Приказ на внесение в штатное расписание. Пример обоснования введения новой должности в штатное расписание

Вносятся не только в том случае, когда работодателю нужно ввести новые профессии. Оно также меняется, если необходимо вывести из расписания штатную единицу.

Сделать это можно:

с помощью приказа;

утверждением нового ШР.

Рассмотрим, в каком порядке происходит выведение должности.

Исключение специальности из ШР

Если место вакантно

При необходимости, работодатель вправе исключить специальность или отдел из рабочего распорядка. Для этого оформляется приказ об исключении из штатного расписания должностей. Здесь есть один нюанс: если должность, которую планируется убрать из документа, свободна, то оформлять уведомление о сокращении численности или штата не требуется.

В связи с сокращением

В этом случае можно утвердить новое ШР без включения в него специальностей, подлежащих сокращению, а также издать приказ об исключении из ШР должностей, подлежащих сокращению и утвердить новый документ после даты предстоящих изменений. Сотрудников, попадающих под , следует с помощью письменного документа под подпись, за два месяца. Указание на это имеется в ч. 2 ст. 180 ТК РФ . Согласно этому правилу, дата ввода в действие изменений в рабочий распорядок не может наступать ранее, чем через два месяца после издания распоряжения.

Приказ об исключении должности из ШР может быть составлен работодателем в произвольной форме. Указывать в нем размер ставки или зарплаты нет необходимости.

В приказе следует указать:

информацию о проводимом мероприятии;

дату внесения планируемых нововведений,

название подразделения, профессии и ФИО граждан, которых коснется сокращение;

права и гарантии сокращаемых работников

После издания распоряжения работодатель должен ознакомить с ним сокращаемых сотрудников.

Хранение распоряжений

ШР, а также приказы, касающиеся выведения должности, следует хранить на предприятии постоянно. А все предложения, касающиеся его разработки и изменения, должны храниться в архиве предприятия не менее пяти лет. Это же время хранения установлено для проектов штатного расписания.

Штатное расписание нельзя рассматривать как документацию, составленную на длительный период времени.

Внесение корректировок в акт требуется по причине увеличения или снижения зарплаты, перестановок в кадровой сфере и другим моментам в деятельности предприятия. Законодательно допускается внесение видоизменений в расписание, при условии соблюдения установленных норм и правил.

Основания для изменения

Причины, по которым требуется внести поправки в штатное расписание, могут быть различными. Как уже указано, в акт вносятся коррективы путем изменения действующего расписания или создания нового. Третьего варианта не дано.

Полная замена «штатки» производится при наличии на то серьезных причин. Это могут быть перестановки в кадрах, сокращения или расширение штата, перевод рабочих в другое подразделение и прочее.

Небольшие коррективы вносятся в расписание посредством издания приказа, который подписывает руководитель организации. Издается приказ до того момента, когда вносятся поправки. Поводом для издания такого приказа могут служить:

• изменение названий отделов и подразделений;
• уменьшение штатной численности;
• переименование должностей;
• производство перерасчета относительно оплаты труда;
• введение или удаление должности.

Перечисленные основания могут применяться для корректировки действующего акта. Основным шагом при изменение – является издание соответствующего приказа. Такой документ должен содержать в себе пояснение грядущих перемен.

Если приказ составляется с нарушениями, то поправки, внесенные в штатный акт, признаются не соответствующими действительности при возникновении спора между работодателем и сотрудником либо при проведении проверки. В некоторых ситуациях кроме издания приказа и внесения перемен в документ, могут потребоваться дополнительные мероприятия.

Пример оформления

Когда изменения в «штатке» касаются не нескольких работников, а всего предприятия в целом, то издается новое расписание. Делается это с целью исключения путаницы. Примером издания нового акта является повышение уровня МРОТ в регионе, где расположена компания, при условии, что оклад рабочих зависит от этого показания.

Возникают ситуации, требующие принятия вынужденных мер по оформлению работникам сокращенной рабочей недели или дня. Случается это при кризисах, спаде спроса на продукт и прочих нюансах. Целью работодателя в таком случае является:

• не закрыть производство полностью;
• не оставить людей без рабочих мест.

