Персонифицированный учет: что это такое? Юридический словарь.

Все страхователи должны до 1 марта представить в соответствующий орган Пенсионного фонда сведения о лицах, за которых они уплачивают страховые взносы (часть 2 пункта 1 статьи 8, пункт 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», далее - Закон № 27-ФЗ).

Индивидуальный (персонифицированный) учет - это организация и ведение учета сведений о каждом застрахованном лице для реализации пенсионных прав в соответствии с действующим законодательством (абзац 6 статьи 1 Закона № 27-ФЗ). Данная информация может представляться как в виде документов в письменной форме, так и в электронном виде (на магнитных носителях либо по каналам связи). При этом вопрос о возможности передачи данных в электронной форме решается Пенсионным фондом совместно с конкретными страхователями (часть 2 пункта 2 статьи 8 Закона № 27-ФЗ). Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования утверждена постановлением Правительства от 15.03.1997 г. № 318 (далее - Инструкция). В свою очередь формы документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования можно посмотреть в постановлении Правления ПФР от 31.07.2006 г. № 192п (далее - Постановление № 192п).

Отметим, что для подготовки отчетности вы вправе воспользоваться любой программой, предназначенной для этого. Между тем протестировать файлы со сведениями о застрахованных лицах, подаваемых страхователями в электронном виде в формате 7.0, можно с помощью программы CheckXML . Указанная программа бесплатно предоставляется территориальными отделениями ПФР. Вместе с тем не забудьте обновить классификатор адресов России (КЛАДР) . Кроме того, желательно заранее пройти сверку платежей с Пенсионным фондом.

Кстати, Пенсионный фонд в последние годы ввел в практику составление графиков сдачи отчетности по конкретным организациям. Сразу скажем, что вам совершенно не обязательно подчиняться таким уведомлениям чиновников. Главное - успеть сдать отчетность до 1 марта.

Учтите, что на момент сдачи сведений все ваши сотрудники должны иметь страховые свидетельства. При этом лица, впервые поступившие на работу, получают указанное свидетельство через страхователя (пункт 2 статьи 7 Закона № 27-ФЗ). Работодатель должен в течение двух недель с момента заключения договора с таким работником подать на него соответствующие документы в Пенсионный фонд (пункт 6 Инструкции). После чего фонд в течение трех недель открывает лицевой счет и оформляет страховое свидетельство либо принимает решение об отказе в регистрации (пункт 8 Инструкции). Отметим, что и при утрате страхового свидетельства сотрудник вправе обратиться к работодателю с заявлением о выдаче его дубликата. В этом случае страхователь в 2-недельный срок передает документы в Пенсионный фонд (пункт 24 Инструкции). В свою очередь у территориального органа есть месяц на принятие решения (пункт 25 Инструкции). Аналогичный порядок действует и при обмене страхового свидетельства, в связи с изменением фамилии, установлением неточности или ошибочности в сведениях, содержащихся в страховом свидетельстве.

Представление индивидуальных сведений о застрахованных лицах

Как правило, предоставляемые в Пенсионный фонд сведения персонифицированного учета включают следующие документы (см. Таблицу 1):

Таблица 1

Также с вас могут спросить список застрахованных лиц. При этом некоторые территориальные отделения Пенсионного фонда требуют предоставить пояснительную записку (например, г. Москва).

Инструкция по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета утверждена постановлением № 192п (далее - Инструкция по заполнению форм).

Итак, все документы заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами, при помощи пишущих машинок или средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом могут использоваться любые цвета, кроме красного и зеленого (пункт 4 Инструкции по заполнению форм).

Отметим порядок формирования некоторых реквизитов, общих для всех форм персонифицированного учета:

• расчетный период - 2008 год;
• фамилию, имя, отчество застрахованного лица указывают в именительном падеже;
• период временной нетрудоспособности - указывают суммарную продолжительность периодов неуплаты страховых взносов, засчитываемых в страховой стаж;
• отпуск без сохранения заработной платы - указывают суммарную продолжительность периодов, за которые работнику не начислялась заработная плата;
• код основного тарифа - это код категории застрахованного лица (см. Таблицу 2);
• код дополнительного тарифа заполняют организации, уплачивающие взносы по дополнительному тарифу АВИА;
• территориальные условия заполняют для работников Крайнего Севера и работающих в зонах отселения и отчуждения (можно посмотреть в Приложении № 1 к Инструкции по заполнению форм).

Принципы формирования пачек документов

Все документы группируют в пачки. Каждая пачка может содержать не более 200 документов. В свою очередь для пачек, содержащих формы СЗВ-4-2, число застрахованных лиц не должно превышать 200 человек (пункт 6 Инструкции по заполнению форм). При этом в состав пачки могут входить документы только одного наименования (пункт 10 Инструкции по заполнению форм).

Учтите, что СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 формируются отдельной пачкой при подаче следующих данных (пункт 11 Инструкции по заполнению форм):

• о тех застрахованных лицах, которые выходят на пенсию;
• на различные категории застрахованных лиц;
• содержащих корректирующие сведения;
• содержащих отменяющие сведения;
• о застрахованных лицах, работающих в различных территориальных условиях.

