Общая система налогообложения

Образец написания пояснения в налоговую инспекцию. Когда запросят пояснения

Как правильно написать пояснение на требование налоговой инспекции? Данный вопрос очень актуален, поскольку налоговики последнее время просто заваливают письмами налогоплательщиков с требованием дать ответ по тому или иному вопросу.

Как дать корректный ответ на требование налоговой инспекции о предоставлении пояснений, чтобы избежать дальнейших проверок?

Для начала определимся, в каких случаях инспекторы просят дать пояснения? Чаще всего это несоответствие данных по книгам покупок и продаж у покупателей и продавцов при проверке НДС, суммы к возмещению по НДС, убытки от деятельности при проверке налога на прибыль и УСН, несоответствие данных о налогооблагаемых базах в декларациях по НДС и налогу на прибыль и многие другие причины.

Итак, что же делать, если вы получили ?

1. В течение 6 дней, считая с даты отправки вам электронного требования, вы обязаны передать в инспекцию квитанцию о приеме требования по ТКС.

2. При получении требования необходимо проверить правильность заполнения декларации в отношении указанных в требовании сумм. При проверке декларации по НДС сверить суммы в декларации с суммами по всем полученным и выданным счетам-фактурам, проверить правильность заполнения реквизитов счетов-фактур: даты, номера, суммы, ставки. При принятии счета-фактуры к вычету частями несколько раз необходимо проверить общую сумму НДС к вычету по всем записям в отношении этого счета-фактуры с учетом записей за предыдущие налоговые периоды. При проверке декларации по налогу на прибыль или УСН, необходимо сверить все суммы доходов и расходов, принимаемых к учету для расчета данных налогов.

3. При обнаружении ошибки, приводящей к занижению суммы налога к уплате необходимо сдать уточненную декларацию с исправленными сведениями.

4. При обнаружении ошибки, не влияющей на сумму начисленного налога в декларации, «уточненку» подавать не нужно. В налоговую необходимо предоставить пояснения с правильными данными. Пояснения пишутся в свободной форме либо на бумажном носителе, либо предоставляются по ТКС в электронном виде.

5. Если все-таки предоставленные вами в налоговую сведения были верны, вам необходимо также уведомить об этом налоговую инспекцию.

Образец 1. Ответ на требование налоговой о предоставлении пояснений о причине убытка компании.

Межрайонная ИФНС №22
........................................................................по Челябинской области
........................................................................от ООО «ВАВИЛОН»
........................................................................адрес: 454039, г.Челябинск
........................................................................ул.Автоматики, 5, офис 16
........................................................................тел. 8-352-66-75-852

В ответ на Ваше требование №98665 от 03.11.2015 о предоставлении документов сообщаю следующее. В декларации по налогу на прибыль за 9 месяцев 2015 года показан убыток. Убыток в компании образовался из-за того, что за данный период времени вследствие большой конкуренции на рынке был произведен небольшой объем работ, который не смог покрыть расходы компании.

Директор
ООО «ВАВИЛОН» ......................................................... Огаев А.Б.

_________________________________________________________________________
Образец 2. Пояснение на требование налоговой о причине некорректного отражения в книге покупок номера счета-фактуры в отчетности по НДС.
...................................................................Межрайонная ИФНС №22
...................................................................по Челябинской области
...................................................................от ООО «Огонек»
...................................................................адрес: 454039, г.Челябинск
...................................................................ул.Русакова, 8, офис 65
...................................................................тел. 8-458-652-85-731

В ответ на Ваше требование №365142 от 05.11.2015 о предоставлении документов сообщаю следующее. В результате ошибки бухгалтера в книге покупок в разделе 8 по строке 12 был неверно указан номер счета-фактуры поставщика ООО «Калибр» (ИНН 7448025365) 35 от 03.10.2015 на сумму 35000руб. Правильно следует читать: номер счета-фактуры 45 от 03.10.2015.

Директор
ООО «Огонек» Дегтярева С.А.
_________________________________________________________________________

Алгоритм ответа на требование налоговой о предоставлении пояснений определен в письме ФНС России № ЕД-4-15/19395@ от 06.11.2015 г.

Главное при написании ответа - даже не то, как именно вы составили ответ, а то, что вы отреагировали на письмо.

Бесплатная книга

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".

Главное предназначение пояснительной записки — краткое изложение прикрепляемого материала.

Образец можно скачать бесплатно по прямой ссылке.

Пояснительная записка будет необходима ее составителю в силу различных причин: к бухгалтерскому балансу, проекту, рабочей программе, календарно-тематическому планированию, дипломному материалу, учебному плану и другое. Ее оформление не вызовет особенных трудностей у автора, поскольку форма исполнения пояснительной записки свободна. На данной странице бесплатного ресурса можно бесплатно скачать образец документа и применить его в собственной практике. Простейший формат легко поддается редакции.

