Как провести инвентаризацию и документально ее оформить. Как провести инвентаризацию основных средств: методика пересчёта имущества и правила заполнения инвентаризационных описей

Они составляют немалую часть имущества, позволяющего выпускать продукцию, выполнять производственные планы и

осуществлять рентабельную деятельность. Это здания, сооружения, станки, механизмы, транспорт и оборудование, т. е. все используемые (более года) в хозяйственном процессе объекты. Учитывая необходимость обеспечения контроля сохранности этих объектов, действующим законодательством утверждена методика и разработаны основные этапы проведения инвентаризации.

Цель проведения инвентаризации

Инвентаризация основных средств преследует целью контроль сохранности объектов, выявление потерь, недостач или неучтенных единиц.Ей подлежат все виды имущества, в том числе не принадлежащие компании, но учитываемые в финансовой отчетности. Например: объекты, принятые на хранение по договору, имеющиеся в наличии арендованные средства, имущество, поступившее в монтаж, а также не учтенное по различным причинам.

Когда проводят инвентаризацию

Регулирует проведение инвентаризации и определяет ее сроки руководитель. Однако инвентаризация обязательно проводится:

— по окончании финансового года;

— при смене сотрудников, ответственных за сохранность объектов;

— при выявлении фактов хищения основных средств;

—при наступлении форс-мажорных обстоятельств, например стихийного бедствия, повлекшего частичное или полное уничтожение имущества.

Зачастую инвентаризация основных средств необходима при внедрении новых программ учета и управления предприятием.

Полномочия и состав инвентаризационной комиссии

Назначается комиссия распоряжением руководителя компании. Проходит инвентаризация, как правило, под председательством главного инженера или заместителя начальника. В состав комиссии входят сотрудники бухгалтерии и технического отдела - инженеры, технологи, специалисты-производственники. В приказе руководитель определяет временные сроки инвентаризации, дату ее начала и окончания. В случае необходимости в состав комиссии могут быть включены сотрудники службы внутреннего аудита (при ее наличии) или представитель независимой аудиторской фирмы. На участие внешнего аудитора в инвентаризации

должен быть составлен договор услуг и предъявлена доверенность. Следует помнить, что отсутствие любого члена комиссии ставит под сомнение подлинность результатов инвентаризации. Они могут быть признаны недействительными.

Оформление инвентаризационных описей

Записи о фактическом наличии имущества заносятся в описи унифицированной, утвержденной Госкомстатом России, формы. Сегодня действующее законодательство не требует оформление результатов инвентаризации именно на таких бланках, компании могут разработать свои формы, содержащие необходимые реквизиты и утвержденные руководителем компании. Однако использование унифицированных форм предприятием наиболее целесообразно: в них учтены все необходимые поля и реквизиты.

Подготовка к инвентаризации

Предваряется инвентаризация получением комиссией расписки от лица, ответственного за сохранность имущества, в которой подтверждается оформление операций по движению ОС в соответствии с законодательством. Все унифицированные формы инвентаризационных описей, в том числе и бланк ИНВ-1, уже содержат текст расписки. На всех последних бухгалтерских документах, не проведенных по учету, председателем комиссии делается пометка «До ревизии» с проставлением даты и подписью.

Процедура проведения инвентаризации

Собственно инвентаризация основных средств состоит в осмотре предъявленных объектов имущества, занесении в описи сведений по ним: наименование и назначение, инвентарный и заводской номера, год выпуска и количество объектов. В графе «фактическое наличие» указываются все объекты, имеющиеся в наличии на данном

производственном участке, независимо от того, числятся ли они в бухгалтерском учете. При установлении объектов ОС, данные о которых в бухгалтерском учете отсутствуют, их следует занести в опись и впоследствии определить рыночную стоимость объекта для ввода в состав основных фондов компании. Инвентаризация основных средств должна осуществляться с оформлением отдельной описи по каждому производственному участку в разрезе сфер ответственности подотчетных лиц. Отдельно составляются описи по объектам ОС:

Не пригодным к дальнейшей эксплуатации с указанием причин;

Находящимся на ответхранении или в аренде с указанием оснований-договоров хранения или пользования арендованным имуществом и приложений к нему.

Инвентаризационные описи оформляются в 2-х экземплярах. Результаты инвентаризации подтверждаются подписями членов комиссии и подотчетными лицами. Первый экземпляр передается в бухгалтерию для дальнейшего оформления, составления сличительной ведомости и проведения учетных операций. Второй экземпляр описи остается у подотчетного лица. При наличии арендованных или сохраняемых объектов составляется третий экземпляр описи, который подписывают и отправляют арендодателю или поклажедателю.

