Составление приходных кассовых ордеров по различным основаниям. Как выглядит образец заполнения приходного кассового ордера для ИП

Приходный кассовый ордер заполняется бухгалтером или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия, по унифицированной форме. Но как выглядит образец такого бланка в 2019 году?

ИП, для которых установлено обязательство ведения кассовой документации, систематически проверяются представителями налоговой службы на предмет того, полностью ли учитывается выручка.

Ее оформляют приходными кассовыми ордерами. И поэтому разберем несколько образцов заполнения данного документы, ведь при неправильном оформлении ПКО считается недействительным.

А отсутствие такой документации является наказуемым. Выясним, как заполняется приходный ордер.

Необходимые сведения

Как показывает практика, предприниматели и компании в основном заполняют только квитанции к приходным кассовым ордерам. А это не допустимо.

Чтобы не нарушать правила кассовой дисциплины, определим, что такое ПКО, зачем он используется и в соответствии с какими нормами заполняется.

Важные термины

Приходным кассовым ордером называется разновидность бухгалтерской документации, которым фиксируют поступления наличных сумм в кассу организации.

ПКО применяют в обязательном порядке все предприниматели и компании, которые имеют оборот наличности через кассу.

С какой целью формируется

ПКО является подтверждением того, что в кассу внесено денежную сумму. Отражает оприходование наличности, что была получена:

То есть, приходником оформляют любую наличность, что поступает в кассу. Источник такого поступления значения не имеет.

Фирмы, что осуществляют деятельность в качестве платежных агентов, заполняют ПКО на суммы клиента и свою выручку. Приходный ордер может востребовать налоговая инстанция , которая проверяет предприятие.

Законные основания

Как и иная документация бухгалтерии, приходные ордера составляют не в произвольной форме, а на унифицированном бланке, что был утвержден правительством в .

Используют при оформлении операций с наличностью форму КО-1.

Применяя наличность, оформляется ПКО в соответствии со ст. 13, 19 -21 Порядка ведения операция по кассе в РФ, что принят по .

Как правильно оформить приходный кассовый ордер

Приходный ордер должен заполняться с соблюдением ряда правил, что установлены законодателями.

А для этого используется унифицированная форма, в которую вносятся определенные реквизиты. Разберемся, на какие моменты стоит обратить внимание при оформлении бланка.

Общие правила заполнения

Кассовые ордер должен составляться в единственном экземпляре. Нельзя допускать помарок и исправлений, иначе придется переписывать документ заново.

Ордер выписывается бухгалтером или иным уполномоченным лицом, что назначается руководителем предприятия. Если таковых сотрудников нет, тогда бланк оформляет руководитель фирмы.

Бланк приходного ордера содержит 2 части:

В соответствии с законодательными нормами сначала стоит заполнять ордер. После составления данной части приступают к оформлению .

Можно не указывать счета бухучета, если лицо освобождается от обязательства ведения бухучета.Разберем порядок заполнения приходного кассового ордера:

В свободном месте стоит поставить прочерк. При принятии средств кассиры обязательно осуществляют:

• сверку подписей с теми образцами, что имеются;
• проверку, все ли подтверждающие документы есть;
• проверку, соответствует ли указанная сумма той, что уплачена фактически.

Кассиров ведется полистный и поштучный пересчет. Когда деньги будут подсчитаны, сумму сверяют со сведениями приходного кассового ордера. Если все данные соответствуют, ставится подпись и штамп.

Квитанцию к ПКО подписывают и ставят оттиск печати предприятия так, чтобы его часть приходилась и на ордер. Если будут обнаружены ошибки, приходный ордер перечеркивают и возвращают сотрудникам бухгалтерии.

Возможно оформление одного приходника на всю сумму выручки за день по окончанию рабочего дня на базе бланков строгой отчетности, контрольно-кассовых лент, если применяется ККМ.

Основанием прихода наличности может быть:

• плата за товар, что отгружен в соответствии с ;
• плата за выполненную работу по ;
• возмещение ущерба материального характера на основании решения суда (приказа);
• внесение суммы ;
• возврат неиспользованной суммы, что выдавалась ;
• компенсация выявленных недостач при ревизиях.

Бланк может заполняться вручную или с использованием программного средства. Ордер заполняют в день, когда поступают деньги в кассу.

Указывают и источник поступления денег – физлицо или юридическое лицо. В том случае, когда к ордеру прилагают дополнительную документацию, она отражается в соответствующем пункте.

