Приходный кассовый ордер бланк как заполнить. Заполнение приходного кассового ордера для ип и ооо

Приходный кассовый ордер – это первичный бухгалтерский документ, фиксирующий поступление наличности в кассу организации. Применение приходных и расходных ордеров и их регистрация в книге учёта кассовых документов являются обязательными для всех предпринимателей и юридических лиц, имеющих оборот наличных денег через кассу.

Как и другие бухгалтерские документы, ПКО составляется не в свободной форме, а официально утверждённой. Госкомстат России своим постановлением №88 от 18 августа 1998 года ввёл одинаковые для всех предприятий бланки кассовых документов. Для оформления «приходников» применяется унифицированная форма под номером КО-1. Скачать бланк приходного кассового ордера вы можете .

Порядок оформления ПКО

В зависимости от способа ведения учёта в организации – вручную или с применением программных средств, формирование кассовых ордеров допустимо как от руки, так и на компьютере. Ордер заполняется в день поступления денежных средств в кассу, его реквизиты вносятся в журнал по форме КО-3, предназначенный для регистрации кассовых документов.

Бланк ПКО состоит из двух частей:

1. Приходный ордер заполняется в единственном экземпляре, который в качестве отчётного документа хранится у кассира до окончания рабочего дня, а затем передаётся в бухгалтерию.
2. Вноситель денежных средств на руки получает отрывную квитанцию к ПКО, подписанную кассиром, уполномоченным бухгалтерским работником и заверенную печатью кассы.

Исправления в «приходнике» не допускаются, поэтому в случае его формирования с ошибкой необходимо оформить новый документ. Перед приёмом денег кассир должен убедиться в правильности оформления ПКО, в наличии подписи главного бухгалтера. Если в ордере указаны приложения, их также нужно проверить и погасить штампом «Получено».

Заполняем ПКО

Теперь разберёмся, как правильно заполнять приходный кассовый ордер.

1. В строку «Организация» вносим наименование (в соответствии с учредительными документами) юридического лица или ИП, выдающего «приходник».
2. В следующие строке указываем название филиала /подразделения, формирующего документ, или ставим прочерк.
3. В графу «Номер документа» переносим порядковый номер из журнала регистрации кассовых ордеров (нумерация приходных документов должна быть сплошной с начала календарного года).
4. Датой составления документа является дата фактического поступления наличности в кассу. Формат записи – ДД.ММ.ГГГГ.
5. Поля «Дебет» и «Кредит» не всегда обязательны к заполнению. Необходимость внесения в них информации определяется особенностями учёта, принятыми на фирме. В «Дебете» проставляем номер счёта, по дебету которого проходит наличка (обычно это счёт кассы – 50). В «Кредите» при наличии структурного подразделения и кодов аналитического учёта указываем соответствующие данные, а также номер корреспондирующего счёта, по кредиту которого происходит оприходование налички. Иначе пустые графы нужно прочеркнуть.
6. Внесённую в кассу денежную сумму записываем цифрами, в рублях и копейках.
7. Графу «Код целевого назначения» заполняем в том случае, если такие коды в организации применяются.
8. Поле «Принято от» содержит информацию о вносителе: фамилия, имя, отчество (в родительном падеже) работника предприятия либо название фирмы и ФИО представляющего ее лица, если деньги поступают от сторонней организации.
9. В качестве основания приёма денежных средств в кассу указываем содержание операции (например, оплата по договору).
10. Поле «Сумма» заполняем прописью и с заглавной буквы: сумма внесённых средств в рублях и в копейках (копейки – цифрами). Свободное место после записи прочёркиваем, чтобы туда уже было ничего не вписать.
11. Под суммой строка «В том числе» предназначена для указания НДС: прописываем сумму цифрами, а если налога по данной операции нет, ставим надпись «Без налога (НДС)».
12. В поле «Приложение» перечисляем реквизиты документов, прилагающихся к ордеру (например, доверенность).
13. В квитанцию переносим данные из пп. 1, 3, 4, 6, 8 – 11.

При получении наличных денег нужно обязательно оформить документ, именуемый приходный кассовый ордер. Ордер будет являться первичным документом, на основании которого можно принять деньги в кассу.