Учет результатов инвентаризации

При возникновении различий фактического наличия объектов ОС с учетными записями составляется сличительная ведомость формы ИНВ-18, где указываются позиции с установленными расхождениями и выявляются недостачи и излишки объектов имущества в количественном и стоимостном выражении.

Для обобщения расхождений по группам недостач и излишков, выявленных в ходе инвентаризации, используют ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26). В ней группируют сведения по расхождениям фактических и учетных остатков и, руководствуясь политикой компании, отражают результаты в бухгалтерском учете.

Отражение итогов инвентаризации в бухгалтерском учете

При выявлении неучтенных объектов ОС необходимо оприходовать их по первоначальной стоимости, определяемой текущими рыночными ценами, увеличив на эту сумму прочие доходы компании. Налоговый учет стоимость излишков имущества, установленных в процессе инвентаризации, признает в составе внереализационных доходов. При установлении недостачи ОС материально-ответственное лицо письменно объясняет этот факт. Руководитель организации, опираясь на предоставленные разъяснения, принимает решение о списании недостающего объекта и отнесении суммы ущерба:

К взысканию при установлении виновного;

На убытки предприятия при невозможности установления виновного (например, при краже) с документальным подтверждением этого факта. Им может служить решение следственных или судебных органов.

При невозможности установления виновных лиц ущерб от списания недостач ОС в бухучете учитывается в составе прочих расходов. Налоговый учет признает их внереализационными расходами при условии подтверждения факта хищения.

Когда все документы оформлены и закончена инвентаризация основных средств, проводки вышеуказанных операций в бухгалтерском учете отражаются так:

Д-т 08 К-т 91.1 увеличение на сумму неучтенных ОС;

Д-т 01 Д-т 08 - ввод стоимости неучтенного имущества в состав ОС;

Д-т 02 К-т 01.2 - списание начисленной на недостающий объект амортизации;

Д-т 94 К-т 01.2 - списание остаточной стоимости недостающего объекта;

Д-т 73.2 К-т 94 - сумма ущерба отнесена на виновное лицо;

Д-т 50,51,70 К-т 73.2 - сумма ущерба внесена в кассу, на счет предприятия или удержана из заработной платы сотрудника;

Д-т 91.2 К-т 94 - списан ущерб от недостачи в компании, связанный с невозможностью установления виновного лица.

Итак, инвентаризация основных средств - процедура, необходимая не только для поддержания сохранности имущества предприятия, но также для своевременного избавления от простаивающих, не задействованных в производственном процессе мощностей, влияющих на размер налога на имущество и уровень прибыли в компании.

Каждый человек, работающий на предприятии или в небольшой фирме, окружен большим количеством предметов и вещей. На промышленном предприятии – это станки или оборудование, в офисе – это офисная техника и канцелярия. При этом мало кто задумывается, что каждый предмет проходит по бухгалтерским статьям предприятия и представляет собой ТМЦ или товарно-материальную ценность.

Для чего нужна инвентаризация тмц?

К товарно-материальным ценностям относятся все активы предприятия или организации, которые включают в себя используемое сырье, материалы, всю технику или оборудование, которое применяется для создания товара или оказания услуг. Все, что имеет в наличии предприятия, именуется ТМЦ.

Но каждая вещь, поскольку она приобреталась компанией или предприятием, проходила по бухгалтерии и находится на балансе организации. Это требует проведения периодической инвентаризации или сверки действительного наличия материальных ценностей с данными бухгалтерии. Проведение инвентаризации включает в себя не только сверку количества, но также определение стоимости предмета или вещи в соответствии с данными, которые находятся в документах бухгалтерского учета.

Сама процедура проведения сверки ТМЦ отражена в методических рекомендациях по проведения инвентаризации и финансовых обязательств организации, которые утверждены соответствующим приказом Министерства Финансов РФ. Также в данных рекомендациях содержатся формы соответствующей отчетности, которая составляется по результатам проведенной сверки.

Частота проведения процедуры сверки материальных ценностей устанавливается в учетной политике компании или же определяется руководителем по мере необходимости или в силу иных причин.

Законодательно определяются обязательные случаи проведения инвентаризации, которые закреплены в п.27 Положения о ведении бухгалтерского учета и отчетности. Среди случаев обязательного проведения сверки значатся:

• необходимость составления ежегодной бухгалтерской отчетности;
• увольнение и прием на работу новых материально ответственных лиц, в число которых входят в первую очередь кладовщики и кассиры;
• сдача имущества или оборудования в аренду;
• случаи выявления хищений или порчи имущества и ТМЦ;
• повреждение имущества организации в результате стихийных бедствий или чрезвычайных ситуации;
• ликвидация компании или предприятия.