Проводки стоит формировать такого плана:

При подготовке ордера стоит также учитывать такие нюансы:

1. При указании фирмы название может сокращаться.
2. Все необходимые сведения ОКПО берут из справок Росстата .
3. Любая сумма отражается в рублях и копейках.
4. В кассовых ордерах в обязательном порядке отражаются данные о каждой операции, что связаны с дебетом и кредитом, аналитическим учетом.
5. Если организация является бюджетным учреждением, заполняется пункт с кодами целевого назначения. ИП такие данные не указывает.
6. Все свободные места на бланке заполняются прочерками. А запись начинается с начала строчки.
7. Иная информация и документы, что сопровождают наличность, отражают в приложении.

Аналогично заполняется и квитанция.

В подотчет

Деньги под отчет выдаются сотрудникам в таких случаях:

• если планируется покупка товарных материальных ценностей;
• осуществляются ;
• производятся расчеты в соответствии с договором, составленным от имени фирмы.

Порядок выдачи средств прописан в Указании № 3210-У.

При принятии оставшейся суммы главбух должен готовить и подписывать приходные кассовые ордера. В них отражают возвращаемую денежную сумму.

Когда будет утвержден авансовый отчет, руководство компании перерасходованные средства возвращает сотруднику. При этом составляется расходный кассовый ордер, реквизиты которого вносят в .

Когда авансовые отчеты не утверждаются или не возвращается остаточная сумма, деньги могут быть удержаны из заработанных средств ().

На зарплату

Если ПКО заполняется при получении средств на выдачу заработной платы, в пункте «Принято от» указывается не название банковского учреждения, а ФИО кассира.

К примеру:

При заполнении ПКО квитанция отдается кассиру, который снимает с расчетных счетов в банках и вносит их в кассу. Выплачивая заработок, бухгалтеры оформляют или .

Уполномоченное лицо ставит подпись на ведомости и подготавливает расчетные кассовые ордера на сумму, что была выдана сотрудникам

При получении денег из банка

Приходный ордер при получении средств из банка составляется по общим правилам. Единственное – стоит указать, что деньги получены из банка. Расписывают, на какую цель снимаются суммы согласно с чеком или с чековой книжкой.

В приложениях отражают номер и дату чека. Платежная ведомость прописывается в приложении к на перечисление заработка.

Пример заполнения

Возникающие вопросы

Есть некоторые нюансы, которые нужно учитывать ООО и предпринимателям.

Для ООО

Юридические лица, которые рассчитываются с населением, должны использовать ККТ и БСО, а также приходные ордера. Не применяют кассовые машины лица со статусом ИП.

Но тогда в обязательном порядке готовят бланки строгой отчетности. В тех ситуациях, когда деятельность не связана с услугами населению, не применяют ККТ только если фирма находится на или приобрела .

В остальных случаях ККТ используется, а БСО выдаются. Приходные кассовые ордера их не могут заменять. Отрывную квитанцию при этом не выдают.

Когда операций не много, и ведение учета наличных средства осуществляется поименно, то вместе с бланками строгой отчетности можно выдавать ПКО.

Приходник может выписываться единожды по окончанию дня на всю выручку по бланкам строгой отчетности. Он может также составляться за каждые операции по приему средств в кассу.

Бланк оформляется, основываясь на контрольную ленту, что изъята из ККМ, БСО, что приравниваются к кассовым чекам, иной документации, что устанавливаются .

Согласно Указаниям № 3210-У запись в кассовых книгах проводится кассирами по каждому ПКО, что оформляется на наличность. В том случае, когда составляется 1 приходник на всю выручку, в кассовых книгах всю выручку отражают корректно.

Если ПКО оформляется не на всех клиентов, а по приходу формируется общий документ, по Z-отчету, может задваиваться выручка в .

Чтобы этого не допустить, формируют общий ПКО из общей суммы те средства, на которые оформлялись отдельные . Используется счет 62 при расчете с покупателем и заказчиком, или же счет 90.

Для ИП

ИП, которые применяют , должны использовать ККТ. Самый правильный способ – расчеты через банковское учреждение.

Могут также выписываться ПКО, но тогда дополнительно выбивают кассовые чеки, и затем, согласовывая с банком, сдают вырученные средства в банковское учреждение.

ИП также вправе производить расчеты наличностью, применяя платежные карты без ККТ, если оказываются услуги населению и выдаются БСО.

Приходные ордера могут применяться как БСО. Если в нем будут отражены необходимые реквизиты (название фирмы, номер документы, ИНН, наименования продукции и т. д.).

Налоговые органы проверяют, соблюдаются ли требование по оформлению операций в наличными средствами. Если будет зафиксировано нарушение административного характера, назначается штраф:

Обратите внимание, что ряд недочетов при документообороте не являются нарушениями финансового плана.

Их рассматривают по нормам . При грубом нарушении правил учета прибыли и затрат сумма штрафа может достигнуть 30 тыс.