Подобное решение согласуется с работниками предприятия, после чего им раздаются уведомления о переменах. Также подписывается дополнительное соглашение, прилагаемое к трудовому договору. Составляется оно в двух экземплярах.

На практике сложно осуществить внесение корректив относительно всего штата в расписание, поэтому создается новое. Перед внесением видоизменений в акт должны появиться соответствующие основания. Иначе руководитель не имеет права изменить кадровую структуру по своему усмотрению.

Предложения по внесению корректив излагаются руководителями подразделений и отделов, излагаются в служебной записке. Составляется записка в произвольном формате.

Ходатайство

Причины, по которым производится перемена расписания, указываются в служебной записке (так же именуется ходатайством). Когда рассматриваемый документ составлен – требуется зарегистрировать его в специальном журнале.

Законодательно не закреплено, кто имеет право на составление записок. Чаще всего акт составляется сотрудниками кадровой службы. Для составления требуется знать, какие перемены грядут в документе. Также руководство отделений имеет права на составление служебных записок.

Определенных требований относительно составления документа не разработано. Составитель должен придерживаться общих правил по заполнению данного рода документов:

• изначально пишется «шапка», где содержатся сведения относительно составителя и адресата;
• пишется наименование акта;
• проставляется номер документа;
• описывается содержание, указывающее на причины корректировки;
• вписываются предложения относительно решения этого вопроса;
• подпись составившего и ее расшифровка.

После написания документ подлежит регистрации в специальном учетном журнале. Данный журнал имеет своим предназначением учет записок. Согласно этого журнала записке присваивается номер. Далее акт передается руководству компании, которым принимается окончательное решение относительно необходимости внесения исправлений.

Приказ об изменении

На практике разработаны два способа, посредством которых вносятся коррективы:

• издается приказ об видоизменении документа, где перечисляются коррективы, внесенные в акт;
• утверждается новый документ.

В случае, когда в акт вносятся незначительные коррективы – наиболее подходящим считается первый способ. Соответственно, второй применяется при кардинальных поправках расписания.

Составление приказа производится в произвольной форме. В документе указываются согласно, каким основаниям было принято решение об изменении и дату, когда коррективы начинают действовать.

Основания, которые применяются для переделки акта, могут быть различными:

• увеличение или спад объемов производства;
• оптимизация структуры;
• реорганизация;
• прочие.

В ситуации, когда происходит увольнение сотрудника из компании, это не может рассматриваться как основание для удаления должности, которую он занимал, из расписания. Исключением являются случаи сокращения штатной численности.

Когда объемы в компании сократились, и руководство приняло решение об удалении должности из штата, а через некоторое время она опять введена – работодатель не должен забывать про индексацию заработка.

При издании приказа относительно любого основания для внесения исправления, составитель должен быть предельно внимательным. Особенно это положение касается заполнения полей, содержащих реквизиты. В приказе обязательно содержатся:

• наименование акта;
• дата составления;
• дата, когда документ вступает в силу;
• описание всех перемен;
• сведения, касающиеся лица, назначенного ответственным за исполнение акта;
• подпись руководства.

Когда в приказе допущены ошибки – он признается недействительным. В таком случае новая «штатка» также будет признана несоответствующей действительности.

Изменение, оптимищация и переименнование

Изначально, когда предприятие начинает действовать, как правило, у него имеется узкий спектр направленности деятельности. Это связано с отсутствием наработанных связей и постоянной клиентуры.

После существования компании на протяжении нескольких лет, она становится способной оказывать больший перечень услуг, чем был заявлен ранее. По этой причине возникает нехватка кадров, которые требуются для выполнения нового объема работы.

В таком случае требуется переписывание должности в штатном расписании. За счет этого основания в него вносятся новые должности. Также может быть дополнен перечень имеющихся отделов.

Оптимизация

Корректировке подлежит документ в случае оптимизации деятельности управляющих либо перераспределением обязательств. К примеру, в организации изначально может быть введена одна ставка заместителя руководителя, в дальнейшем возникает необходимость во втором заместителе.

