Первые шаги

Депонированная заработная плата — что это, порядок получения и выплат.

Правила ведения финансовой документации на предприятии определяются соответствующими законодательными актами, в том числе и положением о заработной плате. Регулярность и порядок ее выплаты (место и сроки) оговаривается в одной из статей Трудового кодекса (136).

Согласно этой статье денежные выплаты работающим предусматриваются не реже, чем один раз в 15 дней. День устанавливает само предприятие, он записывается в коллективном, трудовом или ином договоре об оплате труда. В том случае, если этот день совпадает с нерабочим (праздничным), то выплата производится накануне. Все эти нюансы оговариваются в подпунктах статьи 136 (6 и 8).

Депонированные средства

Депонированной зарплата — это выплаты работнику за текущий месяц, но не полученные ими в этот срок по какой-то причине. Например, человек заболел или уехал в командировку. По возвращении на место работы сотрудник обращается в бухгалтерию предприятия. Здесь в устной или письменной форме (это устанавливает само предприятие) подается просьба о выдаче неполученных денежных средств.

Нет никаких сроков по ограничению выдачи депонированной суммы. Она может быть выдана в любой день. Но для этого нужно дополнительно ехать в банк, снимать деньги со счета, чем часто заниматься не хотят. Поэтому депонент обычно выдается в день аванса или зарплаты. Это не всегда устраивает сотрудника, что может привести к производственному конфликту.

У человека, не получившего оплату вовремя, могут быть такие обстоятельства, когда деньги нужны срочно. Чтобы избежать спорных моментов, лучше внести в трудовой договор (или другие соглашения) пункт о сроках выплаты депонированных средств. Например, записать, что задержка с выплатой не должна превышать недельный срок.

Налоговые сборы не могут изменить депонированную сумму. Налог на заработную плату определяется в момент ее начисления. То есть до выплаты зарплат необходимая сумма налога уже бывает перечислена в бюджет. Поэтому сумма к выплате не будет меняться от того, что она пошла на депонент.

Порядок получения

Если описать пошагово процесс получения депонированной зарплаты, то это выглядит так:

Все это можно сделать и короче, минуя промежуточные инстанции. Сотрудник обращается к кассиру, тот показывает заявление бухгалтеру, который и проводит нужное оформление. Правда, в первом случае всегда можно отследить, где находится заявление и в случае его потери, всю вину на работника переложить не получится.

Когда платежная ведомость уже закрыта, депонированную сумму работник может получить только по расходному ордеру. В нем указываются все данные, в том числе и коды предприятия, а также наименование финансовой операции. Сам работник заполняет только графу «получил». Сумма в рублях в ней пишется прописью, копейки проставляются цифрами. Ниже полученной суммы вносятся данные предъявленного документа. Обычно это паспорт.

Если деньги за работника получает кто-то другой, то в ордере проставляются данные, удостоверяющие личность получателя, а доверенность прикладывается к ордеру. Свою графу заполняет и кассир. Ордер подписывают директор предприятия и главный бухгалтер. Документ остается на предприятии, он не выдается работнику.

Согласно закону, получить депонированную зарплату можно в течение трех лет.

Оформление, оборудование кассы и документация

После того, как платежная ведомость заполнена (напротив фамилий сотрудников стоят их собственноручно проставленные подписи), кассир подводит итог. Это делается на третий, заключительный день выплат. В графе, где нет росписи сотрудника, кассир пишет слово «депонировано». Затем он подсчитывает выданную сумму, отнимает ее от основной и получает ту, которая осталась невыплаченной. То есть, то, что пошло на депонент. Кассир проставляет сумму в ведомость. На нее оформляется расходный ордер. Депонированные средства возвращаются в банк.

Закон о деятельности предприятий предписывает хранение всех денежных средств в банке. Для этого заводится специальный банковский счет. В дни выплат часть из них банк выдает на зарплату сотрудникам. Выплаты эти проходят через кассу предприятия. Порядок выполнения кассовых операций определяется специальным положением Центрального банка. Согласно ему на предприятии выделяется комната или часть ее под кассу, где создаются условия для хранения денег (надежные дверь и замок, сейф и так далее).