Грубым нарушениям является отсутствие первичной документации, в том числе и ордеров.

А значит, проследите не только за тем, чтобы ПКО составлялись, но и за тем, чтобы все сведения отражались в полной мере и соответствовали действительности. Придерживайтесь норм, в которых прописано, как заполнить приходники.

Образец заполнения приходного кассового ордера ИП нужно иметь каждому бизнесмену, так как в процессе работы возникают ситуации, когда требуется внести наличные деньги в кассу. Форма ордера является единой для всех организаций и индивидуальных предпринимателей. При оформлении документа требуется использовать только действующие бланки, иначе в процессе ведения бизнеса будут возникать различные неприятности. Бланк на 2017 год представлен в приложении 1.

Приходный кассовый ордер (ПКО, «приходник») условно разделен на 2 части. Левая представляет собой непосредственно «приходник», а вторая — это квитанция. После фактической передачи денег ордер остается у кассира, а квитанция передается человеку, внесшему наличность. Этот документ является подтверждением того, что кассир принял средства.

В ПКО для ИП обязательно должны быть указаны следующие данные:

• ФИО индивидуального предпринимателя, ОКПО;
• номер и дата создания документа;
• сумма внесенных наличных денег цифрами и прописью;
• имя или название юридического лица, от которого поступила наличность;
• на основании чего получены средства;
• сумма НДС;
• подписи и печать или штамп.

Перечисленная информация должна содержаться не только в самом «приходнике», но и в квитанции к нему. Для человека, сдавшего наличность, она является подтверждением кассовой операции.

Порядок составления документа

Приложение 1. Бланк приходного кассового ордера.

Как заполнить приходный кассовый ордер ИП в соответствии с установленными правилами, знает любой бухгалтер-кассир.

Но у предпринимателя обычно нет такого сотрудника, а есть или простой кассир, или другой работник, выполняющий функции по приему наличных денег. Иногда сам бизнесмен принимает наличность.

В поле «Организация» указывается имя предпринимателя, в табличке справа — ОКПО. У бизнесмена-физического лица он состоит из 10 знаков, если знаков 9, то впереди надо поставить нуль.

Структурное подразделение указывается только в том случае, когда в кассу приходуется выручка, поступившая от торговых точек. Обозначается название и/или номер точки, от которой поступили деньги.

Обычно нумерация документов ведется с 1 января текущего года. Нужно помнить, что ПКО печатается только в день фактической передачи наличности в кассу. Если документ будет сделан раньше или позже, то он признается недействительным.

Предприниматель имеет право не указывать бухгалтерские счета и код целевого назначения в «приходнике». В графе «Принято от» прописывается ФИО гражданина или название фирмы, от кого поступили наличные средства. Если деньги приняты от организации, то необходимо указать имя человека, непосредственно передавшего их в кассу. Например, от ООО «Колобок» через Волкова Петра Ивановича.

В строке «Основание» требуется указать, за что получены деньги или каков источник их поступления. Например, за проданные товары или торговая выручка от магазина №2. Приходный кассовый ордер подписывает кассир и сам индивидуальный предприниматель (при отсутствии бухгалтера). Документ заполняется в 1 экземпляре.

Информация в квитанции и в «приходнике» должна полностью совпадать. Квитанция заверяется печатью (если нет, то нужно на месте печати поставить «б/п»). Можно на квитанции поставить штамп «Оплачено». К квитанции прикладывается чек. Образец заполнения приходного кассового ордера ИП представлен в приложении 2. Все приходные и расходные ордера фиксируются в журнале регистрации кассовых документов. В ПКО нельзя делать исправления. Если испортили, то нужно распечатать и заполнить новый документ.

Вернуться к оглавлению

Как принять наличные без ККМ

Приложение 2. Образец заполнения ПКО.

Некоторые индивидуальные предприниматели работают без использования контрольно-кассовой машины, то есть при поступлении наличных денежных средств не смогут выдать вносителю чек и ПКО. В этом случае ИП представляют гражданину бланк строгой отчетности (БСО). К нему относятся квитанции, путевки, абонементы, талоны и т.п. Эти бланки обязательно содержат следующую информацию:

• название, серия и номер;
• имя ИП, его ИНН, адрес регистрации;
• за что получены деньги;
• общая стоимость;
• сколько денег принято в наличном виде;
• дата операции;
• подпись кассира или другого лица, принявшего деньги, печать ИП или отметка «б/п».

Все БСО необходимо печатать в типографии. Каждый документ индивидуален. Все бланки строгой отчетности учитываются в специальной книге.

Приходный кассовый ордер не является бланком строгой отчетности, поэтому при работе предпринимателя без кассовой машины при приеме денежных средств нельзя выдавать лицам, внесшим деньги, «приходники».