По согласованию с территориальным органом Пенсионного фонда допускается следующий порядок оформления пачки документов, содержащей формы СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2 (пункт 12 Инструкции по заполнению форм):

• пачка прошивается и пронумеровывается;
• концы скрепляющей нити выводятся с тыльной стороны пачки, связываются и заклеиваются листом бумаги, на который ставится печать организации и делается надпись: «В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью ____ листов»;
• к пачке прикладывается список застрахованных лиц, на которых представляются сведения; указанный список составляется в произвольной форме и брошюруется в пачке после описи;
• все документы, входящие в пачку, заверяются печатью организации и подписью руководителя, проставляемыми на описи, которая дополняется словами: «Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую из вышеприведенного числа форм, верно».

Индивидуальные сведения

При представлении индивидуальных сведений страхователем заполняется (пункт 43 Инструкции по заполнению форм) (см. Пример 1):

• форма СЗВ-4-1 - при представлении сведений о застрахованном лице, у которого в расчетном периоде были какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии, которые отражаются в таблице «Стаж работы за отчетный период», либо при необходимости выделения отдельных периодов работы, периодов ухода за детьми и т.д.;
• форма СЗВ-4-2 (списочная форма) - при представлении сведений о застрахованных лицах, не имеющих в расчетном периоде каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, кроме указываемых в реквизите «Территориальные условия» формы АДВ-6-1.

При заполнении индивидуальных сведений нужно учитывать следующие моменты (пункт 11 и пункт 43 Инструкции по заполнению форм):

• при указании периода работы даты должны находиться в пределах расчетного периода;
• сумму начисленных страховых взносов указывают в рублях с копейками;
• в формах СЗВ-4-2, сформированных в пачку, реквизит «№ п/п» (порядковый номер) заполняется сквозным методом в пределах пачки.

До отправки отчета в Пенсионный фонд обязательно проведите сверку введенной информации с данными, указанными в страховых свидетельствах сотрудников. Это необходимо для того, чтобы при приеме отчета в Пенсионный фонд не выявились «невидимые» на первый взгляд ошибки. Например, неправильно введенные имена («Наталья» и «Наталия» и т.д.).

Пример 1

Опись документов

Каждая пачка сопровождается описью документов, выполненной по форме АДВ-6-1 (пункт 7 Инструкции по заполнению форм) (см. Пример 2).

При формировании описи нужно учитывать следующие моменты (пункт 32 Инструкции по заполнению форм):

• иные входящие документы - указывают наименование входящего документа, не вошедшего в предлагаемый на форме перечень;
• число застрахованных лиц - указывают количество форм СЗВ-4-2;
• символом «Х» отмечают соответствующий тип сведений (исходные или назначение пенсии) и вид корректировки (корректирующие или отменяющие);
• сумма начисленных страховых взносов - указываются суммарные значения в рублях по всей пачке документов. Отметим, что некоторые территориальные отделения Пенсионного фонда требуют указывать суммы с копейками.

Пример 2

Список застрахованных лиц

Список застрахованных лиц оформляется в произвольном виде (пункт 34 Инструкции по заполнению форм).

Пример 3

Ведомость уплаты страховых взносов

При формировании ведомости уплаты страховых взносов (форма АДВ-11) нужно учитывать следующие моменты (пункт 48 Инструкции по заполнению форм) (см. Пример 4):

• ведомость составляется на 31 декабря 2008 г.;
• число застрахованных лиц - указывают лица, информация о которых представляется по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 с типом сведений «исходные» и «назначение пенсии»;
• суммы начисленных страховых взносов указываются в рублях;
• признак тарифа - «Р»;
• задолженность по уплате страховых взносов и уплачено страховых взносов - указываются для каждого года в отдельных строках;
• сумму переплаты указывают со знаком «-» годом, следующим за годом, в котором образовалась переплата.

Пример 4

Если обнаружили ошибку

В случае обнаружения ошибок в предоставленных в Пенсионный фонд формах документов персонифицированного учета страхователь в двухнедельный срок должен предоставить исправленные формы (пункт 29 Инструкции).

Отметим, что сведения, содержащиеся в представленных страхователем документах, подготовленных с нарушением требований Пенсионного фонда, в лицевые счета не вносятся. Эти документы или их копии территориальный орган возвращает страхователю с указанием обнаруженных ошибок (пункт 34 Инструкции). Затем страхователь в двухнедельный срок после уведомления территориального органа об имеющихся расхождениях устраняет их и представляет в Пенсионный фонд уточненные данные. Если же в установленный срок не были устранены все имеющиеся расхождения, то территориальный орган самостоятельно принимает решение о корректировке сведений и уточнении лицевых счетов застрахованных лиц. Далее решение сообщается страхователю и застрахованным лицам (пункт 36 Инструкции). При этом корректировка осуществляется в порядке, утвержденном постановлением Правления Пенсионного фонда от 14.12.2005 г. № 246п.

К лицам, не предоставившим в установленные сроки сведения, необходимые для осуществления индивидуального учета в системе обязательного пенсионного страхования, либо предоставившим неполную или недостоверную информацию, применяют финансовые санкции. Речь здесь идет о штрафе в сумме 10 процентов, причитающихся за отчетный год платежей в Пенсионный фонд (часть 3 статьи 17 Закона № 27-ФЗ).