Главной целью, по которой необходимо проводить инвентаризационную сверку является меры, по сохранению имущества компании или предприятия, а также организация своевременной процедуры расчетов по налогам и хозяйственным договорам.

Проведение и оформление инвентаризации ТМЦ

Процесс инвентаризации ТМЦ проходит в несколько этапов, каждый из которых имеет свою направленность, цели и конечный результат.

Шаг 1

Первым этапом является составление соответствующего распоряжение руководителя организации в виде приказа, в котором прописываются сроки проведения процедуры сверки, перечень ценностей, надлежащие проверить.

Также в ходе первого этапа на предприятии необходимо сформировать комиссию, которая должна состоять минимум из двух человек. Состав комиссии также должен утверждаться соответствующим распоряжением руководителя. Следует отметить, что в комиссию не должны входить материально ответственные лица.

Следующим шагом первого этапа является сбор подписей материально ответственных лиц, подтверждающих, что к началу проведения сверки ими были сданы все учетные документы первичного характера. Также собранные подписи являются подтверждением оприходования всех поступивших ТМЦ и списаниях выбывших из употребления.

Шаг 2

Второй этап включает в себя непосредственную проверку ТМЦ и составление соответствующих описей. Проведение инвентаризации – это полное переписывание, пересчет и взвешивание всего, что числиться на балансе предприятия. Сама проверка может осуществляться методом сплошного прохода, когда все, что присутствует в помещении, описывается. При этом в процессе инвентаризации обязательно присутствие материально ответственного лица.

После завершения сверки ценностей, находящихся в одном помещении, оно опечатывается до завершения процедуры инвентаризации. Допуск в данное помещение разрешается только с непосредственного письменного разрешения руководителя в случае крайней надобности.

Если в процессе инвентаризации учету подлежат хозяйственные ценности, которые были выданы для непосредственного их применения по назначению, то они должны описываться по месту фактического их нахождения.

В процессе проведения проверки все данные вносятся в инвентаризационные описи, которые могут составляться вручную или с использование компьютеров. При этом существуют требования к их заполнению: все надписи должны быть сделаны разборчивым почерком, не допускается помарок, исправлении или стирания.

Если в составленных инвентаризационных ведомостях обнаруживаются ошибки, следует немедленно сообщать об этом председателю комиссии, чтобы была возможность исправить ситуацию до момента снятия опечатывания с соответствующего помещения. При этом вносимые исправления должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.

Составленная по итогам инвентаризации опись передается в бухгалтерию организации.

Шаг 3

Третьим этапом процесса сверки ТМЦ является проверка поступивших в бухгалтерию описей данным бухгалтерского учета. В случае выявление нестыковок или обнаружении недостачи должны быть оформлены сличительные ведомости.

Оформление сличительной ведомости осуществляется в двух экземплярах, один из которых должен быть передан на хранение в бухгалтерию, второй экземпляр должен находиться у материально ответственного сотрудника.

В случае выявления факта недостачи стоимость материальных ценностей указывается в соответствии с первичными, приходными документами, а излишки должны быть оценены в соответствии с рыночной стоимостью оборудования или вещи.

Если в предприятии имеются ценности, которые находятся в обороте организации, но при этом никоим образом не проходят по бухгалтерским ведомостям, то для них следует составлять отдельные сличительные ведомости.

После проведения процесса бухгалтерской сверки все результаты отправляются инвентаризационной комиссии, которая должна провести тщательный анализ полученных результатов и выявить причины появление излишков или недостачи. Результаты заседания комиссии должно оформляться в виде заключительного протокола.

Последнее слово в процедуре инвентаризации имеет руководитель организации, который подписывает результаты и приказ, утверждающий результаты проведенной сверки.

Результат инвентаризации ТМЦ, оформление в бухгалтерском учете

Последним этапом проведения инвентаризации ТМЦ является приведение полученных результатов в соответствии с имеющимися данными бухгалтерии. Это означает, что данному отделу потребуется оприходовать образовавшиеся излишки или списать недостачу. Происходит это по следующим статьям и проводкам:

• дебетовый счет 41, кредитный 91, субсчет «Прочие доходы». В данных графах учитывается приход излишков, которые были выявлены. Недостачи могут списываться по счет 94, именуемый «Недостачи от потери или порчи имущества»;
• дебетовый счет 94, кредитный 41. В данном случае необходимо этой проводкой отразить недостачу ценностей. При этом после отражения счет 94 следует закрывать.

