Отчет «Дебиторская задолженность по интервалам. Анализ дебиторской задолженности в Excel Отчет поступление денег по дебиторской задолженности

ü в форме предварительной оплаты;

ü отсрочки платежа.

В первом случае организация, осуществляющая реализацию товара, выступает как заемщик, и ее задолженность в структуре балансового отчета является кредиторской.

Во втором случае эта же организация выступает как кредитор и в бухгалтерском балансе отражается дебиторская задолженность.

Займы и кредиты в бухгалтерском учете и отчетности классифицируются, как долгосрочные и , и отделены от кредиторской задолженности. В качестве задолженности кредиторам учитывают суммы по неоплаченным счетам поставщиков и подрядчиков, предъявленным к уплате векселям, задолженность перед дочерними и зависимыми обществами, перед персоналом организации, полученные авансы, задолженность перед бюджетом и внебюджетными фондами, перед участниками (учредителями) по выплате доходов.

Дебиторская задолженность отражается в бухгалтерской отчетности в составе активов организации, поскольку представляет собой часть имущества организации, принадлежащую ей по праву, но находящуюся у других хозяйствующих субъектов. Со временем эта задолженность должна быть оплачена организации денежными средствами или поставкой товаров (оказанием услуг, выполнением работ).

Порядок составления и представления бухгалтерской отчетности регулируется Федеральным законом от 6 июля 1999 года №129-ФЗ «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99)».

В настоящее время Указания об объеме форм бухгалтерской отчетности и о порядке составления бухгалтерской отчетности утверждены Приказом Минфина Российской Федерации от 22 июля 2003 года №67н «О формах бухгалтерской отчетности организации».

· Бухгалтерский баланс (форма №1);

· Отчет о прибылях и убытках (форма №2);

· Отчет об изменениях капитала (форма №3);

· Отчет о движении денежных средств (форма №4);

· Приложение к Бухгалтерскому балансу (форма №5).

Кроме того, в состав отчетности включаются Пояснительная записка и аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации.

В существующих формах отчетности организаций отражаются:

Информация о дебиторской и кредиторской задолженности - в Бухгалтерском балансе (форма №1);

Сведения о движении дебиторской и кредиторской задолженности (то есть остаток на начало и конец года) - в разделе «Дебиторская и » Приложения к бухгалтерскому балансу (форма №5).

При составлении бухгалтерской отчетности необходимо сгруппировать дебиторскую задолженность по срокам образования. При краткосрочной задолженности платежи ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты. При долгосрочной - более чем через 12 месяцев после отчетной даты.

Дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты (строка 230), и дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты (строка 240), отражаются в разделе II «Оборотные активы» актива баланса. В балансе отдельно указывается дебиторская задолженность покупателей и заказчиков за отгруженные товары и выполненные работы по строке 231 и 241 «в том числе покупатели и заказчики». Указанная задолженность отражается по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» . В балансе дебиторская задолженность отражается за вычетом резерва по сомнительным долгам. При заполнении строк 230 и 240 необходимо помнить, что сальдо расчетов с поставщиками, покупателями и другими лицами показывается в балансе развернуто: дебетовое сальдо показывается в активе баланса, кредитовое - в пассиве.

В течение пяти лет с момента списания сумма списанной задолженности учитывается за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» , предназначенный в соответствии с Приказом Минфина Российской Федерации от 31 октября 2000 года №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» для обобщения информации о состоянии дебиторской задолженности, списанной вследствие неплатежеспособности должников. Это установлено пунктом 77 Положения по ведению бухгалтерского учета.

Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов отражается по строке 940.

· 69-1 «Расчеты по социальному страхованию» - для учета расчетов по единому социальному налогу, перечисляемому в Фонд социального страхования и взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

· 69-2 «Расчеты по пенсионному обеспечению» - для учета расчетов по обязательному пенсионному страхованию;

· 69-3 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию» - для учета расчетов по ЕСН, перечисляемому в Федеральный и территориальный фонды обязательного медицинского страхования.

В Фонд социального страхования зачисляют как ЕСН, так и взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Поэтому субсчет 69-1 следует разделить на два субсчета второго порядка:

ü 69-1-1 «Расчеты с Фондом социального страхования по единому социальному налогу»;

ü 69-1-2 «Расчеты с Фондом социального страхования по взносам на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний».

Для учета расчетов по обязательному пенсионному страхованию субсчет 69-2 , так же нужно разделить на субсчета второго порядка:

ü 69-2-1 «Расчеты по страховой части трудовой пенсии»;

ü 69-2-2 «Расчеты по накопительной части трудовой пенсии».