Как правило, необходимого объема для введения новой ставки недостаточно, тогда одного из руководителей отделов переименовывают в заместителя, при этом увеличивая его объем трудовой деятельности и повышая оплату.

Также в «штатку» могут ввести дополнительные единицы штата, при этом указав ставку в размере 1/2.

Переименование

В случае переименования должности законодателем предусматривается определенная процедура, которая должна соблюдаться работодателем. Проект согласуется с профсоюзом предприятия.

К проекту прикладывают основания, в связи с которыми вносятся коррективы. Профсоюз рассматривает проект на протяжении пятидневного срока, после чего выносит свое мотивированное мнение.

Согласовывать поправки необходимо в случае:

• изменения наименования большого количества должностей;
• образования нового подразделения;
• сокращения штата более чем на пять процентов от общего количества трудящихся.

Процедура производится в таком порядке:

1. Оформляется пояснительная записка, в которой содержатся обоснования перемен.
2. Издается распорядительная документация относительно внесения корректив. После рассмотрения записки, на нее налагается резолюция руководителя, с указанием сменить название должности и подготовить изменения в документации работников.
3. Вносятся изменения. Перемены проводятся в соответствии с изданным приказом.

Сотрудники, наименование должностей которых изменяется, должны быть уведомлены надлежащим образом о грядущих переменах установленным образом.

Руководитель предлагает человеку выбор относительно согласия или несогласия с изменениями, а также выбрать вакантную должность для продолжения работы. Вручают уведомления не позднее, чем за 2 месяца до соответствующих изменений.

Изменения вносятся путем издания нового или корректировки уже существующего акта. После того, как изменения внесены, необходимо оформить ряд документов:

• дополнительное соглашение;
• личная карточка работника;
• должностная инструкция.

Также требуется внести коррективы в трудовую книжку.

Изменение оклада

Изначально в расписании устанавливается размер оклада, полагающийся каждой должности. По мере роста компании возможно возникновение необходимости по внесению корректив в данный пункт, так как увеличивается объем труда и финансовые возможность предприятия возрастают.

Также основания для изменения расписания могут предусматриваться в законодательстве, принятом на федеральном уровне. Такие акты устанавливают увеличение размера МРОТ.

Согласно трудовому законодательству, работодатель не имеет возможности установить заработную плату меньше, чем МРОТ. По этой причине, при внесении исправлений в рассматриваемую величину, требуется корректировать расписание.

Ведомость замены и исключения должностей

К расписанию требуется подготовить пояснительную записку, которая описывает расчеты, произведенные относительно корректив, а также ведомость по смене должностей. Руководитель организации изначально знакомится с проектом, после чего вносит свои коррективы и одобряет его.

Согласно правилам, действующим относительно расписания, предусматривается возможность по замене одной должности другой. В таком случае необходимо сформировать рассматриваемую ведомость. В случае необходимости из одного подразделения изымается часть должностей и за счет них формируются новые.

После того, как расписание будет одобрено и утверждено – ведомость подлежит оформлению в виде составной части акта или его приложения. Обычно для замены подлежат использованию должности, которые вакантны.

Ведомость оформляют в виде таблицы. Состоит она из двух частей. Пример:

Работодатель обладает правомочиями по исключению должностей или структурных подразделений из расписания только при сокращении штата в организации. В таком случае необходимо издать соответствующий приказ. Составителю потребуются документы:

• документация сотрудников;
• расписание;
• бланки, разработанные для приказов;
• документы компании;
• законодательные акты;
• печать.

Исключить должность можно при наличии обстоятельств, которые отнесены к особым. Примером выступает кризис, изменения условий труда и прочее. Сотрудник, должность которого исключается, должен получить соответствующее уведомление за два месяца до момента вступления в силу изменений.

Далее составляется приказ, в шапке которого указывается наименование компании. Название пишется в соответствие с уставной документацией. Прописывается дата и номер изданного приказа, дата, когда изменения вступят в силу.

В приказе отражается причина его составления, прописываются должности, которые будут исключены. Ответственным за исполнение назначается работник кадрового отдела. Далее проводится заверка акта.