Причем сумму взыскания исчисляют не от всех причитающихся за отчетный год платежей в Пенсионный в фонд, а лишь от взносов тех застрахованных лиц, в отношении которых сведения, необходимые для ведения персонифицированного учета, не были представлены (пункт 16 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.08.2004 г. № 79, определение ВАС РФ от 24.07.2008 г. № 9340/08). Кстати, данную точку зрения подтверждают и работники Пенсионного фонда в своем письме от 28.06.2006 г. № КА-09-26/6784.

Отметим, что само взыскание указанной суммы производится органами Пенсионного фонда исключительно в судебном порядке (часть 3 статьи 17 Закона № 27-ФЗ). Причем здесь невозможно применить так любимый чиновниками внесудебный порядок взыскания, определенный пунктом 4 статьи 25 Федерального закона от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации». В данном пункте сказано, что в случае если размер причитающейся к уплате суммы не превышает в отношении индивидуальных предпринимателей 5 000 руб., а в отношении юридических лиц 50 000 руб., то взыскание штрафов осуществляется территориальными органами Пенсионного фонда. Тем не менее в нашей ситуации следует исходить из прямого указания, содержащегося в части 3 статьи 17 Закона № 27-ФЗ, где говорится, что взыскание этих сумм производится исключительно в судебном порядке (пункт 7 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 20.02.2006 г. № 105).

Кстати, арбитры уже не раз говорили, что данное исковое заявление в соответствии с пунктом 1 статьи 115 Налогового кодекса может быть подано Пенсионным фондом только в течение шести месяцев после истечения срока исполнения требования об уплате штрафа.

Судебно-арбитражная практика

Суд указал на пропуск Пенсионным фондом шестимесячного срока для обращения в суд с заявлением о взыскании штрафных санкций, предусмотренных статьей 115 Налогового кодекса (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 22.07.2008 г. № 69-861/08-4-Ф02-3368/08).

Кстати, чиновники любят штрафовать и за неверное отражение в ведомости (форма АДВ-11) данных об имеющейся задолженности по уплате страховых взносов. Между тем указанная информация не относится к сведениям, обязанность представлять которые установлена статьей 11 Закона № 27-ФЗ. Тем не менее не факт, что суд поддержит вашу позицию.

Судебно-арбитражная практика

Арбитры решили, что данные об имеющейся задолженности по уплате страховых взносов на начало и конец расчетного периода предоставляются страхователем в Пенсионный фонд помимо индивидуальных сведений и не являются той информацией о застрахованных лицах, обязанность представлять которую установлена статьей 11 Закона № 27-ФЗ. Поэтому никакой речи о наложении штрафа в соответствии со статьей 17 Закона № 27-ФЗ идти не может (постановление ФАС Северо-Западного округа от 04.06.2008 г. № А56-33073/2007 и определение ВАС РФ от 16.09.2008 г. № 11443/08).

Отметим, что Пенсионный фонд посчитал возможным не применять финансовые санкции в следующих случаях (письмо ПФР от 14.12.2004 г. № КА-09-25/13379):

• если страхователь самостоятельно выявил ошибку и представил достоверные сведения по персонифицированному учету;
• если страхователь в 2-недельный срок исправил обнаруженные территориальным органом ПФР ошибки.

Правда, инспекторы на местах могут и не согласиться с такой точкой зрения.

Судебно-арбитражная практика

Суд на основании позиции Пенсионного фонда, отраженной в письме от 14.12.2004 г. № КА-09-25/13379, сделал вывод об отсутствии вины организации в следующих случаях:

• общество исправило ошибки, выявленные в сведениях, необходимых для осуществления персонифицированного учета, до истечения предусмотренного законодательством двухнедельного срока (постановление ФАС Уральского округа от 14.02.2008 г. № Ф09-11095/07-С1);
• общество самостоятельно выявило ошибку в представленных сведениях по персонифицированному учету и в двухнедельный срок представило исправленные формы (постановление ФАС Поволжского округа от 18.01.2007 г. № А65-18213/2006-СА1-23).

Особенности представления сведений физическими лицами

Физические лица, самостоятельно уплачивающие страховые взносы, лично представляют сведения о себе в качестве страхователей в органы Пенсионного фонда по месту своей регистрации (часть 3 пункта 1 статьи 8 Закона № 27-ФЗ). При этом указанная информация передается вместе с копией платежного документа (пункт 6 статьи 11 Закона № 27-ФЗ). Далее территориальный орган сверяет представленные сведения с данными о страховых взносах, поступивших в Пенсионный фонд. Сведения об уплаченных страховых взносах за расчетный период, подтвержденные органами федерального казначейства, включают в лицевой счет застрахованного лица (пункт 38 Инструкции). Кстати, для физических лиц, уплачивающих взносы за себя, не установлена обязательная форма подачи документов.

Теперь разберемся с датой представления информации. Итак, застрахованное лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы, представляет вышеуказанные сведения ежегодно, до 1 марта (пункт 38 Инструкции). Однако здесь существует определенное противоречие. Ведь в отличие от обычных страхователей для индивидуальных предпринимателей срок представления данных в Пенсионный фонд определен только Инструкцией и в Законе № 27-ФЗ не прописан. Соответственно, возникает резонный вопрос: правомерно ли привлечение предпринимателей к ответственности за несвоевременное представление информации по персонифицированному учету в соответствии с частью 3 статьи 17 Закона № 27-ФЗ?