Главное предназначение пояснительной записки — краткое изложение прикрепляемого материала. В ней озвучена главная идея совокупности приобщаемой документации. Пояснительная записка имеет много схожего с объяснением, сопроводительным письмом, содержанием, введением. Структура и содержание сопроводительной документации могут быть изложены на нескольких листах и на одной странице. Данное обстоятельство зависит от объема предоставляемой информации и подачи материала автором.

Обязательные пункты пояснительной записки

Название, номер, дата, место составления;
Реквизиты учреждения и руководящих должностей;
Информация о фактическом положении дел;
Расшифровка некоторых показателей, терминов, понятий;
Подписи начальства и расшифровка.

Как и любой другой письменный локальный акт, пояснительную бумагу необходимо выполнять грамотно, исключая орфографические и пунктуационные ошибки. Адресат в первую очередь прочтет сопроводительный лист. От содержания первого, пояснительного документа во многом зависит дальнейшее чтение пакта. Правильно изложенная информация во введении придает вес всей папке прилагаемых бумаг.

Дата: 2016-03-04

Пояснительная записка образец

Когда предоставить пояснительную записку необходимо

При проведении проверки инспектор вправе затребовать письменных разъяснений. Ситуации, в которых предоставить пояснительную записку в налоговую по требованию (образец мы предлагаем для НКО) обязательно, прописаны в п. 3 ст. 88 НК РФ:

Ошибки в сданной отчетности. Например, в декларации выявлены неточности или несоответствия.
Пояснительная записка в налоговую по требованию: образец

В таком случае налоговики требуют предоставить обоснование данных несоответствий либо отправить корректирующий отчет.
В корректирующей отчетности суммы к уплате в бюджет значительно ниже, чем в первоначальных расчетах. В такой ситуации инспектор может заподозрить умышленное занижение налоговой базы и платежей и затребует объяснить изменения.
В сданной декларации по налогу на прибыль отражены убытки. Обосновать убыточную деятельность перед ФНС придется в любом случае, поэтому подготовить пояснительную записку по убыткам можно заранее.

Ответить на запрос инспекции следует в течение 5 рабочих дней с момента официального вручения требования — такие нормы закреплены в п. 3 ст. 88, п. 6 ст. 6.1 НК РФ. В особенных случаях ФНС придется уведомить о получении налогового запроса (письмо ФНС РФ от 27.01.2015 № ЕД-4-15/1071).

На некоторых запросах может отсутствовать гербовая печать. Отвечать на такие требования все равно придется — такие пояснения даны в письме ФНС РФ от 15.07.2015 № ЕД-3-2/2739@.

Как составить документ

При составлении документа руководствуемся следующими правилами:

Составляем ответ на фирменном бланке организации. Если такового бланка нет, в шапке документа указываем полное наименование учреждения, ИНН, КПП, ОГРН и адрес.
Указываем номер и дату требования, на которое составляется пояснительная записка. Допустимо составить ответ сразу на несколько налоговых запросов.
Если в отчете ошибки и несоответствия, перепроверьте отчетность, чтобы исключить опечатки или описки.
В описательной части детально и последовательно раскрываем обстоятельства ситуации, которую нужно пояснить.
Отвечая на запрос, опирайтесь на факты, подтвердите обстоятельства документально. Приложите копии документов к ответу, если таковые имеются.

Если инспектор требует предоставить пояснительную записку по нестыковкам в декларации по налогу на добавленную стоимость, отправить ответ придется электронно. Исключение из правил закреплены за организациями, которые отчитываются по НДС на бумаге. Если учреждение отчитывалось электронно, но ответ на требование предоставило на бумаге, то налоговая посчитает такие пояснения непредоставленными. Такие нормы прописаны в письме ФНС от 27.01.2017 № ЕД-4-15/1443.

Как правильно написать пояснительную записку, образец

Что будет, если не ответить на требование ФНС

Как бы ни грозили сотрудники инспекции наказаниями, оштрафовать или выписать административное взыскание за отсутствие пояснений налоговики не могут:

статья 126 НК РФ не является основанием для наказания, так как предоставление пояснений не относится к предоставлению документов (93 НК РФ);
статья 129.1 НК РФ неприменима, так как запрос письменных объяснений не является «встречной проверкой» (93.1 НК РФ);
статья 19.4 КоАП — не аргумент, наказание применимо только при неявке в территориальную инспекцию.

Аналогичные пояснения даны в п. 2.3 письма ФНС России от 17.07.2013 № АС-4-2/12837.

Авансовые отчеты — обязательны ли служебные записки?

1. 3 дня установлено п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (Утвержден Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40.). Но это так не актуально с действительностью, поэтому организации устанавливают свои сроки. Хотя порядок №40 как был, так и остался. Никто его не отменял.