Для учета расчетов с фондами обязательного медицинского страхования субсчет 69-3 выделяют на два субсчета второго порядка:

ü 69-3-1 «Расчеты с Федеральным фондом обязательного медицинского страхования»;

ü 69-3-2 «Расчеты с территориальным фондом обязательного медицинского страхования».

Если у организации есть переплата по взносам во внебюджетные фонды, дебетовое сальдо по соответствующим субсчетам отражается в активе баланса - по строке 240 «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)» и (или) в дополнительной строке раздела II баланса «Оборотные активы».

ü по строке 624 - величина задолженности по налогам, сборам и платежам в бюджет, отраженная по кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» . По данной строке отражается сумма начисленных, но не оплаченных на дату составления бухгалтерской отчетности налогов и сборов (кроме взносов во внебюджетные фонды). Следует отметить, что в том числе по данной строке отражается сумма ЕСН, но без учета сумм взносов на обязательное пенсионное страхование, то есть за минусом налогового вычета.

По кредиту счета отражают задолженности по всем видам платежей в бюджет:

· по налогу на прибыль организаций;

· ЕСН (в части сумм, начисленных в федеральный бюджет);

· по транспортному налогу;

· по налогу на имущество;

· по НДФЛ;

· штрафы и пени по неуплаченным налогам и так далее.

Так же по кредиту счета отражается реструктуризированная задолженность по уплате налогов.

Обратите внимание!

Суммы начисленных штрафов и пеней по взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве отражаются по строке 623, а суммы начисленных штрафов и пеней по налогам (сборам) следует отражать по строке 624.

Кроме того, если у организации есть переплата по взносам, налогам, дебетовое сальдо по соответствующим субсчетам отражается в разделе II «Оборотные активы» актива баланса по строке 230, 240.

ü по строке 625 - сумма краткосрочной задолженности по расчетам, не нашедшим отражения по вышеуказанным строкам раздела пассива баланса, то есть прочая кредиторская задолженность организации. В частности, по данной строке отражаются: задолженность перед страховыми организациями по страхованию имущества и работников организации; задолженность перед подотчетными лицами; задолженность перед персоналом по прочим операциям.

(за исключением сумм, отраженных в других строках баланса).

Обратите внимание!

По строке 625 баланса отражается сумма полученных авансов без учета НДС, то есть остаток по кредиту счета субсчету «Расчеты по авансам полученным», образовавшееся после начисления НДС к уплате в бюджет.

По строке 630 «Задолженность перед участниками (учредителями) по выплате доходов» отражается кредитовое сальдо по счету 75 «Расчеты с учредителями» : задолженность организации перед учредителями, отражаемая в бухгалтерском учете по счету , субсчет 2 «Расчеты по выплате доходов», по начисленным, но не выплаченным дивидендам.

Обратите внимание!

Строка 630 предназначена только для отражения задолженности перед учредителями по доходам от участия в уставном капитале и только по тем доходам, по которым принято решений о выплате на общем собрании акционеров (участников).

Российские организации в обязательном порядке должны заполнять форму №5 «Приложение к бухгалтерскому балансу», в которой отражается информация по задолженности. Форма №5 содержит раздел «Дебиторская и кредиторская задолженность», в рамках которого подлежит раскрытию следующая информация о дебиторской и кредиторской задолженности за отчетный период:

Сальдо дебиторской и кредиторской задолженности с расшифровкой по видам и сроку возникновения;

Данные по движению видов задолженности.

Задолженность в указанном разделе показывается также по видам расчетов, по которым числятся указанные суммы задолженности.

Более подробно с вопросами, касающимися бухгалтерской отчетности, Вы можете ознакомиться в книгах «Бухгалтерский учет и отчетность», «Годовой отчет» авторов ЗАО «BKR - ИНТЕРКОМ - АУДИТ»

Практически каждый субъект предпринимательской деятельности является одновременно и дебитором и кредитором. Именно поэтому в организации должен проводится учет как дебиторской, так и кредиторской задолженности. При выявлении дебиторской либо кредиторской задолженности необходимо совершить все возможные действия, направленные на своевременное истребование либо погашение сумм задолженностей.

Более подробно с вопросами, касающимися порядка и способов списания дебиторской и кредиторской задолженности, Вы можете познакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» « Списание дебиторской и кредиторской задолженности ».

Форма «Отчет о кредиторской задолженности» содержит следующие показатели:

«Финансовая кредиторская задолженность»;

«Производственная кредиторская задолженность»;

«Кредиторская задолженность, всего»;

«Резервы предстоящих расходов и платежей»;

«Отложенные налоговые обязательства»,

«Обязательства всего».