Затем в действующем расписании исключается должность, которая сокращается. Также издается приказ, содержащий сведения относительно сокращения штата. В приказе указывается наименование должность, которая подлежит исключению из расписания, также прописываются данные работника, занимающего эту должность.

Заверяется приказ подписью руководства компании. С документом знакомится специалист, должность которого сокращают.

Законодатель не оговаривает, с какой частотой может изменяться «штатка». Это говорит о возможности руководства компании вносить изменения по своему усмотрению. В случае внесения корректив должна соблюдаться процедура, установленная в законах.

Уведомление об изменении

Согласно нормам трудового законодательства руководитель компании имеет обязанность по ознакомлению сотрудников со всеми актами, принятыми внутри организации.

Когда изменения вносятся в расписание, уведомлять об этом работников не обязательно. Исключением является ситуация, когда коррективы отражаются на деятельности работника.

К примеру, когда вводится несколько новых должностей, ознакомление не требуется, если проводится сокращение, то знакомятся с актом те, чьи должности сокращают. Также когда изменения касаются зарплаты или надбавок – человек уведомляется о грядущих переменах.

Можно ли менять унифицированную форму?

Согласно Постановлению, принятому Госкомстатом, под номером 20 – компании имеют полномочия по внесению изменений в унифицированные формы, разработанные относительно штатного расписания, если возникла такая необходимость. При этом отмечается, что реквизиты, которые имеются в форме, удалены быть не могут.

Корректировка, внесенные в унифицированную форму, закрепляются в распорядительных актах организации.

Бланки, на которых составляется расписание, имеют рекомендательный характер, что значит возможность их изменения компанией. Допустимо расширять или сужать графы, добавлять листки вкладные.

Несмотря на то, что штатное расписание не относится к разряду обязательной документации, большинство организаций применяют рассматриваемый акт. Для внесения изменений в расписание требуется соблюсти предусмотренную процедуру.

ШР — Это кадровый документ фирмы, в котором отражаются все штатные единицы , работающие в ней. Также там указываются наименование рабочей единицы, оклады по ним и ФИО людей, занимающих их, либо вакантные рабочие места.

Форма составления такого рода документов может быть как произвольная , так и соответствовать утвержденной постановлением Госкомстатом . Номер постановления – 1 от 05.01.2004г.

Образцы заполнения можно найти в Интернете, в Путеводителе по кадровым вопросам. Кроме того, правоотношения между фирмой-нанимателем и ее служащими регулируются ТК РФ, в частности статьей 74 .

Если возникает необходимость внести перемены в расписание, то принимать решение об преобразовании данных в нем, принимает непосредственно руководитель компании.

Он дает указание специалистам подготовить соответствующее распоряжение. Когда его выполняют и приносят на подпись, руководитель проверяет содержимое распоряжения на предмет ошибок или неточностей. Если таковых нет, то документ заверяется подписью руководителя.

Важное условие для преобразования: все коррективы должны быть внесены не позже, чем за 3 месяца до вступления в силу нового документа. Основаниями могут являться:

• введение новой рабочей единицы или при выводе ее из состава организации;
• увеличение или уменьшение размера зп или замена их тарифными ставками;
• замена названий подразделений или рабочих единиц;
• ликвидация вакантных мест в ШР.

Рассмотрим каждый из этих случаев отдельно.

Как оформить преобразования в расписании при…

…введении новой единицы

Данный вид распоряжения единственный, который начинает действовать сразу после его издания . Дело в том, что при введении в штат новых рабочих мест (подразделений), старые никак не затрагиваются вводящимися преобразованиями.

Руководитель обязан известить о необходимости ввести новые штатные единицы специалистов, занимающихся разработкой инструкций, чтобы те подготовили эти инструкции для людей.

При составлении распоряжения необходимо указать полное наименование новой штатной елиницы (или подразделения) и дату, когда ее полномочия вступают в силу и люди, назначенные на другую должность приступают к работе. Кроме того, нужно указать оклады или тарифные ставки .

