Правила выдачи денежных средств в подотчет. Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет

Если возникает необходимость давать работникам деньги под отчет, следует разобраться в тонкостях этой финансовой процедуры. Это нужно для того, чтобы правильно отразить ее в и избежать претензий налоговой службы. Тем более, иногда приходится давать деньги таким способом и лицам, которые не являются работниками предприятия. В нашей статье мы подробно поговорим о том, кому можно выдавать деньги под отчет.

Зачем выдавать

Под выдачей денежных средств под отчет понимается передача денег организации сотруднику или другому лицу, которые должны быть потрачены на определенные цели, связанные с нуждами фирмы. Размер денежных средств, которые могут быть выданы, российское законодательство не ограничивает. Тут все на усмотрение руководителя компании. Выдаваться финансы могут как наличным, так и безналичным способом. Регулирует данную денежную операцию Письмо Министерства по финансам РФ № 03-11-11/42288 . В нем прописан порядок ведения кассовых операций. И здесь же указано, на какие нужды предприятие может давать деньги:

• Хозяйственные нужды компании.
• На филиалы фирмы, у которых нет собственного баланса.

Особенности выдачи

Выдавать деньги под отчет компания имеет право не только своим работникам, но и другим лицам, с которыми был заключен договор гражданско-правового характера. Но статус у этих категорий разный, о чем руководство компании должно помнить. Если своего сотрудника, работающего по трудовому договору, можно направить в командировку с выплатой суточных или подотчетные деньги из заработной платы, то с теми, кто работает по гражданско-правовому договору, такие вещи не делаются. Чтобы не возникало путаницы, лучше всего деньги под отчет не сотруднику не выдавать, а использовать исполнение заключенного договора. Так, основанием для выдачи может быть заявление человека на возмещение расходов, которые пошли на выполнение поручений организации.

Сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору, нельзя направить в командировку с выплатой суточных или удержать подотчетные деньги из заработной платы.

Официально, не сотрудникам выдавать деньги под отчет нельзя, о чем говорится в указании Банка России о ведении кассовых операций № 3210-У . Согласно данному документу, подрядчик также является сотрудником фирмы, и поэтому ему можно перечислять или выдавать в или безналичной форме денежные средства. Например, подрядчик может заказывать материалы, которые он потом станет использовать для ремонта помещений организации.

В локальных актах предприятия можно закреплять порядок выдачи подотчетных сумм подрядчикам. Кроме этого, в договорах с подрядчиком этот момент надо подробно прописывать. Стоит помнить, что в указании Банка РФ, касающегося проведения кассовых операций, говорится только о том, что под отчет выдаваться могут наличные деньги. Поэтому, если у фирмы есть необходимость выдать деньги безналичным способом (), нужно фиксировать такой порядок в локальных актах фирмы.

Порядок выдачи

В организации выдача подотчетных денег происходит обычно по следующей схеме:

1. Сотрудник пишет заявление на имя руководителя компании с просьбой выдать деньги на нужды фирмы.
2. Руководитель указывает сумму выдачи и сроки.
3. Бухгалтерия оформляет ордер на выдачу финансов.
4. В прописанный срок сотрудник подает .

И в заключение

На законных основаниях организация имеет право давать деньги под отчет тем людям, с кем у нее заключен трудовой договор или договор подряда. В других случаях выдача финансовых средств будет считаться незаконной и привлечет внимание контролирующих органов. Нарушением будет считаться также, если деньги выдаются не тому лицу, которое указано в приказе, или если средства пошли не на нужды предприятия, а на другие цели.

», ноябрь 2017

С внесением поправок Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У порядок выдачи подотчетных денежных средств стал проще.

Заявление от сотрудника стало необязательным

Ранее единственным способом предоставления работнику подотчетных сумм являлась заявка от сотрудника, подтвержденная письменным согласием руководителя. Теперь заявление от сотрудника для выдачи денежных средств под отчет стало необязательным.

С вступлением в силу изменений юрлица могут выдавать деньги под отчет, основываясь на распоряжении руководителя в письменной форме. ЦБ РФ не уточнил вид данного документа, а значит, он может составляться в свободной форме. Но обязательными требованиями остается: сумма, подлежащая к выдаче, срок, подпись ответственного лица (руководителя) и дата. Соблюдение включения данных пунктов требует Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, который раскрывает порядок ведения кассовой дисциплины.

