Книга (журнал) учета бланков строгой отчетности — правила заполнения и хранения. Порядок учета и хранения бланков строгой отчетности

В некоторых случаях индивидуальным предпринимателям, а также организациям разрешается не использовать контрольно-кассовые машины. Но в таком случае строго обязательно необходимо применение БСО.

Этот документы имеют установленный в законодательстве формат. Имеются определенные правила их использования, применения. Существует множество самых разных особенностей, нюансов и сложностей составления.

Очень важно помнить о необходимости ведения специальной учетной документации. Она представлена как журнал с большим количеством таблиц, в них отражается информация о бланках строгой отчетности, максимально подробная информация.

Базовые аспекты

Индивидуальные предприниматели и различные организации в некоторых случаях имеют право не применять ККМ, не выдавать кассовые чеки. Полный перечень ситуаций, когда это возможно, отражается непосредственно в законодательных актах.

Важно с ними ознакомиться предварительно. Это даст возможность избежать затруднений всевозможного характера, связанных с составлением и формирование документации.

Наиболее существенным нюансом является необходимость ведения учета всех БСО, которые выданы населению. Так как подобного рода документы могут формироваться и использоваться только лишь в случае наличных расчетов с физическими лицами.

БСО при расчете между ИП, юридическими лицами не может применяться. Рассмотреть сложности, а также ознакомится с порядком того, как заполняется книга, нужно будет заблаговременно.

Наиболее существенные вопросы:

• определения;
• назначение документа;
• правовое регулирование.

Определения

Сегодня все действия в обязательном порядке должны осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами. Но для правильной их трактовки необходимо будет иметь представление о используемых терминах.

В перечень основных понятий на данный момент входит следующее:

• платежный терминал;
• фискальный режим;
• фискальная память;
• бланк строгой отчетности;
• книга учета (бланков);
• наличные денежные средства.

Под сокращением ККМ подразумевается контрольно-кассовые машины. Данные устройства эксплуатируются как ИП, так и юридическими лицами. Служат для формирования кассовых чеков. Именно их и заменяет БСО.

Контрольно-кассовые машины в обязательном порядке должны быть зарегистрированы в специальном реестре. Все нюансы использования этого оборудования устанавливаются в законодательстве.

Назначение документа

Документ рассматриваемого типа одновременно решает достаточно большое количество самых разных задач.

Книга учета бланков строгой отчетности служит для реализации следующих целей:

Использование данной книги не только упрощает проверку контролирующим органам, но и делает работу ИП, коммерческого предприятия более организованной.

Специальный журнал позволяет проверить верность данных в различных документах бухгалтерской/налоговой отчетности.

Тем самым становится возможным избегание большого количества затруднений, вопросов со стороны налоговой службы .

Правовое регулирование

Книга учета бланков строгой отчетности форма 0504045, пример заполнения которой можно найти в интернете без особого труда, установлена

Данный документ являются основополагающим. В его состав включены специальные приложения, регламентирующие различные формы отчетных документов:

Необходимо не забывать о множестве разнообразных нюансов, связанных с нормативными документами этого вида.

Для индивидуальных предпринимателей, предприятий, ведущих коммерческую деятельность, не обозначены стандарты относительно .

Именно поэтому необходимо ориентироваться на обозначенный вышей приказ, который распространяется на государственные учреждения различного типа, внебюджетные фонды.

Порядок формирования журнала учета БСО

Алгоритм составления журнала учета БСО, несмотря на не установленного на государственном уровне стандарта, должен соответствовать некоторых рекомендациям.

По возможности необходимо изучить следующие моменты:

• данные;
• как составляется;
• образец заполнения;
• нюансы для предпринимателей, которые ведут свою деятельность, не заключая .

Необходимые данные

На данный момент обозначенная в нормативно-правовых документах форма данного документа отсутствует. Но при этом нужно отразить в специальной книге некоторые определенные данные.

В перечень такой информации входит:

Обозначенные выше данные являются «шапкой» данного документа. Следующим этапом будет составление перечня, он включит следующие данные:

• время формирования БСО;
• от кого наличные средства были начислены, назначение перечисления;
• основания (полное наименование, его индивидуальный номер и дата составления);

В нижней части таблицы в обязательном порядке должна присутствовать графа «Итого». В ней отражаются данные следующих граф (суммарные):

Как составляется документ

Определенных правил для ИП по составлению данных документов не существует. Но при этом необходимо помнить, что непосредственно на самом предприятии обязательно должен быть сформирован специальный локальный акт.