В связи с тем, что Пенсионный фонд никаких разъяснений по этой ситуации не давал, обратимся к решениям арбитров. И вот здесь выясняется, что у судей нет единой точки зрения по этому вопросу. То они становятся на сторону налогоплательщиков:

Судебно-арбитражная практика

Арбитры установили, что у индивидуального предпринимателя отсутствуют наемные работники. Следовательно, он не может быть как страхователь привлечен к ответственности, предусмотренной абзацем 3 статьи 17 Закона № 27-ФЗ (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 22.07.2008 г. № А69-862/08-4-Ф02-3369/08).

То принимают решения, поддерживающие работников Пенсионного фонда:

Судебно-арбитражная практика

Арбитры решили, что субъектами ответственности за непредставление в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, являются и страхователи, и физические лица, самостоятельно уплачивающие страховые взносы (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 11.10.2007 г. № Ф04-7113/2007(39140-А46-3), Северо-Западного округа от 19.09.2008 г. № А56-48966/2007, Волго-Вятского округа от 05.02.2008 г. № А11-4623/2007-К2-21/296).

1 Программу CheckXML можно скачать с сайта http:// checkpsn. narod. ru.

2 Классификатор адресов России (КЛАДР) можно скачать с сайта ГНИВЦ ФНС России http:// www. gnivc. ru.

3 Бланк пояснительной записки для г. Москвы можно скачать с сайта отделения ПФР по Москве и Московской области http:// www. pfrmsk. ru/

Вы – работодатель, имеющий наемных сотрудников? В таком случае, вам приходится ежемесячно сотрудничать с Пенсионным Фондом. Не миновать тесного общения также, если сотрудники были у вас в том году, за который вы отчитываетесь в государственные органы. ПФР аккумулирует специфические сведения обо всех трудоустроенных гражданах, а обязанность обновлять учетные данные лежит на работодателе.

• В какой форме подавать эти сведения
• Как часто это необходимо делать?
• В какой орган предоставлять информацию?

В новом году в законодательстве вступят в силу серьезные перемены, которые потребуют от предпринимателей и бухгалтеров менять устоявшиеся привычки. Что именно ждет их относительно персонифицированного учета, разбираемся в этом материале.

Часть обязательной отчетности

Все наемные работники должны получить регистрацию в ПФР – стать застрахованным лицом. Оформить и проконтролировать этот процесс – обозначенная в законе обязанность работодателя.

Индивидуальный, он же персонифицированный учет – это система регистрации информации, производимой в Пенсионном Фонде РФ, касающейся страховой и накопительной долей будущей пенсии всех работников.

Он регламентируется Федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», а также некоторыми другими нормативными актами.

Для чего нужен этот тип учета

Все работники организации, получившие страхование в ПФР, обладают в ней индивидуальным лицевым счетом, номер которого () является постоянным. В общей части этого счета указываются анкетные данные и информация, касающаяся трудового стаж.

В этих данных возможны периодические изменения: человек переезжает, повышает квалификацию, а соответственно, и оклад, иногда меняет личные данные. Поэтому информацию нужно постоянно контролировать и, при необходимости, обновлять.

Поэтому работодатель обязан с оговоренной в законодательных актах периодичностью подавать соответствующую информацию обо всех своих сотрудниках в органы надзора и контроля.

Перемены-2017

В 2017 году ФНС берет под свою юрисдикцию все моменты, имеющие отношение к , естественно, и к пенсионным. Эта смена ответственности инициировала существенные изменения в сроках подачи и форме отражения персонифицированного учета для работодателей. Законодательная основа – вступление в силу с 1 января Федерального закона от 03.07.2016 № 250-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации».

Бланки для подачи отчетности по индивидуальному учету

Информация, касающаяся персонифицированного учета, отражается в специальном расчете страховых взносов . Раньше для этого предусматривался отдельный бланк по форме РСВ-1. В этом бланке отмечаются взносы в ПФР, выполненные работодателем для каждого наемного работника с каждой зарплаты.

Кроме данного бланка, нужно было подготовить следующие документы:

• перепись информации, поданной в ПФР — форма АДВ-6-2;
• перечисление документов, переданный в ПФР — форма АДВ-6-3;
• данные о страховых взносах в течение страхового стажа — форма СЗВ-6-1;
• реестр взносов и сведения о стаже застрахованных — форма СЗВ-6-2.

С 2017 года, согласно Приказа ФНС от 10 октября 2016 года № ММВ-7-11/551, введена единая форма для всех страховых взносов, объединяющая в себе 4 своих раздельных предшественницы – РСВ-1, 4-ФСС, РСВ-2, РВ-3.

Что писать в отчете

Бланк для единого расчета предусматривает отражение в нем следующих данных:

• информация об обязанностях плательщика взносов;
• соответствующие суммы начислений по взносам;
• выплаты по соцстраху в связи с больничными, материнством и другими обозначенными в законе поводами;
• подробный расчет выплат за счет средств федерального бюджета;
• личные данные застрахованных (ФИО, СНИЛС, ИНН).