Нюансы

Приходные и расходные кассовые ордера подписываются ответственным сотрудником непосредственно после совершения соответствующей операции. Документы, приложенные к ним, должны быть погашены штампом либо отметкой "Оплачено". При этом в обязательном порядке проставляется дата во избежание повторного использования бумаг. Согласно действующим правилам в не допускается вносить никаких исправлений, даже если они оговорены.

Форма КО-1

Заполнять приходный ордер нужно в одном экземпляре. Форма состоит из 2 разделов. Первый - непосредственно приходный ордер, а второй - отрывной листок - квитанция. Последняя выдается лицу, внесшему средства. В строке "Основание" указывается содержание выполненной операции. К примеру, это может быть "оплата счета № 321 от 1.02.2017 г.". В поле "В том числе" приводится величина НДС. Сумма указывается цифрами. Если налог не предусмотрен, то следует написать "Без НДС". В поле "Приложение" перечисляются документы, которыми сопровождается ордер. Корреспондирующий счет ставится в зависимости от источника средств. Код подразделения указывают операционисты обособленных структурных отделений предприятия. Ячейка "Дебет" должна содержать счет кассы в соответствии с планом. Нумерация документов сквозная, устанавливается на один год. В форме не должно присутствовать номеров, записанных не по порядку, или задвоенных кодов. Обязательным реквизитом считается ОКПО. Сведения указываются в соответствии со справкой, выданной органом госстатистики. Название организации указывается в том же виде, в котором оно присутствует в учредительной документации. Если на предприятии утверждены коды аналитики, в ордере необходимо их указать. На документе присутствует ячейка "целевое назначение". Она заполняется только некоммерческими предприятиями с соответствующим финансированием.

Особенности заверения

Приходный ордер визируется в бухгалтерии. Если уполномоченные на визирование документа специалисты отсутствуют, то это делает руководитель предприятия. Директор организации своим распоряжением может возложить обязанность по подписанию ордеров на другого сотрудника. При этом его кандидатуру руководитель должен согласовать с главным бухгалтером. Если директор предприятия самостоятельно проводит финансовые операции, то приходные, расходные кассовые ордера, кассовая книга составляются и подписываются им же.

Проставление печати

Оттиск должен располагаться на части формы с отметкой "М. П." и захватывать квитанцию. Законодательство не предусматривает специальных правил по проставлению печати. На практике принято располагать 60 % от него на основной части, а 40 % - на квитанции. Некоторые рекомендации приводятся в постановлении Госкомстата № 88 от 18.08.1998 г. Законодательство также не устанавливает конкретный перечень реквизитов, которые должны размещаться на печати операциониста. Целесообразно включать в штамп сведения, которые ранее считались обязательными:

Документ на выдачу средств

Расходный ордер также оформляется в одном экземпляре. При выдаче средств сотруднику под отчет форму следует составлять в соответствии с его письменным заявлением. Оно может быть в свободной форме. Заявление должно подписываться руководителем предприятия. В нем указывается:

1. Сумма к выдаче.
2. Срок.
3. Дата.

В поле "Основание" указывается выполненная операция. К примеру, это может быть "возврат перерасхода по отчету № 123 от 02.03.2017 г.". В поле "Приложение" указываются первичные и прочие документы. При этом приводятся их номера и даты составления. В качестве приложений могут выступать заявки на выдачу средств, счета и так далее. Правила оформления ф. КО-2 предусматриваются в Методических рекомендациях, утвержденных постановлением Госкомстата № 88. Не допускается вносить никакие исправления в расходный ордер. Документ также подписывается главным бухгалтером, руководителем или иным лицом, уполномоченным им. Предприниматели, которые ведут учет затрат и доходов либо физических показателей, согласно налоговому законодательству, могут не оформлять расходные ордера.

Действия операциониста

При выдаче средств по расходным ордерам кассир должен проверить:

1. Наличие обязательных подписей и их соответствие образцам.
2. Равенство сумм, указанных прописью и цифрами.
3. Наличие документов, приведенных в форме.
4. Соответствие Ф.И.О. в ордере сведениям, предоставленным получателем.

После этого операционист готовит необходимую сумму, передает платежный документ принимающему их лицу. В ордере получатель должен указать количество рублей (прописью) и копеек (цифрами). Лицо также ставит свою подпись и дату. Операционист должен пересчитать приготовленные деньги. При этом получатель должен видеть, как кассир это делает. Принявший средства субъект также пересчитывает их под наблюдением операциониста. Если этого сделано не будет, впоследствии получатель не может предъявить кассиру претензии по выданной сумме. После этого операционист должен подписать платежный документ.

