. При проведении расчетных операций стоимость типографических бланков указывается в счете 20 (ОС) или счете 44 (расходы продаж).

При самостоятельном изготовлении счета, в которых отражаются стоимость документа, остаются неизменными. Может учитываться только амортизация основных средств и материалы для изготовления.

Существует необходимость отразить калькуляцию формуляров на забалансовом счете 006 , так как подотчет условной оценки стоимости должен показывать баланс компании. Также для устранения дополнительных вопросов следует вести аналитический учет, который касается видов и мест хранения бланков.

При осуществлении налогового контроля стоимость формуляров включается в текущие расходы .

В процессе приобретения бланков компания может и не определиться с тем, как формы будут реализовываться. В таком случае приход лучше отражать на счете 10 (Материалы). Далее следует проведение нескольких бухгалтерских проводок для осуществления реализации. При налоговом отображении следует списать в расходы организации на момент продажи.

Типовые проводки и корреспонденция

Основой корреспонденции БСО являются:

счет 006 , в нем отражаются бланк, который находится на хранении, который выдается сотрудникам организации, путевки от Соцстраха, талоны на приобретение ГСМ;
Дт – оприходование бланков;
Кт – списание с забалансового счета.

Приобретение БСО отражается на счетах:

Дт 10 Кт 60 (поступление бланков);
Дт 20 Кт 10 (переданы на реализацию).

Получение и выдача

Бланки БСО должны учитываться при прохождении всех этапов движения в организации . При проведении операций по выдаче и поступлению обязательно составляются соответствующие акты.

Первый составляется на этапе приема бланков из типографии, акт должен быть заверен ответственными лицами: главный бухгалтер, кладовщик, представитель от типографии. После происходит выдача ответственному лицу (кассиру), который непосредственно проводит .

Следующий акт составляется при получении формуляров со склада (хранилища) с подписями передававшего и принявшего. Все акты должны содержать информацию о количестве и предоставлять сведения о серии и номере.

Инвентаризация и списание

Для проведения инвентаризации по всем правилам, установленным на законодательном уровне, следует придерживаться последовательности заполнения таких актов:

Опись основных средств ().
Опись товарно-материальных ценностей (ИНВ-3).
Опись товарно-материальных ценностей, принятых на хранение (ИНВ-5).
Опись материалов (ИНВ-8а).
Опись ЦБ и БСО (ИНВ-16).

Проводя такую операцию в компании, руководитель назначает председателя и членов инвентаризационной комиссии письменно предоставленным приказом по предприятию . Далее следует взять письменную расписку с ответственного лица о том, что вверенное ему имущество находится в сохранности и для проведения инвентаризационной описи готово.

Проверка проводится с помощью сводки аналитических данных в присутствии комиссии, которая далее подписывается под данными сверки. Излишек или недостача БСО отражается в акте сверки, излишек следует оприходовать по установленным правилам, а недостачу списать. С лица, которое отвечает за сохранность, требуется пояснительная записка.

Для списания форм СО по каким-либо причинам следует документально определить их стоимость , также установить виновное лицо , которое будет возмещать ущерб предприятию. Все данные о пропаже, порче или краже отображаются в описи инвентаризационной комиссии.

Хранение и уничтожение

После истечения срока необходимого хранения документ подлежит утилизации . В течение 5 лет на предприятии должны храниться корешки экземпляров на выдачу услуг или продукции согласно нормам и правилам. Они должны сохраняться в качественно упакованном и распределенном по годам виде.

Количественный отсчет периода начинается с последнего рабочего дня отчетного года. Акт утилизации составляется в произвольной форме, но обязательно содержит уточненные данные о карт-бланшах, кто и когда учитывал бланки, а также способ их ликвидации. Способ утилизации предприятие определяет самостоятельно, в зависимости от количества данного материала.

Положение о хранении форм строгой отчетности регламентирует субъекты хозяйственной деятельности к качественной сохранности первичных документов . Первым сохранным обозначением является нанесение логотипа и номеров формуляров на документ при печати . Для защиты бланка передача его между юридическими лицами запрещается. Для того чтобы хранение происходило на законодательном уровне, руководителю следует подробно ознакомиться с инструкцией о порядке разработки и хранении БСО.

На отдельном предприятии каждый руководитель единолично устанавливает порядок хранения и перечень необходимых документов для хранения. В обязательном порядке БСО хранятся в специально оборудованных архивах, сейфах либо железных шкафах. Ключи от таких помещений хранятся у ответственных лиц, на которых возложена эта функция по приказу руководителя. Ответственность за сохранность бланков непосредственно несет ответственный, а за тем — руководитель предприятия.

Особенности учета БСО в 1С представлены в данной инструкции.