ВАЖНО! Если в фирме за отчетный период по спискам числилось менее 25 наемных сотрудников, за которых производились страховые отчисления в ПФР, то допустима сдача этого отчета в бумажном варианте. Если персонал более многочислен, подавать отчет о нем необходимо в электронной форме.

Как часто сдавать

Отчетность по данному виду учета до сих пор сдавалась в каждые три месяца. В год необходимо было подать 4 таких отчета, каждый не позже середины следующего за кварталом месяца.

Так было до сих пор, однако, в грядущем году ожидаются перемены. Последний годовой отчет должен быть сдан, как положено, до 20 февраля следующего года, а дальше следует учитывать законодательные изменения в сроках. Ежеквартальный отчетный период остается в силе, а для сдачи отчетности предпринимателям дается время до 30 числа следующего за отчетным периодом месяца.

1. Первый расчет по 2017 году нужно будет сдать по итогам первого квартала – до 2 мая 2017 года, так как расчетное 30 апреля приходится на воскресенье, а следующий день – 1 мая – государственный выходной.
2. За полугодие нужно отчитаться не позднее 1 июля, поскольку 30 июня – воскресенье.
3. За 3 квартал отчет потребуется до 30 октября.
4. Для годового отчета потребуется подготовить документы к 30 января 2018 года.

Кому сдавать

Если раньше персонифицированный учет предоставлялся исключительно в ПФР, то с 2017 года часть функций контроля и администрирования взяла на себя ФНС. Поэтому теперь нужно будет подавать расчеты в оба этих органа:

• в ПФР – ежеквартально форму СЗВ-М (сведения о застрахованных) – до середины следующего за отчетным месяца;
• в ИНФС – ежеквартально Единый расчет (новая единая форма) – до 30 числа после каждого квартала.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 2017 года потребуется ежегодный переучет сведений персонифицированного учета, впервые его нужно будет сдать за целый 2017 год. Сроки для сдачи ограничивают предпринимателя 1 марта следующего года, так что первый такой отчет поступит в ПФР только в 2018 году. Форма для него еще не разработана.

Что хотят знать ФНС и ПФР касательно персонифицированного учета

Бланк формирует работодатель, но ему необходима соответствующая информация от каждого сотрудника.

Нужно предоставить ряд сведений не только о каждом человеке из наемного персонала, но и по самому работодателю.

Информация о работодателе:

• полное и краткое название организации;
• юридический адрес фирмы;
• ОКАТО;
• ОГРН;
• телефон организации и контактный для связи;
• e-mail адрес;
• ФИО директора и главбуха;
• свидетельство об учете организации в ПФР.

Информация о сотрудниках:

• фамилия, имя, отчество;
• номер СНИЛС;
• дата рождения;
• адрес по прописке и фактическому проживанию;
• номер паспорта, дата и место его выдачи;
• фактически отработанное время за тот или иной период;
• если были административные отпуска- их даты;
• сведения о пребывании на больничном;
• имел ли место декретный отпуск (даты);
• выплаченная за отчетный период зарплата;
• взносы, начисленные в ПФР (отдельно по страховой и накопительной части).

Индивидуальный персонифицированный учет – это учет сведений о каждом гражданине, который застрахован в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС). На сегодняшний день все работодатели обязаны представлять определенные данные о своих работниках в пенсионный фонд РФ. Если быть более точным, они передают данные о страховом стаже, а также о суммах начисленных и уплаченных страховых взносам. В статье расскажем, что такое индивидуальный персонифицированный учет, приведем примеры.

Такое обязательство у работодателя появилось еще в 1996г, благодаря введению закона N27-ФЗ «Об индивидуальном персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Законом определены требования по учету персональных данных каждого гражданина в разрезе накоплений на выплату будущей пенсии». Другими словами, силами системы персонифицированного учета каждый человек реализует свое право на пенсию.

Как осуществляется персонифицированный учет

Чтобы войти в эту систему, а именно формировать свою будущую пенсию, каждый гражданин должен пройти регистрацию в системе индивидуального учета ПФ России. Весь срок трудовой деятельности каждого человека система фиксирует все данные, которые необходимы для будущей пенсии: стаж, все места работы с конкретными периодами и суммы взносов, направляемых в пенсионный фонд для будущей пенсии, а также заработанные пенсионные баллы.

Даже если будущий пенсионер в всю свою трудовую деятельность менял места работы, либо работал по совместительству, все сведения поступали в пенсионный фонд в виде индивидуальных. Хранится вся эта информация строго конфиденциально. В настоящее время ПФР регистрирует абсолютно каждого россиянина, в том числе детей, подростков, иностранных лиц и лиц без гражданства. Каждый зарегистрировавшийся в системе ОПС получает индивидуальный страховой номер с лицевым счетом (СНИЛС).

После регистрации в системе ОПС каждому застрахованному выдается страховое свидетельство, которое содержит следующую информацию:

• 11-значный СНИЛС, который указывается под названием документа и служит его номером;
• дата и место рождения;
• дата регистрации в системе.