Фактические значения показателей формы заполняются на основании управленческого учета.

Фактическое значение показателя 1 «Финансовая кредиторская задолженность»

«Кредиты»;

«Вексельные обязательства»;

«Лизинг»;

«Иные (облигационные займы, др.)».

Все показатели расшифровываются в разрезе краткосрочной и долгосрочной задолженности. По показателям «Кредиты» и «Займы» в том числе раскрывается информация о начисленных, но неоплаченных процентах.

Показатель 1.1. «Кредиты»

Фактическое значение показателя 1.1. «Кредиты» равно сумме кредитовых сальдо счета 66 «Краткосрочные кредиты и займы» и счета 67 «Долгосрочные кредиты и займы» в разрезе полученных кредитов.

Показатель 1.2. «Займы»

Фактическое значение показателя 1.2. «Займы» равно сумме кредитовых сальдо счета 66 «Краткосрочные кредиты и займы» и счета 67 «Долгосрочные кредиты и займы» в разрезе полученных займов.

Показатель 1.3. «Вексельные обязательства»

Фактическое значение показателя 1.3. «Вексельные обязательства» равно кредитовому сальдо счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 66 «Краткосрочные кредиты и займы», счета 67 «Долгосрочные кредиты и займы», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» в части задолженности, обеспеченной векселями Общества.

Показатель 1.4. «Лизинг»

Фактическое значение показателя 1.4. «Лизинг» равно кредитовому сальдо счетов: 60.10 «Расчеты с поставщиками по лизинговым операциям», 76.6 «Расчеты по лизингу» в разрезе договоров лизинга. Справочно выделяются суммы НДС к сумме кредиторской задолженности по лизинговым платежам.

Показатель 1.5. «Иные (облигационные займы, др.)»

Фактическое значение показателя 1.5. «Иные (облигационные займы, др.)» равно сумме кредитовых сальдо по счетам 66 «Краткосрочные кредиты и займы» и 67 «Долгосрочные кредиты и займы» в части задолженности по выпущенным облигациям и пр.

Показатель 1 «Финансовая кредиторская задолженность»

Фактическое значение показателя 1 «Финансовая кредиторская задолженность» формируется как сумма показателей 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5.

Фактическое значение показателя 2 «Производственная кредиторская задолженность» раскрывается по следующим составляющим:

2.1. «Поставщики и подрядчики»;

2.2. «Задолженность перед дочерними и зависимыми обществами»;

2.3. «Задолженность по оплате труда»;

2.4. «Задолженность перед бюджетом».

2.5. «Авансы полученные»;

2.6. «Прочие кредиторы».

Показатель 2.1. «Поставщики и подрядчики»

Фактическое значение показателя 2.1. «Поставщики и подрядчики» равно кредитовому сальдо счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», за вычетом задолженности, отраженной на счете 60 в части расчетов векселями Общества, отраженной по статье 1.3 Формы и за вычетом задолженности по договорам лизинга, отраженной по статье 1.4. Формы.

Показатель 2.2. «Задолженность перед дочерними и зависимыми обществами»

Фактическое значение показателя 2.2. «Задолженность перед дочерними и зависимыми обществами» равно кредитовому сальдо счета 76 «Прочие дебиторы и кредиторы» в части расчетов с дочерними и зависимыми обществами.

Показатель 2.3. «Задолженность по оплате труда»

Фактическое значение показателя 2.3. «Задолженность по оплате труда» равно кредитовому сальдо счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Показатель 2.4. «Задолженность перед бюджетом»

Фактическое значение показателя подстатьи 2.4. «Задолженность перед бюджетом» равно сумме кредитового сальдо по счету 68 «Расчеты с бюджетом» и счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Показатель 2.5. «Авансы полученные»

Фактическое значение показателя 2.5. «Авансы полученные» равно сумме кредитового сальдо по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и кредитового сальдо по счету 98.1 «Доходы, полученные в счет будущих периодов».

Показатель 2.6. «Прочие кредиторы»

В статье «Прочие кредиторы» показывается задолженность Общества по расчетам, данные о которых не отражены по другим статьям кредиторской задолженности. В частности, по этой статье могут быть отражены задолженность организации по платежам по обязательному и добровольному страхованию имущества и работников организации и другим видам страхования.

Фактическое значение показателя 2.6. «Прочие кредиторы» равно сумме кредитовых сальдо по счетам 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и 76 «Расчеты с кредиторами и дебиторами».