Он издается руководителем предприятия. При этом необходимо помнить, что сам акт имеет определенные правила формирования. В приказе, которым устанавливается определенная форма книги учета, обязательно обозначается ответственное лицо.

Оно выполняет следующие функции:

• отвечает за сохранность книги учета БСО;
• отвечает за ведение книги учета бланков строгой отчетности.

Существенной особенностью, имеющей непосредственное отношение к ответственному лицу, является составление специального .

Все записи в книгу учета БСО обязательно должно делать именно ответственное лицо. Какие-либо альтернативы попросту не предусматриваются.

Сама книга обязательно должна содержать данные о выдаче/возврате/приходе/списании всех бланков первичных отчетных документов. К регистру обязательно прикладываются корешки БСО.

Помимо них также необходимо приложить:

• неверно заполненные формы документов строгой отчетности;
• не выданные по какой-либо причине документы.

Образец заполнения

Избежать всевозможных сложностей при заполнении бланков строгой отчетности можно будет путем ознакомления с верно составленным документом. Образец заполнения можно легко найти в интернете.

Важно лишь использовать в качестве источника хорошо себя зарекомендовавшие ресурсы. Особенно это касается ситуации с формированием специального акта, на основании которого производится составление книги.

Нюансы дл ИП без работников

Составление книги бланков строгой отчетности связано с большим количеством самых разных нюансов. Особенно им необходимо уделить внимание в случае, если индивидуальный предприниматель ведет свою деятельность без работников.

К наиболее существенным нюансам в таком случае относятся следующие:

• в качестве ответственного за ведение книги лица выступает сам предприниматель;
• утверждает документ также ИП самостоятельно;
• хранение должно осуществляться не менее 5 лет;
• допускается только по истечении 1 месяца – с момента проведения инвентаризации;
• неиспользованные бланки могут храниться в течение любого времени – какие-либо сроки для этого случая попросту не установлены;
• списание бланков осуществляется стандартным способом.

Существует множество различных особенностей, связанных с ведением учета бланков строгой отчетности.

Важно ознакомиться со всеми ними, только таким образом можно будет избежать возникновения самых разных затруднений, а также штрафов.

Бланком строгой отчетности называют первичный документ , который подтверждает произведение оплаты денежных средств. Воспользоваться БСО могут не все категории налогоплательщиков. Формуляр строгой отчетности выдается приобретателю услуги или какой-либо продукции.

На производствах юридических и физических лиц БСО заменяет товарный чек, талон или квитанцию об оплате. Такой вид документации может иметь применение только при оказании услуг или продаже продукции населению. При ведении наличного расчета между руководителями предприятий в сфере предпринимательской деятельности форма строгого учета категорически не может быть использована.

Основы законодательства

Основным объектом для учета бланков являются услуги, указанные в классификаторе услуг для организаций и предприятий (ОК002-93) . Начиная с января 2017 года, был введен новый классификатор видов для ведения экономической деятельности под редакцией первого классификатора.

В связи с таким введением ОК002-93 потерял юридическое действие. Законодательный документ, который регулирует учет БСО на сегодняшний день – это Правительственное Постановление №359 от 06.05.2008 г.

В связи с изменениями в законодательной базе в 2018 году формы строго учета будут переведены в электронный вид . Бланки, которые используются в данный момент, утратят юридическую силу, а следовательно, прекратят соответствовать нормам и требованиям законодательства. После 01.07.2018 г. предприниматель обязан перевести БСО в электронный вид с установкой специального программного обеспечения для проводок операций с потребителями и налоговыми органами.

Нюансы и реквизиты для заполнения

На основе Положения каждый БСО обязан содержать установленный перечень реквизитов:

• наименование БСО, где указывается номер и серия;
• форма собственности (для юридических – наименование предприятия, для индивидуального предпринимателя – ФИО);
• юридический и фактический адрес предприятия;
• идентификационный номер налогоплательщика организации или предпринимателя;
• разновидность оказываемых услуг;
• стоимость услуги в целом (цифрой и прописью);
• дата предоставления услуги, т.е. фактическая дата заполнения бланка и, соответственно, прием денежных средств;
• личные данные лица, которое осуществило операцию принятия денежных средств (ФИО, должность).