Ваши действия:

Составляете реестр БСО, подлежащих уничтожению за ХХ.ХХ.ХХХХ.
В последний рабочий день месяца:
- составляете акт на списание использованных БСО, в который включаете 9 БСО: 9 использованных, а испорченный не включаете, так как он хранится вместе с реестром.
- в карточке-справке по МОЛ показываете расход 10 БСО и выводите остаток;
- в приходно-расходной книге по 1 акту в графе «Списано» показываете 1 испорченный + 9 использованных БСО, выводите остаток.
Храните испорченный бланк и реестр.
Один раз в 12 месяцев проводите инвентаризацию.
Ждёте налоговую проверку и через месяц по приказу создаёте комиссию и действуете в соответствии с главой 4 Постановления МФ РБ от 18.12.2008 № 196 «Об утверждении Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учёта бланков строгой отчётности, признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь»:

«15. Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчётности сохраняются организацией (индивидуальным предпринимателем) вместе с составленным реестром бланков строгой отчётности, подлежащих уничтожению, по форме согласно приложению 6 в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства».

«16. Подготовка к уничтожению испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчётности начинается по истечении срока, указанного в пункте 15 настоящей Инструкции (по истечении месяца после налоговой проверки), по письменному разрешению руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, им уполномоченных. Для этой цели приказом назначается комиссия в составе должностных лиц организации (индивидуального предпринимателя), которая обязана проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчётности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.

В присутствии комиссии проверенные бланки строгой отчётности упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчётности по форме согласно приложению 7 с указанием серий и номеров бланков строгой отчётности, подлежащих уничтожению».

«17. Списанные бланки строгой отчётности оставляются на хранение в той же организации (у того же индивидуального предпринимателя). В трёхдневный срок акт на списание бланков строгой отчётности представляется на утверждение руководителю организации (утверждается индивидуальным предпринимателем). Руководителем организации акт утверждается в течение пяти дней после его получения».

«18. После утверждения акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчётности комиссией производится их фактическое уничтожение, о чём составляется акт об уничтожении бланков строгой отчётности по форме, утверждённой руководителем организации (индивидуальным предпринимателем).

Акт об уничтожении бланков строгой отчётности в трёхдневный срок утверждается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем)».

С уважением, ЧП «ЛюксБаланс»

Акт о списании бланков строгой отчетности - документ, обязательный для использования организациями при осуществлении процедуры уничтожения БСО с прошедшим сроком хранения. Как его правильно составлять, вы узнаете из данной статьи.

Какие правовые акты регулируют процедуру списания бланков строгой отчетности?

Основной источник права, регулирующий процедуру списания БСО, — постановление Правительства от 06.05.2008 № 359. Его юрисдикция распространяется на все российские организации. Работа с БСО в государственных и муниципальных учреждениях должна осуществляться в соответствии с приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Но и для тех и для других организаций предполагается оформление актов о списании бланков строгой отчетности.

Посмотреть, можно ли вам воспользоваться БСО или нужно применять кассовый аппарат, можно в статьях:

«Бланк строгой отчетности вместо кассового чека (нюансы)» ;
«Нужен ли кассовый аппарат при УСН в 2019 году?» ;

Можно отметить, что в постановлении № 359, как и в других источниках права федерального уровня, не содержится положений, регулирующих то, какой должна быть структура соответствующих актов. В свою очередь приказ Минфина № 52н предписывает государственным и муниципальным структурам задействовать акт на списание бланков строгой отчетности конкретной формы, соответствующей номеру 0504816 по ОКУД.

Российские организации, не имеющие отношения к бюджетной системе РФ, при решении задач по списанию бланков БСО предпочитают:

формировать акты, о которых идет речь, определяя их структуру самостоятельно (поскольку это не запрещено законодательством);
пользоваться формой, которая обязательна для государственных и бюджетных учреждений в силу положений приказа № 52н.

Вне зависимости от методики формирования акта уничтожения БСО организация при проведении соответствующей процедуры должна следовать ряду положений постановления № 359. Рассмотрим их подробнее.

Порядок уничтожения бланков строгой отчетности в соответствии с постановлением № 359

В соответствии с п. 19 постановления № 359 организации обязаны хранить копии БСО или корешки бланков (отрывные части БСО, которые поставщик услуг оставляет у себя) в систематизированном виде в течение 5 лет и более. По прошествии отмеченного срока, а также после истечения месяца с момента проведения последней инвентаризации копии БСО или корешки бланков подлежат уничтожению. Основанием для данной процедуры должен выступать, как мы уже отметили выше, акт, составляемый комиссией, которая формируется руководителем фирмы либо ИП. Аналогичный порядок установлен и для уничтожения некомплектных либо испорченных БСО.

Нужно ли сразу списывать испорченные бланки строгой отчетности?