Показатель 2 «Производственная кредиторская задолженность»

Фактическое значение показателя 2 «Производственная кредиторская задолженность» формируется как сумма показателей 2.1.- 2.6.

Показатель 3 «Кредиторская задолженность, всего»

Фактическое значение показателя 3 «Кредиторская задолженность, всего» равно сумме показателей 1 и 2 данного отчета.

Показатель 4 «Резервы предстоящих расходов и платежей»

Фактическое значение показателя 4 «Резервы предстоящих расходов и платежей» равно кредитовому сальдо по счету 96 «Резервы предстоящих расходов», в частности, по данной статье отражается остаток по резерву на ремонт основных средств.

Показатель 5 «Отложенные налоговые обязательства»

Фактическое значение показателя 5 «Отложенные налоговые обязательства» равно кредитовому сальдо по счету 77 «Отложенные налоговые обязательства».

Показатель 6 «Обязательства всего»

Значение показателя 6 «Обязательства всего» равно сумме показателей 3, 4 и 5 данного отчета.

Согласно классическому определению – это сумма всей задолженности (долгов) предприятию или предпринимателю. В управленческом и бухгалтерском учете «дебиторка» относится к оборотным средствам предприятия.

Она возникает вследствие обычной коммерческой деятельности. Ее источником бывают:

1. Предприятия контрагенты , например, покупатели. В этом случае долг возникает тогда, когда товар (продукт, оказанная услуга) отпускается, передается покупателю, клиенту, но тот на определенную дату пока еще не рассчитался за покупку.

Это чаще всего случается тогда, когда покупателю предоставляется рассрочка по платежам, отсрочка. Например, поставщики или производители, поставляющие свою продукцию в торговые сети, деньги получают не сразу в момент поставки, а в течение определенного срока отсрочки, который, в зависимости от продукции и сроков ее хранения, может достигать периода больше 1 месяца.

В течение всего этого периода отсрочки сумма за проданные изделия у поставщика ил производителя будет записана (учтена) в разделе «Дебиторская задолженность». Скорее всего, в управленческом учете это будет отдельный документ – отчет о дебиторской задолженности.

2. Поставщики тоже могут быть дебиторами, то есть, должниками. Это случается тогда, когда вы что-то заказали у поставщика или производителя работ и услуг и передали ему аванс. Деньги (часть денег в виде аванса) вы передали, а сам товар (услуга, продукт) еще не поступил в ваше распоряжение. И вот в течение этого временного промежутка между тем, как вы передали аванс и тем, как получили товар, у вас, как у заказчика, сумма аванса будет записана в отчет о дебиторской задолженности.

3. Работники предприятия . Им можно выплатить аванс: пока не закончится рабочий период, точнее, пока работник не отработает этот аванс, сумма эта должна быть вписана в отчет о дебиторской задолженности.

Командировочные работники. Когда вы отправляете человека в командировку, вы выдаете ему денег, например, на аренду гостиницы и на другие нужды, связанные с работой. И до тех пор, пока человек не вернется из командировки и не отчитается перед бухгалтерией, предъявив все документы (чеки, квитанции), выданная сумма также будет отражена в соответствующем разделе документа «Отчет о дебиторской задолженности».

4. Налоги . Предприниматель может либо заплатить какой-то налог авансом, либо по какой-то причине, например, в виду неправильного расчета, заплатить в бюджет больше, чем нужно. И вот до следующего платежа эта сумма переплаты в виде долга бюджета перед предпринимателем также будет записана в отчет о дебиторской задолженности. Скорее всего, как это бывает в большинстве случаев, данная сумма переплаты будет зачтена при следующем расчете платежей по налогам.

5. Займы . Предприниматель или фирма может прокредитовать, то есть, дать в долг другому предпринимателю или другой фирме денег взаймы. Соответственно, должник будет дебитором, а сумма займа запишется в отчете о дебиторской задолженности.

Примечание

Виды задолженностей

1. Текущая . Она возникает вследствие обычной коммерческой деятельности и вытекает из условий договора, когда по договору одна сторона либо предоставляет другой стороне отсрочку по платежам (магазин покупателю), либо одна сторона выплачивает другой стороне (магазин поставщику) аванс.
   Период отсрочки или аванса, предусмотренного договором – это период дебиторской задолженности. Текущая «дебиторка» предсказуемая, ожидаемая.
2. Просроченная . Это когда одна из сторон нарушила договорные условия. Например, не рассчиталась вовремя за проданный товар или вовремя не произвела поставку товара, за который уже получила аванс.
   Просроченная – это по которой уже необходимо проводить определенный комплекс мероприятий, направленных на ее взыскание.
3. Безнадежная . Вероятность ее взыскать, то есть, вернуть крайне мала, близка к нулю. В большинстве случаев по ней истек срок исковой давности (обычно три года).