При этом отнести недостачу можно на три статьи:

• на затраты, являющиеся запланированными в соответствии с принятыми на предприятии нормами естественной убыли. В данном случае применяется дебит 20 и кредит 94, в которых следует отразить списание выявленной недостачи, вписав ее в нормы принятой естественной убыли;
• на виновных лиц. В этом случае списание проводится по счет 73 дебит и 94 кредит, где отражаются списании вследствие образования недостачи по вине третьих лиц. Далее сумму выявленной нехватки средств следует удержать из причитающихся виновному лицу выплат;
• финансовые результаты. Еще одной статьей, по которой можно списать недостачу, является дебетовый счет 91 и кредит 94, где полагается отражать недостачи, образующиеся вследствие превышения норм естественной убыли. Подобный способ может быть использован в случае, если невозможно определить виновное лицо или образованные недостачи не вписываются в нормы естественной убыли.

Виды инвентаризации

Принято различать несколько видов проведения процедуры сверки товарно-материальных ценностей.

• Полная, которая включает в себя проверку всех имеющихся на балансе предприятия ценностей и финансовых обязательств. Подобный вид применяется при подготовке годового бухгалтерского отчета;
• Частичная, при которой проводится проверка только одного типа средств, находящихся в наличии организации или предприятия;
• Выборочная, предполагающая учет уцененных товаров или оборудования, которое признано устаревшим или негодным для дальнейшего использования.

Также разделение инвентаризации по типам осуществляется в зависимости от временных характеристик. В данном случае различаются плановые проверки, которые проводятся по заранее составленному графику или внеплановые, назначаемые в исключительных случаях, например, в случае существования подозрений на пропажу материальных ценностей или при образовании крупной недостачи по бухгалтерской отчетности.

Инвентаризация ТМЦ – это обязательная процедура, которая должна проводится с регулярной периодичностью для предотвращения образования крупных недостач или «дыр» в бухгалтерии, возникающих вследствие отсутствия учета и сверки поступающих ценностей и имеющихся в наличии.

Вконтакте

Как правило, на предприятиях имеется большое количество основных средств (далее также - ОС). В отношении них существует необходимость периодического проведения инвентаризации. Инвентаризация основных средств на предприятии - это, во-первых, проверка их фактического наличия и функционального состояния, во-вторых, контроль за правильностью отражения информации об основных средствах на счетах бухгалтерского учета. В процессе инвентаризации осуществляются сопоставление фактического наличия ОС с данными бухучета и при необходимости уточнение соответствующих сведений (внесение в учет необходимых исправлений).

Проведение инвентаризации ОС

О том, как именно проводится инвентаризация основных средств, можно узнать из Рекомендаций Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 года N 49 (далее - Рекомендации).

Отметим, что рассматриваемая инвентаризация может проводиться не ежегодно, а раз в три года (п. 1.5 Рекомендаций).

Конкретная же периодичность проведения инвентаризации основных средств утверждается руководителем предприятия.

Можно выделить три основных этапа проведения инвентаризации основных средств:

• определение состава инвентаризационной комиссии, срока для осуществления инвентаризации и причин ее проведения. Все это должно быть прописано в одном документе — приказе руководителя о проведении инвентаризации основных средств организации (форма ИНВ-22);
• установление факта наличия основных средств. Этот этап включает в себя выявление наименований основных средств, их состояния, количества, присвоенных им номеров, рыночной стоимости. Эти сведения отражаются в описи ИНВ-1 ;
• сличение установленных в результате вышеуказанной процедуры проверки сведений с информацией, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета. По результатам указанных действий оформляется ведомость ИНВ-18 .

Порядок проведения инвентаризации ОС

В рамках указанных выше этапов комиссия визуально осматривает основные средства и отражает в описи необходимую информацию о них.

Если основное средство неисправно и в период проведения инвентаризации в отношении него проводится ремонт, оно отражается в отдельном документе (форма ИНВ-10).

В общем порядке (т. е. наряду с остальными) производится и инвентаризация арендованных основных средств. Однако необходимо учитывать, что информация о таких ОС должна включаться в отдельную опись.

В случае выявления непригодных для эксплуатации основных средств в отношении них комиссии также необходимо составить отдельную опись.

Не включаются в общую опись и выявленные основные средства, которые ранее не были учтены. По ним также составляется отдельный документ.

Как следует из правил проведения инвентаризации основных средств, в описях необходимо указывать достоверные данные об основных средствах независимо от того, как именно эти данные ранее были отражены в бухучете.

При оценке основных средств необходимо применять рыночные цены.