В течение тех 3-х дней, когда производятся выплаты работникам, в кассе не должно быть посторонних лиц. Здесь может находиться только кассир, в распоряжении которого должна быть следующая документация:

платежная ведомость;
кассовая книга;
книга проведения кассовых операций;
ордера (приходные и расходные);
ведомости (приходные и расходные);
ведомость учета депонированных средств.

Действия работника в случае задержек с выплатами

Что же делать работнику, если, несмотря на подачу заявления, депонированные средства не выплачивают? Ему остается 2 пути: обратиться в трудовую инспекцию и попросить посодействовать, или обратиться с соответствующим заявлением в суд (через 3 месяца после подачу заявления на выплату). Нежелание вернуть депонированные средства работнику может дорого обойтись предприятию.

Все вышеперечисленное относится лишь к тем случаям, когда зарплата на предприятии выдается наличными. Если она перечисляется на банковскую платежную карту, то никакого депонирования средств просто быть не может. Работник может снять свои деньги в любое время.

В итоге можно сказать следующее:

депонированная заработная плата нормальное явление в деятельности предприятия;
сроки и порядок выдачи депонированной суммы должны быть внесены в трудовой договор;
нарушение положений о депонировании приводит к серьезным последствиям для предприятия.

В бухгалтерской деятельности каждого предприятия, которое выдает заработную плату сотрудникам наличными средствами через кассу, бывает депонированная зарплата. Попробуем разобраться, что это такое, откуда берется, как оформляется и как поступать с такими средствами.

Но прежде всего необходимо отметить, что термин депонированная зарплата относится к кассовым операциям, поэтому чтобы объяснить его значение и действия с этими суммами должным образом, необходимо коснуться нюансов, которые касаются кассовой дисциплины и проведения кассовых операций на предприятии.

Что такое кассовые операции?

Согласно нормам законодательства каждый руководитель предприятия, каждый частный предприниматель, каждый работодатель обязан держать свои наличные средства на банковском счету и снимать их, например, для выдачи заработной платы только в установленные сроки. Для того чтобы выдавать таким образом сотрудникам зарплату (и депонировать зарплату в том числе), необходимо завести на предприятии кассу – отдельный уголок, который можно запереть и доступ в который на время выдачи денег будет ограничен, назначить кассира и вести всю положенную документацию:

кассовую книгу;
приходные и расходные ордера;
приходно-расходные ведомости;
журнал учета кассовых операций;
журнал учета депонированных средств (в котором отмечается депонированная зарплата и ее выдача).

Необходимо отметить, что через кассу проходит не только заработная плата, но и такие выплаты как:

выплаты поставщикам и оплата от поставщиков;
передача наличных на расчетный счет;
выплата пособий;
выплата стипендий;
средства в подотчет (например, командировочные);
выручка от продажи товара, основных средств и нематериальных активов;
выдача депонированной зарплаты.

А также многое другое. Любое перемещение наличных средств предприятия необходимо документально фиксировать и проводить через кассу – это и будут кассовые операции.

Положения о кассовых операциях

Порядок ведения кассовых операций на предприятии регламентирует Положение Центрального банка о «Порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» от 12 октября 2011 года № 373-П.

Порядок ведения кассовых операций

Согласно нормам Положения Центрального банка все операции с наличными средствами (в том числе выдача и депонирование заработной платы) на предприятии должны осуществляться строго через кассу.

Оборудование кассы и назначение кассира на предприятии

По новым нормам для кассы можно не выделять отдельного помещения, а всего лишь отгородить часть какого-нибудь общего зала или использовать для кассовых операций любой кабинет. Главное, чтобы в момент передачи наличных средств в кассу и из кассы присутствовали только кассир и человек, который получает или передает средства. Вся наличность (а также хранящиеся в кассе ценности) должна запираться, а ключ от кассы должен храниться только у кассира (у руководителя предприятия может быть дубликат ключа). Кассир назначается распоряжением руководителя. Назначенный на эту должность сотрудник должен быть ознакомлен с порядком ведения кассовых операций, иметь понятие о кассовой дисциплине, а также должен подписать договор о полной материальной ответственности.