Но стоит заметить, что выдавать денежные средства можно и на основании заявления самого сотрудника.

Преимущество юрлиц состоит в выборе формы использования документа. Запрета на использование одновременно двух форм нет. С одной стороны, отказ от заявления сотрудника облегчает работу бухгалтерии. Процесс предоставления денежных средств под отчет раньше включал составление заявления сотрудником, визирование от руководителя, проверку в бухгалтерии на наличие всех пунктов, а также исправление ошибок. А с другой стороны выплата на основании распорядительного документа не требует обязательного письменного подтверждения ознакомления сотрудником. Но рекомендуется требовать подпись работника как доказательство об изучении документа.

Неотъемлемым плюсом в нововведении является выдача авансов сразу нескольким сотрудникам. В данном случае достаточно одного письменного распоряжения руководителя с перечнем лиц для осуществления выдачи средств.

Также не запрещается использовать выдачу средств на основании приходно-кассового ордера и (или) перечислять на карточку сотрудника деньги под отчет. В заявке сотрудника или приказе при перечислении денег на карту обязательно должны содержаться реквизиты банковской карты. В назначении платежа следует указать, что денежные средства перечисляются под отчет. Это необходимо для того, чтобы при проверке налоговые органы не засчитали данные суммы в доход сотрудника и не удержали из них НДФЛ.

Для структурированности и единообразия порядка выплаты подотчетных сумм рекомендуется внести в учетную политику формы документов, которые будут служить базой для определения выдачи, а также зафиксировать способы перечисления.

Выдача денег при непогашенной задолженности

Также теперь деньги можно выдавать при непогашенной задолженности за предыдущие полученные авансы.

Ранее действовало правило, что сотрудник мог получить под отчет денежные средства, если за ним не числилась задолженность по ранее полученным авансам. Сотрудник должен был полностью погасить долги на основании составления авансового отчета, предоставления подтверждающих документов и только после этого получить новую сумму под отчет. За неисполнение данного пункта налоговые органы вправе были применить штраф до 50 000 руб.

Сейчас данное правило отменено, и нет оснований не выдавать авансы под отчет, даже если есть долги по предыдущим выдачам. На данном этапе необходимо дополнительно отслеживать задолженности по каждому сотруднику и требовать отчетность за полученные деньги. Сроки предоставления отчетных документов устанавливаются юрлицом самостоятельно. После истечения трех дней установленного срока сотруднику необходимо отчитаться за выданные суммы. Накапливать долги нецелесообразно, так как налоговые органы при обнаружении сумм, по которым нет отчетных документов, могут удержать с них НДФЛ. Работодатель вправе удержать данную сумму из заработной платы сотрудника при непредоставлении отчетности в срок, но только с его письменного согласия.

Законодательные акты не запрещают варьировать использование новых поправок в действующей кассовой дисциплине. Например, можно в положении о подотчетных деньгах запретить выдавать авансы, если за сотрудником числятся долги, или указать допустимые ограничение по сумме задолженностей, при которой выдача запрещена. Допустим, если за сотрудником числится задолженность более 5 000 руб., то новую сумму он сможет получить только после предоставления полного отчета по ранее полученным авансам.

Обратите внимание на суммы под отчет

Изменений по суммам выдачи средств под отчет не произошло, однако нужно быть внимательнее к суммам расчета наличными с юрлицами, если деньги для этого выдаются под отчет сотруднику.

Юрлицо имеет право выдавать под отчет своим сотрудникам любые суммы – ограничения законодательством не предусмотрены. Но работодатель должен учитывать, что между юрлицами ограничены и не должны превышать более 100 000 руб. по одному договору.

Если юрлицо захочет приобрести товар или услугу за наличный расчет от своего лица и выдаст аванс сотруднику более 100 000 руб. для осуществления покупки, то произойдет нарушение кассовой дисциплины. По данному пункту предусмотрен штраф в размере 50 000 руб. При такой сделке выдавать деньги под отчет можно в сумме до 100 000 руб. Поэтому осуществлять крупную покупку за наличный расчет необходимо по нескольким договорам и в предусмотренной законодательством сумме лимита.