По результатам инвентаризации подлежат устранению несоответствия, выявленные в ходе сверки фактических данных с данными учета. Это делается посредством внесения в учет исправленных и уточненных данных.

Цель проведения инвентаризации основных средств

Основными целями проведения инвентаризации ОС являются:

• установление факта наличия ОС на предприятии и уточнение информации о них;
• сличение установленных фактических сведений с информацией, отраженной в регистрах бухгалтерского учета;
• приведение регистров бухгалтерского учета в соответствие с установленными инвентаризационной комиссией сведениями.

Важно учитывать, что помимо «плановой» проверки причинами инвентаризации основных средств могут быть:

• передача ОС в аренду;
• смена ответственных за ОС лиц;
• ущерб, пропажа имущества, возникновение последствий от ЧС;
• реорганизация или ликвидация юридического лица.

В случае наступления указанных событий инвентаризация ОС проводится внепланово.

Обращаем внимание, что начиная с 2013 года унифицированные формы первичной учетной документации применять необязательно. Для того, чтобы учитывать результаты инвентаризации, организация вправе разработать и утвердить собственные документы с указанием всех необходимых для этой операции реквизитов. После этого организация вправе осуществлять оформление инвентаризации ОС с использованием собственных форм документов.

Руководство предприятия заинтересовано в том, чтобы получать точную информацию относительно активов и обязательств предприятия. Бухгалтерский учёт отражает сведения относительно оприходования, выбытия, изменения стоимости основных средств. Но достоверность этой информации подтверждается только инвентаризацией. Расскажем, как провести инвентаризацию основных средств, выявить возможные излишки и недостачи имущества, а также грамотно оформить итоги проверки.

Основные этапы инвентаризации в организации

Учёт предприятия сосредоточен в бухгалтерии. Сотрудники бухгалтерской службы обрабатывают, систематизируют учётные показатели, формируют отчёты. Имущество предприятия распределяется по участкам, цехам, строительным площадкам и другим местам. Столы, компьютеры, сейфы, установленные в помещении, бухгалтерии видны каждый день. А вот на месте ли оборудование, в каком состоянии находится транспорт и другие основные средства (ОС), можно узнать только при инвентаризации.

Инвентаризация имущества проводится комиссией, в состав которой входят представители различных отделов предприятия

Как должна проводиться сверка наличия оборудования и инвентаря на предприятии

Инвентаризация обязательна в нижеперечисленных случаях.

Читайте в статье как проводится инвентаризация денежных средств в кассе:

1. При подготовке отчёта за текущий год.
2. В случае выявления хищений имущества.
3. Если увольняется материально ответственный работник.
4. Перед проведением обязательного аудита.
5. При продаже либо сдаче имущества в аренду.
6. В случае повреждения или гибели ОС.
7. Когда предприятие прекращает функционировать.

Периодичность инвентаризации и срок её проведения

Инвентаризация любых основных средств должна проводиться в строгом соответствии с требованиями нормативных документов

Особенности процесса инвентаризации основных средств

Периодичность инвентаризации основных средств устанавливается предприятием в учётной политике.

Состав комиссии

В инвентаризационную комиссию предприятия принято включать:

• главного инженера или руководителя подразделения предприятия;
• экономиста;
• бухгалтера;
• инженера;
• юриста.

Образцы инвентаризационных ведомостей

Комиссия действует на основании распоряжения руководителя о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22. Бланк доступен по бесплатной ссылке .

Форма приказа и методика его заполнения

Приказ регистрируется в книге контроля № ИНВ-23. Утверждать членами комиссии целесообразно сотрудников, работа которых не носит разъездной характер. Если участник комиссии в день инвентаризации будет в командировке, то итоговые документы не подлежат утверждению. Бланк формы ИНВ-23 можно получить .

Технология подготовки к документальной инвентаризации

До инвентаризации в бухгалтерии членами комиссии проверяются:

• учётные книги;
• картотека;
• описи основных средств;
• техническая документация;
• сведения относительно арендованного имущества.

Видео: оприходование неучтённых ОС

Обеспечение процедуры инвентаризации

Инвентаризация проводится по местам эксплуатации основных средств. По прибытии комиссии материально ответственное лицо (МОЛ) даёт расписку относительно оприходования и выбытия имущества. Виза председателя позволяет зафиксировать остатки имущества в учёте до начала инвентаризации. Расписка предусмотрена формой инвентаризационной описи № ИНВ-1.

Бланк формы можно бесплатно скачать по ссылке .