Должна стоять отметка о дате принятия в штат новой рабочей единицы или подразделения.

…сокращении штата

Такой вид распоряжения должен содержать список мест , подлежащих сокращению, с указанием даты вступления распоряжения в силу.

Работодатель вправе сократить или вывести рабочую единицу и оставить человека в штате фирмы, переведя его на другое место работы. Если зп по новой должности будет меньше, чем по старой, человек обязательно должен изъявить свое согласие на перевод.

В любом случае, наниматель обязан ознакомить всех, попавших под сокращение, с документом под роспись .

Также он должен помнить, что Трудовой кодекс РФ, статья 179, четко обозначивает несколько категорий граждан, не подлежащих увольнению по причине сокращения штатов.

Статья 179. Преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата

При сокращении численности или штата преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией.

При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе отдается: семейным — при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию); лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком; работникам, получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание; инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества; работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Коллективным договором могут предусматриваться другие категории работников, пользующиеся преимущественным правом на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации.

…изменении должности либо ее наименования

При издании распоряжения с таким основанием, руководитель должен учитывать, занята изменяющаяся рабочая единица или нет. В связи с изменением вакантного места проблем для кадровых служб не возникает никаких.

Применяется упрощенная схема преобразования. Но если место занято, то тут имеется ряд особенностей:

Кроме того, как и в других случаях издания приказа, должна стоять дата вступления преобразований в силу .

…увеличение или уменьшение оклада/тарифной ставки

Здесь важно разделять увеличение и уменьшение оклада. Об увеличении обычно просит непосредственный руководитель работника в , составленной на имя руководства фирмы.

Если дело касается уменьшения , то это может являться следствием только одной причины: изменение технологических или организационных условий труда . То есть, мнение непосредственного руководителя сотрудника тут роли уже не играет.

Согласно ст.74, руководитель фирмы обязан за 2 месяца предупредить своих служащих об уменьшении их зп и получить подписи на дополнительных соглашениях к трудовому договору.

Если кто-то из работников организации не согласен работать при таком окладе, то работодатель предоставляет вакантный или нижестоящий пост, соответствующую профилю сотрудника, его образованию и состоянию здоровья.

Должности предоставляются сотруднику в списке, с указанием оклада по ним.

Если сотрудник отказывается от замены, то оформляется приказ о расторжении трудового договора.

После ознакомления работников с изменениями оклада или тарифных ставок и подписания ими дополнительных соглашений, специалистами кадровой службы предприятия составляется приказ на замену ШР образец которого приводится ниже, с указанием измененных окладов/ставок .

…ликвидации вакантных мест

При такой перемене ШР не происходит затрагивания интересов работающих сотрудников организации. Поэтому такие преобразования проходят достаточно быстро и тихо.

Подготавливается с указанием даты, когда они должны быть убраны из состава организации. После чего эти перемены отражаются в расписании.

Заключение

Вопрос преобразования ШР – чисто внутреорганизационный . Но и он регулируется законами нашей страны.

Очень важно для работодателя иметь квалифицированных сотрудников кадровой службы или самому разбираться в тонкостях составления подобных документов.

После составления приказа не лишним будет отдать его на проверку юристам с целью выяснения ошибок или неточностей. Кроме того, грамотный специалист всегда может подсказать как лучше оформить те или иные перемены в составе штат фирмы.

Является кадровым документом, в котором отражены сведения о составе штата. Обычно его составляют в конце года на следующий календарный год. Но иногда возникает необходимость во внесении в него изменений. Вне зависимости от причин, главное – правильно оформить документ и не допустить ошибок при его утверждении.

Причины внесения изменений

Отмечают ряд причин, на основании которых можно корректировать штатное расписание:

• Изменение структуры предприятия.
• Реорганизация.
• Изменение объемов деятельности.
• Проведение работ для улучшения деятельности предприятия.
• Изменение законодательной базы.
• Экономические расчеты, связанные с производственной и трудовой сферами работы организации.
• Сокращение штата.
• Оптимизация работы предприятия.
• Исключение или введение новых вакантных мест и должностей.
• Изменение заработной платы.
• Переименование должностей.