До изменения Положения в формах СО ставилась печать предприятия, которая отображала название и коды, но при законодательном установлении №82-ФЗ такая функция отменилась . Разработкой с правом подписи ФСО занимается сотрудник предприятия, который назначен письменным приказом, утвержденным руководителем.

Форма считается недействительной, если произведены исправления стоимости услуги или ее вида. При выполнении такого исправления документ перечеркивается и подлежит утилизации в порядке, предусмотренном законом.

Печать можно произвести в типографии и самостоятельно . Если печать производится самостоятельно, лист должен быть распечатан при помощи базы данных, созданной в ПК. Регистрация такого бланка в налоговой службе не обязательна.

При создании документа в стандартных программах Windows и распечатке его на стационарном принтере лист не подлежит применению (недействителен) . Бланк БСО замещает кассовый чек, поэтому необходимо соблюдение нормативной дисциплины.

Порядок регистрации документации при изготовлении бланков в типографии:

1. Определение и назначение лица, ответственного за учет, хранение, получение и реализацию БСО.
2. Распечатанные типовые листы предприятия принимаются на реализацию подотчетным лицом при комиссии. Факт передачи письменно фиксируется и подтверждается актом приемки бланков.

Порядок такой сложной процедуры необходимо соблюдать по причине того, что БСО – важный документ строгой отчетности организации. При проведении проверки налоговой службой количество формуляров должно соответствовать количеству прошедших печать, а также сумма выручки должна соответствовать сумме, вписанной в отрывные корешки.

Непосредственный учет ведется в книге регистрации (типовой пример можно использовать по форме 448 ОКУД). Данные, которые должна содержать книга:

1. Количество поступивших из типографии (дата, название бланка, количество отпечатанных штук, серия и номер начального и конечного бланков).
2. Формуляры, поступившие в использование ответственного лица (должность и подпись ОЛ).
3. Остаток форм по каждому из наименований (серия, номер при проведении инвентаризации).

Инвентаризация документов проводится с подсчетом наличных денежных средств в кассе предприятия. Результат такого подсчета отражается в форме ИНВ-16.

При печати листов самостоятельно, специальная автоматизированная система проводит учет и подсчет бланков, требуемые сведения отражаются в памяти системы, поэтому книга регистрации на таких производствах не ведется.

Способы учета бланков налоговыми службами, а также проведение операций при принятии и списании напрямую зависят от дальнейшего применения БСО . В данном случае учет ведется, если бланки используются собственником либо в качестве перепродажи.

Большинство организаций и лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью, используют формуляры для расчета с клиентами. При проведении расчетных операций стоимость типографических бланков указывается в счете 20 (ОС) или счете 44 (расходы продаж).

При самостоятельном изготовлении счета, в которых отражаются стоимость документа, остаются неизменными. Может учитываться только амортизация основных средств и материалы для изготовления.

Существует необходимость отразить калькуляцию формуляров на забалансовом счете 006 , так как подотчет условной оценки стоимости должен показывать баланс компании. Также для устранения дополнительных вопросов следует вести аналитический учет, который касается видов и мест хранения бланков.

При осуществлении налогового контроля стоимость формуляров включается в текущие расходы .

В процессе приобретения бланков компания может и не определиться с тем, как формы будут реализовываться. В таком случае приход лучше отражать на счете 10 (Материалы). Далее следует проведение нескольких бухгалтерских проводок для осуществления реализации. При налоговом отображении следует списать в расходы организации на момент продажи.

Типовые проводки и корреспонденция

Основой корреспонденции БСО являются:

• счет 006 , в нем отражаются бланк, который находится на хранении, который выдается сотрудникам организации, путевки от Соцстраха, талоны на приобретение ГСМ;
• Дт – оприходование бланков;
• Кт – списание с забалансового счета.

Приобретение БСО отражается на счетах:

• Дт 10 Кт 60 (поступление бланков);
• Дт 20 Кт 10 (переданы на реализацию).

Получение и выдача

Бланки БСО должны учитываться при прохождении всех этапов движения в организации . При проведении операций по выдаче и поступлению обязательно составляются соответствующие акты.