Госкомстатом России установлена типовая форма приходного кассового ордера – унифицированная форма КО-1. Денежные документы не допускают какие-либо исправления и ошибки, поэтому к заполнению «приходника» нужно подойти со всей ответственностью, аккуратно и внимательно заполнять каждую строчку бланка.

Чтобы немного облегчить вашу работу, мы заполнили приходный кассовый ордер. Скачать бланк КО-1 вы можете в конце статьи, после чего его заполнить, пользуясь рекомендациями, представленными ниже, и заполненным образцом, представленным на рисунке ниже.

Заполняется «приходник» в одном экземпляре в момент поступления денег в кассу. Типовая форма КО-1 состоит из непосредственно самого ордера (левая часть бланка) и, так называемой, квитанции (правая часть бланка). Левая часть также именуется еще корешок. Квитанция к приходному кассовому ордеру отрывная, после того форма заполнена, на обеих частях кассового ордера ставится подпись ответственного лица (кассир, бухгалтер, руководитель), на квитанции ставится печать, квитанция отрывается и передается лицу, сдающему деньги в кассу. Оставшаяся часть ордера остается на предприятии. Номер и дата приходного ордера фиксируется в , а сам «приходник» регистрируется в журнале КО-3, образец которого можно скачать по . В этом же журнале регистрируются и . Далее “приходник” подшивается в папку для хранения.

Принимает наличные деньги кассир на основании определенных документов, например, авансовый отчет, чек, документы на реализацию.

Образец заполнения

В левой части необходимо заполнить следующие реквизиты приходного кассового ордера:

• наименование организации;
• ОКПО организации;
• номер – совпадает с порядковым номером по журналу регистрации ордеров КО-3;
• дата документа – дата заполнения формы, идентична дате приема денег;
• дебет – номер бухгалтерского счета, на котором будет учтена поступившая в кассу сумма – ;
• кредит – здесь отражается код подразделения (если применяется кодирование, если нет – то графа прочеркивается) и бухгалтерский счет, по кредиту которого отразится сумма, если по указанному счету ведется аналитический учет, то ставится соответствующий код в следующей графе;
• сумма – цифрами прописывается сумма;
• код целевого назначения – данный пункт заполняют только те организации, который имеет такую систему кодирования на своем предприятии;
• принято от – при внесении денег работником этого же предприятия указывается его ФИО, при внесении денег сторонней организацией указывается наименование этой организации и ФИО лица, вносившего деньги;
• основание – указывается документ, на основании которого вносится сумма в кассу, это могут быть документы на реализацию, чек, авансовый отчет и пр.;
• сумма – еще раз пишется вносимая сумма, на этот раз прописью с большой буквы, копейки указываются цифрами;
• в том числе – здесь отражается сумма НДС, если она есть, то цифрами пишется величина этого налога, если нет, то – фраза «без НДС»;
• приложение – можно указать документы, которые сопровождают данную операцию;
• подписи главного бухгалтера и кассира.

Типовая межотраслевая Форма М-4 – Приходный ордер и Указания по ее применению и заполнению утверждены Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве”. В статье расскажем про приходный ордер (форма М-4 ), рассмотрим порядок заполнения.

Применяется для учета материалов. Это могут быть и материалы, принятые от поставщиков, и материалы, поступившие из переработки. Также приходным ордером можно оформить материалы, принятые на ответственное хранение. Применяется всеми организациями, независимо от их сферы деятельности.

Допускается приходный ордер не оформлять, а проставить на товарной накладной поставщика штамп «Оприходовано» с реквизитами приходного ордера.

Общие правила заполнения Приходного ордера

При заполнении Приходного ордера необходимо учесть следующее.

• В документе должны быть заполнены все графы.
• При отсутствии данных в графе ставится прочерк
• Код единицы измерения заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения.
• Если в организации данные вид МПЗ учитывает в единицах измерения, отличных от указанных в документах поставщика, количество указывается в двух единицах измерения. Сначала – в тех единицах, что указал поставщик, затем в тех, что установлены в организации. Если в организации разработана и утверждена система перевода из одних единиц в другие, то может быть указано количество в единицах измерения, принятых в организации и дана ссылка на соответствующий локальный нормативный акт.
• При указании в документах поставщика более мелкой/крупной единицы измерения, материалы принимаются в единицы измерения, принятой в организации.
• При приеме МПЗ, содержащих драгоценные металлы, заполняется графа «Номер паспорта”, в остальных случаях в данной графе ставится прочерк.

