Журнал регистрации договоров в электронном виде. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: образец и разбор граф

При организации делопроизводства в организации необходимо осуществлять правильную сортировку документов, хранение в соответствии с установленными нормами и сроком. Для каждого типа документов установлена своя длительность сохранности документов. После заключения с сотрудником трудового договора необходимо внести соответствующие данные в журнал учета трудовых договоров.

При организации кадрового делопроизводства довольно часто возникает вопрос: «А нужно ли вообще вести журнал регистрации заключенных с работниками или можно обойтись и без него?».

По большому счету, раз ответственности за его отсутствие не предусмотрено, значит, он и не нужен? Однако этот документ будет полезен в организации, он позволит упорядочить имеющиеся документы и регистрировать все трудовые договора, дополнения к ним и вносимые изменения.

Ведение журнала не позволит потеряться документам, внесенная запись будет означать, что он составлялся и даже если договор будет уничтожен, запись в журнале все-таки останется. К тому же при решении споров с работниками в судебном порядке журнал может понадобиться и его может затребовать суд.

Также ведение журнала может пригодиться и при выдаче справки бывшему работнику при его последующем трудоустройстве. К тому же он может заменить большое количество документов, которые должны храниться в архиве. На крупных предприятиях с его помощью могут составляться различные статистические отчеты.

Данный документ ведет либо менеджер по персоналу организации, либо специалист кадрового отдела

Правило ведения и составления журнала

Так как единой и обязательной формы документа нет, то для этих целей можно применять покупную тетрадь, в которой уже подготовлены все необходимые графы для ведения учета трудовых договоров и от вас потребуется только вносить соответствующие записи. Помимо этого вы можете сформировать его и сами, на отдельных листах А4.

Для длительного хранения журнала обложку следует выбирать из плотных материалов, примерная плотность бумаги – 60 г/кв.м.

Титульный лист должен содержать полное наименование организации или реквизиты индивидуального предпринимателя, дата начала и окончания журнала, а также его название. В первую очередь необходимо пронумеровать страницы.

На второй странице следует указать ответственно за журнал лицо, сделать это можно отразив следующие графы:

• Порядковый номер записи об ответственном лице.
• Период ответственности.
• ФИО и должность ответственного работника.
• Основание, по которому данное лицо было назначено. Это может быть приказ о назначении ответственного лица, изданный руководителем или другой документ.

После этого производится оформление журнала, который может состоять примерно из 11 столбцов, обычно это следующие (перечислим слева на право):

• Порядковый номер в соответствии с хронологией регистрации трудовых договоров. Но это не номер договора, он будет указан далее.
• Дата, когда был заключен договор с работником.
• Номер самого договора или же дополнительного к нему соглашения.
• Инициалы сотрудника (фамилия, имя и отчество).
• Должность или профессия, в соответствии со штатным расписанием организации.
• Наименование структурного подразделения, где трудится сотрудник.
• Дата расторжения договора с работником.
• Характер работы, например, основное место работы или по совместительству.
• Далее идет информация о дополнительных соглашениях.
• Таблица может содержать также и подпись сотрудника.
• Примечание.

На последней странице необходимо сделать надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан, после чего сдан в архив. При этом необходимо обязательно указать дату сдачи, количество содержащихся страниц, а также номера договоров, указанных в первом столбце. Затем должна ставиться ФИО и должность ответственного лица, и указываться документ, который наделяет данное лицо быть ответственным (номер и дата документа).

Прием наемного работника оформляется договором.

Документ относится к формам внутреннего документооборота и регистрируется в журнале.

Системный подход позволяет оперативно найти данные о сотрудниках.

Трудовой договор – обязательный документ, составляемый при трудоустройстве работника. Форма является доказательством оформления трудовых отношений. В состав обязательных пунктов документа входят:

Документ обязателен для юридических лиц и ИП. Содержание договора разрабатывается работодателем самостоятельно при условии включения в форму обязательных пунктов.

Основание для оформления трудового договора – заявление сотрудника и приказ, составленный работодателем.

Соглашение составляется в 2-х экземплярах. Подписанные обеими сторонами оригиналы формы имеют одинаковую юридическую силу. Один экземпляр выдается работнику, второй хранится у работодателя в течение срока, установленного для архивации документов для начисления заработной платы – 75 лет.

Каждому из оформленных договоров присваивается своя нумерация. Данные присваиваются при регистрации документа в специально предназначенном журнале.