Кстати, фирма может создавать резервы для того, чтобы можно было наиболее безболезненно компенсировать свои потери от безнадежных долгов – это резервы по сомнительным долгам.

По срокам «дебиторка» бывает:

1. Краткосрочная – сроком до 12 месяцев.
2. Долгосрочная – сроком более 12 месяцев.

Управление дебиторской задолженностью

«Дебиторка» по своей экономической сути является кредитованием контрагента, потому что он в течение какого-то времени должен вам деньги. Причем, чаще всего это кредитование бесплатное. Поэтому вашему должнику выгоднее как можно дольше долг не отдавать, а вам, соответственно, выгоднее, чтобы все долги возвращались в установленные договорные сроки и раньше.

Конечно, в договорах обычно пишут условие, что в случае нарушения сроков платежей должник за каждый день просрочки должен будет выплатить пени, которые обычно равны 1/300 учетной ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки. Но это все равно меньше, чем ставка по обычному кредиту в коммерческом банке.

Когда вам должны – это всегда деньги, временно отвлеченные из оборота. Это означает, что в то время, пока кто-то пользуется вашими деньгами в виде «дебиторки», эти же деньги вы могли бы вложить в более выгодное мероприятие – закупить товар и продать его, возможно, даже несколько раз или элементарно положить на депозитный счет в банке.

В связи со всем этим предприниматель должен всегда уделять должное и особенное внимание управлению этим видом своих активов. В общем смысле под таким управлением понимается «держать руку на пульсе»: главным образом, не допускать, чтобы «дебиторка» критически увеличивалась или переходила из разряда текущей в просроченную или даже в безнадежную. К примеру, можно всем своим покупателям товар продать в рассрочку, а пока ждать от всех постепенных платежей, фирму придется закрыть.

Инвентаризация

Управляя своими активами, предприниматель должен провести ревизию или инвентаризацию дебиторской задолженности. Ее вообще необходимо делать периодически, например, вместе с инвентаризацией товаров.

Проводя инвентаризацию, необходимо выявить всех должников, вписать их в соответствующий отчет или реестр. С кем из контрагентов ясности в расчетах очевидной нет, необходимо провести сверку. Результат такой сверки оформляется в акт сверки взаиморасчетов. Это бухгалтерский документ. Сверкой обычно занимается тот, кто с этим конкретным контрагентом работает, то есть, определенный менеджер.

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Это один из самых важных показателей финансового анализа деятельности фирмы, предпринимателя. Коэффициент оборачиваемости находится достаточно просто:

КоДЗ = В / ДЗср

В этой формуле:

КоДЗ – коэффициент оборачиваемости.

В – выручка от продаж за какой-то период, например, за квартал или за год. Выражается в рублях.

ДЗср – Среднее значение дебиторской задолженности в рублях за тот же период.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы.

Среднее значение находится тоже достаточно просто:

ДЗср = (ДЗн + ДЗк) / 2

В этой формуле:

ДЗср – среднее значение «дебиторки»

ДЗн и ДЗк – значения соответственно на начало периода и на его конец, например, на первое число квартала (года) и на последнее.

Экономический смысл этого коэффициента означает то, что он показывает, сколько выручки, которую магазин получил в течение отчетного периода, было «заморожено» в виде «дебиторки», то есть, временно выведено из оборота.

Нормальных показателей коэффициента оборачиваемости, к которым нужно стремиться и которых нужно придерживаться нет: все зависит от сферы бизнеса, даже в торговле приемлемые показатели могут и будут отличаться друг от друга в зависимости от того, чем вы торгуете.

Вместе с тем, необходимо знать, что чем этот коэффициент больше, тем лучше.

Оборачиваемость определяют также не только в виде коэффициента, еще и в днях. Экономическая суть этого показателя, найденного в днях, сводится к тому, что он показывает, в течение скольких дней она оборачивается, то есть, превращается из долга в деньги – из «замороженных» денег в деньги «живые».

Или, что то же самое: в течение скольких дней денежные средства остаются «замороженными», то есть, выведенными из оборота в виде «дебиторки».

Оборачиваемость в днях находится так:

Оборачиваемость в днях = Т / КоДЗ

В этой формуле:

Т = отчетный период, для которого производится расчет. Если это месяц, то Т = 30, если квартал, то Т = 90, а если год, то Т = 365.

КоДЗ = коэффициент оборачиваемости, найденный для того же периода (месяц, квартал или год) по формуле, описанной выше.