Первый составляется на этапе приема бланков из типографии, акт должен быть заверен ответственными лицами: главный бухгалтер, кладовщик, представитель от типографии. После происходит выдача ответственному лицу (кассиру), который непосредственно проводит .

Следующий акт составляется при получении формуляров со склада (хранилища) с подписями передававшего и принявшего. Все акты должны содержать информацию о количестве и предоставлять сведения о серии и номере.

Инвентаризация и списание

Для проведения инвентаризации по всем правилам, установленным на законодательном уровне, следует придерживаться последовательности заполнения таких актов:

1. Опись основных средств ().
2. Опись товарно-материальных ценностей (ИНВ-3).
3. Опись товарно-материальных ценностей, принятых на хранение (ИНВ-5).
4. Опись материалов (ИНВ-8а).
5. Опись ЦБ и БСО (ИНВ-16).

Проводя такую операцию в компании, руководитель назначает председателя и членов инвентаризационной комиссии письменно предоставленным приказом по предприятию . Далее следует взять письменную расписку с ответственного лица о том, что вверенное ему имущество находится в сохранности и для проведения инвентаризационной описи готово.

Проверка проводится с помощью сводки аналитических данных в присутствии комиссии, которая далее подписывается под данными сверки. Излишек или недостача БСО отражается в акте сверки, излишек следует оприходовать по установленным правилам, а недостачу списать. С лица, которое отвечает за сохранность, требуется пояснительная записка.

Для списания форм СО по каким-либо причинам следует документально определить их стоимость , также установить виновное лицо , которое будет возмещать ущерб предприятию. Все данные о пропаже, порче или краже отображаются в описи инвентаризационной комиссии.

Хранение и уничтожение

После истечения срока необходимого хранения документ подлежит утилизации . В течение 5 лет на предприятии должны храниться корешки экземпляров на выдачу услуг или продукции согласно нормам и правилам. Они должны сохраняться в качественно упакованном и распределенном по годам виде.

Количественный отсчет периода начинается с последнего рабочего дня отчетного года. Акт утилизации составляется в произвольной форме, но обязательно содержит уточненные данные о карт-бланшах, кто и когда учитывал бланки, а также способ их ликвидации. Способ утилизации предприятие определяет самостоятельно, в зависимости от количества данного материала.

Положение о хранении форм строгой отчетности регламентирует субъекты хозяйственной деятельности к качественной сохранности первичных документов . Первым сохранным обозначением является нанесение логотипа и номеров формуляров на документ при печати . Для защиты бланка передача его между юридическими лицами запрещается. Для того чтобы хранение происходило на законодательном уровне, руководителю следует подробно ознакомиться с инструкцией о порядке разработки и хранении БСО.

На отдельном предприятии каждый руководитель единолично устанавливает порядок хранения и перечень необходимых документов для хранения. В обязательном порядке БСО хранятся в специально оборудованных архивах, сейфах либо железных шкафах. Ключи от таких помещений хранятся у ответственных лиц, на которых возложена эта функция по приказу руководителя. Ответственность за сохранность бланков непосредственно несет ответственный, а за тем — руководитель предприятия.

Особенности учета БСО в 1С представлены в данной инструкции.

В случае того, если компания применяет в качестве наличных расчетов бланки строгой отчётности, то необходимо учитывать этот факт в специальной учетной книге. При этом имеется полное право на:

• Пользование специальной формой (ОКУД 0504045)
• Пользование собственно созданным бланком книги.

Где можно скачать типовой бланк формы?

Здесь можно найти и скачать бланк по ОКУД 0504045. Помимо этого здесь можно найти образец того, как заполнять учетную книгу БСО.

Что необходимо учитывать?

• Все лица, которые используют БСО, должны заполнять данную книгу.
• Отсутствие обязанности регистрации учетной книги БСО в налоговой службе.
• Ее ведение осуществляется вручную, при этом необходимо нумеровать и прошивать каждую страницу.
• Должна присутствовать печать компании, инициалы главного лица.

Этот и другие виды документации участвуют в образовании правильной системы документооборота, улучшая доступность и структуру.

Пример того, как необходимо заполнять книгу учета бланков строгой отчетности (БСО)

Что необходимо знать и учитывать (по ОКУД 0504045 )?