Важные моменты

Кассир выдает средства исключительно тому лицу, сведения о котором указаны в ордере. Последний предъявляет документ, подтверждающий его личность. Если выдача производится по доверенности, необходимо проверить соответствие Ф.И.О. получателя, приведенные в ордере, сведениям о представляемом лице. Документ, подтверждающий полномочия фактического получателя, прилагается к платежной форме. Если по доверенности будет осуществляться несколько выплат или в разных организациях, к ордеру прикладывается копия. Оригинал должен остаться у операциониста, совершившего последнюю выдачу.

Учет приходных, расходных кассовых ордеров

На предприятиях, составляющих рассмотренные выше документы, должен обеспечиваться контроль операций с денежными средствами. Для этого необходимо вести журнал приходно-расходных кассовых ордеров . В нем фиксируются реквизиты платежных форм перед их передачей операционисту. Ордера, оформленные на ведомостях на выдачу з/п и прочих аналогичных сумм, вносятся в книгу после предоставления средств получателям. Соответствующее правило закреплено в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата № 88.

На практике часто возникает вопрос: на какой период необходимо открывать журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров? Стоит отметить, что законодательство не предусматривает каких-либо ограничений по срокам. В этой связи вопросы, касающиеся периода использования журнала, бухгалтер решает самостоятельно. Открыть книгу можно на год, месяц, квартал. При принятии соответствующего решения следует учитывать число операций.

Ответственность за нарушение правил

К предприятиям, не выполняющим предписания по ведению кассовых операций, применяются меры, предусмотренные законодательством. Ответственность устанавливается различными нормативными актами. В их числе - президентский Указ № 840 от 25.07.2003 г. В 15-й главе КоАП предусматривается статья 15.1. Она фиксирует меры ответственности за нарушение правил работы с наличностью и порядка осуществления кассовых операций. В случае превышения размеров сумм, предназначенных для расчета с контрагентами, неоприходования (частичного или полного) поступивших средств, несоблюдения предписаний по хранению свободных денег сверх лимитов предусматривается административный штраф: 40-50 МРОТ - для должностных лиц, 400-500 МРОТ - для организаций.

Заключение

Оформление ордеров - задача весьма ответственная. Как выше было сказано, в документах не допускаются исправления, ошибки и помарки. Операционист, ответственный за их составление, должен помнить, что ордер - форма строгой отчетности. Поэтому не следует допускать порчи документов. В случае отсутствия какого-либо из обязательных реквизитов заполненный ордер будет считаться недействительным.

При ведении хозяйственной деятельности многие организации и индивидуальные предприниматели производят расчеты с помощью наличных денежных средств. В настоящее время существует утвержденный лимит расчетов наличными деньгами при осуществлении предпринимательской деятельности, он составляет 100 тысяч рублей по одному договору.

Для учета наличных средств существует ряд законодательно утвержденных документов. Одним из таких документов является приходный кассовый ордер.

Приходный кассовый ордер (ПКО) — это унифицированный кассовый документ, отражающий поступление наличных денежных средств из разных источников. Форма приходного кассового ордера КО-1 утверждена Постановлением № 88 от 18.08.1998 года, ее нельзя видоизменять, добавлять или удалять какие-то разделы и показатели.

Поступления денежных средств в кассу могут иметь следующие назначения:

• поступления в кассу с расчетных счетов;
• выручка от покупателей;
• возврат неиспользованных ;
• возврат займов, возмещение ущерба;
• взносы от учредителей в уставный капитал.

Оформление ПКО является обязательным при любом поступлении денежных средств в кассу организации или предпринимателя. Прием денежных средств без оформления ПКО является нарушением кассовой дисциплины и карается штрафами, которые накладываются на должностное лицо в сумме от 4 до 5 тысяч рублей и на организацию в размере от 40 до 50 тысяч рублей.

Частичное или полное неоприходование наличных денежных средств по ПКО влечет за собой искажение данных в бухгалтерском и налоговом учете, а также показателей бухгалтерской отчетности. При налоговой проверке этот недочет будет расцениваться как грубое нарушение правил учета, за которое предусмотрены штрафные санкции на должностное лицо.

Как оформить приходный кассовый ордер

При поступлении денежных средств кассир оформляет ПКО в одном экземпляре. Следует отметить, что в кассовых документах категорически запрещены исправления и помарки, это делает их недействительными. Если кассир допустил ошибку при заполнении ПКО, необходимо оформить новый документ взамен испорченного.

Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей — приходного кассового ордера и квитанции к ПКО. Приходный кассовый ордер в конце дня подшивается к отчету кассира (отрывной лист кассовой книги), а квитанция к ПКО дается на руки лицу, вносящему денежные средства.