Кассовый лимит

По закону в кассе нельзя хранить сколько угодно денег – вся наличность должна быть в краткие сроки передана в банк, но поскольку каждый час и даже каждый день никто не станет ездить в банк и обратно, существует понятие кассового лимита. Это некая определенная сумма, которую каждый руководитель предприятия устанавливает сам, исходя из рекомендаций Центрального банка и особенностей работы предприятия. Держать в кассе средства сверх установленного лимита запрещается.

Кассовые документы

Каждое движение денежных средств в кассу и из кассы кассир сопровождает приходными и расходными ордерами, а также записью в кассовой книге. В конце каждого дня кассир должен сверить сумму, образовавшуюся в кассе с записями в книге и предоставить сведения об этом в бухгалтерию предприятия.

Ревизии касс

Согласно закону обязательно необходимо проводить кассовые ревизии. Для этого на предприятии назначается комиссия, которая в установленные сроки пересчитывает все денежные средства, хранящиеся в кассе, проводит сверку ценностей и проверку всей кассовой документации. Также ревизии могут быть незапланированными, например, если есть подозрение в нарушении кассовой дисциплины, или если кассир внезапно заболел и его необходимо временно заменить другим сотрудником.

Выдача заработной платы из кассы

Согласно Трудовому кодексу заработную плату сотрудникам необходимо выплачивать раз в полмесяца. Сроки выплаты устанавливает сам руководитель предприятия по своему удобству и отражает их во внутренних документах предприятия.

p>Для того чтобы выдать своим сотрудникам наличные, из банка на предприятие получают необходимую сумму, составляют расходную ведомость, в которой указывают данные каждого сотрудника и назначенную ему к выдаче сумму. Это единственный период, когда в кассе предприятия можно держать средства сверх установленного лимита, и продолжается этот период три дня – пока не будет выплачена вся зарплата.

Вы можете спросить, а что же случается, если какой-нибудь сотрудник в это время находится в командировке, или отпуске, или вдруг заболевает? Вот тут-то и появляется депонированная зарплата.

Депонированная зарплата

В расходной (платежной) ведомости напротив фамилии каждого сотрудника, который получил зарплату, должна стоять его собственноручная роспись. По истечении трех дней, отведенных на выдачу зарплаты, кассир подсчитывает общую сумму выданных средств, оформляет на нее расходный ордер и указывает ее в ведомости. А напротив фамилий тех сотрудников, которые в этот период по каким-либо причинам зарплату не получили, пишет «депонировано».

Сумма депонированной зарплаты, то есть неполученной, тоже подсчитывается отдельно и вносится в ведомость. После того как главный бухгалтер предприятия сверит все записи в ведомости и скажет, что все в порядке, депонированная сумма наличных снова вернется в банк.

Как получить депонированную зарплату?

Действия кассира и бухгалтеров в случае, если сотрудник почему-то не получил зарплату понятны и детально описаны, но что же делать самому сотруднику, который честно работал, а денег получить не смог? Неужели он теперь останется без зарплаты?

Конечно же, нет.

Депонированную заработную плату можно выплатить:

с авансом;
со следующей зарплатой;
в день выдачи депонированных средств (если на предприятии такой установлен).

Сроки и порядок выплаты депонированной зарплаты должны быть зафиксированы во внутренних документах предприятия. Депонированная зарплата выдается по расходному ордеру.

Может ли быть депонированная зарплата при выплате зарплаты на пластиковую карту

Напомним, что депонировать средства можно только в том случае, если выплаты производятся наличными, через кассу предприятия, и только тогда, когда сотрудник по какой-то причине не смог в течение трех дней их получить. Если же зарплата переводится на пластиковые карты, ни о какой депонированной зарплате речи быть не может.