Здесь тоже нет нормальных значений: все зависит от специфики бизнеса и от того, что вы продаете. Но этот коэффициент в днях должен быть чем меньше, тем лучше.

Указанные коэффициенты называют в экономическом анализе показателями деловой активности. Они являются очень важными, так как характеризуют эффективность вашего бизнеса.

Показатели управленческого учета применяются в процессе анализа для выявления имеющихся внутрипроизводственных резервов, а также при определении фактических финансовых результатов деятельности хозяйствующего субъекта и его структурных подразделений.

Барнгольц С.Б. и Мельник М.В. отмечают, что «глубина анализа, достоверность и объективность аналитических выводов обеспечиваются привлечением и аналитической обработкой разнообразных источников информации».

Вся информация, необходимая для управления, должна быть систематизирована по определенным признакам. Помимо общих направлений сбора и интерпретации, в управленческом учете необходимо также формировать целевые потоки информации, собранной и систематизированной по конкретным управленческим решениям.

Занимаясь своей основной деятельностью, предприятие регистрирует все сделки в сводках (или журналах учета) хозяйственной деятельности. Через равные промежутки времени (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) из сводок хозяйственной деятельности по направлениям составляются отчеты, в которых показывается конкретная информация, относящаяся к данному направлению. Регулярно (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) составляются сводные отчеты для высшего руководства, в которые включается конкретная информация из отчетов о хозяйственной деятельности по выбранным направлениям.

Генеральный директор может принять лучшее решение, если у него будет более полная информация:

• - отчет о движении денежных средств - показывает поступление и использование денежных средств в разрезе деятельности предприятия; показывает, использует ли предприятие больше денежных средств, чем она зарабатывает;
• - отчет о запасах сырья и готовой продукции - показывает уровень запасов сырья и готовой продукции, их пригодность и их минимально допустимый уровень, основанный на продажах и производственных потребностях;
• - отчет о дебиторской задолженности - показывает, какие суммы должны компании ее клиенты; может указывать, когда ожидается платеж, и, если платеж просрочен, то на сколько времени;
• - отчет о кредиторской задолженности - показывает, какие суммы предприятие должно своим поставщикам и когда должны производиться платежи;
• - отчет о продажах - указывает, как продается каждый вид продукции; может также указывать относительную важность каждого клиента для предприятия;
• - отчет о произведенной продукции - анализирует производство каждого вида продукции и сравнивает его с планом производства;
• - отчет о закупках - подытоживает текущее состояние закупок и указывает, как производятся закупки - за деньги или по бартеру.

Взятые вместе эти отчеты могут помочь составить более полную картину реальной ситуации на предприятии.

Дебиторская или кредиторская задолженность возникает (или погашается) при совершении организацией любых операций, связанных с движением денежных средств, материальных ресурсов или принятием ею на себя определенных обязательств (например дать кредит, заплатить неустойку при нарушении условий договора, уплатить долг третьей стороны и т. п.).

Знание в каждый момент времени состояния расчетов торгового предприятия с партнерами по бизнесу, с бюджетом и внебюджетными фондами, а также с его работниками - одно из важнейших условий четкого управления компанией. Имея эту информацию, руководство и менеджер торгового предприятия могут:

1) Отслеживать динамику производства, продаж и закупок

Отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности содержат в себе практически те же сведения, что и отчеты о продажах и отчеты о закупках, только в ином разрезе. Анализируя отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности, можно увидеть и оценить деятельность предприятия с самых важных сторон:

• · сколько оно продает (какая при этом выручка);
• · сколько оно покупает (и с какими затратами);
• · сколько оно имеет свободных средств (каковы их источники и где эти средства размещены).
• 2) Иметь четкое представление о состоянии расчетов

Это всегда важно, поскольку позволяет быстро сориентироваться в случае возникновения нештатных ситуаций. Предположим, торговому предприятию срочно понадобились деньги - из отчета о дебиторской задолженности можно увидеть, имеется ли возможность их откуда-нибудь получить, или же следует брать кредит. Опять же, если необходим кредит, то данные из отчета о дебиторской задолженности помогут определить, на какой срок этот кредит необходим. Отчет о кредиторской задолженности дает сведения о всех предстоящих платежах, поэтому у торгового предприятия всегда есть возможность быстро принять решение о том, какие платежи можно пока отложить с тем, чтобы высвободить необходимую сумму денежных средств.

Отчет о кредиторской задолженности всегда подскажет, на что лучше потратить оборотные средства. А на основании отчета о дебиторской задолженности можно решить, кому из должников можно предоставить дополнительную отсрочку платежа.