Пример заполнения приходного кассового ордера по форме КО-1

Рассмотрим подробно порядок заполнения ПКО. Ниже образец заполнения приходного кассового ордера.

Актуальный образец бланка приходного кассового ордера на 2013−2014 гг. можно скачать бесплатно в формате или .

В строке «Номер документа» указывается номер ПКО, нумерация ведется с начала года автоматизировано или вручную с помощью журнала регистрации ПКО.

В строке «Дата документа» указывается дата внесения денежных средств в кассу.

В строке «Дебет» указывается счет 50, предприниматели эту строку не заполняют, так как они не используют план счетов бухгалтерского учета.

Строка «Код структурного подразделения» заполняется обособленными подразделениями организации.

Строка «Код аналитического учета» заполняется при наличии кодов по системе аналитического учета.

В строке «Сумма» указывается цифрами сумма поступивших денежных средств.

Строка «Код целевого назначения» заполняется некоммерческими организациями, если средства поступили в порядке целевого финансирования.

В поле «Принято от» указывается полное ФИО физического лица или наименование организации, от которого принимаются средства.

В строке «Основание» в приходном кассовом ордере указывается характер поступления средств, например, выручка от покупателей, снято по чеку и тому подобное.

В строке «Сумма» указывается прописью сумма поступивших средств. Важно, если ранее сумма цифрами была указана без копеек, то сумма прописью так же указывается без копеек. Если указана сумма с копейками, то целые рубли указываются прописью, а копейки цифрами. Оставшееся свободное поле прочеркивается.

В строке «В том числе» указывается ставка и сумма (цифрами) НДС при наличии, или делается отметка «без НДС».

В поле «Приложение» отражается реквизиты документа, по которому поступили средства, например, дата и номер товарной накладной, реквизиты банковского чека, договор поставки.

Кто подписывает приходный кассовый ордер? ПКО подписывается кассиром и главным бухгалтером. Квитанция к приходному кассовому ордеру дублирует сведения, содержащиеся в кассовом ордере. Квитанция к ПКО заверяется печатью предприятия. Оттиск печати должен полностью располагаться на поле квитанции и быть читаемым.

Заполнение приходно-кассовых ордеров онлайн и с помощью программ

Закон разрешает оформлять ПКО не только вручную, но и в машинописной форме с использованием автоматизированных средств и различных бухгалтерских онлайн-сервисов.Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Можно ли выдать клиенту вместе кассового чека квитанцию от ПКО? И правомерно ли вообще выдавать подобный документ? Поставленные вопросы довольно интересны.

Причина этому проста: есть реальные примеры, когда ИП, продавая какой-либо товар клиенту, не выдает ему пробитый ККТ чек, а предоставляет лишь квитанцию от приходника (приходного кассового ордера) и, например, накладную. Может ли предприниматель так делать? В каких случаях чек можно заменить другим документом? Начнем разбираться по порядку.

Понятия «касса» и «ККТ»: суть и отличия

Сначала немного теории. Свое рассуждение начнем с понятий «касса» и «ККТ». Большинство ошибок и заблуждений связано именно с тем, что их смысл часто путают.

Итак, касса – это все операции ИП (или организации), проводимые в наличной форме. Это могут быть как операции по приходу (поступление доходов), так и по расходу (расходование средств на разные цели). Все операции с наличными деньгами должны отражаться по кассе. По сути, касса есть у всех ИП и организаций, исключения весьма редки: даже если все операции проходят по безналу, то вы можете снимать деньги на какие-нибудь расходы на нужды бизнеса, например, на покупку канцелярии.

«Касса» — это своего рода воображаемый «кошелек», куда поступают деньги и откуда они берутся на расходы. Для организаций понятие «касса» выглядит более простым для понимания, так как в бухучете по плану счетов есть специальный счет 50 «Касса», по которому и отражаются все операции с наличностью.

ККТ – контрольно-кассовая техника , необходимая для проведения наличных расчетов за проданные клиенту товары, (или услуги), то есть непосредственно сам аппарат, который выбивает чек.

Определение из закона вообще звучит вот так:

Контрольно-кассовая техника – электронные вычислительные машины, иные компьютерные устройства и их комплексы, обеспечивающие запись и хранение фискальных данных в фискальных накопителях, формирующие фискальные документы, обеспечивающие передачу фискальных данных и печать фискальных документов на бумажных носителях в соответствии с правилами, установленными законодательством РФ о применении ККТ.

Сразу отметим важные отличия:

1. По ККТ идет учет только наличности, поступающей от покупателей за купленные у вас товары или услуги, по кассе приходом считаются все наличные поступления – выручка из ККМ за день, снятие денег с расчетного счета и так далее.
2. Из ККТ нельзя тратить деньги – здесь нет расходной части, деньги на расходы могут быть выданы исключительно из кассы.

