Первичные учетные документы по учету товаров. Учет торговых операций: первичные документы в торговле

Для организаций торговли формы отраслевой «первички» - это документы по учету торговых операций, в том числе для мелкорозничной торговли. Также выделены в отдельные группы документы по учету продаж товаров в кредит и операций комиссионной торговли. Рассмотрим наиболее распространенные и часто используемые унифицированные документы. Приемка товара. Данная операция, как и продажа товара, является основной в деятельности организаций торговли. Для оформления приемки товара более широкое практическое применение находит не акт о приемке товаров (ф. N ТОРГ-1), а товарная накладная (ф. N ТОРГ-12). Данные документы предусмотрены для оформления различных операций, в то же время многие организации предпочитают обходиться одной формой - товарной накладной - как при продаже товара, так и при его приемке.

Накладная выписывается в двух экземплярах: первый остается в организации, продающей товары, второй передается покупателю и служит основанием для оприходования товаров. Если организация выступает в роли продавца, реализацию товара подтверждает ее собственная накладная, если в роли покупателя - накладная продавца. Таким образом, накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом. Она содержит все данные, позволяющие идентифицировать товар для целей бухгалтерского и налогового учета. Логичен вопрос: когда нужен акт о приемке (ф. N ТОРГ-1) Без него не обойтись в случае неотфактурованных поставок, когда товары приходится принимать без сопровождающей «первички» поставщика. Другая ситуация, когда документов поставщика будет недостаточно и организации может понадобиться акт о приемке (ф. N ТОРГ-1), - приемка товара, имеющего отклонения по количеству, качеству и массе, заявленных в документах поставщика. В акте о приемке указываются в соответствии с документами поставщика фактическое наличие товара и его количество, а также отклонения по количеству, массе и стоимости. Отразив в этом акте все сведения о выявленных недостатках, покупатель может документально обосновать свои претензии поставщику. ф. N ТОРГ-1 на практике не так широко применяется. Но исключать этот акт из документооборота торговой организации все же не стоит - данная форма универсальна и может использоваться для приемки товаров как в штатных, так и во внештатных ситуациях. Продажа товара. Для оформления этой операции чаще всего используется товарная накладная (ф. N ТОРГ-12). Она подтверждает реализацию товаров и является первичным документом, удостоверяющим переход права собственности на товар от продавца к покупателю (если в договоре не указан особый порядок). Товарная накладная заполняется продавцом в соответствии с условиями поставки. Для него данный документ служит подтверждением выполнения условий договора, а именно, отгрузки товара. Наряду с товарной накладной предприятие торговли, выступающее в роли продавца и грузоотправителя, выписывает товарно-транспортные накладные (ф. N 1-Т). Этот документ заполняется тремя лицами: грузоотправителем, грузоперевозчиком и грузополучателем. Товарно-транспортная накладная (ТТН) подтверждает не только отгрузку, но и перевозку товара, иными словами, она является еще и сопроводительным перевозочным документом. Какому документу отдать предпочтение при оформлении продажи товаров: товарной накладной или товарно-транспортной накладной Ответ на этот вопрос зависит от конкретной ситуации. Так, при реализации товара покупателю со склада поставщика оформляется товарная накладная, а если в процессе отгрузки «замешан» перевозчик - то ТТН. Казалось бы, такое достаточно четкое разделение сферы применения накладных позволяет избежать необходимости одновременного их составления, но не все так просто. Иногда проверяющим мало одного документа, подтверждающего продажу товара, и они требуют другой.

В принципе, товарная накладная и ТТН - документы не взаимоисключающие, а

дополняющие друг друга. Так, в товарной накладной есть место для отражения номера транспортной накладной. При этом ТТН содержит не все реквизиты, касающиеся продажи товаров, указанные в товарной накладной, например, в ТТН не выделен отдельной строкой НДС. Таким образом, требования налоговиков небеспочвенны, но это не говорит о том, что они правомерны. Судебные инстанции не идут на поводу у ревизоров, требующих с покупателя товаров помимо товарной накладной еще и ТТН. Судебных решений по данному вопросу не так много, но они свидетельствуют о том, что у организации есть шансы доказать ревизорам нецелесообразность одновременного заполнения товарной накладной и ТТН. Поэтому говорить о том, что продавец, составивший только один документ, подведет этим покупателя, преждевременно. В последнее время получила развитие дистанционная торговля. Для оформления продажи товаров по предварительным заказам с доставкой (или без доставки) по указанному адресу на конкретные дату и время применяется бланк заказа (ф. N ТОРГ-26). Он составляется в двух экземплярах: один остается в организации для исполнения заказа, другой с отметкой об оплате передается покупателю. В то же время при оплате товаров покупателем в безналичной форме или продаже товаров в кредит (за исключением оплаты с использованием банковских платежных карт) продавец обязан подтвердить передачу товара путем составления накладной или акта сдачи-приемки товара. Мы рассмотрели, конечно же, не все формы по учету торговых операций - на практике их больше. Но стоит ли усложнять документооборот тогда, когда можно обойтись минимумом документов С учетом специфики деятельности организация может доработать рекомендуемые типовые формы документов, например, добавить дополнительные реквизиты.

Первичный бухгалтерский документ – это, собственно, и есть начало учета, свидетельство осуществления определенной хозяйственной операции. В нем содержатся исходные данные, подтверждающие ее правовую обоснованность, а также сведения о лицах, ответственных за ее совершение. Для большинства первичных документов введены унифицированные формы, в других случаях организация разрабатывает их самостоятельно с учетом своей специфики.

Требования к первичной документации

1. Название документа. Например, в строке «Основание» товарной накладной должны быть записаны не сокращенные, а полные реквизиты договора с номером и датой, иначе юридически поступивший товар – внедоговорной.
2. Дата оформления документа. Обязательно должна соответствовать дате проведения хозяйственной операции.
3. Наименование организации, составившей документ.
4. Отражение хозяйственной операции. Речь идет о необходимости отражать товар, являющийся предметом договора. Но не только. Нужно указать еще и его наименование и количество.
5. Измерители операции. Измерителем в первичной документации выступает рубль. При необходимости компания может создать собственный бланк учета в иностранной валюте или внести изменения в унифицированную форму.
6. Перечень должностных лиц, ответственных за конкретную операцию и их личные подписи. Расшифровка подписи обязательна. Подпись должна соответствовать подписи лица, указанного в расшифровке.

Первичные документы в торговле

• доверенность на получение товара у поставщиков
• накладная, поскольку оприходование товара совершается на основе товарно-транспортной, железнодорожной накладной, счета или счета-фактуры. Накладная применяется в качестве приходного или расходного документа. Она выписывается материально-ответственным лицом в двух экземплярах
• акт о приемке товаров – унифицированные формы № ТОРГ-1 (2,3,4 в зависимости от товара). Составляются по факту приемки согласно накладным и требованиями качества, количества, комплектности, заложенными в договор
• журнал учета товара (на складе) с отдельными страницами на каждый товар. Бухгалтерия проводит ежемесячную сверку своих проводок с содержанием журнала