способностям (возможностям) договорится с банком, налоговой. Обычно на 10 дней они закрывают глаза — принципиальных нарушений нет, деньги то частной организации.

Авансовый отчет

— это документ, который применяется для учета денежных средств, выданных сотрудникам организации под отчет.

Как написать пояснения в налоговую

Он является подтверждением израсходованных сумм подотчетными лицами. Выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа руководителя о направлении сотрудника в командировку, завизированного руководителем заявления на выдачу денег.

Начиная с 1 января 2002 года, юридическими лицами всех форм собственности, за исключением бюджетных организаций, применяется унифицированная форма авансового отчета № АО-1 (прим.

Возмещение расходов на ГСМ при командировке на личном транспорте

По новым правилам в служебную командировку сотруднику могут ездить на личном транспорте.

По какой статье КОСГУ возмещать расходы сотрудников на ГСМ при командировке на личном транспорте?

Сотрудник при командировке на личном транспорте, должен составить служебную записку с датами отъезда и приезда. По возвращению из командировки, вместе со служебной запиской надо представить документы, подтверждающие использование автомобиля: путевой лист, кассовые чеки (на бензин), квитанции (на парковку, платные дороги), счета и т.

Заполнение служебного задания для направления в командировку

Служебное задание для командировки оформляется на основании соответствующих сведений из плана командировок. При направлении работника в срочную (внеплановую) командировку задание составляется на основании решения руководителя организации (иного уполномоченного лица), выраженного, допустим, в резолюции на служебной записке (ином документе).

Как правило, для оформления служебных поручений примененяется унифицированная форма № Т-10а.

Как выглядит служебная записка на оплату такси?

Казалось бы, мелочь, однако эта мелкая деталь подлежит учету, должна быть правильно оформлена. Есть множество нюансов при использовании такси в служебных целях. Рассмотрим их подробнее.

Не всегда фирма способна предоставить служебную машину для своих сотрудников, это обычная практика. Тоже самое можно сказать о личном транспорте работников, он не всегда наличествует. Однако поездки по служебным делам зачастую необходимы.

Командировка оформление 2015

Вне зависимости от применяемой организацией системы налогообложения налоговое законодательство предъявляет единые требования к документальному оформлению расходов, в том числе и к оформлению командировок 2015. Данные расходы должны удовлетворять критериям признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным ст. 252 НК РФ, и, в частности, должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Командировочное удостоверение – 2015

Особенности направления работников в командировку регламентируются Постановлением Правительства №749 от 13 октября 2008 года. Этот документ определяет, какие документы должны составлять работодатели и сотрудники при направлении в командировку и возвращении из нее, а также выплату суточных и других расходов во время командировки.

Пояснительная записка запрашивается в случае, если налоговики нашли в сданной отчетности какие-либо неточности, ошибки или возможные нарушения. Инспекция направляет в адрес налогоплательщика требование с подачей пояснений, которые должны быть оформлены в письменном виде. Вместе с запиской могут потребоваться документальные доказательства.

В каких случаях требуется?

Если налоговая прислала письмо с требованием о предоставлении пояснений, значит инспекторам что-то не понравилось в поданной отчетности. Чаще всего такие требования рассылают в ходе проведения камеральных налоговых проверок полученных деклараций, которые проводятся в автоматическом режиме с помощью специального программного обеспечения.

При обнаружении ошибок, расхождений в показателях и противоречий между указанными сведениями и информацией, которой располагает инспекция, налогоплательщик обязан подать соответствующие разъяснения. Об этом говорится в пункте 3 статьи 88 Налогового кодекса .

Налоговики имеют право запрашивать разъяснения в ходе камеральной проверки отчетности, в которой заявлены убытки. Как показывает практика, это происходит в отношении каждой такой декларации.

Если подана уточненная декларация, в которой размер отчислений в бюджет стал меньше по сравнению с первичной суммой, инспекторы вправе истребовать объяснения, обосновывающие изменение значений (пункт 3 статьи 88).

Для направления пояснительной записки налогоплательщику дается пять рабочих дней с момента получения письма с требованием (пункт 3 статьи 88). Подача пояснений – в интересах налогоплательщика, так как налоговая при их отсутствии может доначислить сумму к уплате в бюджет.

ВАЖНО: Если в отчетности действительно содержатся ошибки, вместо пояснительной записки можно направить уточненную декларацию. Присылать объяснения в данном случае смысла нет (пункт 1 статьи 81 НК РФ , Письмо ФНС РФ от 6 ноября 2015 года №ЕД-4-15/19395).

Письменные разъяснения направляются следующим образом:

сдаются лично через канцелярию;
отправляются по почте (в письме должна быть опись вложения).

Пояснения касаемо отчетности по НДС можно переслать в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Таким образом, основаниями для запроса пояснений могут послужить:

обнаружение ошибок в поданной отчетности;
противоречия в бумагах за отчетный период или в разрезе ранее предоставленных сведений;
подача «уточненки», снижающей сумму отчислений в бюджет по сравнению с ранее указанными цифрами;
отражение убытков за отчетный период плательщиками налога на прибыль.

В некоторых случаях налоговую нужно уведомлять о получении требования с подачей пояснений (Письмо ФНС России от 27 января 2015 года №ЕД 4-15/1071). Также нужно иметь в виду, что на требовании может не быть печати инспекции (Письмо ФНС России от 15 июля 2015 года №ЕД 3-2-/2739).

Как составить?

Пояснительная записка составляется на имя начальника инспекции по адресу регистрации на официальном бланке фирмы. Закон не выдвигает требований к форме написания, однако в отношении некоторых видов записок налоговиками предусмотрен рекомендуемый вариант составления.

Такие формы не обязательны, поскольку носят рекомендательный характер. Тем не менее, их применение желательно во избежание разногласий с контролирующим органом, к тому же это намного удобнее в плане заполнения.

При написании ответа нужно учитывать не только специфику (например, уточнение размера заработной платы, объяснение убытков и т. д.), но и ориентироваться на содержание самого требования. Оно может включать необходимость указания общих сведений касаемо указанной темы либо узконаправленных данных. Требование может предусматривать подачу конкретных бумаг.

Если выяснилось, что ошибка в отчете действительно есть, но она не приводит к занижению налога (например, техническая ошибка в указании кода), в ответ на запрос можно сделать следующее:

написать в ответном письме, что допущенная ошибка не повлекла занижения базы и суммы к уплате в бюджет, и указать правильный вариант;
сдать уточненку.

В целом, пояснительная записка выглядит так:

«В ответ на ваше требование о предоставлении пояснений касаемо _____ №____ , сообщаем следующее: _____».

По убыткам

Вопросы возникают в первую очередь по поводу убытков, обозначенных в отчетности по налогу на прибыль. Пояснения требуются не в каждом случае указания убытков и только с юрлиц, зарегистрированных давно. Это объясняется тем, что минусы в деятельности фирм-новичков – явление абсолютно нормальное. Обычно налоговики обращают внимание на убытки, полученные в течение двух и более лет.

Основаниями для истребования уточнений могут служить:

существенный размер убытков, полученных по результатам отчетного периода;
компания работает в минус на протяжении нескольких отчетных периодов.

Налоговая в перечисленных случаях может приписать компанию к числу проблемных или же заподозрить ее в умышленном занижении доходов с целью уменьшения налогооблагаемой базы. Поэтому при получении подобных требований налогоплательщики особенно заинтересованы в таком объеме требований, которого бы хватило для снятия всех подозрений.

В объяснительной подробно описываются все обстоятельства, которые стали основанием для ухода в минус:

изменение валютного курса;
значительные расходы на аренду и оплату труда;
крупные разовые или длительные затраты (ремонт, покупка оборудования, вложения и т. д.);
вынужденный сброс цен на продукт из-за снижения спроса;
снижение объема производства или реализации вследствие нестабильной ситуации на рынке, кризиса в стране;
форс-мажорные события, причинившие крупный ущерб;
потеря поставщиков и др.

В записке нужно написать, что все расходы имеют экономическое обоснование (привести детализацию расходов и доходов). В качестве доказательства изложенных событий следует приложить подтверждающие бумаги (выписки из бухгалтерских и налоговых регистров и др. – пункт 4 статьи 88).

В конце необходимо описать меры, предпринятые для минимизации убытков в будущем. Можно приложить план мероприятий и таблицу, содержащую основные виды расходов и их значения за год по видам.

По заработной плате

Помимо убытков инспекторы могут заинтересоваться размером заработной платы персонала и порядком исчисления с нее налога на доходы. В отношении выплат работникам часто возникают вопросы касаемо их размера, если они меньше установленной нижней планки.

Если сотрудник работает на полставки, можно сослаться на следующие документы:

штатное расписание;
приказ о приеме на работу;
трудовой контракт, в котором подробно описаны условия (неполная занятость, неполный рабочий день, совместительство и т. д.).

Дополнительно не лишним будет объяснить причины, из-за которых уменьшилась зарплата (например, сокращение производственного объема).

По начислению НДФЛ

Если компания уплачивает НДФЛ в качестве налогового агента, могут возникнуть вопросы касаемо выявленных неточностей в определении налогооблагаемой базы и самой суммы к уплате. Если ошибка на самом деле есть, ситуацию нужно исправить, представив доказывающие исправление документы. Если ее невозможно исправить, следует послать обоснование.

Если несоответствие возникло из-за расхождений в методике расчета, и сведения по факту были представлены правильно, нужно просто детально описать используемый способ расчета и обосновать его.