Пример

Компания «Бухгалтер» хочет приобрести компьютерное оборудование у компании «Поставщик». А именно: монитор – 25 600 руб., системный блок – 55 200 руб., блок питания – 16 000 руб., клавиатура и мышь – 5660 руб., за наличный расчет в общей сумме 102 460 руб.

Чтобы не нарушить кассовую дисциплину, необходимо заключить два договора от имени компании «Бухгалтер». И тогда факт покупки не будет противоречить законодательству.

Следует отметить, что лимита по наличным расчетам между физическими и юридическими лицами не существует. Поэтому сотрудник может приобрести товар, услуги от своего имени, в этом случае соблюдать ограничение в пределах 100 000 руб. не надо.

Все российские предприятия могут вести расчеты с использованием наличных денег. Случаи такого применения денежных расчетов установлены Центробанком России в соответствующих указаниях. Одним из допустимых способов является выдача денег под отчет.

Наличные расчеты

Гражданское законодательство России не ограничивает оборотоспособность денег. Любая организация или физическое лицо имеет возможность использовать денежные средства для своих нужд. Единственным условием является законность такого применения. Право на расходование денег не ставится в зависимость от их формы. Данные предписания предусмотрены в главе 6 Гражданского кодекса России .

Лимит наличных

Центральный Банк Российской Федерации издал Указания от 11.03.2014 № 3210-У , которыми утвердил порядок ведения операций по кассе. Названный документ является обязательным для компаний, использующих в своей деятельности наличность.

Из содержания названных указаний Центробанка следует, что наличность в кассе компании на конец дня не может превышать лимит. Названный показатель разрабатывается и устанавливается предприятием самостоятельно. Расчет лимита производится по формулам, прилагаемым к Указаниям от 11.03.2014 № 3210-У , и с учетом фактических показателей компании.

Все наличные денежные средства, превышающие лимит, должны сдаваться в банк. Это требование является общеобязательным. Его нарушение может явиться основанием для наложения на компанию административного штрафа.

Важно отметить, что предприниматели освобождены от обязанности по установлению лимита.

Оформление кассовых операций

Для осуществления операций с наличными деньгами компании должны организовать кассу и назначить ответственных работников. Именно на указанных сотрудников и возлагается обязанность по правильному ведению кассы и оформлению кассовых операций.

При совершении операций с наличностью компании обязаны оформлять кассовые документы. Такими документами являются приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Формы указанных бланков утверждены . Минфин России в Информации № ПЗ-10/2012 подчеркнул, что формы ПКО и РКО являются обязательными к применению.

При оформлении движения наличности по кассе следует помнить, что расходный кассовый ордер применяется при выдаче денег. Приходный кассовый ордер используется в случае поступления денежных средств.

Кассовые документы подписываются кассиром и работником бухгалтерии, а также фиксируются в журнале регистрации кассовых документов.

Следует помнить, что кассовые документы должны оформляться без ошибок. Если ордера оформлены в бумажном виде, то вносить в их содержание исправления или дописки нельзя. Для устранения ошибок следует заново распечатать соответствующий документ и внести в него необходимые записи.

Бланки расходных кассовых ордеров применяются при выдаче заработной платы, денежных средств под отчет, иных случаев оформления расходования наличных.

Обязательным условием правильного оформления кассовых операций является ведение кассовой книги. Форма такого документа утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 № 88 .

Все операции с наличностью должны быть указаны в кассовой книге, которую ведет кассир. Полная информация вносится в форму № КО-4 в соответствии с приходным и расходным ордерами. Какие-либо разночтения недопустимы.

В конце рабочего дня в кассовой книге указывается остаток наличных, который заверяется собственноручной подписью кассира.

Необходимо подчеркнуть, что все вышеперечисленные формы должны использоваться компаниями и в случае операций с денежными документами. Обязательным условием для оформления такого движения является проставление отметки «фондовый».

Выдача под отчет

Как указывалось ранее, отечественные предприятия вправе выдавать наличные деньги на производственные нужды. Какие-либо ограничения максимального размера выдаваемой суммы положениями отечественного права не предусмотрены.

Каждая компания самостоятельно определяет цели выдачи таких денег, а также конкретные производственные нужды, для удовлетворения которых соответствующие средства предоставляются.