Как осуществляется проверка ОС

МОЛ присутствует при осмотре и подсчёте основных средств. Комиссия записывает в опись номера, названия основных средств, а также их технические характеристики. Проверяет документальное подтверждение права собственности предприятия на недвижимое имущество.

Примите к сведению, что подпись МОЛ в описи № ИНВ-1 обязательна.

Видео: как провести инвентаризацию товаров

Как проводить проверку учётных и фактических сведений

Инвентаризационная комиссия проверяет полученные сведения. Когда обнаружены основные средства, которые не числятся в учёте, отражаются характеристики для идентификации: материал, размеры, мощность, назначение, другие. Если показатели количества и стоимости основных средств совпадают с учётными, комиссия в протоколе заседания по итогам инвентаризации указывает на отсутствие расхождений.

Пример сличительной описи

По всем выявленным отклонениям составляется сличительная ведомость № ИНВ-18, в которой обязательна подпись МОЛ.

Форма сличительной ведомости для отражения итогов инвентаризации ОС состоит из двух частей. В «шапке» указываются:

• общие сведения о компании, проводящей ревизию: наименование, основной тип деятельности и другие данные;
• сведения об инвентаризации - основание для её проведения, а также даты начала и окончания;
• номер и дата составления ведомости.
• вид операции, который проставляется, если организация использует коды для отражения операций в учёте; в противном случае ставится прочерк.

В табличной части обычно отражаются данные «нестыковок» ОС по их количеству.

Бланк формы № ИНВ-18, нужной каждому бухгалтеру, прилагается по этой ссылке .

Отражение результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия подводит итоги на заседании. Результаты инвентаризации представляются в форме №ИНВ-26. Бланк прилагается по данной ссылке.

Председатель инвентаризационной комиссии подписывает заполненную и проверенную ведомость. Протокол заседания, форма № ИНВ-26, инвентаризационная опись, сличительная ведомость передаются руководителю. Итоги инвентаризации утверждаются приказом.

Видео: правила сличения имущества с данными первичных документов

На заключительном этапе документация по инвентаризации поступает в бухгалтерскую службу. Все расхождения, выявленные во время проверки, должны быть должным образом зафиксированы в учёте.

Таблица: как оприходовать излишки имущества или списать его недостачу

Способы регулирования расхождений в бухгалтерском учёте

Расхождения учётных и фактических сведений отражаются в бухгалтерском учёте. Если найдены виновные в недостаче, стоимость имущества будет взыскана в добровольном порядке или по решению суда. Если виновные в недостаче отсутствуют, стоимость относится на прочие расходы. Неучтённое имущество оприходуется по стоимости оценки. Бухгалтерские записи приведены в таблице.

Таблица: как должны составляться проводки по итогам инвентаризации

Причины ошибок при проведении инвентаризации и оформлении её итогов

Существует риск несерьёзного отношения к инвентаризации. Нежелание брать на себя дополнительные хлопоты, уверенность, что имущество находится под контролем, желание обойтись минимальными действиями приводят к появлению заполненной описи № ИНВ-1 без выхода на места хранения и эксплуатации имущества.

В этой статье можно ознакомиться с порядком проведения ревизии кассы и кассовых операций:

Ошибочным подходом к инвентаризации будет составление от пяти до десяти инвентаризационных описей второпях, одной и той же датой. Помните, что инвентаризационная комиссия физически не способна проверить за один день имущество на разных площадках и объектах.

Инвентаризация подтверждает состояние активов и достоверность учёта, поэтому небрежно проведённая или незаконченная проверка чревата искажением бухгалтерских регистров.

Значение своевременной и полноценной инвентаризации для составления годового отчёта предприятия сложно переоценить: благодаря ей возможны своевременная переоценка товара, утратившего часть потребительских качеств, а также списание пришедшего в негодность имущества. Взаимодействие руководства, бухгалтерской службы, специалистов при инвентаризации обеспечивает надлежащий контроль за движением основных средств и достоверность бухгалтерской отчётности компании.

Евгений Маляр

# Нюансы бизнеса

Бланки документов, порядок проведения

Основная цель инвентаризации - выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учёта.

Навигация по статье

• Зачем нужна инвентаризация
• Как часто проводится
• Порядок проведения
• Излишки основных средств
• Проводки при недостаче
• Инвентаризация арендованного имущества
• Как присвоить инвентарный номер
• Особые случаи
• Образцы документов
• Инвентарная карточка учета основных средств
• Акт инвентаризации
• Инвентарная книга

На каждом предприятии с определённой периодичностью проводится инвентаризация. Суть этого мероприятия состоит в сравнении реального имущества и его состояния с данными бухгалтерии. Статья о документальном сопровождении этого процесса и о том, как должна проходить инвентаризация основных средств.