Кто участвует в системе страхования

В системе ОПС можно выделить следующих участников:

• страховщики – администратор системы ОПС, им может выступать как Пенсионный фонд РФ, так и негосударственные пенсионный фонды;
• страхователи – это работодатели, т.е. организации и предприниматели, которые отчисляют пенсионные взносы за себя и за своих сотрудников;
• застрахованные лица – это лица, которые являются собственниками пенсионных накоплений

Права и обязанности участников системы страхования

Деятельность страховщика регламентирована законом N167-ФЗ, в соответствии с которым права страховщика:

• проводить проверку страхователей, а также требовать устранить выявленные нарушения;
• осуществлять обмен конфиденциальной информацией с налоговой инспекцией;

Обязанностями страховщика является установление факта пенсионных выплат, их перерасчет и выплата. По всем обязательством пенсионных фондов гарантом перед гражданами выступает государство.

В права страхователей входит:

• информационная поддержка от страховщика непосредственно по вопросам пенсионного страхования;
• уплата дополнительных взносов на накопительную часть пенсии по своим сотрудникам;

Обязанности страхователя заключаются в правильном регистрировании граждан, а также в своевременном перечислении пенсионных в пенсионный фонд страховых взносов.

Права застрахованных лиц:

• доступ к данным о перечисленных за него страховых взносах;
• реализацию страхового обеспечения из бюджетных средств пенсионного фонда в достойном виде;
• свободно распоряжаться пенсионными накоплениями.

Изменения в персонифицированном учете

В обязанности страхователя, как и прежде, входит ежемесячное предоставление индивидуальных сведений по застрахованным лицам в ПФР. Эти сведения формируются, основываясь на данных, которые ведет бухгалтерия организации, а также на основании данных кадрового дела. С 2017 года основные страховые взносы перешли в налоговый орган, однако основной контроль персонифицированного учета продолжает осуществлять Пенсионный фонд РФ. В том числе, ПФР продолжает принимать отчетность.

Т.е. теперь сдавать отчет по страховым взносам придется как в Пенсионный фонд, так и в налоговый орган.

Представление отчета в ПФР и ИФНС

Основные изменения в индивидуальном учете претерпела форма СЗВ-М. Представляется эта форма также в ПФР, ежемесячно, но не до 10 числа месяца, следующего за отчетным, как ранее, а до 15-го. В том числе в ПФР нужно сдавать информацию по страховому стажу застрахованных лиц. Эти сведения сдаются один раз в год, до 1 марта года, следующего за отчетным.

А не позднее 20 дней после окончания квартала сдаются реестры застрахованных лиц, по которым уплачены дополнительные страховые взносы по накопительной части пенсии. Для того чтобы подготовить правильный отчет нужно использовать специально подготовленную программу, которая размещена на сайте ПФР, проверку как и ранее проводить следует с помощью программы CheckPFR последней доступной версии.

Рассмотрим теперь какую отчетность теперь нужно сдавать в налоговый орган. В ИФНС нужно представлять только ежеквартальный отчет по страховым взносам, в срок до 30 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Основные формы при заполнении сведений индивидуального учета (постановление NЗП от 11.01.2017г):

• «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ – СТАЖ);
• «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)»;
• «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)»;
• «Сведения о заработке, доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)». Читайте также статью: → « ».

Способы предоставления отчетности

В настоящее время сдать отчет можно как распечатав на бумаге, так и в электронном виде. Однако, существуют некоторые ограничения. Так, если среднесписочная численность организации или ИП составила число, равное 25-ти, либо менее человек, то отчет по страховым взносам можно представить на бумажном носителе, в противном случает отчет сдается только в электронном виде.

Пример заполнения формы СЗВ-М

Нужно обратить внимание на правильность заполнения формы, в настоящее время допустимо не указывать только отчество застрахованного и ИНН, в случае если сотрудник его не предоставил.

В реквизитах страхователя заполняется:

• наименование организации либо ИП (кратко), которые представляют сведения;
• регистрационный номер организации или ИП;
• ИНН и КПП (в случае если он есть) организации иди предпринимателя;
• отчетный период – порядковый номер отчетного месяца и отчетный год;
• тип формы, в зависимости от того впервые подается форма или повторно;
• полностью фамилия, имя и отчество лица, по которому заполняется форма, ИНН (если он имеется) и индивидуальный номер СНИЛС.

Ответственность за непредставление данных индивидуального учета

Если организация или предприниматель не представил данные персонифицированного учета, или в случаях, когда представлены недостоверные данные предусмотрен штраф по каждому сотруднику от 300 до 500рублей (ст.15.33.2 КоАП). А также штраф 1000 рублей при нарушении правил сдачи отчетности в электронной форме (закон ст.17 N274-ФЗ).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Как правильно уплачивать страховые взносы, по основному месту нахождения компании или по месту фактического нахождения обособленного подразделения?

С 1-го января 2017 платить страховые взносы компании обязаны и по месту их нахождения основной организации, так и по местонахождению обособленных подразделений.

Вопрос №2. Учредитель нашей организации не получает никаких выплат, трудовой договор с ним не заключали. Нужно ли сдавать по нему отчет СЗВ-М?

Ранее ПФР требовал отчитываться даже по лицам, с которыми работодатель трудовой договор не заключал и не производил никакие выплаты. В настоящее время этого делать не нужно. Ссылаться можно на разъяснения ПФР N08-22/6356 от 06.05.2016г.

Вопрос №3. Нужно ли нам представлять нулевой отчет СЗВ-М?