Способы и особенности внесения изменений

Выделяют два варианта, которые позволяют внести изменения в документ с расписанием штата организации:

1. Издание приказа о внесении изменений с перечислением изменений в тексте приказа. Применяется для мелких поправок.
2. Составление нового расписания и его утверждение. Применяется в случае существенных изменений.

При внесении изменений стоит также учитывать некоторые особенности:

1. Убрать из штатного расписания можно лишь вакантные должности, то есть те, которые не заняты человеком.
2. Если удаление вакансии из штатного расписания предполагает увольнение, необходимо уведомить об этом работника за два месяца до вступления в силу приказа.
3. Если изменение штатного расписания связано с изменениями условий труда, то работники, которых это касается, должны быть извещены за два месяца.
4. Если внесение изменений касается изменения названия должности или отдела, то работники, которых это изменение касается, должны быть предупреждены. Кроме того, в трудовую должна быть внесена соответствующая запись.
5. Если изменения касаются оплаты труда, то все изменения также дублируются в трудовом договоре и личной карточке Т-2.

В течение года можно вносить неограниченное количество изменений в штатное расписание. Главное – придерживаться законодательства и своевременно доносить сведения об изменениях трудовому коллективу.

Кто и как составляет приказ?

Приказ, на основании которого вносятся все необходимые изменения в штатное расписание, составляется в произвольной форме. Основные реквизиты документа:

1. Название организации или филиала. Указывается полное название.
2. Дата составления.
3. Номер бумаги. Проставляется согласно принятой на предприятии системы приказов.
4. Основания для изменений.
5. Дата вступления изменений в силу.
6. Перечисления изменений. При этом указывается:

• должность;
• оклад для конкретной должности;
• количество единиц штата, которые надлежит убрать или добавить.

1. Подпись ответственного лица.

Составлением бумаги и последующей реализацией приказа занимается:

• Отдел кадров.
• Бухгалтерия.
• Планово-экономический отдел.
• Отдел труда и заработной платы.

Все зависит от размера предприятия и функций каждого из отделов.

Образцы приказа в зависимости от вида изменений

Предлагаем вам образцы типичных приказов о внесении изменений в расписание штата предприятия.

Появление новой должности

Отмечается дата введения новой должности в штат:

Сокращение штата

В документе отмечаются лица, для которых действует сокращение, и дата его вступления в силу:

Переименование должности

В этом случае отмечается наименование нового названия:

Важно уведомить работников об изменениях следующим документом:

Изменение оклада или тарифной ставки

В приказе отмечается, насколько и когда изменится тариф:

Ликвидация вакантных должностей

Перечисляются исключаемые штатные единицы:

Существенные изменения документа

Как уже говорилось, внесение существенных изменений желательно проводить в виде составления и утверждения нового документа. При этом номер расписания будет следующий за ранее принятым. Утверждение расписания происходит согласно принятому порядку на основании общего приказа.

Видео: Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0

С помощью видеоурока вы сможете узнать, как правильно вносить изменения в штатное расписание в программе ЗУП 3.0:

Внесение изменений в штатное расписание проводится на основании соответствующего приказа, составленного в произвольной форме и содержащего информацию о причине изменений.

Составление приказа о внесении изменений в штатное расписание происходит тогда, когда в организации по каким-либо причинам корректируется действующий документ. При этом правки могу иметь самый разный характер: от изменения названий структурных подразделений и должностей, кадровых перестановок, повышения или понижения заработной платы работников до расширения или, напротив сокращения штата. Как правило, это бывает вызвано либо оптимизацией производственных процессов, либо открытием новых направлений, развитием бизнеса.

ФАЙЛЫ

Порядок внесения изменений

Внесение изменений в штатное расписание должно происходить по определенному алгоритму.

1. Для начала на уровне руководства принимается решение о неизбежности подобных корректировок.
2. После этого на предприятии издается специальный приказ, который утверждает необходимость изменений и содержит перечень позиций, нуждающихся во внесении правок.
3. Далее эти самые правки вносятся в штатное расписание и обновленному документу присваивается очередной номер.
4. Ранее действовавшее штатное расписание отправляется на хранение в архив предприятия.

Следует отметить один важный момент: если приказ касается сокращения сотрудников, перевода их на другую должность и тому подобных корректировок, влекущих за собой изменения в условиях работы и трудовых договорах, то с такими приказами работников необходимо знакомить под роспись. Более того: без получения согласия сотрудника на некоторые перемены (к примеру, перевод), они становятся невозможны.

Для достижения этой цели, администрация предприятия должна за 60 дней до намечающегося события любым удобным способом довести до сведения работников уведомления о грядущих изменениях.

Как часто можно вносить изменения в штатное расписание

Закон никоим образом не регламентирует частоту внесения правок в штатное расписание, поэтому здесь все зависит от руководства организации. В принципе при желании изменения можно вносить хоть каждый месяц (правда, такая активность может вызвать интерес со стороны трудовой инспекции), но обычно это происходит значительно реже, раз в год или по необходимости.

Редактировать штатное расписания уместно при незначительных изменениях общей деятельности предприятия.

А вот если речь идет о глобальной реорганизации компании, с полной «перетасовкой» структурных подразделений, штатных единиц и т.п., то лучше не ограничиваться изменениями штатного расписания, а составить новый документ.

Период вступления в действие измененного штатного расписания

Чаще всего отрезов времени между написанием приказа и внесением корректировок в штатное расписание с последующим вступлением его в законную силу ничем не ограничен, за исключением случаев, когда речь идет о сокращении штата.

В таких ситуациях между написанием приказа и вступлением в силу нового штатного расписания должно пройти не менее двух месяцев.

За это время попавшие под сокращение работники предприятия могут определиться с дальнейшими планами: либо перевестись на другую вакантную должность внутри компании (если таковая имеется) либо подыскать новое место работы.

Кто пишет приказ

Написанием приказа может заниматься любой сотрудник, имеющий нужные полномочия и обладающий навыками написания подобного рода документов. Обычно это либо юрисконсульт, специалист кадрового отдела, секретарь или сам руководитель организации. В любом случае, вне зависимости от непосредственного исполнителя, после составления документа, он должен быть передан на визирование директору компании.

Основание для приказа

В данном случае основанием является пояснение причин вносимых изменений. Обычно оно дается в начале документа после слов «В связи с…» и должно в точности отражать фактическое положение дел по кадровой части на предприятии. Однако, наиболее правильным будет наличие определенных документов. В роли таковых выступают со стороны руководителей структурных подразделений, которые ввиду определенных обстоятельств считают нужным расширить отдел или, наоборот сократить некоторые штатные единицы. В случае наличия такой записки, в приказе необходимо:

• дать не неё ссылку,
• указав ее номер,
• дату составления,
• автора (должность и ФИО сотрудника).

Чем более внимательно и точно отнесется работник, задействованный в составлении приказа к своим обязанностям, тем менее вероятными будут в будущем претензии со стороны контролирующих структур, например, трудовой инспекции.

Как правильно составить и оформить приказ

Приказ не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому составлять его можно в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в его учетной политике. Одновременно с этим, следует иметь в виду, что документ должен содержать некоторые необходимые сведения:

• наименование предприятия,
• номер и дату составления приказа,
• основание для него,
• полный список вносимых изменений.

Оформление приказа также может быть абсолютно любым: печатным или рукописным, на простом стандартном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Единственное непреложное условие – он должен быть удостоверен подлинным автографом руководителя организации или иного уполномоченного на подписание подобного рода бумаг сотрудника. Кроме того, под приказом должны поставить свои подписи лица, на которых возложена ответственность за его исполнение и те, кого они непосредственно касаются (правда только тогда, когда приказ влечет за собой изменения в их трудовых договорах).

Как правило, приказы составляются в единственном экземпляре и на протяжении периода действия содержатся в специальной папке вместе с другими действующими нормативно-правовыми актами, приказами и распоряжениями, а после утраты актуальности передаются на хранение а архив предприятия.