Договора по трудоустройству имеют отдельную от других документов сквозную нумерацию, принятую работодателем.

Традиционно формы разделяют по годам, что находит отражение в номере документа.

Назначение и преимущества ведения такого учета

Ведение журнала регистрации трудовых договоров не имеет обязательного требования согласно законодательных норм. Документ создан для упрощения кадрового учета . Но актуальность и необходимость такого журнала признается кадровиками даже для предприятий с малой численностью сотрудников.

Состав данных журнала имеет краткое описание зарегистрированных договоров. При обращении в организацию бывших работников его наличие облегчает поиск данных. Сведения могут потребоваться для подготовки справок в пенсионный фонд и иные структуры.

Систематизация данных позволяет :

• Вести четкий учет кадрового состава.
• Незамедлительно предоставлять данные работодателю или органам контроля.
• Иметь оперативные данные о работниках с длительным стажем, договора которых находятся в архиве.

Отсутствие формы учета не влечет наложения ответственности со стороны контролирующих органов, но упрощает внутренний документооборот в компании.

Если журнал в качестве первичного документа указан в учетной политике, ведение его обязательно .

По просьбе трудовых инспекций или иных организаций, контролирующих условия труда и заработной платы им может быть предоставлен данный журнал. Сотрудник при получении экземпляра договора расписывается в журнале, что является доказательством наличия у него документа. При утере и повторном обращении работнику выдается дубликат.

Кто занимается ведением данного журнала

При ведении журнала форма определяется в числе других кадровых документов и закрепляется в учетной политике предприятия. Приказ устанавливает электронный либо бумажный порядок ведения и ответственное лицо, на которое возлагаются обязанности заполнения данных. Форма журнала регистрации разрабатывается предприятием самостоятельно .

Традиционно ответственность за ведение журнала возлагается на кадрового работника или менеджера по персоналу. Лицо, составляющее трудовые договора по образцу, разработанному на предприятии, вносит запись в журнал сразу после внесения подписей сторон.

Бумажный вариант ведения

Предприятия преимущественно прибегают к бумажной форме ведения журнала. Документ может создаваться на основе любой книги учета, не имеющей четких наименований столбцов.

Разработкой названий и состава данных столбцов занимается ответственное лицо, которое производит регистрацию документов и поиск экземпляров договоров на основании нумерации. Форма может иметь ограниченный срок ведения (год) либо бессрочное применение при систематизации данных.

Оформление документа начинается с титульного листа. Журнал должен иметь название, дату начала, данные должностного лица, ответственного за ведение формы. Запись ведется по каждому документу отдельно. Аналогично заполнению других журналов учета, пустые строки между записями не допускаются.

Листы формы нумеруются, прошиваются и заверяются руководителем компании. После окончания заполняется последний лист. Указывается дата последней записи, место хранения. Если производится передача документа в архив, заносится запись о передаточном акте – его номере и дате. Лист подписывает ответственное лицо и руководитель.

Правила и образец заполнения

Цель составления журнала – систематизация кратких данных. В стандартном варианте кадровый работник ведет учет по столбцам:

1. Порядковый номер.
2. Дата внесения данных.
3. Регистрационный номер документа.
4. ФИО сотрудника.
5. Занимаемая должность, подразделение.
6. Дата заключения трудового договора.
7. Подпись в получении работником экземпляра договора.
8. Дополнительные соглашения.
9. Примечание.

Примерный образец заполнения журнала (фрагмент):

Внесение изменений и исправление ошибок

Документ не относится к формам (кассовым, банковским), внесение поправок в которые запрещено законодательством.
Любая неточность, требующая изменения, может быть исправлена в порядке, принятом для первичного документооборота. Неверная запись перечеркивается одной прямой линией, над ней вносится исправительная запись с указанием даты и за подписью ответственного лица и руководителя.

Электронный вариант ведения

Вести журнал можно в электронном виде с последующим получением печатного экземпляра. Порядок получения бумажного носителя аналогичен прочим книгам учета. По истечении установленного документооборотом периода форма распечатывается, прошивается и закрепляется подписью руководителя.

Стандартный вариант предусматривает годовой период формирования журнала. Минус формы – отсутствие возможности получения подписи работника.