Зачем нужна инвентаризация

Теоретически, любое изменение состава основных фондов и оборотных средств должно подкрепляться бухгалтерской документацией (сопровождаться актами и накладными). На практике ситуация, как правило, далека от идеальной. Имущество теряется, непредвиденно портится, возникают пересортицы, да и такое прискорбное явление, как воровство, к сожалению, полностью не изжито. Эти обстоятельства вынуждают регулярно проводить сверку фактического наличия предметов учёта с тем, что записано в бухгалтерских активах, и вносить корректирующие правки.

Общее понятие:
Инвентаризация основных средств на предприятии – это регулярное мероприятие, ставящее целью получение достоверных данных о реальном наличии ОС и определение их восстановительной стоимости (степени износа).

Как часто проводится

Периодичность и порядок инвентаризации регламентированы «Методическими указаниями по инвентаризации имущества…», введенными в действие приказом МФ РФ № 49 от 13.06.95 г. и «Положениями по ведению бухучета и отчетности».

Согласно действующим требованиям, мероприятие производится ежегодно до 1 октября, а для зданий, сооружений и других объектов, относимых к основным фондам, допустимая периодичность увеличена до трёх лет.

Внеочередная инвентаризация проводится при наступлении следующих событий:

• Сменилось материально ответственное лицо;
• Имущество похищено, испорчено или им злоупотребляли;
• Случился пожар или иное чрезвычайное происшествие;
• Организация ликвидируется или происходит его реструктуризация;
• Активы сдаются в аренду, выкупаются или продаются;
• Составляется годовая отчётность (для объектов, не учтённых при ежегодной сверке до 1 октября);
• По распоряжению руководителя организации.

Инвентарный учет в бюджетных учреждениях ведётся так же, как и в других (коммерческих) предприятиях, за исключением библиотечных фондов (раз в 5 лет).

Порядок проведения

Инвентаризация проводится назначенной руководством предприятия рабочей комиссией с обязательным участием сотрудника бухгалтерии.

Началу работы предшествует сдача в бухгалтерию материально ответственными лицами приходно-расходных накладных и проверка первичной документации, отражающей движение ОС. В неё могут входить:

• Инвентаризационная опись (карточка или книга) и другие информационные носители аналитического учёта;
• Технические паспорта на здания и оборудование;
• Документы на сданное в аренду, арендованное или принятое на ответственное хранение имущество;
• Правоустанавливающие документы на здания и другие объекты недвижимости.

Комиссия вместе с материально ответственными сотрудниками проводит инвентаризацию визуально, сравнивая номера с данными описей. Процесс этот тем утомительней, чем больше объектов в списках, однако при всей монотонности труда, результаты могут быть неожиданными. Что же может произойти?

• Выявлены объекты, не значащиеся в учётных документах. В этой ситуации комиссия приходует актив, занося в опись сведения о реальном износе и стоимости, соответствующей актуальному рыночному уровню.
• Найдены признаки неучтённых капитальных работ. В результате ремонта или реконструкции стоимость объекта по балансу возрастает, что должно быть отражено в инвентаризационной описи.
  Второй вариант – когда неучтённые капитальные работы заключались в сносе (частичной ликвидации) и привели к уменьшению ценности имущества. В этом случае необходимо составление отдельного акта, в котором фиксируется факт конструктивного изменения основного средства и причины, по которым оно не было отражено в учёте (с приложением объяснительной записки материально ответственного сотрудника).
• Некоторые основные средства отсутствуют на предприятии. В большинстве случаев подобная ситуация не является чрезвычайной. Автомобили могут находиться в отъезде, оборудование вывозится для ремонта и т. д. Сравнение с описью откладывается или производится на основе имеющихся накладных. Если объект отсутствует по неизвестной причине, то есть фактически утерян, ищут виновных.
• Основное средство не подлежит восстановлению. Да, случается и такое. Оборудование вышло из строя безнадёжно, и произошло это как раз перед инвентаризацией. Средство производства вносится в составляемую комиссией отдельную опись, в которой указываются время начала эксплуатации и причины, ставшие для объектов губительными. Производится поиск виновных в порче лиц.

Результатом работы комиссии является сводная инвентаризационная опись с указанием местонахождения объектов и их стоимости. Этот документ передаётся в бухгалтерию и служит основанием уточнений и изменений в сводных ведомостях, инвентарных карточках и других регистрах учёта основных средств.

Излишки основных средств

При инвентаризации комиссия может выявить не только недостачу основных средств, но и их излишки. Обе эти ситуации крайне нежелательны, и неизвестно, какая из них хуже.