3) Спланировать доходы и расходы

Зная, когда и сколько поступит денежных средств на расчетный счет, торговое предприятие может подсчитать сумму ожидаемой выручки, а значит и сумму предстоящих налоговых платежей (для тех предприятий, которые в соответствии с принятой ими учетной политикой учитывают выручку для целей налогообложения "по оплате").

С учетом суммы предстоящих денежных поступлений можно определить, сколько предприятие должно и когда сможет потратить соответствующие суммы на уплату налогов, закупку сырья, выплату заработной платы работникам и т. п.

Однако погашение задолженности (дебиторской или кредиторской) возможно не только деньгами, но и встречными поставками продукции, путем проведения взаимозачетов и т. п. Поэтому в отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности должны включаться все сведения о проведении расчетов (в том числе по бартерным операциям, по расчетам с участием третьих лиц и т. п.).

4) Оценивать покупателей

Анализируя динамику возникновения и погашения задолженностей за достаточно длительный период времени, можно установить, кто из партнеров платит исправно, а кто не выполняет взятые на себя обязательства в срок. Если в отношениях с тем или иным партнером проявляются негативные тенденции, следует незамедлительно выяснить причины их возникновения.

Возможно, работник фирмы - дебитора, отвечающий за ведение расчетов, просто не видит смысла платить в срок. Тогда предприятие вправе решить, что предпринять дальше: принять это как данность и делать скидку на необязательность (или излишнюю экономность) чужих сотрудников при планировании своих доходов или же пытаться как-то воздействовать на ситуацию и держать расчеты с этой фирмой под более пристальным контролем.

Однако не исключено, что у партнера по бизнесу просто финансовые трудности. В этом случае обязательно следует оценить степень его платежеспособности и решить, в каком режиме продолжать дальнейшее сотрудничество, с тем чтобы свести к минимуму риск возможных потерь по неоплаченным счетам. Для этого можно ранжировать клиентов по степени их платежеспособности. Это позволит в зависимости от надежности клиента устанавливать основные условия поставки продукции (цена, срок оплаты, максимальная партия и т. п.).

5) Проанализировать результаты от предоставления отсрочек по платежам

Если торговое предприятие практикует предоставление отсрочек по платежам, или иначе говоря - предоставление коммерческого кредита, то отчет о дебиторской задолженности поможет отследить эффективность такой политики. Для этого нужно посмотреть, какие отсрочки обычно предприятие предоставляет и как это отражается на уровне продаж.

6) Своевременно предпринимать меры по взысканию просроченной задолженности

Если фирма - дебитор не платит очень долго, то есть шанс, что она не заплатят вообще. Поэтому постоянное отслеживание сумм просроченной задолженности и сроков "откладывания" платежей позволит торговому предприятию вовремя сориентироваться, кода наступит время перестать верить обещаниям и принимать решительные меры. Можно просто установить критический срок неуплаты, после которого юристы должны принимать меры к взысканию задолженности (в том числе и через суд).

7) Регулировать свои отношения с поставщиками

В коммерции необходимо помнить, что не только вы оцениваете своих партнеров, но и они оценивают вас. Поэтому, если в силу объективных или субъективных причин торговое предприятие не всегда пунктуально в выполнении своих обязательств, то лучше четко знать степень непунктуальности по отношению к каждому из них. Поэтому тщательный контроль за отсрочками и просрочками платежей позволит если не избежать недовольства второй стороны, то уж хотя бы не понести потерь от уплаты всевозможных неустоек и иных штрафных санкций.

Отчеты о дебиторской задолженности могут использовать:

руководители отдела сбыта

для принятия решений о продаже продукции клиенту;

для отслеживания поступлений выручки по контрактам с отсроченным платежом и оперативного решения возникающих проблем;

для отслеживания старения дебиторской задолженности и планирование усилий по ее сбору;

для контроля выполнения кредитной политики предприятия;

юридический отдел - для принятия мер по взысканию просроченных платежей

бухгалтерия и финансовый отдел:

для контроля и планирования поступления денежных средств/материалов по бартеру;

для списания безнадежных долгов.

Высшее руководство использует информацию о дебиторской задолженности для:

анализа и контроля за продажами за отсроченным платежом;

сравнительного анализа уровней производства, продаж и закупок и проведения изменений в них;

контроля и сравнения с информацией бухгалтерского учета;

управления оборотным капиталом предприятия;

планирования и составления бюджетов.

Помимо перечисленного отчет о дебиторской и кредиторской задолженности позволяет более точно составлять и отслеживать бюджет денежных средств торгового предприятия.