Вывод: касса не равнозначна ККТ – это разные понятия, обозначающие разные вещи. Касса – все наличные операции предпринимателя или организации (некий «большой кошелек»), ККТ – непосредственно аппарат для принятия денег у клиента и выбивания чека. Связь между двумя понятиями можно легко показать: в конце дня выручка магазина из ККМ сдается в кассу ИП (организации), операция оформляется приходником.

Нормативное регулирование вопроса

Итак, «кассу» и «ККТ» мы разделили между собой. Теперь разделим законодательные акты, регулирующие эти вопросы. Особо выделим два из них:

1. Закон № от 22.05.2003 г. «О применении ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов…» № 54-ФЗ – регламентирует применение ККТ.
2. Указание ЦБ от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций…» № 3210-У– регламентирует ведение кассы.

Изучив документы, делаем вывод, что касса, то есть наличные операции есть у всех ИП и организаций (исключения могут встретиться, но очень-очень редко), а значит и вести их должны все. Право не оформлять документы по кассе (приходник, расходник, кассовая книга) есть только у ИП, которые учитывают доходы / расходы и физические показатели согласно нормам НК РФ (например, в КУДИР).

Вывод: повторимся еще раз, «касса» не равна «ККТ». Обязанность заполнения кассовой книги совершенно никак не связана с обязательным использованием ККТ при принятии оплаты от клиентов в наличном виде. Вполне реальна такая ситуация, что у вас есть ККТ, как этого требует законодательство, но вы как ИП пользуетесь правом не заниматься оформлением кассовых операций. Или, наоборот, вы как ИП попадаете под действие одного из исключений Закона № 54-ФЗ и ККТ не используете, например, выписывая БСО физическим лицам, но оформляете кассовые операции по приходу, заполняя приходники и кассовую книгу в контрольных целях.

Кассовый чек и ПКО

Описанные выше различия позволяют сделать вывод о различии двух документов – ПКО и кассового чека.

Кассовый чек – документ, который выбивает ККТ. В чем его смысл? Для клиента чек является подтверждением того, что ИП получил от него деньги. Соответственно, в дальнейшем, покупатель сможет с чеком обратиться с претензией, если товар оказался некачественным. Для ИП выбивание чека – подтверждение принятия наличных денег, то есть фактически подтверждение формирования суммы общей выручки от продаж.

ПКО – первичный бухгалтерский документ, служащий для оформления операций по «кассе». Значение приходного ордера совершенно иное: он используется непосредственно для учета движения наличности внутри вашей деятельности (или внутри организации).

Выглядит этот бланк так:

Вывод: ПКО не равнозначен кассовому чеку и заменить его не может. С помощью ПКО оформляют поступление денежных средств из различных источников, а не получение в ККТ денег от клиентов за купленный товар.

Теперь переходим к самому вопросу: можно ли выдать покупателю только квитанцию от ПКО? Постараемся дать подробный ответ. Опираться будем непосредственно на закон № 54-ФЗ.

Что мы имеем в исходных данных

• ККТ должна применяться организациями и ИП, если они осуществляют расчеты наличностью, банковскими карточками, электронными средствами платежа;
• если все продажи у вас проходят через расчетный счет (безналичный расчет), ККТ не применяется, так как просто не нужна;
• из общего правила есть исключения, когда ККМ все-таки можно не применять:
  • оказание услуг населению (могут не использовать ККТ до 01.07.2018 г.);
  • специфика деятельности или месторасположения;
  • плата налога по вмененке или патенту.
  • О всех исключениях мы уже рассказывали в .

• каждое из исключений Закона о ККТ сопровождается некоторым условием, выполнение которого обязательно (что нужно выдавать вместо чека и каким образом этот документ должен быть оформлен).

Вывод: главный документ, служащий подтверждением оплаты клиентом товаров и услуг, – кассовый чек. Если Закон о ККТ обязывает вас использовать кассовый аппарат — вы обязаны выбивать чек, если вы можете не использовать ККТ, но она у вас есть (попадаете под исключение, но не пользуетесь этим) – вы обязаны выбивать чек.

Получается, что наличие ККТ обязывает ИП выдавать покупателю именно чек, а не какой-нибудь другой документ. Проговорим сразу еще несколько ситуаций:

• вы должны применять ККТ, она у вас есть, но чек вы не выбиваете;
• вы вправе не применять ККТ, но она у вас есть (не пользуетесь этим правом) и чек вы не выбиваете;
• вы должны иметь ККТ, но ее у вас нет, соответственно, и чек вы выбить не можете.