Особенности учета дополнительных соглашений

Дополнительные соглашения подлежат регистрации в журнале. Изменения к трудовому договору вносятся под дополнительной нумерацией с добавлением индекса к цифрам основного контракта либо под самостоятельным номером. Порядок нумерации определяется регистрационным работником.
Если дополнительное соглашение нумеруется с использованием отдельного показателя, документ заносится в журнал отдельной строкой. В иных вариантах для записи номера используются отдельные столбцы из строки основного договора.

Как регистрировать и нумеровать контракты

Ответственное лицо заносит регистрационную запись после полного оформления договора, проставления подписей работодателя и сотрудника. Нумерация документа осуществляется таким образом, чтобы упростить учет, поиск данных по номеру и исключить мошенничество с цифрами простого двоичного исчисления.

Нумерация разрабатывается регистратором либо иным лицом, заинтересованном в надежности нумерации.

Трудовой договор – один из важных документов кадрового учета. Форма имеет строгую идентификацию по каждому работнику. Задача кадрового учета заключается в создании системы нумерации, своевременной записи в журнал регистрации и получения росписи сотрудника после принятия экземпляра договора на руки.

Более детально о процессе приема на работу сотрудника, в том числе заполнение журнала регистрации трудового договора рассказано в данной видеоматериале:

Движение любого документа на предприятии должно подлежать регистрации. Регистрация представляет собой внесение учетных данных определенной формы в специально предназначенную книгу, которая называется журналом регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Учитываются создание, отправка и принятие документа.

Состав и расположение реквизитов в журнале не нормированы официальной документацией – эти данные вносятся работодателем самостоятельно. Внутренние документы здесь также можно классифицировать по группам, чтобы в дальнейшем запись было удобнее найти.

Обязательно ли вести и для чего нужен?

Учету в обязательном порядке подлежат лишь трудовые книжки, дополнительные соглашения регистрируются на усмотрение работодателя. Однако есть несколько причин относиться к журналу регистрации трудовых договоров внимательно:

1. Служба ГИТ (труда и занятости), производя проверку, обязательно интересуется наличием этого журнала.
2. Существуют общие правила ведения документооборота, которые гласят, что регистрации должен подлежать любой документ.
3. Журнал учета трудовых договоров включен в Перечень типовых управленческих документов.
4. Небрежное отношение к регистрации договоров со стороны кадрового специалиста грозит возникновением неприятностей и разногласий с контролирующими органами.

Кадровому специалисту нужно понимать, что ведение такой книги учета – вовсе не каприз руководителя и не пустая трата времени. Может быть множество ситуаций, в которых журнал регистрации трудовых договоров будет полезен.

Например, если конфликт работодателя с уволенным работником выльется в обращение последнего с иском в суд, наличие журнала регистрации заранее настроит судью в пользу компании.

Другая ситуация – если к кадровому работнику обращается бывший сотрудник фирмы с просьбой выдать справку о предыдущем месте работы. Если книга учета на предприятии присутствует, сделать это не составит труда.

В любом случае хранить один журнал куда проще, чем огромную стопку документов, которые к тому же часто перемешаны, что делает поиск необходимой бумаги долгой и весьма изнурительной процедурой.

Графы, трудности с нумерацией

Граф всего может быть одиннадцать или двенадцать:

1. Порядковый номер записи.
2. Дата заключения трудового договора
3. Дата расторжения
4. ФИО регистрируемого сотрудника.
5. Должность
6. Структурное подразделение, где трудится сотрудник.
7. Дата заключения трудового договора прописью
8. Дата расторжения трудового договора прописью.
9. Указывается, основной работой является для сотрудника работа на предприятии или он трудится здесь по совместительству.
10. Сведения о дополнительных соглашениях.
11. Примечания.

Часто с целью экономии места графы могут быть объединены. Чаще всего объединяют графы 2 и 3, а также 7 и 8.

Практически у всех кадровых специалистов при ведении журнала учета возникают проблемы с нумерацией дополнительных соглашений. Графа 1 предполагает внесение порядкового номера записи, а куда вносить порядковый номер договора непонятно. Отметки об этом можно ставить в графе 10, предусмотренной специально для сведений о дополнительных соглашениях, однако, «бегать» глазами через весь лист очень неудобно.

Эта проблема решается простым добавлением графы, которая может быть разделена на два столбца, в одном из которых регистрируются дополнительные соглашения, в другом – договора. Стоит напомнить, что книга учета не относится к документации со строгой формой, поэтому нарушением такая разлиновка не станет.