Может ли работодатель не выплатить депонированную зарплату?

Заработная плата работнику выдается в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). А если в согласованный день выплаты сотрудник отсутствовал на работе и не смог получить свои деньги? Ответ один - зарплату придется депонировать.

Что такое депонирование заработной платы

Депонированная заработная плата возникает только тогда, когда работники плату за свой труд получают наличными из кассы.

Ведь чтобы перечислить зарплату на банковский счет работника, его присутствие на работе не обязательно. Другое дело - выдача наличных. Если работник в день выдачи зарплаты отсутствовал и не поручал получить деньги другим лицам, его зарплата останется невыплаченной. А значит, подлежит депонированию.

Депонирование заработной платы - это отражение ее как неполученной в первичных учетных документах и бухгалтерском учете.

Отражаем депонирование в первичке и учете

Выплата заработной платы из кассы, как правило, оформляется или ведомостями. При неполучении зарплаты в установленный срок напротив фамилии такого работника делается отметка «Депонировано» в графе, предназначенной для подписи.

На суммы депонированной заработной платы в бухгалтерском учете необходимо сделать запись:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Суммы невыплаченной зарплаты придется сдать обратно в банк, если из-за нее будет превышен лимит кассы (п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Если в последующем депонированная заработная плата будет выдана из кассы, нужно сделать бухгалтерскую проводку:

Дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам» Кредит счета 50 "Касса".

В настоящее время, когда заработная плата в основном начисляется работникам на карты, понятие депонированной зарплаты встречается крайне редко. Но для организаций, в которых выплаты производятся наличными через кассу, этот вопрос актуален до сих пор.

Что же включает в себя понятие депонированная зарплата, как оформляется, проводится и выдается? Что делать, если работник так и не потребовал своих денег у работодателя?

Особенности ситуации

Депонированная зарплата – это определенная часть начисленной к выдаче суммы в качестве оплаты труда, которая была не получена в сроки установленные организацией для этих целей. Во избежание нарушения Положения Банка России о лимите денежных средств в кассе организации, сумму надо депонировать и передать на хранение в обслуживающий банк на расчетный счет предприятия.

Возникновение

Депонированная зарплата возникает в случае неполучения ее работником в течение 3-х дней после получения необходимых сумм из банка.

Причины могут быть самые разнообразные:

командировка,
отпуск,
больничный
гибель работника и прочее.

Депонированная зарплата не может появиться, если виновником невыплаты зарплаты является сам работодатель. Тогда этот случай считается неправомерным и наказуемым.

Сроки хранения

Лимитирование кассовых средств не позволяет держать суммы к выдаче более трех дней после получения в банке. Лимит устанавливается руководителем организации по рекомендации банка. По прошествии установленного срока депонированные суммы возвращаются в банк на расчетный счет организации, а ведомость по зарплате закрывается. Напротив фамилий, не получивших зарплату работников, пишется «депонировано», а суммы записываются в графе «Межрасчетные выплаты».

После сверки сумма, оставшаяся в кассе после выдачи зарплаты, возвращается на расчетный счет.

Сумма не выданной заработной платы депонированной на расчетный счет считается невостребованной по истечении определенного законом срока давности, который равен трем годам. После этого срока зарплата переносится на доход предприятия по статье «прибыль не связанная с основной деятельностью».

Книга учета депонированной заработной платы хранится в течение 5-ти лет, кроме тех случаев, где документы используются для судебных дел. Причем началом хранения считается не дата возникновения задолженности, а 1 января года, следующего за годом возникновения кредиторской задолженности.

Учёт

Со стороны учета в организации возникает кредиторская задолженность, при необходимости депонировать зарплату работника. Учет депонированных сумм осуществляется на счете 76-4. При депонированная зарплата относится на расходы месяц начисления.

В бухучете суммы по оплате труда всегда проводятся месяцем их начисления, невзирая на факт депонирования. Если сумма остается невостребованной более 3-х лет, то она относится на 91 счет «Внереализационные расходы».