В соответствии с п. 10 постановления № 359 БСО должны заполняться четко, разборчиво. В бланках не должно быть каких-либо исправлений. В случае если они будут присутствовать в документе либо БСО будет заполнен неправильно, бланк должен быть перечеркнут и изъят из дальнейшего документооборота. Однако уничтожать его нельзя, вопреки распространенной точке зрения.

Испорченный БСО нужно приложить к соответствующей книге учета (которая может составляться по форме, соответствующей номеру 0504045 по ОКУД). По истечении 5 лет хранения испорченные бланки подлежат уничтожению в порядке, предусмотренном постановлением № 359.

Как мы отметили выше, многие российские организации, хотя это и не требуется по закону, предпочитают составлять акты уничтожения БСО на основе формы 0504816 по ОКУД. Скачать для акта на списание бланков строгой отчетности образец можно на нашем сайте.

Алгоритм составления акта списания бланков строгой отчетности по форме 0504816

В правом верхнем углу формы должно присутствовать слово «Утверждаю», строчкой ниже посередине пишем: «Руководитель учреждения», напротив оставляем место для подписи и ее расшифровки.

На следующей строке должна проставляться дата утверждения документа. Эти данные расположены справа.

Строчкой ниже, посередине страницы, должно присутствовать словосочетание «АКТ о списании бланков строгой отчетности», напротив него — место для проставления номера соответствующего документа.

Строчкой ниже, также посередине, следует проставить дату составления акта, ниже вписать слово «Учреждение», справа от него оставить пространство для указания названия организации. Строчкой ниже — вписать словосочетание «Материально-ответственное лицо», справа — место для указания его должности, фамилии и инициалов.

Справа относительно указанных выше двух строк можно вставить табличку из 5 строк. В первой — вписать слово КОДЫ, во второй — указать код формы, используемой в качестве основы, по ОКУД — 0504816. В следующих строчках может быть зафиксирована дата, а также ОКПО организации.

Коды ОКПО часто используются также во многих других отчетных документах, например в форме 2 бухгалтерского баланса, о заполнении которой можно узнать из статьи «Заполнение формы 2 бухгалтерского баланса (образец)» .

Строчкой ниже нужно вставить 2 табличные ячейки, расположенные на некотором расстоянии друг от друга. В первой будет фиксироваться дебет счета, во второй — кредит (ячейки должны быть подписаны соответствующим образом).

На следующей строчке нужно вписать словосочетание «Комиссия в составе» и справа оставить место для указания должностей, фамилий и инициалов сотрудников организации, входящих в данную комиссию.

Строчкой ниже можно вписать словосочетание «Назначенная приказом от», справа обозначить место для указания даты и номера соответствующего приказа, после этого вписать словосочетание «составил (-а) настоящий акт о том, что за период с», справа — обозначить место для указания начала периода, затем вписать предлог «по» и оставить место для указания окончания периода. Ниже следует вставить словосочетание «подлежат списанию».

Важнейшая часть акта — таблица

На следующей строке нужно расположить таблицу, состоящую из 4 столбцов. Первые 2 строчки в столбцах 3 и 4 следует объединить. Первые 2 столбца на уровне строчки 1 также нужно объединить.

В первые два объединенных столбца, расположенных на уровне строчки 1, следует вписать словосочетание «Бланк строгой отчетности». В столбце 1 на уровне строчки 2 пишем слово «Номер», во 2-м — «Серия». В столбце 3 на уровне объединенных строчек 1 и 2 следует вписать словосочетание «Причина списания». В строчке 1 столбца 4 должно быть словосочетание «Дата уничтожения (сжигания)». Столбцы 1, 2, 3 и 4 на уровне строчки 3 таблицы заполняем цифрами 1, 2, 3 и 4 соответственно.

В таблице нужно создать необходимое количество ячеек, расположенных ниже строчки 3. Во всей таблице текст должен быть ориентирован по центру.

На следующей строчке документа после таблицы следует вписать словосочетание «Председатель комиссии», справа от него зафиксировать место для должности, подписи, а также расшифровки.

Строчкой ниже нужно вписать «Члены комиссии», а справа оставить место для указания должности каждого члена, подписи и ее расшифровки. Необходимо скопировать участок формы, расположенный справа от словосочетания «Члены комиссии», несколько раз на строчках ниже в зависимости от количества членов комиссии.

На самой последней строчке формы следует обозначить место для указания даты составления документа — можно в левой части страницы.

Негосударственные организации, составляющие акты уничтожения бланков строгой отчетности самостоятельно, вправе отклоняться от рассмотренного нами варианта. Однако общий алгоритм составления этого документа должен соответствовать рассмотренному нами образцу.

Итоги

Процедура списания бланков строгой отчетности не представляет сложности, но нужно помнить, что форма акта, на основании которого предполагается списывать БСО, должна быть утверждена в учетной политике организации или ИП. Исключением являются организации государственного сектора. Для них обязательна форма, установленная приказом Минфина России № 52н.