По расхождению в отчетности

Инспектор может сравнить сведения двух или нескольких деклараций (например, НДС с отчетностью по налогу на прибыль), либо сопоставить отчетность с бухгалтерскими документами. Налогоплательщику потребуется доказать причину расхождений показателей (в т. ч. выручки). Сделать это несложно, поскольку правила бухучета несколько отличаются от правил налогового учета. К тому же база по разным налогам определяется с учетом своих особенностей.

Так, например, база по НДС может не совпасть с выручкой в отчете по прибыли, так как некоторые внереализационные доходы не подлежат обложению НДС (дивиденды, штрафы, курсовая разница). Об этом говорится в статье 250 .

По НДС

Если в ходе проверки по НДС инспектор выявляет ошибки или какие-либо несостыковки, он также запрашивает объяснения. Форма ответа рекомендована Письмом ФНС от 16 июля 2013 года №АС 4-2/12705 (второе приложение).

В форме содержится несколько таблиц, в которые вписываются разъяснения по каждому разделу декларации (с 8 по 12 раздел). Заполняется та, которая соответствует блоку с ошибками.

Следует отметить то, что это именно рекомендуемая форма, а не обязательная. Поэтому утонения можно оформить и в другом, более удобном виде. Но лучше все-таки остановиться на образце, указанном в Письме ФНС. К записке можно приложить дубликаты счетов-фактур, выписку из книги покупок и продаж.

По налоговой нагрузке

Если ИФНС истребует пояснения, касающиеся низкой налоговой нагрузки в разрезе среднеотраслевого уровня, можно написать следующее:

«В декларации по налогу ____ за период с __.__.____ г. по __.__.____ г. не допущено неполного отражения данных или неточностей, в результате которых возможно уменьшение налогооблагаемой базы. Ввиду этого у ООО «____» нет обязательств по уточнению налоговых платежей за указанный период. Касаемо налоговой нагрузки по основному виду деятельности, сообщаем:

ее уменьшение в период с __.__.____ г. по __.__.____ г. вызвано рядом обстоятельств: снижение доходов и увеличение расходов компании».

Далее можно указать, насколько снизилась выручка и возросли затраты за указанный период по сравнению с предыдущим. Нужно объяснить, что к этому привело (уменьшение спроса или количества покупателей, рост цен по закупке и др.).

Другие случаи

Помимо деятельности самой фирмы, налоговая может запросить сведения о контрагентах. Это называется встречной проверкой (или «встречкой»). Суть ее заключается в том, камеральный отдел рассылает запросы с просьбой предоставить перечень операций, выполняемых в отношении какой-либо организации, а также подтверждающие бумаги (договоры, взаиморасчеты и т. д.). Сведения запрашиваются за конкретный период времени.

Ответ составляется строго по установленному алгоритму, т. е. в соотвествии с истребуемыми сведениями. Если никаких операций за указанный период не осуществлялось, можно так и написать:

«За период времени с __.__.____ г. по __.__.____ г. никакие операции в отношении ООО «___» не проводились». За непредставление такого рода сведений на налогоплательщика накладывается штраф.

Образец составления

Поскольку единой формы написания нет, записку можно составить в достаточно свободной форме по сути описания ситуации.

статье 19.4 КоАП . Нормы указанной статьи применяются в случае неявки в налоговую, в не при отказе от дачи пояснений. Об этом говорит и ФНС (пункт 2.3 Письма от 17 июля 2013 года №АС-4-2/12837).

Получается, что налоговики не могут наложить штраф на несдачу пояснений. Тем не менее, сделать это нужно, так как отказ может привести к выездной проверке и как следствие – к существенным доначислениям, обжаловать которые не так-то просто.

В случаях, когда налоговая инспекция при анализе предоставленной налогоплательщиком отчетности выявляет какие-либо нарушения, ошибки или иные обстоятельства, вызывающие у нее вопросы, она направляет в адрес организации, предоставившей такую отчетность, требование о предоставлении пояснений.

Когда необходимо составление данного документа

Как правило, основанием для пояснения служат такие факторы, как:

Выявление ошибок в предоставленной декларации;
Наличие противоречий в документах за отчетный период либо в соотношении с ранее предоставленной информацией;
Подача уточняющей декларации, уменьшающей сумму налога по сравнению с первоначальной;
Отражение убытка за отчетный период у плательщика .

Ответ на такое требование должен быть направлен в течение пяти дней с момента получения.

Согласно изменениям в законодательстве с 2015 года в некоторых случаях до направления пояснений также требуется уведомить налоговую инспекцию о получении запроса.

Наказание на невыполнение требований

Штрафные санкции именно за непредоставление пояснений по требованию не предусмотрены, но в случае отказа от пояснений налоговая инспекция имеет право как минимум провести выездную проверку, а как максимум запустить процедуру ликвидации налогоплательщика, поэтому такие запросы игнорировать крайне нежелательно.

О необходимости подачи пояснительной записки в налоговые органы рассказано в данном видеосюжете:

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Правила составления пояснительной записки

Пояснение должно быть составлено на имя руководителя налоговой инспекции по месту регистрации на официальном бланке организации. В большинстве случаев составляется в произвольной форме. По некоторым видам требуемых пояснений со стороны налоговой службы предусмотрена рекомендуемая форма предоставления.

К использованию такие формы не обязательны , так как носят рекомендательный характер, однако их использование, во-первых, желательно для предотвращения разногласий с получателем, а во-вторых, часто это гораздо удобнее с точки зрения заполнения, так как снимает многие вопросы в плане оформления.

При составлении ответа необходимо учитывать не только тематику (например, пояснение размера зарплаты, обоснование убытков и т.д.), но также ориентироваться и на фактическое содержание запроса, поскольку он может заключать в себе как необходимость предоставления общей информации по указанной тематике, так и требование более узкой направленности или предусматривать предоставление конкретных документов.

В общем виде пояснение, как правило, выглядит следующим образом : «В ответ на ваш запрос №… от … о предоставлении пояснений относительно … сообщаем следующее». И далее текст ответа формируется в зависимости от сути возникшего вопроса.

Конкретное содержание пояснительной записки зависит от содержания запроса, но можно рассмотреть более подробно наиболее распространенные варианты.

Пояснение по убыткам

В первую очередь к ним относится пояснение убытков , отраженных в отчетности по налогу на прибыль. Разумеется, такие разъяснения требуются далеко не в каждом случае отражения убытка, и только для организаций, которые зарегистрированы относительно продолжительное время, поскольку для вновь созданных фирм убыток в начале деятельности – явление совершенно нормальное.

Дополнительными основаниями для запроса могут послужить следующие факторы:

Достаточно большой размер убытка, полученного по результатам отчетного периода;
Организация работает с убытком на протяжении двух и более отчетных периодов.

В таких случаях ИФНС может отнести компанию к категории проблемных или же заподозрить в намеренном занижении прибыли, как основания для расчета налога. Поэтому при получении подобного запроса налогоплательщик особенно заинтересован в предоставлении информации такого качества и в таком количестве, которого будет достаточно, чтобы снять все подобные вопросы.

Для разъяснения необходимо подробно описать все факторы, которые послужили основанием для образования убытка (изменение курса валюты, проведение необходимых дорогостоящих мероприятий на единоразовой основе, форс-мажорные ситуации, нанесшие крупный ущерб, и т.д.). Для доказательства указанных обстоятельств желательно приложить подтверждающие документы. В заключении требуется описать предпринятые меры для предотвращения убыточности в будущих отчетных периодах, желательно, также с подтверждающими документами.

Объяснения по заработной плате сотрудников

Кроме убытков налоговую также может заинтересовать и порядок уплаты с нее налога на доходы.

В отношении зарплаты нередко возникают вопросы относительно ее размера, если она меньше установленного минимума. Такие ситуации часто возникают, если сотрудник оформлен на половину ставки. В этом случае необходимо ссылаться на , и , который подразумевает объем работы, не требующий целого рабочего дня и полной занятости сотрудника. Можно также дополнительно обосновать причины, приведшие к такому положению, например сокращение объема производства, увеличение производительности, повышение эффективности организации труда и т.д.

Грамотно составить пояснительную записку в налоговую поможет следующий видеоматериал:

Уплата НДФЛ

В части уплаты юридическим лицом в качестве налогового агента могут возникать вопросы по поводу выявленных ошибок в расчете налоговой базы и непосредственно налога. Если ошибка действительно имела место, необходимо принять меры для исправления сложившейся ситуации и предоставить документы, подтверждающие исправление ошибки. Если исправить ее не представляется возможным, необходимо предоставить обоснование. Когда разногласия возникают по причине расхождений в способе расчета и фактически информация была предоставлена верно, нужно просто детализировано расписать применявшийся способ расчета и его обоснование.

Другие ситуации для пояснений

Помимо пояснений по отчетности самой организации, от нее может потребоваться предоставление информации относительно контрагентов . Такая ситуация называется встречной проверкой и заключается в том, что от налоговой инспекции приходит запрос с просьбой предоставить относительно какой-либо организации-контрагента перечень проведенных операций и имеющиеся документы по ним. Как правило, это делается за какой-то ограниченный период времени. В этом случае ответ просто составляется в строгом соответствии с запрашиваемой информацией, либо указывается, что за указанный период операций с данной организацией не проводилось.

Все документы, связанные с налоговой инспекцией, требуется заполнять с особой внимательностью, поскольку даже небольшие ошибки могут повлечь необходимость составления так называемой пояснительной записки, образец которой и пошаговые инструкции по заполнению приводятся далее.