Все эти случаю классифицируются как нарушение законодательства. Неприменение ККТ и непробивание чека считаются нарушениями и обеспечат вам привлечение к ответственности даже тогда, когда вы все-таки выдаете какой-нибудь документ покупателю (некий бланк, квитанцию от ПКО и так далее).

Здесь все довольно понятно. Теперь вернемся к исключениям. Каждое из исключений Закона о ККТ сопровождается особыми требованиями. Эти требования заключаются в следующем:

• в ситуации с оказанием услуг населению (то есть физлицам) ККТ можно не применять, но только при условии, что каждый клиент будет получать от предпринимателя заполненный БСО;
• при использовании или можно обойтись без ККТ, но выписывать по просьбе клиента товарный чек или прочий документ. В этих документах обязательно должны присутствовать все реквизиты, установленные законодательно;
• при специфичности деятельности или месторасположения разрешено вообще ничего не выдавать.

Вывод: что можно выдать покупателю взамен кассового чека, если обязанность использования ККТ отсутствует? Варианта всего три:

1. товарный чек или прочий документ, но с обязательным набором реквизитов;
2. не выдавать ничего.

ПКО вместо БСО

Подходит ли ПКО к перечисленным вариантам? Рассмотрим первые два пункта: БСО и «иной документ».

Сразу скажу, что к БСО есть свои требования обязательных реквизитов (п. 2 Постановления Правительства РФ № 359 от 06.05.2008 г.), кроме того, он должен быть утвержден ИП (или ООО) и отпечатан в типографии. Аналогичные требования есть и к «прочему документу» (перечень реквизитов приведен в п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ в редакции от 03.07.2016 г.).).

Теперь рассуждаем дальше. Если операция принятия наличности за товар будет оформляться ПКО, то клиент в таком случае получит квитанцию к ПКО. Может ли она заменить БСО или «прочий документ»? Нет, не может, потому что перечни обязательных реквизитов этих документов расходятся с реквизитами бланка приходника.

Возможно ли доработать форму квитанции к ПКО таким образом, чтобы она отвечала хотя бы требованиям, которые предъявляются к «прочему документу»? Это возможно только теоретически, на практике есть несколько существенных загвоздок:

1. Вид ПКО утвержден, он составляется по форме № КО-1 – кто будет дорабатывать унифицированную форму? Желающих найдется немного.
2. Чтобы квитанция к ПКО могла сойти за БСО ее нужно не только доработать, но и отпечатать бланки в типографии – этим тем более никто не будет заниматься.
3. Имеется и еще один важный момент, еще более теоретический, чем предыдущие. При условии, что первые два пункта будут выполнены (представим себе такое), мы получим, по сути, новый документ. Изначальное предназначение ПКО – учет наличных операций по кассе. Будет ли наш новый документ считаться все еще пригодным для оформления кассовых операций, ведь от КО-1 он будет отличаться? Останется ли доработанный ПКО легитимным для своего первоначального предназначения? Вопрос очень спорный.

Вывод: теоретических рассуждений по этому вопросу может быть очень много, нам это совершенно ни к чему. На практике вывод один: квитанция от приходника не может заменить БСО или «прочий документ», которые должны выдаваться клиенту, если ИП вправе не применять ККТ.

Теперь обратимся к последнему варианту, когда ИП может не выдавать покупателю ничего. По сути, если ИП ничего выдавать клиенту не обязан, но выдает квитанцию приходника, напрямую закону № 54-ФЗ это не противоречит.

Но обратим внимание вот на что. Выдавать квитанцию от ПКО можно лишь тогда, когда наличность приходуется непосредственно в «кассу» ИП (или организации). Напомним, что не выдавать покупателю ничего можно лишь в случае исключений, связанных со специфичностью деятельности и месторасположения.

Получается, что «касса» практически никак не вяжется с этим исключением. Например, ИП никак не может получать деньги в «кассу», если занимается торговлей разносного типа или из цистерн, продажей продуктов на ярмарке. Получается, что выдача клиенту квитанции к приходнику в этом случае косвенно противоречит п. 3 закона № 54-ФЗ.

Вывод: в этом случае теоретически возможность выдавать квитанцию к ПКО, ничего при этом не нарушая, все-таки есть. Но возможность эта настолько мала, а обоснование настолько запутано, что сделать вывод о правомерности таких действий сложно.

Итог всего

Выдача клиенту при расчете наличностью квитанции от приходника в качестве подтверждения оплаты вместо выбитого ККТ чека или иных предусмотренных в случае исключений документов неправомерна. Основным документом в любом случае считается исключительно кассовый чек. Заменить его БСО, товарным чеком или «прочим документом» можно только в ситуациях, предусмотренных законом. ПКО – первичный бухгалтерский документ, у которого есть свое собственное значение – оформление кассовых операций внутри деятельности.