Центробанк Российской Федерации в пункте 6.3 своих Указаний отметил, что подотчетные средства могут быть предоставлены работнику на основании письменного заявления последнего. Каких-либо специфических требований к форме такого документа Банк России не предъявил.

Следует подчеркнуть, что Центробанк России прямо указал, что выдача денег под отчет из кассы в 2017 году производится на основании письменной просьбы, именуемой заявлением. Для исключения возможных рисков нарушения кассовой дисциплины вполне обоснованно все документы с просьбой выдачи наличных денежных средств на производственные нужды именовать «заявлением».

Деньги на производственные нужды лицам, не являющимся работниками

Особого внимания заслуживает и буквальное толкование положений п. 6.3 Указаний России, из которого следует, что деньги под отчет выдаются работнику предприятия. Возможности предоставления финансовых средств иному лицу, не состоящему с компанией в трудовых отношениях, Банк России не предусмотрел.

Министерство финансов России приказом от 31.10.2000 № 94н утвердило Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций . Из содержания этой Инструкции следует, что подотчетными лицами являются работники компаний. Возможность выдачи денег на производственные нужды иным лицам Минфин РФ не предусмотрел.

Следует отметить, что предписания вышеназванных нормативных актов не содержат прямого запрета на выдачу денег на производственные нужды иным лицам, не состоящим с предприятиями в трудовых отношениях.

Эта же Инструкция прямо предусматривает оформление операций, не указанных в разъяснениях к счетам 60 — 75, по счету 76. Выдача денежных средств под отчет лицам, не являющимся работниками, должна проводиться по счету 76.

Заслуживает внимания позиция Министерства финансов России, изложенная в письме от 02.07.2012 № 02-06-10/2476 . Согласно логике Минфина РФ каждое предприятие самостоятельно решает вопрос с возможностью выдачи денег на производственные нужды лицам, не являющимся работниками компании.

Порядок предоставления и учета таких средств, по мнению Министерства, целесообразно предусмотреть в учетной политике организации.

Отчет по подотчетным средствам

Каждое лицо, получившее деньги на производственные нужды, должно представить компании письменный отчет по израсходованным средствам. Такая обязанность возникает у подотчетного лица вне зависимости от наличия или отсутствия трудовых правоотношений.

Центробанк России также установил, что такой отчет должен быть предоставлен предприятию не позднее трех рабочих дней с момента истечения срока, на который средства выдавались.

Названный документ оформляется в произвольной форме и должен называться авансовым отчетом. К нему обязательно следует приложить оригиналы доказательств, подтверждающих те или иные траты ответственного лица.

Если такой отчет не подготовлен или отсутствуют доказательства несения расходов, то подотчетные суммы с ответственного сотрудника не списываются.

Такой работник должен возвратить в кассу предприятия денежные средства, не указанные в отчете или неизрасходованные.

Важно помнить, что компании не имеют права выдавать наличность под отчет лицу, ранее уже получавшему деньги на производственные нужды и не отчитавшемуся о таких суммах.

Каждый авансовый отчет подлежит проверке работниками бухгалтерии. По итогам указанных действий он утверждается руководителем, после чего производится окончательный расчет по средствам, выданным на нужды предприятия.

Неисполнение данного правила является нарушением кассовой дисциплины, а компания, его допустившая, может быть оштрафована.

Оформление выдачи подотчетных средств

Как отмечено в Указаниях Центробанка России, расходный кассовый ордер применяется при всех случаях выдачи организацией наличных денег. Названный документ оформляется в соответствии с заявлением ответственного лица, содержащим просьбу о выдаче денег на нужды предприятия.

В бухгалтерском учете предоставление денежных сумм на производственные цели следует оформлять по дебету счета 71 «Расчет с подотчетными лицами», кредиту счета 50 «Касса».

Если же подотчетное лицо не отчиталось по денежным средствам, полученным на производственные нужды, то такие деньги подлежат возврату в адрес предприятия. При совершении такой операции составляется приходный кассовый ордер.

В бухгалтерском учете возврат наличных денег следует оформлять по дебету счета 50 «Касса», кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В аналогичном порядке оформляется выдача денег на нужды предприятия и работникам обособленных структурных подразделений организации.