Как заполнить?

Журнал регистрации трудовых договоров должен вестись на предприятии в двух видах: электронном и бумажном.

Документ бумажного вида должен быть прошит, пронумерован и обязательно заверен руководителем организации. При регистрации трудового договора в графы вносятся все сведения, после чего журнал дается на подпись сотруднику. Для регистрации сотрудников, работающих по контракту, лучше завести отдельную графу. Важно уделить внимание заполнению последней страницы: здесь указывается дата закрытия журнала, дата сдачи его в архив. Он может быть закрыт и досрочно — в том случае, если кадровый работник обнаружил ошибки в заполнении, сразу происходит списание его в архив с указанием причины.

Электронный формат дублирует бумажную форму . Он куда удобнее для поиска необходимой записи и ввода типовой информации. Электронный журнал представляет собой чаще всего лист Excel или Word (что менее распространенно).

В делопроизводстве все пригодится, а особенно, если кадровик не хочет потерять такие важные документы, как трудовые соглашения, которые заключаются обычно при приеме на работу сотрудников. Для этих целей, чтобы сохранить компактно всю информацию, применяется специальный журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, который позволяет быстро найти договор по тому или иному человеку.

Чтобы подробнее ознакомиться с таким документом, необходимо изучить общие понятия, как выглядит журнал, его образец заполнения, понять сам порядок обращения с журналом, как его использовать в практике.

Что такое журнал регистрации договоров и зачем его вести

Журнал трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам – это специальный документ, выпущенный в виде книги типографским способом, который предназначен для того, чтобы фиксировать краткую информацию о заключении и расторжении трудовых соглашений с работниками предприятия.

Каждый контракт, регулирующий трудовые отношения подчиненного и работодателя, должен быть вписан в основные разделы журнала по строкам и столбцам, которые содержат всю необходимую информацию. Вести учет трудовых договоров должен специалист по кадровым вопросам, уполномоченный это делать регламентом своей должностной инструкции.

Неплохим бонусом в таком журнале являются приложения:

• Третий Раздел Трудового Кодекса РФ.
• Перечень документов управленческого характера, их выписки, которые фигурируют по предприятию, его деятельности, со всеми сроками их хранения.

Регистрация – это специальная процедура, которая должна осуществляться по установленной ГОСТом форме (ГОСТ Р 51141-98) и фиксировать в текстовой записи факт создания договора или дополнения к нему, а также факт отправления, получения, либо расторжения. Благодаря такой процедуре документ, собственно, и получает юридическую силу – ему присваивается порядковый номер, указывающий на ввод в делопроизводство по предприятию договора, указывается дата такого ввода и прочая ключевая информация. Все порядковые номера принято присваивать в пределах одного календарного года, что обозначает обнуление номеров на следующий год.

Отвечая на вопрос, зачем вести такую книгу учета, можно отметить следующие несколько важных причин:

• При конфликте с подчиненным журнал сможет подтвердить официально оформленные трудовые отношения с работником.
• При возникновении чрезвычайных ситуаций, книга помогает быстро найти информацию.
• Справка. При помощи журнала кадровику легко выдавать практически любую справочную информацию.
• Удобство. Лучше искать нужный договор по реестру в книге, чем рыться в папках на столе.
• Особенности такого документа, как книга учета трудовых договоров

Внешний вид каждого такого журнала обязательно должен соответствовать типовому стандарту, который показывает, какое оформление обложки, толщины листа, внутреннее содержание таблиц и прочего должно быть в документе. Его сроки хранения неукоснительно должны соблюдаться такими, как это принято Перечнем типовых управленческим архивных документов, который утверждался Минкультуры РФ 25.08.10 года.

Поэтому все особенности, присущие регистрационному документу, можно выделить следующим перечнем:

• Обложка светлого желтого цвета плотного картона, покрытая съемной прозрачной клеенчатой обложкой.
• Журнал должен иметь стандартные отверстия для подшивки в архив.
• Сроки хранения. Сроки ограничиваются 75 годами нахождения журнала в архиве (п.«в» ст.695 Перечня типовых управленческих документов архива).
• Контрольное пломбирование. Для пломбирования страничек используется специальная индикаторная пломба с оригинальным номером (правительственное Постановление России №225 от 16.04.03г.).
• Без заполнения титула и внесения в специальную строчку номерного знака пломбы журнал будет юридически недействительным, не опломбированным.