Пошаговая инструкция по заполнению Приходного ордера

1. Заполняется наименование организации и структурного подразделения.
2. Отражается дата составления документа, склад, на который принимаются ценности, наименование поставщика, данные товарной накладной поставщика, номер платежного документа (при наличии).
3. Указывается счет учета материальных ценностей.
4. Указываются все поступившие материальные ценности. По каждой позиции заполняется наименование МПЗ, в том числе сорт, размер, марка (при наличии данных). Проставляется номенклатурный номер, единица измерения.
5. По каждой позиции указывается количество МПЗ (по документу поставщика и фактически принятое) и стоимостные показатели. К стоимостным показателям относится цена на единицу, сумма без учета НДС, сумма НДС, итоговая сумма с НДС.
6. Отражается номер паспорта (при наличии) и порядковый номер по складской картотеке.
7. В итоговой строке заполняются данные по количеству фактически принятых МПЗ, сумме без учета НДС, сумме НДС и итоговой сумме с НДС.
8. Указываются должности и фамилии работников, сдавших и принявших материальные ценности. Лицом, сдавшим МПЗ, может быть как сотрудник организации, например, купивший материалы за наличный расчет из подотчетных сумм, так и сотрудник организации-поставщика или транспортной компании, например, экспедитор.
9. Оба экземпляра подписываются ответственными лицами. Читайте также статью: → « ».

Пример заполнения Приходного ордера

Типовая межотраслевая форма № М-4

Утверждена Постановлением Госкомстата России

от 30.10.97 № 71а

Структурное подразделение Основной склад

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Нужно ли на Приходном ордере ставить печать/штамп?

Вопрос №2. Где должен храниться приходный ордер?

Места и сроки хранения определяются в соответствии с правилами, установленными документооборота, установленными в организации.

Приходные ордера по форме М-4 должны в установленные организацией сроки сдаваться в бухгалтерию организации для проверки и хранения.

Вопрос №3. Любой сотрудник может расписаться за получение материалов в Приходном ордере по форме М-4?

Приходный ордер подписывает только материально ответственное лицо, т.е. лицо, с которым заключен договор о материальной ответственности.

ПКО — это документ, который всегда оформляется бухгалтером-кассиром при получении наличных денег. Бланк приходного кассового ордера имеет унифицированную форму (КО-1) и регламентирован Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Бюджетные организации обязаны использовать именно его, поэтому ниже вы можете скачать (Word) приходный кассовый ордер, бланк.

Скачать бесплатно приходно-кассовый ордер, бланк 2019 года

Как оформляется ПКО

Документ составляется в единственном экземпляре. При заполнении исправления не допускаются. Если вдруг бланк испорчен, то просто нужно заполнить его заново.

Заполнять можно как от руки, так и с помощью бухгалтерской программы на компьютере. Кроме того, некоторые сайты позволяют составить приходный кассовый ордер онлайн.

Главные инструкции по грамотному заполнению ПКО прописаны в Указаниях Банка России № 3210-У (в ред. от 19.06.2017 № 4416-У).

Обратим внимание, что бланк разделен линией отрыва на две части, обе заполняются единовременно.

Слева — сам приходный документ, эта часть остается в бюджетной организации. Ее подписывает главный бухгалтер и кассир.

Справа — квитанция. Она подписывается и заверяется печатью бюджетной организации, а затем отдается тому, кто вносит наличные деньги.

ПКО можно составлять:

• на каждую операцию по приему наличных денег в кассу;
• на всю сумму денег, поступивших в кассу бюджетной организации за день. Такой ПКО составляется на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к чеку кассы, иных документов, предусмотренных законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Кассовую книгу ведет кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Центробанк разрешает заполнять книгу любому сотруднику. Когда поправки вступят в силу, заполнять книгу сможет, например, директор (п. 4 Указания № 3210-У).

Инструкция по заполнению

Изучить и скачать приходный кассовый ордер (бланк) бесплатно вы смогли в начале статьи. Теперь разберемся, как правильно заполнить его.