При общей системе налогообложения учет депонированных сумм может отразиться на начисленных налогах.

В реестре депонированных сумм в графе «дебет» указывается номер расходника и депонированная сумма, а в графе «кредит» дата появления задолженности. Реестр заводится кассиром на 1 год, если суммы, указанные в нем не уплачены, то остаток переносится в новый реестр на следующий год.

Депонированная зарплата

Депонированние зарплаты относится к кассовым операциям.

Существует два варианта выплаты денег через кассу работнику после депонирования зарплаты.

После невыплаты лимит по кассе не был превышен, а потому депонированная сумма может храниться в составе средств на личные нужды и быть выдана по требованию работника.
Если лимит был превышен, то полагается вернуть сумму в банк, но некоторые организации оставляют деньги в кассе дольше. Юридические прецеденты показывают, что суд в таких ситуациях находится на стороне работодателя. Например, работник должен вернуться из отпуска на следующий день после окончания выдачи зарплаты, поэтому 1 день деньги будут находиться и являться превышением лимита по кассе в нарушение установленного порядка.

Проводки

Бухгалтерский учёт зарплатных операций сводится к грамотному разнесению сумм:

При возникновении депонированных сумм делается проводка Дт 70 Кт 76-4.
Возврат сумм в банк из кассы отражается записью на счетах Дт 51 Кт 50.
При востребовании зарплаты, сумма получается по запросу обратно в кассу Дт 50 Кт 51, и выдается работнику Дт 76-4 Кт 50.

Все проводки на одну сумму.

Если зарплата не была востребована по истечении срока давности, то проводка выглядит так: Дт 76-4 Кт 91 – отнесение на внереализационный расходы. При появлении отложенного налогового актива делается проводка Дт 09 Кт 68 на субсчет «Расчеты по налогу на прибыль организации».

Налогообложение

Депонирование заработной платы на начисление налогов на заработок работника влияния не оказывает. Оно производится и показывается в учете в тот же период, что начисление самой зарплаты.

Как правило, на момент выдачи заработной платы налоги уже перечислены в бюджет.

Процесс регулируется положением Центробанка России 2011 года. По закону перечисление НДФЛ происходит не позднее дня получения денег на выплату зарплаты с расчетного счета на кассу. Делается сразу 3 проводки Дт 50 Кт 51 – получение денег в кассу и Дт 68 Кт 51 – сумма НДФЛ, Дт 69 Кт 51 – оплата во внебюджетные фонды. На момент перечисления организация еще не может знать, кто получит зарплату, а кто нет.

Списание депонированных сумм зависит от способа подсчета налога на прибыль предприятия. Если применяется метод начисления, то разницы между налоговым и бухгалтерским учетом не возникает, а при кассовом методе она появляется во временном порядке. Ее следует вычитать при совершении подсчета расходов.

Списание отложенного налогового актива осуществляется после закрытия кредиторской задолженности по депонированию.

Налоговые платежи по зарплате (НДФЛ, страховые взносы) перечисляются не позднее дня выдачи зарплаты, а пенсионные платежи и отчисления страховки не позднее середины следующего месяца.

Если на предприятии действует упрощенная система налогообложения по доходам, то депонированные суммы на налоговую базу влияния не окажут никакого. В случае формирования налоговой базы по системе «доходы минус расходы» депонированная зарплата учитывается в расходах на момент ее выплаты работнику.

Уплата налогов по ЕНВД не требует учета депонированной зарплаты в конкретный период, так как в налоговой базе предпринимателя она не учитывается при выплате вмененного налога.

Выдача

Выдача депонированной зарплаты должна осуществляться абсолютно беспрепятственно, по первому требованию работника организации. Деньги не могут задерживаться до следующей зарплаты, они должны быть выданы в ближайшее время после обращения.

Если ситуация складывается таким образом, что требуемой суммы в кассе нет, то она должна быть запрошена в срочном порядке в банке.