Не числящиеся на балансе активы приходуются. В любом случае от руководителя подразделения следует получить письменное объяснение по поводу причин наличия объектов, не состоящих на балансе.

В бухгалтерской документации совершается следующая проводка:

Дт01 «Основные средства» – Кт91 «Прочие доходы и расходы».

Наличие неучтённого оборудования на территории предприятия часто свидетельствует о том, что сотрудники занимаются какой-то побочной деятельностью, не связанной напрямую с выполнением их трудовых обязанностей.

Этот факт, как правило, влечёт за собой организационные выводы вплоть до увольнения.

Проводки при недостаче

Недостача основных средств тоже факт прискорбный. Ценное оборудование может быть украдено или испорчено, и тогда возникает проблема поиска виновного. При его выявлении материальный ущерб компенсируется вычетами из зарплаты. Если же установить такового не представляется возможным, или в судебном порядке получить решение о взысканиях по каким-то причинам не удалось, то предприятие вынуждено само себе компенсировать убытки.

Эти действия находят отражение в следующих бухгалтерских проводках:

Инвентаризация арендованного имущества

Независимо от срока (краткосрочного или длительного), все арендованные объекты подлежат инвентаризации по отдельной описи. Один из экземпляров акта высылается собственнику имущества, а второй остаётся в бухгалтерии.

Как присвоить инвентарный номер

Для облегчения учёта и обеспечения сохранности, каждый объект основных средств должен легко распознаваться среди другого имущества. Это специалисту понятна разница между, к примеру, электронным частотомером и тахометром, а бухгалтер может и не разбираться в приборах.

Поэтому все ОС снабжены инвентарными номерами, наносимыми разными способами: краской, гравировкой, нестираемой наклейкой, штамповкой и даже сваркой (если предмет крупногабаритный и металлический). Главные требования – чёткость и уникальность.

В отношении инвентарных номеров действуют следующие правила:

• Они ставятся на всех объектах, стоящих более трёх тысяч рублей. Это делается в момент постановки на баланс;
• Номера не изменяются в процессе эксплуатации;
• Присваиваются объектам, состоящим из частей с равным сроком использования;
• Одинаковый номер не присваивается нескольким объектам;
• В библиотечных фондах они обязательны для каждого экземпляра;
• Не меняются при перемещении в пределах одной организации;
• Новому объекту учёта можно присвоить тот же номер через 5 лет после списания старого;
• Для арендованного имущества может использоваться номер, по которому объект учтён владельцем.

Законодательных норм, регулирующих систему инвентаризационных номеров, нет, поэтому в каждой организации применяют свой собственный метод. Небольшие фирмы поступают просто, указывая их по порядку, но в крупных компаниях есть смысл в разработке какой-то системы.

• Первые две цифры - номер подразделения или отдела.
• Остальные - номер по учётной ведомости.

Впрочем, фантазия в данном вопросе ничем не ограничена. Главное, чтобы было удобно.

Особые случаи

Бывает, что объект настолько мал по размерам, что цифры на нём просто не помещаются. Физические свойства некоторых учитываемых активов также порой не позволяют проставлять на них какую-либо надпись. В этом случае в правилах ведения бухгалтерской документации предусмотрена возможность подробного описания предмета и указание инвентарного номера только в ведомости.

Образцы документов

Даже имея возможность составлять собственные бланки учётной документации, большинство бухгалтеров предпочитают пользоваться готовыми образцами. В этом, безусловно, есть двойной смысл: экономия времени и избежание возможных ошибок.

Инвентарная карточка учета основных средств

Ведение аналитического учёта основных средств производится по каждому объекту отдельно. В карточку учета основного средства заносится вся информация об активе на протяжении его «жизни», его начальная стоимость, год выпуска и другие характеристики.

Бланк, как и в большинстве подобных случаев, может быть произвольным, но с указанием обязательных реквизитов. В бухгалтериях и сегодня чаще всего используется форма инвентарной карточки объекта ОС-6:

Скачать бланк ОС-6

В источниках можно посмотреть и образец заполнения, хотя больших затруднений ведение этого документа, как правило, не вызывает.

Акт инвентаризации

О том, что собой представляет это документ и для чего он нужен, уже писалось выше. Бланк представляет собой таблицу, увенчанную «шапкой». В ней указаны реквизиты предприятия, основания для проведения инвентаризации, а в строках перечисляется имущество, коды, единицы измерения, стоимость и прочие данные. Представитель бухгалтерии, в обязательном порядке участвующий в процессе, поможет разобраться членам комиссии в этих премудростях.