Рассмотрим эту процедуру по шагам.

Шаг 1. Заполняем шапку

Указываем полное наименование организации. Если есть касса в структурном подразделении — вписываем его название, а если нет — ставим прочерк.

Здесь же указываются коды ОКУД и ОКПО, присвоенные органом статистики.

Шаг 2. Заполняем разделы «Дебет» и «Кредит»

Номер документа соответствует порядковому номеру по журналу регистрации (форма № КО-3) с начала календарного года. Дата должна совпадать с днем передачи денег.

Строки «Дебет» и «Кредит» заполняются согласно утвержденному плану счетов учета.

Шаг 3. Указываем, кто и зачем внес средства

В строке «Принято» вписываем Ф.И.О. человека, от которого были приняты наличные деньги.

В строке «Основание» требуется уточнить хозяйственную операцию. К примеру, оплата за платные образовательные услуги.

Шаг 4. Вписываем сумму

Сумму указываем прописью.

Помните, что сумма наличных расчетов в рамках одного договора может составлять не более 100 000 рублей. Принятие нескольких ПКО на общую сумму больше разрешенной также будет нарушением!

В строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или запись «Без налога (НДС)».

Шаг 5. Заполняем квитанцию

Квитанция к ПКО заполняется аналогично.

Ставим печать только на квитанции. Левая часть ПКО оформляется без печати.

Поступление денег в хозяйственном субъекте может осуществляться двумя способами - безналично на расчетный счет и наличными в кассу. Документальное оформление регулируется указаниями ЦБ РФ, согласно которым в последнем случае надо составлять приходный кассовый ордер. Органы статистики для него разработали стандартную форму.

Приходный кассовый ордер это документ, который выписывается бухгалтером или иным специалистом при поступлении денег в кассу.

Действует стандартная его форма, но предприятия в соответствии со спецификой своей деятельности могут ее перестраивать.

Законодательство устанавливает, что приходный кассовый ордер компании и предприниматели должны оформлять каждый раз когда осуществляется оприходование денег в кассу.

К таким ситуациям относится:

• Оформление поступления наличной выручки от покупателей и заказчиков. Приходный ордер нужно выписывать даже тогда, когда осуществляется прием налички по БСО. В этом случае он составляется на общую сумму выручки либо за день, либо за смену.
• Когда осуществляется возврат неиспользованных подотчетным лицом ранее полученных сумм.
• При поступлении денег в кассу с расчетного счета для финансирования хозяйственных расходов, а также для выплаты зарплаты.
• Возврат ранее предоставленных по договору займа средств.
• Платежи учредителей по взносам в .
• Возвраты ошибочно выплаченных сумм зарплат, возмещения материального вреда и т. д.
• В других установленных законодательством случаях.

Внимание! Разрешается не выписывать ПКО только предпринимателям, которые в соответствии с нормами права осуществляют ведение учета по упрощенной схеме. При выдаче денег из кассы применяется .

Порядок применения приходника

ЦБ РФ утвердил для субъектов бизнеса единый порядок ведения операций по кассе. Согласно ему все приходные кассовые операции должны оформляться при помощи приходного ордера (ПКО). Документ может быть сформирован как вручную, так и при помощи программного обеспечения, например, программы 1С.

Выписывая данный документ, кассир или иное ответственное лицо, не должно допускать в нем ошибок при оформлении. Так как исправления в ПКО не допускаются. Если вдруг ошибка все же будет обнаружена, документ следует заново оформить.

Выписывать кассовые ордера на приход может кассир, бухгалтер, главный или старший бухгалтер, а также руководитель. Кроме этого, для оформления документов могут привлекаться сторонние специалисты. При этом нужно помнить, что подписывать документы они не имеют права.

Составленный документ направляется в кассу специалисту, который проверяет его правильность оформления, а потом осуществляет регистрацию в журнале.

Проверив все обязательные реквизиты, кассир принимает наличные деньги, количество которых должно соответствовать указанной в документе сумме. Если поступление является доходом, то сумму надо пробить по ККА. Деньги могут передавать в кассу по реестру или квитанции. В этом случае они идут в качестве приложения к пко и должны указываться в нем.

Если вноситель передал правильную сумму, кассир отрывает от приходника квитанцию, проставляет в ней все необходимые штампы и свою визу и передает ее ему.