• В этой книге фиксируется информация о поступлении БСО в компанию, и производится печать на специальных станках, или создаются самостоятельно.
• Фиксация записи производится при каждой выдаче БСО человек, приобретающим.
• Таблица фиксирует дату вручения БСО или их выдачи. В обязательном порядке необходимо указать документацию на основе, которой производятся процедуры с БСО.
• Шестая и седьмая графа фиксирует количество врученных БСО, номерной знак и серия.
• Восьмая, девятая и десятая графа фиксирует данные по выдаче БСО, где указывается количество, номерной знак, серия и заверяется человеком, которому был вручен бланк.
• 11 и 12 графы фиксируют данные по остатку БСО.

Не знаете где скачать бланк формы по ОКУД 0504045?

Предприниматели и организации, которые продают товары или оказывают услуги населению, принимая к оплате наличные деньги или банковские карты, обязаны осуществлять расчеты только через кассовый аппарат. Все случаи, когда кассовый аппарат допускается не использовать, специально перечислены в законе.

Одним из таких случаев является оказание услуг населению. В такой ситуации как индивидуальный предприниматель, так и организация имеет право (а иногда и обязаны) использовать БСО. Часть этих бланков имеет утвержденные формы, а в остальных случаях организация может разработать собственную форму БСО , используя обязательные реквизиты.

Помимо обязательных реквизитов, которые должен содержать бланк, основным требованием к ним является их изготовление типографским способом, с использованием специального оборудования, обеспечивающего непрерывную нумерацию бланков. Приобретая такие бланки (типовой или самостоятельно разработанной формы), организация или предприниматель обязаны обеспечить их учет, для чего используется книга учета БСО.

Что это такое?

Многие предприниматели ищут форму книги учета БСО, но на сегодняшний день утвержденной и единственно правильной формы такой книги не существует. Есть книги, отпечатанные типографским способом, но
они не всегда имеются в продаже и не всегда будут удобны любой организации. Поэтому в качестве книги учета можно использовать любую «амбарную книгу» и даже обычную школьную тетрадь.

Журнал учета бланков строгой отчетности позволяет задокументировать поступление и использование бланков, относящихся к строгой отчетности. Обычно на левой стороне книги отмечают поступление бланков, которые закупаются в типографии, указывая при этом их номера. А на правой стороне по мере использования бланков их списывают.

Причиной списания бланков, помимо их использования, может быть порча, о чем также делается соответствующая запись. Возможно также списание неиспользованных бланков, которые по какой-либо причине не будут дальше использоваться.

Таким образом, проверив книгу учета БСО, контролирующая организация может установить «судьбу» каждого конкретного бланка.

Кто заполняет книгу учета БСО и сколько хранится?

Порядок оформления и ведения книги учета должен быть утвержден локальным актом организации или предпринимателя. В этом документе должно быть названо конкретное должностное лицо, которое принимает на себя ответственность за получение, надлежащее хранение, учет и выдачу для использования в организации бланков строгой отчетности. С этим должностным лицом заключают договор о полной материальной ответственности. Именно это должностное лицо и делает записи в книге учета по мере поступления и выбытия бланков.

Срок хранения книги учета законодательно нигде не зафиксирован. Однако из срока хранения корешков, испорченных и списанных бланков, который составляет 5 лет, можно сделать вывод, что книга учета должна храниться, соответственно, не меньше, чем последние бланки, записи о которых в ней содержатся.

Таким образом, в приказе об учете и использовании бланков можно установить срок хранения книги учета как 5 лет со дня последней записи в ней. После этого срока книга вместе с корешками и испорченными и списанными бланками подлежит уничтожению. Кроме того, уничтожение книги возможно не ранее месяца после последней инвентаризации.

Как заполнить?

Заполнение книги, предназначенной для учета БСО, часто вызывает трудности именно потому, что типовой ее формы не существует. Закон содержит только наиболее общие требования. Так в Положении №359, регламентирующем правила ведения расчетов без использования кассовой техники, написано, что книга учета должна быть прошита и полностью пронумерована, каждый лист должен быть подписан руководителем (предпринимателем) и главным бухгалтером и иметь оттиск печати организации (предпринимателя).

Что касается ведения записей в книге учета, то они могут выполнять в достаточно свободной форме. При поступлении бланков выполняется запись, которая должна содержать сведения об организации, откуда поступили бланки, дату, а также в обязательном порядке, номера поступивших бланков. Если бланки (как это бывает чаще всего) скреплены в книжки, то достаточно записать номер первого и последнего бланка в блоке.