Когда и как необходимо предоставить записку

Список всех ситуаций, при которых организация обязана предоставить пояснительную записку по требованию местной налоговой инспекции, определен законодательно:

Если в отчетной декларации есть ошибки или определенные внутренние противоречия, несоответствия между разными данными. В этом случае нужно не только исправить эти некорректные сведения, но и также описать причину несоответствий – все это делается в пояснительной записке свободного образца.
Если в декларации сумма налога оказалась меньшей по сравнению с отчетной документацией, которая была предоставлена в налоговую изначально. Опять же налоговые инспекторы, скорее всего, потребуют не только привести сведения в полное соответствие, но и объяснений их происхождения.
Если в декларации представлен налог на прибыль с убытком – тогда нужно подробно описать, почему возник этот убыток.

Следует иметь в виду, что на исправление всех некорректных сведений главному бухгалтеру или другому уполномоченному лицу дается не более 5 рабочих дней. Течение этого срока начинается с рабочего дня, который следует за днем получения документа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Документ, который получен от налоговой с требованием исправить некорректную информацию и предоставить пояснительную записку, может быть заверен печатью, но может и оставаться без печати. Такое право всегда оставляет за собой ФНС.

Также следует иметь в виду, что в некоторых случаях компания обязана отреагировать на получение этого письма с требованием предоставления пояснительной записки. Нужно просто подтвердить факт доставки документа, передав квитанцию о приеме тем же способом (по почте или через электронную систему). Нужно иметь в виду, что уведомление о получении следует выслать не позднее 6 рабочих дней. Течение этого срока начинается со дня отправки пояснительной записки по требованию налоговой.

Если же уведомления о получении не поступило, налоговая инспекция может заблокировать счет фирмы. Чтобы произвести разблокировку, необходимо передать инспекторам:

квитанцию о приеме документа;
пояснительную записку – по почте, через электронную систему или в ходе личной явки представителя компании.

Тогда блокировка счета снимается не позднее следующего рабочего дня (обычно в тот же день).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Следует разделять случаи, когда в декларации содержатся явные ошибки (по невнимательности) или просто несоответствия. Если есть некорректная информация, то направлять нужно не пояснительную записку, а полностью исправленную декларацию.

Способов отправки пояснительной записки вне зависимости от причин требований налоговой инспекции две:

Можно принести самостоятельно в канцелярию ведомства – представитель компании, уполномоченный на подобные действия, приходит лично.
Также можно отправить документ и по почте, при этом письмо следует сопроводить описью вложения всех документов с указанием их количества и вида (оригинал или копия). Отправлять нужно только заказным письмом.

Лучше всегда оставлять копию пояснительной записки при себе. Она может понадобиться, если по каким-либо причинам письмо не дойдет в налоговую или она затребует прислать его еще раз.

В общем виде этот документ предваряется словами:

Образец пояснительной записки 2019

Установленной формы пояснительной записки не существует, поэтому организация может придерживаться собственного образца, взяв за пример некоторые из ниже приведенных вариантов.

Пояснение по убыткам

Это один из самых распространенных случаев. Пояснения могут понадобиться не во всех ситуациях. К тому же ИП не обязаны составлять пояснительную записку – это обязанность только юридических лиц. На практике сложилась ситуация, что налоговые службы не интересуются убытками компаний, которые зарегистрированы в течение первых 2-3 лет, поскольку такие ситуации в большинстве случаев экономически обоснованы. Однако если убытки наблюдаются более этого срока в течение 2 лет подряд, налоговая, скорее всего, заинтересуется причинами подобного явления.

Пояснения требуются в основном в таких ситуациях:

Убытки имеют существенный размер.
Убытки наблюдаются в течение нескольких отчетных периодов подряд.

Для компании основной риск состоит в том, что инспекторы могут начать подозревать ее в намеренном сокрытии доходов и соответственно, в уклонении от платы обязательных налогов.

Поэтому нужно понимать, что предоставление корректных обоснований в пояснительной записке по требованию налоговой – это, прежде всего, в интересах самой фирмы.

Примерный образец должен содержать следующие разделы:

Шапка, где указывается полное название организации, ее адрес, реквизиты и контакты ответственного лица (почти всегда это главный бухгалтер).
Далее следует слово «ПОЯСНЕНИЯ» или «ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА».
Затем нужно указать вид основной деятельности организации и описать фактическую ситуацию – т.е. продублировать ту часть, которая вызвала замечания у налоговых инспекторов (указывается выручка, расходы всех видов – прямые, косвенные и др.).
Затем приводится описание причин этих убытков и указание общей суммы убытка за рассматриваемый отчетный период. Это очень важный пункт, поскольку именно здесь содержится разъяснение причин. К ним, как правило, относятся:

рост издержек на оплату аренды или оплату труда;
разницы в валютных курсах, периодические колебания;
сезонное или иное снижение спроса, которое повлекло неизбежное снижение цены;
разрыв экономических связей с поставщиками по разным причинам, в результате чего закупать товары и сырье пришлось по более высоким ценам;
нестабильная экономическая ситуация по отрасли, в которой работает компания;
форс-мажоры, которые невозможно было предвидеть и рассчитать изначально.