Внимание! Когда рабочий день или смена подходят к концу все кассовые документы, в том числе и ПКО, отдаются вместе с отчетом кассира в бухгалтерию для проверки и отражения их хозяйственных операциях.

Приходный ордер КО-1 скачать бланк и образец заполнения

Приходный кассовый ордер образец заполнения

Рассмотрим на примере образец заполнения ПКО.

Основная часть

Заполнение документа нужно начинать с записи названия фирмы либо Ф.И.О. предпринимателя. Также в отдельном поле нужно проставить , который был присвоен организации в Росстате. Если такого кода нет, то в графе можно поставить прочерк.

Если приходник был оформлен в каком-то отдельном структурном подразделении, его наименование нужно указать в следующем поле. Если деление на отделы не используется, то здесь нужно поставить прочерк.

Затем на документе располагается таблица, в которой отражаются данные по бухгалтерскому учету - счета по дебету и кредиту, аналитического учета. Затем идет графа, в которую нужно цифрами списать сумму документа.

Последний столбец содержит код целевого финансирования. В него заносится информация в том случае, если такая кодировка принята на данном предприятии.

В поле «Принято от» записываются сведения о том, кто сдает деньги в кассу. Это указывается в родительном падеже. Если сдает физическое лицо или работник, здесь нужно проставить полные Ф.И.О.

Иногда возникает ситуация, что он лица фирмы производит оплату ее работник. Тогда здесь оптимальнее сначала указать наименование фирмы, а затем после слова «через» – Ф.И.О. этого сотрудника. Например, «ООО Славия через Иванцева Геннадия Федоровича».

В поле «Основание» записывается причина, по которой деньги сдаются в кассу. Здесь может быть указано название конкретного товара, услуги, возврат подотчета или зарплаты и т. д.

Поле «Сумма» дублирует ранее указанную цифрами поступившую сумму денег. Только на этот раз ее необходимо расписать словами. Копейки, если они есть, записываются цифрами.

Если компания принимает оплату за товары и услуги с выделением НДС, то размер налога в полученной сумме указывается после слов «В том числе НДС…».

В поле «Приложение» можно записать названия документов, которые сопровождают сдачу денег в кассу. Это может быть отчет закрытия смены, распоряжение, ведомость и т. д. Если же таких документов нет, то поле просто прочеркивается.

После составления документа его должен проверить и подписать главный бухгалтер, а затем свою подпись должен поставить и сам кассир.

Квитанция к приходному кассовому ордеру образец заполнения

Информация, которую заносят в квитанцию, должно полностью дублировать данные из основной части приходника.

В верхней части записывается название фирмы. Дальше в поле «К приходному ордеру» указывается номер документа и дата, когда он был составлен.

В полях «Принято от» и «Основание» дублируются сведения, которые были занесены в аналогичные поля основной части бланка.

Затем заносится количество принятых по документу денежных средств. Это нужно сделать сначала цифрами, а затем письменно словами.

Если в принятые средства входит налог, то в поле «В том числе» необходимо записать его сумму. Если налога нет - то сюда записывается фразой, к примеру, «Без налога НДС».

В самом конце находится место, где нужно указать дату совершения операции.

Приходный кассовый ордер заверяется главным бухгалтером, который проверяет правильность оформления документа. После этого его подписывает сам кассир.

Особенности заполнения ПКО

Закон устанавливает, что юридические лица могут рассчитываться между собой наличными суммами не более чем 100 тысяч рублей по одному договору.

Если кассиру предлагают примять большую сумму, чем эта – ему необходимо отказаться. Иначе на фирму и на него, как ответственное лицо, может быть наложены штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины.

Внимание! Однако из этой ситуации есть выход - принять сумму, но приходовать ее не сразу, а частями по 90-95 тысяч рублей в день. При превышении 100 по одному договору заключать с контрагентом новый договор.

Если фирма принимает выручку путем пробития чеков на кассовом аппарате, либо оформления БСО, то допускается в конце дня составить один приходный кассовый ордер сразу на всю сумму. При этом в графу «Основание» можно записать реквизиты отчета закрытия смены в конце дня, либо диапазон номеров выписанных квитанций.