В книге учета совершенно не обязательно делать записи о каждом блоке, выданном покупателю. Обычно бланки выдаются лицу, ведущему непосредственный расчет с населением в количестве, достаточном для работы в течение определенного периода. Если это отдельные бланки, то можно выдавать и каждый день, если скрепленный блок, то выдается целый блок. При этом опять же фиксируется дата, номера выданных бланков, обязательны подписи лица, ответственного за правильное ведение книги учета, и лица, получившего бланки.

Далее бланки могут либо использоваться по прямому назначению, тогда ответственное лицо сдает заполненные корешки. Бланки могут быть испорчены. В таком случае в книге учета делается соответствующая запись с указание причины и номера испорченного бланка, а сам испорченный бланк также должен сохраняться.

Иногда возникает вопрос, что делать предпринимателю, который работает один, каким образом вести книгу учета? Кто и кому будет выдавать бланки? Чаще всего советуют все равно иметь две графы, для выдавшего и для получившего БСО, в которых предприниматель расписывается сам. Таким образом, об выдает БСО сам себе, но при этом не нарушается порядок учета и можно наглядно увидеть все операции по движению БСО.

Инвентаризация

Инвентаризация БСО осуществляется одновременно с инвентаризацией наличности в кассе в предусмотренные законом сроки, которые составляют не реже одного раза в год, перед подготовкой годовой отчетности. Также инвентаризация может быть назначена приказом руководителя с различными целями и в сроки, им определенные. Обязательным является проведение инвентаризации при смене лиц, несущих материальную ответственность.

В процессе инвентаризации производится сверка записей в книге учета и номеров использованных и испорченных бланков.

Таким образом, книга учета БСО – важный инструмент учета и контроля движения бланков, относящихся к строгой отчетности. Ее правильное ведение позволяет с честью выдержать любую внешнюю проверку и поддерживать дисциплину внутри организации.

Приглашаем посмотреть видео, в котором рассматривается, что такое БСО и правила их учета.

Применение бланков строгой отчётности освобождает организацию (ИП) от использования кассового аппарата. Одновременно законом РФ предусмотрена ответственность за соблюдение требований по грамотному учёту БСО в специальных книгах.

БСО (бланк строгой отчётности) является финансовым документом. Иными словами, бланк подтверждает получение денежных средств без выдачи кассового чека. Такой вариант рассматривается только при оказании услуг (работ) населению.

Выдача БСО при продаже товара является незаконной. Это прописано в Федеральном Законе № 54-ФЗ от 2003г. с изм. доп. Актуально в 2017г.

Примеры БСО: ж/д билеты, авиабилеты, билеты в театр (кино, выставку и прочее), путёвка в санаторий и т. д.

Законодательством РФ разрешено самостоятельно разрабатывать форму бланка, но печатать предпочтительнее в типографии (постановление №359 РФ от 06.05.2008 с изм. и доп.). Однако есть бланки, форма которых унифицирована законом РФ. Коррекция таких бланков недопустима.

К утверждённым законом РФ бланкам относятся:

• железнодорожные, авиабилеты и др. документы по перевозке пассажиров;
• билеты на прочие пассажирские перевозки общественным транспортом (автобусные и пр.);
• багажные квитанции, квитанции на провоз ручной клади;
• сохранная квитанция, выдаваемая ломбардами;
• театральные билеты и абонементы, кинобилеты;
• экскурсионные путёвки;
• туристические путёвки.

Бланк БСО заполняется одновременно с копией. Нужное количество копий прописано на каждом бланке. На некоторых бланках предусмотрены отрывные части.

Для учёта бланков строгой отчётности предусмотрена специальная книга. Она так и называется: «Книга учёта БСО». Оформляется книга в строгом порядке: обязательная нумерация, листы прошнурованы и скреплены печатью и подписью руководителя (главного бухгалтера) или ИП. Каждая организация или ИП вправе самостоятельно разработать форму книги по учёту БСО либо приобрести готовый вариант.

Обязательно ли заводить книгу учёта для бухгалтерии

Организация или ИП не обязаны вести книгу учёта БСО, если бланки изданы при помощи автоматизированных систем.