Бюджет денежных средств (прогноз денежных потоков) представляет собой план поступлений денежных средств и платежей на будущий период. В нем суммированы все потоки средств как результат планируемых операций на всех фазах формирования главного бюджета. В целом бюджет денежных средств показывает ожидаемое конечное сальдо на счете денежных средств и финансовое положение для каждого месяца (квартала).

Посредством бюджета денежных средств достигаются две цели:

¦ показывается конечное сальдо на счете денежных средств, которые необходимы для завершения прогнозного баланса;

¦ выявляются периоды излишка финансовых ресурсов или их нехватки.

В первом случае видна роль бюджета денежных средств во всем цикле подготовки главного бюджета; во втором -- его значимость как инструмента управления финансовыми средствами.

Разработка бюджета денежных средств состоит в определении и исчислении возможных источников поступления и оттока денежных средств на бюджетный период. Поскольку большинство показателей денежного потока достаточно трудно спланировать с большой точностью, то построение бюджета денежных средств основывается на агрегированных показателях, учитывающих лишь основные составляющие потока: объем реализации, долю выручки за наличный расчет, прогноз кредиторской задолженности и др.

Разработка бюджета денежных средств осуществляется на бюджетный период в разрезе подпериодов: год по кварталам, год по месяцам и т. п.

Процесс разработки бюджета денежных средств включает следующие основные этапы.

Первый этап состоит в расчете возможных денежных поступлений по подпериодам. Здесь определенная сложность при расчетах может возникнуть, если предприятие применяет методику определения выручки по мере отгрузки товаров. Основным источником поступлений денежных средств является реализация товаров (работ, услуг), которая подразделяется на продажу за наличный расчет и в кредит. На практике большинство предприятий отслеживает средний период времени, который требуется покупателям для того, чтобы оплатить счета. Исходя из этого, можно рассчитать, какая часть выручки за реализованные товары поступит в том же периоде, а какая -- в следующем. Далее с помощью балансового метода цепным способом рассчитываются денежные поступления и изменение дебиторской задолженности. Базовое балансовое уравнение имеет вид:

ДЗн + ВР = ДЗк + ДП (1.1)

где ДЗн -- дебиторская задолженность за товары и услуги на начало подпериода; ДЗк -- дебиторская задолженность за товары и услуги на конец периода; ВР -- выручка от реализации за подпериод; ДП -- денежные поступления в данном подпериоде.

Более точный расчет предполагает классификацию дебиторской задолженности по срокам ее погашения. Такая классификация может быть выполнена путем накопления статистических данных и анализа фактических данных о погашении дебиторской задолженности за предыдущие периоды. Анализ рекомендуется делать по месяцам. Таким образом, можно установить усредненную долю дебиторской задолженности со сроком погашения соответственно до 30, до 60, до 90 дней и т. п. При наличии других существенных источников поступления денежных средств (прочая реализация, внереализационные операции) их оценка выполняется методом прямого счета: полученная сумма добавляется к сумме денежных поступлений от реализации за данный подпериод.

На втором этапе рассчитывается отток денежных средств по подпериодам. Основным его составным элементом является погашение кредиторской задолженности. Считается, что предприятие оплачивает счета вовремя, хотя в некоторой степени оно может отсрочить платеж. Процесс задержки платежа называют «растягиванием» кредиторской задолженности; отсроченная кредиторская задолженность в этом случае выступает в качестве дополнительного источника краткосрочного финансирования предприятия. Однако отсроченная кредиторская задолженность при отсутствии должного контроля становится негативным явлением и подрывает финансовую устойчивость предприятия. К другим направлениям использования денежных средств относятся заработная плата персонала, административные и другие постоянные и переменные расходы, а также капитальные вложения, выплаты налогов, процентов, дивидендов.

Третий этап является логическим продолжением двух предыдущих: рассчитывается чистый денежный поток путем сопоставления планируемых денежных поступлений и выплат по подпериодам. Назначение данного этапа - определение излишка или недостатка денежных средств по подпериодам.

На четвертом этапе рассчитывается совокупная потребность в краткосрочном финансировании. Смысл этого этапа заключается в определении не только размера потребности, но и возможных источников ее покрытия по каждому подпериоду.

Также при помощи отчета о дебиторской и кредиторской задолженности решаются следующие задачи:

• - для определения доходов от продаж следует знать величину дебиторской задолженности на начало периода и ее изменение за плановый период. Поступления за период составят:
• - для определения сумм платежей в оплату закупок следует знать величины кредиторской задолженности и запасов на начало периода и их изменения за период. Платежи в оплату закупок за период составят: