Бухгалтерия

Какие документы сдаются в архив. Правила хранения документов в архиве. Сроки хранения кадровой документации

Законодательная база

Хранение материалов в архивах обуславливается следующими документами:

Закон «Об архивном деле», который был принят в 2004 году;
Одобренные правила Российского архива, начиная с 2002 года;
Указание №558, которое имеет силу с 2010 года;
Приказ Министерства финансов №105.

Мероприятия по организации хранения архивных данных

В архиве могут храниться государственные, бухгалтерские, и другие виды документов. Данные могут храниться в архивах определенный период времени. Для того чтобы узнать, сколько может храниться в архиве тот или иной документ, необходимо посетить сервис, который называется «Архивист Online». Здесь документы ищутся на основе трех основных параметров. Стоит отметить, что документы можно хранить не только в рукописном виде, но и в виде электронного файла.

Появление архивных документов связано с истоками самых старых городов и распространением в них письменности. Уже тогда в офисах начали складываться архивные коллекции, и этот процесс продолжался в средние века. В период между семнадцатым и семнадцатым веками правители абсолютных монархий стремились сосредоточиться, собирать и назначать все больше и больше архивов общественного значения, чтобы предоставить им законные основания для присоединения новых территорий со своими подчиненными и ресурсами.

Военные конфликты этого периода неблагоприятны для архивного хранения, и обычно победители захватывают их как часть военных трофеев. Затем необходимо договориться о возврате этих архивов. Потому что они являются законными основаниями для претензий на территорию и т.д. во время перехода от средневековья к современности и индустриального общества также были проведены реформы в законодательстве архивов. В результате также создаются национальные архивные учреждения в разных европейских странах.

Как правило, любой документ в архиве храниться не более пяти лет. Но бывают такие документы, которые хранятся вечно, то есть не подлежат утилизации. Это могут быть документы, в которых указана информация о людях, которые работали на том или ином месте несколько лет назад. На бухгалтерские документы распространяется отельное правило: хранение таких бумаг может превышать десять лет.

Он также регулирует передачу исторически ценных документов, связанных с деятельностью государственных учреждений. В этом разделе, как отдельный параграф, документы рассматриваются как социальный феномен исторического развития общества. Первые документы - с 4-й тысячной. Это текстовые документы, информация которых передается каким-то письмом - пиктографически, идеографически или фонетически. Эти точно написанные документы означают начало датировки человечества. Рассмотрен язык и компиляция различных типов документов как семиотической системы.

Когда предприятие ликвидируется, то владелец обязан передать все данные о компании в частный или государственный архив. Это обязательное условие, без которого невозможно ликвидировать предприятие. Дело в том, что окончательную ликвидацию предприятия фиксирует акт. Но он не будет подписан, если данные не передадут в архив. Никто не имеет права забрать у хозяина предприятия документы до тех пор, пока оно работает. Однако если наблюдается распад организации, то государство берет на себя обязанность сохранности документации.

Автор дает информацию о различных типах написания в истории цивилизаций, от пиктограммы до последних документов на электронных носителях. Раздел 2 этого раздела разъясняет структуру, функции и архивирование документов. Система организации Государственного архивного фонда в Болгарии, а также органы управления: Главное управление архивами с Советом министров, Центральным государственным архивом, Центральным военным архивом, государственными архивными управлениями - 27 и 8 ведомственными архивами с постоянными состав документов.

Последние, хотя они являются специализированными административными подразделениями в соответствующих учреждениях, выполняют функции государственных архивов и следуют методологическим указаниям ГДА. В отдельном параграфе в этом разделе также рассматриваются методологические аспекты научной дисциплины «Архивология». Исторически сложилось так, что появление и эволюция архивов отражают специфику общих исторических процессов. И методология дисциплины «Архивология» формируется на основе принципов гуманитарного знания в эти периоды.

Когда организовывают архив?

Запрещается обустраивать архивы в зданиях, которые не соответствуют пожарной безопасности. Это деревянные постройки. В помещении должна быть соответствующая атмосфера: не должно быть влаги, печного отопления. Все это может стать причиной порчи данных.

Чаще всего архивные здания стоят отдельно от других помещений. Нельзя обустраивать рядом с архивом места общественного питания. Кроме того, нельзя размещать рядом предметы и приборы, которые могут стать причиной пожара.

Было выделено появление первых архивов и архивистов во Франции, Италии, Германии, России и т.д. также подчеркивается место, где эта дисциплина была создана в Болгарии, и особенно работа академика Климента Охридского имеет точного помощника. Потому что самая ранняя функция архивов связана именно с потребностями управления и функционирования политических систем. Архивы являются индикатором культурного развития каждого общества, а также его научно-технического потенциала. В отдельных пунктах в этом разделе рассматриваются записи древних цивилизаций в Месопотамии, Египте, Китае, Индии, Древней Греции, Древнего Рима, христианской цивилизации, средневековой Европы, формирование дворянских архивов, архивов римской церкви, городские архивы, институционализация и организации национальные архивы и т.д. этот раздел чрезвычайно интересен и эрудирован, как и вся книга.

При выборе помещений для архивов нужно иметь в виду, что все хранилища делятся на:

архивы временного хранения данных;
архивы с документами, которые используются очень часто;
архивы долгого хранения документов;
помещения, где работают архивные сотрудники.

Функции архивов

Каждый архив обладает определенными функциями. Итак, перечислим их.

Автор связывает появление сборников с информацией о соответствующем сценарии, истории их создания, материалах, на которых были созданы документы, национальной истории каждой из перечисленных стран. Такое междисциплинарное исследование в этой области до сих пор не было сделано и будет представлять интерес для специалистов из широкого круга областей.

Для меня было очень интересно прочитать о создании архивов правителей, архивах Римской Церкви и т.д. Автор справедливо отмечает, что на самом деле и в количественном выражении они хорошо изучены. Новым в этой книге является освещение их национальной специфики и традиций, а также связывание изменений в государственно-политической системе с организацией и разработкой архивов. В отдельных пунктах сделок с архивами в болгарской средневековой государства„“архивы в османский период в болгарской истории„“болгарских архивных коллекций в эпоху Возрождения„“Формирование национального документального и архивного ресурса„“Построение национальной архивной системы, как централизованная модель, Государственные архивные учреждения в тоталитарный период, Болгарские архивы в процессе перехода к демократии.

Создание списков сотрудником архива. В списке отмечается, к какому структурному подразделению относится организация.
Прием документов от любых организаций.
Постоянное ведение отчетности о сохранности данных, которые хранятся.
Своевременное оповещение лиц, передавших документы на сохранение, о сохранности данных.
Ведение отчетности, которая показывает, для каких целей использовался тот или иной документ.
Постоянный контроль по заполнению документов.
Постоянное повышение квалификации архивных сотрудников.

Сколько хранятся документы в архиве?

Существуют определенные нормативные акты и законодательство, согласно которому тот или иной документ имеет свой срок хранения в архиве. К примеру, документы, которые несут в себе информацию о финансовых отсчетах, могут храниться в архивах более десяти лет.

Каждый из этих параграфов показывает огромную работу, проделанную автором в обследовании Фонда Национального архива. Прокомментированы международные стандарты в архивах, и они также связаны последними нормативными документами в Болгарии. Новая эра, характеризующаяся развитием высоких технологий, также требует адекватной подготовки и навыков от людей, призванных работать в архивных учреждениях. Особое внимание следует также обратить на справочную книгу книги: включенный словарь архивистской терминологии и список источников и литературы, используемых для ее написания, что еще больше облегчает читателям материальный подход.

Существует целый ряд документов, которые могут храниться более 10 лет:

отчетность бухгалтера о работе предприятия за год;
декларации о налогах;
книги учетов техники безопасности на предприятии каждого сотрудника;
статистика, которая формируется на предприятии в течение года.

Существуют документы, срок хранения которых не превышает пяти лет. Это:

В заключение мы должны сказать, что такие исследования, как книга помощника профессора Андрианны Нейковой, появляются редко. Потому что очень трудно увидеть такой огромный материал, представить себя эрудитивно и в то же время легко. Потому что эта книга предназначена не только для узкого круга специалистов, но и для всех разумных читателей - для тех, кто интересуется архивами и национальной исторической памятью. Книга не является самой редакцией, поскольку она связывает разработку архивов как памяти и организации с публичными законами; показывает, что у каждого общества есть архивы, которых он заслуживает.

отсчеты предприятия по деятельности за квартал;
планы счетов предприятия;
книги, в которых записаны все покупки, совершаемые компанией;
первичные документы;
журнал о выдаче заработной плате сотрудникам;
документы о дебиторской задолженности;
данные об инвентаризации предприятия;
прочая документация, которая каким-либо образом связана с работой предприятия и его сотрудниками.

В архивах могут храниться документы, которые запрещается уничтожать до 75 лет.

Он также отвечает интересам граждан в архивах и информации, которую они несут. Перед планированием решения по управлению записями вы должны сначала обратиться к администратору. Центр веб-журнала служит в качестве архива. Как только документы записываются, они копируются там. Независимо от того, был ли документ записан или нет, указывает ли документ в архиве записей или где-либо еще.

Вы можете управлять своими записями на месте, что означает, что вы можете оставить документ в своем текущем местоположении в Интернете, объявить его как запись и использовать для него необходимые свойства безопасности, хранилища и макета. Гибридный подход также возможен. Возможно, вам придется вести записи в том же месте, что и документы, в течение двух лет, а затем переместить записи в архив записей после завершения проекта.

Учет и хранение документов в архиве

Существует ряд законов и нормативных актов, которые гарантируют сохранность документов в архиве.

Закон «Об архивном деле».
Закон, подтверждающий ведение бухгалтерского учета.
Законы, которые регламентирую сроки хранения тех или иных документов в архиве.
Закон об организациях с ограниченной ответственностью.

Документы обязательно должны храниться в архиве, о деятельности которого уведомляется предприятие.

Управление метаданными, другими словами, информацией о данных, играет ключевую роль в управлении информацией и последующем ее извлечении. Использование метаданных поддерживает такие функции, как типы контента, организаторы контента или виртуальные папки.

Среди особенностей центра записи. Архивирование будет обладать таксономией и типами контента, обеспечивающей согласованность и перенос контекста между пространством совместной работы и архивом. Виртуальные папки: планирование файлов - отличный способ управлять вашим хранилищем, но часто вы не можете использовать его для навигации и просмотра контента, который вы ищете. Таксономия и централизованные типы контента. . Управление записями на месте может быть включено на любом сайте, и любой сайт может быть настроен как система управления записью.

Правила хранения документов в архиве

Разработаны специальные правила, по которым документы принимаются и хранятся в архивах. Итак, вот некоторые из правил.

Специальный световой режим. Он указывает на то, что в архиве должно быть выполнено специальное освещение. Так, документы не должны храниться на прямых солнечных лучах. Поэтому чаще всего файлы располагают в северной части помещения. Используются искусственные лампы накаливания. В архив не должен проникать дневной свет.
Температурный режим. Температура и влажность - это основные показатели в архивных помещениях. Резкие перемены этих данных приведут к быстрой порче данных, которые хранятся в архиве. С помощью особых приборов два раза в неделю проверяются показатели влаги и температуры. Для поддержания нужного микроклимата можно установить кондиционер.
Санитарный режим архива. В помещении, где хранится большое количество важных документов, постоянно должна быть чистота. Нужно внимательно следить, чтобы не образовывалась плесень, и не заводились мыши или крысы. Для этого важно обеспечить герметичность архива. С полок убирается пыль раз в год. Периодически выполняется влажная уборка и проветривание.
Надлежащий уровень охраны. Для того, чтобы архивную документацию не украли злоумышленники, нужно обеспечить надежную охрану круглосуточно.

Как передают документы в архив на сохранение?

В архив документы передаются от предприятий в порядке общей очереди. Для этого сотрудники хранилища разрабатывают графики приема документов. На их основе представитель предприятия согласовывает дату сдачи документов в архив.

В этом типе системы, в отличие от центра записи, вы можете хранить записи вместе с активными документами в среде совместной работы. Администрирование на месте позволяет управлять контентом в среде совместной работы. Если ваша компания определяет, что такое запись, система может помешать вам удалять или редактировать такие записи. Записи могут быть объявлены вручную как часть более крупного процесса в рабочем процессе или в запланированной части сохранения документа, возможно, через два года. Важно то, что когда вы объявляете запись, содержимое не перемещается в архив - оно остается там, где пользователи могут находить и управлять содержимым.

Обязательно должен присутствовать человек, который отвечает за передачу данных в архив. При передаче документации на хранение определяют сроки хранения. Как уже упоминалось, они могут варьироваться от одного года до 75 лет.

Как подготовить документы для сдачи в архив на хранение?

Для каждого предприятия имеется свой срок для передачи документов в архив. Стоит отметить, что подготовку документов перед сдачей в архив выполняет специально созванная комиссия. Она должна состоять из трех - пяти человек. Разработаны некоторые этапы подготовки документов перед сдачей на хранение в архив:

Что нужно учитывать при планировании решения

Другие преимущества использования системы управления записями на месте включают следующее. Если управление версиями включено, версия записей будет поддерживаться автоматически. У вас больше контроля над тем, что ваша организация считает записью, и кто может записывать.

Записи могут существовать и управляться на нескольких сайтах.
Поиск также выполняется одновременно с записями и активными документами.

Когда вы думаете об управлении записями в отдельном центре записи или на том же сайте совместной работы, на котором были созданы документы, рассмотрите следующие вопросы.

оформление соответствующего акта;
проведение экспертизы, которая определит ценность передаваемых на хранение документов;
подготовка акта, в котором будет указано, какие бумаги нужно уничтожить;
создание описания каждого дела.

Экспертиза проводится на основании документов, которые утверждают сроки хранения той или иной информации. Необходимо внимательно анализировать каждый документ.

Отвечает ли ваша отрасль требованиям законодательства, требующим отделения записей от активных документов? Могут ли администраторам веб-сайтов быть доверены управление сайтом, содержащим записи? Возможно, вам захочется сохранить записи на сайте с более ограниченным доступом, чем ваш веб-сайт для совместной работы или на сайте, подкрепленным другим планом. Если вам нужно сохранить записи дольше, чем продолжительность проекта, выбор стратегии управления записью на месте означает, что вы должны поддерживать сайт совместной работы, даже если он больше не используется. Могут ли члены проекта нуждаться в частом доступе к документам после их регистрации? Если вы используете отчет о месте, члены проекта будут иметь одинаковый доступ к документам, независимо от того, являются ли документы активными или записываемыми. Должны ли руководители записей в вашей организации отвечать за записи или несут ли они ответственность за всю информацию, будь то активная или в виде записей? Если менеджеры по записи отвечают только за официальные записи, работать с отдельным центром записи было бы легче для них.

Является ли управление веб-сайтом подходящим для ведения записей?
Как долго будет использоваться сайт совместной работы?

Примечание.

В комиссию входят лица, которые составляют совещательный орган. Решение комиссии выдается в виде акта. Руководитель комиссии ставит на нем свою подпись. Заседание комиссии проводится не чаще, чем два раза в год.

После того, как комиссия завершит описание каждого документа, можно приступать к отбору бумаг, которые подлежат утилизации. Все уничтоженные документы вносятся в акт, под которым ставятся подписи участников комиссии. В конце руководитель организации ставит свою подпись.

Архивные документы и их классификация

Все документы, которые будут отправлены в архив, нуждаются в классификации. Так, документы можно разделить на две группы.

Документы временного хранения.
Документы, которые передаются на постоянное хранение.

Временные документы хранятся не более 10 лет, а те, которые принято сдавать на постоянное хранение - примерно 75 лет.

Прежде чем передать в архив документы постоянного хранения, их нужно обработать.

Документы временного хранения:

отпускные приказы;
командировочные;
договоры, подписанные юридическими лицами;
бухгалтерские учеты;
путевые листы;
прочее.

На длительное хранение в архив передаются такие документы:

журнал, в котором зарегистрированы все приказы начальства предприятия;
расписание работы сотрудников;
акты, подтверждающие уничтожение документов или причину их утраты;
смета за год/квартал;
тарифы на выпускаемую продукцию;
книга учетов акций предприятия;
прочая документация.

Для того чтобы доверенное лицо могло взять на временное пользование документ из архива, руководитель предприятия должен выдать доверенность. В том случае, если документ подкреплен в общее дело, то отдельно его не получится взять из архива.

Вывод один: абсолютно все документы предприятия передаются на хранение в архив. Это необходимо для того, чтобы в любой момент можно было узнать информацию о том, каковой была деятельность компании 10, а может и 30 лет назад. Все документы должны храниться на основании перечисленных законодательных норм.

Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

Любая организация независимо от видов своей деятельности, объемов производства, численности штата неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых отношений. Данное требование обусловлено не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью хозяйствующих субъектов. Законодательство устанавливает определенные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.

Требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в соответствии с п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности. Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле. Так, согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 129-ФЗ) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 6.10.2000 г. В соответствии с приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 указанный Перечень утратил силу. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558 (далее - Перечень). Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения.

В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.), документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Например, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников - 75 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников - до минования надобности. Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками, - до замены новыми и т.д.

Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ).

Сроки хранения кадровой документации

Сроки хранения кадровой документации определены в Перечне для:

документов, которыми оформляются трудовые отношения, в частности:
организация труда и служебная деятельность;
нормирование труда, тарификация, оплата труда;
охрана труда;
документов, которыми оформляется кадровое обеспечение, в частности:
прием, перемещение, перевод, увольнение работников;
установление квалификации работников;
повышение квалификации работников;
награждение.

В целом документы по сроку хранения также делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения, документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Применительно к кадровым документам добавлена группа хранения - до востребования.