Как указывалось ранее, можно использовать счет 76, но только если подотчетное лицо не является работником компании.

В ситуации, при которой лицо, получившее деньги на производственные нужды, отказывается от предоставления отчета или возврата полученных сумм, следует воспользоваться механизмом, предусмотренным законом.

Статьей 137 Трудового кодекса России предприятиям предоставлено право удерживать из заработной платы сотрудников суммы, полученные последними на производственные нужды. Такая возможность возникает только в случае отсутствия отчета работника или его отказа возвращать неизрасходованные средства.

Если же такое лицо не является работником компании, то можно воспользоваться механизмом, предусмотренным главой 60 Гражданского кодекса Российской Федерации , заключающимся в обязанности возвратить все полученное без законных на то оснований.

Отступление от порядка взаимодействия с подотчетными лицами, утвержденного Центробанком России, является нарушением, ответственность за которое предусмотрена ст. 15.1 КоАП Российской Федерации.

Правила выдачи средств в подотчет изменились. Теперь для оформления выдачи подотчетных денег достаточно только приказа директора. Причем деньги могут получить даже те, кто не отчитался по предыдущим авансам.

Что такое подотчет

Подотчет — это аванс, выданный сотрудникам для выполнения служебных поручений, о расходовании которого придется отчитаться. Например, о праве компаний выдавать кассовую наличку в подотчет говорится в пункте 2 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

Налоговики требуют НДФЛ и взносы с подотчетных

Налоговики уточнили, когда с подотчетных сумм нужно начислить НДФЛ и страховые взносы (письмо УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@).

По мнению налоговиков, обязанность начислить взносы и удержать НДФЛ возникает только в одном случае. А именно: работник не вернул работодателю выданные под отчет и не истраченные по назначению суммы, а работодатель решил не удерживать с подотчетника эти деньги.

Датой возникновения у работника дохода будет считаться день, когда работодатель простил работнику долг в виде выданных под отчет денег. Если работодатель обратился в суд, чтобы вернуть неизрасходованные подотчетные, датой возникновения у работника дохода будет считаться день, с которого взыскание долга стало невозможным.

На что можно брать подотчетные средства

Большинство расходов компании оплачивают с собственного расчетного счета. Но бывают случаи, когда работникам выдают деньги под отчет:

• на хознужны (покупку товаров, работ, услуг);
• командировку (суточные, проезд, проживание);
• представительские расходы.

Основание для выдачи денег подотчет — заявление сотрудника с визой директора о том, какую сумму и на какой срок разрешено выдать, либо приказ руководителя о выдаче подотчетных денег.

Чтобы работник делал покупки от имени компании, и на документах указали ее реквизиты, вместе с подотчетными средствами выдают доверенность. В этом случае годятся формы № М-2 или № М-2а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Для того, чтобы подписать акт о приемке работ или услуг, стоит составить доверенность в произвольной форме.

Кому можно выдавать деньги под отчет

Организация вправе выдать подотчет только собственным работникам — тому, с кем заключен либо ГПД. Это следует из пунктов 5 и 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У и подтверждено письмом Банка России от 2 октября 2014 № 29-1-1-6/7859.

То есть, аванс на предстоящие расходы разрешено выдавать не только штатным сотрудникам, но и подрядчикам. Например, для покупки материалов, которые необходимы для выполнения работ по гражданско-правовому договору.

Как выдать деньги в подотчет сотруднику

С 19 августа 2017 года для выдачи денег под отчет сотрудникам организации необязательны заявления. А деньги вправе получить даже те подотчетники, кто не отчитался по предыдущим авансам. Изменения в кассовый порядок Центробанк утвердил Указанием от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

Оформление

Можете больше не собирать заявления о выдаче подотчетных с каждого работника. Новые правила разрешают заменять заявления приказами или распоряжениями директора.

Как отчитаться за подотчетные деньги

Чтобы подотчет не переквалифицировали в зарплату, важно своевременно отчитываться по деньгам, полученным на нужды компании.