Смотря что вы подразумеваете под нулевым отчетом. Отчет по физлицу не содержащий абсолютно никакую информацию о нем сдавать просто не имеет смысла, т.к. это просто пустой бланк. Но в случае, когда в компании временно приостановлена деятельность, а сотрудники так же числятся, сдавать форму СЗВ-М нужно обязательно.

Вопрос №4. Какой срок дается на устранение ошибок в персонифицированном отчете?

Что (книжн.). Олицетворить (олицетворять), представить (представлять) что-нибудь в лице, образе человека.

Толковый словарь Ушакова . Д.Н. Ушаков. 1935-1940 .

Смотреть что такое "ПЕРСОНИФИЦИРОВАТЬ" в других словарях:

- (лат.). Олицетворять. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. ПЕРСОНИФИЦИРОВАТЬ лат., от persona, лицо, и facere, делать. Олицетворять. Объяснение 25000 иностранных слов, вошедших в употребление в русский… … Словарь иностранных слов русского языка

Одушевить, олицетворить, олицетворять, очеловечить, очеловечивать, одухотворять, одухотворить, персонализировать, одушевлять Словарь русских синонимов. персонифицировать см. олицетворить (… Словарь синонимов

Несов. и сов.; перех. 1. Наделять человеческими свойствами. 2. Быть олицетворением чего либо, воплощать в себе что либо. Толковый словарь Ефремовой. Т. Ф. Ефремова. 2000 … Современный толковый словарь русского языка Ефремовой

персонифицировать - персонифиц ировать, рую, рует … Русский орфографический словарь

персонифицировать - (I), персонифици/рую, руешь, руют … Орфографический словарь русского языка

персонифицировать - Syn: одушевлять, олицетворять … Тезаурус русской деловой лексики

Рую, руешь; св. и нсв. что. Олицетворить олицетворять, представить представлять неодушевлённый предмет или отвлечённое понятие в человеческом образе. П. лучшие черты народа. П. всё злое в человеке. Заяц персонифицирует трусость. Лиса… … Энциклопедический словарь

ПЕРСОНИФИЦИРОВАТЬ - относить к себе, воспринимать как свое, отождествлять с собой … Педагогический словарь

персонифицировать - рую, руешь; св. и нсв. см. тж. персонифицироваться, персонификация что Олицетворить олицетворять, представить представлять неодушевлённый предмет или отвлечённое понятие в человеческом образе. Персонифици/ровать лучшие черты народа. Персонифиц … Словарь многих выражений

персонифицировать(ся) - персон/ифиц/ир/ова/ть(ся) … Морфемно-орфографический словарь

Книги

• XX век. Люди и судьбы. 10-11 классы. Книга для чтения , . Книга адресована в первую очередь учителям обществознания, истории, литературы, мировой художественной культуры, естествознания, а также учащимся старшей школы. Включенные в содержание уроков…

В рамках системы индивидуального персонифицированного учета в 2019 году, работодатели, уплачивающие страховые взносы, обязаны ежемесячно подавать в контролирующие органы индивидуальные данные по каждому сотруднику. Сегодня мы расскажем, что такое индивидуальный персонифицированный учет, какую форму отчетности он предусматривает, когда и куда следует предоставлять сведения персонифицированного учета.

Что такое индивидуальный персонифицированный учет

Под понятием индивидуального (персонифицированного) учета понимают систему консолидации информации о гражданах, которые являются застрахованными лицами в системе ПФР. Ведением индивидуального учета застрахованных лиц занимается работодатель (как юрлица, так и ИП и физлица). Также на работодателя возложена функция передачи сведений в ПФР.

Цель данной системы – определить показатели, влияющие на размер пенсии каждого застрахованного лица. Таким образом, сведения индивидуального учета объединяют данные о страховом стаже сотрудника и размере уплаченных взносов. На основании предоставленной информации, ПФР рассчитывает и назначает гражданам пенсию.

Как работает система персонифицированного учета

Реализация системы персонифицированного учета осуществляется следующим образом:

1. При поступлении на работу гражданин предоставляет работодателю полную информацию о себе (ФИО, адрес регистрации, дата рождения, т.п.). Предоставленные данные подтверждаются документально (паспорт, документ, подтверждающий регистрацию, т.п.).
2. Работодатель вносит предоставленную информацию в базу, которая может быть оформлена как в электронной форме, так и на бумажном носителе.
3. В установленный срок работодатель подает персонифицированные данные в территориальный орган ПФР по месту регистрации. Предоставленный документ (в электронном виде или на бумаге) представляет собой консолидированную персональную информацию обо всех работниках предприятия.
4. На основании данных, предоставленных работодателями, орган ПФР формирует сводную базу со сведениями обо всех застрахованных лицах. При наступлении страхового случая (приобретение инвалидности, наступление пенсионного возраста, потеря кормильца, прочие случаи, предусмотренные законодательством), ПФР на основании сведений персонифицированного учета рассчитывает сумму пенсионных выплат. Читайте также статью о

Учет персонифицированных данных предусматривает их постоянную актуализацию. При смене ФИО, утере свидетельства о присвоении СНИЛС, а также о прочих случаях, влияющих на данные персонифицированного учета, сотрудник уведомляет работодателя, который, в свою очередь, отражает изменения в базе и передает актуальные сведения в ПФР.