Бланки, изданные при помощи типографии, обязательно требуется фиксировать в журнале учёта БСО.

Правильный контроль и заполнение журнала учёта бланков строгой отчётности

Учёт в организации (у ИП)

Напомним, что бланки строгой отчётности заполняются при отсутствии кассового чека.

Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт без применения контрольно-кассовой техники»

Первое, что потребуется при учёте БСО - издание приказа, где чётко прописаны правила заполнения журнала БСО. В этом же приказе можно назначить материально ответственное лицо по учёту бланков.

Внимание! ИП имеет право на налоговый вычет в сумме, потраченной на приобретение БСО. Поэтому правильный учёт приобретённых бланков крайне важен.

В день поступления в организацию бланков строгой отчётности необходимо их принять на баланс. Сначала проводится инвентаризация поступивших бланков только в присутствии членов комиссии. По итогам заседания комиссии составляется соответствующий акт. И только на основании акта бланки принимаются на учёт назначенным материально ответственным лицом (п.14 постановления 359 РФ от 06.05.2008).

Как быть, если член комиссии только один. Акт приёмки БСО - обязателен, поэтому комиссия может состоять из единственного члена.

Можно ли ИП самому себе выдать бланки БСО? Лучше соблюсти формальности и требования закона РФ и оформить акт передачи бланков БСО самому себе. Этим вы ничего не нарушите, а наоборот, только перестрахуетесь.

Как правильно заполнить

В соответствующей строке пишется полное название организации (ИП). Если есть структурные подразделения - указываются соответствующие сведения (если подразделений нет - ставится прочерк).

Правильно заполняем поля книги - таблица.

Внимание! На каждый вид бланка (квитанция, билет и прочее) заполняется отдельный лист книги учёта БСО.

Заполнение сведений о БСО - таблица.

Образец заполнения книги учёта БСО

Заполнение книги БСО на примере бланка «Квитанция»

Нумерация БСО

Каждый вид бланков строгой отчётности нумеруется по порядку. В случае проверки контролирующими органами обязательно производится сверка использованных и оставшихся бланков. Поэтому испорченные бланки сразу подлежат списанию с обязательным сохранением самого бланка.

А вот использование БСО не по порядку не грозит никакими штрафными санкциями.

Кто заполняет и отвечает за хранение

Руководителем организации (ИП) приказом назначается ответственный за бланки сотрудник. Как вариант - сотрудник бухгалтерии. Он и является материально ответственным лицом, отвечающим за сохранность и правильный учёт БСО.

Отвечать за ведение книги и сохранность БСО вправе сам ИП, если у него нет штата работников.

Ответственный за БСО сотрудник обязательно должен ознакомиться под подпись с приказом о назначении его материально ответственным лицом. Этот сотрудник заполняет графы книги в соответствии с инструкцией.

Одновременно ответственное лицо отвечает и за сохранность бланков. Где и как хранить бланки решается в каждой организации индивидуально. Главное - обеспечить полную сохранность.

Если БСО хранятся в сейфе организации или ИП, то его ежедневно следует опечатывать.

Сейф следует опечатывать ежедневно

Ответственность при хранении БСО

Материально ответственное за БСО лицо обязано соблюдать порядок и сроки хранения документов. При нарушении требований статьи 15.11 КоАП РФ на виновное лицо накладывается штраф в размере 2–3 тыс. рублей.

Инвентаризация, списание

Сроки проведения инвентаризации БСО определяются в локальных нормативных актах организации (ИП). Часто эту процедуру совмещают с инвентаризацией наличных денежных средств в кассе предприятия (ИП).

Срок хранения использованных бланков, в т. ч. копий (корешков) - 5 лет, неиспользованных - неограниченный срок (ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ).

Сверка всех БСО организации (ИП) осуществляется специальной комиссией. Делать акт сверки разрешено единственному члену комиссии. В нём обязательно перечисляются реквизиты использованных, испорченных, неиспользованных бланков.

С момента инвентаризации срок хранения списанных бланков - 1 месяц. Далее они уничтожаются (сжигаются).

Вести грамотный учёт БСО - это:

Своевременное заполнение книги учёта БСО. Ответственность за сохранность БСО. Своевременная инвентаризация и списание бланков.

Если ответственное за БСО лицо действует по закону РФ, то риск возможных неприятностей в виде штрафов сводится к минимуму.