Во избежание споров между работником и организацией срок выдачи депонированной зарплаты лучше прописать во внутреннем уставе. Некоторые организации указывают днем выдачи депонированной зарплаты в уставе предприятия, день следующей зарплаты, аванса или отдельный, специально предусмотренный день.

Действия работника

Работник может обратиться в бухгалтерию для получения депонированной зарплаты в устной или письменной форме. Получение депонированной зарплаты может быть отражено в уставе организации, документах по внутреннему распорядку или в коллективном договоре. В этом случае действовать надо по прописанной схеме получения и, в указанные в ней даты.

Если работник не получил зарплату по вине работодателя, то сумму депонированной считать нельзя.

В статье 136 трудового кодекса определено, что работник должен получать заработную плату по месту выполнения работ. Если бухгалтерия находится в удалении от этого места и, существует отдельный офис, то работник не обязан тратить время на такие поездки. Не выплата заработной платы в таком случае считается задержкой, а не депонентом.

В ситуации, когда работник не смог получить депонированную сумму, по причине смерти, выплата производится родственникам или лицам, проживающим с покойным.

Задание кассира

Работник может обратиться за получением депонированных сумм, как в бухгалтерию, так и в кассу. Во втором случае, кассир обязан доложить о сложившемся положении в бухгалтерию для оформления запроса и планирования заявки в банк, при необходимости.

Если от работника поступило письменное заявление, то кассир обязан передать его секретарю для регистрации.

Непосредственная выдача осуществляется по расходному ордеру. Его номер и дата указываются после в книге депонентов. Операции фиксируются в документах (кассовой книге) и осуществляются только через кассу.

В кассовой книге указывается итоговая сумма фактически выданной заработной платы. В ведомости на зарплату подсчитываются и сумма депонирования и выплат. По депонированным суммам кассир обязан сделать выписку-реестр. Четкой формы реестра нет. Бланк может быть разработан самой организацией. Обязательными графами являются ФИО, таб. №, итоги, сумма зарплаты, депонируемая сумма и номер расходника для выдачи депонента, подпись и расшифровка кассира.

Платежная ведомость должна заполняться по установленной форме. Есть также специальная форма для случаев, когда начисленная зарплата не совпадает с фактической суммой к выдаче, в случаях увольнений или внеплановых отпусков. При получении депонированной зарплаты сразу несколькими работниками также оформляется платежная ведомость.

Расчетные документы подписываются кассиром лично, если это невозможно, то в конце ведомости указывается должность и фамилия лица, выдавшего деньги.

Если деньги получает не сам работник, а его доверенное лицо, то в расходном ордере указываются данные и работника, и его доверенного лица.

Окончательным действием кассира является сверка и подписание документов главным или старшим бухгалтером организации, а в отсутствии руководителем.

Особый случай: сумма осталась невостребованной

Определенный законом срок для получения депонированной заработной платы составляет 3 года.

При не востребовании сумм по окончании установленного срока давности они задолженность списывается и переходит на внереализационный доход предприятия. Срок определяется Гражданским кодексом РФ. Списание проводится после инвентаризации расчетов и подписания руководителем приказа. Оно проводится отдельно по каждому работнику, с соответствующим оформлением.

Учет списанной суммы производится в последний день месяца, в котором истек срок исковой давности по востребованию депонированной суммы.

За нарушение законодательства и невыплату депонированной зарплаты работнику работодатель несет ответственность. Если он все-таки отказывается выполнить свои обязанности, то лучше обратиться в трудовую инспекцию или в суд, но не ранее, чем через три месяца просрочки зарплатной выплаты. Следует учесть, что если выдача заработной платы приходится на праздники, то выдача происходит днем ранее, а срок передачи денег обратно на расчетный счет увеличивается на количество праздничных дней.

Правильный учет депонированных сумм может быть проверен контролирующими органами, которые, прежде всего, обратят внимание полноту, достоверность и своевременность оформления данных, своевременность перечисления депонированных сумм на расчетный счет, правильность отражения в бухгалтерском учете. Выявление и сверка сумм кредиторской депонированной задолженности являются объектом инвентаризации расчетов организации.