Далее перечисляется список всех приложений, которые обосновывают описанные причины.
Наконец, ставится подпись генерального директора, расшифровка, печать и дата составления пояснительной записки.

Исходить можно из такого образца.

В случае расхождений по столь важному налогу, как НДС, налоговая обязательно затребует пояснений. В данном случае образец пояснительной записки также произвольный, а сведения из книги покупок заполняют в виде таблицы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Ведомство принимает пояснения по НДС только в электронном виде – явка сотрудника в данном случае не понадобится.

За основу можно взять такой образец.

Обычно в таких случаях обоснование производится в связи с приобретением определенных товаров с целью их дальнейшей перепродажи. В качестве доказательных документов приводятся дополнительные соглашения, которые были заключены с контрагентами, например, о том, что будет увеличена площадь арендуемого помещения, из-за чего и сумма НДС увеличивается по сравнению с предыдущим отчетным периодом. К записке также прикладывают копии соответствующих счетов-фактур.

Пояснения при наличии вычета и отсутствии начислений

Суть этой ситуации в том, что инспекторы всегда интересуются, почему в декларации имеется вычет, но соответствующий НДС у поставщика не был учтен и начислен. Как показывает практика, главная причина состоит в том, что представители поставщика не произвели эту операцию. И хотя по факту виновата его бухгалтерия, сама компания тоже рискует.

Еще одна возможная причина в том, что поставщик является только посредником, потому что в данном случае хотя и происходит выставление счетов-фактур, но сам НДС не начисляется. Вне зависимости от конкретной причины, изначально следует обратиться за разъяснениями именно к поставщику . Нужно попросить прислать документальные подтверждения того, что он является исключительно посредником. Копия соответствующего письма направляется в налоговую как основное доказательство.

Пояснения при разных вычете и начислениях

Суть этого случая в том, что вычет согласно счету-фактуре оказывается больше, чем НДС, который был начислен по данным поставщика. Самая вероятная причина – техническая ошибка или невнимательность. В пояснительной части нужно указать, что книга покупок заполнена корректно. Пояснения можно привести в свободной форме.

Пояснения в случае, если выручка меньше, чем начисления

Если в декларации указана меньшая сумма выручки по сравнению с реально зачисленными суммами на банковский депозит, это тоже основание для запроса пояснений. Основная причина в данном случае связана с ошибкой стороны покупателя. Контрагент может указать, например, что оплатил аванс, но на самом деле направляет средства за полученные товары. Соответственно, в пояснительной части нужно указать, что фирма корректно учла и выручку, и все зачисленные авансы. Также можно сослаться на то, что как выручка, так и авансовые платежи не всегда совпадают с суммами, представленными в выписках из банка.

Расхождения по выплаченной зарплате

В данном случае представители налоговой могут сделать замечания относительно того, что налог на доходы исчислен в размере, не соответствующим зарплате. И еще один распространенный случай – когда работник получает зарплату ниже официального МРОТ. Исходить нужно из следующих документов:

принятое штатное расписание;
трудовой договор, в котором всегда указывается, работает сотрудник на полную занятость или по совместительству;
приказ о приеме этого сотрудника на работу, в котором также есть подобные сведения.

Некорректно начисленный НДФЛ

Это довольно редкие ситуации, поскольку начисление НДФЛ – стандартная процедура. Поэтому основная причина – невнимательность или техническая ошибка. В итоге нужно исправлять декларацию. Если же это сделать невозможно, то по требованию налоговой инспекции следует предоставить пояснительную записку любого образца. Например, иногда причина может быть связана с тем, что методика расчета на разных этапах применялась неодинаковая – тогда нужно подробно расписать эту методику и привести пример.

Пояснения в связи с расхождениями в отчетных документах

Могут быть и такие случаи, когда в разных декларациях наблюдаются нестыковки. В основном это происходит потому, что база по налогам в каждом случае определяется в соответствии со своими особенностями. Еще одна распространенная причина – разные правила налогового учета для конкретных ситуаций, поэтому обосновать подобные «расхождения» несложно.

По налоговой нагрузке

Если по мнению инспекторов компания имеет слишком низкую налоговую нагрузку, они почти всегда заинтересуются подобными случаями. Возможная причина – неточности, ошибки, из-за которых произошло уменьшение налоговой базы. Другой распространенный вариант – нагрузка снижается в связи с повышением издержек, уменьшением доходов на фоне форс-мажорных, непредвиденных обстоятельств, курсовой разницы, потерей поставщиков и многих других причин. За основу пояснения можно взять такой образец.