Кадровой документации в Перечне отведены разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Например, трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 75 лет; личные карточки работников, в том числе временных работников, хранятся 75 лет; характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 5 лет и так далее по перечню; подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) хранятся до востребования, а невостребованные 75 лет.

Порядок хранения бухгалтерских документов

С целью хранения документов организация создает архивы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.04 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 г. № 105, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. При этом работа организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6.02.02 г.).

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Минфин России в письме от 24.07.08 г. № 03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.02 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Порядок хранения кадровой документации

Кадровые документы могут храниться в кадровой службе или архиве организации. Порядок хранения кадровой документации регулируется отдельными положениями трудового законодательства применительно к различным видам документации.

Так, например, в ст. 87 ТК РФ установлена обязанность работодателя обеспечить сохранность персональных данных работника. Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.

Порядок хранения персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ). Следовательно, работодатель должен издать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий их защиту от неправомерного использования или утраты.

Законодательство не устанавливает конкретные требования к оборудованию помещения, где должны храниться персональные данные. Между тем во избежание несанкционированного доступа к персональным данным работников рекомендуется оборудовать помещение, где хранятся такие данные, запирающимися шкафами для хранения информации на бумажных носителях. Работодатель должен установить в локальном нормативном акте требования к помещению, где хранятся персональные данные работников, и условия их хранения. Следует также учитывать, что персональные данные работника хранятся в документированной форме, характер которой также определяется работодателем.

Отдельные требования предъявляются к хранению бланков трудовых книжек. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.83 г. № 105).

Виды документов и сроки их хранения

В соответствии с п. 4 ст. 89 НК РФ в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Данный срок соотносится со сроком хранения документов, который установлен п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, - четыре года.

Важным является то обстоятельство, что отсутствие у налогоплательщика документов по причине нарушения требований о сохранности дает налоговой инспекции право определить сумму налога к уплате в бюджет расчетным путем. Данное право обусловлено положениями п.п. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. В соответствии с правовой позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в Определении от 5.07.05 г. № 301-О, расчетный путь исчисления налогов при обоснованном его применении не может рассматриваться как ущемление прав налогоплательщиков. Правильность такого подхода подтвердил и ВАС РФ в Определении от 31.03.10 г. № ВАС-5/10.

Что касается периода проверок государственной инспекции по труду, то следует учесть, что нормативные акты, регулирующие вопросы проведения таких проверок не устанавливают срок, за который может быть проверена деятельность организации на предмет соблюдения законодательства о труде. В связи с этим можно сделать вывод о том, что период проверки должен соотноситься со сроками хранения документации.

Утрата документов

Утрата документов в организации может произойти по разным причинам: в случае пожара, хищения, утери и пр.

В случае гибели или пропажи первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, в которую по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 68 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденные Минфином СССР 29.07.83 г. № 105).

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно проведение инвентаризации. Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Порядок проведения инвентаризации и способ отражения результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д. (письмо УМНС РФ по г. Москве от 13.09.02 г. № 26-12/43411).

Уничтожение документов

Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации (одобрены Решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 г.). Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения.

Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. При этом экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

Ответственность за сохранность документов

Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной норме грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации (ч. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

Кроме того, нарушение порядка хранения документов, повлекшее их утрату, может повлечь налоговую ответственность организации по ст. 120 или 126 НК РФ.

Норма ст. 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета. Штраф за данное нарушение составляет от 5000 до 15 000 руб. в зависимости от длительности совершения нарушения. Если же нарушение повлекло за собой неуплату налога, то сумма штрафа составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Применение штрафных санкций по ст. 120 НК РФ обоснованно, если нарушение порядка хранения документов повлекло их утрату, что подтверждено и арбитражными судами.

Например, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 4.08.04 г. по делу № А13-4401/03-11 указывает на правомерность применения штрафа по ст. 120 НК РФ по причине того, что общество не обеспечило сохранность и восстановление первичных бухгалтерских документов, уничтоженных пожаром. Аналогичной позиции придерживается ФАС Московского округа в постановлении от 23.09.08 г. № КА-А40/8513-08-2 по делу № А40-52908/07-115-325.

Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Однако следует учесть, что применение ответственности по ст. 120 и 126 НК РФ зависит от вины нарушителя. Поэтому в ситуации, когда утрата документов произошла не по вине налогоплательщика, применение мер ответственности будет необоснованным.

Что касается нарушения правил хранения кадровой документации, то в отношении должностных лиц организации может быть применена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Согласно данной норме нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц - от 300 до 500 рублей.