Какие сведения относятся к персонифицированному учету

К сведениям персонифицированного учета относится следующая информация о застрахованном лице:

• дата и место рождения;
• ИНН (при наличии);
• СНИЛС;
• сумма дохода по итогам отчетного периода (зарплата и прочие выплаченные вознаграждения);
• размер уплаченных страховых взносов;
• период трудового стажа.

На основании сумм страховых взносов, перечисленных страхователем за сотрудника, ПФР рассчитывает показатель пенсионных баллов. При наступлении страхового случая (например, пенсионный возраст) данный показатель учитывается при расчете пенсии. Кроме того, для назначения страховой пенсии показатель пенсионных баллов, накопленных сотрудником за период трудовой деятельности, не может быть меньше предельного значения (при выходе на пенсию в 2017 – минимум 11,4).

Также при расчете и назначении пенсии учитывается показатель трудового стажа. Для назначения пенсии в 2017 гражданин должен иметь стаж не менее 8 лет.

Формы персонифицированного учета

Работодатель, имеющий наемных работников, по отношению к которым он выступает страхователем, обязан подавать в ПФР данные персонифицированного учета в соответствии с порядком, утвержденным ФЗ-27 от 01.04.1996. По состоянию на 2017 сведения индивидуального учета подаются в двух формах – СЗВ-М и КНД 1151111.

Форма СЗВ-М

С 2017 года работодатели заполняют и подают объединенную форму СЗВ-М (ранее подавалось три отдельных бланка). Документ содержит следующую информацию о застрахованных лицах:

• СНИЛС.

Также документ содержит обязательные реквизиты с информацией о страхователе (наименование, регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП). При заполнении документа работодателю следует сделать отметку о типе предоставляемой формы (первоначальная, повторная, корректирующая). Срок подачи документа – ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Расчет по страховым взносам в составе персонифицированного учета

Форма КНД 1151111 входит в состав документов, предоставляемых работодателем в рамках персонифицированного учета застрахованных лиц. Бланк, также называемый РСВ (расчет по страховым взносам), содержит развернутую информацию о суммах страховых взносов, начисленных и выплаченных работодателем за каждое застрахованное лицо. Форма имеет 3 раздела, каждый из которых заполняется в соответствии с видами начисляемых и выплачиваемых взносов.

В приложениях к разделу 1 отражаются сведения о страховых взносах, уплаченных как в общем порядке, так и по дополнительным, льготным тарифам. Также в разделе 1 указывают суммы, начисленные с доходов сотрудников без гражданства, иностранным гражданам, студентам, т.п. Раздел 2 заполняется работодателями, которые ведут деятельность в с/х сфере (фермерские хозяйства)

Основная информация, содержащая данные персонифицированного учета, содержится в разделе 3 бланка КНД 1151111. При заполнении раздела работодатель:

• указывает данные о получателе дохода (ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, гражданство), а также отражает информацию о признаке страхования (пенсионное, социальное, медицинское);
• размер вознаграждений, начисленных в пользу застрахованного лица (зарплата и выплаты по договорам подряда);
• сумма страховых взносов с базы в рамках предельно установленной величины.

Отдельно в разделе 3 документа отражается информация о взносах, начисленных по дополнительному тарифу.

Бланк подается работодателем ежеквартально до конца месяца, следующего за отчетным. Если штатное количество сотрудников предприятия не превышает 25 человек, то бланк может быть заполнен и подан на бумажном носителе. Если в компании работает большее количество сотрудников, то документ оформляется в электронном виде и подается в контролирующий орган по телекоммуникационным каналам связи.

Куда подавать индивидуальные сведения о застрахованных лицах

Контролем за полнотой и своевременностью предоставления данных персонифицированного учета занимается ПФР в лице территориальных органов. Именно туда до 01.01.17 подавались все документы, связанные не только с персональными данными сотрудников, то и с суммами уплаченных страховых взносов.

В связи с изменениями в законодательстве, с 01.01.17 порядок уплаты взносов в ПФР контролирует ИФНС. Поэтому отчетность в форме КНД 1151111 следует предоставлять в органы фискальной службы по месту регистрации предприятия. Данное правило касается отчетов за период с 01.01.17 (за 1 квартал 2017 и далее). Персонифицированные данные по форме СЗВ-М по-прежнему подаются в ПФР.

Ответственность за непредоставление данных индивидуального учета

Вести индивидуальный персонифицированный учет и своевременно предоставлять сведения в контролирующие органы имеют все работодатели, которые выступают страхователями. Таким образом, обязательства по подаче сведений присваиваются:

• юрлица, имеющие в штате работников;
• компании, выплачивающие гражданам вознаграждения по гражданско-правовым договорам;
• ИП с наемными работникам и/или выплачивающие страховые взносы за себя;
• физлица, не зарегистрированные в форме ИП, имеющие наемных работников и выплачивающие им зарплату.

В случае нарушения порядка предоставления сведений к работодателю применяются штрафные санкции. Взыскания возможны в случае:

• просрочки подачи отчетов;
• недостоверности предоставленной информации;
• неполноты сведений (данные о сотрудниках предоставлены частично).

В каждом из перечисленных случая, а также в иных ситуациях нарушения порядка подачи персонифицированных данных с работодателя взымается штраф в размере 500 руб. за каждое застрахованное лицо, по которому обнаружено нарушение.