Индикаторная пломба – это специализированное устройство, защищающее бланк журнала, его листы от выявления несанкционированного доступа, которое применяется одноразово. Такое понятие закреплено ГОСТом 31282-2004.

Прежде чем начинать работать с журналом, его следует подготовить:

• аккуратно заполнить титульный лист;
• заполнить заверительную надпись;
• в специально отведенную для этих целей строку вписать номер пломбы.

После того как кто-либо сорвет пломбу, журнал регистрации дополнительных соглашений и договоров с сотрудниками уже будет считаться непригодным для использования. Его можно, конечно же, восстановить, но сделать это потребуется вновь с привлечением такой же технологии, которая была использована в процессе первичного изготовления журнала.

Можно обратиться в типографию, где его изготавливали, чтобы снова приклеили пломбу, добавили листы, если они были вырваны. Только теперь уже номер на пломбе будет другим и его потребуется занести в специальный протокол по предприятию, указав, что документ строгой отчетности подвергался существенным изменениям.

Чтобы не испортить журнал учета договоров и дополнений к ним необходимо четко знать, в каком порядке его заполнять. Для этого изучаем структуру сначала его титульного листа, которая заключается в следующих информативных блоках:

• Полное наименование книги посреди титула.
• В верхней части поле, где прописывается полное наименование предприятия.
• Под названием книги находится блок, который отражает:

1. начало и конец ее ведения;
2. сколько записей произведено;
3. номер тома журнала;
4. сроки хранения.

Теперь – структура обратной стороны, где заверяется и опечатывается учетная книга:

• Блок для заверения руководителем организации.
• Печать следует располагать строго в том месте, где стоит для этого буквенный указатель – «М.П.».
• Печать должна захватывать фиксирующую страницы ленту и голографическую наклейку пломбы.
• Структура внутренней части журнала:
• Страничка ответственных за заполнение лиц: Ф.И.О; должность; период, когда ответственное лицо выполняет свои обязанности по заполнению учетной книги; распорядительный документ, на основании которого назначается ответственный; подпись ответственного кадровика.

Основные табличные листы, являющиеся ключевым содержанием журнала, которые должны заполняться по мере появления такой необходимости.

В конце журнала всегда будет приводиться справочная информация, выдержки из нормативных документов предприятия, законодательных актов.

Для того чтобы визуально иметь представление о том, как правильно следует заполнять колонки такого журнала, можно посмотреть пример такого заполнения. Шаблон можно скачать бесплатно или просто подробнее изучить.

Журнал регистрации трудовых договоров, образец

Журнал заполняется внутри в специально разработанной табличке, которая содержит 10 столбиков:

1. Номер записи для трудового договора, который одновременно служит и регистрационным знаком для подтверждения совершенного акта соглашения между работником и работодателем.
2. Дата, когда договор был заключен.
3. Номер порядковый трудового соглашения.
4. Персональные данные сотрудника – фамилия, имя, отчество.
5. Специальность, должность подчиненного.
6. Отдел, структурное подразделение, куда принят на работу сотрудник.
7. Срок действия соглашения.
8. Тип работы – основная, по совместительству, сезонная и т.д.
9. Есть ли дополнительные соглашения.
10. Примечания.

Иногда в книге делают еще одну колонку, в которой каждый работник будет проставлять свою подпись, удостоверяющую факт получения своего экземпляра трудового соглашения. Такой образец скачать несложно на нашем сайте или на любом другом. Существует также журнал регистрации трудовых договоров, скачать который можно здесь, в электронной версии типографского варианта. Но некоторым кадровикам удобно вести этот журнал в электронной версии программного варианта – в MS Excel. Туда можно добавлять любые другие колонки, которые посчитает необходимым использовать кадровый исполнитель.

Законодательных норм, обязывающих всех кадровых ответственных должностных лиц заниматься ведением такого журнала, нет. Скорее это больше делается для удобства и аккуратности ведения делопроизводства по предприятию, организации. Сначала книга учета тщательно изучается, затем заполняется титульный и последний, заверительный листы, а уж потом лист, где указывается ответственный кадровик, назначенный какое-то время вести учет договоров. После этого книга готова к использованию и можно вносить в нее все договора, создающиеся по мере поступления работников на предприятие, их увольнения либо внесения изменений в трудовые отношения.