Срок отчета

Руководитель устанавливает срок, по истечении которого подотчетный работник отчитывается по полученному авансу. Например, бухгалтерия выдала аванс водителю в счет расходов на бензин. В течение трех рабочих дней с момента окончания этого срока или после выхода на работу сотрудник представляет отчет. На оформление отчета по командировочным расходам у работников три дня с момента возвращения (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Если подотчетные средства сотрудник получил на банковскую карту, он может отчитаться по этим средствам и позднее трехдневного срока. Дело в том, что расчеты при помощи пластиковых карт относятся к безналичным. К ним «кассовые» ограничения не применяются. Поэтому сроки отчетов стоит установить по усмотрению руководства и зафиксировать во внутреннем документе (например, в положении о выдаче подотчетных сумм или приказе). Это особенно касается случаев, когда подотчетные деньги выданы на длительный срок.

Оформление отчета о подотчетных деньгах

Унифицированная форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Но в 2017 году большинство унифицированных форм необязательны для применения (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Кроме того, Порядок ведения кассовых операций обязывает составлять по унифицированным формам только кассовые документы. А авансовый отчет к ним не относится.

Получается, форму компания вправе разработать самостоятельно, утвердив ее приложением к учетной политике. Главное — документ должен содержать обязательные для первички реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Например, в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм - наличными деньгами. Поэтому в документе разрешено предусмотреть в ней иные способы выдачи денег.

Отчет о подотчетных деньгах (образец)

Если сотрудник вовремя не представил авансовый отчет, напомните о необходимости отчитаться за полученные средства. В этом случае работник либо представляет отчет и возвращает деньги, либо пишет заявление с просьбой удержать задолженность из заработной платы.

Удержать деньги можно на основании внутреннего приказа руководителя. Но не позднее чем через месяц с даты предполагаемого возврата сотрудником средств (ст. 248 ТК РФ). И только если подотчетная сумма не превышает средний месячный заработок. В противном случае для возврата денег придется обращаться в суд. Если по истечении срока исковой давности работник не вернул деньги и взыскать их не удалось, задолженность можно отнести на убытки.

На нашем форуме очень часто появляются вопросы, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет. Чтобы помочь начинающим бухгалтерам, мы решили составить алгоритм для выдачи наличных под отчет, а также рассказать о том, как поступать в неоднозначных ситуациях, возникающих при работе с «подотчетниками».

Алгоритм выдачи наличных

Выдать работнику наличные деньги под отчет может потребоваться, например, в целях:

• покупки товарно-материальных ценностей;
• осуществления расходов в командировке;
• расчетов по договорам, которые заключены от имени организации.

Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет — это указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание). Для выдачи наличных под отчет в общем случае мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

Шаг 1: проверьте наличие задолженности

Уточните, не числится ли за работником задолженность по ранее полученным под отчет денежным средствам. Если за прошлые суммы работник не отчитался, то выдавать новую сумму нельзя.

Шаг 2: получите заявление

Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены:
- сумма наличных денежных средств;
- срок выдачи.
Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату (подпункт 6.3 Указания). Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Шаг 3: Оформите расходный кассовый ордер

После получения заявления оформите расходный кассовый ордер. утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88 .
Кассовый ордер может оформить (подпункт 4.2 п. 4 Указания):
- главный бухгалтер;
- бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;
- руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
Кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером. В случае их отсутствия — руководителем (подпункт 4.3 п. 4 Указания).

Шаг 4: Передайте ордер в кассу

Кассир проверяет полученный ордер. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром.

Шаг 5: Проверьте кассовую книгу

По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (подпункт 4.6 п. 4 Указания).

Если в компании нет кассира (работника, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций), то подписать кассовый ордер и выдать наличные может руководитель (пункт 4 Указания).

Авансовый отчет

Получивший деньги работник должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Отчет должен быть представлен в течение трех рабочих дней со дня (подпункт 6.3 п. 6 Указания, пункт 26 «Положения о командировках», утв. постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749):

Истечения срока, на который выдавались деньги;
- возвращения из командировки;
- выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (например, товарные и кассовые чеки).
Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю.
Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм. После этого авансовый отчет утверждается руководителем. Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм. Однако случается, что работник потратил меньше или больше денежных средств, чем получил под отчет. Как быть в этих случаях?

Потрачено меньше

Чтобы принять оставшиеся деньги главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.

Потрачено больше

После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Если деньги не возвращены

Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:

• получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);
• в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);
• ознакомить с приказом работника (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

Неоднозначные ситуации